Professional Documents
Culture Documents
Chuong 3 - Các bước tiến hành kiểm toán môi trường
Chuong 3 - Các bước tiến hành kiểm toán môi trường
CTKT là tập hợp một hay nhiều cuộc KT được hoạch định cho
một khoảng thời gian nhất định
Được lập dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận của
bên được kiểm toán;
Bao gồm đầy đủ các chi tiết cần thiết cho cuộc kiểm toán đó.
1. QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN
1.2. Kế hoạch kiểm toán
Ví dụ:
Lịch trình, nội dung kiểm toán của mỗi đơn vị;
Ví dụ kiểm toán yêu cầu 4.5.4 (yêu cầu của ISO 14001:2010):
Kiểm toán việc xác định các hồ sơ kiểm soát trong HTQLMT
của đơn vị;
Ví dụ kiểm toán yêu cầu 4.5.4 (yêu cầu của ISO 14001:2010):
Ví dụ kiểm toán yêu cầu 4.5.4 (yêu cầu của ISO 14001:2010):
Kiểm toán việc quản lý hồ sơ thực tế so với các quy định của
quy trình…
Kiểm tra thực hiện quy định và hủy bỏ hồ sơ hết hạn lưu trữ.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2.1 Chuẩn bị kiểm toán
c. Xem xét tài liệu:
Mục đích:
Xem xét tính đầy đủ so với yêu cầu của tiêu chuẩn
Các lưu ý:
Xem xét những thay đổi so với cuộc kiểm toán trước
Tài liệu được xem xét cả trong quá trình kiểm toán tại chỗ.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2.1 Chuẩn bị kiểm toán
d. Chuẩn bị phiếu kiểm toán
Ưu điểm:
Xác định được những quá trình đáng được quan tâm nhất hệ
thống.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2.1 Chuẩn bị kiểm toán
d. Chuẩn bị phiếu kiểm toán
Ưu điểm:
Đảm bảo tiến độ và nội dung của chương trình kiểm toán.
Dùng để tham khảo khi chuẩn bị cho cuộc kiểm toán tiếp
theo.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2.1 Chuẩn bị kiểm toán
d. Chuẩn bị phiếu kiểm toán
Nhược điểm:
Lập phiếu kiểm toán cho mỗi quá trình được kiểm toán.
Phân bố thời gian và tập trung vào những yếu tố quan trọng
khi lập phiếu kiểm toán.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2.1 Chuẩn bị kiểm toán
d. Chuẩn bị phiếu kiểm toán
Tham khảo:
Ví dụ:
Tham khảo:
Ví dụ:
Tham khảo:
Các thỏa thuận khi hợp đồng
Ví dụ: Phiếu kiểm toán dạng chi tiết (hoạt động kiểm soát thiệt
bị đo môi trường)
Phương pháp nào được sử dụng để kiểm soát việc hiệu chỉnh
các thiết bị đó?
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2.1 Chuẩn bị kiểm toán
d. Chuẩn bị phiếu kiểm toán
Một số dạng phiếu kiểm toán phổ biến
Ví dụ:
Những thiết bị mà kết quả hiệu chuẩn là không đạt yêu cầu sẽ
được xử lý như thế nào?
Ví dụ: Phiếu kiểm toán dạng gạch đầu dòng (kiểm soát tài liệu)
Quy trình bằng văn bản để kiểm soát tài liệu
Phê duyệt tài liệu
Việc cập nhật
Nhận biết thay đổi
Phiên bản
Dễ đọc và dễ truy cập
Kiểm soát tài liệu bên ngoài
Kiểm soát tài liệu lỗi thời
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
Các bước tiến hành kiểm toán:
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.1 Họp khai mạc
Mục đích:
Tóm tắt các phương pháp và thủ tục tiến hành kiểm toán
Thiết lập các đầu mối liên hệ giữa đoàn kiểm toán và các bộ
phận được kiểm toán.
