FAIL MEJA

JAWATAN DAN
GRED :
PENYELIA ASRAMA N17

NAMA SEKOLAH

SEKOLAH RENDAH PENDIDIKAN KHAS

SEREMBAN
AGENSI : BAHAGIAN PENDIDIKAN KHAS,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA.

ALAMAT : SEKOLAH RENDAH PENDIDIKAN KHAS SEREMBAN,

JLN MUTHU CUMARU,
70200 SEREMBAN,
NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS

NO.TELEFON : 016-6872849 / 011-33040179 (NO. TEL. PERIBADI)

06 - 762 4181 (NO. TEL. SEKOLAH)
06 - 763 2851 (NO. TEL. ASRAMA)

NO.FAKS : 06 - 762 4181 (FAKS & NO. TEL. SEKOLAH)

E - MEL : funikorn@yahoo.com (PENYELIA ASRAMA)

skpkseremban@moe.gov.my (SEKOLAH)

ISI KANDUNGAN
BIL TAJUK MUKA
SURAT
Kulit
Isi Kandungan
1.0 Maklumat Pegawai
2.0 Latar Belakang Sekolah
3.0 Visi dan Misi Sekolah /Asrama
4.0 Objektif Sekolah / Asrama
5.0 Carta Organisasi Sekolah
6.0 Carta Organisasi Asrama
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
8.0 Perincian Senarai Tugas
9.0 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai
10.0 Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak

10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

10.2 Pengurusan Bilik-Bilik Khas
10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori
10.5 Pengurusan Kewangan Asrama
10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama
10.7 Pengurusan Pembelian
10.8 Pengurusan Pembayaran
10.9 Pengurusan Pelupusan Aset
10.10 Pengurusan Yuran Asrama
10.11 Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
10.12 Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
10.13 Pengurusan Kesihatan
10.14 Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan

11.0 Norma Kerja

12.0 Senarai Undang-undang / Peraturan
13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan
14.0 Senarai Borang Yang Digunakan
15.0 Senarai Tugas Harian

KANDUNGAN FAIL MEJA

 Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas Objektif
Harian Bahagian/Unit

Norma Kerja
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat

Senarai Borang-Borang Carta Organisasi

Yang Digunakan Kedudukan Pegawai

FAIL
Senarai Jawatankuasa MEJA
Yang Dianggotai Senarai Tugas/Kuasa
Dan Hubungan

Senarai Undang- Peraturan-Peraturan

Undang/Peraturan Pentadbiran

Senarai
Semak/Checklist Proses Kerja

Carta Aliran Kerja

1.0 MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA

NAMA
MUHAMMAD ERWAN BIN MANING

JAWATAN HAKIKI
PENYELIA ASRAMA

GRED JAWATAN
N17

BAHAGIAN / UNIT
ANGGOTA KUMPULAN PELAKSANA

TARIKH LANTIKAN
KE JAWATAN
03 AUGUST 2015
SEKARANG

2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH

 SEJARAH SEKOLAH

Pada tahun 1962, kelas khas untuk murid bermasalah pendengaran dimulakan oleh
mendiang En. V.S. Param di Sekolah Rendah Dato’ Klana Maamor, Seremban, dalam rancangan
kelas percantuman. Guru yang pertama mengajar di-kelas tersebut ialah Encik Lee Kang Hai.

Pada Peringkat awal penubuhannya terdapat 12 orang murid sahaja dan ditempatkan dalam
satu kelas. Pada tahun 1967, Kelas bertambah kepada dua dengan bertambahnya bilangan murid
dan tenaga pengajar. Seterusnya menjadi empat buah kelas dengan empat orang tenaga pengajar
pada tahun 1977.

Pada tahun 1978, sebuah mini asrama telah dibina dengan kerjasama AJK Mini Asrama
dan Jabatan Kebajikan Masyarakat setelah mendapat kebenaran Jabatan Pendidikan Negeri
Sembilan. Dengan adanya Mini Asrama ini bilangan murid telah bertambah dari 36 orang kepada
56 orang dengan tenaga penyagajar seramai enam orang. Sehinggalah pada tahun 1985, sebuah
bangunan asrama yang baru telah dibina yang boleh memuatkan 100 orang murid.

Pada tahun 1987, kelas ini tidak lagi menjadi kelas percantuman. Pentadbiran sekolah ini
telah dipisahkan dari Sekolah Rendah Dato’ Klana Maamor, Seremban dan Puan Rosbiah Bt.
Mohd Tahir telah dilantik sebagai Guru Besar bagi Sekolah Rendah Pendidikan Khas Seremban.

Kelas Khas bagi murid-murid bermasalah penglihatan telah dibuka pada tahun 1989
dengan 2 orang murid dan seorang tenaga pengajar. Pada tahun 1990, kelas Pra Sekolah telah
dimulakan dengan enam orang murid. Dengan adanya kelas ini, intervensi awal dapat dijalankan
demi membantu kanak-kanak yang menghadapi masalah pendengaran dan masalah penglihatan.

Pada tahun 1991, Sekolah Rendah Pendidikan Khas Seremban, telah mendapat sebuah
bangunan yang baru. Bangunan baru empat tingkat ini telah dilengkapi dengan pelbagai
kemudahan seperti bilik darjah, bengkel kemahiran hidup, bilik audiologi, pusat sumber,
perpustakaan, klinik, blik guru serta pejabat. Sekola ini telah dirasmikan oleh Yang
Berbahagia Datuk Amar Dr. Haji Sulaiman bin Haji Daud, Menteri Pendidikan ketika itu pada 15
april 19942

Sekarang, Sekolah Rendah Pendidikan Khas Seremban telah ditukar nama kepada
Sekolah Kebangsaan Pendidikan Khas Seremban. Guru Besar Sekolah Kebangsaan Pendidikan
Khas Seremban sekarang ialah Puan Siti Zahrah Binti Haji Ishak. Kini, warga sekolah ini
dianggotai oleh :
 40 orang guru
 20 orang staf sokongan
 48 orang pelajar bermasalah pendengaran
 7 orang pelajar bermasalah penglihatan

Kawasan persekitaran sekolah ini sangat ceria dan bersih. Di sekeliling kawasan sekolah
ditanam dengan pelbagai jenis bunga. Kelas-kelas juga ceria, dihias dengan cantik, teratur dan
bersih agar semua murid dapat belajar dalam keadaan kondusif.

