Jufrory fe PENGORGANISASIAN BISNIS — Pengertian Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu personalia, fungsi dan factor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia yang melaksanakan tugas dan adanya peralatan-peralatan yang dapat digunakan untuk tugas-tugas tersebut. Dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok (diatas) sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai Ditijau sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Dalam kegiatan tersebut diharapkan akan tercipta hubungan-hubungan diantara masing-masing komponen. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat dan terarah kepada suatu tujuan. Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi bisnis dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal. a. Hubungan informal Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal ini antara lain : Hubungan-hubungan yang timbuinya tidak disengaja, hubungan-hubungan diluar tugas/ pekerjannya, dan hubungan-hubungan yang bersifat tidak resmi. b. Hubungan Formal Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Tetapi untuk perusahan-perusahaan kecil, seperti usaha perseorangan, biasanya tidak memiliki pedoman organisasi seperti pada perusahaan besar. Ini disebabkan oleh volume usaha yang kecil dan jumlah personalia sedikit. Namun demikian pimpinan tetap menentukan tugas serta hubungan-hubungan dengan para bawahan.Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu : 1.Tanggung Jawab Yang dimaksud dengan tanggung jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan, dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan dan pengarahan yang diterima./ cara penentuan tanggung jawab secara formal ini dapat dilakukan antara lain dengan menggunakan azas kesamaan. Dalam hal ini, fungsi-fungsi yang diberikan harus dikelompokkan berdasarkan Persamaan tugas-tugas yang ada. Ini semua diarahkan untuk mengadakan spesialisasi. 2. | Wewenang Yang dimaksud dengan wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu. Agar tugas yang dilakukan efisien, maka wewenang yang dimiliki oleh seseorang harus seimbang dengan ditanggung jawabnya. 3. Pertanggung Jawaban Aliran pertanggung-jawaban ini merupakan kebalikan dari arus wewenang. Kalau wewenang berasai dari pimpinan, artinya mengalir dari atas ke bawah, maka pertanggung-jawaban ini berasal dari bawahan (mengalir dari bawah keatas ). Bilamana seseorang telah memiliki wewenang yang seimbang dengan tanggung jawabnya, maka sudah semestinya ia berkewajiban untuk melaporkan hasilnya. Jadi, pertanggungjawaban merupakan hasil pekerjan yang telah dicapai dimana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan pada pihak yang berwewenang. Pola Hubungan Antar Komponen Organisasi Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak pengorganisasian. Jadi penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan . jika tidak terdapatpembagian tanggung jawab secara jelas, maka tugas -tugas/ fungsi sulit untuk dilaksanakan atau dapat pula terjadi adanya kesimpang- siuran dalam pelaksanaan. Sedangkan tanggung jawab itu sendiri tidak dapat dibebankan pada masing-masing pelaksana bilamana tidak disertai adanya hak-hak untuk melaksanakan (berupa wewenang ). Tidak perlu semua hak yang ada pada seseorang dipakai untuk memikul semua tanggung jawab; melainkan hak-hak yang berhubungan dengan tugas yang diperlukan saja. Untuk mengetahui tentang seberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan, maka setelah dibebani dengan suatu tanggung jawab dan diberi wewenang, ia diminta untuk memberikan pertanggung jawabnya kearah tujuan yang telah ditetapkan. Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung jawabnya mempunyai hubunga yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lainya. Rentangan Kekuasaan Muncuinya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetapkan untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumiah bawahan dengan efektif serta efisien. Jadi, keefektifan dan efisiensi seorang pemimpin dalam mengatur bawahan banyak dipengaruhi oleh jumiah bawahan itu sendiri. Pendapat mengenai jumlah bawahan yang ideal tentang seorang pimpinan ini berbeda-berbeda. Lyndall Urwick menyatakan bahwa jumiah bawahan yang paling tepat bagi pimpinan paling tepat adalah empat orang untuk tingkat atas dan dua belas orang untuk tingkat bawah. Sedangkan pendapat Dwight Eisenhower, menyatakan bahwa jumtah bawahan yang paling tepat adalah tiga orang. Dari beberapa pendapat yang berbeda diatas dapatlah disimpulkan bahwa factor jumlah bawahan saja belum menjamin keefektifan serta efisiensi pengaturan dari seorang pimpinan. Untuk itu harus diperhatikan pula factor lain yang mempunyai hubungan erat. Factor tersebut merupakan frekuensi hubungan antara pimpinan danbawahan. Tentu masing-masing individu memiliki frekuensi hubungan yang berbeda-beda dengan individu yang lain. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor, antar lain : a. __Latihan dari bawahan Bawahan yang mendapat latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya. Makin sempurnanya latihan yang diberikan kepada bawahan, makin mudah pula bagi bawahan untuk memahaminnya. Mereka tidak lagi akan menanyakan apa yang mereka harus kerjakan. b. Pendelegasian Wewenang Organisasi yang teratur dapat memberikan pengaruh yang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan. Kejelekan-kejelekan dari sebuah organisasi akan terlihat pada kurang jelasnya pendelegasian wewenang yang ada. Ketidakjelasan ini dapat menimbulkan adanya berbagai pertanyaan. Dalam melaksanakan berbagai_ kegiatan, sedapat mungkin menghindari kesalahan-kesalahan yang tidak mereka inginkan. Ini terlaksana bilamana pimpinan dapat mendelegasikan wewenangnya dengan jelas, tegas dan pasti. c. Perencanaan Biasanya tugas bawahan digariskan didalam perencanaan yang telah ditetapkan dengan harapan agar mereka mudah untuk menghayatinya. Dalam hal ini penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dari pelaksana dan sejauh mana para pelaksana dapat memahaminnya, sangat mempengaruhi hubungan mereka dengan pimpinan. Bilamana semuanya ini berada dalam keadaan yang baik, maka tidak akan terjadi hubungan yang teriaiu banyak antara bawahan dengan pimpinan. d. Teknik Komunikasi Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada. Bilamana teknik komunikasi yang baik dalam hubunganya dengan pemberian perintah dan pengarahan dilakukan oleh pimpinan, maka pimpinan tersebut akan berkurang. Selain mudah dimengerti, perintah-perintah dari pimpinan juga akan mempererat hubungan dengan bawahannya.Dasar-Dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi Terbatasnya kemampuan seseorang akan membatasi pula jumlah bawahan atau bagian-bagian yang dipimpinnya. Hal ini akan berpengaruh pula pada ruang lingkup organisasi. Namun det kesempatan untuk berkembang bagi suatu organisasi tetap ada, yaitu dengan mengadakan pengelompokan kegiatan atau aktivitas serta tenaga kerja didalam bagian-bagian. Jadi, pembagian kerja dan spesialisasi kegiatan perlu kukan. Pengelompokkan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa factor berikut ini : a. Didasarkan pada Suatu Angka Dasar penggolongan dengan menggunakan angka ini biasanya terdapat dibidang kemiliteran. Misalnya __: divisi keempat (Kodam IV) Diponegoro, Resimen ketujuhpuluh dua (Korem 72) Pamungkas, dan sebagainya. b. Didasarkan pada Waktu Dasar waktu untuk mengadakan pengelompokkan biasa dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas dipabrik. Bilamana sebuah pabrik yang harus menjalankan | proses produksi secara terus-menerus dapat mengadakan pengelopmpokan karyawan kedalam beberapa kelompok kerja. Misalnya : jam kerja karyawan pabrik sehari adalah 8 jam (termasuk istirahat), maka kelompok kerja pertama dapat bekerja dari jam 07.00 sampai dengan jam 15.00, kelompok kedua dapat bekerja dari jam 15.00 sampai dengan jam 23.00 dan seterusnya. Tentu saja pengelompokan semacam ini tidak berlaku bagi para karyawan kantor (bukan pabrik). c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan Misalnya, kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dibagi kedalam tiga bagian, yaitu bagian Produksi, Bagian Pemasaran, dan dan bagian Keuangan. Dalam hal ini, masing-masing karyawan yang ada pada bagian produksi tidak perlu menjalankan aktivitas-aktifitas yang menjadi bagian keuangan dan pemasaran. Begitu pula untuk karyawan-karyawan dibagian-bagian lain. d. Didasarkan pada Luas Daerah OperasiSebuah perusahaan yang mempunyai daerah operasi yang sangat luas, dapat mendirikan cabang-cabang diberbagai daerah. Penggolongan ini juga dimasudkan untuk menampung jumlah aktifitas yang terlalu besar. Dengan demikina cabang perusahaan dapat menampung semua transaksi yang terjadi dan ada didaerahnya. e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan Perusahan-perusahaan seperti PT Astra yang membuat berbagai macam barang (sepeda motor Honda, mobil Honda Civic dan mesin foto Xerox) dapat mengelompokan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya. Karena masing-masing jenis barang memiliki karateristik yang berbeda-beda. Selain itu, juga memerlukan kemampuan teknis yang berbeda pula. f. Didasarkan pada Jenis Langganan Langganan-langganan perusahan dapat berupa : konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah dan / atau perusahaan lain. Kegiatan- kegiatan yang dilakukan seperti promosi, misalnya, akan berbeda untuk je langganan yang sama; mungkin sebuah perusahaan memiliki jenis langganan konsumen rumah tangga dan pedagang saja, sedangkan perusahan yang lain memiliki jenis langganan yang lain pula. Dengan demikian dapatiah diadakan penggolongan karyawan beserta aktivitasnya menurut langganan perusahaan. Karateristik Struktur Organisasi Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunayi ciri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karateristik