UNIT 1: PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI

1.1 Definisi
1.1.1 Definisi Komunikasi
i. Komunikasi merupakan satu proses pertukaran maklumat di antara dua atau lebih pihak
melalui sistem yang difahami oleh kedua-dua pihak seperti tulisan, lisan dan pelakuan.
ii. Tindakan menyampaikan maklumat daripada satu pihak kepada pihak yang lain melalui
pelbagai saluran secara bertulis, lisan atau perbuatan yang boleh difahami oleh kedua-dua
pihak yang terlibat.

1.1.2 Definisi Komunikasi Perniagaan

i. Komunikasi perniagaan merupakan proses pertukaran atau perkongsian maklumat di antara
pihak-pihak di dalam sesebuah organisasi dan juga perkongsian maklumat dengan pihak luar
organisasi.
ii. Contoh komunikasi perniagaan di antara pihak di dalam organisasi ialah memo dalaman,
penyediaan laporan dan kertas cadangan, taklimat, mesyuarat dan perbincangan. Manakala
contoh komunikasi dengan pihak luar organisasi termasuklah surat/emel, perundingan, iklan,
laman web dan kontrak perniagaan.

1.1.3 Maksud Komunikasi yang Berkesan

i. Komunikasi dikatakan berkesan apabila penyampai berjaya menyampaikan sepenuhnya mesej
yang cuba disalurkan dan penerima memahami mesej tersebut seperti yang dimaksudkan oleh
penerima.
ii. Dalam kontek perniagaan, komunikasi yang berkesan ialah bagaimana proses perkongsian
maklumat yang dilaksanakan boleh membantu organisasi tersebut mencapai matlamat dan
objektif organisasi. Tujuannya ialah untuk meningkatkan kecekapan organisasi dan
mengurangkan kesilapan yang dilakukan.

1.2 Peranan Komunikasi dalam Perniagaan

i. Pertukaran maklumat
ii. Menyediakan pelan dan polisi
iii. Pelaksanaan pelan dan polisi organisasi
iv. Meningkatkan kecekapan pekerja dalam organisasi
v. Membolehkan organisasi mencapai matlamat dan objektif yang disasarkan
vi. Menyelesaikan masalah
vii. Menambahbaik perhubungan industri (perhubungan di antara pekerja dengan majikan)
viii. Publisiti kepada produk (barangan dan perkhidmatan) organisasi
 ix. Meningkatkan kepuasan pekerja
x. Meningkatkan kesetiaan pekerja organisasi
xi. Meningkatkan perkhidmatan pelanggan
xii. Memudahkan dan mempercepatkan urusan perniagaan

1.3 Proses Komunikasi

Proses komunikasi melibatkan 6 langkah komunikasi seperti Rajah 1 di bawah.

Penghantar Enkod Saluran Dekod Penerima

Maklum balas

Rajah 1: Proses Komunikasi

i. Penghantar
Penghantar akan mencipta maklumat daripada pencetusan idea (apa yang hendak
disampaikan). Contoh, Ketua Pegawai Eksekutif dalam organisasi ingin menyampaikan
maklumat berkenaan dengan objektif dan sasaran syarikat pada tahun ini kepada semua
pengurus cawangan dan pengurus bahagian/jabatan.

ii. Enkod
Proses enkod melibatkan pemberian simbol terhadap sesuatu idea sedia ada seperti dalam
bentuk tulisan dan pertuturan agar dapat difahami penerima maklumat tersebut dengan mudah.
Contoh, pengurus pemasaran menggunakan Powerpoint dan LCD dalam menerangkan
strategi pemasaran yang boleh digunakan untuk menembusi pasaran baru.

iii. Saluran
Saluran ialah media dan kaedah mesej dapat dihantar . Penghantar akan memilih media yang
sesuai untuk menyampaikan mesej tersebut kepada penerima. Media yang digunakan boleh
terdiri daripada audio, visual dan bertulis. Contoh, pengurus pemasaran boleh
menggunakan media persendirian dengan gabungan audio dan visual.
 iv. Dekod
Dekod ialah satu proses pihak penerima menterjemahkan mesej yang dihantar oleh
penghantar. Selepas menerima mesej, penerima akan menterjemahkan mesej tersebut
mengikut kefahamannya.