Kawasan persekitaran asrama juga bersih. Pelbagai jenis bunga dan pokok di tanam di
sekeliling kawasan asrama. Dewan makan, dorm pelajar lelaki dan dorm pelajar perempuan
dihias dengan cantik, bersih dan semua pelajar boleh tinggal dalam keadaan selesa. Perabot
seperti katil dan almari disediakan dan disusun dengan teratur. Kemudahan yang disediakan
mencukupi, dalam keadaan baik dan boleh digunakan oleh semua penghuni asrama.
3.O VISI DAN MISI SEKOLAH (ASRAMA)

SEK KEB PENDIDIKAN KHAS SEREMBAN

70200 SEREMBAN

MELAHIRKAN INSAN BERILMU,

BERDISIPLIN DAN BERBAKAT

 MEMBEKALKAN ILMU PENGETAHUAN

DALAM PELBAGAI BIDANG
 MEMANTAPKAN KEMAHIRAN
BERKOMUNIKASI
 MEMBENTUK SAHSIAH MURID MENJADI
INSAN TERPUJI
 MEWUJUDKAN PELUANG MURID
MENGEMBANGKAN BAKAT

4.0 OBJEKTIF SEKOLAH

UNTUK MURID :
Memberi pendidikan yang tidak terhad
kecacatan mereka supaya dapat menyediakan
mereka sebagai warganegara yang berdisiplin
dan bermaruah ke arah hidup yang cemerlang.

UNTUK GURU DAN STAF :

Mewujudkan budaya kerja yang lebih sempurna,
harmoni dan selesa untuk mencapai
perkhidmatan yang bertanggungjawab, dedikasi
dan amah bagi membawa ke arah
PERKHIDMATAN CEMERLANG.
5.0 Carta Organisasi Sekolah

PENGERUSI : Pn Siti Zahrah Bt Ishak

( Guru Besar )

TIMB. PENGERUSI : En Mansor B Mohd Noor

( GPK HEM )

NAIB PENGERUSI : En Rosdi B Ahmad

( GPK Kurikulum )

Pn Suraya Bt Abd Rahman

( GPK Kokurikulum )

SETIAUSAHA : En Nor Mahadi B Che Abdullah

AHLI JAWATAN KUASA : En Mohd Fathi B Mahmood ( 3K )

En Muhammad Firdaus B Zahari ( Disiplin )
Cik Rohaslinda Bt Abd Hamid ( B&K )
Pn Lim Chin Ying ( Kebajikan Murid )
Pn Nur Syahadah Bt Mohammad Mohaidin ( SPBT )
En Abdul Hadi B Muhamad Azmi ( RMT )
En Mohamad Hariz B Mohd Kodri ( Bebas Denggi )
Pn Wan Mahani Bt Othman ( Sistem Maklumat Murid )
 Pengerusi
Pn. Siti Zahrah Bt. Ishak

Naib Pengerusi
En. Mansor Bin Mohd Noor

Naib Pengerusi Naib Pengerusi

En. Rosdi B. Ahmad Pn. Suraya Bt. Abdul Rahman

Setiausaha
En. Nor Mahadi B. Che Abdullah

UNIT
UNIT PERHUBUNGAN
PERHUBUNGAN UNIT
UNIT HAL
HAL EHWAL
EHWAL
DAN
DAN PENDAFTARAN
PENDAFTARAN MURID
MURID

PIBG
Pn. Siti Fatimah Bt Mohamed
3K KEBAJIKAN MURID
En. Mohd Fathi B. Mahmood Pn. Lim Chin Ying
PENDAFTARAN MURID
En. Mansor Bin Mohd Noor
BEBAS DENGGI
SPBT
En. Mohd Hariz B. Mohd Kodri
PERTUKARAN MURID Pn. Nur Syahadah Bt. Mohd
En. Mansor Bin Mohd Noor Maidin
BIMBINGAN & KAUNSELING
Cik Rohaslinda Bt. Abd. Hamid
KEDATANGAN MURID
RMT / SUSU SEKOLAH
En. Mansor Bin Mohd Noor
En. Abdul Hadi B. Mohd Azmi
DISIPLIN & PENGAWAS
AKUAN DAN SIJIL En. Mohd Firdaus Bin Zahari
Pn. Ong Bee Leng ASRAMA
En. Muhammad Erwan B.
Maning
SISTEM MAKLUMAT MURID
Pn. Wan Mahani Bt. Othman
6.0 Carta Organisasi Asrama
PENGERUSI : Pn Siti Zahrah Bt Ishak
( Guru Besar )

NAIB PENGERUSI : En Rosdi B Ahmad

( GPK Kurikulum )

En Mansor B Mohd Noor

( GPK HEM )

Pn Suraya Bt Abd Rahman

( GPK Kokurikulum )

PENYELIA ASRAMA : En Muhammad Erwan Bin Maning

( Penyelia Asrama )

WARDEN : En Mohd Fathi B Mahmood

En Muhammad Firdaus B Zahari
Pn Nur Syahadah Bt Mohammad Mohaidin
En Mohamad Hariz B Mohd Kodri (KETUA)
Cik Nurul Addina Binti Rashid
Puan Nooramin Munirah Binti Asgnari

PPM ASRAMA : Encik Masharifin Bin Maani (KETUA)

Encik Awaluddin Bin Taibon
Puan Noorainun Zaida Binti Mohd. Zain
Puan Fazilah Binti Hanafi
Puan Fazlina Binti Jaafar
Puan Norazlina Binti Mohamad
 PENGERUSI
Pn. Siti Zahrah Bt. Ishak
(Guru Besar)

NAIB PENGERUSI NAIB PENGERUSI NAIB PENGERUSI

En. Rosdi Bin Ahmad En. Mansor Bin Mohd Noor Pn. Suraya Bt Abu Bakar
(GPK 1) (GPK HEM) (GPK Kokurikulum)

KETUA WARDEN WARDEN WARDEN WARDEN

En. Mohd Hariz Bin Mohd Pn. Nur Syahadah Bt Mohd En Mohd Firdaus Bin Zahari Pn. Nooramin Munirah Bt
Kodri Maidin Asgnari

PENYELIA ASRAMA
WARDEN En Muhammad Erwan Bin WARDEN
Cik Nur Addina Bt Rashid Maning En. Mohd Fathi Bin Mahmood

KETUA PPM
PPM ASRAMA PPM ASRAMA PPM ASRAMA
ASRAMA En Awaluddin Bin Taibon Pn. Noorainun Zaida Bt Mohd Pn. Fazilah Bt Hanafi
En Masharifin Bin Maani Zain

PPM ASRAMA PPM ASRAMA

Pn. Fazlina Bt Jaafar Pn. Nor Azlina Bt Mohamad
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
PENGETUA /
GURU BESAR

PK
HEM

KETUA
WARDEN

KETUA PENYELIA WARDEN PEMBANTU

PENYELIA PENGURUSAN
MURID

EXCO EXCO EXCO EXCO EXCO

PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN
AKADEMIK SAHSIAH KOKURIKULUM TEKNOLOGI PATRIOTISME

MURID ASRAMA
8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS
PENYELIA ASRAMA

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID

1.1. Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria

kemasukan murid ke asrama.
1.2. Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).
1.3. Menerima senarai penempatan murid baru daripada
Pengetua/PK HEM.
1.4. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru
dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
1.5. Menerima borang kemasukan asrama yang telah
dilengkapkan untuk proses pemilihan dan simpanan rekod.
1.6. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk
asrama.
1.7. Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan ditolak.
(lampiran 2, lampiran 3).
1.8. Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan
mengikut jumlah murid yang ditetapkan.
1.9. Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah
ditetapkan.
1.10. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.

