BÀI 4: TỔ CHỨC

Nội dung bài học

I. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức
II. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
III. Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Chi tiết bài học
I. Một số khái niệm
1. Tổ chức

Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các
nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công của kế hoạch

Tổ chức là chức năng thứ hai của quá trình quản lý

2. Cơ cấu tổ chức
a. Khái niệm: là khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia,
các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm
thực hiện các mục tiêu kế hoạch
b. Phân loại:

+ Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức

+ Cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời

1
 II. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức (6)
Các thuộc tính Ưu điểm
1. Chuyên môn hóa + Tạo nên những nhiệm vụ
đơn giản, dễ đào tạo
+ Tăng năng suất lao động,
chất lượng và hiệu quả làm
việc của người lao động
2. Hình thành các bộ phận
Mô hình theo chức năng + Đơn giản, rõ ràng và
mang tính logic cao
+ Phát huy những ưu thế
của chuyên môn hoá, giảm
sự trùng lắp trong hoạt
động, đơn giản hoá đào tạo;
+ Giữ được sức mạnh và
uy tín của các chức năng cơ
bản
+ Chú trọng hơn đến tiêu
chuẩn nghề nghiệp và tư
cách nhân viên;
+ Tạo điều kiện cho kiểm
tra chặt chẽ của cấp
Mô hình tổ chức theo + Tập trung sự chú ý vào
sảnphẩm/khách hàng/địa những sản phẩm, khách
dư hàng hoặc lãnh thổ đặc
biệt;
+ Phối hợp hành động giữa
các bộ phận vì mục tiêu
cuối cùng có hiệu quả hơn;
+ Các đề xuất đổi mới công
nghệ dễ̃ được quan tâm;
+ Có được thông tin tốt
hơn về thị trường và khách
hàng sẽ được quan tâm hơn
+ Sử dụng được lợi thế
nguồn lực của các địa
phương khác nhau;
Nhược điểm
+ Dẫn đến sự nhàm chán,
lười sáng tạo cho người lao
động
+ Nảy sinh sự đối địch giữa
những người lao động
+ Mâu thuẫn giữa các đơn
vị chức năng;
+ Thiếu sự phối hợp hành
động giữa các bộ phận;
+ Có thể tạo ra cách nhìn
hạn hẹp ở các nhà quản lý;
+ Giảm tính nhạy cảm của
tổ chức đối với sản phẩm,
dịch vụ và khách hàng;
+ Hạn chế việc phát triển
các nhà quản lý chung;
+ Công việc có thể bị trùng
lắp;
+ Sự tranh giành nguồn lực
giữa các tuyến;
+ Khó thích ứng với các
yếu tố tác động lên toàn tổ
chức;
+ Cần nhiều người có năng
lực quản lý chung;
+ Khó thực hiện các dịch
vụ hỗ trợ tập trung;
+ Làm nảy sinh khó khăn
đối với việc kiểm soát của
cấp quản lý cao
2
 + Giảm gánh nặng cho các
nhà quản lý cấp cao
Mô hình tổ chức theo đơn
vị chiến lược (là biến thể
của các mô hình tổ chức
theo sản phẩm, khách hàng
hay địa dư)
Mô hình tổ chức ma trận + Định hướng các hoạt + Song trùng lãnh đạo
động theo kết quả cuối
+ Cơ cấu phức tập và
cùng
không bền vững
+ Tập trung nguồn lực vào
khâu xung yếu

+ Kết hợp được năng lực

của nhiều nhà quản lý và
chuyên gia
3. Cấp quản lý và tầm
quản lý
4. Tập trung và phi tập
trung
5. Các mối quan hệ
quyền hạn
6. Phối hợp

Tầm quản lý rộng cần ít cấp quản lý, tầm quản lý hẹp cần nhiều cấp quản lý

III. Quy trình hoành thiện cơ cấu tổ chức

Lưu ý:

