Organisation TravelSafe

Project Charter
Train SmartPass

Date:
Doc. Version: 1.0.0
Template version: 3.0.1

Buse Maria-Alexandra, 343A3

Popa Elena, 343A3

This template is based on PM² V3.0

For the latest version of this template please visit the PM² Wiki

<The PM² Methodology originated from the European Commission. Open PM² provides many guidelines
and templates to facilitate the management and documentation of your projects.>
Document Control Information
Settings Value
Document Title: Project CharterProject Charter
Project Title: Train SmartPass
Document Author: Popa Elena, Buse Alexandra
Project Owner: Buse Alexandra, Popa Elena
Solution Provider Name1
Project Manager: Name2
Doc. Version: 1.0.0
Sensitivity: Limited
Date:

Document Approver(s) and Reviewer(s):

NOTE: All Approvers are required. Records of each approver must be maintained.
All reviewers in the list are considered required unless explicitly listed as Optional.
Name Role Action Date
Popa Elena Project Owner Approve 22.11.2020
Buse Alexandra Project Owner Review 22.11.2020

Date: 22/11/2020 2 / 12 Doc. Version: 1.0.0

 Train SmartPass Project Charter

TABLE OF CONTENTS
1 EXECUTIVE SUMMARY...................................................................................................................... 4
2 CONSIDERATIONS ON THE BUSINESS CASE........................................................................................4
3 PROJECT DESCRIPTION..................................................................................................................... 5
3.1 Scope..................................................................................................................................................5
3.1.1 Includes ("IN" Scope)...................................................................................................................5
3.1.2 Excludes ("OUT" Scope)...............................................................................................................5
3.1.3 Scope Statement..........................................................................................................................5
3.2 Success Criteria...................................................................................................................................5
3.3 Stakeholder and User Needs..............................................................................................................5
3.4 Deliverables........................................................................................................................................5
3.5 Features..............................................................................................................................................6
3.6 Constraints..........................................................................................................................................7
3.7 Assumptions.......................................................................................................................................7
3.8 Risks....................................................................................................................................................7
4 COST, TIMING AND RESOURCES........................................................................................................ 7
4.1 Cost.....................................................................................................................................................7
4.2 Timing and Milestones.......................................................................................................................9
4.3 Planned Resources.............................................................................................................................9
5 APPROACH..................................................................................................................................... 10
5.1 Methodology....................................................................................................................................10
5.2 Change Management.......................................................................................................................10
5.2.1 Project Change...........................................................................................................................10
5.2.2 Configuration Management......................................................................................................10
5.2.3 Organisational Change...............................................................................................................10
6 GOVERNANCE AND STAKEHOLDERS................................................................................................ 11
6.1 Structure...........................................................................................................................................11
6.2 Roles and Responsibilities................................................................................................................11
6.3 Other Stakeholders...........................................................................................................................11
APPENDIX 1: REFERENCES AND RELATED DOCUMENTS.........................................................................12

Date: 22/11/2020 3 / 12 Doc. Version: 1.0.0

 Train SmartPass Project Charter

1 EXECUTIVE SUMMARY
Train SmartPass este un proiect ce propune automatizarea verificarii celor care călătoresc cu trenul.
Dorim eliminarea biletelor si implicit eliminarea procesului de compostare dar si sporirea sigurantei
calatorilor, mai ales in contextul pandemiei. Acest proiect se adreseaza tuturor companiilor feroviare.
Metoda pe care o propunem consta in scanarea facială a calatorului în momentul achiziției rezervării
locului din tren si verificarea momentului in care acesta urca si coboara din tren, cu ajutorul camerelor
de supraveghere din vagoane.
Oferim o aplicație și o metodă nouă de rezervare a locului din tren, o solutie software de recunoastere
faciala, o baza de date pentru salvarea informatiilor despre calatori si asiguram componentele hardware
(camere de supraveghere și roboți cu ajutorul carora se poate rezerva locul) de la furnizorii cu care
colaboram. In plus, avem in vedere si implementarea unei alarme pentru telefon, care înstiințează
călătorul când trenul pleacă din gară.
Avem in vedere constrangerile si riscurile care pot aparea, precum supra-aglomerarea vagoanelor,
reticenta calatorilor de a-si oferi datele personale si propunem strategii de inlaturare/diminuare a
acestora.