2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

2.1. Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.

2.2. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
2.3. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi
Exco Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
2.4. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)

3.1. Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan.

3.2. Memasukkan data murid.
3.3. Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
3.4. Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan
bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan
oleh Pengetua/Guru Besar.

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

4.1. Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).

4.2. Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan
Sijil Akuan Penerimaan (SAP).
4.3. Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan
oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di
asrama.
4.4. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang
ditetapkan di asrama dalam dua salinan.

5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA

5.1. Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan

sekolah/asrama.
5.2. Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan
asrama dari Pengetua/Guru Besar.
5.3. Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT,
Bantuan Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan
Pelbagai).
5.4. Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan
aktiviti/program asrama.
5.5. Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.
5.6. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk
kelulusan Pengetua/Guru Besar.
5.7. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
5.8. Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI

6.1. Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit

Pejabat,
6.2. Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
6.3. Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
6.4. Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku
6.5. Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang
dibuat.
6.6. Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6.7. Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
6.8. Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit
Dalaman.
6.9. Mendapatkan perakuan pengesahan daripada
Pengetua/Guru Besar.
6.10. Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN

7.1. Memastikan tahap stok.

7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau
secara sebutharga).
7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk
perbandingan harga dan kualiti barang.
7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan
Pengetua.
7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada
pembekal.
7.6. Menerima dan menyemak barang yang diterima serta
7.7. menandatangani pada invois.
7.8. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai
Aset untuk direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal
/Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN

8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang

Pesanan Asal disertakan bersama bil.
8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.
8.4. Merekod dalam Buku Tunai.
8.5. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru
Besar.
8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

9.1. Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan

mempunyai kad daftar inventori dan harta modal.
9.2. Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
9.3. Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua
orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
9.4. Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am
JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan
kelulusan pelupusan.
9.5. Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang
disyorkan pada borang Kew.PA-17.
9.6. Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan
mendapatkan pengesahan pengetua.
9.7. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
9.8. Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9.9. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang
disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA

10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa

kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah
JPNM untuk tahun hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
 10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar
dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang
tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK

11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.

11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak
bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan
kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan
kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor
bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum
sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri
Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan
sekali.
11.15 Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor
kepada Sekolah.
11.16 Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan
 dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format
20) apabila kontrak tamat.

12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN

KESELAMATAN

12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.

12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan
kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak
bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan
undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN

12.1 Menerima laporan.

12.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
12.3 Menyediakan borang rawatan.
12.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.
12.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid
dimasukkan ke wad.
12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.
12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya
mendapat cuti sakit.
14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN
PERALATAN

14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.

14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.
14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis
kerosakkan.
14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.
14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika
kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna
 9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA
SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas Pegawai

Atasan Yang Ada Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Diberi Lain Yang Ada
Hubungan Hubungan

Pengetua 1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID Menentukan bilik-bilik Pembantu Am

PK HEM dorm Rendah
1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan Warden
PK HEM kriteria kemasukan murid ke asrama Pembantu Am
Ketua Warden 1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama Rendah
(Lampiran 1)
1.3 Menerima senarai penempatan murid baru
daripada Pengetua/PK HEM.
1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada
murid baru dan memberi borang tawaran
semula kepada murid lama.
1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang
telah lengkap untuk proses pemilihan dan
simpanan rekod.
1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid
masuk asrama
1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.
1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang
diperlukan mengikut jumlah murid yang
ditetapkan.
1.9. Mengurus penempatan murid di dorm-dorm
yang telah ditetapkan.
1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada
ketua dorm untuk ditandatangani.

2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS Menentukan bilik-bilik Pekerja swasta

pembersihan
2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan
2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi
2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) ,
carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan
plan kebakaran
2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang
ditentukan.
PENGETUA 3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA
GPK HEM (SMA) SU Peperiksaan
GPK KOKO SU Sukan
GPK 3.1 Merujuk fail-fail maklumat murid. Guru Disiplin
PENTADBIRAN 3.2 Memasukkan data murid Warden
3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang
ditetapkan bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Gurubesar.

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan

(JKPAK)
4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset
bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang
telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa
menempatkan peralatan asrama.
4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut
lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua
salinan.

Pengetua
PK HEM 5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA 1. Menyemak Buku Ketua Warden
Tunai Ketua Pembantu
5.1 Menganggotai jawatankuasa pengurusan Tadbir
 kewangan sekolah/asrama. 2. Menentukan
5.2 Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa perancangan /
mengurus kewangan asrama dari aktiviti yang
Pengetua/Guru Besar. diperlukan
5.3 Menyediakan cadangan anggaran belanja
mengurus (LPBT, Bantuan Makanan
Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
5.4 Menyediakan kertas kerja (lampiran 4)
cadangan aktiviti/program asrama.
5.5 Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat
AJK kewangan.
5.6 Menghantar permohonan pembelian (Nota
Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar.
5.7 Mengurus pembelian dan bekalan keperluan
asrama.
5.8 Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

1.Pengetua
2.GPK HEM 6. PENGURUSAN BUKU TUNAI 1. Menentukan Audit Dalaman
3.GPK Pentadbiran perbelanjaan (Pemeriksa Kira-
6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, mengikut kira)
Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan peruntukan.
Daftar Bil.
6.2 Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam 2. Menyimpan Buku
Buku Tunai. Tunai ditempat yang
6.3 Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit berkunci
Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga yang dibuat.
6.4 Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6.5 Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
6.6 Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
6.7 daripada Pengetua/Guru Besar.
6.8 Menyimpan Buku Tunai di dalam almari
berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN

7.1. Memastikan tahap stok.

7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian
terus atau secara sebutharga).
7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa
syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti
barang.
7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan
kelulusan Pengetua.
7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.
7.6. Menerima dan menyemak barang yang diterima
serta menandatangani pada invois.
7.7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli
kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam
Buku Stok /Harta Modal /Inventori.

8. PENGURUSAN PEMBAYARAN

8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan

Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.
8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.
8.4. Merekod dalam Buku Tunai.
8.5. Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua/Guru Besar.
8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
Pengetua/Guru Besar.
8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan
mendapatkan resit pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

9.1 Memastikan semua barang-barang untuk

pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan
harta modal.
9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada
Pegawai Aset.
9.3 Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat
pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa
aset sekolah.
9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15
ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian
Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan
cadangan yang disyorkan pada borang
Kew.PA-17.
9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan
mendapatkan pengesahan pengetua.
9.7 Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan
seperti yang disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA

10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat
jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit
Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip
yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan
dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan
resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu
Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit
pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa
murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod.

11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN

MAKANAN BERMASAK

11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada

JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan
sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserahkan kepada kontraktor yang baru
dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
 bersama dengan kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering
(Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan
mengikut senarai lampiran G dan mencukupi
untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48
jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah
dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan
Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas
dua jam dari waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM
(Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM
tiga bulan sekali.

