Manajemen Komunikasi Organisasi Pada Hubungan Masyarakat Dan Protokol Dalam Lembaga Negara Di Era Pandemi Covid-2019

PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 1 - Oktober 2020
MANAJEMEN KOMUNIKASI ORGANISASI PADA

HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOL DALAM
LEMBAGA NEGARA DI ERA PANDEMI COVID-2019
RAIN GUNAWAN, AHMAD TONI
Magister Ilmu Komunikasi, Universitas Budi Luhur
Jl. Ciledug Raya No.99, Petukangan Utara, Kec. Pesanggrahan, Kota Jakarta Selatan,
Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12260 - Indonesia
e-mail Korespondensi: raditya521@gmail.com, ahmad.toni@budiluhur.ac.id
Article Info ABSTRACT

Article history: Public Relation (PR) services and Protocol services are part of
Received: 2020-11-01 an office administration system that functions to regulate the
Revised: 2020-11-30
Accepted: 2021-02-04 activities and events of high-ranking state officials at both state
ministries and state institutions, which are intended to realize the
smooth running of leadership services in accordance with existing
standard operating procedures (SOPs). During the Covid-19
pandemic like today, PR Services and protocol services that were
enforced were different from those used in the era before the
pandemic occurred in Indonesia. As health protocols are
implemented to prevent the spread of the Covid-19 virus, PR
Services and protocol services for high-ranking state leaders and
ministry officials at echelon I are also different. This study aims
to analyze the arrangements and evaluate the barriers to PR
Services and protocol services that occur during this pandemic
era. The research method used in this research is the
phenomenological method. The results showed that during the
Covid-19 pandemic, there were many obstacles that occurred in
the PR services and protocol services. With good regulatory
management and understanding, PR services and protocol
services could still be maximally provided to the leaders.
Keywords : Public relations, Protocol, , Organizational management
ABSTRAK
Layanan hubungan masyarakat (Humas) dan protokol
merupakan bagian dari tata administratif perkantoran yang
difungsikan untuk mengatur kegiatan-kegiatan dan acara
pejabat tinggi negara baik di kementerian negara maupun
lembaga negara, yang dimaksudkan untuk mewujudkan
kelancaran pelayanan pimpinan sesuai dengan standard
operasional prosedur (SOP) yang ada. Dimasa pandemi
Covid-19 seperti sekarang ini, layanan kehumasan dan
protokol yang diberlakukan berbeda dengan yang biasa
digunakan di era sebelum pandemi terjadi di negara
Indonesia. Seiring diberlakukannya protokol kesehatan untuk
2
mencegah meluasnya persebaran virus Covid-19 maka
layanan kehumasan dan protokol bagi para pimpinan tinggi
negara maupun pejabat kementerian setara eselon I juga
berbeda. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis
pengaturan dan mengevaluasi hambatan-hambatan layanan
humas dan protokol yang terjadi selama era pandemi ini.
Metode Penelitian yang digunakan dalam penelitian ini
adalah metode fenomenologi. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa selama terjadi pandemi Covid-19, banyak sekali
hambatan-hambatan yang terjadi dalam layanan humas dan
protokol pada lembaga negara. Dengan manajemen
pengaturan serta pemahaman yang baik maka layanan humas
dan protokol masih tetap bisa maksimal diberikan kepada
pimpinan
Kata Kunci: Humas, Protokol, ,Manajemen organisasi
PENDAHULUAN
Lembaga Negara dalam operasional kegiatan yang berhubungan dengan banyak
pihak, memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) yang harus di ikuti dan
dipedomani agar kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar. SOP merupakan
sekumpulan prosedur operasional standar yang digunakan sebagai pedoman dalam
sebuah organisasi untuk memastikan langkah kerja setiap anggota telah berjalan
secara efektif dan konsisten, serta memenuhi standar dan sistematika (Tambunan,
2013). Kementerian negara atau lembaga negara sebagai institusi pemerintah yang
melaksanakan kegiatan pemerintahan telah memiliki SOP dalam melaksanakan
layanan kehumasan dan protokol khususnya bagi para pejabat tinggi negara dan juga
para pejabat tinggi madya kementerian/lembaga (pejabat eselon I). Kementerian
negara merupakan lembaga pemerintah yang membidangi urusan tertentu dalam
pemerintahan (arti kementerian menurut wikipedia indonesia). Kementerian
biasanya berkedudukan di ibukota negara dan berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Presiden. Sebagian besar kementerian yang ada saat ini telah
mengalami berbagai perubahan baik melalui penggabungan, pemisahan, pergantian
dan juga pembubaran baik sementara maupun permanen.
Menurut Undang Undang nomor 39 tahun 2008, ditetapkan bahwa batas

maksimal untuk jumlah kementerian adalah sebanyak 34 kementerian. Pembentukan
Kementerian memiliki dasar hukum yaitu Undang Undang nomor 39 tahun 2008
3
tentang Kementerian Negara dan Peraturan Presiden nomor 7 Tahun 2015 tentang
Organisasi Kementerian Negara tahun 2015 yang tertuang dalam Bab V Pasal 17.
Selain kedua Perundangan tersebut, landasan hukum kementerian juga termuat
dalam Bab V Pasal 17 UUD 1945. Kementerian dipimpin oleh seorang Menteri yang
tergabung dalam sebuah kabinet. Presiden juga dapat mengangkat wakil menteri
pada kementerian tertentu apabila terdapat beban kerja yang membutuhkan
penanganan khusus.
Dalam UU nomor 39 tahun 2008 juga diatur hubungan fungsional kementerian

dengan lembaga pemerintah, Non kementerian dan juga pemerintah daerah,
sedangkan pembagian kementerian menurut UU nomor 7 tahun 2015 kementerian
negara dikelompokkan menjadi empat kelompok yaitu Kementerian Kelompok I,
Kementerian Kelompok II, kementerian Kelompok III dan Kementerian
Koordinator. Kementerian kelompok I merupakan kementerian yang menangani
urusan pemerintahan yang nomenklatur kementeriannya secara tegas disebutkan dam
UUD 1945 yang terdiri dari Kementrian Dalam Negeri, Kementerian Luar Negeri
dan Kementerian Pertahanan. Untuk Kementerian kelompok II merupakan
kementerian yang menangani urusan pemerintahan yang ruang lingkupnya
disebutkan dalam UUD 1945 yang terdiri atas : Kementerian Agama, Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kementerian Keuangan, Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan, Kementerian Riset Teknologi/BRIN, Kementerian Kesehatan,
Kementerian Sosial, Kementerian Ketenagakerjaan, Kementerian Perindustrian,
Kementerian Perdagangan, Kementerian ESDM, Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat, Kementerian Perhubungan, Kementerian Komunikasi dan
Informatika, Kementerian Pertanian, Kementerain Lingkungan Hidup dan
Kehutanan, Kementerian Kelautan dan Perikanan, Kementerian Desa dan
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/BPN. Untuk kementerian kelompok III adalah
kementerian yang menangani urusan pemerintahan dalam rangka penajaman,
koordinasi dan sinkronisasi program pemerintah yang terdiri dari : Kementerian
Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas, Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara, Kementerian BUMN, Kementerian Koperasi dan UKM,
Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, Kementerian Pemberdayaan
4
Perempuan dan Perlindungan Anak, Kementerian Pemuda dan Olahraga dan
Kementerian Sekretariat negara.
Kelompok Kementerian Koordinator merupakan kelompok kementerian yang