Xem xét “Sơ đồ quá trình” để xác định mối liên quan của các
quá trình;
Xem xét các yêu cầu đầu vào – đầu ra của quá trình.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Phỏng vấn
Quan sát
Ví dụ: (5W +1H) sử dụng khi cần tìm hiểu một hoạt động/một
quá trình cụ thể.
Anh/chị có thể cho biết việc đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu
môi trường được thực hiện như thế nào?
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Sử dụng các câu hỏi trong kiểm toán:
Ví dụ: Dạng câu hỏi có/không: sử dụng khi cần thông tin chính
xác
Anh/chị có định kỳ kiểm tra các thông số môi trường không?
Luôn đặt dạng câu hỏi mở (5W1H)
Ai làm (who) ?
Làm gì (what)?
Ở đâu (where)?
Khi nào (when)?
Tại sao (why)?
Như thế nào (how)?
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Việc hỏi có thể bắt đầu bằng đề nghị người được hỏi mô tả về
công việc hiện tại.
Có thể đặt câu hỏi về kiểm soát công việc từ khâu đầu đến
khâu cuối của một quá trình, hoặc đặt câu hỏi từ xem xét một
bộ hồ sơ kết quả công việc.
Có thể đặt cùng một câu hỏi với nhiều người tham gia xử lý
công việc ở các cấp và bộ phận khác nhau.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Một số ví dụ:
Anh/chị phải làm gì … nếu nhà thầu không tuân thủ yêu cầu
môi trường?
Hỏi chuyện trực tiếp những người thuộc phạm vi kiểm toán;
Không đặt câu hỏi hướng sai lỗi hay trách nhiệm cá nhân;
Tạo cảm giác thoải mái cho người được kiểm toán;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Lưu ý khi phỏng vấn, hỏi chuyện:
Tóm tắt kết quả kiểm toán với người được hỏi;
Chú ý cử chỉ, điệu bộ, khoảng cách với người được phỏng
vấn;
Cảm xúc của người được phỏng vấn (ví dụ: đỏ mặt, lầm lì,…).
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Lưu ý khi phỏng vấn, hỏi chuyện:
Giọng nói, cách sử dụng từ ngữ của người được phỏng vấn;
Hỏi các vấn đề cụ thể liên quan đến công việc của họ;
Chọn người trực tiếp liên quan đến khía cạnh môi trường
đáng kể;
Xuôi chiều:
Ngược chiều:
Hãy luôn tập trung quan sát vào các điểm nhạy cảm môi
trường;
Quan sát tình hình sử dụng năng lượng, thiết bị điện, quá
trình cháy;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Quan sát:
Quan sát các loại chất thải phát sinh (rắn, lỏng, khí);
Quan sát tình hình quản lý và kiểm soát chất thải (các loại
thùng đựng chất thải, màu sắc kích cỡ, tem nhãn…);
Ống khói, thiết bị xử lý khí thải, điểm xả thải, màu sắc chất
thải;
Các đường ống thoát nước mưa, nước thải, các điểm đấu nối;
Hãy chú ý đến mùi, màu sắc và âm thanh của khu vực được
kiểm toán;
Hãy cảm nhận của mình để đánh giá điều kiện vi khí hậu ở đó;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Phương pháp lấy mẫu dữ liệu, kiểm tra hồ sơ
Lấy mẫu kiểm tra các vấn đề QLMT theo trình tự và mạch
công việc;
Lấy mẫu kiểm tra các vấn đề QLMT vào các tháng cao điểm
sản xuất;
Lấy mẫu hồ sơ, dữ liệu vào các thời điểm khác nhau;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Phương pháp lấy mẫu dữ liệu, kiểm tra hồ sơ
Độ dày của mẫu (có thể lấy các hồ sơ làm cách đó ít nhất 1-2
năm về trước và hiện tại);
Kết hợp với các thông tin mà bạn quan sát và phỏng vấn
được để tìm các điểm “nhạy cảm” về môi trường;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Phương pháp lấy mẫu dữ liệu, kiểm tra hồ sơ
