Accounting 

Information Systems, 6th edition

James A. Hall

COPYRIGHT © 2009 South-Western, a division of Cengage Learning. Cengage Learning and South-Western
are trademarks used herein under license
Objectives for Chapter 6
y Fundamental tasks of payroll and fixed asset processes
y Functional depts. of payroll and fixed asset activities 
and the flow of transactions through the organization
y Documents, journals, and accounts needed for audit 
trails, record maintenance, decision making, and 
financial reporting
y Exposures associated with payroll and fixed asset 
activities and the controls that reduce these risks
y Operational features and the control implications of 
technology used in payroll and fixed asset systems
DFD of Payroll Procedures
Manual Payroll System
y Personnel dept. uses personnel 
action forms to: 
y activate new employees
y change the pay rate of employees
y change marital status and/or number of 
dependents
y terminate employees
Manual Payroll System
y Production employees fill out two 
forms:
y job tickets ‐ account for the time spent by 
the worker on each production job
y time cards ‐ used to capture the total time 
worked each pay period for payroll 
calculations
y must be signed by a supervisor
Manual Payroll System
y Cost Accounting dept:
y uses the job tickets to allocate labor 
costs to WIP accounts 
y summarizes these charges in a labor 
distribution summary which is 
forwarded to G/L dept.
Manual Payroll System
y Payroll dept receives personnel action forms and 
time cards. 
y Uses them to:
y prepare the payroll register
y enter the information into the employee payroll 
records
y prepare paychecks
y send paychecks to Cash Disbursements and a copy of the 
payroll register to Accounts Payable
Manual Payroll System
y Accounts Payable dept: 
y prepares a cash disbursements 
voucher for the total amount of the 
payroll
y sends copies to the Cash 
Disbursements and G/L depts. 
Manual Payroll System
y Cash Disbursements dept:
y reviews and signs the paychecks and 
forwards them to a paymaster for 
distribution to the employees
y writes a check for the payroll and 
deposits it into the payroll imprest 
account
 Manual Payroll System
y G/L dept. makes the following journal entries:
y From the Labor Distribution Summary
WIP (Direct Labor) DR
Factory Overhead (Indirect Labor) DR
Wages Payable CR
y From the Distribution Voucher
Wages Payable DR
Cash CR
Fed. Inc. Tax Withholding Payable CR
State Inc. Tax Withholding Payable   CR
FICA Withholding Payable CR
Other Withholding Payables CR
Manual Payroll System
y G/L dept. makes a journal entry to transfer 
the cash from the operating bank account to 
the payroll imprest account:
Cash ‐ Payroll Imprest Account DR
Cash ‐ Operating Account CR
Payroll Procedures Flowchart
Payroll Controls
y Transaction authorization ‐ the 
personnel action form helps prevent: 
y terminated employees from receiving 
checks 
y wage rates from being improperly 
changed for current employees
Payroll Controls
y Segregation of Duties ‐
timekeeping and personnel 
functions should be separated
y Supervision ‐ need to monitor 
employees to ensure they are not 
“clocking in” for one another
Payroll Controls
y Accounting Records ‐ audit trail 
includes:
y time cards
y job tickets
y disbursement vouchers
y labor distribution summary
y payroll register
y subsidiary ledger accounts
y general ledger accounts
Payroll Controls
y Access Controls ‐ need to prevent 
employees from having improper 
access to: 
y accounting records, such as time cards 
which can be altered
y unsigned checks
Payroll Controls
y Independent Verification: 
y verification of time cards
y distribution of paychecks to authorized 
employees
y verification of accuracy of payroll 
register by A/P dept.
y G/L dept. reconciles the labor 
distribution summary and the payroll 
disbursement voucher
Computer‐Based Payroll 
Systems 
y Payroll is well‐suited to batch processing 
and sequential files.
y Most employees on the master file receive 
paychecks periodically.
y The computer program performs the 
detailed record‐keeping, check‐writing, and 
general ledger functions.
Reengineered HRM Systems
