K2 - FILING ADMINISTRATION

DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1

NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

HASIL PEMBELAJARAN (LEARNING OUTCOMES):

Upon completion of the course, students will be able to:

CLO 1 Explain the requirements needed for the office administration activities. (C3, PL01)
CLO 3 Follow good ethics throughout performing office administration duties and activities. (A2 PL03)

Keselamatan dokumen bermaksud kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi
daripada pendedahan atau penglihatan tanpa kebenaran. Dalam pepasangan komputer,
dokumen termasuk pita magnet dan lain-lain bentuk di mana maklumat boleh diproses
disimpan dan dihantar.

1. CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK

1.1 Kepadatan
Ianya bermaksud seseorang itu hendaklah menggunakan ruang yang terdapat dalam
fail tersebut secara minimum.

1.2 Asesibiliti
Ianya bermaksud sesuatu rekod atau maklumat itu boleh dicapai atau dirujuk dengan
mudah dan cepat dan pada bila-bila masa sahaja.

1.3 Ekonomi
Sesuatu sistem fail yang baik haruslah mengambil kira aspek kos dengan
meminimumkan kos bagi sesuatu sistem penyimpanan fail yang dilakukan.

1.4 Keanjalanan
Sesuatu sistem fail haruslah mengambil kira prinsip keanjalan yang mana ianya
memerlukan pembesaran ruang pada masa hadapan akibat daripada pertambahan
maklumat atau rekod yang perlu disimpan.

1.5 Lokasi
Sesuatu fail yang disimpan perlulah diletakkan di tempat-tempat yang mudah dan
senang diperolehi tanpa memerlukan masa yang panjang.

1.6 Rujuk silang

Ianya perlu diadakan supaya dapat memudahkan proses pengesanan maklumat,
dokumen atau rekod lain yang berkaitan agar ianya dapat dicari dibawah pelbagai
tajuk.

1.7 Retention

1
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

Bertujuan fail-fail yang tidak aktif dapat dipindahkan ke tempat lain.

1.8 Klasifikasi
Untuk memberi kemudahan semasa membuat rujukan melalui pengasingan yang telah
dilakukan mengikut kelas masing-masing.

2. TUJUAN KESELAMATAN FAIL

a. Memastikan keselamatan rekod sentiasa terjamin dan tidak mudah mengalami

kerosakan dan kemusnahan.
b. Menentukan tiada seseorang pun yang tidak mendapat kebenaran daripada mempunyai
akses kepada dokumen rasmi atau rahsia rasmi.
c. Mencegah dan menghalang sesiapa yang mempunyai akses daripada
mengkomprominya.
d. Membantu siasatan dalam kegiatan espionaj, kebocoran dan pelanggaran keselamatan.

3. PERINGKAT KESELAMATAN FAIL FIZIKAL

3.1 Rahsia Besar

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahanbahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara;

i. Kertas-Kertas Jemaah Menteri mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan perkara-

perkara politik dan ekonomi;
ii. Maklumat-maklumat mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan
peperangan angkatan tentera jika berlaku perang;
iii. Surat-menyurat dengan Kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan
pertahanan; dan
iv. Maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan Malaysia
dan kaedah-kaedahnya.

3.2 Rahsia
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran
akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada
kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada
sesebuah kuasa asing;

i. Arahan-arahan untuk perwakilan-perwakilan Malaysia yang membuat perundingan

dalam negara asing;
2
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

ii. Maklumat-maklumat mengenai pemasangan-pemasangan tentera;

iii. Maklumat-maklumat mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatan-
kegiatannya

3.3 Sulit
Dokumen rasmi, maklumat rasmi atau bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran
walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan
kepentingan atau martabat Malaysia;
i. Laporan-laporan perisikan biasa;
ii. Dokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera
atau polis; dan
iii. Maklumat-maklumat yang mungkin membolehkan pendapatan faedah kewangan
daripadanya jika didedahkan sebelum masa.

3.4 Terhad
Dokumen rasmi/maklumat rasmi/bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan
RAHSIA BESAR, RAHSIA dan SULIT tetapi perlu diberi tahap perlindungan
keselamatan

i. Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan;

ii. Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan; dan
iii. Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat-alat kelengkapan
biasa tentera dan polis.

4. PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Perkara-perkara terperingkat hendaklah disimpan dalam peti-peti keselamatan yang
sewajarnya dengan peringkatnya seperti berikut:

i. Dokumen terperingkat RAHSIA BESAR hendaklah disimpan dalam bilik kebal atau peti
besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira;

ii. Dokumen terperingkat RAHSIA hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari
keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci;

iii. Dokumen terperingkat SULIT dan TERHAD hendaklah disimpan dalam kabinet keluli
atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam mana-mana peti berkunci yang
dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.

