FY 2011‐2012
RECOMMENDED BUDGET REDUCTIONS
DEPT
INSTRUCTION & ACCOUNTABILITY
Language & Cultural Equity
Indian Education
Library Media Services
Professional Development
Curriculum & Instruction
Secondary Fine Arts
Elementary Fine Arts
RDA & SIS
   SUB‐TOTAL Instruction and Accountability
ASSISTANT SUPERINTENDENT
Assistant Superintendent
Health & Wellness
APPROVED FY 2011 
FY 2011 FTE
BUDGET
DESCRIPTION
Provides leadership, technical assistance and professional resources to school staffs for 
the implementation of alternative language services of students with linguistically and 
culturally diverse backgrounds.  LCE is the lead department in the district‐wide Cultural 
Proficiency planning.  To meet the needs of culturally diverse students and English 
language learners the department provides instructional planning and best practice  2,580,063                31.20
support to principals and other school decision‐makers; professional development and 
in‐class teacher support, classroom resources, English proficiency assessment and 
summer school geared to English language learners.
Works with school staffs, parents and communities to develop enhanced and 
supportive Indigenous educational opportunities for all Native American students by 
increasing knowledge of Native values through teaching language and cultural 
differences.  Through federal, state and operational funds: 16 Resource Teachers use 
scientifically‐researched Reading Intervention Programs to support eligible students. 
438,697                10.00
11 Home‐School Liaisons provide the home‐to‐school connection and 8 exemplary 
after school programs known as the Ohiyesa programs are provided. The Indian 
Education Department facilitates the   Indian Education Committee (IEC) and the 
Indian Parent Committee (IPC) 
Provides support to district school libraries and media centers through professional 
development for librarians, ordering and processing books and instructional materials, 
and through centralized loan and service facilities.  Instructional materials coordinates 
1,339,350                25.00
the review and selection of texts.
A collaborative team charged with the design, development and delivery of standards 
and literacy.  Professional Development supports continuous, job‐embedded, site‐
based collaboration opportunities that build professional learning communities in the 
1,219,854                19.50
schools.
Provides leadership and support in curriculum to promote quality instruction and 
academic excellence in the APS community. C & I helps to meet the needs of all 
students through best practice in curriculum and professional development.  The 
department supports instruction and professional development with material 
resources and technical support. As part of that effort, the Curriculum department  2,206,434                29.60
operates the Instructional Coach program, the middle school and high school math 
coaching programs and literacy coaches. Curriculum and Instruction includes 
curriculum development, professional development and early childhood education and
the facilitation of the district curriculum boards for each level.
Staff provides instructional and logistical support and technical assistance for 
secondary music, drama, and visual arts programs.  The ARTS center at the Berna Facio 
Teacher Center and the Music Instrument Repair shop at M & O also are part of the 
3,716,213                63.63
Fine Arts Dept. 
Staff is directly responsible for the elementary art and music program.  The unit 
provides teacher supervision for elementary fine arts staff and professional  6,126,157              108.00
development.
Provides leadership and support to enhance educational decision‐making through 
research, evaluation and accountability; employing best practices in the development, 
implementation of assessments and in the interpretation and use of student and 
district performance results.  RDA provides direct school support with technical 
assistance to district and school administrators in their efforts to improve school‐
based processes, the school instructional programs and classroom best practice.  RDA 
includes assessment, research and accountability, Library Media Services, Science 
Distribution Center, and oversees district AIP/SAT/504 processes.  The former RQC unit 
is part of the RDA Accountability.  SIS‐mission is to ensure that the collection, 
management, storage and retrieval of student information is efficient, effective, and  6,625,471                38.00
provided accurately and timely to key stakeholders for informed decision making while 
maintaining strict standards of confidentiality The SIS department is made up of four 
teams: Functional Team that supports schools, ensures clear communication to key 
stakeholders and provides training and data integrity workshops and processes.  The 
Technical (System Analyst) Team completes programming and report 
building/customization.  The State Reporting and Accountability Team is responsible 
for the timely submission of all state and federal reporting. The Complementary 
Systems Team manages and develops ancillary systems to support students, teachers 
and administrators. 
$        24,252,239.00 324.93
Leads the district's work regarding student health and wellness (i.e. counseling, 
nursing, physical and mental health), community schools and family engagement, 
student equity (Title IX, Latino focus, sexual orientation, gender identity, Cultural 
306,603                   2.00 
Proficiency), and charter schools.
Partners with other APS departments and school staff, families, business and the 
community to enhance student achievement by addressing barriers to learning.  
Addressing students' physical, emotional , and social wellness needs is part of a 
21,126,358               327.67 
comprehensive approach to academic success.  
1 5/4/2011

