Commercial Correspondence Key

lOMoARcPSD|10832341
Commercial Correspondence KEY
Market Leader (Đại học Sư phạm Hà Nội)
StuDocu is not sponsored or endorsed by any college or university

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)
lOMoARcPSD|10832341
ENQUIRY
I. Vietnamese – English
1. Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng.
➔ It would also be helpful if you could send us some samples.
2. Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng lớn.
➔ If they are of the standard we require, we will place a substantial order.
3. Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này, chúng tôi đề
nghị quý ngài báo giá dự kiến trước.
➔ In case you are unable to offer us at this time may we suggest that you quote us
an indicative price first.
4. Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất cho chúng tôi và báo số lượng
và kích cỡ khác nhau mà các ngài cung cấp khi giao hàng ngay.
➔ Please quote us the lowest price CIF Da Nang and indicate quantities and various
sizes that you can supply for prompt shipment.
5. Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu thương mại không.
➔ We would also like to know if you offer any trade discounts.
6. Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp cho chúng tôi nhiều chủng loại
áo len cho thị trường khách hàng thiếu niên.
➔ We are looking for a manufacturer who can supply us with a wide range of
sweaters for the teenage market.
7. Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ chúng tôi, hoặc vào website của
chúng tôi theo địa chỉ trên.
➔ If there is any further information you need, please contact us, or go to our website
at the address above.
8. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tôi không có khả năng chào
bán chè chất lượng cao, giao hàng ngay.
➔ We regret to inform you that we are currently not able to offer high-quality tea for
immediate delivery.
9. Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên 500 bộ cùng một lúc, xin vui lòng
gửi cho chúng tôi ca-ta-lo và bảng giá hiện hành.
➔ If you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your
current catalogue and price-list.
10. Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết khấu thương mại cùng với chiết khấu
số lượng cho các đơn hàng trên 1000 chiếc.
➔ We usually deal on a 10% trade discount basis with an additional quantity
discount for orders over 1,000 units.

lOMoARcPSD|10832341
11. Trường hợp chúng tôi thanh toán tiền hàng sớm theo điều kiện thanh toán khi giao
hàng, quý ngài có thể dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả sớm là bao nhiêu?
➔ In case we wish to make early payment on C.O.D basis, what cash discount would
you allow us?
12. Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quý ngài tại thị trường này là đầy hứa hẹn,
chúng tôi mong sớm nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng của các ngài.
➔ Selling prospects for your garments in this market are promising and we look
forward to receiving your early quotation and pattern card.
13. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng ngay.
➔ We are interested in the purchase of tea of Vietnam origin for immediate
shipment.
14. Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu loại hàng này và các ngài có
thể cung cấp các quy cách chúng tôi cần.
➔ We understand that you are leading exporters of the goods and you can provide
the specifications we need.
15. Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng và điều kiện giao hàng chấp
nhận được, chúng tôi sẽ đặt những đơn hàng lớn.
➔ If your price is reasonable, quality satisfactory and delivery acceptable, we will
place large orders.
16. Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra muốn mua giày da và hỏi về chất
lượng và giá của chúng.
➔ Several of our customers have recently expressed interest in your leather shoes
and inquired about their quality and price.
17. Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng
tôi đơn chào hàng tốt nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ bao bì, số lượng có sẵn và thời
gian giao hàng sớm nhất.
➔ We are thinking of getting a supply of Vietnam tea. Please send us your best offer
by cable indicating origin, packing, quantity available and the earliest time of
shipment.
18. Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết cước phí cước phí gửi bằng tàu
đến cảng Hải Phòng.
➔ Please offer your price on FCA basis, indicating freight for delivery by sea to Hai
Phong.
19. Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà không có sẵn thì quý ngài có thể gửi những mặt
hàng tương tự nhất.
➔ Should the quality inquired for be unavailable, you might deliver its nearest
equivalent.

lOMoARcPSD|10832341
20. Vì chúng tôi có thể đặt các đơn hàng lớn thường xuyên, chúng tôi tin rằng quý ngài sẽ
xem xét cho chúng tôi hưởng những điều khoản ưu đãi nhất định.
➔ As we are likely to place large orders regularly we trust you consider the
allowance of certain favorable terms and conditions.
II. LETTER WRITING
1. Letter 1
Anh (chị) đang làm việc tại công ty TNHH Lưu Tuấn (Việt Nam), chuyên cung cấp sỉ và
lẻ các thiết bị điện tử gia dụng (household electronics). Anh (chị) hãy viết thay mặt ông
Nguyễn Hùng, trưởng phòng Xuất nhập khẩu của công ty, viết thư hỏi hàng đề ngày
02/12/20__ gửi đến công ty Electro (Singapore) hỏi mua mặt hàng Tivi kết nối Internet
của Sony – BRAVIA TM HD TV dòng EX720 (Sony Internet TV – BRAVIA TM HD
EX720 series). Qua thư, ngoài việc yêu cầu công ty Electro cung cấp những thông tin cơ
bản về sản phẩm, anh (chị) cho biết công ty Lưu Tuấn rất quan tâm đến mức giá và các
chương trình khuyến mãi đi kèm do sức mua cuối năm tại thị trường Việt Nam rất lớn.
Anh (chị) có thể bổ sung những thông tin khác để bức thư hoàn chỉnh. Bắt đầu thư từ
“Dear…”
//
Dear Sirs / Madams

We are one of the outstanding retailers specializing in household electronics in Vietnam.
Your name was given to us by our Singaporean business partners. We learned that you
are an established wholesaler of these products.
We are interested in your Sony Internet TV – BRAVIATM HD EX720 series. Therefore,
we would be pleased if you could send us more details concerning your products, prices
and especially promotional programs as the sales here at the end of the year is really
huge.
We look forward to your reply.
Yours faithfully
//
2. Letter 2
Công ty SATEX Saigon chuyên nhập khẩu áo len (sweater) cho trẻ em. Khi tham dự hội
chợ tổ chức ở London tháng trước, SATEX biết rằng công ty SCORE Co. Ltd trụ sở tại
Anh có kinh doanh mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thử hỏi hàng với những gợi ý như
sau:
1. SATEX tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh, và công ty này hiện đang cần
tìm

lOMoARcPSD|10832341
nhà cung ứng áo len cho trẻ em vì nhận thấy Việt Nam là thị trường đầy tiềm năng đối
với mặt hàng này.
2. SATEX sẽ rất vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo mới nhất và bảng giá hiện hành của
SCORE.
3. Nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giá cả vì đây là yếu tố rất quan trọng đối với sự
phát triển của công ty.
4. Công ty muốn đặt thử lô hàng 200 cái. Nếu bán chạy và làm vừa lòng khách hàng,
công ty sẽ đặt hàng mua thường xuyên với số lượng lớn hơn.
Anh / chị hãy bổ sung những thông tin khác để bức thư thêm hoàn chỉnh. Bắt đầu thư
bằng “Dear Sirs”.
//
Dear Sirs
We are an established importer of sweaters for children, which is a potential market in
Vietnam. We know your name from the London trade fair and would like to learn more
about your products.
We would be pleased if you could send us your up-to-date catalogue and pricelist. We
also would like to draw your attention to the price matter as it is really important for our
business development. Currently, we are thinking of ordering 200 items. If they really
sell well, we would surely place large regular orders.
We look forward to receiving your reply.
Yours faithfully
//
3. Letter 3
Anh (Chị) là Trưởng phòng kinh doanh của công ty Red Spot Computers, một hệ thống
đại lý bán máy tính cỡ trung tại Việt Nam, có nhiều địa điểm bán hàng lớn nằm ở khu vực
thương mại và giáo dục. Qua quảng cáo trên số phát hành tháng Tư của tờ Laptop Users’
Journal, anh (chị) biết một loại máy tính mới có tên là ZX99 được chế tạo ở Anh, đang có
bán ở đó và được công ty Kingston Corporation độc quyền phân phối. Máy ZX99 là loại
máy tính xách tay cao cấp nhất với đặc điểm là có thể giao tiếp dễ dàng với các loại máy
tính khác.
Anh (Chị) biết là loại máy này sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng và nhu cầu sẽ rất
lớn nếu máy này được nhiều người biết đến.
Anh (Chị) hãy viết thư cho Giám đốc điều hành của công ty Kingston Corporation để hỏi
về việc xin làm đại lý. Anh (Chị) cần có thêm thông tin về máy tính đó gồm các tài liệu
chào hàng (sales literature), tờ hướng dẫn, ca-ta-lo và bảng giá bán sỉ.

lOMoARcPSD|10832341
//
Dear Sirs
We are a medium-sized computing distributor in Vietnam with many points of sale in
trade and education centers. We know your name from the advertisement on Laptop
Users’ Journal, issue no. 4 April 2015 and we are particularly interested in your ZX99 of
which you are a sole supplier.
Would you please give us more information, including sales literature about this product
so that we can introduce it to our customers? The reason is that we are sure it would
attract them a lot and there would be a high demand for it in our market. On the other
hand, we would be pleased if you could consider allowing us an opportunity to become
your distributor in Vietnam.
Yours faithfully
//
4. Letter 4
Công ty IMEXCO địa chỉ 149 đường Lê Lai, quận 1, TP. Hồ Chí Minh chuyên nhập khẩu
máy móc thiết bị xây dựng.
Qua quảng cáo trên mạng, IMEXCO được biết rằng công ty PANTON Ltd có địa chỉ
Panton Works, Hounslow, TW6PQ Australia có kinh doanh những mặt hàng đó. Anh/
Chị hãy viết thư hỏi hàng với những gợi ý như sau:
1. IMEXCO tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh.
2. IMEXCO hiện đang cần mua máy ủi đất (bulldozer), vì vậy sẽ lấy làm vui mừng nếu
nhận được ca-ta-lo, sách quảng cáo, bảng giá và chào hàng cố định cho loại máy này của
Panton.
3. IMEXCO xin gửi kèm thư này sách giới thiệu về công ty mình và danh sách một số
nhà buôn lớn trên thế giới mà IMEXCO có quan hệ làm ăn từ nhiều năm nay để Panton
tham khảo.
4. Nhấn mạnh tầm quan trọng của giá cả vì hiện nay thị trường Việt Nam có rất nhiều loại
máy tương tự mang nhãn hiệu của Nhật, Nga… Nếu Panton muốn thâm nhập vào thị
trường này, thì phải có những chính sách ưu đãi về giá cho đơn đặt hàng đầu tiên.
5. Nếu IMEXCO thấy Panton chào giá hợp lý, các điều khoản và điều kiện khác thỏa
đáng thì sẽ đặt mua thử hai chiếc theo phương thức trả chậm. Sau này, IMEXCO hy vọng
sẽ đặt hàng thường xuyên với số lượng lớn hơn vì nhu cầu tại thị trường Việt Nam đối
với loại máy này là rất cao.

lOMoARcPSD|10832341
6. IMEXCO hy vọng Panton sẽ không bỏ lỡ cơ hội này, do vậy IMEXCO mong sớm
nhận được những tài liệu trên.
Bắt đầu thư bằng “Dear Sir”.
//
Dear Sirs
We are an established importer of construction machinery in Vietnam. We learn your
name from an online advertisement and would like to express our interest in your ranges
of bulldozers.
We would be pleased if you could send us your catalogue, brochure, quotation and a firm
offer for this product. Enclosed please find the brochure introducing ourselves and a list
of our worldwide business partners.
We would also like to stress that price is very important in the Vietnamese market, as
there are many other brands from Japan, Russia and so on. Therefore if you want to join
us, we would require favourable policies concerning prices for first order of two items. In
more details, we would like to suggest deferred payment for this order.
If the terms above suit you, we hope that there will be more orders in the future because
of / thanks to the big demand in Vietnamese market.
Yours faithfully
//
5. Letter 5
Sau khi thấy mẫu quảng cáo của công ty Glaston Potteries về những mẫu thiết kế mới
nhất cho sản phẩm bộ chén dĩa (dinner sets) được đăng trên ấn bản tháng 4 của tạp chí
International Homes; thì ông Morreau đã viết một bức thư hỏi hàng cho công ty Glaston
Potteries Ltd và nhận được thư phúc đáp như bên dưới. Đọc bức thư phúc đáp, và trong
vai là ông Morreau, bạn hãy viết lại bức thư hỏi hàng được gửi trước đó. Mở đầu thư
bằng lời chào phù hợp.
Reply
Dear Mr. Morreau

Thank you for your enquiry of 28 June in which you expressed an interest in retailing a
selection of our products In your shops in Nancy.
Please find enclosed our current catalogue and price list.
You might also be interested in visiting our website.

lOMoARcPSD|10832341
In response to your request for a 20% trade discount, we regret that we cannot offer more
than l5%. However, we do give a 5% quantity discount on orders for over 20,000USD. In
comparison with similar companies in the UK, these terms are extremely competitive.
Payment would need to be by sight draft until we have established a firm business
relationship.
Finally, we are confident that we can deliver well within the two-month time limit as you
require.
Thank you for your interest. We hope to hear from you soon.
Yours sincerely
James Merton
//
Dear Sir / Madam

