Organisation SmartMove

Project Charter

Train SmartPass

Date: 22/11/2020
Doc. Version: 1.0.0
Template version: 3.0.1

This template is based on PM² V3.0

For the latest version of this template please visit the PM² Wiki

<The PM² Methodology originated from the European Commission. Open PM² provides many guidelines
and templates to facilitate the management and documentation of your projects.>
Document Control Information
Settings Value
Document Title: Project Charter
Project Title: Train SmartPass
Document Author: Popa Elena, Buse Alexandra
Project Owner: Buse Alexandra, Popa Elena
Solution Provider Name1
Project Manager: Name2
Doc. Version: 1.0.0
Sensitivity: Limited
Date: 22/11/2020

Document Approver(s) and Reviewer(s):

NOTE: All Approvers are required. Records of each approver must be maintained.
All reviewers in the list are considered required unless explicitly listed as Optional.
Name Role Action Date
Popa Elena Project Owner Approve 22.11.2020
Buse Alexandra Project Owner Review 22.11.2020

Date: 22/11/2020 2 / 12 Doc. Version:

1.0.0
 Train SmartPass Project Charter

TABLE OF CONTENTS
1 EXECUTIVE SUMMARY ........................................................................................................4
2 CONSIDERATIONS ON THE BUSINESS CASE .........................................................................4
3 PROJECT DESCRIPTION ........................................................................................................5
3.1 Scope ............................................................................................................................... 5
3.1.1 Includes ("IN" Scope) ................................................................................................ 5
3.1.2 Excludes ("OUT" Scope) ............................................................................................ 5
3.1.3 Scope Statement ....................................................................................................... 5
3.2 Success Criteria ................................................................................................................ 5
3.3 Stakeholder and User Needs ........................................................................................... 5
3.4 Deliverables ..................................................................................................................... 6
3.5 Features ........................................................................................................................... 6
3.6 Constraints ....................................................................................................................... 6
3.7 Assumptions .................................................................................................................... 6
3.8 Risks ................................................................................................................................. 7
4 COST, TIMING AND RESOURCES ..........................................................................................7
4.1 Cost .................................................................................................................................. 7
4.2 Timing and Milestones ..................................................................................................... 9
4.3 Planned Resources ........................................................................................................... 9
5 APPROACH ........................................................................................................................ 10
5.1 Methodology ................................................................................................................. 10
5.2 Change Management .................................................................................................... 10
5.2.1 Project Change ........................................................................................................ 10
5.2.2 Configuration Management .................................................................................... 10
5.2.3 Organisational Change ............................................................................................ 10
6 GOVERNANCE AND STAKEHOLDERS .................................................................................. 11
6.1 Structure ........................................................................................................................ 11
6.2 Roles and Responsibilities.............................................................................................. 11
6.3 Other Stakeholders ........................................................................................................ 11
APPENDIX 1: REFERENCES AND RELATED DOCUMENTS .......................................................... 12

Date: 22/11/2020 3 / 12 Doc. Version:

1.0.0
 Train SmartPass Project Charter

1 EXECUTIVE SUMMARY
Train SmartPass este un proiect care propune o solutie automata de verificare a biletelor de tren ale
calatorilor. Metoda consta in maparea datelor de pe biletul calatorului cu imaginea sa la portile de acces
pe peron si verificarea momentului in care acesta urca si coboara din tren, cu ajutorul camerelor de
supraveghere de la intrarile in vagoane.
Oferim o solutie software de recunoastere faciala si de salvare a datelor intr-o baza de date si asiguram
componentele hardware (porti de acces si camera de supraveghere), de la furnizorii cu care colaboram. In
plus, propunem si un sistem de instiintare a calatorului atunci cand trenul pleaca din gara.
Avem in vedere constrangerile si riscurile care pot aparea, precum supra-aglomerarea vagoanelor,
reticenta calatorilor de a-si oferi datele personale si propunem strategii de inlaturare/diminuare a
acestora.