2 CONSIDERATIONS ON THE BUSINESS CASE

Deși, în momentul actual, tehnologia este la un nivel extraordinar, anumite sectoare din viața de zi cu zi
au rămas încă nedezvoltate în ceea ce priveste acest aspect. Un exemplu este modul în care se realizează
călătoriile cu trenul și mai ales, greutatea cu care se achizitioneaza biletele si modul în care sunt
verificate acestea. Cozile de la ghisee reprezinta o pierdere de timp si creeaza disconfort calatorilor.
Metoda controlorului care compostează pe rând fiecare bilet este total ineficientă, predispusă la erori și
nesigură în contextul unei pandemii. Așadar, noi propunem eliminarea acestor metode și folosirea
tehnologiei pentru a ușura viețile tuturor

Date: 22/11/2020 4 / 12 Doc. Version: 1.0.0

 Train SmartPass Project Charter

1 PROJECT DESCRIPTION
1.1 Scope

1.1.1 Includes ("IN" Scope)

Proiectul va oferi o nouă metodă de rezervare a locului in tren. Pentru aceasta metoda este necesara
scanarea faciala a calatorilor. De asemenea oferim și un sistem de supraveghere pe bază de
recunoaștere facială. Acest sistem va fi montat în tren și va funcționa pe toată durata călătoriei.

1.1.2 Excludes ("OUT" Scope)

Proiectul nostru are finalitate doar în ceea ce privește monitorizarea călătorilor. Nu ne propunem să
îmbunătățim infrastructura feroviară și starea generală a garniturilor de tren. Acestea sunt aspecte
importante dar care nu sunt scopul și domeniul de activitate al companiei noastre.

1.1.3 Scope Statement

Înlocuim controlorul care compostează fiecare bilet cu un sistem de recunoaștere facială care va ține
cont de fiecare călător, destinația acestuia și prezenta lui în tren. Eliminam complet cozile de la gisee.
Eliminam biletele fizice

1.2 Success Criteria

Sistemul va funcționa pe toate cele 9 magistrale feroviare din țară, 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână.
Timpul de verificare a călătorilor va fi redus cu aproximativ 90%, numărul de fraude făcute de călători va
ajunge la 0. De asemenea, și numărul de erori va fi diminuat semnificativ. Timpul de asteptare pentru
achizitionarea biletelor este redus aproape in totalitate.

1.3 Stakeholder and User Needs

Stakeholderii acestui proiect sunt pe de o parte călătorii, iar pe de altă parte, companiile de transport
feroviar

ID Need Description Priority

1 Companiile feroviare au nevoie de o soluție prin care să se garanteze faptul că nu Ridicată
vor mai exista pierderi cauzate de călători frauduloși sau de erori ale controlorilor
(nu își amintesc ce călători erau în tren înainte de o stație și astfel, nu îi verifică pe
cei nou urcați în tren )

2 Călătorii își doresc ca tehnologia să fie folosită tot mai mult spre binele lor și să se Medie
bucure de metode de verificare moderne. De asemenea, un număr mare de
călători, consideră că este deranjat faptul că sunt verificați de mai multe ori de
către controlori, pentru că aceștia nu își mai amintesc dacă le-au văzut sau nu
biletul
3 Calatorii sunt deranjati de ineficienta achizitionarii biletelor de la ghisee, lucru
care dureaza foarte mult in unele cazuri. De asemenea, acestia considera faptul ca
biletul fizic este o grija in plus, existand riscul pierderii acestuia

4 Companiile feroviare își doresc să poată identifica persoanele care au cauzat ridicată
daune în tren.
5 Călătorii își doresc să se simtă în siguranță pe parcursul călătoriei și să nu mai ridicată
aibă grija asupra faptului că cineva le-ar putea fura bunuri personale și ar putea
scăpa nedetectat
6 Călătorii și-ar dori să primească alerte legate de momentul în care un tren va scăzută
pleca de pe peron

Date: 22/11/2020 5 / 12 Doc. Version: 1.0.0

 Train SmartPass Project Charter

1.4 Deliverables

ID Deliverable Name Deliverable Description

1 Aplicatie rezervare loc Implementam o metoda online de rezervare a calatoriei, ce are ca
cerinta principala scanarea faciala a calatorului
2 Roboti rezervare loc Folosesc aceeasi solutie disponibila pe smartdevice-uri dar sunt
prezenti in gari si sunt dedicati in special celor varstnici care nu
detin un dispozitiv cu camera foto, necesara rezervarii
3 Camere de monitorizare Camere video în trenuri, care rulează un soft de recunoașter
facială
4 Bază de date Bază de date în care sunt stocate imagini ale călătorului și date
despre călătoria acestuia
5 Soft de recunoaștere Soft care rulează pe baza imaginilor preluate de camerele de
facială supraveghere din tren și pe baza imaginilor și datelor din baza de
date
6 Sistem alerte pentru Sistem de trimitere alerte pe telefonul mobil al unui călător care
călători nu se află în tren în momentul în care acesta urmează să plece de
pe peron

1.5 Features

Related Need Features Deliverable(s)