melaksanakan fungsi sinkronisasi dan koordinasi urusan kementerian yang terdiri
dari : Kementerian Koordinator Bidang Politik Hukam dan Keamanan, Kementerian
Koordinator Bidang Perekonomian, Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan
Manusia dan Kebudayaan dan Kementerian Koordinator Bidang Maritim dan
Investasi. Selain Kementerian, juga terdapat lembaga negara yang merupakan
lembaga pemerintahan bentukan negara yang mempunyai fungsi dan tugas masing-
masing seperti Majelis Pemusyawaratan Rakyat (MPR), Dewan Perwakilan Rakyat
(DPR), Dewan Perwakilan Daerah (DPD), Mahkamah Agung (MA), Mahkamah
Konstitusi (MK), Komisi Yudisial (KY), Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan lain
lain.
Dalam menjalankan operasional dan kegiatan keseharian baik kementerian

negara maupun lembaga negara memiliki tata kelola kehumasan dan keprotokolan
yang dijadikan pedoman agar tidak terjadi ketersinggungan, ketimpangan,
kesalahpahaman dan saling menjaga martabat para pimpinan yang satu dengan yang
lain. Layanan kehumasan dan keprotokolan ini perlu di kelola dengan baik karena
menyangkut layanan kepada pimpinan tertinggi baik selama kegiatan di dalam negeri
maupun kegiatan di luar negeri. Apalagi jika dalam suatu acara yang dihadiri oleh
banyak pejabat tinggi negara, maka SOP tentang keprotokolan harus di terapkan
tanpa ada kesalahan. Di era pandemi seperti sekarang ini layanan kehumasan dan
keprotokolan bersandingan ketat dengan aturan protokol kesehatan yang telah di
susun oleh pemerintah. Pengaturan layanan kehumasan dan protokol dengan strategi
manajemen organisasi yang baik akan meminimalisasi dampak komplain dari
pimpinan. Untuk itu rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimana strategi
manajemen layanan kehumasan dan keprotokolan di lembaga negara baik di
kementerian negara maupun di non kementerian (lembaga/badan) dapat ditata dan
berjalan baik di era pandemi Covid-19 ini. Berdasarkan rumusan masalah tersebut,
penelitian ini bertujuan untuk menganalisis POAC (Planning, Organizing, Actuating
and Controlling) pada layanan kehumasan dan protokol lembaga negara sebagai
5
upaya memberikan pelayanan yang prima kepada pimpinan baik kegiatan yang ada
di dalam kantor maupun kegiatan di luar kantor.
TINJAUAN PUSTAKA (LITERATURE REVIEW)
Lembaga Negara baik kementerian atau non kementerian memiliki struktur

organisasi yang disahkan dan dituangkan di dalam surat keputusan menteri/lembaga
tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK). Organisasi merupakan
kumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Didalam
organisasi, jika tujuan yang ditetapkan ingin dicapai secara efektif dan efisien, maka
perlu diterapkan konsep manajemen. Organisasi dan manajemen memiliki
keterkaitan yang kuat.
Berdasarkan sifatnya, organisasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu

organisasi formal dan informal. Organisasi formal menggambarkan interaksi otoritas
yang tegas dan hubungan struktural dalam suatu organisasi. Hal ini digambarkan ke
dalam struktur organisasi yang mendeskripsikan posisi dan tanggung jawab
pekerjaannya. Organisasi informal menggambarkan interaksi dan hubungan antar
pekerja, yang membentuk suatu pola yang tidak resmi diciptakan dan diatur oleh
manajemen. Secara umum terdapat 4 jenis struktur organisasi yaitu pertama,
Struktur organisasi garis; menerapkan aliran wewenang langsung dari top
manajemen kepada manajemen di bawahnya. Kelemahan model ini adalah tanggung
jawab dipikul sepenuhnya oleh pemimpin perusahaan sehingga dapat terjebak pada
pekerjaan yang bersifat administratif sehingga kekurangan waktu untuk memikirkan
hal dan rencana yang bersifat strategis. Struktur ini cocok untuk organisasi skala
kecil dan menengah.
Kedua, Struktur organisasi garis dan staf; merupakan gabungan lini dan
departemen staf. Departemen staf memberikan saran kepada departemen lini.
Pengambilan keputusan tetap pada departemen lini. Departemen staf hanya
memberikan dukungan tekhnis khusus. Struktur organisasi ini banyak ditemukan
pada organisasi menengah dan besar. Ketiga, Struktur organisasi fungsional, pada
struktur ini masing-masing manajer adalah spesialis atau ahli dan masing-masing
6
bawahan mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaaan penuh
untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Keempat,
Struktur organisasi matriks, merupakan suatu desain struktural yang menugaskan
para spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek
yang dipimpin oleh seorang manajer proyek.
Manajemen dapat diartikan merupakan suatu aktifitas yang berhubungan antara

aktifitas satu dengan yang lain (gurupendidikan.co.id). Aktifitas tersebut tidak hanya
dalam mengelola orang-orang yang bekerja di suatu perusahaan, melainkan juga
mencakup tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian.
Beberapa definisi manajemen menurut para ahli, Mary Parker Follet (Handoko,
2000:8), menyatakan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Ricky W Grifin, mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Sementara Daft mendefinisikan,
“Management is the attainment of organizational goals in an effective
and efficient manner through planning organizing leading and controlling
organizational resources”. Plunket dkk, mendefinisikan manajemen sebagai
“One or more managers individually and collectively setting and achieving
goals by exercising related functions(planning organizing staffing leading and
controlling) and coordinating various resources (information materials money
and people)”. Lewis dkk, mendefinisikan “manajemen is the process of
administering and coordinating resources effectively and efficiently in an effort
to achieve the goals of the organization.”
Dalam suatu organisasi, manajemen diperlukan untuk menciptakan suatu

struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sehingga fungsi POAC yang
meliputi fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing),
fungsi pengarahan/penggerakan (actuating) dan fungsi pengendalian (controlling)
dapat terlaksana dengan baik dan bersinergis.
Menurut Koontz dan O.Donnel, manajemen organisasi adalah segala aktivitas

atau kegiatan dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan POAC, begitu juga
Henry Fayol, George R Terry dan Luther M Gulick mengatakan bahwa POAC
merupakan rangkaian untuk mencapai goal organisasi. Secara lebih rinci POAC
dapat di jelaskan sebagai berikut (George R Terry, 1972) : Perencanaan (planning),
7
adalah suatu rangkaian langkah sistematis dan rutin untuk mencapai tujuan
perusahaan atau menyelesaikan masalah tertentu. Perencanaan juga ditafsirkan upaya
dalam menggunakan sumber daya yang tersedia meliputi penetapan tujuan dan
standar, penentuan aturan dan prosedur, pembuatan rencana serta perkiraan apa yang
akan terjadi.
Pengorganisasian (organizing), meliputi pemberian tugas terpisah kepada