DEPT
Service Center
School & Community Partner.
Charter/Magnet Schools
   SUB‐TOTAL Assistant Superintendent
FINANCE & GRAPHICS
Finance
Finance‐Grant Management
Graphics and Production Services
   SUB‐TOTAL Finance and Graphics
DISTRICT DEPARTMENT
District wide Department
District Reserves
Restricted Cash
   SUB‐TOTAL District Department
FOUNDATION/COMMUNICATIONS
APS Foundation
Communications
   SUB‐TOTAL Foundation/Communications
BOARD SERVICES
Board Services
SUPERINTENDENT
Superintendent
Associate Superintendent Secondary
Associate Superintendent ES
Associate Superintendent MS
   SUB‐TOTAL Superintendent
CHIEF ACADEMIC OFFICER
Chief Academic Officer
Center of Extended Learning
FY 2011‐2012
RECOMMENDED BUDGET REDUCTIONS
APPROVED FY 2011 
FY 2011 FTE
BUDGET
DESCRIPTION
Is the customer service department for APS.  The Service Center is available any time 
to answer questions, help handle families' concerns, and facilitate resolution of  516,259                   8.86 
conflicts between students or families and schools or district departments.
Builds relationships with the business community, government agencies, and post‐
secondary institutions to enhance educational success for students.
801,765                   9.80
There are a number of state‐supported charter schools in the APS schools district.  
These institutions, authorized under the NM Charter School Act of 1999, operate 
independently from APS with their own mission, goals, and focus.  APS retains certain 
194,510                   2.60
oversight accountabilities prescribed by law for these schools.
$             22,945,495 350.93
Oversees the accurate, accountable, and timely management of district financial 
resources.
7,013,929                82.00
Monitors compliance and provides technical assistance to schools and program units 
that are awarded federal, state, local or private grants.
271,376                   4.40
Provides quality products and services in a timely manner for all students and 
employees of the district, with the best customer service possible, supporting the  1,672,857                23.00
goals set by the Superintendent and the APS Board of Education.
$                8,958,162 109.40
This is a repository for district wide functions that do not typically align with any one 
department.  This budget is managed by Finance.  It includes the ROTC program, Driver 
Education, district substitutes, bilingual differentials and utilities.  For FY12, ROTC and 
27,836,861                33.00
Driver Education will be their own department.
Where the district budgets the majority of its operational cash. 10,930,183                     ‐
Includes the 1% for County Treasurer and the Emergency Reserve as well as the 
Medicaid match payment.
2,494,893                     ‐
$             41,261,937 33.00
Is a non‐profit organization established for promoting private support of the district 
and its students.
330,002                   3.82
Links the community and the school district by providing accurate and timely 
communication, resource development and quality service in support of success for all  919,952                   8.00
students.
$                1,249,954 11.82
Supports the business of the APS Board of Education. The office facilitates meetings of 
the Board of Education, is a liaison between members of the Board of Education and 
APS administration, organizes constituent meetings in the community and other  558,409                   5.00
outreach projects, addresses policy and procedural directives, and is an integral 
component of the district’s legislative team.
The office of the Superintendent is responsible for the maintenance and supervision of 
the district.  
636,779                   3.00
Leads the district in changes designed to improve academic achievement and positive 
post‐school outcomes for all high school students.  Provides extensive onsite, in‐
classroom support to schools and, in particular, schools identified as Priority Schools 
358,723                   2.25
by PED.
Leads the district in changes designed to improve academic achievement and positive 
post‐school outcomes for all elementary school students.  Provides extensive onsite, in‐
classroom support to schools and, in particular, schools identified as Priority Schools 
780,197                   8.00 
by PED.
Leads the district in changes designed to improve academic achievement and positive 
post‐school outcomes for all students.  Provides extensive onsite, in‐classroom  339,409                   3.00
support to schools and, in particular, schools identified as Priority Schools by PED.
$                2,115,108 16.25
Assists the Superintendent in providing leadership in developing, achieving and 
improving the education programs and support services.
524,168                   2.00
Plans and implements programs to maximize extended learning resources to meet the 
238,118                   3.40
needs of the greatest number of students.
2 5/4/2011
 FY 2011‐2012
RECOMMENDED BUDGET REDUCTIONS