2 CONSIDERATIONS ON THE BUSINESS CASE

Deși, în momentul actual, tehnologia este la un nivel extraordinar, anumite sectoare din viața de zi cu zi
au rămas încă nedezvoltate în ceea ce priveste acest aspect. Un exemplu este modul în care se realizează
călătoriile cu trenul și mai ales, modul în care sunt verificate biletele călătorilor. Metoda controlorului care
compostează pe rând fiecare bilet este total ineficientă, predispusă la erori și nesigură în contextul unei
pandemii. Așadar, noi propunem eliminarea acestei metode și folosirea tehnologiei pentru a ușura viețile
tuturor

Date: 22/11/2020 4 / 12 Doc. Version:

1.0.0
 Train SmartPass Project Charter

3 PROJECT DESCRIPTION
3.1 Scope

3.1.1 Includes ("IN" Scope)

Proiectul va oferi o nouă metodă de acces pe peron și anume, existența unor porți de acces, asemănătoare
celor de la metrou și un sistem de supraveghere pe bază de recunoaștere facială. Acest sistem va fi montat
în tren și va funcționa pe toată durata călătoriei.
3.1.2 Excludes ("OUT" Scope)
Proiectul nostru are finalitate doar în ceea ce privește monitorizarea călătorilor. Nu ne propunem să
îmbunătățim infrastructura feroviară și starea generală a garniturilor de tren. Acestea sunt aspecte
importante dar care nu sunt scopul și domeniul de activitate al companiei noastre.

3.1.3 Scope Statement

Înlocuim controlorul care compostează fiecare bilet cu un sistem de recunoaștere facială care va ține cont
de fiecare călător, destinația acestuia și prezenta lui în tren.

3.2 Success Criteria

Sistemul va funcționa pe toate cele 9 magistrale feroviare din țară, 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână.
Timpul de verificare a călătorilor va fi redus cu aproximativ 70%, numărul de fraude făcute de călători va
ajunge la 0. De asemenea, și numărul de erori va fi diminuat semnificativ.

3.3 Stakeholder and User Needs

Stakeholderii acestui proiect sunt pe de o parte călătorii, iar pe de altă parte, companiile de transport
feroviar

ID Need Description Priority

1 Companiile feroviare au nevoie de o soluție prin care să se garanteze faptul că nu vor Ridicată
mai exista pierderi cauzate de călători frauduloși sau de erori ale controlorilor (nu își
amintesc ce călători erau în tren înainte de o stație și astfel, nu îi verifică pe cei nou
urcați în tren )

2 Călătorii își doresc ca tehnologia să fie folosită tot mai mult spre binele lor și să se Medie
bucure de metode de verificare moderne. De asemenea, un număr mare de călători,
consideră faptul că este deranjat faptul că sunt verificați de mai multe ori de către
controlori, pentru că aceștia nu își mai amintesc dacă le-au văzut sau nu biletul

3 Companiile feroviare își doresc să poată identifica persoanele care au cauzat daune ridicată
în tren.
4 Călătorii își doresc să se simtă în siguranță pe parcursul călătoriei și să nu mai aibă ridicată
grija asupra faptului că cineva le-ar putea fura bunuri personale și ar putea scăpa
nedetectat

5 Călătorii și-ar dori să primească alerte legate de momentul în care un tren va pleca de scăzută
pe peron

Date: 22/11/2020 5 / 12 Doc. Version:

1.0.0
 Train SmartPass Project Charter

3.4 Deliverables

ID Deliverable Name Deliverable Description

1 Porți de acces Porți de acces inteligente care scanează biletul și călătorul
2 Camere de monitorizare Camere video în trenuri, care rulează un soft de recunoașter facială
3 Bază de date Bază de date în care sunt stocate imagini ale călătorului și date
despre călătoria acestuia
4 Soft de recunoaștere Soft care rulează pe baza imaginilor preluate de camerele de
facială supraveghere din tren și pe baza imaginilor și datelor din baza de
date
5 Sistem alerte pentru Sistem de trimitere alerte pe telefonul mobil al unui călător care nu
călători se află în tren în momentul în care acesta urmează să plece de pe
peron

3.5 Features

Related Need Features Deliverable(s)

1&3 Trimiterea informațiilor captate la porțile de acces Porți de acces și Baza de date
în baza de date
2&3&4 Compararea călătorilor din tren cu cei aflați în baza Camere de monitorizare,
de date și trimiterea unei notificări către controlori Bază de date, Soft de
în cazul detectării unei nereguli recunoaștere facială
5 Trimiterea unor alerte către călătorii care nu se află Camere de monitorizare,
în tren la momentul plecării acestuia Bază de date, Soft de
recunoaștere facială, Sistem
de alerte