masing-masing pihak, membentuk bagian, mendelegasikan dan menetapkan jalur
wewenang, menetapkan sistem komunikasi serta mengkoordinir kerja setiap
karyawan dalam satu tim yang solid dan terorganisasi. Tugas pengorganisasian
adalah untuk mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan
macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan kesuatu arah.
Penggerakan (actuating), merupakan fungsi untuk meningkatkan efektifitas

dan efesiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat
dan dinamis. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak
di ikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggungjawab. Pelaksanaan
kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Inti dari actuating
adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan
organisasi.
Pengawasan (controlling), manfaat dari pengawasan antara lain mengetahui

sejauh mana program telah dilaksanakan dan juga mengetahui bila ada
penyimpangan. Tindakan pengawasan berbeda-beda jenisnya seperti preventive
control (pengawasan sebelum pelaksanaan kegiatan), repressive control
(pengawasan setelah kegiatan), pengawasan saat kegiatan dilakukan, pengawasan
berkala, pengawasan mendadak dan pengawasan melekat. Fungsi manajemen terkait
ini adalah mencakup persiapan suatu standar kualitas dan kuantitas hasil kerja, baik
berbentuk produk maupun jasa yang diberikan perusahaan/organisasi dalam upaya
pencapaian tujuan, produktivitas dan terciptanya citra yang positip (rosady ruslan,
2013:1-3)
Manajemen organisasi adalah suatu proses dari sebuah perencanaan dan

pengorganisasian serta pengendalian terhadap sebuah sumber daya sebuah organisasi
8
dengan maksud untuk dapat mencapai tujuan organisasi (sarjanaekonomi.co.id).
Tujuan organisasi tersebut tentunya bisa bermacam-macam, tergantung suatu
organisasi itu sendiri. Manajemen organisasi ini juga memungkinkan sebuah
penggunaan optimal dari sumber daya yang dimiliki organisasi melalui perencanaan
dan pengendalian teliti di tempat kerja. Jadi mudahnya manajemen organisasi itu
dapat mengacu pada penanganan yang efisien dari organisasi serta karyawannya.
Tujuan manajemen organisasi adalah a. Membentuk suatu koordinasi yang baik antar
divisi maupun individu. b. Membentuk suatu kinerja sumber daya yang lebih efektif
melalui pemberian rasa aman dan kesatuan diantara karyawan. c. Menciptakan
suasana lingkungan pada kegiatan kerja yang damai dan positif. d. Mendorong para
karyawan agar bekerja dengan rasa tanggung jawab. e. Mencapai tujuan utama suatu
perusahaan dengan cara-cara yang paling efisien melalui pembentukan karakter
sumber daya.
Lembaga Negara telah menerapkan manajemen organisasi kehumasan dan

protokol dalam menjalankan kegiatan layanan pimpinan. Dunia kehumasan terus
mengalami perkembangan. Saat ini, keberadaan humas tidak hanya sebagai
pelengkap sebuah perusahaan/lembaga, namun mampu berperan maksimal dalam
membawa sebuah perusahaan/lembaga ke arah yang lebih baik. Tugas humas tidak
hanya menjaga nama baik perusahaan/lembaga, tetapi mampu berkontribusi untuk
membantu menyosialisasikan sebuah kebijakan kepada masyarakat. Humas adalah
suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat
memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi
(Ardianto,2009).
Humas merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling

memelihara arus komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerjasama suatu organisasi
dengan publik dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isi
manajemen (Seitel,2001). Selain humas, lembaga negara juga memerlukan layanan
keprotokolan. Mengacu pada Lembaran Negara Republik Indonesia Undang-Undang
Republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan, pengertian dari
protokol adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata
9
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. (UU No,9 tahun 2010 pasal 1). Istilah
protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu kata Protokolum yang terdiri atas kata
Protos (pertama) dan kolum atau kolla (perekat/lem). Istilah protokol pada awalnya
dipergunakan pertama kali sebagai lembar pertama suatu gulungan papyrus atau
kertas tebal, selanjutnya pengertian protokol dipergunakan untuk seluruh gulungan
tersebut yang merupakan tempat dicatatnya semua dokumen penting negara yang
menyangkut nasional maupun internasional.
Seiring berkembangnya waktu istilah protokol mengalami pergeseran makna

yang lebih di luas kepada hal yang menyangkut pada kehidupan bermasyarakat,
berpemerintahan, berbangsa dan bernegara terutama acara kenegaraan sebagaimana
yang tercantum dalam pasal 1 ayat 1 UU nomor 8 Tahun 1987. Adapun yang
dimaksud acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia
negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil presiden serta pejabat
negara lainnya. Pertimbangan layanan keprotokolan ini ada beberapa hal, yaitu
pertama, Bahwa negara menghormati kedudukan para pejabat negara, pejabat
pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh
masyarakat dengan pengaturan keprotokolan. Kedua, Bahwa perlu upaya
penyesuaian terhadap dinamika yang tumbuh berkembang dalam sistem
ketatanegaraan, budaya dan tradisi bangsa sehinga dipandang perlu dibuat suatu
pengaturan keprotokolan. Ketiga, Bahwa acara kenegaraan dan acara resmi yang
dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara yang dihadiri oleh pejabat negara
dan/atau pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi
internasional dan juga tokoh masyarakat perlu diatur pelayanannya.
Keprotokolan diatur berdasar asas kebangsaan, ketertiban dan kepastian

hukum, keseimbangan, keserasian, keselarasan dan hubungan timbal balik (UU no.9
tahun 2010 Pasal 2). Pengaturan layanan keprotokolan ini bertujuan untuk
memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan
negara asing, organisasi internasional, tokoh masyarakat, tamu negara sesuai dengan
kedudukan dalam negara, pemerintahan dan masyrakat. Selain itu, pengaturan
keprotokolan juga memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar dapat
10
berjalan dengan tertib, rapi, lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan
yang berlaku baik nasional maupun internasional serta menciptakan hubungan yang
baik dalam tata pergaulan antar bangsa.
Ruang lingkup pengaturan keprotokolan meliputi tata tempat, tata upacara dan
juga tata penghormatan (UU no.9 tahun 2010 Pasal 4). Penyelenggaraan
keprotokolan di daerah khusus atau daerah istimewa dilaksanakan dengan
menghormati kekhususan atau keistimewaan daerah tersebut sepanjang tidak
bertentangan dengan Undang Undang (Pasal 35). Untaian kegiatan keprotokolan
mencakup 6 (enam ) fungsi yaitu : Perencanaan (Planning); mencakup kegiatan
memilih dan mengaitkan fakta guna menciptakan dan meformulasikan serangkaian
kegiatan yang diusulkan dalam rangka mencapai tujuan tertentu sesuai dengan
kehendak yang telah ditetapkan bersama. Fungsi ini dapat mencegah terjadinya celah
pemborosan waktu, tenaga, biaya, non materiil, dan sebagainya.
Pengorganisasian (Organizing); Fungsi yang dianggap penting untuk mencapai

