Commercial Correspondence Unit 7: Complaints and Adjustments

Complaints and adjustments

Exercise: Make the following sentences more polite.
1. You must correct your mistake as soon as possible.
_______________________________________________________________________
2. You made an error on the statement.
_______________________________________________________________________
3. You don’t understand the terms of discount. We told you to deduct discount from net
prices, not CIF prices.
_____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
4. It is not our fault. It is probably the fault of your despatch department.
_______________________________________________________________________

Practice 1: Letter writing

C«ng ty Nam ViÖt, ®Þa chØ giao dÞch 50 Trêng Chinh Hµ Néi ®Æt mua 1000 bé
g¬ng soi cña c«ng ty Pyramid ®Þa chØ 235 High Streets, Singapore 20073 theo Hîp
®ång nhËp khẩu sè HĐ107/05.
Sè hµng trªn ®îc ®ãng trong một container ®· ®Õn c¶ng H¶i Phßng ngµy 5 th¸ng 1.
C«ng ty Nam ViÖt ®· lµm thñ tôc nhËn hµng t¹i c¶ng. Khi më container ®· ph¸t
hiÖn trong sè 100 hép carton th× cã tíi 20 hép cã hµng vì. Sè hµng vì ước tÝnh
khoảng 15% trÞ gi¸ l« hµng, t¬ng ®¬ng 2,500 USD. Anh /ChÞ h·y th¶o gióp «ng
Gi¸m ®èc 1 bøc th khiÕu n¹i gåm néi dung:
• Nªu râ qu¸ tr×nh nhËn hµng, kiÓm tra hµng ho¸ cã mÆt H¶i quan vµ ®¹i diÖn
C«ng ty Gi¸m ®Þnh Vina Control. KÕt qu¶ gi¸m ®Þnh cho thÊy viÖc hµng vì
x¶y ra trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn vµ do bao b× kÐm chÊt lîng, kh«ng phï hîp
víi hµng dÔ vì, ngêi b¸n ®· kh«ng lµm ®óng c¸c chØ thÞ vÒ bao gãi do ngêi mua
quy ®Þnh tríc khi göi hµng. Do vậy lçi lµ cña ngêi b¸n.
• §Ò nghÞ ngêi b¸n chuyÓn ngay kho¶n tiÒn båi hoµn lµ 2,650 USD b»ng ®iÖn
chuyển tiền vµo tµi kho¶n cña C«ng ty Nam Việt t¹i Ng©n hµng C«ng Th¬ng, sè
tµi kho¶n nh ghi trong hîp ®ång, trong ®ã tæng gi¸ trÞ thiÖt h¹i lµ 2,500 USD,
tiÒn phÝ gi¸m ®Þnh lµ 150 USD.
• Göi kÌm c¸c chøng tõ cÇn thiÕt ®Ó chøng minh cho khiÕu n¹i.
• Lu ý ngêi b¸n khi lµm hµng chó ý ®ãng gãi bao b× cÈn thËn v× lµ hµng thuû
tinh dÔ vì.

Practice 2
1
Commercial Correspondence Unit 7: Complaints and Adjustments
1. Chúng tôi rất tiếc không thể bố trí giao hàng thay thế trong khoảng thời gian các ngài
yêu cầu được; chúng tôi sẽ hoàn trả các ngài số tiền bằng điện hối.
2. Chúng tôi lấy làm tiếc khi biết tin một phần lô hàng số PK1953 chúng tôi gửi cho ông
tháng trước đã bị hư.
3. Ông sẽ thấy kèm theo đây là danh sách các món hàng bị hư và bị mất. Các thùng hàng
này sẽ được để riêng ra cho đến khi chúng tôi nhận được thông báo của ông.
4. Nếu chúng tôi không nhận được các linh kiện này trong vòng 5 ngày nữa, khách hàng
của chúng tôi sẽ huỷ đơn đặt hàng và đặt ở nơi khác, và nếu xảy ra bất kỳ thiệt hại nào
vì việc giao hàng chậm chễ này chúng tôi sẽ đưa ra pháp luật.
5. Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán lẻ được cho dù có giảm giá đi
chăng nữa nên chúng tôi muốn hỏi các ngài xem các ngài có muốn chúng tôi gửi hàng
trả lại hay giữ hàng để kiểm định.

Practice 3
Công ty của anh/chị, Công ty TNHH Công nghệ cao (High Technology Co. Ltd.) số 36 Bà
Triệu, Hà nội, điện thoại & fax: 048-38269743, nhận được lô hàng 500 máy điều hoà nhiệt
độ loại AL309, của công ty TNHH Brexport, địa chỉ West House, 12 Green Lane, Luân
Đôn WC 209, Vương Quốc Anh theo đơn đặt hàng số 479NQ , chở trên tàu Hoa Sen Trắng
cập cảng Hải Phòng ngày 15/12/20__ trong tình trạng thiếu và hư hại.
Khi phát hiện hàng bị thiếu và hư hỏng, công ty anh/ chị đã cho mời đại diện của
Vinacontrol Hải Phòng đến giám định và kết quả giám định như sau:
• Giao thiếu 5 máy điều hoà;
• 3 máy bị hỏng nặng không chạy được do bao bì kém chất lượng bị vỡ trong khi vận
chuyển;
Anh chị hãy viết một bức thư cho Brexport thông báo cho họ biết tình trạng này và đề nghị
hướng giải quyết như sau:
• Đối với số hàng bị thiếu, đề nghị Brexport gửi gấp số hàng thiếu đó, muộn nhất vào
ngày 05/03/20__; vì số điều hoà này được đặt cho một khách sạn 5 sao cách Hà nội 4
km về phía Nam dự định khánh thành vào cuối tháng 3 năm 20__.
• Đối với 3 chiếc máy hỏng do bị vỡ hòm, công ty anh/chị giữ lại để tuỳ Brexport định
đoạt (họ có thể hoặc cho người đến mang đi hoặc gọi thợ đến sửa rồi bán rẻ) và đề nghị
Brexport hoàn trả lại cho công ty số tiền USD2,730 (USD910/chiếc) là số tiền bồi
thường bằng điện chuyển tiền vào tài khoản của Công ty TNHH Công nghệ cao tại
Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội với mọi chi phí do người bán chịu.
• Göi kÌm c¸c chøng tõ cÇn thiÕt và ảnh chụp số hàng hỏng ®Ó chøng minh cho khiÕu
n¹i.