12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN

KESELAMATAN

12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada

Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum
kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada
JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut
jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi
peraturan dan undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN

13.1 Menerima laporan.

13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan
awal.
13.3 Menyediakan borang rawatan.
13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa
ketiadaan warden.
13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir
sekiranya murid dimasukkan ke wad.
13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama
semasa ketiadaan warden.
13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik
sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.

14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
BANGUNAN/PERALATAN

14.1. Menyediakan borang / buku laporan

kerosakkan.
14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua
dorm asrama.
14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi
mengetahui jenis kerosakkan.
14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.
14.5 Melaporkan kerosakkan kepada
Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar
 laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan
dilaksanakan.
14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru
Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
10.1.1 Proses Kerja Utama
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen
Bertanggungjawab Undang-
Undang /
Peraturan
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi Ketua Warden
menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.

2. Menyediakan borang
kemasukan ke asrama (Lampiran Penyelia Asrama
1).

3. Menerima senarai penempatan

murid baru daripada Pengetua / Warden
PK HEM.

4. Menghantar Borang Kemasukan

Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula Ketua Warden
kepada murid lama.

5. Menerima borang kemasukan

asrama yang telah dilengkapkan
untuk proses pemilihan dan Ketua Warden
simpanan rekod.

6. Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama Penyelia asrama

7. Memproses Borang Permohonan Penyelia Asrama

8. Menentukan bilangan dorm dan

peralatan mengikut jumlah murid Ketua warden
yang ditetapkan.
9.
10.Menguruskan penempatan murid Warden
di dorm-dorm yang telah
ditetapkan.

10. Memberi senarai inventori Warden KEW-PA 7

(KEW-PA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
10.1.2 Carta Aliran Kerja
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

MULA

Mengadakan mesyuarat pengurusan

asrama kemasukan murid

Menyediakan borang tawaran

kemasukan murid

Mengagihkan borang permohonan

tidak
Mengisi semua Lengkap ?
borang
Ya
Memberi surat tawaran kepada
murid yang berjaya

Mengumpul dokumen peribadi murid

asrama yang tinggal di asrama

Menentukan bilik penginapan

pelajar

Mengedarkan senarai inventori kepada

murid asrama

Pelajar menerima peralatan dan

menandatangani borang inventori

Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas

asrama / warden/ penyelia asrama

TAMA
T
10.1.3 Senarai Semak
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menjadi ahli mesyuarat bagi

menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.

2. Menyediakan borang
kemasukan ke asrama
(Lampiran 1).

3. Menerima senarai penempatan

murid baru daripada Pengetua /
PK HEM.

4. Menghantar Borang Kemasukan

Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula
kepada murid lama.

5. Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama

6. Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama

7. Memproses Borang Permohonan

8. Menentukan bilangan dorm dan

peralatan mengikut jumlah
murid yang ditetapkan.

9. Menguruskan penempatan
murid di dorm-dorm yang
telah ditetapkan.

10. Memberi senarai inventori

(KEW-PA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
10.2.1 Proses Kerja Utama
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bertanggungjawab Undang/Peraturan

1. Menentukan Penyelia Asrama

peruntukan bilik yang
diperlukan.

2. Memastikan perabot Ketua

dan peralatan Waden/Warden
mencukupi.

3. Menyediakan senarai
inventori (KEW-PA 7),
Carta Organisasi Exco Warden
Bilik dan senarai
tugas serta pelan
kebakaran.

4. Memastikan tahap
kebersihan bilik-bilik Warden
yang ditentukan.
 10.2.2 Carta Aliran Kerja
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas

MULA

Mengenalpasti bilik yang

diperlukan

Melengkapkan perabot dan alat

kelengkapan

Mengumpul dan menyimpan rekod

pelajar

Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan

peralatan serta perabot bilik khas

Membersihkan, menyusun dan

menceriakan semula Puas Hati?

Menyelia bilik dari masa ke

semasa

MULA
10.2.3 Senarai Semak
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Memberi senarai inventori

(KEW-PA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.

2. Memastikan perabot dan

peralatan mencukupi.

3. Memastikan tahap kebersihan

bilik-bilik yang ditentukan

4. Menyediakan senarai inventori

(KEW-PA7), carta organisasi
exco bilik, senarai tugas dan
pelan kebakaran
10.3.1 Proses Kerja Utama
10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)

Pegawai Yang
Seksyen Undang-
Proses kerja Meluluskan /
Undang / Peraturan
Dirujuk
1. Merujuk fail-fail maklumat Penyelia Asrama
murid

2. Memasukkan data murid Penyelia Asrama

3. Mengemaskini data murid dari Penyelia asrama

masa ke semasa.

4. Menghantar data kepada JU

pada tarikh yang ditetapkan JU SMA
bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah
disahkan oleh Pengetua /
Guru Besar
10.3.2 Carta Aliran Kerja
10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)

MULA

Menyediakan maklumat individu murid dan

mengasingkan mengikut tingkatan

Mendapatkan
maklumat dari
sumber lain Memasukkan data

Mengemaskini data

Menghantar data kepada JU pada tarikh

yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)

TAMAT
10.3.3 Senarai Semak
10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menyediakan maklumat individu

2. Memasukkan data pelajar

3. Mengemaskini data pelajar

4. Menghantar data kepada JU

10.4.1 Proses Kerja Utama

10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori

Pegawai Yang Seksyen Undang-

Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk Undang / Peraturan

1. Menjadi AJK
Pengetua
Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK).

2. Menerima bekalan Penyelia Asrama

daripada Pegawai Aset
bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan
(SAP).

3. Melabel bekalan Pegawai Aset

mengikut nombor siri
yang telah ditetapkan
oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan
peralatan di asrama
yang telah ditetapkan.

4. Menyediakan Borang Pengawai Aset /

KEW.PA 7 mengikut Penyelia Asrama
lokasi yang ditetapkan
di asrama dalam dua
salinan.

10.4.2 Carta Aliran Kerja

10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
 MULA

Memastikan Penyelia Asrama

terlibat didalam AJK PAK

Memastikan pegawai aset

masih dalam tempoh sah
laku

Menerima bekalan daripada

Pegawai Aset

Melabelkan peralatan mengikut no.siri

yang ditetapkan

Memastikan Penyelia Asrama terlibat

didalam AJK PAK

TAMAT

10.4.3 Senarai Semak

10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menjadi AJK Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JKPAK).

2. Menerima bekalan daripada

Pegawai Aset bersama dengan
Sijil Akuan Penerimaan (SAP).

3. Melabel bekalan mengikut

nombor siri yang telah
ditetapkan oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan peralatan
di asrama.

4. Menyediakan Borang KEW.PA 7

mengikut lokasi yang ditetapkan
di asrama dalam dua salinan.

