Cash and cash equivalents

Ano nga ba ang cash?

Sa accounting, lagi nating tandaan na ang cash ay hindi lamang umiikot sa alam nang karamihan na mga
bills o barya, kasi pasok dito yung mga negotiable instruments na tinatanggap ng mga financial
institutions such as bank, halimbawa ay mga checks, bank drafts etc. Sa madaling sabi, kung anytime
pwedeng ipapalit sa bank/financial institution, ititreat natin ‘yan as cash.

Ngayon kung ang isang item ay pasok sa definition ng cash, not necessarily irerecognize na natin sa book
as “cash” kasi kailangan masiguro nating “unrestricted” ito, meaning dapat readily available ito for use
para pambili ng mga current assets, pambayad ng current liab, i.e pwedeng magamit agad for current
operations.

Ngayon, once na ang item naman ay pasok sa definition ng cash at unrestricted, then pwede mo na itong
irecord sa book under the line item – “cash and cash equivalents”, dito na ngayon papasok ang tinatawag
nating recognition o sa ibang salita pagrerecord.

Generally, pwede nating icategorize ang cash as: cash on hand, cash in bank and cash fund.

Specifically, these are the common cash items that we encounter:

First, we have cash on hand.

1. Customer’s check (awaiting to be deposit)

From the name itself, check ito na galing sa customer na hindi pa nadedeposit sa bangko, kaya nga cash
on hand pa lang.

2. Traveler’s check
Itong check na ‘to ginagamit nang mga manlalakbay (travelers), para kung gusto man nilang gumastos
abroad, kaysa magpapalit pa ng currency ng bansang ‘yon, pwede na nilang ipambayad ito, kasi as liquid
as cash ito.

3. Cashier’s/Official/Treasurer’s/Manager’s Check
Itong check na ‘to ay ginagawa ng manager/cashier o any official ng bank para sa’yo (hence the name)
kung saan nakadeposit din ang pera mo. As liquid as cash din, pwede mo na itong pambayad sa mga
transactions. Yung binayaran mo ng check, (holder) sila naman ngayon ang pupunta ng bank para
ipresent itong check na ito, at maconvert as pera.

4. Money order
Parang check din ito, yun nga lang imbis na sa bank, sa post offices mo pinipresent itong money order,
para mapalitan ng pera. Medyo ‘di tayo makakarelate, kasi sinaunang panahon pa ito, haha. But this is
cash.

METH’S NOTES
MJM. All rights reserved. References : Valix. (IA1) Asuncion (AACA2)
5. Bank drafts
para rin itong cashier’s check, iniissue ng mga bangko, as liquid as cash din.

Hindi ito inclusive ha, pero ito usually ma-eencounter natin sa accounting problems.

Next, cash in bank

As the name suggests, ito yung mga pera ng kumpaniya na nasa bangko. Cash sila dahil withdrawal upon
demand ang mga ito.

1. Saving deposit
ito yung normal natin na bank account sa bangko. Yung binibigyan tayo ng ATM card o passbook ng bank.
Valix : interest bearing ; Asuncion : generally non-interest bearing

Medyo maguo sila no? pero in real life naman kumikita naman nang kakarampot na interest yung mga
saving deposits, kaya Valix tayo. Pero itong issue naman na ito ay ‘di gano’n ka-significant sa CCE, kaya
‘wag mo masiyadong intindihin.

2. Demand deposit/current account/checking account/commercial account

Ito naman, generally non-interest bearing. You withdraw by check here.

Lastly, we have cash fund.

Ito ay mga pondo to meet the current operations of the business. And each of this, kayang-kaya mo nang
masagot kung ano, base lang sa mga pangalan nila.

1. Petty Cash Fund. Ito yung pondo para sa mga maliliit na gastusin, kaya ng a”petty”.
2. Payroll Fund. Pasahod sa mga employee
3. Change Fund. mga panukli
4. Interest fund. For interest payments
5. Dividend Fund.For current dividends
6. Revolving fund. Fund for a specific or limited purpose set by the management.
7. Travel fund.
8. Tax Fund.
9. Sinking fund
Ito yung fund to meet liability. Ang treatment dito, depende sa classification ng liab. Kung ang liab ay due
na currently, then it will be classified as current asset, hence cash. But if more than 1 year pa yung maturity
ng related liab, then non-current asset. If silent : non-current asset.

METH’S NOTES
Okay, ngayong nalaman mo na kung ano ang iba’t ibang halimbawa ng cash, paano mo ngayon ime-measure
ang mga ito?

Ang general rule : At Face Value

• So kung anuman ang mismong nakikita ang iyong naked eye sa form, yun ang irerecord mong amount.

XCP : Foreign currency

• Sabi kasi ng monetary unit principle, line items in the financial statements shall have the same unit of
measurement, therefore kung ang ginagamit mo na currency sa financial statements ay peso, then dapat
lahat in peso. Kaya kung nakareceive ka man ng dolyar, eh itranslate mo ‘yan into peso, para uniform.

Ngayon naman, magtungo tayo sa cash equivalents.

Ang cash equivalents, investment ‘to na sooobrang liquid, kaya isinasama sa cash. Naging sobrang liquid
siya dahil magmamature na ito at mako-convert mo na into cash makalipas lamang ang napaka-ikling
panahon from the acquisition date. Tandaan mo yung “from the acquisition date” ha. Usually, 3 months
or less ‘yang napaikling panahon na ‘yan, but that’s rebuttable kasi ang main rule : depende sa policy ng
kumpaniya. Kaya kung ang policy nang company ay 4 months or less, eh hindi mo ipipilit yung 3 months
natin, orayt?