+ Đề thi thường có đúng sai vào các thuộc tính của tổ chức nên cần nhớ và nắm rõ

+ Phần luận yêu cầu nêu cơ cấu của một tổ chức thì nên chuẩn bị sẵn ở nhà

3
Câu hỏi: Đ/S và giải thích

1. Tập trung hóa là xu hướng chung của các tổ chức ngày nay.
Sai
Giải thích: Phi tập trung hóa là xu hướng chung trong quản lý ngày nay, được thực
hiện dưới hai hình thức là ủy quyền và trao quyền. Việc phi tập trung là tất yếu khi
tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho 1 người (hay 1 cấp
quản lý) không thể đảm đương được mọi việc. Hơn nữa, phi tập trung giúp các nhà
quản lý linh hoạt hơn trong việc ra quyết định, tiếp cận sự thay đổi của môi trường
và ra quyết định nhanh chóng hơn.
2. Chức năng tổ chức là chức năng riêng có của những nhân sự làm việc ở
bộ phận tổ chức nhân sự của một tổ chức.
Sai
GT: Vì tổ chức là 1 trong 4 chức năng của quá trình quản lý. Vì vậy bất kì ai làm
công việc quản lý cũng đều thực hiện chức năng này chứ không phải chỉ riêng những
nhân sự ở bộ phận tổ chức
3. Cấp quản lý và tầm quản lý có mối quan hệ tỷ lệ thuận
Sai.
GT: Tầm quản lý là số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với một nhà quản lý nhất định.
Cấp quản lý và tầm quản lý có mối quan hệ tỉ lệ nghịch. Tầm quản lý rộng thì sẽ cần
ít cấp quản lý và tầm quản lý hẹp sẽ cần nhiều cấp quản lý. Có thể hiểu nếu tầm quản
lý rộng, tức là nhà quản lý có năng lực quản lý tốt, nên cần ít cấp quản lý hơn để báo
cáo cho nhà quản lý
4. Cơ cấu theo chức năng là tối ưu đối với mọi tổ chức.
Sai
GT: Vẽ 1 mô hình cơ cấu theo chức năng (đơn giản)
Cơ cấu theo chức năng tối ưu đối với các tổ chức đang ở trong một giai đoạn phát
triển nào đó, khi tổ chức có quy mô nhỏ và vừa, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn
sản phẩm, đơn thị trường chứ không phải tối ưu đối với mọi tổ chức
5. Cơ cấu chức năng thường sử dụng cho các tổ chức ở thời gian đầu hoạt
động.
Đúng
GT: Vẽ 1 mô hình cơ cấu theo chức năng (đơn giản)

4
8Vì cơ cấu theo chức năng có ưu điểm là đơn giản, rõ ràng, có thể phát huy tính
chuyên môn hóa để người lao động tích lũy kinh nghiệm…nên thường được sử dụng
cho các tổ chức ở thời gian đầu hoạt động vì lúc này quy mô tổ chức ở mức vừa và
nhó, thường là đơn sản phẩm hoặc đơn thị trường
6. Cơ cấu hình tháp là tăng khả năng phối hợp theo chiều ngang
Sai

GT: Vẽ ví dụ 1 cơ cấu hình tháp (đơn giản thôi)

Cơ cấu hình tháp là tăng khả năng phối hợp theo chiều dọc

7. Cơ cấu nằm ngang làm tăng khả năng phối hợp theo chiều ngang

Đúng

GT: Vẽ ví dụ 1 cơ cấu nằm ngang

Cơ cấu nằm ngang làm tăng khả năng phối hợp theo chiều ngang vì cơ cấu này dễ
dàng di chuyển nhân lực theo chiều ngang

8. Cơ cấu ma trận dẫn đến hiện tượng song trùng lãnh đạo

Đúng

GT: Vẽ cơ cấu ma trận

Cơ cấu ma trận làm cho 1 nhân viên A vừa phải chịu sự quản lý của giám đốc
phòng ban B vừa chịu sự quản lý của chủ nhiệm dự án C (ví dụ thế). Điều này dẫn
đến hiện tượng song trùng lãnh đạo

9. Quyền hạn trực tuyến là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các
nhà quản lý khác

Sai

GT: Những câu kiểu này thường có 1 cách giải thích

Cách 1: Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và
giám sát trực tiếp đối với cấp dưới

Cách 2: Quyền hạn tham mưu là quyền cung cấp lời khuyên…

5
6