suatu tujuan tertentu dengan melimpahkan wewenang dan tanggung jawab tertentu
kepada orang yang tepat untuk melaksanakan tugas. dalam hal ini, pengorganisasian
diperlukan secara terpadu dengan melibatkan orang-orang dari unit kerja terkait.
Penggerakan (Actuating); kegiatan ini dimaksudkan supaya petugas dapat

mencapai tujuan yang tepat sesuai dengan fungsi perencanaan. pengorganisasian
dilakukan oleh pimpinan.
Pengawasan (Controlling); Kegiatan pengawasan merupakan penentuan suatu

hal yang telah dilaksanakan, menilai dan bila perlu mengambil langkah-langkah
perbaikan agar pelaksanaan suatu tugas/pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan
rencana semula. dalam suatu kegiatan, tentu semua tidak selalu berjalan dengan
sempirna sehingga perlu dilakukan controlling.
Pengkoordinasian (Coordinating); kegiatan ini untuk menyatupadukan dan

menyeleraskan upaya-upaya pelaksanaan (SDM, Sarana penunjang dan modality)
untuk menghasilkan tindakan-tindakan yang bersatu padu,serasi, tepat sasaran dan
tujuan. dengan melaksanakan fungsi ini dengan baik, akan di peroleh hasil kerja
11
yang tepat, dapat di cegah pemborosan dalam bentuk apapun. tidak ada tumpang
tindih dalam pelaksanaan tugas sehingga koordinasi antar berbagai unit kerja dapat
berjalan dengan optimal.
Pengambilan Keputusan (Decision Making); Pokok dari fungsi ini adalah

memilih satu tidakan diantara beberapa kemungkinan untuk bertindak (alternatif)
dalam berbagai keadaan dalam melaksanakan kegiatan tertentu. dalam bekerja di
lapangan, protokol sering di hadapkan pada fungsi ini. dimana seorang protokol
harus bisa mengambil suatu keputusan bahkan disaat tersulit demi kelancaran suatu
acara atau pelayanan kepada pimpinan.
Di era pandemi Covid-19 seperti sekarang ini layanan protokol kepada

pimpinan harus sejalan beriringan dengan protokol kesehatan yang telah ditetapkan
oleh Pemerintah. Beberapa hal yang menjadi hal yang berbeda saat pengaturan
layanan di era pandemi sekarang ini antara lain pengaturan saat rapat, pengaturan
saat acara di luar kantor, pengaturan acara dengan negara luar dan masih banyak yg
lainnya. Beberapa hal mendasar yang menjadi kendala dalam layanan keprotokolan
adalah adanya pembatasan-pembatasan atau aturan-aturan yang harus di taati seiring
pemberlakuan prosedur penanganan Covid-19 sehingga diperlukan startegi
manajemen pengaturan layanan keprotokolan yang baik disesuaikan juga dengan
sumber daya manusia yang tersedia.
Dalam surat edaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia tentang protokol

penanganan Covid-19 untuk protokol komunikasi publik disebutkan bahwa dalam
penanganan wabah penyakit, anthony de mello pernah mengingatkan bahwa jumlah
korban bisa menjadi lima kali lipat kalau terjadi ketakutan di saat wabah menyerang.
Seribu orang menjadi korban sakit dan empat ribu orang menjadi korban karena
panik (mello,a.d,1997, the heart of the enlightened: a book of story meditations).
Begitu juga upaya menangani virus Covid-19 yang teridentifikasi pertama kali di
Provinsi Wuhan Cina ini, komunikasi adalah bagian penting dalam menghadapi
pandemi. Kepercayaan publik perlu dibangun dan dijaga agar tidak terjadi kepanikan
dalam masyarakat dan penanganan dapat berjalan dengan lancar. Pemerintah harus
menunjukkan bahwa pemerintah serius, siap dan mampu menangani outbreak ini.
12
Persepsi tentang kesiapan dan keseriusan pemerintah perlu di sampaikan kepada
publik melalui penjelasan yang komprehensif dan berkala, dengan menjelaskan apa
yang sudah dan akan di lakukan oleh pemerintah.
Berdasar surat keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor

HK.01.07/menkes/328/2020 tentang panduan pencegahan dan pengendalian corona
virus disease 2019 (Covid-19) di tempat kerja perkantoran dan industri dalam
mendukung keberlangsungan usaha pada situasi pandemi, di jelaskan bahwa dalam
rangka memutus mata rantai penularan Covid-19 baik di sektor kesehatan, sosial,
ekonomi diperlukan dukungan untuk keberlangsungan perekonomian masyarakat,
sehingga aspek kesehatan perlu diatur pada tempat kerja perkantoran dan industri.
Pengaturan ini mengacu pada Undang-Undang nomor 1 tahun 1970 tentang
Keselamatan Kerja, Undang-Undang nomor 4 tahun 1984 tentang wabah penyakit
menular, Undang-Undang nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, Undang-Undang
nomor 40 tahun 1991 tentang penanggulangan wabah penyakit menular dan Undang-
Undang nomor 50 tahun 2012 tentang sistem manajemen keselamatan dan kesehatan
kerja. Tentunya berdasarkan protokol kesehatan untuk perkantoran dan/atau tempat
kerja yang telah dibuat tersebut harus di taati oleh semua pihak baik perkantoran
pemerintah maupun industri swasta agar penularan Covid-19 tidak semakin
menyebar luas.
Lembaga negara sebagai institusi yang melaksanakan tata administrasi tugas-

tugas pemerintahan, harus menyesuaikan pengaturan pelayanan kehumasan dan
keprotokolan sesuai dengan protokol kesehatan yang telah ditetapkan oleh
pemerintah. Beberapa hal yang diatur selama masa pandemi di tempat kerja antara
lain: a. Pembagian sumber daya manusia (pegawai) yang ada, melalui pengaturan
bekerja dari work from home (sebagian atau sepenuhnya). b. Melakukan pengukuran
suhu dengan thermogun dan self assessment risiko Covid-19. c. Pengaturan waktu
kerja tidak terlalu panjang yang dapat menyebabkan penurunan sistem imunitas
tubuh. d. Wajib menggunakan masker dan mengatur asupan nutrisi. Memfasilitasi
tempat kerja yang aman dan sehat termasuk hygiene dan sanitasi lingkungan kerja,
sarana cuci tangan, physical distancing dan juga pola hidup bersih sehat (PHBS)
METODE PENELITIAN 13
Pada penelitian ini, penulis menggunakan metode penelitian kualitatif dengan
menggunakan metode fenomenologi. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang
digunakan untuk menyelidiki, menemukan, menggambarkan dan menjelaskan
kualitas atau keistimewaan dari pengaruh sosial yang tidak dapat dijelaskan, diukur
atau digambarkan melalui pendekatan kuantitatif (Saryono,2010). Kualitatif dapat
diartikan sebagai penelitian yag menghasilkan data deskriptif mengenai kata-kata
lisan maupun tertulis dan tingkah laku yang dapat diamati dari orang-orang yang
diteliti (taylor dan bogdan, 1984:5, hendrarso, 2010:166). Penelitian kualitatif
dimaksudkan untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek
penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan dan lainnya secara holistik
dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks
khusus yang alamiah dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah
(moleong,2011:6). Penelitian kualitatif bisa berlandaskan filsafat post positivisme
untuk meneliti kondisi obyek yang alamiah dimana peneliti sebagai instrumen kunci.
Hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi (sugiyono,
2011).
Metode penelitian kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini adalah