I was impressed by your latest designs for oven-to-table ware advertised in the May
edition of International Homes, and would be interested in retailing a selection from your
range 1n my two shops here in Nancy.
It might be useful if I give you some idea of the terms on which I usually deal. I receive a
20% trade discount off ex-works prices from most of my suppliers, plus a 10% quantity
discount if I place an order of over €10,000. I require delivery within two months of
placing an order.
I would be grateful if you could send me a catalogue and price 11st, and also let me
know what method of payment you would require
I look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully
M.J.F. Morreau
Director
//

lOMoARcPSD|10832341
REPLIES & QUOTATION

I. English - Vietnamese
1. We are afraid you are not yet aware of the changes that are taken place in the market.
➔ Chúng tôi e rằng quý ngài chưa biết được những thay đổi diễn ra trên thị trường.
2. Speaking of goods of Korean make, you must be aware our quality is far superior to
theirs.
➔ Nói về hàng hóa nhãn hiệu Hàn Quốc quý ngài phải nhận thấy rằng chất lượng sản
phẩm của chúng tôi cao hơn của họ nhiều.
3. Our products are very good in quality. Therefore, we can assure you that you won’t
find any trouble in promoting the sale of our products.
➔ Sản phẩm của chúng tôi có chất lượng tốt. Do vậy, chúng tôi đảm bảo với quý ngài
sẽ không gặp phải rắc rối nào trong việc thúc đẩy bán các sản phẩm của chúng tôi.
4. It is quite a bargain. I hope you will appreciate it.
➔ Đây là một thương vụ có hời. Tôi hy vọng quý ngài sẽ đánh giá cao điều này.
5. We understand your difficulty in coping with competition.
➔ Chúng tôi hiểu được khó khăn của quý ngài trong việc đối phó với cạnh tranh.
6. Could you please tell us the quantity you require so that we may adjust our price
accordingly?
➔ Đề nghị quý ngài nói cho chúng tôi biết số lượng mà ngài cần để chúng tôi có thể
điều chỉnh giá một cách tương ứng.
7. Our price is reasonable. Besides, our products can stand competition.
➔ Giá của chúng tôi là hợp lý. Bên cạnh đó, các sản phẩm của chúng tôi còn có thể
đứng vững trong cạnh tranh.
8. In respect to quality, I don’t think that the goods of other brands can compare with
ours.
➔ Về chất lượng, tôi không nghĩ rằng hàng hóa thuộc các nhãn hiệu khác có thể so
sánh với hàng của chúng tôi.
9. You know that the cost of production has been skyrocketing in recent years.
➔ Như quý ngài thấy chi phí sản xuất đã tăng vọt trong những năm gần đây.
10. We hope you will direct the attention of your users to the superior quality of our
products.
➔ Chúng tôi hy vọng các ngài sẽ hướng khách hàng của các ngài chú ý tới chất
lượng cao cấp của các sản phẩm của chúng tôi.
11. However desirous we may be of establishing our business with you, we regret that we
cannot grant the reduction in price you ask.

lOMoARcPSD|10832341
➔ Cho dù chúng tôi có mong muốn thiết lập việc kinh doanh của chúng tôi với quý
ngài, chúng tôi lấy làm tiếc rằng chúng tôi không thể giảm giá như các ngài yêu
cầu.
12. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and similar
articles from other sources will convince you of the reasonableness of your price.
➔ Chúng tôi tin chắc rằng việc so sánh công bằng giữa các sản phẩm của chúng tôi
với các sản phẩm của chúng tôi với các sản phẩm tương tự của các nhà cung cấp
khác về chất lượng sẽ thuyết phục được các ngài về sự hợp lý về giá chúng tôi.
13. If our products are not of your requirements, please let us know the specifications that
are of interest to you.
➔ Nếu sản phẩm của chúng tôi không thích hợp với nhu cầu của quý ngài, đề nghị
quý ngài cho chúng tôi biết quy cách phẩm chất mà quý ngài muốn mua.
14. We have much pleasure in sending you herewith a fairly full collection of our latest
and best selling designs.
➔ Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm cho quý ngài một bố khá đầy đủ các kiểu mới
nhất và bán chạy nhất.
15. Payment is to be effected against a Bill of Lading, an invoice and a work’s test
certificate by an irrevocable L/C to be opened in our favor with the Commercial Bank,
London.
➔ Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua ngân hàng thương mại
Luân Đôn cho chúng tôi được hưởng theo vận đơn dường biển, hóa đơn và giấy
chứng nhận của nhà máy.
16. We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for
the time being.
➔ Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp
ứng nhu cầu mà các ngài cần.
17. We assure you of an ample supply and a prompt shipment of the goods.
➔ Chúng tôi đảm bảo cung cấp cho quý ngài khối lượng lớn và giao hàng ngay.
18. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the
following samples.
➔ Chúng tôi vui mừng báo cho quý ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho quý
ngài bằng bưu điện những mẫu sau.
19. Sealex is available in twenty basic colors and prices are surprisingly low.
➔ Sealex có sẵn trong 20 màu cơ bản và giá thấp một cách ngạc nhiên.
20. Only 0,3% is to be deducted from the CIF price, if you like to trade with us on CFR
basis and insure the goods themselves.

lOMoARcPSD|10832341
➔ Nếu quý ngài muốn buôn bán với chúng tôi trên cơ sở điều kiện CFR và tự mua
bảo hiểm hàng hóa thì giá cả sẽ bằng giá CIF trừ 0,3%.
II. Vietnamese – English
1. Sản phẩm của chúng tôi có hiệu quả, có thể tin cậy được, tiết kiệm thời gian và kinh tế,
và quý ngài sẽ ngạc nhiên là nó lại không tốn bao nhiêu.
➔ Our product is efficient, dependable, time saving and economical and you will be
surprised how little it costs.
2. Những hợp đồng dịch vụ sau khi bán hàng đặc biệt của chúng tôi đảm bảo hoạt động
lâu dài với hiệu quả cao nhất.
➔ Our unique after-sales service contracts ensure lasting operation at the peak of
efficiency.
3. Hàng của chúng tôi làm cho các ngài có thể chào bán cho khách hàng một mặt hàng
không thể chê trách vào đâu được ở những phẩm chất quan trọng như độ bám đường và
độ tin cậy.
➔ Our goods enable you to offer your customers an item that is beyond criticism in
those vital qualities of road holding and reliability.
4. Chúng tôi sẵn sàng chiết khấu đặc biệt 3% cho các ngài bất kỳ đơn đặt hàng nào nhận
được vào trước ngày 6 tháng 5.
➔ We are prepared to give you a special discount of 3% on any orders received on or
before 6th May.
5. Chúng được sản xuất theo nhiều kiểu và nhiều màu hấp dẫn và cũng sang trọng đẹp đẽ
như những chiếc áo khoác đắt tiền hơn nhiều.
➔ They are made in a wide range of attractive styles and colors and are as
rich-looking and beautiful as much more expensive coats.
6. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường của các ngài đang có nhu cầu lớn đối với hạt Mắc-ca
và xin mạo muội gửi theo thư này một bảng giá hiện hành của chúng tôi với hy vọng rằng
quý ngài sẽ giới thiệu chúng với các khách hàng có triển vọng ở nước của các ngài.
➔ We understand that there is a good demand for Macadamia in your market and
take the liberty of sending you with this letter a copy of our current price list in
hope that you will introduce it to prospective buyers at your end.
7. Chúng tôi lấy làm tiếc không thể bán giá trên cơ sở FOB vì buôn bán với tất cả khách
hàng trên cơ sở CIF là tập quán chung của chúng tôi.
➔ We regret being unable to quote on FOB basis as it is our general practice to do
business with all our clients on CIF terms.
8. Chúng tôi đang chào bán những mặt hàng có chất lượng thực sự cao nhất theo những
điều kiện hết sức có lợi và sẽ hoan nghênh cơ hội phục vụ các ngài.

lOMoARcPSD|10832341
➔ We are offering the goods of the very highest quality on unusually generous terms
and would welcome the opportunity to serve you.
9. Chúng tôi cảm thấy chắc rằng quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và loại
vải tuyệt vời này sẽ bán rất chạy.
➔ We feel assured that you will find our products satisfactory in every way, and a
ready sale for this excellent material with it.
10. Vì giá một số sản phẩm hóa học có xu hướng tăng nên chúng tôi hy vọng quý ngài sẽ
tận dụng trọn vẹn cơ hội có một không hai này và đặt hàng ngay cho chúng tôi.
➔ As there is an upward tendency in the price of chemicals, we hope that you will
take full advantage of this exceptional opportunity and place your order without
delay.
11. Chúng tôi xác nhận và cảm ơn thư của các ngài đề ngày 20 tháng 5. Trả lời thư này
chúng tôi lấy làm vui mừng gửi cho quý ngài cả loạt mẫu đầy đủ cho mặt hàng thủ công
mỹ nghệ mà đang có nhu cầu thường xuyên trên thị trường của các ngài để lựa chọn.
➔ We acknowledge with thanks receipt of your letter of 20th May. In reply, we have
pleasure in sending, for your collection, a comprehensive range of samples on arts
and crafts, for which there is a regular demand on your market.
12. Để quý ngài tham khảo, chúng tôi lấy làm vui mừng gửi kèm thư này catalo và bảng
giá mới nhất của mùa bán hàng năm nay, trong đó giới thiệu nhiều mặt hàng mới cùng
những phiên bản cải tiến của những mặt hàng được yêu thích trong vụ bán hàng năm
ngoái, và vì chúng tôi có thể giao hàng ngay, chúng tôi hy vọng nhận được đơn đặt hàng
chính thức của quý ngài trong một tương lai không xa.
➔ We have pleasure in attaching, for your reference, this season’s price list and
catalogue, introducing many novelties and some variations on the lines which
were most popular last season, and as we are able to offer prompt delivery, we
hope to receive your official order in the near future.
13. Chúng tôi xin gửi kèm thư này catalo số 123 và bảng giá mới nhất báo giá theo những
điều kiện ưu đãi nhất và chúng tôi tin sản phẩm chúng tôi sẽ đáp ứng được những yêu cầu
của các ngài.
➔ Enclosed you will find our latest catalogue No.123 and price list quoting our most
favorable terms and conditions, and we believe that our products will meet your
requirements.
14. Vì nhu cầu đối với mặt hàng này tương đối lớn và vì lượng hàng trong kho là có hạn
nên chúng khuyến nghị quý ngài quyết định nhanh chóng và đặt hàng càng sớm càng tốt.
➔ In view of the brisk demand for this commodity and out limited stock of these
goods, we recommend you to make a prompt decision and place the order with us
as soon as possible.

lOMoARcPSD|10832341
15. Giá này dựa trên điều kiện CIF Hải Phòng không bao gồm cước vận chuyển đường bộ
và phí bảo hiểm từ cảng đến bất kỳ thành phố nào trong nội địa.
➔ The price on CIF Hai Phong terms excludes the overland freight and insurance
from the port of destination to any other inland city.
16. Những hàng này đã được bán ở các thị trường khác nhau và được đón nhận nồng
nhiệt. Quý ngài hãy thử một chuyến có thể cũng có lợi đấy.
➔ These goods have been shipped to various markets where they have been enjoying
the warm welcome of the end-users. It would be to your advantage to try out a
shipment.
17. Chúng tôi vui mừng thông báo cho quý ngài rằng chúng tôi sẵn sàng cung cấp các
mặt hàng dệt may bằng bông vốn rất được ưa chuộng ở nước ngoài.
➔ We have pleasure in advising you that we are well placed to supply cotton textiles
which have already met with warm reception abroad.
18. Vì mối quan hệ hữu hảo lâu dài của chúng ta, chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng
mức chiết khấu thương mại 3%, bên cạnh chiết khấu số lượng 5% nếu giá trị của một đơn
hàng đạt trên 100,000 đô la.
➔ For the sake of our long-standing partnership, we are prepared to grant you a 3%
trade discount, and an additional quantity discount of 5% if the value of a single
order exceeds 100,000 dollars.
19. Chúng tôi có thể đề ra một ngoại lệ và đồng ý chiết khấu cho quý ngài 5% chỉ nhằm
đáp lại đơn đặt số lượng lớn của quý ngài. Nói thẳng với quý ngài, đây là một thiệt thòi
lớn đối với chúng tôi vì chúng tôi đã báo giá quý ngài mức giá thấp nhất.
➔ It is just in consideration of your big order that we can make an exception by
offering you an allowance of 5%. To be frank with you, this would be a sacrifice
on our part, as we have quoted you our rock-bottom price.
20. Chúng tôi thường chiết khấu 1% cho đơn hàng có số lượng 1000 chiếc, và lấy làm
tiếc khi cho quý ngài biết rằng đây là mức cao nhất chúng tôi có thể thực hiện lúc này bởi
chúng tôi sẽ gặp khó khăn lớn nếu cho quý ngài hưởng mức chiết khấu cao hơn.
➔ We usually allow a 1% discount for an order of 1000 pieces, and regret to inform
you that this is the best we can give at present as a higher rate will put us to great
trouble.
III. Letter writing
1. Letter 1
Anh chị hãy viết một thư trả lời cho thư hỏi hàng dưới đây với những gợi ý như sau:
1. Xác nhận rằng công ty của bạn có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
2. Cho hưởng chiết khấu số lượng mà khách hàng yêu cầu với mức 5% cho đơn hàng trị
giá hơn 2000 USD.

lOMoARcPSD|10832341
3. Chiết khấu thương mại cho các doanh nghiệp ở Ý hưởng là 15%.
4. Điều khoản thanh toán: bằng hối phiếu trả ngay; và sẽ xem xét lại khi 2 bên có được
mối quan hệ lâu bền.
5. Giá báo theo điều kiện CIF London.
6. Đính kèm theo catalo cho bộ sưu tập mùa hè và bảng giá.
Bắt đầu thư bằng lời chào phù hợp
Enquiry:
Dear Sirs,
We were impressed by the selection of sweaters that were displayed on your stand at the
‘Menswear Exhibition’ that was held in Hamburg last month.
We are a large chain of retailers and are looking for a manufacturer who could supply us
with a wide range of sweaters for the teenage market.
As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to
a 20% discount off net list prices and over terms of payment are normally 30-day bill of
exchange, document against acceptance.
If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one
time, please send us your current catalogue and price-list. We hope to hear from you
soon.
Yours faithfully,
(signed)
T. Dhan
Import Manager
//
Dear Mr T. Dhan
Thank you for your enquiry concerning our sweaters. We are happy to inform you that
we are currently in a position to satisfy your requirements.
Enclosed please find our catalogue for summer collection and a pricelist quoting CIF
London. We are pleased to offer you a quantity discount of 5% on orders over 2,000
USD.
Moreover, we also allow a 15% trade discount for Italian businesses.
Payment shall be made by at sight B/E and we are willing to review it once we have
established a firm relationship.

lOMoARcPSD|10832341
We look forward to your first order.