3
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

5. PENYIMPANAN PERGERAKAN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN TERPERINGKAT

MEMBAWA
PENGHANTARAN
PENYIMPANAN KELUAR
PERINGKAT
DOKUMEN DOKUMEN
Dalam Malaysia Luar Malaysia
PEJABAT
RAHSIA - Bilik kebal Mendapat - Peti/Beg berkunci Melalui Kem Luar
BESAR - Peti besi dipasang Kebenaran Dalam Kawasan/ (Pendaftaran
dengan kunci Bertulis Bandar dengan Satu Rahsia)
kombinasi Ketua Setiausaha Lapis Sampul
- Kabinet keluli Kementerian - Utusan Selamat
dipasang palang besi atau - Perkhidmatan
(Sementara) Setiausaha Penghantara
- Bangunan Kerajaan Negeri Semboyan
mempunyai kawalan
keselamatan yang rapi

RAHSIA - Bilik kebal Mendapat - Peti/Beg berkunci Melalui Kem Luar

- Peti besi dipasang Kebenaran Bertulis Dalam Kawasan/ (Pendaftaran
dengan kunci Ketua Setiausaha Bandar dengan Satu Rahsia)
kombinasi Kementerian Lapis Sampul
- Kabinet keluli atau - Utusan Selamat
dipasang palang besi Setiausaha - Perkhidmatan
- Bangunan mesti Kerajaan Negeri Penghantaran
mempunyai kawalan Semboyan
keselamatan rapi - Pos Berdaftar
A.R

SULIT - Kabinet/Almari keluli Mendapat - Perkhidmatan Melalui Kem Luar

berkunci Kebenaran Bertulis Penghantaran (Pendaftaran
- Simpanan sementara Ketua Jabatan Semboyan Rahsia)
dalam lain-lain peti - Pos Berdaftar dua
berkunci dengan lapis sampul
kebenaran Pegawai
Keselamatan jabatan

TERHAD - Kabinet/Almari keluli Mendapat - Pos Biasa dua Melalui Kem Luar
berkunci Kebenaran Bertulis lapis sampul (Pendaftaran
- Simpanan sementara Ketua Jabatan Rahsia)
dalam lain-lain peti
berkunci dengan
kebenaran Pegawai
Keselamatan jabatan

4
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

6. ACAMAN KESELAMATAN FAIL DAN REKOD

6.1 Manusia

a. Subversif

5
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

Kegiatan yang dijalankan oleh pertubuhan/perseorangan tidak sampai kepada

peperangan.

b. Espionaj
Kegiatan memperolehi perkara terperingkat secara tersembunyi bertujuan
memudaratkan keselamatan dan kepentingan negara.

c. Sabotaj
Perbuatan bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal.

d. Kecuaian
Berpunca dari sikap lalai manusia dalam memelihara rekod. Contoh:
 Makan/minum dan merokok di meja kerja.
 Letak rekod di bawah meja atau di atas lantai.
 Makan/minum atau merokok di bilik menyimpan rekod.
 Menghilangkan rekod.

6.2 Tempat Simpanan Rekod yang Tidak Sempurna

a. Bangunan yang dibuat daripada kayu dan mudah terbakar.

b. Mudah dimasuki air dan serangga perosak.
c. Tiada system peredaran udara yang baik.
d. Cara penyimpanan yang tidak teratur.

6.3 Cahaya, Suhu dan Kelembapan Tempat Simpanan Rekod Tidak Sesuai

a. Rekod yang sering terdedah kepada cahaya matahari dan lampu akan mudah rosak,
pecah dan bertukar warna kepada kekuningan.
b. Suhu yang terlalu tinggi menyebabkan rekod mudah berkedut dan hancur.
c. Kelembapan yang tinggi menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat.

6.4 Habuk yang Terkumpul di Tempat Simpanan Rekod

a. Pertumbuhan cendawan dan kulat pada rekod.

b. Merosakkan mikrofilem dan pita magnetic.
c. Merbahaya kepada manusia.

6.5 Bencana Alam

a. Banjir
b. Gempa bumi
c. Kebakaran

6
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

6.6 Binatang dan Serangga Perosak

Binatang dan serangga perosak menyerang rekod yang disimpan di tempat simpanan
yang lembab, sesak dan kotor. Contoh:
 Tikus
 Anai-anai
 Lipas
 Gegat/ silverfish

6.7 Bahan-bahan kimia

a. Dakwat yabg digunakan pada kertas.

b. Bahan-bahan kimia yang digunakan semasa membuat kertas.
c. Pencemaran udara seperti asap kilang dan asap kenderaan.