metode fenomenologi (phenomenology). Metode ini menggunakan teknik dengan
cara memperhatikan dan menelaah fokus fenomena yang diteliti, dengan melihat
berbagai aspek subjektif dari perilaku objek. Selanjutnya peneliti akan melakukan
penggalian data berupa bagaimana memaknai objek dalam memberikan arti terhadap
fenomena terkait. Penggalian data dilakukan dengan melakukan wawancara yang
mendalam kepada objek atau informan atau responden di dalam penelitian, serta
dengan melakukan observasi secara langsung mengenai objek penelitian dan
menginterprestasikannya kepada orang lain (statistikian.com).
Phenomenology is a form of qualitative research in which the researcher

attempts to understand how one or more individuals experience a phenemenon.
The key element of phenomenological research study is that the researcher
attempts to understand how people experience a phenomenom from the person’s
14
own perspectives. Your goals is to enter the inner world of each participant to
understand his or her perspectives and experiences.(burke johnson & larry
christensen,2012). In simple terms, phenomenology can be defined as an
approach to research that seeks to describe the essence of a phenomenon by
exploring it from the perspective of those who have experienced it. The goal of
phenomenology is to describe the meaning of this experience—both in terms
of what was experienced and how it was experienced (teherani a, martimianakis
t, stenfors-hayes t, wadhwa a, varpio l. Choosing a qualitative research
approach. J grad med educ. 2015;7:669–670). Phenomenology is a form of
qualitative research that focuses on the study of an individual’s lived
experiences within the world (how phenomenology can help us learn from the
experiences of others, brian e neubauer, catherine t witkop & lara
varpio:2019:90-97).
Adapun alasan penulis menggunakan metode fenomenologi adalah penulis

berkeinginan untuk menggambarkan keadaan yang terjadi secara apa adanya dengan
menguraikan fenomena yang terjadi seiring perkembangan yang adaSubjek penelitian adalah
kementerian/lembaga negara dan objeknya adalah terkait manajemen layanan keprotokolan.
Data primer berupa hasil observasi dan hasil wawancara dengan rekan kerja didapatkan dari
pengalaman penulis selama bekerja di Bagian Protokol dan Tata Usaha Pimpinan
Wawancara dengan teman sejawat lintas kementerian/lembaga negara, studi pustaka dari
website atau media online dan juga literature jurnal yang terkait juga dilakukan untuk
melengkapi penelitian ini. Penelitian ini dilakukan dari Bulan April 2020 sampai dengan
Bulan September 2020
HASIL DAN PEMBAHASAN
Suatu Organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional, membutuhkan sumber

daya manusia yang kompeten dan mampu berkontribusi bagi organisasi. Faktor
eksternal dan faktor internal menjadi perhatian penting bagi sebuah organisasi untuk
mencapai tujuan yang diharapkan (Rivai & Sagala, 2011). Begitu juga lembaga
negara yang menjalankan roda pemerintahan dan pelayanan bagi masyarakat.
Layanan humas dan protokol memiliki fungsi yang penting dalam membangun citra
organisasi baik dalam kedudukannya di luar negeri (diplomatik) maupun urusan di
dalam negeri.
Sebagaimana pengalaman penulis selama bekerja sebagai protokoler, maka

layanan keprotokolan ini memiliki induk atau lembaga resmi yang menaungi
15
pengelolaan utama kegiatan atau sebagai lembaga konsultasi bila terdapat hal yang
kurang dimengerti yaitu ke Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler Kementerian
Luar Negeri. Tugas dan fungsi seorang protokoler sangat penting dalam menentukan
berhasil atau tidaknya suatu acara penting terutama acara yang melibatkan kehadiran
pejabat tinggi negara baik pejabat negara dalam negeri maupun pejabat negara dari
luar negeri. Seseorang yang ditugaskan dalam bidang keprotokolan senantiasa harus
meletakkan perhatian, keahlian dan tanggung jawab secara sungguh sungguh dengan
tetap menjunjung tinggi nilai-nilai kebudayaan, norma adat istiadat yang relevan dan
SOP yang berlaku sehingga tugas dan fungsi kehumasan dan protoko dapat
dilaksanakan dengan sempurna.
Humas dan Protokol seringkali dipersepsikan dalam beragam wacana seperti

kaku, rumit, dan juga berbelit-belit. Dalam sebuah sudut pandang mungkin ada
benarnya, namun tidak seluruhnya benar. Peran humas dan protokol bukan sekedar
membawakan acara atau mempersilakan tamu, namun juga tehnik berkomunikasi
yang baik dan benar, bagaimana menjadi pribadi yang efektif dan juga personal
grooming (cara berpenampilan di dunia profesional). Kinerja humas dan protokol
dapat meningkatkan pembentukan citra dari sebuah organisasi sehingga petugas
harus cakap dan cekatan baik berkomunikasi dengan pihak internal maupun dengan
pihak luar. Protokol mencerminkan keteraturan, efektifitas dan memiliki estetika.
Berikut adalah contoh gambar terkait layanan humas dan keprotokolan yang meliputi
aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan sehubungan dengan
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya
dalam masyarakat, pemerintahan dan bernegara.
16
Gambar 1. Tata Penghormatan
Gambar 2. Tata Upacara
Gambar 3. Tata Tempat

17
Gambar 4. Kunjungan Kenegaraan
Layanan humas dan protokol terus mengalami perkembangan seperti disaat

seperti sekarang ini dimana Bangsa Indonesia bahkan sebagian besar dunia
mengalami pandemi coronavirus disease-19 (Covid-19). Penyakit yang ditularkan
oleh virus corona dan telah dinyatakan sebagai pandemi oleh who pada 11 maret
2020 ini telah menjadi ancaman darurat kesehatan bagi seluruh negara di dunia.1
Tentunya untuk menekan angka penyebaran dan meluasnya kasus Covid-19 ini
pemerintah telah bekerja keras yaitu dengan mengeluarkan aturan berupa protokol
kesehatan. Berbagai protokol kesehatan telah diterbitkan seperti protokol kesehatan
untuk individu, protokol kesehatan untuk perkantoran dan industri, protokol
kesehatan di tempat umum dan lainnya.
Berpedoman pada protokol kesehatan yang telah terbit tersebut, maka

layanan humas dan protokol kepada pimpinan juga mengalami penyesuaian. Berikut
disampaikan perubahan layanan humas dan eprotokol sesuai dengan penelitian
penulis periode Maret sampai dengan September tahun 2020 :
1
https://www.who.int/dg/speeches/detail/who-director-general-s-opening-remarks-at-the-
media-briefing-on-covid-19---11-march-2020
18
Tata cara audiensi
Untuk tamu dari luar yang ingin bertemu atau audiensi dengan menteri atau
pimpinan lembaga harus menyertakan surat keterangan bebas dari Covid-19, bisa
dengan uji swab nasopharing-oropharing maupun uji rapid test. Jika sebelum
pandemi berlangsung, pejabat/orang yang ingin audiensi dengan pimpinan
kementerian/lembaga cukup meminta jadwal untuk bertemu, namun sekarang
berbeda. Hal ini tentunya cukup membuat kesulitan bagi yang ingin beraudiensi
karena harus melaksananakan swab/rapid terlebih dahulu.
Tata cara rapat / persidangan / rakorpim