Yours sincerely
//
2. Letter 2
Công ty Anh/ Chị nhận được thư hỏi hàng của ông S.Stuart, giám đốc thu mua của công
ty Central Glassgow đề ngày 28/1/20__, hỏi mua một số loại áo khoác. Hãy viết một thư
trả lời gửi cho ông S.Stuart theo những ý chính như sau:
1. Công ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khoác mà ông S. Stuart hỏi mua, công ty chào giá áo khoác nữ là
50USD, áo khoác nam là 60USD.
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gòn, không kể đóng gói. Tuy nhiên, nếu Central
Glassgow muốn tính theo giá CIF London thì công ty có thể thu xếp việc thuê tàu và bảo
hiểm. Số hàng này công ty có thể cung cấp ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện trong
vòng 3 tuần kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức.
4. Công ty yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang trả ngay, mở tại ngân
hàng thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở Vietcombank, cho người bán hưởng
100% giá trị hóa đơn.
5. Riêng đối với loại áo khoác nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý khách là hiện hàng đã hết và phải
đến cuối tháng 4 mới có thể giao được. Tuy nhiên công ty sẽ gửi kèm với thư này bảng
giá và catalo mới nhất của một số loại áo khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng và phong
phú để Glassgow tham khảo.
6. Vì Central Glassgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng cho khách hàng hưởng
chiết khấu thương mại 10% cùng với chiết khấu số lượng là 5% so với giá thuần cho mọi
đơn hàng có trị giá trên 10,000 USD.
7. Việc đóng gói sẽ được thực hiện theo chỉ dẫn cụ thể của khách hàng. Khách hàng có
thể yên tâm chúng ta sẽ đóng gói cẩn thận đề phòng bao bì bị rách khi vận chuyển.
Anh/ Chị có thể thêm một số thông tin khác để hoàn chỉnh bức thư. Bắt đầu thư bằng
“Dear Mr ...”.
//
Dear Mr. Stuart

Thank you for your enquiry dated 28 Jan 20- asking about our sweaters.
The price for men’s sweater is 50USD per item, and that of women is 60 USD per item,
all are on FOB Saigon Port, excluding packaging. However, if you would like CIF basis,
we can arrange shipment and insurance.

lOMoARcPSD|10832341
These products can be supplied from stock within 3 weeks on the receipt of official order.
Packaging shall be of your instruction, and we make sure that they would be seaworthy
enough for long distance transportation.
Payment shall be made by irrevocable at sight letter of credit, to be issued by the British
commercial bank, to your account at Vietcombank, at your favour for 100% of the
invoiced value.
We regret that the medium and small-sized sweaters are currently out of stock and they
are now available until this April. However, it is our pleasure to send you herewith the
new pricelist and catalogue for some sweaters for children with various styles for your
consideration.
Moreover, as you are our new customer, we are pleased to allow you a 10% trade
discount, together with 5% quantity discount off net price for orders over 10,000USD.
If you require further information, please do not hesitate to let us know.
Yours sincerely
///
3. Letter 3
Đọc email bên dưới của ông Gerd Busch, giám đốc marketing của công ty Busch AG, gửi
cho trợ lý của mình. Hãy đóng vai là trợ lý của ông Gred Busch, sử dụng những thông tin
mà ông ấy cung cấp và thay mặt cho ông Gerd Busch viết thư trả lời cho bà Anne Croft
của Shape-up Fitness Centres.

lOMoARcPSD|10832341
//
Dear Ms Croft
Thank you for your enquiry of 14 Hay about our fitness equipment.
I can confirm that only the highest-quality materials are used in all our equipment, and
this is reflected in our 5-year guarantee.
Our prices are highly competitive, due to small profit margins, so I regret that we cannot
offer credit terms. However, we do offer a 5% quantity discount on orders over $5.000.
I have pleasure in enclosing our catalogue and a price list. Please note that all prices are
quoted CIF London.
If there is any further information you need, please contact us. Once again, thank you for
your letter.
Yours sincerely
Birgit Lange
p.p. Gerd Busch
//
4. Letter 4
Anh chị nhận được thư hỏi hàng số TD/432 của ông B. Black thuộc công ty TNHH
Western Shoes, tại Anh quốc. Trong thư ông Black bày tỏ sự quan tâm đến các sản phẩm
giày da và túi xách tay bằng da của công ty. Anh/ Chị hãy viết một thư trả lời với nội
dung sau:
1. Cảm ơn ông Black về lá thư và sự quan tâm của ông ta đến các sản phẩm của công ty,
và đính kèm thư này chào hàng số DT 4450.
2. Lưu ý khách hàng là những sản phẩm mà công ty chào bán đều được sản xuất bằng
những vật liệu được chọn lựa kỹ của những người thợ thủ công có tay nghề loại 1. Mẫu
của các loại da này cùng với ca tô lô có hình minh họa cũng sẽ được gửi cho khách hàng
bằng một chuyến thư riêng.
3. Những mặt hàng này công ty đã xuất ra nhiều nước và đâu đâu khách hàng cũng hài
lòng về chất lượng tốt, kiểu dáng hấp dẫn, màu sắc tao nhã và giá cả phải chăng. Vì vậy
công ty hoàn toàn tin tưởng những sản phẩm này sẽ bán chạy ở thị trường Anh quốc.
4. Tất cả giá ghi trong bảng giá đều là giá FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2010, và
được trừ 2,5% cho các đơn hàng không dưới 10.000 USD.

lOMoARcPSD|10832341
5. Thông báo cho ông Black biết là ông Nguyễn Hồng, Trưởng phòng Kinh doanh của
công ty, sẽ có mặt tại Luân Đôn vào giữa tháng 1/20__, và ông Hồng sẽ mang theo một
số mặt hàng tiêu biểu để giới thiệu với quý công ty.
6. Bày tỏ hy vọng là các mẫu hàng mà ông Hồng mang theo sẽ đáp ứng được nhu cầu
kinh doanh thời trang của khách hàng.
Có thể thêm các chi tiết khác để phù hợp về nội dung và văn phong của một thư trả lời.
Bắt đầu thư bằng Dear…
//
Dear Mr B.Black
Thank you for your enquiry No. TD/432 asking about our leather shoes and bags.
Enclosed please find our offer No. DT 4450.
We would like to take this opportunity to stress that the products offered are all made
from well-selected materials and by first-class workers. Samples of these, as well as an
illustrated catalogue, are forwarded to you by separate mail.
We are proud to say that we have exported them to many countries and received good
feedback from customers worldwide for their high quality, attractive appearance, elegant
colors and reasonable prices. For these reasons, we are confident that they would sell well
in British market.
All the prices stated in the quotation shall be on FOB Saigon port, Incoterms 2010, 2.5%
of which shall be discounted for orders over 10,000 USD.
We are also happy to inform you that Mr. Nguyen Hong – our sales manager – will be
available in London at mid-January 20_, bringing with him some of our typical products.
We hope that they will satisfy your demand for fashion trading.
If you need more information, please do not hesitate to contact us.
Yours sincerely
//
5. Letter 5
Công ty anh/ chị nhận được một thư hỏi mua lạc nhân (groundnut kernels) đề ngày
20/11/20__ của công ty TNHH Wellington Merchandising, Philippine. Giám đốc công ty
là ông Nguyễn Bảo Hòa yêu cầu anh/ chị viết một thư trả lời cho ông ta ký. Trong thư
nhấn mạnh một số ý như sau:
1. Cảm ơn khách hàng về là thư hỏi hàng đề ngày 20/11/20__ mua lạc nhân.
2. Giá chào bán là 550 đô la Mỹ/mét tấn kể cả chi phí đóng gói bao bì. Giá theo điều kiện

lOMoARcPSD|10832341
giao hàng FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2000. Đây là đơn hàng đầu tiên nên ông ta
đồng ý dành cho khách hàng một khoản chiết khấu 10% trên tổng giá trị đơn hàng ngoài
phí hoa hồng 5%.
3. Thông báo rằng ta có sẵn hàng để giao trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa
đơn chính thức của khách hàng.
4. Lạc được đóng trong bao đay mới, mỗi bao có trọng lượng tịnh là 50 kg.
5. Thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang, có xác nhận của ngân hàng, trả tiền
ngay, mở vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại Tp. Hồ Chí
Minh, cho người bán hưởng thanh toán cho toàn bộ giá trị của lô hàng.
6. Giám đốc của công ty cũng yêu cầu anh/ chị quảng cáo thêm về mặt hàng này và lưu ý
khách hàng là do nhu cầu rất lớn trên thị trường về mặt hàng này nên người bán không
đảm bảo là giá cả chào bán và các điều kiện có lợi trong chào hàng kèm theo thư này sẽ
còn giá trị sau ngày 15/1/20__.
Hãy bắt đầu thư bằng “Dear Mr. Crane”.
//
Dear Mr. Crane

Thank you for your enquiry dated 20 Nov 20—asking about our groundnut kernels. Our
stock is ready for supply within 30 days on receipt of your official order.
We are pleased to offer you the price of US$550 / MT, FOB Saigon Port, Incoterms
2000,
packaging included. As this is your first order, we are prepared to allow you a discount of
10% off the total value, excluding 5% commission.
Concerning packaging, the kernels shall be packed in new jute bags with net weight of 50
kg each. Payment shall be made by confirmed at sight irrevocable letter of credit, to the
account of Vietcombank, HCMC branch, in favour of the seller, for the full value of the
goods to be shipped.
We are very proud of your product quality which has been widely recognized by our
customers. As a result of the high demand for it, we could not guarantee that our price
would be stable after 15 January 20___. Therefore, we would strongly advise you to
order immediately.
If you require any additional information, please do not hesitate to let us know.
Yours sincerely
//

lOMoARcPSD|10832341
ORDER
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated … and are pleased to
enclose our order No. 3678 for 4 items under your catalogue.
→ Chúng tôi cảm ơn và xác nhận là đã nhận được thư chào hàng của quý ngài đề ngày...
và rất vui được gửi kèm đơn đặt hàng số 3678 cho 4 mặt hàng theo ca-ta-lo của quý ngài.
2. Your offer dated…encouraged us to place a trial order with you. Please find the terms
and conditions in the enclosed order.
→ Chào hàng của quý ngài đề ngày... đã khuyến khích chúng tôi đặt hàng thử với quý
ngài. Quý ngài sẽ thấy các điều khoản và điều kiện trong đơn đặt hàng đính kèm thư này.
3. We are much obliged for your quotation of…and would be glad if you could accept
our order for the following goods.
→ Chúng tôi rất cảm ơn báo giá của quý ngài đề ngày... và sẽ rất vui mừng nếu quý ngài
chấp nhận đơn hàng của chúng tôi mua những mặt hàng sau.
4. We are pleased to give you an order for the following items on the understanding that
they will be supplied from current stock at the price named.
→ Chúng tôi rất vui đặt hàng với quý ngài những mặt hàng sau đây với điều kiện là hàng
hóa phải được cung cấp ngay tại kho với mức giá xác định.
5. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us one copy
duly signed.
→ Kèm theo đây là hai bản xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi, theo đó đề nghị quý
ngài gửi lại chúng tôi một bản có chữ ký hợp thức.
6. We shall be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed.
→ Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu quý ngài nhanh chóng giao hàng vì hàng đang rất cần.
7. Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the right to
refuse the goods delivered after that date.
→ Giao hàng trước tháng 2 là điều kiện tiên quyết của đơn đặt hàng này và chúng tôi bảo
lưu quyền từ chối nhận hàng nếu giao sau ngày đó.
8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and hope that you
will continue to do business with us.
→ Chúng tôi tin rằng sự chậm trễ này không gây cho quý ngài những phiền hà nghiêm
trọng và hy vọng rằng quý ngài sẽ tiếp tục làm ăn với chúng tôi.
9. We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you will be
pleased with them.
→ Chúng tôi hy vọng rằng hàng sẽ đến chỗ quý ngài an toàn và kịp thời và quý ngài sẽ
hài lòng với chúng.