10.5.1 Proses Kerja Utama

10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
 Pegawai Yang Seksyen Undang-
Proses kerja
Meluluskan / Dirujuk Undang / Peraturan
1. Menganggotai jawatankuasa Pengetua
pengurusan kewangan
sekolah / asrama.

2. Mendapatkan Surat
Penurunan Kuasa mengurus Pengetua
kewangan asrama dari
Pengetua / Guru Besar.

3. Menyediakan cadangan
anggaran belanja mengurus
(LPBT, Bantuan Makanan Penyelia asrama /
Asrama (BMA), Yuran Warden
Makan, WLMA, dan
Pelbagai.

4. Menyediakan kertas kerja

(Lampiran 4) cadangan
aktiviti / program asrama. Warden

5. Mendapat kelulusan Pengetua

didalam mesyuarat AJK
kewangan.

6. Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta) Pengetua
untuk kelulusan Pengetua /
Guru Besar.

7. Mengurus pembelian dan Penyelia Asrama

bekalan keperluan asrama.

8. Menyimpan rekod kewangan Penyelia Asrama

dengan baik.

10.5.2 Carta Aliran Kerja

10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
 MULA

Menganggotai jawatankuasa
pengurusan sekolah

Mendapatkan surat penurunan kuasa

Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus

LPBT,BMA,Yuran Makan,WLMA dan Pelbagai.

Menyediakan kertas kerja cadangan

aktiviti / program.

Tidak Mendapat kelulusan ?

Ya

Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk

kelulusan kepada Pengetua.

Mengurus pembelian dan bekalan

Menyimpan rekod

TAMAT

10.5.3 Senarai Semak

10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menganggotai jawatankuasa
pengurusan kewangan
sekolah/asrama

Mendapatkan Surat Kuasa

2. mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar

3. Menyediakan cadangan
anggaran belanja LPBT,
Bantuan Makanan,Yuran
Makan,WALMA dan Pelbagai

4. Menyediakan kertas kerja

(Lampiran 4) cadangan
aktiviti/program asrama

5. Mendapatkan kelulusan di
dalam mesyuarat AJK
Kewangan

Menghantar permohonan
6. pembelian (Nota Minta) untuk
kelulusan Pengetua/Guru Besar

Mengurus pembelian dan

7. bekalan keperluan asrama

Menyimpan rekod kewangan

8. dengan baik

10.6.1 Proses Kerja Utama

10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang

 Bertanggungjawab Undang / Peraturan

1. Mendapatkan Buku Tunai Pengetua/ Guru

Asrama, Buku Cek, Buku Besar
Resit pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil.

2. Merekodkan baki tahunan

terdahulu dalam Buku Pembantu tadbir /
Tunai. Penyelia Asrama

3. Merekod terimaan dan

bayaran mengikut lajur Pembantu tadbir
yang ditetapkan. / Penyelia Asrama

4. Merekod Buku Tunai

Asrama, Buku Cek, Buku Pembantu tadbir
Resit Pejabat, Buku / Penyelia Asrama
Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga
yang dibuat.

5. Membuat imbangan di Pembantu tadbir

akhir setiap bulan. / Penyelia Asrama

6. Membuat Penyesuaian Pembantu tadbir

Bank Dan Patskom. / Penyelia Asrama

7. Menghantar untuk Pembantu tadbir

semakan dan tandatangan / Penyelia Asrama
Juruaudit Dalaman.

8. Mendapatkan perakuan Pengetua / Guru

pengesahan daripada Besar
Pengetua / Guru Besar.

9. Menyimpan Buku Tunai Penyelia Asrama

didalam almari berkunci.
(akta undang-undang)

10.6.2 Carta Aliran Kerja

10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

MULA
 Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku
Subsidiari

Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan

Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit

Pejabat,Buku Subsidiari dan Daftar Bil

Membuat imbangan pada akhir bulan

Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom

Membuat
pembetulan Mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar

Menyimpan Buku Tunai

TAMAT

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Dapatkan Buku Tunai Asrama

2. Tulis/catatan baki awal tahun

pada setiap peruntukan

3. Ada terimaan? Catat terimaan

 kedalam Buku Tunai

4. Ada bayaran? Catatkan bayaran

ke dalam buku tunai

5. Tutup urusniaga setiap bulan

6. Terima Penyata Bank

7. Sediakan Penyata Penyesuaian

Bank Dan Patskom

8. Tandatangan di Buku Tunai

oleh Penyelia / Pembantu Tadbir

9. Serah kepada Juru Audit

Dalaman Untuk disemak semula

10. Serah pada Pengetua/Guru

Besar untuk pengesahan dan
tandatangan.

10.6.3 Senarai Semak

10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

10.7.1 Proses Kerja Utama

10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian

Proses Kerja Pegawai yang Peruntukan Undang-

meluluskan / undang Peraturan
Dirujuk
1. Memastikan tahap stok. Penyelia Asrama Tatacara Pengurusan
Kewangan.
2. Menentukan kaedah Penyelia Asrama Surat pekeliling kewangan
pembelian.(pembelian terus bil. 6 tahun 2006
atau secara sebutharga). KP.1573/17/F/C/
JLD.13(32)
3. Mendapatkan sebutharga
dari beberapa syarikat Penyelia Asrama
untuk perbandingan harga
dan kualiti barang.

4. Menyediakan Nota Minta

dan mendapatkan Buku Pesanan Kerajaan
kelulusan Pengetua. Pengetua / GPK 1 (Am 75) 3 salinan

5. Menyediakan Borang
Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.

6. Menerima dan menyemak

barang yang diterima dan
pastikan ditandatangani Pengetua
pada Invois.

7. Menyerahkan barang-
barang yang dibeli kepada
Pegawai Aset untuk direkod
di Buku Stok / Harta
Modal / Inventori.
MULA

Semak Tahap Stok

Menentukan kaedah pembelian

Mendapatkan sebutharga dari

beberapa syarikat

10.7.2
Membuat
pembetulan CartaTidakAliran
lengkap Kerja
Menyediakan Nota Minta dan
10.7 Aktiviti Pengurusan
lengkap 
Pembelian
dapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar.

Menerima, menyemak dan

menandatangani invois

Menyerahkan barang-barang kepada

Pegawai Aset

TAMA
T
10.7.3 Senarai Semak
10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian

Bil Tindakan Tandakan Catatan

(/)
1 Memastikan tahap stok

2 Menentukan kaedah pembelian

 (pembelian terus @ secara sebut harga)

3 Mendapatkan sebut harga dari beberapa

syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang

4 Menyediakan Nota Minta dan

mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar

6 Menyediakan Borang Pesanan dan

serahkan kepada pembekal

7 Menerima dan menyemak barang yang

diterima serta menandatangan pada
invois.

8 Menyerahkan barang-barang yang dibeli

kepada Pegawai Aset untuk di rekod ke
dalam Buku Stok/Harta Modal dan
Inventori

10.8.1 Proses Kerja Utama

10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

Proses Kerja Pegawai yang Peruntukan

meluluskan / Undang-Undang
dirujuk Peraturan
1. Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.