v. Penerima
Penerima ialah pihak yang menerima mesej yang dihantar oleh penghantar. Penerima akan
menterjemahkan mesej yang diterima berdasarkan pengalaman, budaya dan latar belakang
keluarga atau pendidikan. Peringkat ini akan menentukan samada makluat disampaikan secara
berkesan atau tidak berkesan.

vi. Maklum Balas

Maklum balas merujuk tindakbalas penerima terhadap mesej yang diterima. Maklum balas
adalah penting untuk mengukur tahap keberkesanan proses komunikasi dan memastikan
maksud mesej yang dihantar oleh penghantar sama dengan maksud mesej yang diterima oleh
penerima. Maklum balas boleh diberi dalam bentuk tulisan atau kata, isyarat badan atau
memek muka. Melalui pemberian maklum balas oleh penerima, penghantar mesej dapat
mengenal pasti samada maksud mesej yang ingin disampaikan dapat difahami penerima
dengan sepenuhnya, atau hanya sebahagian sahaja atau maksud mesej gagal difahami
dengan sepenuhnya. Maklum balas penting sebagai penentu sama ada komunikasi yang
disampaikan kepaa penerima berkesan atau tidak berkesan.

1.4 Jenis-jenis Komunikasi

i. Komunikasi Dalaman Organisasi (Internal Communication)
a. Komunikasi bawah ke atas (upward communication)
b. Komunikasi atas ke bawah (downward communication)
c. Komunikasi lateral (lateral/technical communication)

ii. Komunikasi Dengan Pihak Luar Organisasi (External Communication)

a. Menerima arahan dan tugasan daripada pihak luar seperti pelanggan, vendor atau
sesiapa sahaja yang terlibat dalam perniagaan syarikat.
b. Perkongsian maklumat dalam perundingan dan mesyuarat.
c. Memberi maklumbalas, pembetulan kepada pihak lain.
d. Penyelesaian masalah.
1.5 Kaedah Komunikasi
i. Dalam perniagaan, kaedah komunikasi yang biasa digunakan ialah sama ada bertulis atau
secara lisan.
ii. Ia juga berlaku secara bersemuka (taklimat / mesyuarat / perbincangan) atau dalam jarak jauh
(komunikasi atas talian / telefon / video konferens).

1.6 Komunikasi Berkesan

1.6.1 Maksud Komunikasi Berkesan

Keberkesanan komunikasi merujuk kepada sumber atau penyampai maklumat yang dapat
menyampaikan maklumat atau perutusan, idea atau pengetahuan kepada penerima dengan baik,
tepat dan maksudnya tanpa menimbulkan kekeliruan atau salah faham.

1.6.2 Ciri-ciri Komunikasi Berkesan

i. Ciri kefahaman
Cara-cara seseorang berkomunikasi dengan berkesan apabila penerima memahami
mesejnya sebagaimana yang dimaksudkannya.

ii. Ciri Keseronokan

Ciri keseronokan bermaksud apabila mesej yang disampaikan boleh menimbulkan rasa
keseronokan penerima mesej.

iii. Menjaga Kepercayaan Sasaran

Menjaga kepercayaan sasaran bermaksud mesej yang disampaikan dipercayai oleh
penerima.

iv. Wujudnya Tindakan Susulan

Salah satu ciri komunikasi yang berkesan ialah apabila mesej yang disampaikan mendapat
maklum balas yang diperlukan daripada penerima.

1.7 Halangan Komunikasi

Halangan komunikasi merupakan gangguan terhadap komunikasi yang menyebabkan berlakunya
komunikasi tidak berkesan (mesej yang ingin disampaikan tidak difahami / diterima sepenunhya oleh
penerima). Terdapat beberapa halangan yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak berkesan.
Antaranya:
 i. Gangguan fizikal
Ia merujuk gangguan terhadap proses komunikasi yang berbentuk nyata iaitu ganguan secara
langsung termasuklah bunyi bising yang menyebabkan maklumat disampaikan tidak jelas yang
menyebabkan penerima gagal menerima dan memahami maklumat yang disampaikan.

