UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO Oficina de Tecnologia de Informacién y Comunicacion DIRECTIVA PARA EL USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL DE LA UNAC con, onesUNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO Oficina de Tecnologia de Informacién y Comunicacion DIRECTIVA PARA EL USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL DE LA UNAC 10M, eierroteeSERVICIO DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL DE LA UNAC FINALIDAD: Normas para el uso del servicio del Correo Electronico Institucional en la Universidad Nacional del Callao. OBJETIVO: Dar lineamientos para el uso correcto del servicio de correo electronic Institucional. ALCANCE: La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todos los trabgjadores de la UNAC, de todas las oficinas administrativas, facutades, escuelas profesionales y demas departamentos oficiales. BASE LEGAL: 4A Ley No 27444 - Ley del Procedimiento Administrative General. 4.2 Ley No 27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales. 43 Decreto Supremo No 019-2002-JUS - Reglamento de la Ley de Fimas y Certificados Digitales. DISPOSICIONES GENERALES 51 El correo electronico institucional es una herramienta de comunicacion @ intercambio de informacién oficial entre los trabajadores docentes, no docentes, egresados y alumnos con la excepcion de las listas de UNAC para fines institucionales, terés establecidas por la 5,2. _Los Jefes OTIC de cada facultad sera la responsable de capaciar al personal en el uso del correo electrénico institucional, sobre cémo asignar contrasefias @ su comeo Y sobre las diferencias entre el correo electrénico institucional y el comeo electrénico privado. 5.3. Eltener una cuenta de correo institucional compromete y obliga @ cada usuario & aceptar las normas establecidas por la UNAC y a someterse a elias. 5.4 Los usuarios de las cuentas de correo electronica son responsables de todas las actividades que realizan con sus cuentas de correo electrénico, Cusiquier usuario ave deje su cuenta de correo abierta en un lugar publico es responsable de todo aquello que se realice desde dicha cuenta. 5.5 Las notificaciones institucionales pueden efectuarse mediante correo electrénico conforme el numeral 20.1.2 de la Ley No 27444, Ley del Procedimiento Administrative General,5,6 Las cuentas de correo deben usarse para actividades que estén relacionadas con el cumplimiento de su funcién en la UNAC. 5.7 La UNAC a través de OTIC debe garantizar la privacidad de las cuentas de correo electronico institucional de todos los usuarios. 5.8 El nombre de la cuenta de correo electrénico institucional para cada usuario debe estar formado por la primera letra del primer nombre del usuario seguido inmediatamente del primer apeliido, ligado al dominio de la instituctén @unac.pe. En caso de existir dos construcciones similares se incluiré su 2do apellido, e| ‘Administrador de Correo Electronico institucional en coordinacién con las personas involucradas, acordaran el nombre de la cuenta tratando de seguir la regia aqui definida. 6 DISPOSICIONES ESPECIFICAS 6.1 DELACREACION DEL CORREO ELECTRONICO 6.1.1 La Oficina de Recursos Humanos a pedido de los jefes de las oficinas administrativas, debe comunicar a la OTIC la relacién de trabajadores que hayan ingresado a laborar y de los que han dejado de hacerlo, para la activacion © desactivacion de las cuentas de correo respectivas. 62 DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRONICO 62.1 Uso de Contrasefias «Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrOnico institucional, deben establecer una contrasefia para poder utilizar su cuenta de correo, y esta contrasefia la deben mantener en secreto para que su cuenta de correo no pueda ser utilizada por otra persona «Cuando el usuario deje de usar su estacién de trabajo debera de cerraria sesién el correo electrénico. 