2. Menyemak jumlah pada bil supaya

bersamaan dengan jumlah pada
Borang Pesanan dan memastikan
barang dalam keadaan baik.

3. Merekod bil ke dalam buku Daftar

bil.

4. Menyediakan baucer dan cek

bayaran.

5. Merekod dalam Buku Tunai.

6. Menghantar untuk semakan oleh

Pengetua / Guru Besar.

7. Mendapatkan pengesahan dan Pengetua /

tandatangan Pengetua / Guru Besar. GPK1

8. Menyerahkan cek kepada pembekal

dan mendapatkan resit pembayaran.

10.8.2 Carta Aliran Kerja

10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

MULA
 Menerima bil dari pembekal

Merekod bil kedalam Buku Daftar

Sediakan Baucer dan Cek Bayaran

Merekod ke dalam Buku Tunai

Membuat
pembetulan
Tidak lulus
Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.

Lulus

Dapatkan pengesahan dan

tandatangan Pengetua/Guru
Besar

TAMA
T

10.8.3 Senarai Semak

10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

Bil Tindakan Tandakan Catatan

(/)
1 Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil

2 Menyemak jumlah pada bil

supaya bersamaan dengan jumlah
pada Borang Pesanan dan
memastikan barang yang diterima
dalam keadaan baik

3 Merekod bil kedalam Buku Daftar

Bil

4 Menyediakan Baucer dan Cek

Bayaran

5 Merekod dalam Buku Tunai

6 Menghantar untuk semakan oleh

Pengetua/Guru Besar

7 Mendapatkan pengesahan
tandatangan Pengetua/Guru
Besar

8 Menyerahkan cek kepada

pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran

10.9.1 Proses Kerja Utama

10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

Pegawai Yang Seksyen Undang-

Proses kerja Meluluskan / Undang /
Dirujuk Peraturan
1. Memastikan semua barang-barang Penyelia Asrama
 untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.

2. Mendapatkan borang Kew.PA-15 Penyelia Asrama

daripada Pegawai Aset. Kew.PA-15

3. Mengisi Borang Kew.Pa-17 dan

mendapat pengesahan dua orang Pengetua
wakil lembaga pemeriksa aset
sekolah.

4. Menghantar Borang Kew.PA-17

dan Kew.PA-15 ke Unit Am JPNM/ Penyelia Asrama Pekeliling Tatacara
Bahagian SBP / Bahagian Teknik Pengurusan Aset
bagi mendapatkan kelulusan (5207)
pelupusan.

5. Melupuskan barang mengikut

laporan dan cadangan yang Penyelia Asrama Kew.PA-17
disyorkan pada borang Kew.PA-17.

6. Mengisi Sijil Pelupusan barang

(Kew.PA-19) dan mendapatkan Pengetua
pengesahan Pengetua / Guru Kew.PA-19
Besar.

7. Menghantar hasil jualan kepada Penyelia Asrama

Perbendaharaan Negara.

8. Mendapatkan resit dari

Perbendaharaan. Penyelia Asrama

9. Mengemaskini stok dan membuat

catatan seperti yang disyorkan.

10.9.2 Carta Aliran Kerja

10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

MULA
 Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar
inventori dan harta modal

Mengisi borang Kew.PA 15

Mengisi borang Kew-PA 17 yang disahkan oleh

dua orang wakil pemeriksa asset.

Menghantar Kew-PA 15 dan 17

Melupuskan barang mengikut cadangan

Kew-PA 17

Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan

Pengetua/ Guru Besar

Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan

Negara

Mendapatkan resit dari Perbendaharaan

Mengemaskini stok dan membuat catatan.

TAMAT

10.9.3 Senarai Semak

10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

Bil Tindakan Tandakan Catatan

(/)
1 Memastikan semua barang-barang
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal

2 Mendapatkan borang Kew-PA 15

daripada pegawai aset

3 Mengisi borang Kew-PA 17 dan

mendapat pengesahan dua orang wakil
lembaga pemeriksa aset sekolah.

4 Menghantar borang Kew-PA 17 dan

Kew-PA 15 ke Unit Am JPNM/
Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi
mendapatkan kelulusan pelupusan.

5 Melupuskan barang mengikut laporan

dan cadangan yang disyorkan pada
borang Kew-PA 17.

6 Mengisi sijil pelupusan barang (Kew-PA

19) dan mendapatkan pengesahan
Pengetua.

7. Menghantar hasil jualan kepada

Perbendaharaan Negara.

8. Mendapatkan resit daripada

Perbendaharaan Negara.

9. Mengemaskini stok dan membuat

catatan seperti yang di syorkan.

10.10.1 Proses Kerja Utama

10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama

Pegawai Yang
Seksyen Undang-
Proses kerja Meluluskan /
Undang / Peraturan
Dirujuk
1. Menentukan jenis kutipan dalam Pembantu
mesyuarat jawatankuasa kewangan Tadbir
asrama.

2. Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftar

Unit Pendaftaran Sekolah JPNM sekolah
untuk tahun hadapan.

3. Menerima surat kelulusan / Pengetua

kuasa mengutip yuran.

4.Mendapatkan Buku Resit Pembantu

mengikut keperluan dan mendaftar tadbir
dalam Buku Daftar Resit.

5. Menerima kutipan yuran dan Penyelia

mengeluarkan resit murid. Asrama

6. Menyerahkan kutipan yuran Pembantu

kepada Pembantu Tadbir Kewangan Tadbir
dan mendapatkan resit pejabat.

7. Memberi laporan kepada Penyelia

Pengetua. Asrama

8. Menghantar surat peringatan

kepada ibu bapa pelajar yang tidak Penyelia
menjelaskan yuran. Asrama

9. Menyimpan Buku Resit Murid dan Penyelia

mengemaskini rekod. Asrama

10.10.2 Carta Aliran Kerja

10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama

MULA
 Menentukan jenis kutipan.

Menerima surat kuasa mengutip yuran

Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut

keperluan
Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit
murid

Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir

Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar

Tidak
Menghantar surat Semakan tunggakan yuran murid
peringatan kepada
ibu bapa
Ya

Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini

rekod

TAMAT

10.10.3 Senarai Semak

10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama

Bil Tindakan Tandakan Catatan

(/)
1 Menentukan jenis kutipan yuran dalam
mesyuarat jawatan kuasa kewangan
 asrama

2 Memohon untuk kelulusan dari Unit

Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.

3 Menerima surat kelulusan kuasa mengutip

yuran.

4 Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar

mengikut keperluan.

5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan

resit murid.

6 Menyerahkan kutipan yuran kepada

Pembantu Tadbir Kewangan dan
mendapatkan Resit Pejabat..

7. Memberi laporan kepada Pengetua

8. Menghantar surat peringatan kepada ibu

bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.

9. Menyimpan Buku Resit Murid dan

Mengemaskini Rekod.