Usually ang mga investment na ‘to ang pwedeng mag qualify as cash equivalent:

Time deposit. Walang reckoning period ‘to. Meaning walang “time deposit acquired on xxx” dahil wala
itong secondary market, kaya yung basis mo whether CE ba, ay yung duration niya. For instance, 3-month
time deposit. Assumed as CE kung silent about duration, like “time deposit” lang (Asuncion et., al 2021).

The rest of the these investments, ang reckoning period ay 3 months from the acquisition date para
maqualify as cash equivalents.

Money market instrument/Commercial paper– assumed CE, if silent.

Treasury bills/notes/bonds. Assumed non-current investment if silent.

Redeemable pref shares w/ mandatory redemption date. If you acquired this 3 months before
redemption date. If silent : not CE.

METH’S NOTES
 Common issues in cash and cash equivalents

Isyu talaga ang mga ito, ito yung mga panggulo sa pagcompute mo nang cash balance. Kaya alamin mo
paano gagawin sa kanila.

Compensating balance.

• Minsan yung pera mo sa bangko na considered as cash, may portion don na tinatawag na compensating
balance. Ito yung maintaining balance din na tinatawag natin, iniiwan ito para pambayad sa service charge
ng bank everytime may transaction ka with them, kaya nga kung yung maintaining balance mo ay bumaba
sa required maintaining balance, nagchacharge na sa’yo yung bank, kasi wala na silang paghuhugutan ng
service charge nila.

• Ngayon paano ang treatment natin dito, pagdating sa accounting?

o Depende kung legally restricted siya o hindi. Kung hindi legally restricted, it means pwede mo namang
iwithdraw anytime, so cash ito. Pero kapag legally restricted, then nabreach yung main recognition
criteria natin na dapat “unrestricted”, kaya hindi ito cash. Eh ano? Depende kung ano yung term ng loan,
kung short-term – current asset (short-term investment), pero kung long term naman edi long-term o
non-current investment siya.

Bank overdraft

Nangyayari ito kung nag withdraw ka more than sa meron ka sa bank deposits mo, edi nangyari
nagkaroon ka ng negative balance, ikaw na ngayon ang may utang sa bangko. Pinagbabawal ito sa Pinas
generally. Pero for accounting purposes anong treatment mo dito? Illustrate natin para madali.

Case 1 (General Rule) Case 2 (Exception)

Bank : BPI Bank : BPI
Number of account(s) : 1 Number of Accounts : 3 – Account X, Y, Z
Name : Account X Account X: -1000
Balance : -1000 Account Y: P4000
Treatment : current liability Account Z: P2000
Treatment : offset 1000 either against account Y or Z
(provided they are unrestricted)

METH’S NOTES
 Undelivered/Unreleased check

Ito yung mga checke na pambayad sa utang pero hindi pa nakakarating sa pinagkaka-utangan (payee)
kaya siya tinawag na “unreleased” o “undelivered” check. Dahil nga sa nasa poder o kontrol pa ng entity
yung check, hindi mo dapat ito itrato na kabawasan sa cash balance mo, sa kadahilanang pwede mo pa
itong mabawi o ikansela dahil within your control pa. Kaya dapat ibalik mo ito sa cash account by making
the entry: Dr Cash ; Cr Payable account

Customer Postdated Check

As the name suggests, ito yung mga checke na galing sa customer na hindi mo pa pwedeng ipapalit sa
bangko, dahil postdated. Halimbawa -- January 5, eh ang reporting period natin, December 31. Hence,
hindi mo yan cash kahit nasa iyo na ang check : substance over form ika nga. Wala pa sa'yo ang control at
the end of the reporting period. Kaya naman ang reversing entry mo ay : Dr Accounts receivable Cr Cash

Postdated check delivered

Ang check na ‘to ay tulad din nang nasa taas, ang pinagkaiba lang, galing ito sa kumpaniya, para
pambayad naman ng utang. Kung kanina sa unreleased check kailangan mong ibalik sa cash balance
dahil ‘di pa nakakarating sa payee, ito naman irerevert mo sa cash dahil later than the reporting period
pa bago maclear ni payee (postdated), kaya naman imposibleng bawas na yung pera mo sa bangko ‘di
ba? Kaya ang entry mo : Dr Cash; Cr Payable account

Outstanding check/Stale check

Kapag naman stale ang check. Ibig sabihin niyan, matagal mo nang hawak ang check pero di pa naki-
clear ng bangko, dahil di mo pa naman pini-present. From the word itself "stale" - panis na. Gaano ba
katagal para masabi mong stale na ito? Depende sa acctg policy ng kumpaniya, but usually kung hindi
mo ito inencash within 6 months from it's date. The consequence is that the bank may not honor the
check, unless the drawer reissued it.

Treasury warrants. This is part of cash.

Escrow deposit. This is a restricted amount held in trust for another party. Hindi ito cash but instead
part of current/non current asset and at the same time as liability.

Postage stamps. Ito ay office supplies o prepaid expense.

Unused credit line. Disclosed in the notes only.

I owe you (IOUs). Alam niyo yung “VALE” (va-le) like advance, babale muna ako. Ito yun. So sa pov ng
nagbigay ng advance, receivable ito.

METH’S NOTES