dasar, yaitu : a. | Keseimbangan dalam Organisasi Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian didalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakan imbang bilamana kepada masing-masing bagian / fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaiaan tujuan. b.Fleksibel Fleksibilitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadiseperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dan sebagainya. Perubahan-perubahan yang perlu disesuaikan lebih dahulu adalah perubahan yang terjadi dalkam jangka pendek. Selain itu kemampuan kerja seseorang juga perlu diperhatikan. Makin lanjut usia seseorang karyawan, makin berkurang pula kemampuan kerjanya. Bilamana dalam sebuah perusahaan banyak terdapat karyawan lanjut usia, produktivitas perusahan dapat menurun. Oleh karena itu perlu diadakan peremajaan dengan menambah karyawan baru atau diadakan mutasi misalnya. PENGARAHAN ye Prinsip-Prinsip Pengarahan Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Di dalam menejemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dan berbagai tingkah lakunya berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola pikir yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu : a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnyaproses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan / bantuan dari factor —faktor lain seperti : perencanaan, sruktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan. b. Prinsip Keharmonisan Dengan TujuanOrang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan. Mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang telalu besar; dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap dan harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhanya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi bilamana mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada pada saat itu mereka menyumbangkan kemampuanya untuk mencapai tujuan organisasi. c. Prinsip Kesatuan Komando Prinsip Kesatuan Komando ini sangat penting untuk menentukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan. Bilamana bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatanya, dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan di dalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta makin besar rasa tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal. Cara-cara Pengarahan Pada umunya, pimpinan mengginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip dimuka. Adapaun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa. a. Orientasi Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar semua kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan pemberian pengertian tentang berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah mengalami masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lali atau seab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi.Dengan demikian oprientasi ini perlu diberikan kepada pegawai- pegawai lama agar mereka tetap memahami akan peranannya. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain : 1) Tugas itu sendiri 2) Tugas lain yang ada hubungannya 3) Ruang lingkup tugas 4) Tujuan dari tugas 5) Delegasi wewenang 6) Cara melaporkan dan mengukur prestasi kerja 7) Hubungan antara masing-masing tenaga kerja 8) Dan sebagainya b. — Perintah Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakuakn atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada kegiatan tertentu. Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan; atau dsapat dikatakan bahwa arus perintah engalir dari atas kebawah. Perintah dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar ataun orang lain yang berada dibagian lain. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa : = Perintah Umum Dan Khusus Penggunaan perintah ini sangat tergantung terhadap preferensi menejer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum mempunyai sifat yang luas sedang perintah khusus bersifat lebih menditail. « Perintah Lisan Dan Tertulis Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangat mempengaruhi apakah perintah harus diberikan secara tertulis atau cukup dengan lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang salah tafsir. Sebaliknya perintah lisan akan mudah diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relative mudah. “Apakah tidak lebih baik bila mana saudara menggunakan cara ini”. * Perintah Formal dan Informal Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai mdengan tugas / al is yang telah ditetapkan olehorganisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan. Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata marilah kita mengerjakan pekerjan ini lebih dulu”, dan sebagainya. c. Delegasi Wewenang Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini npimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan. Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas yang diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang kepala bagian pembelian mengadakan pejanjian pembelian dengan pihak penyedia (Supplier). Dengan wewenang yang kurang jelas ia akan selalu menanyakan kepada pimpinan, yang jawabnya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian. Komunikasi Ada beberapa pendapat tentang komunikasi antara_ lain dikemukakan oleh American Training Director, Newman dan Kontz. American Training Director memberiakn definisi komunikasi sebagi pertukaran pikiran atau informasi agar dapat saling pengertian serta hubungan antar manusia secara serasi. Definisi dari Newman lain lagi, ia mengemukakan bahwa komunikasi merupakgn pertukaran fakta-fakta, pendapat, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Pertukaran tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk surat- surat, symbol atau kode. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan orang lainya. Dari definisi-d tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa : a. Didalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknyab. Hubungan yang timbul didalam komunikasi itu digunakan untuk menalurkan gagasan , pendapat atau informasi. c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, ‘surat, kode ataun symbol. Masalah-masalah tentang komunikasi mempunyai hubungan erat dengan tipe organisasi yang dipakai, baik untuk tujuan pengumpulan maupun penyebaran informasi. Untuk memperoleh gambaran yang lebih baik jelas tentang arus komunikasi antara masing-masing individu dfalam organisasi, adalah lebih jika injukan dengan sebuah gambar (disebut jaring komunikasi / communication net). Sering terjadi bahwa informasi yang diperlukan harus dikumpulkan dari beberapa sumber. Komunikasi akanlebih menguntungkan bilamana salah satu pihak mempunyai kedudukandalam posisi sentral yang dikelilingi oleh beberapa yang lain. Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televise, surat kabar, majalah dan sejenisnya; atau dapat pula dengan memakai merk, label, catalog dan sebagainya. Dengan menggunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan prinsip- prinsip berikut : 1) | Komunikasi Harus Jelas Komunikasi yang jelas dapat dilaksanakan bilamana dipakai bahas yang baik, sehingga mudah dimengerti serta tidak disalahtafsirkan oleh si Penerima 2) Prinsip Integritas Komunikasi dapat digunakan untuk memupuk saling pengertian antara masing-masing individu sehingga dapat mencapai serta menjaga adanya suatu kerjasama yang baik. Ini dapat terlaksana bilamana komunikasi dilakukan oleh orang-orang yang sesuai dengan posisi mereka didalam struktur organisasi 3) Prinsip penggunaan Organisasi Informal Komunikasi yang efektif dapat dicapai bilaman digunakan organisasi informal sebagai pelengkap saluran organisasi formal yang ada.Komunikasi yang dilakukan oleh sebuah organisasi dapat bersifat ekstern dan dapat pula bersifat intern. Nkomunikasi yang bersifat ekstern merupakan komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan lembaga-lembaga lain seperti pemerintah, serikat buruh, bank danm sebagainya. Sedang komunikasi yang bersifat intern merupakan komunikasi yang dilakukan oleh masing-masing individu dalam organisasi. Dalam komunikasi yang bersifat intern, masing-masing individu terikat oleh adanya wewenang, tanggungjawab dan fungsi yang dilakukan. Agar diperoleh hasil yang baik, komunikasi yang dilakukan antara pimpinan dengan bawahan harus berjalan dua arah. Pimpinan memberikan wewenang dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi bawahan. Dan bawahan memberikan pertanggungjawaban kepada pimpinan sebagai tanggungjawabnya. Pertanggungjawaban yang diberikan oleh bawahan kepada pimpinannya dapat berupa laporan- laporan tertulis tentang hasil pekerjaan mereka, atau dapat pula berupa hasil pekerjaan dalam bentuk riil. Jika arus komunikasi tidak terjadi 2 arah, artinya arus komunikasi tersebut hanya berasal dari pimpinan saja (dari atas ke bawah), maka dalam organisasi akan timbul sikap kediktatoran dari pimpinan. Sebaliknya semua tugas tidak dapat dilaksanakan jika komunikasi hanya berasal dari bawah saja. Motivasi Perencanaan dan struktur organisasi yang baik belum menjamin bahwa tuigas-tugas yang ditetapkan pasti dijalankan dengan lancer. Ini bergantung pada tanggung jawab dari pengawasan manajemen serta para pelaksanannya. Bagi para pelakasana, untuk melaksanakan tugas-tugas dengan baik dipengaruhi oleh cara manajer dalam memberikan perintah. Misalnya dengan memberi dorongan agar mereka bersedia untuk bekerja dengan semangat tinggi. Usaha ini akan terlaksana bilamana beberapa masalah dapat terangkai dengan baik, seperti masalah peningkatan tingkat tenaga kerja professional dengan baik, seperti masalah peningkatan tingkat pendidikan tenaga kerja, pengunaan teknik-teknik promosi yang tepat serta cara-cara menghadapi serikat buruh. Semua ini merupakan tugas-tugas penting dari para manajer terutama dalam melaksanakan _ fungsi-fungsi