Documentació de funcionament de les entitats

1. Documents societaris:
Les empreses són una font constant de documentació jurídica, on l’activitat
administrativa de les societats genera un nombre important de documents necessaris
per al seu funcionament i l’objectiu dels quals és divers: transmetre informació,
plasmar els acord aportats o registrar les operacions dutes a terme. Destaquen les
següents:

- Convocatòries
- Acte

- Llibres
- Escriptures
1.1 Convocatòries:
Són anuncis o escrits mitjançant els quals es convoca els membres de la societat a
participar en activitats comunes, com ara reunions o juntes ordinàries i
extraordinàries.
És necessari que informi:
- Lloc i hora en que es dura a terme la reunió
- Així com l’ordre del dia
- Que és la relació detallada dels afers que s’hi tractaran
Aquest ordre acostuma a començar amb la lectura i aprovació d’allò acordat en la
sessió anterior, i acabar amb un apartat anomenat “Precs i preguntes”.
1.2 Actes:
Documents que serveixen per certificar o deixar constància oficial de tot el que
s’ha tractat i acordat en una junta.
En les societats les actes més utilitzades en reunions són: Les de consell
d’Administració i les de junta d’accionistes.
Sempre ha d’haver un persona encarregada de redactar l’acta, aquest rep el nom
de secretari.
El secretari autoritza l’acta amb la seva signatura, i dona fe del que s’hi recull. En la
seva redacció s’utilitzarà un llenguatge formal però senzill, ja que ha de ser un
resum de la reunió.

Títol de l'acta, nom de la societat, reunió a que

Estrucutra Encapaçalament es refereix, data i, si s'escau, lloc de celebració

de les Llista de convocats presents i absents

actes Assistents
Enumeració dels punts que s'hi tractaran
Ordre del dia
Decisions adaptades, resultat de les votacions
Acords dutes a terme, propostes presentades, persones
que hi intervenen i resolucions aprovades
Hora de finalització de la sessió
Tancament
Signatura del secretari. En determinats casos
Peu han de singar, a més, tots els assistents
 Les actes s’han de transcriure en un llibre d’actes, que haurà de ser localitzat
abans del seu ú esper part del registrador mercantil.
1.3 Llibre de registre:
A més dels documents que es generen en el desenvolupament de la seva activitat
econòmica, la normativa exigeix als empresaris, l’administració de diversos llibres
de registre, entre els quals es poden distingir:
- Llibre exigits pel Codi de Comerç:
El codi de comerç estableix l’obligatorietat per a totes les societats d’anotar les
seves operacions en determinats llibres que cal portar-los amb claredat, sense
espais en blanc, interpolacions, ratllades ni raspadures.
Els empresaris han de presentar els llibres obligatoris en el Registre Mercantil
abans d’utilitzar-los per la seva legislació.
Llei 14/2013, de suport als Empresaris i a la seva internacionalització, fa
obligatori l’ús del format electrònic i la via telemàtica per procedir a la legalització
dels llibres dels exercicis iniciats des de l’any 2014

Llibres Cal obrir-lo amb el balaç inicial detallat

exigits pel Totes Llibre de l'empresa, s'hi han de transcriure
trimestralment els balanços de
Codi de les d'inventaris i comprovació de sumes i anualment
l'inventari de tancament de l'exercici i
Comerç empres els comptes anuals.

es
comptes anuals

Registrar dia a dia totes les

Llibre diari operacions de l'empresa, si bé és
vàlida l'anotació conjunta dels
totals de les operacions per
períodes no superiors al mes

En el qual ha de constar-hi tots

Societats Llibre d'actes els acords presos per les juntes
Mercantil generals i especials, i els altres
òrgans col·legiats de la societat
s
Segons quin tipus siguin les
societats aqueste shan de portar
Llibres de socis els llibres següents, que cal
digilenciar en el Registre
Mercantil abans del seu ús:
Llibre registre d'accions normatices
per a societats anònimes i
comandetòries per accions
Llibre registre de socies per a
societats de responsabilitat limitada
 - Llibre exigits per la normativa tributària:
La normativa tributària exigeix als empresaris o professionals subjectes passius de