1, 2 & 4 Implementarea solutiei de rezervar, care sa Aplicatie, Roboti și Baza de
trimita datele inregistrate in baza de date date
3&4&5 Compararea călătorilor din tren cu cei aflați în Camere de monitorizare,
baza de date și trimiterea unei notificări către Bază de date, Soft de
controlori în cazul detectării unei nereguli recunoaștere facială
5 Trimiterea unor alerte către călătorii care nu se Camere de monitorizare,
află în tren la momentul plecării acestuia Bază de date, Soft de
recunoaștere facială, Sistem
de alerte

1.6 Constraints
Călătorii pot fi sceptici în ceea ce privește faptul că vor fi monitorizați pe tot parcursul călătoriei.
Sistemul de recunoaștere facială poate avea probleme în cazul spra-aglomerării trenurilor.
Soluția de recunoaștere facială poate fi destul de dificil de implementat dacă echipa tehnică nu are
suficient de multă experiență
Cei varstnici pot considera ca este destul de greu sa isi rezerve un loc in tren

Date: 22/11/2020 6 / 12 Doc. Version: 1.0.0

 Train SmartPass Project Charter

1.7 Assumptions
Călătorii sunt receptivi în ceea ce privește acestă nouă tehnologie, trenurile nu sunt supra-aglomerate,
iar echipa tehnică este experimentată.

1.8 Risks

I Risk Description & Status Risk Risk Action

Likelihood1

Risk Level3
D Details Owner Respons Details

Impact2
e
Strategy4

1 Călătorii nu vor În curs de 4/ 5/ 20/2 Name Reduce Baza de date va

accepta faptul că rezolvare 5 5 5 1 avea
imaginea lor și numeroase
detaliile călătoriei protocoale de
acestora vor fi protecție, iar
stocate într-o bază de călătorii vor fi
date informați
asupra faptului
că datele
acestora vor fi
stocate doar
pentru o
perioadă
limitată
2 Supra-aglomerarea Aproape 5/ 5/ 25/2 Name Avoid În momentul în
trenurilor poate duce rezolvat 5 5 5 2 care cererea
la funcționarea pentru o
eronată a softului de destinație este
recunoaștere facială mare, se vor
adăuga vagoane
suplimentare,
nu se vor mai
vinde bilete în
picioare
3 Vandalizarea Approve 2/ 4/ 8/25 Name Reduce Acordarea de
camerelor de d 5 5 3 amenzi celor
supraveghere care distrug
echipamentele
4 Intarzierea livrarii Approve 3/ 4/ 12/2 Name Avoid Daca s-a depasit
echipamentelor d 5 5 5 4 perioada de o
hardware saptamana de la
trimiterea
comenzii,
comanda va fi
anulata si se va
cauta alt
distribuitor
5 Calatorii varstnici vor Approve 4/ 4/ 16/2 Name Reduce In fiecare gara
considera ca este d 5 5 5 5 va fi un angajat
1
A numeric value denoting the relative probability that the risk should occur.
2
A numeric value denoting the relative severity of the impact of the risk if it should occur.
3
The risk level is the product of the likelihood and impact (RL=L*I).
4
The possible risk response strategies are: Avoid / Accept / Reduce / Transfer for negative risks (threats) and Exploit /
Accept / Enhance / Share for positive risks (opportunities).

Date: 22/11/2020 7 / 12 Doc. Version: 1.0.0

 Train SmartPass Project Charter

I Risk Description & Status Risk Risk Action

Likelihood

Risk Level
D Details Owner Respons Details

Impact
e
Strategy

dificil sa isi rezerve un care sa ii ajute

loc pe oameni sa isi
rezerve locul in
tren. De
asemenea,
interfata va fi
cat mai intuitiva
si usor de
urmarit

2 COST, TIMING AND RESOURCES

2021
Expenditure Budget Line Amount5
10 programatori
20 tehnicieni
1 avocat
5 luni
300.000 (resursa ---------------------------
umana)
6
Solution Development (lei) 1 Punct de lucru
55.000 (resurse
materiale) 30 birouri
30 scaune
30 laptop-uri
8 Truse
5 Camioane (inchiriate)
1 tehnician
Solution Maintenance7 (lei) 15.000
2 programatori
Support 8 (lei) 10.000 1 programator
Training9 (lei) 3.500 10 programatori

5
If you cannot provide an amount, provide at least a qualitative statement (e.g. 20 days of training, 2 laptops, etc.)
6
Development: provide the total (anticipated) cost (human resources) for the development of the solution
7
Maintenance: provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to maintain the solution
8
Support: provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to support the solution (e.g. website,
helpdesk, operations, etc.)