Năng lượng
Nước
Với tổng sản phẩm định mức sản xuất và năng lượng chất thải
phát sinh ra.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Phương pháp lấy mẫu dữ liệu, kiểm tra hồ sơ
Kết luận thanh kiểm tra của các cơ quan chức năng nhà nước
về việc tuân thủ pháp luật bảo vệ môi trường ở đó.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.2 Kiểm toán tại hiện trường
Phương pháp lấy mẫu dữ liệu, kiểm tra hồ sơ
Hãy kiểm tra đối chiếu lại với bản Đánh giá tác động môi
trường;
Hãy kiểm tra đầu vào (lượng hóa chất sử dụng, thời gian vận
hành các hệ thống xử lý,…) và nhật ký vận hành;
Hãy lắng nghe báo chí, cộng đồng xung quanh nói gì về công
ty;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.3 Lập báo cáo kiểm toán
a. Báo cáo không phù hợp
Sự không phù hợp là sự không đáp ứng một yêu cầu.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.3 Lập báo cáo kiểm toán
a. Báo cáo không phù hợp
Không tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.3 Lập báo cáo kiểm toán
a. Báo cáo không phù hợp
Không tuân thủ các thủ tục/qui định//hướng dẫn quản lý môi
trường/chất lượng do chính tổ chức lập ra;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.3 Lập báo cáo kiểm toán
a. Báo cáo không phù hợp
Phương pháp trình bày phát hiện và báo cáo về sự không phù
hợp
1. Mở đầu
3. Tham chiếu đến các thủ tục/qui định và điều khoản tiêu chuẩn
liên quan (yêu cầu → vi phạm → phát hiện → bằng chứng).
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.3 Lập báo cáo kiểm toán
a. Báo cáo không phù hợp
Phương pháp trình bày phát hiện và báo cáo về sự không phù
hợp
Ví dụ về báo cáo không phù hợp:
Đầy đủ
Chính xác
Dể hiểu đối với lãnh đạo của tổ chức, bên được kiểm toán,
các kiểm toán viên khác thực hiện cuộc kiểm toán sau này.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.3 Lập báo cáo kiểm toán
b. Báo cáo kiểm toán
Nội dung báo cáo kiểm toán nội bộ:
1. Mở đầu:
- Tổng hợp các phát hiện, phân loại/thống kê các sự không phù
hợp đã phát hiện;
- Tập hợp các báo cáo không phù hợp đã lập trong quá trình
kiểm toán;
Các nhà quản lý, nhân viên chủ chốt đại diện bên kiểm toán;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.4 Họp bế mạc kết thúc
c. Họp trước bế mạc
Các nhóm kiểm toán họp riêng, kiểm toán viên trưởng chủ trì;
Trưởng nhóm/kiểm toán viên tổng hợp báo cáo và gửi lên
Trưởng đoàn kiểm toán;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 2 Tiến hành kiểm toán
2.2.4 Họp bế mạc kết thúc
d. Diễn biến cuộc Họp
Trưởng đoàn trình bày tổng hợp các kết quả kiểm toán;
Chú ý: nên tránh những tình huống dẫn đến tranh luận;
Mục đích:
Hiện tượng:
Không kiểm toán mục tiêu/chỉ tiêu của từng đơn vị;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 3 Hành động tiếp theo
Hiện tượng:
Không kiểm toán kết quả của các hoạt động kiểm toán khác;
Không xác nhận hiệu lực của hành động khắc phục.
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 3 Hành động tiếp theo
Hậu quả:
Không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn – không chủ động về lịch
kiểm toán;
Không xác định được hiệu lực/hiệu quả của việc cải tiến quá
trình;
2. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN
2. 3 Hành động tiếp theo
Hậu quả:
Không cải tiến được hoạt động, lỗi tiếp tục xảy ra;