lOMoARcPSD|10832341
10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and that they
will perfectly suit your needs.
→ Chúng tôi chắc chắn quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và chúng hoàn
toàn đáp ứng nhu cầu của quý ngài.
11. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not
later than…
→ Xin quý ngài gửi xác nhận việc quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này và thư chấp
nhận đó phải đến chỗ chúng tôi chậm nhất là...
12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our sales
confirmation in two originals, one of which please sign and return to us for our file.
→ Chúng tôi xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng của quý ngài và gửi kèm 2 bản gốc
thư xác nhận bán hàng của chúng tôi. Đề nghị quý ngài ký và gửi lại cho chúng tôi một
bản để chúng tôi lưu hồ sơ.
13. Warranty is 24 months after dispatch. Should the machine prove to be defective
during the guarantee period, the seller undertakes to replace or repair any defective part
free of charge. This warranty does not apply to normal wear and tear or damage caused
by improper storage or careless maintenance.
→ Bảo hành 24 tháng kể từ ngày giao hàng. Nếu chiếc mày này bị hư hỏng trong thời
gian bảo hành, người bán cam kết sẽ thay thế, sửa chữa bất kỳ bộ phận hư hỏng nào miễn
phí. Điều kiện bảo hành này không áp dụng đối với hao mòn thông thường hoặc tổn thất
do lưu kho hoặc bảo trì bất cẩn.
14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and
large orders with you in the near future.
→ Chúng tôi mong sẽ tìm được thị trường tốt cho mặt hàng vải lanh trải bàn này và hy
vọng sẽ đặt thêm nhiều đơn hàng lớn hơn trong tương lai gần.
15. There is a steady demand for this item in this market. We hope you will be able to
supply more next time.
→ Nhu cầu đối với mặt hàng này trên thị trường khá ổn định. Chúng tôi hy vọng quý
ngài có thể cung cấp nhiều hơn vào lần sau.
16. We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further
orders in the near future.
→ Chúng tôi đính kèm một đơn đặt hàng thử. Nếu chất lượng hàng đúng như chúng tôi
mong đợi, chúng tôi sẽ đặt tiếp những đơn hàng khác trong tương lai gần.
17. Owing to heavy commitments, we are not in position to accept new orders.
→ Do có quá nhiều những cam kết, chúng tôi không thể chấp nhận những đơn hàng mới.
18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders.
→ Do thiếu nguyên vật liệu, nhà máy buộc phải ngừng xem xét các đơn hàng mới.

lOMoARcPSD|10832341
19. We thank you for your order of… but regret very much that we are unable to execute
your order immediately owing to heavy demand.
→ Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài đề ngày... nhưng rất tiếc rằng chúng tôi
không thể thực hiện đơn hàng của quý ngài ngay vì nhu cầu mặt hàng này rất lớn.
20. We hope that our handling of your first order will lead to further business between us
and mark the beginning of a happy working relationship.
→ Chúng tôi hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng đầu tiên của quý ngài sẽ dẫn đến việc
làm ăn nhiều hơn nữa giữa chúng ta và đánh dấu sự khởi đầu mối quan hệ làm ăn tốt đẹp.

1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng
việc thực hiện đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng
ta.
→ We look forward to receiving your advice of dispatch soon and hope that the
execution of this order will lead to further business between our corporations.
2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạng là cực kỳ quan trọng vì đơn
hàng này chiếm một phần lớn trong công trình xây dựng của chúng tôi.
→ We would like to stress that due delivery is most essential as this order accounts for a
considerable part of our construction work.
3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất vọng nhưng
chúng tôi sẽ đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét lại vào một
thời điểm nào đấy trong tương lai không xa.
→ Although the rather low trade discount of 15% disappointed us, we will place an order
and hope that this allowance can be reviewed at some time in the near future.
4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở cho người
bán hưởng trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giao
hàng và thông báo về việc đã lấy được giấy phép xuất khẩu.
→ Payment is to be made by an irrevocable L/C opened by the Buyer in the Seller’s
favor within 15 days after the Buyer receives a notice that the goods are ready to be
shipped and an advice that the export licence has been obtained.
5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất
kỳ khuyết tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian
bảo hành, người bán phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó
miễn phí cho người mua.
→ Guarantee will be 12 months from the date of delivery. The seller shall be liable for
any defect in the goods delivered. If any defect comes to light during the period, the seller
shall replace, repair, modify or remedy such defect free of charge to the buyer.

lOMoARcPSD|10832341
6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi
đến chỗ chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
→ All the necessary documents associated with the machine must be signed by you and
sent to us immediately upon your acceptance to this order.
7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và
bảo hiểm phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
→ The goods are required to be insured under marine All risks terms with a first class
insurance company.
8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một công ty bảo hiểm có uy tín do
người mua chỉ định.
→ Insurance is required to be obtained by the Seller from a first class insurer nominated
by the Buyer.
9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị bể khi tới nơi
dẫn đến chất lượng kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý ngài gia cố
bằng đai sắt.
→ We regret that most of the cases in the previous shipment were broken on its arrival,
which led to inferior quality. Therefore, for this shipment we suggest you should
strengthen with steel straps.
10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài
vẫn cảm thấy không thể chấp nhâṇ chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó cũng sẽ
không ngăn cản quý ngài đến mua hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét
kỹ lưỡng bất kỳ đề nghị nào có thể dẫn đến viêc̣ làm ăn giữa chúng ta.
→ We hope you will give further thought to the matter. However, if you feel you can not
accept our offer, we hope it will not prevent you from approaching us. We are always
happy to carefully consider any proposals likely to lead to business between us.
11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được đóng trong thùng thưa có gia cố.
Toàn bộ số hàng được bọc trong giấy không thấm nước. Một thùng kín bằng kim loại như
quý ngài đề nghị sẽ không tiết kiệm.
→ The goods are required to be packed in strengthened crates to save freight. All the
goods are to be wrapped in waterproof paper. A metal case as suggested will not be
economical.
12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách
hướng dẫn sử dụng, catalo… để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt.
→ Please send us the technical documents such as technical drawing, manuals, catalogue
etc. for our consideration and for Vietnamese translation.
13. Để hạn chế tổn thất trong quá trình vận chuyển đến mức thấp nhất, chúng tôi yêu cầu
hàng hóa phải được đóng trong các hòm gỗ có nẹp sắt cẩn thận.

lOMoARcPSD|10832341
→ To minimize possible damage in transit, the goods are required to be packed in

wooden cases carefully steel hooped.
14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên
vật liệu được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài
trước ngày…
→ Your order has received our immediate attention; however, because raw materials did
not reach us on time, we are afraid that we are unable to fulfill your order before...
15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ
để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
→ As we are in urgent need of these goods, we request that you arrange everything in
order to ensure timely shipment.
16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời gian đã nêu và bảo lưu quyền từ
chối nhận hàng nếu chúng được giao chậm.
→ We must insist on delivery within the time specified and reserve the right to reject the
goods should they be delivered later.
17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài song rất tiếc là do nhu cầu trong nước
cao đối với những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng rồi.
→ We thank you for your order, but very much regret that because of heavy local
demand for the items ordered, we are now out of stock of the goods you required.
18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý ngài thỏa mãn
về mọi mặt vì chúng tôi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc
giao hàng nói riêng.
→ We are confident that our new items will give you full satisfaction in all aspects as our
best attention has been paid to your order in general and to its delivery in particular.
19. Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập khẩu đã gây
khó khăn cho chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng và do vậy không thể tránh được
tình trạng chậm giao hàng.
→ Fairly speaking, we have had a lot of difficulties in execution of the contract due to
some recent changes in import quotas; therefore, the delay in delivery is unavoidable.
20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì chúng tôi không
thể cho quý ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.
→ We regret that we have to turn down your order as we can not see our way to offer you
an allowance you have asked for.

lOMoARcPSD|10832341
III. LETTER WRITING
1. Letter 1
Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam machino import-export
Corporation) nhận được thư chào hàng số CM1246 đề ngày cùng với catalogue số CD014
của công ty Dawson Manufacturing Ltd chào bán các loại máy khoan bê tông (Concrete
Driller) và máy cắt sắt (steel cutter) dùng cho công nghiệp xây dựng.
Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD23 và loại SC 21 theo
catalog trên.
Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:
1. Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả ngay, cho 30% trị giá đơn
hàng, phần còn lại thanh toán bằng T/T trong vòng 1 tháng sau khi nhận được hàng, thay
vì 100% bằng L/C như trong chào hàng của Dawson.
2. Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao.
Nhấn mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian bảo hành, người bán sẽ phải chịu trách
nhiệm sửa chữa hay thay thế bất cứ bộ phận nào bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng.
3. Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật hướng dẫn lắp ráp vận hành và bảo dưỡng.
Nếu trong trường hợp cần thiết, Machino yêu cầu Dawson cử người đến hướng dẫn chạy
thử máy.
4. Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạng vì hiện nay các khách hàng
của Machino là các công ty xây dựng đang yêu cầu giao gấp vào cuối tháng tới. Machino
e rằng nếu hàng giao trễ sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công của các khách hàng.
5. Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra, hãy gửi xác nhận
bán hàng sớm.
6. Nếu Dawson có thể chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng sau này, thì Machino sẽ đặt
hàng thường xuyên.
Lưu ý: Bắt đầu thư bằng Dear Sirs và người ký thư: Trương Bảo Hòa tổng giám đốc.
//
Dear Sirs
We acknowledge with thanks the receipt of your offer No.CM1246 dated … together
with the catalogue No. CD014 for concrete driller and steel cutter and are pleased to
enclose our order No VM01 for 2 items CD23 and SC21 under your catalogue.
We would like to point out that payment is to be made by irrevocable L/C at sight for
30% of the total value of the goods. The remaining will be cleared by T/T within one
month after receipt of the goods instead of payment by L/C for the total value as stated in
your offer.

lOMoARcPSD|10832341
Guarantee will be 12 months from the date of use rather than from the date of dispatch. If
the machines prove to be defective during the guarantee period, the seller undertakes to
replace or repair any defective part free of charge.
Please send us 4 sets of technical documents for instructions of installation, operation and
maintenance. If possible, we would be grateful if you could arrange one of your
representatives to call on us to help us with demonstration.
We would like to stress the importance of due delivery as we are also in urgent need of
these goods to complete our sales with our customers, and the failure to make due
delivery will have a negative effect on our customers’ working progress.
We hope that you could allow us a quantity discount of 5% on our further orders and in
return guarantee to place regular orders with you.
Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should be sent to us as
soon as possible.
Yours faithfully
//
2. Letter 2
Anh/ Chị đang làm việc cho công ty TNHH Thành Công, 110 Hai Bà Trưng, Quận 3,
Tp.HCM nhận được chào hàng bán một số mặt hàng điện gia dụng của công ty
Household Electronics, Malaysia. Hãy viết thư đặt hàng mua mặt hàng máy hút ẩm
(Dehumidifier) theo các điều kiện thông thường (tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì,
giao hàng, thanh toán, bảo hành, bảo hiểm…) và chú ý các điểm chính như sau: Số lượng
150 chiếc kèm theo các phụ tùng được ghi trong phụ lục số 1, giá CIF Sài Gòn 40
USD/chiếc không tính chi phí đóng gói bao bì, theo Incoterms 2000, theo catalogue mới
nhất TL/2010 và bản vẽ kỹ thuật của người bán, bao bì theo tập quán xuất khẩu của nước
người bán, giao hàng làm 2 chuyến vào cuối tháng 2 và đầu tháng 3 năm 2011, bảo hành
18 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao như đã ghi trong
chào hàng, thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang trả ngay… Đề nghị bên Bán
cho hưởng mức chiết khấu 5% đối với đơn hàng này. Đây là đơn đặt hàng thử, nếu hàng
được giao đúng hạn, dịch vụ hậu mãi tốt thì ta sẽ đặt mua những đơn hàng tiếp theo với
số lượng lớn hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để hoàn chỉnh lá thư. Bắt
đầu thư bằng Dear Sirs.
//
Dear Sirs

lOMoARcPSD|10832341
We thank you for your offer No. 303/RM dated... for some of your household appliances
and have pleasure in placing our order for dehumidifier on the following terms and
conditions:
Commodity: Dehumidifier, model..., made in...