10.11.1 Proses Kerja Utama

10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

Seksyen
Pegawai Yang
Undang-
Proses kerja Meluluskan /
Undang /
Dirujuk
Peraturan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima Penyelia Asrama
daripada JPNM.
2. Memastikan semua dokumen Penyelia Asrama
berkaitan sebelum kontrak bermula.

3. Menyediakan senarai peralatan dapur

untuk diserahkan kepada kontraktor
yang baru dilantik.(Lampiran 5). Penyelia Asrama

4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah

bersama dengan kontraktor. Penyelia Asrama

5. Mempamerkan senarai bahan kering

(Lampiran G) pada stor bahan kering. Penyelia Asrama 48 jam
sebelum
6. Memeriksa bahan-bahan kering sajian
dibekalkan mengikut senarai Lampiran
G dan mencukupi untuk tiga hari
bekalan. Penyelia Asrama

7. Menyediakan Borang Pesanan

(Format 8).

8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah Penyelia Asrama

basah dari segi kuantiti dan kualiti
setiap hari.

9. Proses penyediaan makanan bermula. Tukang Masak

10.Menilai mutu masakan. Penyelia Asrama

11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1) Penyelia Asrama

dan Laporan Kendiri Dewan Makan.

12.Memastikan pembersihan dilakukan Tukang Masak

selepas dua jam dari waktu sajian.

13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM Penyelia Asrama

(Format 2).

14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM / Penyelia Asrama

JPNM tiga bulan sekali.

15.Menyemak peralatan yang dikembalikan Penyelia Asrama

oleh Kontraktor kepada Sekolah.

16.Menyediakan Surat Pengesahan Penyelia Asrama

Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat
setelah kontraktor membaiki kerosakan
peralatan dapur dan juga menjelaskan
bil-bil yang tertunggak (Format 20)
 apabila kontrak tamat.

10.11.2 Carta Aliran Kerja

10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

MULA

Mendapatkan surat setuju terima

Memastikan semua dokumen berkaitan

 Menyediakan senarai peralatan dapur
untuk diserah kepada kontraktor

Menganggotai mesyuarat dengan

kontraktor

Pamerkan senarai barang

Periksa bahan kering

Sediakan borang pesanan format 8

Memeriksa spesifikasi bahan mentah

Bahan mentah
ditolak / minta Tidak
ganti Penyediaan makanan

Ya
Menilai mutu masakan

TAMAT

10.11.3 Senarai Semak

10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

MULA

Menyediakan laporan harian dan

laporan kendiri
 Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2
jam dari waktu sajian

Menghantar laporan bulanan ke JPNM

Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM

Menyemak peralatan yang dikembalikan

Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan

Deposit Cagaran Syarikat

TAMAT

10.12.1 Proses Kerja Utama

10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Mendapatkan Surat Setuju

Terima daripada JPNM

2. Memastikan semua dokumen Perjanjian Kontrak/Buku

 berkaitan sebelum kontrak Pesanan/Buku Laporan
bermula. Harian/ Buku Laporan
Bulanan/Buku Laporan
Prestasi Kontraktor dan
Buku Daftar Denda
3. Menyediakan senarai peralatan
dapur untuk diserahkan kepada
kontraktor yang baru dilantik
(lampiran 5).

4. Menganggotai mesyuarat pihak

sekolah bersama dengan
kontraktor.

5. Mempamerkan senarai bahan

kering (lampiran G) pada stor
bahan kering.

6. Memeriksa bahan-bahan kering

yang dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan mencukupi untuk
tiga hari bekalan.

7. Menyediakan borang pesanan

(Format 8) 48jam sebelum
sajian.

8. Memeriksa spesifikasi bahan

mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.

9. Proses penyediaan makanan

bermula.

10 Menilai mutu masakan

11. Menyediakan laporan harian

(Format 1) dan laporan kendiri
dewan makan.

12. Memastikan pembersihan

dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.

13. Menghantar laporan bulanan

(Format 2) ke JPNM.

14. Menghantar laporan format 3 ke

 KPM/JPNM tiga bulan sekali.

15. Menyemak peralatan yang

dikembalikan oleh kontraktor
kepada sekolah.

16. Menyediakan Surat Pengesahan

Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor
membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bil-
bil yang tertunggak (Format 20)
apabila kontrak tamat.

10.12.2 Proses Kerja Utama

10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan

Seksyen
Pegawai Yang
Undang-
Proses kerja Meluluskan /
Undang /
Dirujuk
Peraturan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima. Penyelia Asrama/
Warden
2. Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan kontraktor. Penyelia Asrama

3. Mendapatkan senarai dan skop kerja

sebelum kontrak bermula. Penyelia Asrama

4. Menyediakan senarai maklumat

pekerja. Penyelia Asrama

5. Mendapatkan perjanjian kontrak

daripada JPNM. Penyelia Asrama

6. Memastikan kerja-kerja
dijalankanmengikut jadual yang Penyelia Asrama
ditetapkan.

7. Memastikan pekerja-pekerja
mematuhi peraturan dan undang- Penyelia Asrama
undang syarikat.

8. Menyediakan laporan prestasi Penyelia Asrama

syarikat.

10.12.3 Carta Aliran Kerja

10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
 MULA

Mendapatkan surat setuju

terima

Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga

kontraktor

Mendapatkan senarai dan skop kerja

Menyediakan senarai maklumat pekerja

Mendapatkan perjanjian kontrak

Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut

jadual

Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan

undang-undang syarikat

Menyediakan laporan prestasi syarikat

TAMAT

10.12.4 Senarai Semak

10.12 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Mendapatkan surat setuju
terima daripada syarikat.

2. Menganggotai mesyuarat pihak

sekolah bersama dengan
kontraktor

3. Mendapatkan senarai dan skop

kerja sebelum kontrak bermula
.
4. Menyediakan senarai maklumat
pekerja.

5. Mendapatkan perjanjian
kontrak daripada JPNM.

6. Memastikan kerja-kerja
dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.

7. Memastikan pekerja-pekerja
mematuhi dan undang-undang
syarikat

8. Menyediakan laporan prestasi

syarikat.

10.13.1 Proses Kerja Utama

10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan

Seksyen Undang-
Pegawai Yang
Proses kerja Undang / Peraturan
Meluluskan / Dirujuk
1. Menerima laporan. Ketua Pengawas
Asrama
2. Menjalankan pemeriksaan Warden/Penyelia
dan rawatan awal. Asrama

3. Menyediakan borang Warden/Penyelia

rawatan. Asrama

4. Mengiringi murid ke klinik Penyelia

semasa ketiadaan warden. Asrama/Warden

5. Memaklumkan kepada Doktor

penjaga / pentadbir
sekiranya dimasukkan ke
wad.

6. Membawa pulang murid dari Ketua

wad ke asrama semasa Warden/Warden
ketiadaan warden.

7. Menguruskan kemasukkan Warden/Penyelia

ke bilik sakit sekiranya Asrama
mendapat cuti sakit.

10.13.2 Carta Aliran Kerja

10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan

MULA

Pelajar membuat laporan.