3.6 Constraints
Călătorii pot fi sceptici în ceea ce privește faptul că vor fi monitorizați pe tot parcursul călătoriei.
Sistemul de recunoaștere facială poate avea probleme în cazul spra-aglomerării trenurilor.
Soluția de recunoaștere facială poate fi destul de dificil de implementat dacă echipa tehnică nu are
suficient de multă experiență
Există posibilitatea ca biletele actuale să nu poată fi citite de soft-ul de la porțile de acces
3.7 Assumptions
Călătorii sunt receptivi în ceea ce privește acestă nouă tehnologie, trenurile nu sunt supra-aglomerate, iar
echipa tehnică este experimentată.

Date: 22/11/2020 6 / 12 Doc. Version:

1.0.0
 Train SmartPass Project Charter

3.8 Risks

ID Risk Description & Status Risk Risk Action

Likelihood1

Risk Level3
Details Owner Response Details

Impact2
Strategy4

1 Călătorii nu vor În curs 4/5 5/5 20/25 Name1 Reduce Baza de date va
accepta faptul că de avea numeroase
imaginea lor și rezolvare protocoale de
detaliile călătoriei protecție, iar
acestora vor fi stocate călătorii vor fi
într-o bază de date informați asupra
faptului că
datele acestora
vor fi stocate
doar pentru o
perioadă
limitată
2 Supra-aglomerarea Aproape 5/5 5/5 25/5 Name2 Avoid În momentul în
trenurilor poate duce rezolvat care cererea
la funcționarea pentru o
eronată a softului de destinație este
recunoaștere facială mare, se vor
adăuga vagoane
suplimentare, nu
se vor mai vinde
bilete în picioare

4 COST, TIMING AND RESOURCES

4.1 Cost

1
A numeric value denoting the relative probability that the risk should occur.
2 A numeric value denoting the relative severity of the impact of the risk if it should occur.
3 The risk level is the product of the likelihood and impact (RL=L*I).
4 The possible risk response strategies are: Avoid / Accept / Reduce / Transfer for negative risks (threats) and Exploit / Accept /

Enhance / Share for positive risks (opportunities).

Date: 22/11/2020 7 / 12 Doc. Version:

1.0.0
 Scanare la porțile de Recunoaștere facială Bază de date Trimitere alerte
acces
Expenditure Budget Amount5 Budget Amount Budget Amount Budget Amount Total cost
Line Line Line Line
Solution 10 10 1 10 1
40 50 10 programator 111
Development6 (k€) programatori programatori programator

Solution 1 2 1
10 5 tehnicieni 15 7 tehnicieni 2 30
Maintenance7 (k€) programator programator
1 tehnician + 1 tehnician + 5 1
Support 8 (k€) 10 1 10 1 - - programator 25
programator programator
Training9 (k€) 1 3 zile 2 5 zile - - - - 3
Infrastructure10 10.000 0 -
20 1200 porți 15 0 - 35
(k€) camere

Total per year (k€) 91 82 12 17 204

Total per year FTE 5 zile

40 zile 60 zile 5 zile
internal staff11

5 If you cannot provide an amount, provide at least a qualitative statement (e.g. 20 days of training, 2 laptops, etc.)
6
Development: provide the total (anticipated) cost (human resources) for the development of the solution
7 Maintenance: provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to maintain the solution
8
Support: provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to support the solution (e.g. website, helpdesk, operations, etc.)
9 Training: provide the total (anticipated) cost (human resources) to ensure the training of the users, the support and operations staff, etc.
10 Infrastructure: provide the total (anticipated) cost of the infrastructure required to deliver, support, operate and maintain the delivered solution.
11 Total FTE internal staff: provide the total (anticipated) effort that will be spent by internal staff on the project (in person-days, man-weeks, man-months or man-years).