Quality: As per the latest catalogue No.TL/2010 and the Seller’s technical drawing.
Quantity: 150 units including spare parts as stated in Appendix No.1.
Price: $40/unit, CIF Saigon, excluding packing, subject to Incoterms 2000.
Delivery: to be made in two shipments. The first shipment is to be affected by the end of
February, and the second is in the beginning of March, 20--.
Payment: to be made irrevocable L/C at sight.
Packing and marking: in export customary standards.
Guarantee will be 18 months from the date of use rather than 12 months from the date of
dispatch as stated in the offer.
We would be grateful if you could offer us a discount of 5% on this order. Please note
that this is only our trial order, and if delivery is made up to our expectation and your
after sales services are good, we will place further orders with you in larger quantities.
We look forward to receiving your early confirmation to this order.
Yours faithfully
//
3. Letter 3
Anh/ Chị nhận được đơn hàng của ông John Samuel, tổng giám đốc công ty John Samuel
Brothers Pte Ltd. vào ngày 2/11/20-- đặt mua 6 chiếc tivi hiệu Atlantis and 20 chiếc radio
hiệu Attas. Tuy nhiên, công ty anh/ chị không thể tiếp nhận đơn hàng này vì một số lý do.
Hãy viết thư trả lời ông John Samuel theo những gợi ý sau:
- Đối với mặt hàng tivi, công ty không cung cấp được vì đối tác yêu cầu giao hàng trước
dịp Giáng sinh, và xem đây là điều kiện tiên quyết của đơn hàng.
- Công ty cũng đã đặt hàng 24 chiếc từ nhà sản xuất tivi hiệu này cách đây 1 tháng nhưng
sẽ không có hàng trước cuối tháng 1.
- Biết rằng đối tác không cần hàng thay thế nên công ty giới thiệu khách hàng đến công ty
Television Services Ltd để hỏi mua vì họ thường có lượng lớn hàng hóa.
- Đối với mặt hàng radio, công ty cũng không cung cấp được vì đối tác yêu cầu bán chịu.
Đối tác vẫn còn nợ công ty $8,000. Nếu có thể thanh toán một nửa số nợ, chúng ta sẽ sắp
xếp để giao hàng.

lOMoARcPSD|10832341
Anh/ Chị có thể thêm/bớt bất kỳ thông tin gì để hoàn thiện lá thư. Bắt đầu thư bằng
Dear…
//
Dear Mr. Samuel
We were pleased to receive your order of 2 November for 6 Atlantis TVs and 20 Attas
radios. However, since you state the firm condition of delivery before Christmas, we
deeply regret that we cannot supply you on this occasion.
The manufacturers of these goods are finding it impossible to meet current demand for
this popular TV. We placed an order for 24 sets one month ago, but were informed that
all orders were being met in strict rotations. Our own order will not be met before the end
of January.
We understand from our telephone conversation this morning that your customers are
unwilling to consider other makes. In the circumstances we hope you will be able to meet
your requirements from some other sources. May I suggest that you try Television
Services Ltd of Leicester? They usually carry large stocks and may be able to help you.
We also regret our inability to supply you with Attas radios as we cannot offer you any
credit on these goods as you required. In case you could settle half of your debt of $8,000
with us, we are prepared to arrange for dispatch immediately.
Yours sincerely
//
4. Letter 4
Viết thư đặt hàng với nội dung sau:
Tên hàng: bột mì
Xuất xứ: Pháp, vụ mùa 20....
Quy cách: theo mẫu đã gửi cho khách hàng
Số lượng: 200 tấn
Giá: 300 USD/MT, CIF cảng SG, bao gồm chi phí đóng gói
Bao bì: ngoài là bao PP, trong là bao PE, trọng lượng tịnh là 50kg mỗi bao.
Giao hàng: đầu tháng 9-20... để giao cho khách hàng kịp làm bánh phục vụ tết nguyên
đán.
Cty A/c là công ty có uy tín nên nhất thiết hàng phải giao đúng chất lượng quy định để
duy trì mqh làm ăn lâu dài với các đối tác.

lOMoARcPSD|10832341
TT: bằng L/c không hủy ngang, trả ngay mở qua ngân hàng ngoại thương TP HCM, trả
vào TK NH thương mại Paris, 15 ngày trước khi giao hàng cho người bán hưởng toàn bộ
giá trị số hàng sẽ được giao.
Giám định chất lượng do SGS đảm nhận và cấp giấy chứng nhận chất lượng.
A/C yêu cầu người bán gửi gấp giấy xác nhận bằng văn bản trước ngày….
//
Dear Sirs,
We thank you for your offer No. 303/RM dated 10 July and have pleasure in placing our
order on the following terms and conditions:
Commodity: powder, France origin, crop 20—.
Quality and specifications: as per the samples sent to you.
Quantity: 200 MT, +/- 5% at the seller’s option.
Unit price: US$300/MT. The prices should be understood CIF Saigon port including
packing, subject to Incoterms 2010
Packing: to be packed in 2-ply bags, 50kg net each. The outer bag is PP bag and the inner
is PE bag.
Delivery: it is essential that the goods are delivered before the beginning of September as
we are in need of the goods for our production to serve Lunar Tet holidays.
Payment: by an irrevocable L/C at sight opened in favor of the seller through the Bank
for Foreign Trade of Vietnam to the account of Paris Commercial Bank, 15 days prior to
the first shipment, which mentions: partial shipment is allowed.
We would like to emphasize that the goods shall be inspected by SGS and a certificate of
quality must be issued as a proof of inspection. Please confirm your acceptance of this
order and such acceptance should be sent before...
Yours faithfully
//
5. Letter 5
Viết thư đặt hàng theo nội dung sau:
Chúng tôi xin cám ơn quý ngài về thư chào hàng số 303 đề ngày--- và xin đặt hàng với
những điều kiện và điều khoản sau:
1. Tên hàng: chiếu cói.
2. Chất lượng: theo như mẫu và quy cách phẩm chất đính kèm.
3. Số lượng: 5000 chiếc.
4. Giá: 0,45 USD/ chiếc CIF Hamburg Port bao gồm cả bao bì.

lOMoARcPSD|10832341
5. Đóng gói: buộc bằng dây cói chắc chắn, có đai nẹp bằng sắt, mỗi bó 20 chiếc và có kẻ
ký mã hiệu -----
6. Giao hàng: 3000 chiếc, giao tháng----- và tháng----
7. Thanh toán: bằng L/C không hủy ngang trả vào TK NH Ngoại thương VN, do NH
Thương Mại Luân Đôn xác nhận, mở 15 ngày trước khi giao lô hàng đầu tiên.
Hàng phải được bảo hiểm theo điều khoản mọi rủi ro từ kho ở VN đến kho ở Hamburg.
Xin vui lòng xác nhận việc quý ngài có chấp nhận đơn hàng này không và chấp nhận như
vậy đến chỗ chúng tôi trong vòng 14 ngày tính từ ngày ghi trên đơn đặt hàng này.
//
Dear sirs,
Order No.1001/RM
We thank you for your offer No. 303/RM dated 10 July and have pleasure in placing our
order on the following terms and conditions:
1. Commodity: fancy rush mats.

2. Quality and specifications: as per attached specifications and designs.
3. Quantity: 5,000 pieces.
4. Price: unit price: US$0.45/piece. The prices should be understood CIF Hamburg
including packing, subject to Incoterms 2010.
5. Packing: to be wrapped in strong rush matting, steel hooped, 20 pieces in one bale and
marked--.
6. Delivery: 3,000 pieces in September, 20—
2,000 pieces in October, 20—.
7. Payment: by an irrevocable L/C opened in favor of the seller to the account of the
Bank for Foreign Trade of Vietnam and confirmed by London commercial bank, 15 days
prior to the first shipment, which mentions: partial shipment is allowed.
Insurance: The goods are required to be insured under Marine All Risks terms from
warehouse Vietnam to warehouse Hamburg. The insurance is to be effected with a first
class Vietnamese or foreign insurance company.
Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not later
than 14 days after the date of this order.
Yours faithfully
//

lOMoARcPSD|10832341
PAYMENT
1. I have instructed my bank, today, to transfer USD 1,000 to your account in payment of
your invoice. Could you confirm the transfer has been made as soon as the correspondent
bank advises you?
→ Hôm nay, tôi đã yêu cầu ngân hàng chuyển 1.000 USD vào tài khoản của quý ngài để
thanh toán cho hóa đơn. Quý ngài có thể xác nhận với chúng tôi về việc chuyển khoản
ngay khi ngân hàng thông báo với quý ngài được không?
2. We have accepted your bill and now have the documents. We shall collect the
consignment as soon as it arrives in Saigon and honour your draft at maturity.
→ Quý ngài sẽ rất hài lòng khi biết tin chúng tôi đã chấp nhận hối phiếu và giờ đây đã có
chứng từ. Chúng tôi sẽ nhận hàng ngay khi hàng đến Sài Gòn và thanh toán hối phiếu khi
đến hạn.
3. Our bank informs us that they now have the shipping documents and will be
transferring the proceeds of our L/C to your account.
→ Ngân hàng thông báo với chúng tôi là họ đã có bộ chứng từ vận tải và sẽ chuyển tiền
thanh toán theo L/C vào tài khoản quý ngài.
4. We have instructed our bank to arrange a letter of credit for ... to be paid against your
proforma invoice No..., and the proceeds will be credited to you as soon as Vietcombank
receives the documents.
→ Chúng tôi đã yêu cầu ngân hàng mở tín dụng thư trị giá ... để thanh toán cho hóa đơn
báo giá số... và tiền thanh toán sẽ được chuyển vào tài khoản quý ngài ngay sau khi ngân
hàng Vietcombank nhận được bộ chứng từ.
5. Our bank informed us today that you accepted our bill and the documents have been
transferred to you. Thank you for your custom and hope you will be in touch with us
again.
→ Ngân hàng đã thông báo với chúng tôi quý ngài đã chấp nhận hối phiếu và đã chuyển
bộ chứng từ cho quý ngài. Cảm ơn quý ngài đã ủng hộ chúng tôi và hy vọng quý ngài sẽ
liên hệ lại với chúng tôi.
6. In view of the difficulties you have been having, we are prepared to compromise and
suggest that you clear half the outstanding balance immediately by sending a cheque for...
and clear the remainder by the end of next month.
→ Xét đến các khó khăn mà quý ngài đang gặp phải, chúng tôi sẵn sàng thỏa thuận và đề
nghị thanh toán phân nửa số nợ còn lại bằng séc trị giá... và thanh toán phần còn lại vào
cuối tháng tới.

lOMoARcPSD|10832341
7. We must now insist that you clear this account within the next seven days, or at least
offer an explanation for not paying it.
→ Chúng tôi phải yêu cầu quý ngài thanh toán nợ trong vòng 7 ngày tới hoặc ít nhất cũng
phải giải thích lý do không thanh toán khoản nợ đó.
8. I would like your remittance by return of post, or failing that, your reasons for not
clearing this account.
→ Chúng tôi phải yêu cầu quý ngài thanh toán nợ trong vòng 7 ngày tới hoặc ít nhất cũng
phải giải thích lý do không thanh toán khoản nợ đó.
9. We had expected this matter to have been settled at least two months ago, but you have
shown no indication of cooperating with us.
→ Chúng tôi đã hi vọng vấn đề này được giải quyết cách đây ít nhất 2 tháng, nhưng quý
ngài đã tỏ ra không có ý định hợp tác với chúng tôi.
10. Thank you for sending your cheque for invoice No. … so promptly. We feel sure that
you will be pleased with the consignment and look forward to receiving your next order.
→ Cảm ơn quý ngài đã gửi tấm séc thanh toán cho hóa đơn số ... đúng hạn. Chúng tôi
chắc chắn quý ngài sẽ hài lòng với lô hàng và mong nhận được đơn đặt hàng tới của quý
ngài.
11. A warehouse flood destroyed the majority of the components that were to be fitted
into Zenith 900. We are waiting for our insurance company to settle our claim so that we
can renew our stock and pay our suppliers.
→ Trận lụt ở nhà kho đã phá hủy phần lớn các linh kiện để lắp ráp vào Zenith 900.
Chúng tôi đang chờ công ty bảo hiểm giải quyết khiếu nại đòi bồi thường của chúng tôi
để có thể phục hồi lại kho hàng và thanh toán cho các nhà cung cấp.
12. When we allowed open account terms, we emphasized this was only on the condition
that balances were cleared promptly on due dates as credit facilities put a strain on our
own cash flow situation. Because of this we cannot extend the credit by another two
months.
→ Khi chấp nhận điều kiện ghi sổ, chúng tôi đã nhấn mạnh điều này có thể được với điều
kiện các khoản nợ phải được thanh toán đúng hạn bởi vì điều kiện bán chịu này đã gây
căng thẳng cho lưu lượng tiền mặt của chúng tôi. Do vậy, chúng tôi không thể gia hạn
thêm 2 tháng nữa.
13. As you are usually prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any
special reason why we have not received payment for this account, which is already a
month overdue.
→ Vì quý ngài thường thanh toán nợ rất đúng hạn nên chúng tôi thắc mắc liệu có nguyên
nhân gì đặc biệt cho việc chúng tôi không nhận được tiền thanh toán khoản nợ này, vốn
đã quá hạn 1 tháng rồi.

