Ang agenda ay talaan ng mga pag-uusapan sa isang pormal na pulong.

Sumusulat ng agenda upang bigyan ng impormasyon ang mga taong

kasangkot sa mga temang pag-uusapan at sa mga usaping
nangangailangan ng pansin at pagtugon. Binibigyang-halaga rin dito
ang rekomendasyon na lulutas sa isang isyu. Pagkatapos, ang
napagkasunduang rekomendasyon ay dapat magkaroon ng resolusyon.

Kinakailangang maibigay ang agenda sa mga taong kasangkot sa pulong

bago pa dumating ang takdang panahon ng pagpupulong.
Kinakailangang mapag-aralan ng mga kasangkot ang nakatala sa
agenda upang magkaroon sila ng panahon na siyasatin ang nilalaman
nito at makapagbigay pa ng mga mungkahi o ideya.
Mahalagang kasangkot sa paggawa ng agenda ang kalihim, habang ang
kalimitang nagpapatawag naman ng pulong ay ang mga opisyai tulad ng
pangulo ng pamantasan o mga administrador, CEO, direktor, pinuno ng
samahan, at iba pang mga may pananagutan sa paggawa ng agenda. Sa
madaling salita, ang kalihim at mga administrador ang siyang mga
kasangkot sa pagsulat ng agenda.

A. ANG AGENDA
Ang salitang agenda ay nagmula sa pandiwang Latin na agere na
nangangahulugang gagawin. Sa pananaw na ito, mabibigyang
depinisyon ang agenda bilang isang dokumento na naglalaman ng
listahan ng mga pag-uusapan at dapat talakayin sa isang pagpupulong.

Ayon sa pag-aaral na isinagawa ng Verizon Business (nasa The Perfect

Meeting Agenda, 2016), ang pinakamadalas na pagkasayang ng oras sa
mga korporasyon ay nagaganap dahil sa mga ginagawang pagpupulong.
Ito, ayon sa pag-aaral, ay nangyayari sapagkat ang mga pagpupulong na
isinasagawa ay madalas di-organisado at walang malinaw na layunin.
Ang katotohanang ito ay maaaring maiugnay sa kawalan preparadong
agenda na siyang nagiging balangkas sa pagsasagawa ng pulong.
Makatotohanan, kung gayon, ang pahayag ng Certified General
Accountants of Ontario (nasa How to Conduct a Meeting, 2012) na dapat
matanggap ng mga kalahok sa pulong ang agenda bago ang naturang
pagkikita, dahil nakatutulong ang iyon upang maiwasan ang pagkalito at
pagkasayang ng oras. Marapat din,ayon sa CGA, na kalakip ng
matatanggap na ageda ng mga kalahok ay ang mga dokumento ng ulat
na ihaharap sa pulong. Ang mga ganitong hakbangin ay makatutulong
upang mapag-aralan na ng mga kalahok ang mga datos at mga paksa sa
talakayan at sila'y maging handa sa mga ito. Masisiguro din ng hakbang
na ito na magiging organisado ang pulong at episyenteng magamit ang
oras na inilaan para dito.

B. MGA KONSIDERASYON SA PAGDISENYO NG

AGENDA
Sa artikulong How to Design an Agenda for an Effective Meeting,
nagpanukala si Swartz (2015) ng mga konsiderasyong dapat tandaan sa
pagdidisenyo ng isang agenda. Ayon sa artikulong ito, kailangang
isaalang-alang ang mga sumusunod:

1. Saloobin ng mga kasamahan.

-Para maging mas proaktibo ang mga kalahok sa pagpupulong,

mahalagang malaman ang kanilang saloobin at kung ano ang mga nais
din nilang matalakay sa pagpupulong. Dito, maikokonsidera ang
kanilang mga hinaing at pangagailangan na maaaring hindi nabibigyang
pansin ng namumuno sa grupo o organisasyon. Bagamat hindi
palagiang ginagawa ito, mahalaga ring mabigyan ng pagkakataong
makapag-ambag ang bawat myembro sa mga paksa sa pagpupulong.

2. Paksang mahalaga sa buong grupo.

-Sa mga isasamang paksa sa agendo, makabubuti kung ang mga ito ay
mga paksang mahalaga sa buong grupo o organisasyon. Ang mga
paksang nakalista sa agenda ay dapat direktang may kinalaman ang mga
inaasahang kalahok sa pagpupulong. Masisiguro lamang ang aktibong
pakikibahagi ng mga kalahok kung sila ay bahagi mismo ng
pinag-uusapang paksa.