 Terima laporan.
Tidak
Lulus
Rawatan Serius ?
Ringan
Ya

Isi borang rawatan ke klinik

Menghantar pelajar ke hospital / klinik

Terima rawatan di hospital / klinik

Tidak Lengkap Masuk wad?

Ya
Hadir ke
sekolah Maklumkan kepada ibu
bapa/penjaga/pentadbir

Pembedahan/Rawatan susulan

Ya
Cuti
rehat Tandatangan kebenaran pembedahan
sakit Tidak
Hantar peralatan / pakaian pelajar

Terima lawatan / ziarah

Keluar wad

Bilik sakit / rumah

TAMAT

10.13.4 Senarai Semak

10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menerima laporan.

2. Menjalankan pemeriksaan dan

rawatan awal.

3. Menyediakan borang rawatan.

4. Mengiringi murid ke klinik semasa

ketiadaan waden.

5. Memaklumkan kepada penjaga/

Pentadbir Sekolah sekiranya murid
dimasukkan ke wad.

6. Membawa pulang murid dari wad ke

asrama semasa ketiadaan waden.

7. Menguruskan kemasukan murid ke

Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti
sakit

10.14.1 Proses Kerja Utama

10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan

Proses kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Meluluskan / Undang / Peraturan
 Dirujuk
1. Menyediakan borang /
buku laporan kerosakan.

2. Menerima aduan
kerosakan daripada ketua
dorm asrama.

3. Membuat pemeriksaan
susulan bagi mengetahui
jenis kerosakan.

4. Menyenaraikan jenis-jenis
kerosakan

5. Melaporkan kerosakkan
kepada Pengetua / Guru
Besar. Jika kerosakan besar
laporan akan dihantar ke
PPD / JPNM / Bahagian
SBP dan Teknik.

6. Memastikan kerja-kerja
penyelenggaraan
dilaksanakan.

7. Memaklumkan kepada
Pengetua / Guru Besar
setelah kerja siap dengan
sempurna.

8. Melaksanakan kerja
penyelenggaraan.

9. Menghantar laporan
penyelenggaraan.

10.14.2 Carta Aliran Kerja

10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan

MULA
 Menyediakan buku laporan

Menerima aduan kerosakan

Periksa
Tidak Membuat pemeriksaan susulan untuk
semula
mengetahui punca kerosakan

Ya

Melaporkan kerosakan

Memastikan kerja penyelenggaraan

dilaksanakan

Melaporkan kepada Pengetua setelah

kerja siap

Hantar laporan selepas

penyelenggaraan

TAMAT

10.14.3 Senarai Semak

10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menyediakan borang / Buku Laporan
Kerosakan.

2. Menerima aduan kerosakan daripada

ketua dorm

3. Membuat pemeriksaan susulan bagi

mengetahui jenis kerosakan.

4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan.

5. Melaporkan kerosakan kepada

Pengetua/Guru Besar jika kerosakan
besar laporan akan dihantar ke
PPD/JPNM/Bahagian SBP dan
Teknik.

6. Memastikan kerja-kerja
penyelenggaraan dilaksanakan.

7. Memaklumkan kepada
Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna.
11.0 NORMA KERJA
Jumlah Unit
Bil Jenis Kerja Masa Yang yang boleh Jumlah
Diambil dijalankan
(minit) dalam
seminggu
1 Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk 3 25 75

2 Mengambil tindakan ke atas surat / memo yang masuk 10 15 150

3 Membuat panggilan / menjawab telefon berhubung 10 30 300

tugas yang perlu / sedang diuruskan

4 Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan 60 3 180

asrama
5 Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan 30 10 300
sekolah berhubung pengurusan asrama

6 Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal 30 18 540

7 Menyediakan baucar bayaran 45 10 450

8 Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM 120 1 120

9 Pengurusan Pejabat 40 5 200

Jumlah (minit) 2315

12.0 Senarai Undang - Undang & Peraturan

1. Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah
dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itu
tamat.

2. Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama sekolah hendaklah di buat
sekurang-kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.

3. Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari kakitangan tetap kumpulan
A.

4. Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.

5. Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu
bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.

6. Dokumen perjanjian kontrak hendaklah distamping dalam masa satu bulan dari tarikh kontrak
mula berkuatkuasa

7. Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang
berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah
ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.

8. Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat yang telah dilantik
oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item-item yang di luar senarai.

9. Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi RM 10,000 hendaklah dibuat secara
sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ini mesti berdaftar dengan PKK.
13.0 Pekeliling – Perbendaharaan dan Perkhidmatan
Bil Perkara
1. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002
Pemberian Bantuan Makanan Pelajar
2. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)
3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009
Pindaan Yuran Makan Asrama
4. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2008
Persediaan Menghadapi Sesi Penggal Persekolahan
5. Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh
Pindaan Kepada Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil.2/1992
6. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/2009
Bayaran-bayaran Tambahan Persekolahan
7. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan Asrama KPM 2010)

8. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2006

Garis Panduan Penggunaan Wang Lebihan Daripada Pemberiaan Bantuan Makanan Asrama
9. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)
10. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.2/1977
Lantikan Waden Asrama
11. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.1/1982
Elaun Waden
12. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/1995
Tatacara Lantikan Warden Asrama
13. Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Bil.3/1997
Kadar Baru Elaun Ketua Warden Asrama dan Warden Asrama
14. Surat Bahagian Sumber Manusia KPM
(Pelantikan Warden Dikalangan Guru Sandaran Terlatih)
15. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.8/1996
Penyalah Gunaan Inhalan
16. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/1988
Penyakit-penyakit Demam Kepialu(Tifoid),Taun(Kolera),Penyakit Kuning(Hepatitis A) Dan
Keracunan Makanan
17. Surat Pekeliling Kewangan Bil.5/1995
Keracunan Makanan Di Sekolah-sekolah
18. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bl.10/2009
Pandemik (H1N1) 2009 Di Malaysia
19. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bil.11/2010
Pelaksanaan Aktiviti Pencegahan Dan Pengawalan Pandemik Influenza A (H1N1) Di Malaysia
20. Surat Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan Bekalan Kementerian Pendidikan Bil.2/1994
Panduan Pelaksanaan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak Di Sekolah-sekolah Berasrama
Kementerian Pendidikan
14.0 Senarai Borang – Borang Yang Digunakan
1. Buku Pesanan Kerajaan

2. Borang Sebutharga

3. Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67

4. Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah

5. Borang Prestasi Kontraktor Format 2

6. Borang Prestasi Kontraktor Format 3

7. Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9

8. Borang Maklumat Pekerja Format 4

9. Jadual Pembukaan Tender

10. Instrumen Penilaian Piawai Kualiti Asrama Harian (PKAH)

 15.0 Senarai Tugas Harian

Nama Pegawai : MUHAMMAD ERWAN BIN MANING

Jawatan & Gred : PENYELIA ASRAMA

Tarikh :

Bil Butir-butir Tugas Catatan