Registrarà les factures emeses pels subjectes i reflecteix el número

Llibres Llibre registre de factures la data, el destinatari, las base imposable o l'import de les
operacions i, si escau, el tipus impositiu i la quota tributària
emeses
exigits oer Registrarà les facutres rebudes corresponensts a béns adquirits i als

la Llibre registre de factures serveis rebuts en l'exercici de la seva activitat, i reflecteix el seu
número de recepció, la data, el nom i cognom o la raó social de
rebudes l'expenedor, la base imposable i, si escau, el tipus impositiu i la

normativa quota tributària

S'hi registraran de manera idividualitzada cadascún dels béns

tributària Llibre registre de bén d'inversió d'inversió, les seves factures, la data d'inici de la seva utilització,
prorrata i regulació anual, si escau, de les deduccions

En aquest llibre hi constarà l'operació i la data de realització, la

Llibre d'operacions descripció dels bénsobjecte d'aquesta, el destinatari i l'estat
membre d'origen o destí dels béns
intracomunitàires

l’IVA portar, a més dels anteriors els següents:

1.4 Escriptures públiques:

Determinats actes jurídics de les empreses han de quedar registrats per poder
consultar-los en el Registre Mercantil.
La inscripció en aquest ha de dur-se a terme en virtut de document públic, i només
pot practicar-se en virtut de document privat en els casos expressament previstos
legalment i reglamentàriament.
Com que els documents en que s’acredita els fet inscriptibles s’emeten en
document privat, s’ha de portar al notari, qui, a partir d’aquestes, redactarà un
document públic. Això és e que s’anomena elevació a públic un document.
L’elevació a instrument públic dels acords socials correspon a la persona que tingui
facultat per certificar-los
2. Documents comptables:
Les empreses i els responsables de les societats tenen l’obligació de registrar els fets i
successos comptables generals, així com inscriure’ls en el Registre Mercantil per
donar-los publicitat enfront de qui estigui interessat a conèixer la situació de
l’empresa.
La manera d’anotar els fet comptables és la realització d’assentament o anotacions ens
els diferents comptes existents.
Els documents comptables s’elaboren aplicant l’anomenat mètode comptable, que
consisteix en un conjunt de principi i hipòtesis que permeten garantir el compliment
dels objectiu de la comptabilitat. Els principi més importants són:
- Principi de partida doble: Implica que tot succés comptable afecta com a mínim
dos comptes (deure i haver), ja que, comptablement, no pot haver-hi partida sense
contrapartida (ex: si es ven alguna cosa, han d’entrar diners o un valor
representatiu del crèdit).
 - Principi de valoració: totes les operacions comptabilitzades han d’expressar-se en
unitats monetàries per poder valorar-les.

Cal representar la informació comptable de manera uniforme i accessible. Per això, la

legislació determina que, al llarg de l’exercici, es vagin elaborant els llibres de
comptabilitat ( Diari, Major i inventari i balanços ) amb les operacions que es duen a
terme.

Al final de l’exercici les dades recollides en aquests llibres han d’agregar-se per obtenir
una visió global de l’empres. Aquesta agregació es du a terme a través dels Comptes
anuals, que han de reflectir fidelment el patrimoni, la situació financera i dels resultats
de l’empres. Els documents que formen part dels comptes anuals són una unitat i cal
redactar-los amb claredat.

Instància de presenació Sol·licitud de presentació dels comptes que faciliten els registres
Document mercantils
s que cal Full de dades generals d'identificació Document que recull informació sobre les dades identificatives de l'empres i
els representants legals
presentar Certificació d'aprovació de comptes Certificat que acredita que s'ha dut a terme l'aprovació dels
per comptes anuals de la societat
Balanç Recull l'actiu, el passiu i el patrimoni net de l'empresa
disosar els
comptes Compte de pèrdues i guanys Recull el resultat de l'exercici, separa els ingressos i les despeses imputables
a aquest, i distingeix els resultats d'explotació del que no ho són
anuals Estat de canvis en el patrimoni net (DUES PARTS)
La primera reflecteix els ingressos i les despeses generats per l'activitat de l'empresa durant l'exercici
La segona conté tots els moviments en el patrimoni net

Posa de manifest els cobraments i els pagaments fets per l'empresa per
Estat de fluxos d'efectiu informar sobre els moviments d'efectiu produïts en l'exercici
Document que proporciona informació dels elements presents en els comptes que tenene
Informe medioambiental impacte medioambiental, i està expressat en termes monetaris

Informació sobre les accions i participacions pròpies

Informe d'accions / participacions pròpies adquirides per la societat
Memòria Document que amplia i comenta la informació continguda en els
altres documents que integren els comptes anuals