Practice 1

2
Commercial Correspondence Unit 7: Complaints and Adjustments
Nam Viet Co., Ltd.
50 Truong Chinh Street, Hanoi, Vietnam
Your Ref:
Our Ref: NP/26
Date: _________
Pyramid Co.
235 High Street
Singapore 20073

Dear Mr Smith
Re: Contract No. HD107/05
We are writing with reference to the above contract covering a purchase of 1,000
mirrors packed in one container, which arrived at Hai Phong port on 5 January 2011.

(We received the consignment of 1,000 mirrors packed in one container against the
above contract, which arrived at Hai Phong port on 5 January 2011.)

However, on unpacking the container under the supervision of the Customs and local
Vinacontrol’s representatives, it was found that out of 100 cartons, 20 had
(contained) broken goods, estimated at about 15% of the contract value, equivalent to
US$2,500.00 ( an equivalence of US$2,500.00).
We proceeded to have a Survey Report made and it confirmed our findings that this
problem arose in transit (during transportation) and resulted from substandard (poor)
packages which are not suitable for fragile goods. It appears that the packaging was
not in conformity with our packing instructions sent to you before shipment.
On the strength (basis) of the Survey Report we would like to lodge (register) our
claim as follows:
+ Damaged goods value: US$ 2,500.00
+ Inspection fee: US$ 150.00
+ Total claim: US$ 2,650.00
Would you please pay the above sum by T/T to our account at Vietinbank on account
No. … stated in the contract.
We would like you to pay due (proper) attention to the packaging of this
consignment as it contains fragile glass items.
We look forward to your early settlement for this claim.
Yours sincerely
3
Commercial Correspondence Unit 7: Complaints and Adjustments
(Signed)
Nguyen Phuong
Director
Enc. Documents required for the claim.

Practice 2
1. Chúng tôi rất tiếc không thể bố trí giao hàng thay thế trong khoảng thời gian các ngài
yêu cầu được; chúng tôi sẽ hoàn trả các ngài số tiền bằng điện hối.
Unfortunately we are unable to arrange for delivery of the replacements within the
period of time you require. We will therefore reimburse (refund) you the money by T/T.
2. Chúng tôi lấy làm tiếc khi biết tin một phần lô hàng số PK1953 chúng tôi gửi cho ông
tháng trước đã bị hư.
We are very sorry to hear about the damage to part of the consignment No. PK1953 that
we sent you last month.
3. Ông sẽ thấy kèm theo đây là danh sách các món hàng bị hư và bị mất. Các thùng hàng
này sẽ được để riêng ra cho đến khi chúng tôi nhận được thông báo của ông.
You will find enclosed a list of the damaged and missing articles, and these boxes will
be put to one side until we receive your instructions.
4. Nếu chúng tôi không nhận được các linh kiện này trong vòng 5 ngày nữa, khách hàng
của chúng tôi sẽ huỷ đơn đặt hàng và đặt ở nơi khác, và nếu xảy ra bất kỳ thiệt hại nào
vì việc giao hàng chậm chễ này chúng tôi sẽ đưa ra pháp luật.
Unless we receive the components within the next five days, our customers will cancel
the order and place it elsewhere. And if there is any loss resulting from this late delivery
we shall be obliged to take legal action.
5. Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán được cho dù có giảm giá đi chăng
nữa nên chúng tôi muốn hỏi các ngài liệu các ngài muốn chúng tôi gửi trả lại hàng hoặc
giữ hàng lại để kiểm định.
Because the goods were seriously damaged and cannot be sold (retailed) even at a
discount, we would like to know whether you want us to return them or hold them for
inspection.

Practice 3
High Technology Co. Ltd.
36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam
Telephone and fax: 048-38269743

4
Commercial Correspondence Unit 7: Complaints and Adjustments
Your Ref.:
Our Ref.:
16 December 20__
Brexport
West House
12 Green Lane
London WC209
UK
Dear Mr. X
Re: Order No. 479NQ
We are writing with reference to the consignment of 500 air conditioners, model
AL309, under the above order shipped on the SS White Lotus which arrived at Hai
Phong port on 15 Dec 20__.
On examination, the consignment was found in a short (missing) and damaged
condition. We asked representatives from Vinacontrol in Hai Phong to make a survey
report which shows (indicates):
• Out of (Of) the 500 air conditioners ordered, only 495 were delivered; 05 were
missing.
• 03 of the delivered units were seriously damaged in transit due to poor
(substandard) packaging.
We enclose herewith the Survey Report and the photos of the damaged goods and
must ask you to send the missing units not later than 05 Mar 20__ as we urgently
need them to complete the delivery to a 5-star hotel, 4 km to the South of Hanoi,
which is due to open by the end of March 20__.
We are holding the three damaged units at your disposal. You could either send
someone to pick them up or have them repaired and sell them off. We would also be
grateful if you could reimburse us by T/T to our account at Vietcombank the
compensation of US$2,730.00 for these three units (US$ 910.00 per unit) with all the
expenses to your account.
We look forward to your early satisfactory solution.
Yours sincerely
Enc.