ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP CUỐI KỲ - HỌC KỲ 1A- 2021-2022

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Dành cho đề thi mở: được phép xem tài liệu – Thi trực tuyến
Phần I. Trắc nghiệm và tự luận
Nội dung trong tất cả các bài học (từ bài 1 – bài 8); Xem Nghị định 30/2020
Một số gợi ý khi ôn tập (Không có nghĩa là các nội dung khác không có trong Đề
cương này sẽ không có trong đề thi)
1) Các khái niệm, thuật ngữ sử dụng trong công tác quản trị văn phòng
2) Các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, của các bộ phận trong văn phòng, của các
chức danh làm việc trong văn phòng.
+ Chức năng của văn phòng: ( Bài 1- 1.2 )
- Chức năng thông tin
- Chức năng tham mưu tổng hợp
- Chức năng giúp việc điều hành
- Chức năng hậu cần
+ Nhiệm vụ của văn phòng: ( Bài 1 – 1.2.2 )
- Tổng hợp chương trình công tác của cơ quan đơn vị
- Thu thập, xử lý , quản lý và sử dụng thông tin
- Truyền đạt các quyết định
- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ, tài liệu
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng ( công tác pháp chế của cơ quan )
- Tổ chức công tác lễ tân
- Bảo đảm các nhu cầu
- Tổ chức công tác bảo vệ tài sản, bảo đảm an ninh, trật tự an toàn cơ quan
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy tổ chức văn phòng
+ Các bộ phận trong văn phòng ( Bài 1- 1.3 )
- Bộ phận tổng hợp
- Bộ phận hành chính, văn thư- lưu trữ
- Bộ phận quản trị và phục vụ
- Bộ phận kế toán - tài vụ
- Bộ phận tổ chức nhân sự
- Bộ phận bảo vệ
3) Cơ cấu tổ chức của văn phòng: nhiệm vụ của từng bộ phận.
4) Các yêu cầu và cách bố trí văn phòng; Nhận diện cách bố trí văn phòng thông qua
ưu/ nhược điểm của từng cách bố trí
+ Các yêu cầu:
- Tận dụng, tiết kiệm tối đa và sử dụng hợp lý diện tích mặt bằng văn phòng
nhưng vẫn phải đảm bảo cho văn phòng thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ
- Đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, giảm thiểu thời gian di chuyển của các bộ phận, cá nhân trong
quá trình giải quyết công việc
- Tạo môi trường làm việc khoa học, tận dụng tối đa nguồn ánh sáng, nhiệt độ,
không khí của tự nhiên nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả làm việc
của nhân viên
- Tiết kiệm chi phí, đảm bảo an toàn kỹ thuật, tuân thủ các quy định bảo vệ môi
trường, về phòng cháy, chữa cháy và an ninh trật tự.
+ Văn phòng bố trí kín: Bố trí theo kiểu tách bạch từng phòng bằng tường xây ngăn
giữa các phòng làm việc
Ưu điểm:
- Đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận
- Không gây ồn ào
- Bảo mật thông tin
Nhược điểm:
- Tốn diện tích sử dụng mặt bằng
- Chi phí đầu tư lớn
- Thiếu sự năng động trong hoạt động phối hợp
- Tốn thời gian di chuyển
- Khó kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
+ Văn phòng bố trí mở: Khoảng không gian rộng, được phân thành từng ô, từng
khoang
Ưu điểm:
- Tận dụng được diện tích mặt bằng
- Dễ dàng quan sát và công tác kiểm tra
- Tạo điều kiện cho việc phối hợp, hợp tác làm việc nhóm
- Tăng hiệu quả làm việc
Nhược điểm:
- Gây ồn ào, ảnh hưởng đến xung quanh
- Giảm sự tập trung đối với công việc
- Khó khăn trong việc bảo mật tài liệu
+ Văn phòng bố trí hỗn hợp : Là cách kết hợp giữa cách bố trí văn phòng đóng và văn
phòng mở
5) Các loại hình văn phòng và nhận diện được loại hình của các văn phòng của cơ
quan, đơn vị hoặc công ty trong thực tế (thông qua tên của cơ quan đơn vị, công ty)
Các loại hính văn phòng:
- Văn phòng cấp ủy đảng
- Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung
- Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng
- Văn phòng doanh nghiệp
6) Nghiệp vụ văn phòng: tổ chức cuộc họp, hội nghị, và sắp xếp chuyến đi công tác
cho Lãnh đạo.
7) Công tác Lễ tân: tổ chức đón tiếp khách; nguyên tắc cơ bản trong hoạt động lễ tân;
nguyên tắc giao tiếp trực tiếp, gián tiếp (qua điện thoại).
8) Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Các loại văn bản; Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; Cách trình bày nội dung văn bản; Cách viết hoa trong văn bản hành chính; Cách
trình bày căn cứ trên quyết định; Nguyên tắc quản lý và đóng dấu trên văn bản; Quy
trình quản lý và đăng ký văn bản đi/ đến ( xem chi tiết cách thực hiện từng bước)
9) Cách thức lưu trữ và quản lý hồ sơ tại cơ quan, đơn vị, công ty.
PhầnII.Thực hành (Làm trên 1 mặt A4) ( Không dùng bút tẩy xóa ) ( Không dùng
scan )
Soạn thảo một số văn bản thông thường như:
- Văn bản không có tên loại: Công văn
- Văn bản có tên loại: Thông báo; Quyết định (quy định trực tiếp); Quyết định (quyết
định gián tiếp); Biên bản; Giấy mời
Ví dụ: Bài tập thực hành soạn thảo văn bản (GV có thể cho SV thực hành trước tại
lớp để SV làm quen với cách trình bày văn bản khi làm bài thi)
GV công bố số thứ tự SV theo danh sách lớp và SV phải ghi nhớ để sử dụng khi cần
thiết. (nếu bài thi có yêu cầu)