ERP System

System Blueprint

Module Series:
(ERP System)

Prepared for:

PT. SINAR BACAN KHATULISTIWA

(Version #1)
(August 21th, 2017)

Prepared by:

Sandy Purnomo,
Nizar Suryaman
Document Control
Document History
Version Date Author Description
1.0 August 29th, Initial Document
2017

Document Distribution
# of Description Location
Copy
1 set PT. Sinar Bacan Khatulistiwa
Approval e-Procurement
By signing this document, signifies your acceptance of this Blueprint System. Signing
this document also indicates approval of the needs and solutions offered and the impact
on the continuation of this project stage.

Signature for PT. Bank ANZ Indonesia

Name Project Role Position Date Signed
FALLENTINO Steering
Procurement
SUKATENDEL Committee
M. DIDIK SUSANTO PM Procurement

BUDI SETIAWAN IT PM IT

Signature for PT. ITPI Technology

Name Project Role Date Signed

SANDY PURNOMO PM

Procurement
NIZAR SURYAMAN
System Analyst

Account Payable
ARY STYA
System Analyst
Table of Contents
Approval e-Procurement 2
Table of Contents 3
1. Supplier Management 5
1.1. New Supplier Registration via RFQ/RFP Form 6
1.1.1. Description and Flowchart 6
1.1.2. Screenshot 10
1.2. New Supplier Registration for Non Compliance 15
1.2.1. Description and Flowchart 15
1.2.2. Screenshot 19
1.3. Verification Data Process 23
1.3.1. Description and Flowchart 23
1.3.2. Screenshot 25
1.4. Supplier Data Change Request 32
1.4.1. Description and Flowchart 32
1.4.2. Screenshoot 34
1.5. Supplier Reset Password 38
1.5.1. Description and Flowchart 38
1.5.2. Screenshoot 40
1.6. Supplier Changes Username 41
1.6.1. Description and Flowchart 41
1.6.2. Screenshot 43
1.7. Supplier Data Management 44
1.7.1. Description 44
1.7.2. Screenshoot 45
2. Transaction Management 46
2.1. Transaction Process 47
2.1.1. Description and Flowchart 47
2.1.2. Screenshoot 62
2.2. PR Approval 77
2.2.1. Description and Flowchart 77
2.2.2. Screenshoot 78
3. Contract Management 79
 3.1. Contract Management Process 80
3.1.1. Description and Flowchart 80
3.1.2. Screenshot 83
4. Master Data 90
4.1. Master User Access Management 90
4.1.1. Description and Flowchart 90
4.1.2. Screenshoot 91
5. Account Payable Module 95
5.1. Receiving Invoice 97
5.1.1. Description and Flowchart 97
5.1.2. Screenshot Receive Invoice Form 98
5.2. Payment Authorization 99
5.3. Payment Authorization Form 101
5.3.1. Description and Flowchart 101
5.3.2. Screenshot Payment Authorization Form 103
5.4. Complete PAF Flowchart 104
6. IT Infrastructure Design 105
I. Sales Module

● Sales module merupakan module pada ERP System yang digunakan untuk
mengakomodir seluruh aktivitas penjualan PT. Sinar Bacan Khatulistiwa
ke dalam sistem sehingga proses penjualan dapat lebih cepat dan efisien.
● Modul sales ini terdiri dari beberapa sub modul, antara lain :
○ Customer Data Management
○ PO Customer
○ Sales Order
○ Delivery Order
○ Delivered Items
○ Invoice
○ Approval