Date: 22/11/2020 8 / 12 Doc. Version: 1.0.0

 Train SmartPass Project Charter

2021
Expenditure Budget Line Amount
3 zile
830 roboti
Infrastructure10 (lei) 25.000.000
13000 camere de supraveghere
Total per year (lei) Aprox 25.400.000
Total per year FTE internal staff11 183 zile

2.1 Cost

9
Training: provide the total (anticipated) cost (human resources) to ensure the training of the users, the support and
operations staff, etc.
10
Infrastructure: provide the total (anticipated) cost of the infrastructure required to deliver, support, operate and maintain
the delivered solution.
11
Total FTE internal staff: provide the total (anticipated) effort that will be spent by internal staff on the project (in person-
days, man-weeks, man-months or man-years).

Date: 22/11/2020 9 / 12 Doc. Version: 1.0.0

 2.2 Timing and Milestones

Target Delivery
ID Milestone Description
Date

1 Finalizarea actelor necesare pentru începerea proiectului 23.12.2020

2 Pregătirea echipei tehnice 11.01.2021

3 Finalizarea și testarea unui prototip 11.01.2021

4 Montarea porților de acces 03.05.2021

5 Montarea camerelor de supraveghere 03.05.2021

6 Rularea soluției, verificări integrare și eventuale rectificări 20.05.2021

2.3 Planned Resources

ID Resource Requirement Description

1 Un birou în care să își desfășoare activitatea

Birou cu aproximativ 30 de locuri
echipa IT + alți angajați

2 Laptop-uri cu diferite specificații în funcție de

30 laptop-uri
necesitățile celui care îl va folosi

3 Fiecare angajat are nevoie de un birou al său și

Birouri și scaune pentru 30 de persoane
un scaun

4 850 roboti Robotii vor fi montati in toate garile din tara

5 13000 camere de supraveghere Camere ce vor fi montate în trenuri

6 1 specialist baze de date Va implementa baza de date

7 Se va asigura de faptul că datele călătorilor sunt

1 specialist securitate
în siguranță

8 Vor implementa soluțiile de recunoaștere

10 programatori Java & Python
facială și de scanare a biletelor

9 20 tehnicieni montare Vor monta camerele si robotii

9 Se va ocupa de acte și de asigurarea legalității

Un avocat
proiectului.

Date: 22/11/2020 10 / 12 Doc. Version: 1.0.0

3 APPROACH
3.1 Methodology
Se va lucra folosind metodologia Agile. Vor exista sprinturi in care se va urmari implementarea unor
anumite caracteristici ale proiectului.

3.2 Change Management

Evolutia neconforma a proiectului va fi raportata managerului de proiect, care va propune solutii noi de
implementare. Modificarile asupra documentatiei vor fi revizuite si aprobate de managerul de proiect.

3.2.1 Project Change

Daca exista o problema intr-un anumit sector (tehnic, software), se raporteaza mai intai managerului de
echipa, pentru o eventuala rezolvare. Daca exista schimbari majore in structura proiectului, acestea vor
fi raportate managerului de proiect.

3.2.2 Configuration Management

Managerul de proiect va gestiona activitatile pentru desfasurarea conform planului si incadrarea in
bugetul alocat. Echipa de instalari echipamente hardware este coordonata de managerul de echipa, care
va gestiona resursele hardware si va raporta starea lucrarilor managerului de proiect. Echipa IT este
responsabila de asigurarea livrabilelor de recunoastere faciala, baza de date, sistem de alarmare a
calatorilor. Managerul de calitate va asigura functionarea conforma a echipamentului hardware.

Date: 22/11/2020 11 / 12 Doc. Version: 1.0.0

4 GOVERNANCE AND STAKEHOLDERS
4.1 Structure

4.2 Roles and Responsibilities

Project Owneri – Deținătorii legali ai proiectului, ei sunt cei care formulează cerințele proiectului
Avocat – Se ocupă de partea legală a proiectului
Solution Provider – Cel care formulează metoda prin care se va implementa proiectul
Manager de Proiect – Supraveghează subordonații săi și face legătura între acestia și cei din conducerea
companiei
Analist Business – Traduce cerințele proiectului în termeni tehnici
Programator SQL – Implementează baza de date
Programator securitate – Realizează securitatea informațiilor din baza de date
Programatori Java & Python – Implementează soluția

4.3 Other Stakeholders

Principalii parteneri: companiile de transport feroviar: CFR, Astra, SoftTrans si TFC
Resursele umane: Programator SQL, Programator Securitate, Programatori Java & Python, Avocati,
Tehnicieni
Furnizori principali de camera de supraveghere si porti de acces
Manageri de Echipa – monitorizeaza echipa de IT si echipa de tehnicieni

Date: 22/11/2020 12 / 12 Doc. Version: 1.0.0