3. Conservació de la documentació:
Les diferents normes reguladores de l’activitat empresarial determinen que els
documents produïts per l’empresa en l’exercici de les seves activitats han de custodiar-
se durant uns determinats terminis, per si cal consultar-los. Aquests terminis varien
segons la norma que els estableix:

Documentació Legislació Documents Termini

Comptable Codi de Comerç Llibres de comerç i informes, en Mínim 6 anys
general
Laboral Llei sobre infraccions i sancions Documentació en matèria de Mínim 4 anys
en l’ordre social Seguretat Social

Fiscal Llei general tributària Tot tipus de documents i delacions Mínim 4 anys
fiscals
Comercial Codi de comerç Contractes, factures i documents Mínim 6 anys
comercials en general

No obstant això, la Llei 10/2010, de 28 d’abril, de Prevenció de blanqueig de capitals i

del finançament del terrorismes, estableix que els subjectes conservaran tots els
 documents de les seves operacions durant un període mínim de 10 anys des de
l’execució de l’operació o la terminació de la relació de negocis i la Llei orgànica
7/2012, de 27 de desembre, de reforma del Codi penal, ha introduït un nou tipus
agreujat que castiga els clients més greus contra la Hisenda Pública i la Seguretat Social
amb una pena de pressió de 2 a 6 anys.

4. Protecció de dades de caràcter personal

La documentació generada per les empreses durant el seu funcionament s’elabora a
partir de dades que en molts casos són personals, que és qualsevol informació sobre
una persona física identificada o identificable ( interessat)
Per això és necessari que les normes protegeixin el dret a la intimitat personal i
familiar dels ciutadans i l’adequat tractament de la informació referent a les persones
físiques.
Per adaptar l’ordenament jurídic espanyol el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament
Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones
físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes
dades i per garantir els drets digitals de la ciutadania, s’ha dictat la Llei Orgànica
3/2018, de 5 de desembre de Protecció de Dades personals i garantia dels drets
digitals.

4.1 Obligacions de les empreses:

La llei que hem anomenat anteriorment estableix l’obligació d’informar als
ciutadans sobre el tractament de les seves dades i sobre l’exercici dels seus drets.
Les organitzacions queden obligades a informar als ciutadans de forma clara i
senzilla sobre eles aspectes més importants del tractament de les seves dades,
identificar qui les tracta, amb quina base jurídica, amb quina finalitat i la forma en
què poden exercir els drets d’accés, rectificació, supressió, limitació del
tractament, portabilitat i oposició
Es distingeix entre:

El responsable L'encarregat
del del
tractament tractament
és la persona física o
és la persona física o
jurídica, autoritat pública,
jurídica, autoritat pública,
servei o algun altre
servei o algun altre
organisme que, sol o
organisme que tracti dades
conjuntament amb altres,
personals per compte del
determini la finalitat i els
responsable del tractament
mitjans del tractament
 La informació ha de posar-se a disposició dels interessats en el moment en el qual
se sol·liciten les dades, prèviament a la recollida o registre, si es que les dades
s’obtenen directament de l’interessat. En el cas que les dades no s’obtinguin del
mateix interessat, el responsable informarà a les persones interessades abans d’un
mes des que es van obtindré les dades personals o abans, o en la primera
comunicació amb l’interessat.
En el tractament de dades personals, l’empresa ha d’observar els principis
d’exactitud de les dades, deure de confidencialitat i tractament basat en el
consentiment de l’afectat. La llei també estableix obligacions especials en relació
amb el tractament de les dades personals dels treballadors de l’empresa.
L’incompliment de les obligacions en matèria de protecció de dades de caràcter
personal pot ocasionar per a les empreses sancions econòmiques, en funció de la
gravetat.
Els organismes encarregats de vigilar el compliment d’aquestes obligacions són
l’Agència Espanyola de Protecció de Dades i les diferents agències de protecció de
dades existents a les comunitats autònomes.