62.2 Lectura de Correo «Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electronico institucional, deben mantener en linea su cuenta de correo (silo tiene disponible todo el dia), ‘0 conectarse al correo electrOnico con la mayor frecuencia posible para leer Sus mensajes. «Se debe eliminar permanentemente los mensajes innecesarios (spam)«Alrecibir un mensaje que se considere ofensivo, se debe reenvist el mensaje hacia el Administrador de Correo Electronico {otic@unac.pe), con copia a su jefe inmediato, con el fin de que se pueda tomar Jas acciones respectivas. 62.3. Envio del Correo « Utlizar siempre el campo “asunto” a fin de resumir el tema del mensaje. + Expresar las ideas completas, con las palabras ¥ signes de puntuacion adecuados en el cuerpo del mensaje. «santos de enviar el mensaje revisar el texto que lo compone y los destinatarios, con el fin de corregir posibles errores de ortografla, forma o fondo, + Se incluiré en todo correo electrénico la firma digital que se configura internamente. 62.4 Respuesta de mensajes Para dar respuesta de un mensaje, inclu el mensaje original, para que el destinatario conozca el contexto en que se esta dando el mensoe que recibe. No incluirningiin archivo adjunto que se pueda haber recibido originalmente, @ no ser que se haya realizado modificaciones al(los) archivo(s). 62.5 _ Listas de Correo s Alenvier un mensaje a una lista o grupo de usuarios, reviser que el mensaje sea enviado a los usuarios correctos. 63 DEL MALUSO DEL CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL. 63.1 Se considera como mal uso del correo electronico institucional las siguientes actividades: = Utlizar el correo electrénico institucional para cualquier propésito personal, ‘comercial o financiero ajeno a la institucion. + feciitar u oftecer la cuenta del correo electronica institucional a terceras personas. « Participar en la propagacion de mensajes encadenados © participar en esquemas piramidales o similares. «Distibuir mensajes con contenidos impropios yIo lesivos 2 Ja moral,« Falsificar las cuentas de correo electrénico. «= El envio de mensajes a foros de discusion (listas de distribucién y/o newsgroups) que comprometan la informacion de la instituci6n o violen las leyes del Estado Peruano = Contenido inadecuados todo lo que constituya complicidad con hechos delictivos, por ejemplo: apologia del terrorismo, distribucién de programas piratas, todo tipo de pomografia, amenazas, estafas, virus © cédigo hostil en general ‘© Ataques con objeto de imposibiitar 0 dificuttar el servicio, “mail bombing”. Dirigir ‘a un usuario o al propio sistema de correo electronico, mensajes que tengan el! objetivo de paralizar el servicio por saturacién de las lineas, de la capacidad del servidor de correo, o del espacio en disco del usuario. 64 DE LASEGURIDAD DEL CORREO ELECTRONICO 64.1 Las polticas de seguridad para el uso de correo electrénico serén establecidas por la OTIC. 6.4.2 Sobre el Antivirus: «Los antivirus de la institucién, para servidores y estaciones de trabajo, deben activarse de tal forma que se verifiquen todos los archivos, aun los que se ‘encuentren compactados, y la accién por defecto a seguir serd la de eliminar el virus automdticamente. « Revisar en forma constante la computadora para evitar remitir virus al momento de enviar documentos adjuntos. En tal sentido, se responsabilizara @ los usuarios por los archivos adjuntos que envien. «La OTIC se encargara de verificar la presencia de virus en la Institucion y ta instalacién de antivirus y antispam 6.5 DE LAVALIDEZ OFICIAL DEL CORREO ELECTRONICO 635.1 Los mensajes de correo electrénico y sus archivos adjuntos, tendran validez legal si estan firmados digitalmente, bajo el marco de le Ley No 27269, "Ley de Firmas y Certificados Digitales’ y de su Reglamento aprobado mediante Decreto ‘Supremo No 019-2002-JUS. 7 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS74 Los correos electrénicos que adjunten documentos que no son propios del remitente, deberdn citar siempre la fuente de origen y/o los autores, a fin de respetar los derechos de propiedad intelectual. 72. Sise recibe algo cuestionable o ilegal, comunicar a la OTIC para que se tome las acciones del caso. 73 La OTIC es la responsable de que el personal de la institucién cumpla con Io dispuesto en la presente directiva. “Cidfciep ns