IT (9626)

Theory Notes
 
 
Web Conferencing 
Definition: 
A web conference is another form of carrying out a meeting or event. It is a real‐time 
communication where a number of people are viewing the same content on their computer 
screen at the same time. 
A business may set up a web conference to hold a meeting, make a presentation or provide 
online education, amongst other services. 
Equipment Needed to Carry Out a Web Conference: 
To carry out a web conference, a range of equipment is needed. This includes: 
• a computer system 
• a web cam (this is optional and only needed if video is required for the conference) 
• a microphone (this is mostly necessary for the host, but optional for other attendees, 
unless voice communication is required) 
• speakers 
• a good broadband connection 
• web conferencing software. 
Web Conferencing Process: 
• The web conference host or presenter will lead the web conference. They will mostly 
control what is shown on the screen. 
• To see the same screen, each attendee will be sent (normally by email) a link to enter the 
web conference meeting. This will normally require the person to download the 
necessary software to do this. 
• The link will take the attendee to what is often referred to as a virtual room. 
• To get into the room they may need to enter login details, if they are provided with them. 
Once in the room they will be able to see the content the host chooses to display. 
• The host can upload documents to the web conferencing room. These documents may be 
displayed on the screen for attendees to view, they can also be made available for 
download if the host chooses to do this. 
• The host will mostly control the content on screen, they may speak to attendees as they 
do so. The host can hand over control of some content on screen to another person 
attending. 

  

  info.sirfaisal@gmail.com 
                +92 300 8460713   
 
 IT (9626)
Theory Notes
 
 
Advantages and Disadvantages of Web Conferencing: 

Advantages  Disadvantages 
The host controls the content on screen and can  It is difficult to tell if a person is closely following 
make sure everyone keeps on task, despite not  the web conference as they mostly cannot be seen. 
being in the same location. 

Web conferencing saves time that would be  It can be time consuming for the host to set up all 
spent travelling to see, for example the  the content and the ‘room’ for the web 
presentation.  conference to take place. 

Web conferencing saves travel costs for each of  Web conferencing software can be very costly. 
the attendees. 

Pre‐recorded  content can be used in the web  The host will likely need a lot of training to use 

conference. This saves the host repeating part of  the web conferencing software. Some 
the content each time the presentation  is  attendees may also need training in how to 
given.  navigate around the  ‘room’. 

Documentation can be made available for  If an attendee has a poor internet connection, 
attendees to download as a quick and easy way  they may not have a very good experience in the 
to share resources.  web conference. They may miss vital elements. 

 
 

  info.sirfaisal@gmail.com 
                +92 300 8460713