1.1. Customer Data Management

1. Customer data management adalah modul yang digunakan untuk

mengelola data customer. Dimulai dari input data customer dan
pembagian ke marketing sampai dengan pengelolaan transaksi masing-
masing customer.
2. Input data customer dilakukan oleh IT dengan 2 metode yaitu :
- Input melalui template excel yang disediakan oleh system
- Input melalui Menu New Data Customer
3. Input data melalui template excel dapat dilakukan apabila data customer
banyak dan tidak memungkinkan untuk dilakukan input satu per satu.
4. Input data customer melalui menu New Data Customer dilakukan apabila
data customer tidak banyak.
5. Pada saat input data customer baik melalui template maupun menu input
data, terdapat kolom data yang wajib diisi antara lain :
- Nama Perusahaan,
- Alamat Perusahaan,
- Nomor telpon perusahaan,
 - Kontak personal, dan
- Email perusahaaan.
6. Data tersebut wajib dilengkapi untuk dapst masuk ke database sistem.
7. Sistem akan secara otomatis melakukan query untuk mencocokkan data-
data tersebut apabila ditemukan kemungkinan data double akan ditandai
oleh sistem.
8. Atas data yang double tersebut user dapat melakukan pemeriksaan dan
penghapusan data apabila diperlukan.
9. Pada database customer, data customer akan dibedakan menjadi 2 jenis
yaitu customer tetap dan customer tidak tetap.
10. Customer tetap merupakan data customer yang sudah melakukan
transaksi dengan PT. Sinar Bacan Khatulistiwa sedangkan customer tidak
tetap adalah data customer yang baru diinput atau yang belum
melakukan transaksi dengan PT. Sinar Bacan Khatulistiwa.
11. Customer tidak tetap dapat dihapus dari data customer sedangkan
customer tetap tidak dapat dihapus dari data customer.
12. Sistem akan secara otomatis melakukan assignment/pembagian data
customer kepada user marketing.
13. Marketing akan menerima notifikasi melalui email data customer baru
yang harus dilakukan prospecting.
14. Pada modul Customer Data Management ini pula sistem akan membuat
template penawaran harga yang dapat dikirimkan oleh user marketing
kepada customer setelah melalui approval Manajer Marketing.
15. Permintaan approval kepada manajer marketing dikirimkan oleh sistem
sebuah notifikasi melalui email.
16. Manajer marketing melakukan approval melalui sistem dengan klik link
yang disertakan pada email notifikasi tersebut yang kemudian
mengarahkan ke login aplikasi dan menuju ke halaman approval yang
dimaksud.
17. Setelah disetujui oleh manajer marketing, penawaran akan langsung
terkirim ke alamat email customer.
18. Marketing dapat melihat daftar penawaran yang telah disetujui dan
mencetak penawaran tersebut untuk dilakukan pengiriman melalui fax
atau secara langsung bertemu ustomer.
19. Apabila penawaran ditolak oleh manajer marketing, maka manajer
marketing wajib untuk memberikan alasan penolakan tersebut dan
marketing akan menerima notifikasi dari sistem sehingga dapat melihat
data penawaran yang ditolak oleh manajer marketing beserta alasan
penolakannya.

1.2. PO Customer

1. Modul PO customer adalah modul yang digunakan untuk mengelola

seluruh data PO dari customer ke PT. Sinar Bacan Khatulistiwa.
2. Pada modul ini, PO dari customer ke PT. Sinar Bacan Khatulistiwa harus diinput ke
dalam sistem agar sistem dapat memonitoring dan melakukan tracking terhadap
setiap PO yang diinput.
3. Data PO yang perlu diinput ke dalam sistem antara lain :
a. Nama Perusahaan (customer)
b. NPWP Perusahaan (customer)
c. Tanggal PO
d. Tanggal permintaan pengiriman
e. Mata uang yang digunakan
f. PPN/Non PPN
g. Term of Payment
h. Tanggal valid PO
i. Data PO - Produk, quantity, harga satuan & total harga
4. Data-data tersebut wajib dilengkapi untuk dapat diproses.
5. Untuk data nomor NPWP perusahaan customer akan mengupdate database
customer dan secara otomatis data customer ditandai sebagai customer tetap.
6. Nomor NPWP perusahaan customer diperlukan agar data customer dipastikan unik
dan tidak terjadi double data.
7. Setelah data PO customer tersimpan maka dapat digunakan selanjutnya untuk
membuat Sales Order.

1.3. Sales Order

1. Modul ini merupakan kelanjutan proses penjualan dari PO customer yang sudah
diterima dibuatkan sales order.
2. Sales order berfungsi untuk menerima order dari customer dan memeriksa
ketersediaan item yang diminta oleh customer pada stok gudang produk.
3. Sistem akan memberikan notifikasi perbandingan jumlah produk yang tersedia di
gudang dengan yang diminta pada Sales Order.
4. Data yang harus dilengkapi pada form Sales Order antara lain :
a. Nomor PO (PO Customer yang sudah diinput sebelumnya)
b. Tanggal SO
c. Alamat pengiriman
d. Alamat invoice
e. Detail produk yang akan dikirim
5. Pada saat input/memanggil data Nomor PO Customer, semua data pada PO akan
dipanggil pada form SO.
6. Quantity produk dapat lebih kecil dari jumlah yang diminta pada PO untuk
pengiriman secara partial.
7. Sales Order yang telah dibuat oleh user marketing selanjutnya akan tersimpan pada
data sales order dan dapat diproses pengiriman jika stok produk tersedia.

1.4. Delivery Order

1. Modul form Delivery Order digunakan untuk menerbitkan Surat Jalan pengiriman
barang ke customer.
2. Delivery Order dibuat mengacu pada data PO dan Sales Order yang telah dibuat
sebelumnya.
3. Pada saat input data Delivery Order harus melengkapi data sebagai berikut :
a. Nomor SO
b. Tanggal Pengiriman
c. Ekspedisi
d. Nama supir
e. Data kendaraan
f. Detail pengiriman berisi data barang yang dikirim dan quantitynya
4. Setelah dibuat, DO harus disetujui oleh Manajer Marketing, diverifikasi oleh Kepala
Administrasi dan terakhir disetujui oleh Direktur Cabang.
5. Approval dan verifikasi dilakukan secara berurutan dan tidak bisa melewati urutan
tersebut.
6.