ANG PULONG

Mula sa isang maayos na agenda, maisasagawa naman ang isang

maayos na pulong o meeting. Ang pagpupulong ay pagtitipon ng dalawa
o higit pang indibidwal upang pag-usapan ang isang komon na layunin
para sa pangkalahatang kapakanan ng organisasyon o grupong
kinabibilangan nila. Ipinatatawag ang ganitong pagtitipon kung may
sapat na dami ng mga paksa o isyung dapat pag-usapan (Certified
General Accountants, 2012).

Para masabing balido ang isang pulong, dapat na matupad ang mga
sumusunod na kondisyon.

1. Ang nagpapatawag ng pulong ay may awtoridad para gawin ito.

2. Ang pabatid na magkakaroon ng pulong ay nakuha ng mga

inaasahang kalahok.

3. Ang quorum ay nakadalo.

4. Ang alituntunin o regulasyon ng organisasyon ay nasunod.

HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG

Narito ang mga hakbang sa pagsasagawa ng isang pulong ayon kay
Walsh (1995) batay sa kanyang aklat na The Meeting Manual:

1. Pagbubukas ng pulong (Opening the meeting).

Opisyal na idedeklara ng chairperson ang pagsisimula ng pagpupulong.

2. Paumanhin (Apologies).

Bago pa man ang pagsisimula ng pulong, kinukuha ng kalihim ang

listahan ng mga nakadalo at hindi. Inihahayag ng chairperson ang
pangalan ng mga opisyal na pinadalhan ng pabatid ngunit hindi
nakadalo sa pulong.

3. Adapsyon sa katitikan ng nakaraang pulong (Adoption of the previous

minutes).

Dito, binabasa ng kalihim ang katitikan ng nakaraang pulong o

binibigyan ang mga dumalo ng kopya ng naturang katitikan.

Kapag nabasa na ang katitikan, Inihahayag na ang adapsyon o

pagtanggap nito. Binubuksan ang hapag upang ilatag ang mga puntong
nais talakayin ukol sa katitikan. Itinatala ang mga paksang nais talakayin
mula sa katitikan. Kapag lahat ay sumang-ayon, tinatanggap na ito.
Kung mayroong mga pagtutol o mungkahing pagbabago, tinatalakay ito
at muling ihahayag ang adapsyon ng katitikan.

Kapag tinaggap na ng grupo ang katitikan, pinipirmahan ito ng

chairperson at ibinibigay niya ito sa kalihim para sa opisyal na
pag-iingat sa dokumento.

4. Paglilinaw mula sa katitikan ng nakaraang pulong (Business arising

from previous minutes).

Kung may mga paksang nais pang pag-usapan na hango sa katitikan ng

nakaraang pagpupulong, isinasama ito sa agenda. Nagkakaroon ng
deliberasyon ukol dito.

5. Pagtalakay sa mga liham (Correspondence).

Kung mayroong ipinadalang mga liham para sa pagpupulong tulad ng

liham sa koreo, e-mail, o fax mail, at kailangang talakayin at
pagdebatehan sa pulong, ito'y dapat isagawa. Maaari itong talakayin ng
pabuod para maipabatid ito sa mga kasapi ng organisasyon o grupo.
6. Pagtalakay sa mga ulat (Reports).

Sa bahaging ito tinatalakay ang mga ulat, kung mayroon, na inihanda

para sa pagpupulong. Nagkakaroon ng mosyon na natanggap ang ulat
para maipakita na mayroong nagawang ulat para sa pulong na
isasagawa. Sa bahaging ito, tinatalakay at pinagdedebatehan ang
nilalaman, interpretasyon, at rekomendasyon ng ulat.

7. Pagtalakay sa agenda (General business).

Ang mga nakalistang pangunahing paksa sa agenda ay tinatalakay sa

bahaging ito. Ito ang pinakasentro ng isinasagawang pulong. Base sa
layunin ng bawat paksa- pagbabahagi ng impormasyon, pagkuha ng
panukala para sa pagdedesisyon, o paggwa ng desisyon, pag-uusapan
ng mga kalahok ang mga nakatalang paksa sa agenda.

8. Pagtalakay sa paksang di-nakasulat sa agenda (Other business).

Kapag natapos na ang pagtalakay sa agenda, itinatanong ng chairperson

kung may mga isyung nais pang pag-usapan ang mga kalahok.
Maaaring ilabas ng mga kalahok ang mga isyu na sa pakiramdam nila'y
mahalagang pag usapan. Kabilang dito ang ano mang paksa na hindi
nakalista sa agenda.

9. Pagtatapos ng pulong (Closing the meeting o adjournment).

Dito na isinasara ng chairperson ang pagpupulong. Isinasagawa ito kung

lahat ng nais pag-usapan ay naiharap na at natalakay. Sa pagdeklara ng
chairperson ng pagtatapos, opisyal na nagwawakas ang pulong.

Talasanggunian:

Filipino sa Larangang Akademiko pp. 221-222