y Payroll can be reengineered as a part of human 
resource management (HRM).
y IT can process a wide range of personnel‐related 
data, including:
y employee benefits
y labor resource planning
y employee skills and training
y pay rates, deductions, and pay checks
y evaluations
Key Features of Reengineered HRM
y Personnel ‐ can make changes to the 
employee file in real time
y Cost Accounting ‐ enters job cost data 
either daily or in real time
y Timekeeping ‐ enters the attendance 
file daily
y Data Processing ‐ still uses batch 
processing and prepares all reports, the 
checks, and updates the general ledger
Reengineered HRM Systems…
differ from automated manual and 
batch/sequential file systems because:
y operations depts. transmit transactions to 
data processing via terminals 
y direct access files are used for storage
y many processes are performed real time
y real‐time access to personnel files required 
for direct inquiries
Reengineering Payroll—Before (Batch)
Reengineering Payroll—After (Real‐Time)
The Fixed Asset System (FAS)
y Fixed Assets ‐ property, plant, and 
equipment used in the operation of a 
business
 2. Depreciation.
1. Acquisition 4. Disposal
3. Subsequent
of asset. of asset.
expenditures.
Asset
cost $
Dec
l i ne
in a
ss e
t’s
ser
vice
pot
e nt
i al
Cost Salvage
value
Time (useful life)
DFD of Fixed Asset System
Computer‐
Based FAS
Flowchart
Objectives of FAS
y Acquire fixed assets in accordance with 
management approval and procedures
y Maintain adequate accounting records of asset 
acquisition, cost, description, and location 
y Maintain depreciation records for depreciable 
assets in accordance with acceptable method
y Provide management with information to help it 
plan future fixed asset investments
y Properly record the retirement and disposal of 
fixed assets
 Asset Acquisition
y Begins when a dept. manager determines that an 
old fixed asset needs to be replaced or that a new 
fixed asset is warranted
y A purchase requisition is filled out.
y May require an authorizing signature for items over a 
pre‐specified limit
y FAS dept. performs record‐keeping functions.
Asset Maintenance
y Involves adjusting FAS subsidiary account balances 
as assets depreciate
y Depreciation calculations are internal transactions 
that the FAS system bases upon a depreciation 
schedule.
y Physical improvements must also be recorded to 
increase the subsidiary account balance and 
depreciation schedule.
Asset Disposal
y At the end of an asset’s useful life (or 
earlier disposition), the asset must be 
removed from the records and 
depreciation schedule
y Disposals require disposal request 
forms and disposal reports as source 
documents.
Computer‐Based Fixed Asset 
System—Acquisition 
y Receipt of assets are digitally 
recorded in the system, along with 
information such as its useful life, 
depreciation methods, etc. 
y Ledgers are automatically updated
 Computer‐Based Fixed Asset 
System—Maintenance
y Computerized FAS automatically:
y calculate current period’s depreciation
y update accumulated depreciation and book‐value fields 
in the subsidiary records
y post total depreciation to the affected general ledger 
accounts 
y record depreciation transactions by adding records to 
the journal voucher file
Computer‐Based Fixed Asset 
System—Disposal 
y Computerized FAS automatically:
y post adjusting entries to the fixed asset 
control account in the general ledger
y record losses or gains associated with the 
disposal transaction
y prepare journal voucher records
 FAS Controls
y Authorization ‐ should be formal and explicit 
because of high cost of FAS:
y acquisitions 
y changes in depreciation methods 
y Supervision ‐ threat of misappropriation requires 
constant management oversight: 
y theft ‐ secure physical locations of assets 
y misuse ‐ monitor on‐the‐job activities
FAS Controls
y Independent Verification ‐ internal auditors 
should periodically verify FAS records:
y the reasonableness of factors used in decisions 
(useful life, discounts, budgeting model) 
y location, condition, and fair value of the fixed asset 
records in the subsidiary ledger
y the programming logic for automatic calculations 
(depreciation)