Date: 22/11/2020 8 / 12 Doc. Version: 1.0.0

4.2 Timing and Milestones

Target Delivery
ID Milestone Description
Date

1 Finalizarea actelor necesare pentru începerea proiectului 23.12.2020

2 Pregătirea echipei tehnice 11.01.2021

3 Finalizarea și testarea unui prototip 20.03.2021

4 Montarea porților de acces 10.05.2021

5 Montarea camerelor de supraveghere 30.05.2021

6 Rularea soluției, verificări integrare și eventuale rectificări 15.06.2021

4.3 Planned Resources

ID Resource Requirement Description

1 Un birou în care să își desfășoare activitatea

Birou cu aproximativ 50 de locuri
echipa IT + alți angajați

2 Laptop-uri cu diferite specificații în funcție de

40 laptop-uri
necesitățile celui care îl va folosi

3 Fiecare angajat are nevoie de un birou al său și

Birouri și scaune pentru 50 de persoane
un scaun

4 Porțile de acces ce vor fi montate pe toate

1200 de porți de acces
peroanele de pe cele 8 magistrale

5 10000 camere de supraveghere Camere ce vor fi montate în trenuri

6 1 specialist baze de date Va implementa baza de date

7 Se va asigura de faptul că datele călătorilor sunt

1 specialist securitate
în siguranță

8 Vor implementa soluțiile de recunoaștere facială

10 programatori Java & Python
și de scanare a biletelor

9 Se va ocupa de acte și de asigurarea legalității

Un avocat
proiectului.

Date: 22/11/2020 9 / 12 Doc. Version:

1.0.0
5 APPROACH
5.1 Methodology
Se va lucra folosind metodologia Agile. Vor exista sprinturi in care se va urmari implementarea unor
anumite caracteristici ale proiectului.

5.2 Change Management

Evolutia neconforma a proiectului va fi raportata managerului de proiect, care va propune solutii noi de
implementare. Modificarile asupra documentatiei vor fi revizuite si aprobate de managerul de proiect.

5.2.1 Project Change

Daca exista o problema intr-un anumit sector (tehnic, software), se raporteaza mai intai managerului de
echipa, pentru o eventuala rezolvare. Daca exista schimbari majore in structura proiectului, acestea vor fi
raportate managerului de proiect.

5.2.2 Configuration Management

Managerul de proiect va gestiona activitatile pentru desfasurarea conform planului si incadrarea in
bugetul alocat. Echipa de instalari echipamente hardware este coordonata de managerul de echipa, care
va gestiona resursele hardware si va raporta starea lucrarilor managerului de proiect. Echipa IT este
responsabila de asigurarea livrabilelor de recunoastere faciala, baza de date, sistem de alarmare a
calatorilor. Managerul de calitate va asigura functionarea conforma a echipamentului hardware.

5.2.3 Organisational Change

<This section should describe any organisational change goals and activities (further elaborated and
planned in the PM2 Business Implementation Plan) that need to be taken in to consideration.>

Date: 22/11/2020 10 / 12 Doc. Version:

1.0.0
6 GOVERNANCE AND STAKEHOLDERS
6.1 Structure

6.2 Roles and Responsibilities

Project Owneri – Deținătorii legali ai proiectului, ei sunt cei care formulează cerințele proiectului
Avocat – Se ocupă de partea legală a proiectului
Solution Provider – Cel care formulează metoda prin care se va implementa proiectul
Manager de Proiect – Supraveghează supordonații săi și face legătura între acestia și cei din conducerea
companiei
Analist Business – Traduce cerințele proiectului în termeni tehnici
Programator SQL – Implementează baza de date
Programator securitate – Realizează securitatea informațiilor din baza de date
Programatori Java & Python – Implementează soluția

6.3 Other Stakeholders

Principalii parteneri: companiile de transport feroviar: CFR, Astra, SoftTrans si TFC
Resursele umane: Programator SQL, Programator Securitate, Programatori Java & Python, Avocati,
Tehnicieni
Furnizori principali de camera de supraveghere si porti de acces

Date: 22/11/2020 11 / 12 Doc. Version:

1.0.0
APPENDIX 1: REFERENCES AND RELATED DOCUMENTS
<Use this section to reference (or append if needed in a separate annex) any relevant or additional
information. Specify each reference or related document by title, version (if applicable), date, and source
(e.g. the location of the document or the publishing organisation).>

ID Reference or Related Document Source or Link/Location

1 <Example of a related document> <Example of a location>
<02.Business_Case.XYZ.dd-mm- < U:\ PROJECTS\ProjectX \Documents\>
yyyy.V.1.0.docx>

2 Project folder <Insert project folder location.>

Date: 22/11/2020 12 / 12 Doc. Version:

1.0.0