lOMoARcPSD|10832341
14. To regular customers such as yourself our terms of payment are 3% one month, and
we hope you will not withhold payment any longer; otherwise it will be necessary for us
to revise these terms.
→ Đối với khách hàng thân thuộc như quý ngài, điều kiện thanh toán của chúng tôi là
cho khách hàng hưởng mức chiết khấu 3% nếu thanh toán trong vòng 1 tháng. Chúng tôi
hy vọng quý ngài sẽ không trì hoãn thanh toán lâu hơn nữa, nếu không chúng tôi cần phải
xem xét lại các điều kiện này.
15. We were disappointed that you did not bother to reply to either of our letters asking
you to clear your account, and you have left us no alternative but to take legal action.
→ Chúng tôi thất vọng vì quý ngài đã không bận tâm đến việc trả lời thư của chúng tôi
yêu cầu quý ngài thanh toán nợ và chúng tôi không còn cách nào khác là phải kiện quý
ngài.
16. It is with the utmost regret that we have reached the stage when we must press for
immediate payment. Failing payment by 7 August you will leave us no choice but to put
the matter into the hand of our solicitor.
→ Rất tiếc là chúng tôi đã đi đến bước hối thúc quý ngài phải thanh toán ngay. Nếu quý
ngài không thanh toán trước ngày 7/8, chúng tôi không còn cách nào khác là để luật sư
chúng tôi giải quyết vấn đề này.
17. It was in consideration of the present economic climate that we allowed you a
two-month period to settle, and while we would like to offer you more time to clear the
balance, our own financial position makes this impossible. Therefore, we must ask you to
settle the account within the next fortnight.
→ Khi xem xét tình hình kinh tế hiện nay, chúng tôi đã cho quý ngài thời hạn 2 tháng để
thanh toán, và mặc dù chúng tôi muốn cho quý ngài thêm thời gian để thanh toán khoản
nợ còn lại nhưng tình hình tài chính của chúng tôi không cho phép. Vì thế chúng tôi yêu
cầu quý ngài thanh toán nợ trong vòng 2 tuần tới.
18. When we arranged payment terms we offered you payment against monthly
statements, yet it has been three months since you promised the account would be
cleared.
→ Khi thu xếp điều khoản thành toán, chúng tôi đã cho phép quý ngài thanh toán hàng
tháng, nhưng đã 3 tháng trôi qua kể từ khi quý ngài hứa thanh toán số nợ.
19. As we have traded for some time, we have not pressed for payment. However, we
must now insist that either you settle the account or offer a reasonable explanation for not
doing so.
→ Bởi vì chúng ta từng kinh doanh với nhau nên chúng tôi đã không hối thúc quý ngài
thanh toán. Tuy nhiên, bây giờ chúng tôi yêu cầu hoặc quý ngài thanh toán số nợ hoặc
giải thích hợp lý lý do tại sao không thanh toán.

lOMoARcPSD|10832341
20. The failure either to clear your account or even to offer an explanation is all
disappointing because of our past satisfactory dealings over many years.
→ Thật đáng thất vọng vì quý ngài không thanh toán nợ hay thậm chí không đưa ra lời
giải thích nào, bởi vì chúng ta đã từng kinh doanh với nhau rất tốt đẹp hơn nhiều năm
qua.
II. Vietnamese-English
1. Chúng tôi muốn thông báo với quý ngài là chúng tôi đã thu xếp chuyển tiền cho quý
ngài qua ngân hàng. Chúng tôi chuyển ...$ để thanh toán cho hóa đơn số…
→ We would like to inform you that we have arranged for a transfer through our bank.
The transfer is for... in payment of the invoice No. ...
2. Ngân hàng đã thông báo với chúng tôi là số tiền ... mà quý ngài chuyển đã được ghi có
vào tài khoản của chúng tôi. Cảm ơn quý ngài đã thanh toán đúng hạn.
→ Our bank advised us today that your transfer of $... was credited to our account. Thank
you for paying so promptly.
3. Cuộc đình công của công nhân bến cảng khiến chúng tôi không thể giao hàng được và
vì khách hàng không thể trả tiền cho chúng tôi nên chúng tôi cũng chưa thể thanh toán nợ
cho các nhà cung cấp được.
→ The dock strike made it impossible to ship our products, and as our customers have
not been able to pay us, we have not been able to clear our own suppliers' accounts yet.
4. Chúng tôi sẽ cố gắng thanh toán hóa đơn trong vòng vài tuần tới. Trong khi chờ đợi,
chúng tôi gửi kèm tấm séc trị giá ... để thanh toán một phần số nợ.
→ We will try to clear your invoice within the next few weeks. Meanwhile, the enclosed
cheque for ... is part payment on account.
5. Tôi rất tiếc khi nghe tin quý ngài đang gặp khó khăn trong việc... và hiểu rằng hàng
không bán được thì sẽ khó có thể thanh toán các khoản nợ còn lại.
→ I was very sorry to hear about the difficulties you have been experiencing in... and
realize that without sales it is difficult to settle outstanding accounts.
6. Qua thư của quý ngài ngày...giải thích lý do hóa đơn số... chưa được thanh toán, chúng
tôi rất hiểu những khó khăn quý ngài đang gặp phải.
→ With reference to your letter of ... which you explained why the outstanding invoice
No… has not been cleared, we understand the problems you have been facing.
7. Chúng tôi viết thư cho quý ngài về khoản nợ quá hạn trong tháng 10 trị giá..., và gửi
kèm bản sao hóa đơn mà lẽ ra phải được thanh toán tháng trước.
→ We are writing concerning the outstanding October account for..., a copy of invoice is
enclosed and which should have been cleared last month.
8. Chúng tôi đã viết thư cho quý ngài vào ngày 3/3 về bản quyết toán tháng 1 vẫn chưa
được thanh toán. Kèm theo đây quý ngài sẽ thấy bản quyết toán.

lOMoARcPSD|10832341
→ We wrote to you on 3 March concerning our January statement which is still

outstanding. Enclosed you will find a copy of the statement.
9. Chúng tôi cho rằng quý ngài đã có đủ thời gian để thanh toán khoản nợ này và giờ đây
nhất định quý ngài phải thanh toán trong vòng 10 ngày tới.
→ We feel that you have been given sufficient time to clear this balance and now insist
on payment within the next ten days.
10. Nếu chúng tôi không nhận chi phiếu thanh toán đầy đủ khoản nợ vào cuối tháng này,
chúng tôi buộc phải nhờ luật sư thu hồi nợ.
→ Unless we receive your cheque in full settlement by the end of this month, we shall be
compelled to instruct our solicitors to recover the debts.
11. Chúng tôi muốn quý ngài lưu ý rằng chúng tôi đã chào bán cho quý ngài giá thấp trên
cơ sở thanh toán tiền sớm.
→ We would like to remind you that we offered you low prices on the understanding that
an early settlement.
12. Chúng tôi rất mong quý ngài hiểu rằng việc chúng tôi không thanh toán nợ đúng hạn
là do sơ ý.
→ We would not like you to think that our failure to settle the account on time was in
anyway unintentional.
13. Chúng tôi rất thông cảm với vấn đề quý ngài gặp phải trong việc thanh toán số nợ còn
lại và sẵn sàng gia hạn nợ thêm 6 tuần nữa.
→ We sympathize with the problem you have had in clearing the balance and are willing
to extend the credit for another 6 weeks.
14. Từ khi chúng tôi viết thư cho quý ngài ngày... về khoản nợ còn lại chưa được thanh
toán trị giá ..., chúng tôi vẫn chưa nhận được thư trả lời. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ
chúng tôi trong thời gian qua, nên trước đây, chúng tôi đã không hối thúc quý ngài thanh
toán.
→ Since we wrote to you on... about the outstanding balance of... we have not received a
reply. In view of your past custom, we have not previously pressed for a settlement.
15. Cảm ơn quý ngài đã viết thư và giải thích cho chúng tôi biết tại sao số nợ trong tháng
5 vẫn chưa được thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi không thể gia hạn nợ thêm nữa vì
chúng tôi cho hưởng mức chiết khấu cao đổi lại việc thanh toán đúng hạn.
→ Thank you for writing and letting us know why the May account is still outstanding.
Unfortunately, we cannot extend the credit any longer as we allowed considerable
discounts in return for a prompt payment.
16. Chúng tôi sẽ cho quý ngài thêm 7 ngày nữa để gửi tiền cho chúng tôi, sau thời gian
này vấn đề sẽ được chuyển cho luật sư chúng tôi giải quyết.

lOMoARcPSD|10832341
→ We are giving you a further seven days to send your remittance after which the matter
will be dealt with by our solicitors.
17. Chúng tôi cảm thấy đã đủ kiên nhẫn và đã xem xét rất kỹ lưỡng. Tuy nhiên, bây giờ
chúng tôi rất tiếc phải thực hiện các biện pháp để thu hồi nợ theo luật.
→ We feel we have shown reasonable patience and every consideration. However, we
must now regretfully take steps to recover payment at law.
18. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng tôi sẵn sàng cho
phép quý ngài thanh toán một nửa của khoản nợ bằng cách gửi chúng tôi hối phiếu trả
ngay và thanh toán phần còn lại bằng cách chấp nhận hối phiếu đính kèm ký phát thời
hạn 30 ngày.
→ In view of your previous custom with us we are quite willing to allow you to clear half
the balance by sending us a sight draft and clear the outstanding amount by accepting the
enclosed draft drawn at 30 days.
19. Do quy định của chúng tôi là kinh doanh dựa trên lợi nhuận thấp nên chúng tôi tiếc là
không thể dành cho quý ngài hưởng điều kiện tín dụng dài hạn được.
→ As our policy is to work on small profit margins, we regret that we cannot offer you
long-term credit facilities.
20. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì không nhận được thư trả lời của quý ngài
cho 2 lá thư của chúng tôi ngày... nhắc quý ngài về khoản nợ còn lại trị giá.
→ We are surprised and disappointed not to have received your reply to our two letters
of...reminding you of the outstanding balance of ...

lOMoARcPSD|10832341
COMPLAINT
1. It was with our regret that the case No 24 under the above mentioned order shipped on
the M.S White Queen was reported damage.
→ Chúng tôi rất tiếc rằng thùng hàng số 24 theo đơn hàng nói trên được chuyên chở trên
con tàu W. Queen được báo là bị hư hại.
2. We have passed your complaint to the firm of packers that handled this consignment
and have asked them to strengthen the material.
→ Chúng tôi đã cho chuyển thư khiếu nại của quý ngài đến công ty đã đóng gói chuyến
hàng này và đã yêu cầu họ chọn nguyên liệu tốt hơn.
3. I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect that the damage
was noticed when they were discharged at the port.
→ Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại
được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
4. We shall be very much obliged if you will keep case No…. and its contents until called
for by our forwarding agents.
→ Chúng tôi sẽ lấy làm biết ơn nếu quý ngài giữ lại thùng hàng số... và số hàng bên trong
chờ khi đại lý giao nhận của chúng tôi tới.
5. We hope that this will not occur in the future and that our next orders will be
dispatched strictly according to our wishes.
→ Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ không xảy ra trong tương lai và các đơn hàng sau
này sẽ được gửi theo đúng yêu cầu của chúng tôi.
6. After careful examination, it has been found that against 100 drums ordered and
invoiced the consignment contains only 98 drums.
→ Sau khi xem xét/ kiểm tra kỹ lưỡng, chúng tôi thấy rằng so với 100 thùng phi đặt mua
và ghi trên hóa đơn, chuyến hàng này chỉ gồm có 98 thùng.
7. We shall be very glad if you will send us replacements for the broken articles, as we
need these to complete our sales to our customers.
→ Chúng tôi sẽ lấy làm vui mừng nếu quý ngài gửi cho chúng tôi hàng thay thế cho số
hàng bị vỡ vì chúng tôi cần số hàng này để hoàn tất việc bán hàng cho khách hàng.
8. This is the third time this mistake has occurred and we are far from satisfied with the
service you offer.
→ Đây là lần thứ ba khi sai sót như vậy lại xảy ra và chúng tôi rất không hài lòng với các
dịch vụ mà quý ngài cung cấp.
9. Unless you can fulfill our orders efficiently in the future we will have to consider
changing to another supplier. Please ensure that this sort of problem does not arise again.

lOMoARcPSD|10832341
→ Trong tương lai, trừ khi quý ngài hoàn thành đơn đặt hàng, nếu không chúng tôi sẽ
phải thay đổi nhà cung cấp khác. Hãy đảm bảo rằng vấn đề này không phát sinh một lần
nữa.
10. Could you tell your dispatch department to take special care when addressing
consignments? My name and address are C. J. Schwartz, Bergstr. 101 Koln. But there is a
C. Schwartz, Bergstr. 110 Koln who also deals in electrical fittings.
→ Ông có thể yêu cầu phòng giao hàng quan tâm hơn khi giải quyết lô hàng? Tên và địa
chỉ của tôi là C. J. Schwartz, Bergstr. 101 Koln. Nhưng có một người khác cũng có tên
C.Schwartz, Bergstr. 110 Koln chuyên buôn bán thiết bị điện tử.
11. We have now checked our accounts and find that we have been sending you the
wrong statement due to a confusion in names and addresses. The database has been
adjusted and there should be no more difficulties. Please contact us again if a similar
situation arises, and thank you again for pointing out the error.
→ Hiện chúng tôi đã kiểm tra tài khoản của chúng tôi và thấy rằng chúng tôi đã gửi nhầm
bảng quyết toán cho công ty anh do nhầm lẫn về tên và địa chỉ. Dữ liệu đã được điều
chỉnh và không còn rắc rối nữa. Cứ liên hệ với chúng tôi một lần nữa nếu tình trạng
tương tự phát sinh, và cảm ơn công ty anh một lần nữa vì đã báo sai sót này cho chúng
tôi.
13. The factory has advised us that owing to an unexpected domestic demand, they have
been unable to cope with orders and are behind with some deliveries.
→ Bên nhà máy đã thông báo cho chúng tôi rằng do nhu cầu trong nước tăng ngoài mức
dự tính, họ đã không thể thực hiện được các đơn hàng và chậm giao đối với một số
chuyến hàng.
14. We would offer you as a token of goodwill the sum of US $ 1000 in full settlement of
your claim.
→ Để tỏ thiện chí, chúng tôi xin bồi thường 1000 đô la để giải quyết dứt điểm khiếu nại
của quý ngài.
15. We have closely compared the articles you returned with our samples and can see no
difference between them. Therefore, in this case we are not willing either to substitute the
articles or to offer a credit.
→ Chúng tôi đã so sánh kỹ lưỡng các món hàng công ty anh trả lại với các mặt hàng mẫu
của chúng tôi và thấy không có sự khác biệt giữa chúng. Vì vậy, trong trường hợp này,
chúng tôi không thể thay mặt hàng hoặc gửi lại tiền cho công ty anh được.
16. The paintwork on the body of the cars became discoloured because of a chemical
imbalance in the paint used in spraying the vehicles. We have already contacted our own
suppliers and are waiting for their reply. Meanwhile we are taking these models out of
production and calling in all those that have been supplied.