Di masa pandemi, diberlakukan pengaturan jarak untuk para peserta rapat
sehingga meminimalisasi jumlah peserta rapat. Rapat juga diusahakan minimal
untuk tatap muka secara langsung (physic). Kendala yang terjadi disini yaitu
terjadi pada peserta rapat yang terbatas dan tidak bisa lebih leluasa
menyampaikan masukan atau pendapat kepada pimpinan. Terlebih lagi dengan
penggunaan media digital sebagai media rapat, perlu koneksi jaringan internet
yang memadai dan dipastikan tidak ada problem saat rapat berlangsung. Apalagi
rapat tersebut di pimpin oleh presiden langsung misalnya. Sebelum dan setelah
rapat, ruangan juga diperlakukan adanya penyemprotan desinfektan.
Tata cara kunjungan kerja keluar kantor atau keluar daerah

Telah diterbitkan aturan baku bahwa bagi setiap orang yang hendak melakukan
perjalan keluar kota dengan menggunakan maskapai perlu menyerahkan test uji
swab atau hasil rapid test. Tentunya hal ini cukup membebani masyarakat. Namun
hal ini diperlukan untuk mencegah terjadinya cluster baru di dalam pesawat.
Pimpinan kementerian atau lembaga juga tidak lepas dari peraturan ini. Begitu
juga saat kunjungan di luar daerah tetap harus menerapkan aturan protokol
kesehatan. Protokol harus mempersiapkan semua kebutuhan untuk perjalanan
pimpinan dan memastikan tidak ada kesalahan dalam pelaksanaan dalam
kunjungan kerja tersebut. Perlakuan layanan keprotokolan selama kunjungan
kerja di daerah juga menjadi perhatian bagi protokol yang bertugas. Di era
pandemi kunjungan kerja keluar kota memiliki resiko yang cukup tinggi, apalagi
19
ke daerah yang berzona merah. Keterbatasan moda transportasi seiring
berkurangnya jadwal penerbangan juga menyulitkan petugas untuk giat
kunjungan kerja luar kota. Kekhawatiran dari personil yang bertugas juga satu
aspek tersendiri bila khawatir terjadi penularan saat bertugas.
Tata cara pelantikan

Untuk pelantikan pejabat terutama untuk pejabat di unit pelaksana teknis (UPT),
dimasa pandemi ini mengalami pergeseran yaitu dengan menggunakan fasilitas
media digital. Kendala yang dihadapi disini adalah kekuatan infrastruktur internet
(kekuatan jaringan) yang berbeda-beda di setiap provinsi/daerah. Hal ini
terkadang menyebabkan terjadinya kesalahan. Misal saat pengucapan lafaz
sumpah jabatan. Jika sebelum pandemi terjadi, pejabat yang akan di sumpah
cukup datang ke kantor pusat tempat berlangsungnya pelantikan di adakan.
Namun sekarang mereka harus menyediakan perangkat sendiri, mendatangkan
rohaniawan sendiri, dan juga memastikan jaringan berlangsung baik disaat
pelantikan.
Pengaturan SDM / Personil

Mengingat kapasitas ruangan kerja yang tidak boleh penuh, maka petugas yang
ada perlu diatur dengan berpedoman pada aturan protokol kesehatan yang ada.
Kepala bagian keprotokolan harus pandai- pandai mengatur jadwal petugas
sehingga tidak terjadi ketimpangan petugas dan layanan keprotokolan tetap dapat
berjalan dengan baik.
Dari kelima perubahan yang disampaikan diatas, dapat ditarik kesimpulan