3. Estrukturang patanong ng mga paksa.

-Hindi karaniwan na ang mga paksa sa agenda ay nasa anyong tanong.

Datapwa't walang masama kung ito ay nasa anyong pahayag, ang isang
tanong ay mas nakakapanghamon ng isipan. Dahil ang paksa ay nasa
anyong tanong, nangangauhulugan din na nangangailangan ito ng
kasagutan. Nag-iimbita ang isang tanong ng aktibong partisipasyon ng
mga kalahok.

4. Layunin ng bawat paksa.

-Upang maging maayos ang daloy ng pagpupulong, mahalagang

matiyak ang layunin ng paksa. Dapat maging malinaw sa mga kalahok
kung ano ang layunin ng bawat paksa. Dapat maging malinaw kung
layunin nito ang pagbabahagi ng impormasyon, pagkuha ng panukala
para sa gagawing desisyon, o pagdedesisyon.

5. Oras na ilalaan sa bawat paksa.

-Mahalagang pagtuunan ito ng pansin dahil kadalasang may

itinatalagang oras ng pagsasagawa ng pulong, Kung 30 minuto lamang
ang nakalaan sa buong pagpupulong, dapat masagot kung gaano
katagal ang pagtalakay sa bawat paksa. Tandaan na sa pagtalakay ng
mga paksa, kasama rito ang paglalahad sa paksa, pagsagot sa mga
katanungan, pagresolba sa magkakaibang pananaw ng mga kalahok,
pagbuo ng resolusyon, at pagsang-ayon sa mga desisyon. Kung gayon,
mahalagang maplano nang mabuti ang ilalaang oras sa bawat paksa.
Minsan nakadepende rin ang haba sa halaga ng paksa.
C. MGA HAKBANG SA PAGBUO NG AGENDA
Kapag napagdesisyonan na ang agenda batay sa mga konsiderasyon sa
pagdidisenyo nito, maaari na itong sulatin. Narito naman ang mga
mungkahing hakbang sa pagsulat ng agenda para sa isang
pagpupulong:

1. Alamin ang layunin ng pagpupulong.

-Magagawa lamang ang isang akmang agenda kung malinaw sa

gumagawa nito ang layunin ng pulong na gagawin. Kung ikaw ang
naatasang gumawa ng agenda, linawing mabuti ang layunin ng
pagsasagawa ng pagpupulong.

2. Sulatin ang agenda tatlo o higit pang araw bago ang pagpupulong.

-Para mabigyan ng sapat na panahon para maipamahagi ang agenda,

dapat tapos at aprobado na ito ng nagpapatawag ng pulong tatlong araw
bago ang pagpupulong. Mabibigyan din ng maagang distribusyon ng
agenda ang mga kalahok upang paghandaan ang mga paksang nakatala
dito.

3. Simulan sa mga simpleng detalye.

-Bago itala ang mga paksa, mahalagang ar ng ilahad ang mga

impormasyon tulad ng petsa at oras ng pulong, lugar pulong, at mga
inaasahang kalahok.

4. Magtalaga lamang ng hindi hihigit sa limang paksa para sa agenda.

-Itala ang di hihigit sa limang paksa upang pag-usapan sa pulong. Ang

masyadong maraming talakayin ay maaaring makapagdulot lamang ng
pagkabagot o information overload. Maaaring magpatawag na lang ng
panibagong pagpupulong kung kinakailangan. Bagamat kung
hinihinging mahigpit ng pagkakataon, maaaring lumagpas sa lima ang
paksa.
5. Ilagay ang nakalaang oras para sa bawat paksa.

-Ayon sa nakaplano, ilagay ang nakalaang oras sa bawat paksa.

Magagabayan nito ang mga kalahok sa ilalaang panahon upang
pag-usapan ang bawat isyu.

6. Isama ang ibang kakailanganing impormasyon para sa pagpupulong.

-Kung may mga ispesipikong detalye, kailiangang maisama ito sa

agenda. Halimbawa kung sino ang magtatalakay sa sa una, at sa
ikalawang paksa, o kung kailangang rebyuhin at dalhin ang kalakip na
dokumento, at iba pa.

Tunghayan ang kasunod na halimbawa ng agenda para sa isang pulong

ng mga direktor ng kompanyang Asia Pacific Professioal Development &
Innovative Global Solutions, Inc. Layuin ng pagpupulong na ito na
talakayin ang nakaraan at paparating na proyektong seminar ng
kompanya.

Talasanggunian:

Filipino sa Larangang Akademiko pp. 218-220