lOMoARcPSD|10832341
→ Lớp sơn trên phần thân xe trở nên bạc màu vì phản ứng trong thành phần hóa chất
trong sơn được sử dụng để phun xe. Chúng tôi đã liên hệ với nhà cung cấp và đang chờ
câu trả lời của họ. Trong khi đó chúng tôi ngừng việc sản xuất các mô hình sản xuất xe
này và liên hệ với tất cả những khách hàng đã được cung cấp mặt hàng này.
17. The fabric you complained about has now been withdrawn. The fault was in the
weave of the cloth, which was due to a programming error in the weaving machines. This
has now been corrected and replacement fabric will be sent to you.
→ Loại vải công ty anh phàn nàn hiện đã được thu hồi. Lỗi sản phẩm xảy ra là do kiểu
dệt, mà bắt nguồn từ lỗi lập trình ở máy dệt. Vấn đề này đã được sửa chữa và mặt hàng
vải thay thế sẽ được gửi đến cho công ty anh.
18. Our factory has now inspected the unit you returned last week, and they inform us
that the circuits were overloaded. We can repair the machine, but it will be necessary to
charge you as incorrect use of the unit is not covered by our guarantee.
→ Hiện tại nhà máy của chúng tôi đã kiểm tra các món hàng công ty anh trả lại vào tuần
trước, và qua kiểm tra, chúng tôi biết rằng mạch điện đã bị sử dụng quá tải. Chúng tôi có
thể sửa chữa lại cái máy này, nhưng chúng tôi phải tính phí sửa chữa vì nội dung bảo
hành không bao gồm việc vận hành sản phẩm không đúng.
19. Replacements for the faulty articles are on their way to you, and you should receive
them tomorrow. We are sure that you will be satisfied with them and there will be no
repetition of the faults. Thank you for your patience in this matter, and we look forward
to hearing from you again.
→ Hàng thay thế cho các các mặt hàng bị lỗi đang được vận chuyển đến công ty anh, anh
có thể nhận được chúng vào ngày mai. Chúng tôi chắc chắn rằng anh sẽ hài lòng với
những sản phẩm được thay thế vì sẽ không gặp lại khiếm khuyết như vậy nữa. Cảm ơn
công ty anh vì đã kiên nhẫn trong vấn đề này, và chúng tôi mong muốn tiếp tục liên lạc
với công ty anh.
20. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and is unlikely to occur
again. Please accept our apologies for the inconvenience.
→ Cuối cùng, chúng tôi có thể kết luận rằng đây là một sai sót hiếm có và khó có khả
năng xảy ra một lần nữa. Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này.

1. Bức thư này là để thông báo với các ngài rằng chúng tôi không nhận được tin gì của
các ngài về chuyến hàng theo đơn đặt hàng nói trên, lẽ ra chuyến hàng này phải đến chỗ
chúng tôi cách đây một tuần rồi.
→ This letter is to inform you that we have not heard from you about the consignment
under the above-mentioned order, which should have reached us one week ago.

lOMoARcPSD|10832341
2. Chúng tôi viết bức thư này để khiếu nại quý ngài về chuyến hàng xe máy kéo theo đơn
đặt hàng số HG12, mà chúng tôi chưa nhận được.
→ We are writing to complain about the shipment of the tractors under the order number
HG12, which have not received it.
3. Số hàng mà chúng tôi nhận được có chất lượng kém hơn nhiều so với mẫu của quý
ngài.
→ The goods we received are very much inferior in quality to your sample.
4. Khi chúng tôi đặt đơn hàng này với các ngài, chúng tôi nhấn mạnh rằng việc giao hàng
ngay là rất quan trọng.
→ When we placed this order with you, we stressed that prompt delivery was most
essential.
5. Điều cực kỳ cần thiết là hàng phải giao đúng thời gian; nếu không chúng tôi không thể
thực hiện được việc bán hàng của mình.
→ It is absolutely essential that the delivery should be punctual; otherwise we cannot
carry out our sales.
6. Chúng tôi thấy rằng 100 túi cà phê xuất khẩu bằng tàu Catrine bán cho chúng tôi là loại
cà phê Santos, New York loại 2, chứa một lượng lớn hạt còn non, còn vỏ, hạt bể, bị mọt
ăn và hạt hỏng và loại cà fê Santos này tương ứng với loại ¾.
→ We find that 100 bags of coffee ex S.S. Catrine sold to us as Santos Coffee, New York
type 2, contain an excessive quantity of unripe, shelly, broken, weevilly and defective
beans and corresponds to Santos Coffee, New York type 3/4.
7. Mặt hàng vải dường như được dệt không cẩn thận và có khuynh hướng biến dạng.
Chúng tôi đã gửi bằng thư riêng cho công ty của quý công ty một mẫu vải đã được cắt từ
lô hàng trước đó để quý công ty có thể so sánh hai mẫu và thấy sự khác biệt trong kết
cấu.
→ The material seems to be too loosely woven and is inclined to pull out of shape. By
separate mail we have sent you a cutting from an earlier consignment so that you can
compare the two and see the difference in texture.
8. Lô hàng theo đơn đặt hàng số 1527 của chúng tôi do tàu Sông Hương vận chuyển đã
đến cảng ngày hôm nay. Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi đã phát hiện rằng lô hàng
chứa chỉ 23.460 hộp thay vì 24.000 hộp sữa đặc đã được đặt hàng và xuất hóa đơn.
→ Your consignment under our order No 1527 carried by S.S Song Huong arrived at our
port today. After careful inspection it has been found that against 24,000 tins of
condensed milk ordered and invoiced the consignment contains only 23,460 tins.
9. Vì chúng tôi đang rất cần mặt hàng này, nên chúng tôi đã mua từ Thái Lan; Do đó,
chúng tôi yêu cầu quý công ty bồi thường khoảng tiền chênh lệch 1.000 đô la Mỹ giữa

lOMoARcPSD|10832341
giá của quý công ty và giá của nhà cung cấp mới và chúng tôi muốn quý công ty lưu tâm
hơn đến các chuyến hàng còn lại.
10. Chúng tôi lấy làm tiếc về sự chậm trễ này nhưng quý ngài sẽ nhận thấy rằng đây là do
những tình huống nằm ngoài khả năng của chúng tôi.
→ We are extremely sorry about this delay but you will realize that it was due to
circumstances beyond our control.
11. Chúng tôi đã chuyển những mẫu vải sang cho nhà máy để lấy ý kiến và đã nói với họ
về việc chúng tôi rất quan tâm đến nỗi thất vọng của công ty ngài về chất lượng sản phẩm
và rằng công ty ngài đã cung cấp vải cho các khách hàng mới.
→ We have passed them (the cuttings) on to the factory for comment and have told them
how greatly concerned we were over your disappointment in the quality and the fact that
you had supplied the cloth to new customers.
12. Họ đã rất lấy làm tiếc, và đã sắp xếp với chúng tôi để gửi hàng thay thế ngay lập tức
cho quý công ty. Hơn nữa, họ cũng đảm bảo về chất lượng của mặt hàng được gửi đi lần
này.
→ They expressed their great regret, and they have arranged with us for the immediate
dispatch of replacements. Furthermore, they guarantee the quality of the cloth now sent.
13. Nếu quý công ty đồng ý bán mặt hàng vải với chất lượng kém hơn trong đợt giao
hàng vừa rồi với mức giá tương thích, chúng tôi sẽ gửi cho quý công ty một phiếu ghi có
về chênh lệch giá trị của hai loại vải sau khi chúng tôi nghe tin từ quý công ty.
→ If you care to dispose of the interior cloth at the best price obtainable for it, we will
send you a Credit Note for the difference as soon as we hear from you.
14. Từ các chứng từ kèm theo và danh sách đóng gói, quý công ty sẽ thấy rằng số thùng
và số hộp sữa trùng khớp với con số được ghi trên hóa đơn của chúng tôi.
→ From the enclosed documents and packing list you will see that the number of cases
and the tins coincides with that invoiced by us.
15. Do đó, chúng tôi tư vấn cho quý công ty gửi đơn khiếu nại đến công ty bảo hiểm vì
theo quan điểm của chúng tôi, đây là một trường hợp mất cắp.
→ We would, therefore, advise you to address your claim to the Insurance Company as
in our opinion this is a case of pilferage.
16. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ được bồi thường đầy đủ từ công ty bảo hiểm một
cách nhanh chóng, và chúng tôi cũng tin tưởng là vấn đề sẽ được giải quyết thỏa đáng.
→ We expect you will have no difficulty in obtaining full indemnity from them, and trust
the matter will be settled to your satisfaction.
17. Một lần nữa, chúng tôi thành thực xin lỗi về những phiền hà đã gây ra cho quý ngài
và sẽ thực hiện mọi biện pháp để đảm bảo rằng sơ xuất kiểu này sẽ không tái diễn.

lOMoARcPSD|10832341
→ Once again, we apologize sincerely for the trouble caused to you, and will take all
possible steps to ensure that such mistake will not be made again.
18. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể được để ngăn chặn tình trạng này tái diễn và
sẽ gửi các đơn hàng sau này của quý ngài theo đúng yêu cầu của quý ngài.
→ We shall take all the measures possible to prevent this occurring again and dispatch
your future orders in accordance with your wishes.
19. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại
được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
→ I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect that the damage
was noticed when they were discharged at the port.
20. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại thùng hàng nói trên tùy quý ngài định đoạt, xin hãy
cho chúng tôi biết quý ngài muốn chúng tôi làm gì để xử lý lô hàng này.
→ In the meantime, we are holding the above-mentioned case at your disposal. Please let
us know what you wish us to do with it.
III. LETTER WRITING
1. Letter 1
COMPLAINT OF QUANTITY
Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại cho đồng chí biết chuyến hàng
đồ dùng bằng điện thuộc đơn đặt hàng số 2072 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.
Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một hãng Nhật Bản ngày
10-8-20… theo điều kiện CIF Hải Phòng.
Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng Hòa Liên Bang Đức cập cảng Hải Phòng
ngày 19 tháng 11, 20…
Toàn bộ đơn đặt hàng nói trên gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ
lớn kiểu 4488 và 500 chiếc TV màu 19 in kiểu 5033.
Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của VinaControl Hải Phòng
đến giám định lô hàng. Và biên bản giám định họ lập có những chi tiết sau:
a. Chuyến hàng thực chất có:
1. Tủ lạnh: 190 chiếc
2. TV: 440 chiếc màu, 60 chiếc đen trắng
3. Máy giặt: 100 chiếc
b. Tình trạng hàng hóa:
1. Tủ lạnh thiếu 100 chiếc
2. TV màu thiếu 60 chiếc
3. TV trắng đen (60 chiếc) không nằm trong đơn đặt hàng.
4. Hai máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.

lOMoARcPSD|10832341
Anh/ chị hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện này cùng với chi
tiết như đã nêu trên và khiếu nại đòi bồi thường theo hướng sau:
1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi chi phí vì ta đang
cần gấp.
2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV màu và đề nghị
Nhật cho hướng giải quyết 60 chiếc TV trắng đen theo cách:
+ Giảm giá 30%.
+ Ta bán hộ với giá cao nhất có thể được.
+ Cho người đến mang đi.
//
Dear Mr. ...,
My order No. 2027 of August 10th, 20... carried by Carl Maxstart, Federal Republic of
Germany arrived at our port, Haiphong today, November 19, 20.... However, after careful
inspection of VinaControl Hai Phong, it has been found that the shipment actually
contains (Survey report is attached below):
1. Refrigerator: 190 units.
2. TV: 440 color TV, 60 black and white TV.
3. Washing machine: 100 units.
b. Status of goods:
1. Refrigerator: 100 units missing.
2. Color TV: 60 units missing.
3. Black and white TV: (60 units) not in order.
4. The washing machine cases are broken beyond repair.
We, therefore, would like you to solve the problem as follows:

1. For the refrigerators undelivered, we shall buy the missing amount in Thailand at your
costs because we are in urgent need of them.
2. For TV, you are to send 60 missing units as quickly as possible and to 60 black and
white TV sets, we offer the following suggestions which you can decide at your disposal:
+ Accept a discount of 30%.
+ We will dispose them at the highest possible price.
+ Take them away.
Please examine the matter and arrange the shipment of the missing units as soon as
possible as we can accept them only if they arrive before the end of November.
Yours sincerely,
Incl.:

lOMoARcPSD|10832341
Survey Report ...