bahwa diperlukan strategi manajemen layanan kehumasan dan protokol yang tepat
agar layanan dapat diberikan secara maksimal di era pandemi Covid-19 ini. Merujuk
pada teori manajemen yang telah penulis sampaikan dalam kerangka teori diatas
yang bertumpu pada POAC (planning, organizing, actuating and controlling), maka
dari uraian yang ada di atas dapat di sampaikan strategi manajemen layanan
kehumasan dan protokol sebagai berikut :
20
Gambar 5. Siklus POAC
a. Perencanaan ( planning)
Perencanaan disini dimulai dari pengaturan sumber daya manusia yang ada di
bagian keprotokolan. Untuk mengurangi penyebaran Covid-19 antar pegawai
perlu diatur perputaran pegawai secara adil dan merata termasuk memperhatikan
tempat duduk pegawai dalam rangka program jaga jarak (setidaknya kapasitas
50% dari jumlah personil yang ada). Pengaturan dapat dibuat kedalam dua tim
tugas yaitu tim ganjil dan tim genap atau bisa juga tim 1 dan tim 2 yang masuk
secara bergantian. Pembagian personal tim bisa di atur misal sesuai dengan plat
kendaraan yang dimiliki atau juga dengan komposisi personil yang adil. Hal yang
harus diperhatikan bahwa, personil yang ada dan terbentuk nantinya harus bisa
mengcover semua kegiatan pimpinan di hari saat bertugas. Selain perencanaan
SDM, perencanaan jadwal/agenda juga harus ada. Hal ini untuk menghindari dari
acara yang benar-benar penuh di satu hari (karena disatu hari bisa saja terjadi
undangan rapat yang bersamaan waktunya). Sedangkan dihari lain
jadwal/agendanya kosong. Koordinasi dengan pihak terkait juga harus terjalin
baik sehingga acara yang telah diagendakan dapat berjalan dengan baik. Skala
prioritas untuk acara/rapat yang harus di hadiri atau di pimpin oleh kepala
lembaga/kementerian adalah suatu yang mutlak dilakukan dalam rangka
penyaringan kegiatan di era Covid-19.
21
b. Pengorganisasian (organizing)
Bila sudah direncanakan personil yang bertugas dan acara/agenda sudah tersusun,
maka pengaturan dan alokasi untuk para personil juga harus jelas disesuaikan
dengan kompetensi personil yang ada. Jangan sampai misal personil yang tidak
bisa mengoperasikan komputer dengan baik diperintahkan untuk mengurus
persidangan atau menjadi tenaga asisten sorot (Asrot) pimpinan yang sedang
memimpin rapat. Atau bila ada tamu negara luar (diplomat) yang audiensi dengan
pimpinan, maka yang personil yang dipilih hendaknya yang setidaknya mampu
berkomunikasi dengan baik dan memiliki keahlian bahasa asing sehingga bila di
ajak berbicara oleh sang tamu, maka protokol yang bertugas dapat menjawab
dengan baik. Pengorganisasian yang tepat tentunya akan membawa kelancaran
dalam bertugas. Tidak dipungkiri bahwa jika profesi sebagai seorang protokol
dimana setiap hari harus berhadapan dengan para pejabat-pejabat tinggi dan tak
jarang juga berhadapan dengan Kepala Negara, tentunya harus memiliki sikap dan
gaya komunikasi yang baik, di dukung dengan kecakapan intelektual sebagai
seorang pribadi yang terampil. Hal ini diperlukan, karena akan mengangkat dan
membawa citra bagi instansi yang diwakilinya.
c. Penggerakan (actuating)
Setelah dilaksanakan perencanaan dan pengorganisasian, maka langkah
selanjutnya adalah berupa proses penggerakan, di mana di dalamnya terkandung
unsur pengarahan dari pimpinan. Setiap kegiatan memiliki tata urutan yang
berbeda-beda. Misal dalam pelaksanaan kegiatan audiensi berbeda dengan
kegiatan saat pelantikan. Persiapan yang dilakukan juga berbeda. Disini peran
seorang pimpinan atau ketua tim project memegang peranan penting untuk bisa
merangkul seluruh personil dan staf yang ada untuk mencapai tujuan dari suatu
kegiatan yang dilakukan.Pembagian pekerjaan disesuaikan dengan personil yang
betugas dan koordinasi lintas unit kerja dilakukan tanpa ada rasa saling tertekan
dan terpaksa untuk melaksanakan kegiatan. hal ini diyakini, tentunya akan
membuat keharmonisan dalam bekerja dan hasil kinerjapun akan lebih
memuaskan semua pihak.
22
d. Pengawasan ( controlling)
Ditahap terakhir yaitu tahap pengawasan dimana pentingnya tahapan ini untuk
memastikan acara berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan yang melibatkan
orang banyak dengan sumber daya yang sedikit dan keterbatasan penunjang,
memerlukan pengawasan yang ketat agar tidak terjadi kesalahan yang
mengakibatkan rusaknya acara. Apalagi di era pandemi yang sebagian besar
acaranya di lakukan secara daring (online), maka proses pengawasan mulai dari
persiapan sampai dengan pelaksanaan harus dilakukan secara cermat. Controlling
tidak harus dibuat tertulis resmi, namun juga bisa disampaikan secara singkat
melalui whatsapp group yang telah dibuat. Feedback diperlukan untuk
mengevaluasi kegiatan yang telah berjalan, sehingga bila terjadi kekurangan bisa
di antisipasi di kegiatan selanjutnya.
POAC dibuat secara flexible dengan memperhatikan situasi dan kondisi yang
ada. Beberapa langkah dalam pembuatan POAC layanan kehumasan dan
keprotokolan yang dapat ditempuh sebagai langkah penyesuaian di era pandemi
adalah sebagai berikut :
a. Mensinkronisasikankan kebijakan pusat dan kebijakan daerah terkait layanan
keprotokolan. Pemerintah pusat melalui jejaring keprotokolan sering
mengadakan pertemuan keprotokolan untuk koordinasi dengan lintas
kementerian negara dan lembaga negara. Saat ini pertemuan sering diadakan
melalui video conference untuk membahas perkembangan keprotokolan
sesuai dengan kondisi terkini. Dalam pertemuan koordinasi keprotokolan ini
bisa di bahasa berbagai hambatan, kendala dan juga inovasi inovasi terbaru
untuk bisa di terapkan oleh pemerintah pusat dan pemerintah daerah.
b. Pembuatan jadwal untuk mengatur sumber daya yang ada baik SDM, sarana
penunjang maupun kekuatan perangkat yang ada. Pengaturan jadwal tetap
memperhatikan capabilities, competence and efeciency.
c. Mengutamakan pemanfaatan teknologi digital di era kecanggihan teknologi
sekarang ini (dalam rangka meminimalisasi pertemuan fisik), juga
mengurangi durasi pertemuan dari yang biasa dilakukan sebelum masa
pandemi berlangsung untuk mencegah kejenuhan ber-online.
23
d. Selalu membuat persiapan yang matang apabila acara melibatkan banyak
orang (via daring), membuat back up saluran jaringan bila terjadi gangguan
mendadak, antisipasi perubahan tahapan acara karena suatu hal tertentu.
e. Selalu melakukan koordinasi dengan bijak, baik antar personil ataupun antar
lintas unit kerja agar acara yang melibatkan pimpinan dapat berjalan dengan
lancar.
f. Minimalisasi komplain dengan menerapkan manajemen komplain tanpa
harus menyalahkan siapapun apabila terjadi komplain dari pimpinan. Siap
salah adalah kata yang harus dipegang oleh seorang protokol. Terus berupaya
untuk instropeksi bila muncul komplain dari pimpinan.
g. Selalu berpatokan pada peraturan/perundangan yang ada apalagi terkait
dengan hal yang menyangkut acara kenegaraan sehingga tidak muncul
ketimpangan dalam layanan pimpinan. Selalu disiplin, menjaga etika dan
kepercayaan diri bila menghadapi suatu kondisi yang dirasa cukup sulit
berbekal dari knowledge yang seorang protokol harus miliki.
SIMPULAN
Layanan kehumasan dan protokol memiliki sifat yang unik. Bukan terbatas pada
kekakuan yang selalu mengutamakan prosedur yang ada, namun juga harus ada
fleksibilitas dengan tetap berpedoman pada SOP yang berlaku dan kearifan lokal dari
masing-masig daerah. Untuk acara yang bersifat resmi dan dihadiri oleh pejabat
tinggi negara dimana lokasi pelaksanaan acara di luar dari tempat yang biasa kita
diami, maka langkah yang tepat untuk menerapkan layanan kehumasan dan protokol
ini adalah memadukan SOP yang ada dengan kearifan lokal yang terdapat di daerah
tersebut.
Di era pandemi Covid-19 ini, meskipun terjadi pergeseran beberapa tahapan
layanan atau perubahan kebiasan, layanan kehumasan dan protokol kepada para
pimpinan tinggi negara di lembaga negara baik di kementerian maupun di non
kementerian harus tetap secara maksimal di berikan. Salah satu langkah penyesuaian
yaitu dengan menerapkan fungsi POAC dengan tepat pada manajemen layanan
keprotokolan di kementerian/lembaga negara.
24
DAFTAR PUSTAKA
Brian e neubauer, catherine t witkop & lara varpio, 2019. How phenomenology can
help us learn from the experiences of others, perspectives on medical
education. Https://link.springer.com/article/10.1007/s40037-019-0509-2
Burke johnson & larry christensen, 2012. Educational research fourth edition
quantitative, qualitative, and mixed approaches,university of south alabama,
sage publications inc
Buku keprotokolan dan master of ceremony (m.c),
https://www.academia.edu/38184223/buku_keprotokolan_dan_mcedit_a
Edaran Biro Komunikasi dan Pelayanan Masyarakat Kementerian Kesehatan RI
tentang penanganan covid-19 protokol komunikasi publik
Farid hamid, msi, dr. Jurnal “pendekatan fenomenologi (suatu ranah penelitian
kualitatif)”.
Handoko, t.hani (2000), manajemen personalia dan sumber daya manusia, edisi ke 2,
yogyakarta
Hasbiansyah, 2008. Jurnal “pendekatan fenomenologi: pengantar praktik penelitian
dalam ilmu sosial dan komunikasi”. Mediator, vol.9 no.1
Hendrarso, 2010. Metode penelitian sosial. Pt. Kencana prenada grup, jakarta
Helaluddin, 2018. Jurnal “mengenal lebih dekat dengan pendekatan fenomenologi:
sebuah penelitian kualitatif”. Uin sultan maulanan hasanuddin, banten
https://www.linguistikid.com/2016/09/pengertian-penelitian-deskriptif-
kualitatif.html
https://id.wikipedia.org/wiki/kementerian_indonesia
https://www.gurupendidikan.co.id/manajemen-organisasi/
https://sarjanaekonomi.co.id/manajemen-organisasi/
https://covid19.kemkes.go.id/
https://www.who.int/dg/speeches/detail/who-director-general-s-opening-remarks-at-
the-media-briefing-on-covid-19---11-march-2020
https://www.statistikian.com/2012/10/penelitian-kualitatif.html
25
Keputusan Menteri Dalam Negeri nomor 440-830 tahun 2020 tentang pedoman
tatanan normal baru produktif dan aman corona virus disease 2019 bagi
aparatur sipil negara di lingkungan kementerian dan pemerintah daerah
Mello,a.d,1997, the heart of the enlightened: a book of story meditations
Nazir, m. 1988. Metode penelitian, ghalia indonesia: jakarta..
Ruslan, rosadi. 2013. Metode penelitian public relations dan komunikasi. Jakarta:
rajagrafindo persada
Sugiyono. 2005. Metode penelitian administrasi. Bandung: alfabeta
Sugiyono, 2011. Metode penelitian kuantitatif, kualitatid dan r&d, pt. Alfabeta,
bandung
Saryono, 2010. Metode penelitian kualitatif, pt. Alfabeta, bandung
Sukaris, Mayang Putri Prathiwi, Budiyono Pristyadi, 2020. Meningkatkan Kinerja
Karyawan melalui Keterikatan, Budaya Organisasi dan Gaya Kepemimpinan,
Jurnal Ekonomi – Manajemen- Akuntansi, Universitas Muhamadiyah, Gresik
Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor
HK.01.07/menkes/328/2020 tentang panduan pencegahan dan pengendalian
corona virus disease 2019 (Covid-19) di tempat kerja perkantoran dan industri
Teherani a, martimianakis t, stenfors-hayes t, wadhwa a, varpio l, 2015. Choosing
a qualitative research approach. J grad med educ
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan
Wibawa, Darajat,Dr, 2020. Hukum dan Etika Humas,Membina hubungan baik
dengan wartawan
Winata, Sheila Vania, 2016. Perancangan Standard Operating Prosedur (SOP) pada
Chocolab, Jurnal Manajemen dan Start-Up Bisnis, Vol1 No 1 (2016)