ii. Gangguan psikologi

Gangguan psikologi disebabkan oleh pemikiran atau tanggapan yang berbeza antara
penghantar mesej dengan penerima mesej. Contohnya, bunyi loceng kecemasan. orang yang
pernah terlibat dalam kebakaran berasa cemas lalu meninggalkan tempat kerja secepat
mungkin manakala seseorang biasa mendengar bunyi loceng kecemasan kerana untuk
menguji fungsi loceng akan meneruskan kerjanya.

iii. Gangguan sosiologi

Gangguan sosiologi disebabkan oleh perbezaan yang disebabkan faktor penghantar dan
penerima dari segi persekitaran budaya dan sosial seperti perbezaan daripada aspek
pendidikan, tahap umur dan status individu. Contohnya, sesuatu daerah, bahasakan diri “aku”
tidak menjadi satu kesalahan, mungkin daerah lain dianggap biadap. Halangan sosiologikal
boleh dilihat dari aspek perbezaan umur, budaya, jantina, kaum, taraf hidup dan latar belakang
pendidikan.

iv. Gangguan semantik

Semantik merupakan kajian tentang makna dan pilihan perkataan. Gangguan semantik berlaku
disebabkan oleh sesuatu perkataan mempunyai banyak makna. Semantik juga terdiri dari
jaringan semantik (erti sesuatu perkataan yang termaklum dan dapat diingati seseorang
individu) dan halangan semantik (kesukaran untuk memlilih kata atau perkataan yang betul
apabila ingin mengucapkan sesuatu mesej ataupun menulis sesuatu mesej).

1.8 Komunikasi Merentas Budaya

1.8.1 Maksud Komunikasi Merentas Budaya
i. Proses menghantar dan menerima mesej di antara individu yang latar belakang budaya mereka
yang berbeza menyebabkan mereka mengintepretasi mesej secara berbeza.
ii. Komunikasi silang budaya berlaku apabila kita bercakap dengan orang yang berbeza bangsa,
ras, bahasa, agama, tingkat pendidikan dan status sosial. Komunikasi silang budaya ialah
komunikasi dengan mereka yang berlainan etnik dan jantina dalam pelbagai konteks seperti
konteks pendidikan, politik, teknologi dan lain-lain. Orang yang meghasilkan mesej dan orang
yang mentafsirkan mesej terdiri daripada individu yang berlainan budaya. Identiti sosial antara
komunikator adalah berbeza.
 iii. Tahap silang budaya boleh diukur berdasarkan padangan terhadap dunia, kepercayaan dan
tingkah laku, sistem kod serta tanggapan terhadap hubungan. Padangan terhadap dunia ialah
kepercayaan terhadap alam semula jadi atau nilai yang dipegang dan ia adalah sukar diubah.
Setiap budaya mempunyai tanggapan masing-masing mengenai apa yang betul atau salah.
Sistem kod terdiri daripada verbal dan bukan verbal. Contohnya, elemen, struktur, proses
psikologikal dan sosiologikal akan mempengaruhi tafsiran terhadap sesuatu kod. Apabila kita
berinteraksi dengan orang lain, kita akan bentuk tanggapan diri kita terhadap orang tersebut
dan orang tersebut juga akan membentuk tanggapannya terhadap kita.

iv. Contoh komunikasi silang budaya ialah interaksi pelajar Arfika dengan pelajar Melayu dari UPM
sebagai antara bangsa, interpersonal dalam konteks pendidikan. CEO berbangsa German
berinteraksi dengan pengurusnya yang berbangsa Cina dari Malaysia tentang projek
perniagaan mereka. Seorang pelancong Indoneasia berurusan dengan pegawai imigrasi di
pejabat imigrasi Malaysia. Seorang pakar penasihat kepada MSC bermesyurat dengan ahli
lembaga pengarah MSC. Lembaga mesyurat terdiri dari oang Malaysia, Orang Jepun, Orang
Kanada dan Orang UK.

1.8.2 Halangan Komunikasi Merentas Budaya

i. Perbezaan Budaya
ii. Perbezaan Bahasa
iii. Intepretasi mesej bukan lisan