Prohibició El tractament de dades personals que revelin l'origen ètinic o racial,

de les opinions polítiques, les conviccions religioses o filosòfiques o
l'afiliació sindical
determinats
fitxers de
dades El tractament de dades genèriques i dades biomètriques dirigides a
identificar de manera unívora a una persona física, dades relatives a
(Queden la salut o dades relatives a la vida sexual o l'orientació sexual d'una
prohibits) persona física

4.2 Drets de les persones:

Les persones les dades de les quals estiguin sotmeses a tractament tenen els drets
següents:
- Dret d’accés
- Dret de rectificació
- Dret de supressió ( dret a l’oblit)
- Dret a la limitació del tractament quan el tractament sigui il·lícit o ja no necessitin
- Dret d’ocupació quan el tractament de dades tingui per objecte el màrqueting
directe.
L’exercici d’aquests drets és gratuït i les reclamacions han de resoldre’s en un mes.

4.3 Tractament de les dades:

S’entén per tractament de dades qualsevol operació conjunt d’operacions
realitzades sobre dades personals o conjunts de dades personals, ja sigui per
procediments automatitzats o no, com ara la recollida, el registre, l’organització,
l’estructuració, la conservació, l’adaptació o la modificació, l’extracció, la consulta,
 la utilització, la comunicació per transmissió, la difusió o qualsevol altra forma
d’habilitació d’accés, comparació o interconnexió, limitació, supressió o destrucció.
A fi que es pugui tractar les dades personals, es precisa el consentiment de
l’interessat mitjançant una declaració o una clara acció afirmativa.
Els procediments de recollida d’informació poden ser molt diversos, i per tant, les
maneres d’informar a les persones interessades han d’adaptar-se a les
circumstàncies de cadascuna d’elles.
Les autoritats de protecció dades recomanen adoptar un model d’informació per
capes o nivells, presentant una informació bàsica en un primer nivell, de forma
resumida, al mateix moment i a través del mateix mitjà amb el qual es recullin les
dades, i remetre la informació addicional en un segon nivell, on es presentaran
detalladament la resta de les informacions, a través d’un mitjà més adient per a la
seva presentació, comprensió i arxiu.

5. Normativa de protecció i conservació de medi ambient:

En desplegament de l’article 45 de la Constitució, es va dictar la Llei 26/2007, de 23
d’octubre, de responsabilitat mediambiental, que regula la responsabilitat de les
empreses de prevenir, evitar i reparar els anys mediambientals. La Llei es basa en els
principis de prevenció i de responsabilitat del causant del dany, i estableix les
principals obligacions que han de complir, que són:
- Comunicar de manera immediata a l’autoritat competent l’existència de danys
mediambientals o l’amenaça imminent d’aquests danys.
- Adoptar i executar les mesures de prevenció, d’evitació i de reparació de danys
mediambientals i sufragar les despeses d’aquestes mesures.
- Restituir el medi ambient al seu estat bàsic.
- Els operadors que duguin a terme activitats amb substàncies considerades
perilloses o contaminants han de disposar d’una garantia financera que els
permeti fer front a les responsabilitat mediambiental.

La preocupació de les empreses per l’impacte de les seves activitats en el medi

ambient forma part de la responsabilitat social corporativa, que és el conjunt
d’accions que posa en marxa l’empresa per a minimitzar l’impacte de la seva activitat
en el medi ambient.

6. Annex:
- Constància de la legalització dels llibres per via telemàtica: El Registre Mercantil
enviarà per via telemàtica l’acreditació de legalització dels llibres, en la qual
constarà la identificació (classe i número), la signatura digital generada per
cadascun d’ells i les dades de presentació i indicarà si la legalització s’ha sol·licitat
fora de termini legal.
- Termini d’elaboració dels comptes anuals: Els comptes anuals han de formalitzar-
se en el termini màxim de tres mesos a comptar des de la data de tancament de
l’exercici, per tant, de l’empresari o dels administradors de la societat.
- Fitxer: És tot conjunt estructurat de dades personals, accessibles d’acord amb
criteris determinats, ja sigui centralitzat o repartit de forma funcional o geogràfica.
- Article 45 de la Constitució relatiu al medi ambient:
o Tothom té dret a gaudir d’un medi ambient adequat per al
desenvolupament de la persona, i el deure de conservar-lo.
o Els poders públics vetllaran per la utilització racional de tots els recursos
naturals, a fi de protegir i millorar la qualitat de la vida i defensar i
restaurar el medi ambient, amb el suport de la indispensable solidaritat
col·lectiva.
o Per aquells que violin les disposicions de l’apartat anterior, s’establiran
sancions penals o, en el seu cas, administratives per als qui violin el que es
disposa en l’apartat anterior i l’obligació d’aquests de reparar el dany
causat