APPROVED FY 2011 
DEPT FY 2011 FTE
BUDGET
DESCRIPTION
Focus is on developing and implementing programs for academic advancement 
through extended learning opportunities throughout the year, including Summer High 
School at 6 campuses (remedial and advancement, serving approximately 3000 
Summer School students).  Middle School Academies at 38 campuses (remedial, serving approximately 
2,232,357                   4.00
800 students), and Elementary Summer School Academies at 35 campuses (remedial, 
serving about 3200 students).
Provides support and technical assistance to schools regarding special education 
students and programs. In addition, this Department provides direct services to 
Special Education students, and is responsible for managing district responses to legal, regulatory, and 
134,099,447          2,955.00
budgetary matters.
   SUB‐TOTAL Chief Academic Officer $           137,094,090 2,964.40

CHIEF OPERATIONS OFFICER

The Chief Operations Officer assists in the development of a district system to 
Chief Operations Officer maximize and coordinate resources.  Also oversees strategic planning efforts to  302,308                   3.00
effectively use district resources.  

Is an independent appraisal office that reviews financial conditions, legal and 
Internal Audit procedural compliance, internal controls, conducts investigations and facilitates the  344,489                   5.00
whistleblower hotline.
Provides law enforcement, and security services to ensure a safe environment for 
School Police district staff and students.
6,866,547              194.62
Manages district’s liability and property insurance programs, occupational health 
Risk Management clinics, workers’ compensation program, and district’s loss control and safety.  9,064,946                   7.50
Orders, warehouses, and delivers instructional supplies, custodial supplies, 
Materials Management instructional materials, and furniture. Maintains and orders the district copier fleet and  2,059,115                27.00
operates the salvage yard. 
Primary function is to provide maintenance and repair of existing facilities and related 
Maintenance & Operations grounds and equipment.  Also provides small facility renovation projects, portable  16,934,635              286.00
building moves, custodial substitutes, telecommunications and fleet maintenance.

Transportation‐Operational Supplements the to and from transportation budget.   439,311                   3.00

Athletics‐Operational
Food Services‐Operational
   SUB‐TOTAL Chief Operations
Provides administrative, organizational, and financial support at the district level for a 
comprehensive high school athletic program and a limited middle‐school athletic  2,804,640                   7.00
programs.
This supplements the Student Nutrition Fund which provides meals to APS students, 
teachers, and staff; provides nutrition education in the classroom, food 
sanitation/safety training for APS staff, special dietary needs for children by registered 
staff dietitians, a “Kids' Tasting” program, community nutrition services, summer  503,572                   6.00
feeding, after school snacks, and a full catering department, as well as contracted 
services to non‐profit agencies; processes applications for the federal Free or Reduced‐
Price Lunch program.
$             39,319,563 539.12

TECHNOLOGY
Provides support for APS computer technology including: the Data Center, Enterprise 
systems such as Lawson, the district's networks, computers, software, servers, printer, 
Technology scanners,  Interactive White Boards, as well as Online Learning support. This includes 
5,428,402                74.00
the Technology Service Desk.

HUMAN RESOURCES
Is responsible for the recruitment, hiring, assignment, and record keeping of all APS 
employees and substitute teacher. Manages the APS, ATF, UNM Partnership Program 
Human Resources and Peer  Assistance,  develops and tracks online training,  facilitates and manages 
4,374,538                56.70
multiple benefit and insurance programs, manages Labor Relations.

Human Resources‐EOS
If a student, employee, or parent/legal guardian on behalf of a student believes that 
he/she has been discriminated against on the basis of race, color, sex, sexual 
orientation, national origin, religion, age, etc., they may file an internal complaint with  337,579                   3.00
the APS Office of Equal Opportunity Services (OEOS). In addition, OEOS can provide 
informational literature related to rights and responsibilities.

   SUB‐TOTAL Human Resources $                4,712,117 59.70

TOTAL BUDGET $           287,895,476 4,488.55

3 5/4/2011