SKEMA JAWAPAN

1. Sesebuah organisasi meletakkan kawalan dokumen dalaman mereka di tempatnya

untuk menghadkan risiko-risiko seperti kerugian, prestasi yang lemah pada kontrak,
kualiti yang rendah dan tidak mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan

2. Perniagaan-perniagaan kecil biasanya memerlukan dokumentasi atau kawalan yang

kurang kerana setiap seorang pekerja telah menjalankan beberapa tugas dan
tanggungjawab.

3. Proses dokumentasi biasanya menetapkan bahawa pekerja menerima salinan manual

apabila mereka memulakan kerja, mengesahkan penerimaan tersebut dan bersetuju
untuk mematuhi polisi dan prosedur. Mereka juga akan menerima pengemaskinian jika
terdapat perubahan yang telah dilakukan.

4. Rekod disimpan di dalam fail bagi meningkatkan kebolehcapaian dan pengenalan

5. Fail merujuk kepada unit fizikal maklumat yang terkandung dalam kertas atau folder
elektronik...

6. Tujuan pemfailan adalah untuk memasukkan, menyelenggara dan menyediakan akses

kepada bukti transaksi dari semasa ke semasa selaras dengan tanggungjawab dan
kerja yang dilakukan.

7. Yang paling biasa digunakan adalah abjad angka. Satu tujuan yang baik mengenai
sistem ini adalah , abjad tersebut boleh menunjukkan fungsi atau proses-proses aktiviti
yang dirangkumi oleh sesebuah fail...
8. Pengisian elektronik melindungi dokumen kakitangan dan pelbagai lagi rekod-rekod
lain yang penting di dalam satu lokasi berpusat dengan tambahan nilai-nilai lain seperti
yang diperlukan. Ia lebih mudah diakses oleh semua anggota yang telah diluluskan

9. Sistem berasaskan kertas, pemfailan kesemua dokumen haruslah menjadi sebahagian

daripada rekod lengkap.Jika ada dokumen-dokumen tambahan lain yang ingin
direkodkan, perhatian harus dilakukan untuk mengesahkan statusnya sebelum
memasukkan dokumen dalam rekod.

10. Untuk sistem hibrid, kemudahan polisi dan prosedur-prosedur perlu menentukan
bahagian mana daripada rekod tersebut akan disimpan berasakan kertas dan
bahagian-bahagian lain akan disimpan dalam repositori data.