CÁC NGUYÊN TẮC KHI ĐẶT CÂU HỎI:

Trong các cuộc hội thoại, khai thác thông tin luôn là một trong những mục tiêu lớn
mà chúng ta muốn đạt được. Nếu biết cách giải quyết, ta sẽ có nhiều thông tin cần
thiết, hữu ích và thiết lập thêm mối quan hệ, rèn luyện tinh thần học hỏi, tính chủ
động của bản thân. Đồng thời, chúng sẽ để lại ấn tượng tốt nếu biết đặt vấn đề
đúng cách và thông minh. Để làm được điều này, mọi người phải có kỹ năng tốt và
chú ý áp dụng đúng các nguyên tắc sau khi đặt câu hỏi.
- Xác định rõ mục đích đặt câu hỏi: Đừng bao giờ hỏi những câu không liên
quan đến mục đích. Và cũng đừng bao giờ cho rằng việc hỏi những câu bên lề là
cách “làm thân” với người đối diện. Có thể trong giao tiếp làm quen thường ngày
sẽ có hiệu quả. Nhưng không ai muốn phải trả lời những câu hỏi vu vơ, lan man
của bạn. Vì thế câu hỏi phải đúng trọng tâm thì mới đạt được hiệu quả cao. Tốt
nhất là nên chuẩn bị trước những thắc mắc của mình và đảm bảo nó đúng hướng,
không “tào lao”.
- Đặt câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu: Cần chuẩn bị trước các câu hỏi
- Tìm hiểu thông tin về đối tượng: Đặt câu hỏi dựa trên mức độ của mối quan hệ.
Một trong những nghệ thuật giao tiếp thành công đó là đặt câu hỏi dựa trên mối
quan hệ với người trả lời. Bạn cần xác định giữa mình và người đối diện có mối
quan hệ thân thiết hay xã giao, cấp trên/dưới hay ngang hàng. Dựa trên mối quan
hệ giúp các bạn sử dụng đại từ nhân xưng và đặt câu hỏi cho phù hợp trong cuộc
nói chuyện. Chẳng hạn, với đối tác và khách hàng cần có sự lịch thiệp, thuyết
phục; với anh em họ hàng thì sử dụng từ ngữ giản dị, với cấp trên thì khiêm tốn,
lịch sự.
- Lắng nghe người trả lời: Không cắt ngang người trả lời câu hỏi; Ngừng lại khi
người được hỏi không còn gì để nói nữa.
=> Đừng ngắt lời và chân thành lắng nghe:
Dù mục đích của việc đặt câu hỏi là gì, bạn cần có thái độ lắng nghe chân thành.
Điều này thể hiện bạn đang quan tâm đến câu chuyện của người đối diện và khiến
cho họ cảm thấy được tôn trọng. Như vậy, bạn sẽ khuyến khích họ bày tỏ ý kiến
một cách chân thực và tạo dựng nền tảng tốt đẹp cho mối quan hệ về sau.
Đừng cố ngắt lời người mà bạn đang trò chuyện! Đầu tiên, hành vi này thể hiện
rằng bạn không tôn trọng những gì mà người khác đang nói. Hoặc bạn có thể bị
hiểu lầm là không muốn nghe và tiếp thu thông tin. Thứ hai, ngắt lời sẽ khiến cho
luồng suy nghĩ của người nói bị gián đoạn và lệch khỏi hướng mà cuộc hội thoại
nên phát triển.
Nếu thấy cuộc nói chuyện đang không như những gì mà bạn mong muốn, hãy hỏi
một số câu hỏi ngắn để đưa câu chuyện về đúng chủ đề sau khi đã nghe hết những
gì mà người đối diện bày tỏ. Khi quỹ thời gian eo hẹp và câu trả lời "đi lạc đề" thì
bạn cần phải ngắt lời người đang nói. Tuy nhiên, biết cách trình bày quan điểm và
thể hiện thái độ lịch sự sẽ giúp cho người đối diện cảm nhận được sự tôn trọng và
vui vẻ tiếp nhận các ý kiến của bạn.
- Dừng lại sau khi đặt câu hỏi khoảng 3 – 5 giây cho người được hỏi suy nghĩ về
câu trả lời
- Chấp nhận các câu trả lời thay thế
Kỹ năng đặt câu hỏi không chỉ là vấn đề hỏi – đáp thông thường, mà nó còn giúp
đối phương đánh giá, nhận xét về văn hóa của bạn. Do đó, để nâng cao hiệu quả
giao tiếp, cần trau dồi thêm kỹ năng trả lời chứ không riêng gì kỹ năng đặt câu hỏi.
Có như thế thì các bạn mới có thể giao tiếp tốt được.