perencanaan,pengorganisasian dan pengawasan. Biasanya keberhasilan yang akan dicapai akan semakin besar para manajer mampu memberi dorongan (motivasi) karyawan meskipun perencanaan dan organisasi tidak begitu sempurna. Selain metode manusianya sangat menentukan. Biarpun metode yang dipakai kurang sempurna, tetapi jika msing- masing individu mempunyai keinginan yang besar untuk bekerja . Maka kemungkinan mencapai sukses akan semakin idak berarti bahwa motivasi dapat menggantikan kedudukan dari perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan; keduanya saling mengisi. Jadi, dalam memberikan motivasi, manajer berkewajiban mempengaruhi sikap bawahannya agar mereka bersedia untuk menjalankan tugas-tugas yang selaras dengan tujuan organisasi. Hasil yang tercapai akan terlihat pada penilaian masing-masing bawahan, apakah mereka dapat mengharapkan suatu hasil dari sikap tersebut, dan apakah memiliki dorongan kuat untuk merealisr hasil yang ingin dicapai. Keinginan para bawahan selalu dikaitkan dengan kebutuhan pokok mereka, baik yang bersifat jasmani maupun yang bersifat kejiwaan. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negative. a. Motivasi Positif Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu. Misalnya : dengan memberikan promosi, memberikan intensif atau tambahan penghasilan, menciptakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tentram dan jenak bekerja, dan sebagainya. Untuk mengetahui seberapa besar tingkat kepuasan bawahan, pimpinan dapat mengadakan pendekatan pribadi secara mendalam. Langkah ini perlu dilakuakn mengingat adanyatingkat kepuasan yang berbeda-beda dari masing-masing bawahan. b. Motivasi Negatif Motivasi negative merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Misalnya menakuti-nakuti bawahan dengan memberikan bawahan seolah-olah mereka akan kehilangan jabatan, diturunkan pangkatnya, dipotong gajinya, dan sebagainya.Setiap manajemen tidak dapat hanya menggunakan salah satu dari kedua bentuk motivasi Dengan perkataan lain, didalam memberikan dorongan kepada para bawahan manajer harus menggunakan baik motivasi positif maupun motisi negative. Seberapa besar perimbangan proporsi dari kedua motivasi ini tidaklah menjadi persoalan; dan tidak akan berpengaruh pada hasil yang akan dicapai. Hasil tersebut kemungkinan besar dipengaruhi oleh keadaan dan kemampuan manajer itu sendiri dalam melaksanakan seni dari manajemen. Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar merangsang untuk meningkatkan kretivitas seseorang. Dalam hal ini, perlu diperhatikan masalh-masalah seperti berikut ini : = Kreativitas dipandang sebagai dasar penentukan kualitas seseorang. = Masalah kreativitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang yang memerlukan pemecahan. Untuk itu, seseorang perlu memiliki kewenangan organisasi dan sumber pemecahan dalam bentuk kebebasan untuk menentukan sesuatu untuk menciptakan kresi-kreasi baru. PENGKOORDINASIAN Adanya berbagai pendapat yang berbeda diantara masing-masing individu dalam organisasi ak an mempengaruhi keputusan yang diambil. Pendapat-pendapat tersebut dapat diselaraskan dengan mengadakan koordinasi agar dapat duatu keadaan harmonis sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu memahami dan menyadari kan tugas-tugas mereka. Mereka harus mengetahui sebenarnya bahwa tugas mereka sangat membantu pada usaha-usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk itu mereka perlu mengetahui lebih dulu tentang tujuan organisasi. Prinsip-prinsip KoordinasiDalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berisi prinsip-prinsip. Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut : a. Prinsip Kontak Lansung Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secra horizontal maupun vertical. Dalam hubungan langsung tersebut dapat terjadi pertukaran gagasan, pendapat, harapan dan sebagainya; cara ini dianggap lebih sempurna dibandingkan dengan cara-cara lainya. Semua pendapat bisa dikemukakan dengan cara lebih detail sehingga memungkinkan untuk diperolehnya saling pengertian dan mendalam. b. _ Prinsip Penekanan Pada Pentingnya Koordinasi Kurang baiknya koordinasi yang dapat menimbulkan kesimpangsiuran didalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga dapat menghambat jalanya organisasi. Oleh karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan. Jika suatu) mperencanaan § sudah dilaksanakan, maka sulit untuk menarik/ mencabutnya kembali. Bilamana pencabutan tersebut berhasil dilakukan, ada kemungkinan bahwa tindakan itu dapat menimbulkkan berbagai masalah. Sebagai contoh, bagian keuangan secara mendadak mengadakan pengetatan kredit tanpa memberitahukan bagian penjualan. Tentu msaja kegiatan ini akan menimbulkan kesulitan baik pada bagian penjualan itu sendiri maupun pada bagian atau pihak lain diluar organisasi. c. Hubungan Timbal Balik Antara Faktor-faktor yang Ada Masing-masing individu yang bekerja sama-sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan ssaling memberikan pengaruh antara yang satu dengan lainya. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan nbagi mereka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik didalam bagian maupun antar bagian. Orang-orang yang berada pada penelitian pasar misalnya , akan dipengaruhi oleh orang- orang dibagian penjualan, keuangan dan/ atau bagian produksi; dan mereka juga mempengaruhi orang-orang yang bekerja pada bagian- bagian tersebut. Kerjasama yang baik dapat dilakukan jika masing- masing individu saling memahami tugas-tugas mereka. Oleh karena itu mereka harus membuka kesempatan untuk msaling mempertukarkan informasi.Pelaksanaan fungsi Organisasi Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari manajer. Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu : a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi. Misalnya dengan menciptakan struktur organisasian yang baik, memilih ntenaga klerja yang terampil , melatih dan memimpin mereka dengan baik, menyajikan dan menmjelaskan perencanaan yang harus dilaksanakan, serta menciptakan suatu criteria untuk mengukur pelaksanaan rencana dan program. b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi. PENGAWASAN ei Pengertian Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasaan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilaman terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengawasan harus dilaksanakan pada setiap tahap agar supay mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan- penyimpangan. Mungkin perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat sederhana, menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak begitu banyak. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar,seperti : a. Penyusunana kembali rencana baru b. Menetapkan sasaran target baru c. Perubahan struktur organisasi d. Perbaikan cara-cara penerima pegawai e. Dan sebagainyaUntuk mengadakan perubahan-perubahan tersebut, manajer perlu mempelajari rencana yang lampau agar diketahui- kelemahan- kelemahannya. Memastikan apa yang telah terjadi, mencari sebab- sebabnya. Dengan demikian langkah-langkah yang perlu dapat diambil untuk menghindari terulangnya kembali kesalahan-kesalahan yang pernah terjadi. Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehinga bisa dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan prefentif. Langkah-langkah Pengawasan Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus_ dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah : a. Menciptakan Standar Standar erupakan suatu kreteria untuk menukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standard yang dibuat biasanya didasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja yang normal. Bentuk standar dapat dibedakan ke dalam dua macam bentuk yaitu : standar kuantitatif dan standar kualitatif. Standar kuantitatif merupakan suatu standar yang dinyatakan dalam satuan-satuan tertentu, misalnya : jam kerja mesin )machine hour), jam kerja tenaga langsung (direct labor hour), satuan barang (unit product), ongkos, pendapatan, investasi dan lain sebagainya. Sedangkan standar kuantitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya. b. | Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standar Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi. Kecuali itu, langkah kedu ini juga dapat pula dipakai untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi. c. Melakukan Tindakan Koreksi Lankah ketiga ini dilakukan dengan tujuan memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerjayang tidak sesuai dengan rencana atau standarnya. Urutan- urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah : = Menhayati masalah-masalah yang dihadapi = Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan = Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut = Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat Dalam mengadakan pengawasan dengan melakukan lengkah-langkah di atas, perlu terlebih dulu mencari informasi yang dibutuhkan. Informasdi yang dibutuhkan tersebut meliputi informasi tentang kemajuan yang telah dicapai, informasi tentang adanya penyimpangan dan sebagainya . informasi akan diperolerh setelah kegiatan-kegiatan sudah dilakukan. Sedangkan kegiatan itu sendiri memproses input yang berupa sumber-sumber ekonomi atau fdaktor-faktor produksi, dan melakukan suatu rencana yang telah diterapkan lebih dulu. Syarat-syarat Pengawasan yang baik. Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat yakni: a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas) b. | Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera c. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standar yang digunakan e. | Pengawasan harus luwes/fleksibel f. Pengawasan harus sesuai dengan pola organisasi g. Pengawasan harus ekonomis h. Pengawasan harus mudah dimengerti i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/ koreksi