Manajemen Komunikasi Organisasi Pada Hubungan Masyarakat Dan Protokol Dalam Lembaga Negara Di Era Pandemi Covid-2019

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Manajemen Komunikasi Organisasi Pada Hubungan Masyarakat Dan Protokol Dalam Lembaga Negara Di Era Pandemi Covid-2019

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manajemen Komunikasi Organisasi Pada Hubungan Masyarakat Dan Protokol Dalam Lembaga Negara Di Era Pandemi Covid-2019

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PRecious: Public Relations Journal Volume 1 Nomor 1 - Oktober 2020

MANAJEMEN KOMUNIKASI ORGANISASI PADA

Article Info ABSTRACT

Keywords : Public relations, Protocol, , Organizational management

Menurut Undang Undang nomor 39 tahun 2008, ditetapkan bahwa batas

Dalam UU nomor 39 tahun 2008 juga diatur hubungan fungsional kementerian

Kelompok Kementerian Koordinator merupakan kelompok kementerian yang

Dalam menjalankan operasional dan kegiatan keseharian baik kementerian

TINJAUAN PUSTAKA (LITERATURE REVIEW)

Lembaga Negara baik kementerian atau non kementerian memiliki struktur

Berdasarkan sifatnya, organisasi dibedakan menjadi dua macam, yaitu

Manajemen dapat diartikan merupakan suatu aktifitas yang berhubungan antara

Dalam suatu organisasi, manajemen diperlukan untuk menciptakan suatu

Menurut Koontz dan O.Donnel, manajemen organisasi adalah segala aktivitas

Pengorganisasian (organizing), meliputi pemberian tugas terpisah kepada

Penggerakan (actuating), merupakan fungsi untuk meningkatkan efektifitas

Pengawasan (controlling), manfaat dari pengawasan antara lain mengetahui

Manajemen organisasi adalah suatu proses dari sebuah perencanaan dan

Lembaga Negara telah menerapkan manajemen organisasi kehumasan dan

Humas merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling

Seiring berkembangnya waktu istilah protokol mengalami pergeseran makna

Keprotokolan diatur berdasar asas kebangsaan, ketertiban dan kepastian

Pengorganisasian (Organizing); Fungsi yang dianggap penting untuk mencapai

Penggerakan (Actuating); kegiatan ini dimaksudkan supaya petugas dapat

Pengawasan (Controlling); Kegiatan pengawasan merupakan penentuan suatu

Pengkoordinasian (Coordinating); kegiatan ini untuk menyatupadukan dan

Pengambilan Keputusan (Decision Making); Pokok dari fungsi ini adalah

Di era pandemi Covid-19 seperti sekarang ini layanan protokol kepada

Dalam surat edaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia tentang protokol

Berdasar surat keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor

Lembaga negara sebagai institusi yang melaksanakan tata administrasi tugas-

Metode penelitian kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini adalah

Phenomenology is a form of qualitative research in which the researcher

Adapun alasan penulis menggunakan metode fenomenologi adalah penulis

HASIL DAN PEMBAHASAN

Suatu Organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional, membutuhkan sumber

Sebagaimana pengalaman penulis selama bekerja sebagai protokoler, maka

Humas dan Protokol seringkali dipersepsikan dalam beragam wacana seperti

Gambar 1. Tata Penghormatan

Gambar 2. Tata Upacara

Gambar 3. Tata Tempat

Gambar 4. Kunjungan Kenegaraan

Layanan humas dan protokol terus mengalami perkembangan seperti disaat

Berpedoman pada protokol kesehatan yang telah terbit tersebut, maka

Tata cara rapat / persidangan / rakorpim

Tata cara kunjungan kerja keluar kantor atau keluar daerah

Tata cara pelantikan

Pengaturan SDM / Personil

Dari kelima perubahan yang disampaikan diatas, dapat ditarik kesimpulan

Gambar 5. Siklus POAC

You might also like