//
2. Letter 2
COMPLAINT OF SHORTAGE, DAMAGE
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. HCM,
điện thoại và fax: 84-8-8214356 mới nhập một lô hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng
(water heater) kiểu Heaterman 191VA theo đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH M.D
EDWARD, Finwell House, số 26 Finsbury Square, London, EC2, Vương quốc Anh về
đến cảng Sài Gòn ngày 25/6/20-. Tuy nhiên số hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc. Và cụ thể hàng hóa
trong tình trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô hàng đã được phát
hiện thấy thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình, mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14
chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu 191WH, không nằm
trong đơn hàng.
- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa được.
3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không thuộc đơn hàng này.
Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng nhập khẩu của TOCONTAP ký,
theo những hướng giải quyết như sau:
a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4 chiếc bình kiểu
191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa được, tổng cộng là 20 chiếc.
b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên không về đến
Việt Nam, TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp khác mà công ty M.D EDWARD
phải chịu mọi tổn thất phát sinh từ việc này.
c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá cao nhất có thể
được và do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu M.D EDWARD không đồng ý
với phương án này, thì cho biết ý kiến xử lý càng sớm càng tốt.
Lưu ý:
Biên bản Giám Định của SGS số 215/VCL.
Tàu chở hàng là tàu Hậu Giang.
Anh/ Chị cần bổ sung những chi tiết cần thiết để bức thư khiếu nại đầy đủ và thuyết phục
hơn.
//
Dear Ms. Van Anh,

lOMoARcPSD|10832341
We are very sorry to have to inform you that your last delivery does not match our order
No. 2315TL dated May 25, 20... which arrived at our port on June 25, 20…
According to the survey report of SGS, the shipment includes only 136 units. To be
specific, the status of goods is as follows:
1. When unloaded on the wharf, the shipment was found to lack seven cases, containing 2
per case, numbered from 08 to 15, missing a total of 14 units.
2. In the 136 units delivered:
- 4 units were not of 191VA Heaterman type, but 191WH which were not in order.
- 2 units were broken beyond repair.
3. The shipment also contains 4 unordered heaters of 191VL type.
We, therefore, would like you to solve the problem as follows:

a. Immediately send 14 units undelivered, and substitutes for the 4 thermos flask 191WH
unordered and 2 damaged units, a total of 20 units.
b. If within 45 days of the date on this letter, the aforementioned goods have not arrived
in Vietnam, we will buy them from another supplier at your cost.
c. For 4 unordered 191VL heaters, we are willing to sell them with the highest possible
prices which we, therefore, need your quotes for them; or if this suggestion is out of your
plan, could you give us your earliest settlement?
Yours sincerely,
Incl.:
Survey report issued by SGS No. 215/VCL
//
3. Letter 3
Công ty TNHH Triệu Vinh (TRIEU VINH CO., LTD), 39 Sư Vạn Hạnh, Quận 10, TP.
HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356; Giám đốc là ông Lưu Văn Dũng; ngày
15/03/20--; ký hợp đồng số No. TL. 9.3.0.92/00; mua một máy bơm bê tông mới chưa sử
dụng (concrete bump B3500 HDR-20) với công ty DIENHELM & CO. LTD.
ENGINEERING, trụ sở tại 1696, New Petchburi Road, Bangkok 10320, Thái Lan. Tổng
giá trị chiếc máy bơm này là USD200.000, với điều kiện giao hàng đến cảng Sài Gòn vào
hoặc trước ngày 15/04/20-- là ngày mà TRIEU VINH Co., LTD thanh toán trước 20%
tổng giá trị hợp đồng, phần còn lại 80% thanh toán bằng điện hối khi người mua nhận
được hàng.
Trong trường hợp nói trên có nêu rõ việc chậm giao hàng là 2% cho trọn mỗi tuần, là tiền
bồi thường thiệt hại ước tính.
Hôm nay là ngày 07/05/20--, TRIEU VINH Co., LTD vẫn chưa nhận được máy cũng như
thông báo gì của người bán về chuyến hàng nói trên.

lOMoARcPSD|10832341
Hãy viết một thư khiếu nại, gửi cho DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING để
Giám đốc Lưu Văn Dũng ký với những ý sau:
- Khi thương lượng hợp đồng cũng như các thư tín trước đó về việc mua chiếc máy này,
TRIEU VINH Co., LTD đã nói rõ rằng đây là máy mà TRIEU VINH Co., LTD nhập ủy
thác cho một công ty xây dựng ở TP. HCM để họ sửa chữa và mở rộng một bệnh viện
phụ sản tại huyện Hóc Môn, công trình này dự tính khởi công vào đầu tháng 05/20--.
Việc thiếu máy này khiến cho họ không thể tiến hành thi công được.
- Trong hợp đồng riêng giữa TRIEU VINH Co., LTD và công ty xây dựng nói trên có ghi
rõ TRIEU VINH Co., LTD sẽ thuê máy để đảm bảo tiến độ thi công của họ nếu thực tế
xảy ra việc chậm giao. Vì vậy, ngày 29/04/20--, công ty đã phải thuê máy bơm với một
doanh nghiệp khác với chi phí 200 đô la một ngày trong hai tuần. Thiệt hại trong việc này
lên tới 2400 đô la.
- TRIEU VINH Co., LTD gửi kèm 02 hợp đồng nói trên và yêu cầu DIENHELM &
CO., LTD. ENGINEERING bồi thường trước bằng điện hối vào tài khoản của công ty tại
ngân hàng Vietcombank, TP. HCM.
- Đề nghị DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING cho biết càng sớm càng tốt
khi nào hàng sẽ về đến cảng Sài Gòn.
- Do việc chậm giao nói trên, TRIEU VINH sẽ buộc phải khấu trừ vào giá hợp đồng theo
tỷ lệ phạt trên căn cứ vào thời hạn chậm giao thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng không về được
Việt Nam trước ngày 30/05/20--, căn cứ vào điều khoản “chấm dứt hợp đồng do chậm
giao hàng” trong hợp đồng 2 bên ký, TRIEU VINH sẽ buộc phải chấm dứt hợp đồng này
và DIENHELM phải hoàn trả lại số tiền trả trước cùng với mọi tổn phí phát sinh khác.
- Yêu cầu DIENHELM sớm cho biết ý kiến vì TRIEU VINH cho rằng DIENHELM cũng
không muốn để vấn đề diễn biến đến mức như vậy.
//
Dear ...
We are writing to you with reference to the contract No. TL. ... in which we would like to
buy a new concrete pump B3500 with you at the cost of $200.000, which is to be
delivered at the latest April 15. 20... at Saigon port.
Today, it is May 7, 20... when we have not received any advice from you on the machine
mentioned in the contract above.
In negotiating contracts as well as previous correspondence about purchasing this

machine, we did make it clear that this was a machine that we entrust a construction
company in HCM City for their repair and expansion of a maternity hospital in Hoc Mon
district. This project was planned to start in the early May 05, 20--. Without this machine,

lOMoARcPSD|10832341
it would be impossible for them to carry out the construction.
Another separate contract between us also clearly specifies that we will rent a machine to
ensure their construction schedule if delayed delivery occurred. Thus, on April 29, 20--,
we had to hire a concrete pump with another business at the cost of $200 a day for two
weeks, leading to the damages in this case up to 2400 dollars.
The two contracts mentioned above are being enclosed below, requiring an advanced
compensation credited into our account at Vietcombank, HCM City.
Could you let us know as soon as possible when the shipment will arrive at the port of
Saigon?
Due to the delayed delivery referred to above, a deduction will be implemented to the
contract price on a pro rata basis of actual delivery lateness/ tardiness. However, if the
cargo does not reach Vietnam before May 30, 20--, pursuant to the terms "termination of
contract due to delayed delivery" mutually made and signed in the contract, we have no
better alternative than cancelling the contract and a refund of upfront must be reimbursed
together with all other costs and expenses incurred.
We would like to receive your earliest responses as we ourselves never expect such a
situation to occur, which has negative effects on our long-term business relationship.
Yours sincerely,
Incl.:
- 02 contracts
//
4. Letter 4
Công ty TNHH Thành Công đặt mua 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 và 2.000 chiếc hiệu ZM
340 của công ty SANKEY, Nhật Bản, theo đơn hàng số TTN/012, do con tàu Orient
chuyên chở, cập cảng Sài Gòn ngày hôm qua. Tuy nhiên khi làm thủ tục thông quan tại
cảng, công ty đã phát hiện chỉ có 1.500 bộ bếp ga ZM 340 được giao, thiếu 500 bộ. Trong
3.000 bếp ga hiệu ZM 304 nhận được, có 200 bộ bị hư hỏng nặng không thể sửa chữa
được. Anh/ Chị hãy viết một thư khiếu nại, giúp Giám đốc công ty Thành Công, ông Lê
Hải, với nội dung trên và đưa ra giải pháp thích hợp cho lô hàng trên. Chú ý một số điểm
sau:
1. Khi phát hiện hàng thiếu, ta đã mời đại diện của VINACONTROl Tp.HCM để giám
định và lập biên bản lô hàng trên. Nguyên nhân hàng thiếu và bị hư hỏng được kết luận là
do sơ suất của người bán trong quá trình xếp hàng vào công ten nơ tại kho.

lOMoARcPSD|10832341
2. Đề nghị phía SANKEY gửi gấp số tiền là 120.000 USD bằng điện chuyển tiền vào tài
khoản của công ty Thành Công tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại
Tp.HCM, coi như đây là số tiền bồi thường cho việc giao hàng thiếu với mọi chi phí do
người bán chịu.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của
một thư khiếu nại. Bắt đầu thư bằng Dear Mr. Suzuki.
//
Dear Mr. Suzuki
I am writing to you to complain about the shipment of gas cookers (3000 typed ZM 304
and 2000 ZM 340) under the order No. TTN/012, transported by Orient arriving at
Saigon yesterday.
However, in customs clearance at the port, it has been found that only 1,500 sets of gas
stove ZM 340 was delivered, missing 500. In 3000 gas stoves ZM 304 received, 200 sets
have been badly damaged beyond repair. This case is authenticated and recorded by
VinaControl. The principal cause of the missing and damaged goods came from the
negligence of the Seller in loading the goods at the warehouse.
Please examine the matter and settle the trouble without delay. Moreover, it is urgent that
an amount of $120.000 must be credited on our account by telex through Foreign Trade
Bank, Vietnam as compensation for the missing and damaged goods.
Yours sincerely,
Incl.:
Survey Report No. ...
//
5. Letter 5
Hãy viết 1 thư khiếu nại gửi công ty SEUNGWOO, Hàn Quốc do hàng thiếu sử dụng
những thông tin gợi ý sau:
- Đơn hàng số 777 hỏi mua 200 tấn xi măng trắng
- Công ty anh/chị đã nhận telex ngày 27 tháng 5 về ngày tàu đến
- Khi công ty kiểm tra hàng hóa, phát hiện 70 bao bị bung và phần hàng bên trong ước
tính 700kg đã bị thất thoát không thể phục hồi cho mục đích sử dụng ban đầu.
- Tiến hành khảo sát phát hiện thất thoát là do bao bì không đủ chuẩn
- Anh/ Chị viết thư khiếu nại đòi bồi thường cho phần hàng bị thiếu và phí giám định liên
quan; không chấp nhận gửi hàng thay thế.

lOMoARcPSD|10832341
- Gửi kèm biên bản giám định No 77AA để chứng minh

Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của
một thư khiếu nại.
//
Dear ...
I received a consignment of white cement under the order No. 777 yesterday, May 27,
20.... However, in the inspection of the goods, it was discovered that 70 bags were
opened with an estimated 700 kg loss without being restored to the original purpose. The
cause of the damage was concluded to originate from below standard packaging.
We are to be compensated for the lost goods and the inspection costs and expenses
incurred without accepting any replacement.
We are looking forward to your early response to this case.
Yours sincerely,
Incl.:
Survey Report No. 77AA

Commercial Correspondence Key

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Commercial Correspondence Key

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Commercial Correspondence Key

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

lOMoARcPSD|10832341

Commercial Correspondence KEY

Market Leader (Đại học Sư phạm Hà Nội)

StuDocu is not sponsored or endorsed by any college or university

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Dear Sirs / Madams

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Dear Mr. Morreau

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Dear Sir / Madam

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

REPLIES & QUOTATION

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

We look forward to your first order.

Dear Mr. Stuart

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Dear Mr. Crane

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

II. Vietnamese – English

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

→ To minimize possible damage in transit, the goods are required to be packed in

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

III. LETTER WRITING

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Commodity: Dehumidifier, model..., made in...

We look forward to receiving your early confirmation to this order.

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Dear Mr. Samuel

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

1. Commodity: fancy rush mats.

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

→ We wrote to you on 3 March concerning our January statement which is still

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)

II. Vietnamese – English

Downloaded by Trinh Khánh (nguyenkhanhtrinh285@gmail.com)