7. KAWALAN KESELAMATAN

7.1 Keselamatan Fizikal

a. Kawasan Terperingkat
 Mewartakan
 Pagar, Lampu Keselamatan
 Pintu Keluar Masuk
 Papan Kenyataan
 Sistem Pas Keselamatan

b. Keselamatan Bangunan
 cadangan pembinaan/ubahsuai
 menghadkan jalan keluar masuk
 mengadakan kaunter
 tingkap/pintu kukuh dan kunci
 alat kalis bunyi
 tempat khas untuk pelawat
 pengawal keselamatan

c. Pas Masuk
 pas keselamatan
 kad pengenalan jabatan
 kad pelantikan

7
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

d. Memelihara Rekod dan Fail

 Rekod disimpan di tempat khas seperti di bilik fail dan di bilik rekod.
 Kedudukan tempat simpanan rekod hendaklah di atas paras banjir.
 Tidak ada saluran air merintangi tempat simpanan rekod.
 Tempat simpanan rekod hendaklah menggunakan bahan-bahan binaan yang
bermutu tinggi seperti tidak mudah diresapi air dan tidak mudah terbakar.
 Tempat simpanan rekod hendaklah dilengkapi alat pencegahan kebakaran
seperti alat pemadam api dan alat semburan automatic.
 Tempat simpanan rekod hendaklah mempunyai pendawaian elektrik yang
selamat.
 Tempat simpanan rekod hendaklah mempunyai peredaran udara yang baik.
 Tempat simpanan rekod hendaklah mempunyai alat hawa dingin,dehumidifier dan
alat jangkasuhu untuk mendapatkan suhu dan kelembapan bandingan yang
sesuai.

Kertas :
Suhu: 18 darjah celcius – 22 darjah celcius
Kelembapan bandingan: 45% - 55%
Filem sinematograf/mikrofilem/gambar foto:
Suhu: <18 darjah celcius
Kelembapan bandingan: 35%
Magnetic/Opitical Media (video tapes/compact dics):
Suhu: 16 darjah celcius – 20 darjah celcius
Kelembapan bandingan: 35%

 Jika tempat simpanan fail tidak mempunyai penghawa dingin, gunakan kipas
untuk mendapatkan peredaran udara yang sempurna.
 Bilik rekod merupakan kawasan larangan iaitu hanya pegawai dan kakitangan
yang mengendalikan rekod sahaja yang dibenarkan keluar masuk ke bilik rekod.
Bangunan tempat simpanan rekod hendaklah dikawal 24 jam, berpagar dan
berkunci. Makan, minum dan merokok adalah dilarang sama sekali di bilik rekod.
 Tempat simpanan rekod hendaklah dilengkapi dengan alat pencegah kebakaran
seperti alat pemadam api dan alat semburan automatik.
 Elakkan tempat simpanan rekod menerima cahaya matahari secara terus dengan
cara menutup tingkap atau memasang langsir. Lampu kalimantang hendaklah
dipasang penapis cahaya dan suisnya segera ditutup apabila tidak diperlukan.
 Rekod hendaklah disusun dengan kemas di atas rak dan tidak diletak di atas
lantai. Ketinggian siling mestilah 30 cm hingga 45 cm daripada paras atas rak
dan 15 cm daripada paras lantai.

8
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

 Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod dan Pelan Tindakan Bencana Rekod dan
dapatkan nasihat daripada Arkib Negara untuk menyediakannya.
 Melantik Pegawai Rekod Jabatan dan Kerani Rekod Jabatan dan mengemukakan
nama mereka kepada Arkib Negara.
 Sentiasa menghubungi Arkib Negara untuk mendapatkan nasihat berkaitan
pemeliharaan rekod.
8. LANGKAH-LANGKAH KESELAMATAN PADA FAIL DAN INDEKS MENGIKUT SOP

 Mewujudkan kata laluan merupakan salah satu teknik/cara yang digunakan untuk
melindungi rekod secara elektronik. Ini dapat dijelaskan di bawah panduan keselamatan
ICT.

Terminologi

Keselamatan Keselamatan merujuk kepada perlindungan sumber ICT daripada

dicerobohi oleh mereka yang tidak dibenarkan atau kesilapan
yang disengajakan.
Virus Subersif program komputer yang boleh mengakibatkan fail
komputer mengalami kerosakan atau terhapus dan mungkin
menukar tingkah laku operasi komputer.
Kerahsiaan Maklumat/data tidak boleh didedahkan sewenang-wenangnya
atau dibiarkan dicapai tanpa kebenaran.
Kebolehsediaan Maklumat/data dan system maklumat hendaklah boleh diakses
dan digunakan bila dan apabila diperlukkan mengikut fungsi.

8.1 Tugas dan Tanggungjawab

a. Pemilik
Maklumat yang diproses oleh sister komputer mestilah mempunyai pemilik yang sah.
Pemilik mungkin memberi kuasa pemilikan kepada individu lain. Pemilik maklumat
mempunyai kuasa dan tanggungjawab untuk :
 Menentukan nilai dan klasifikasinya
 Memberi akses kepada pengguna yang layak selaras dengan tugas pengguna
 Menentukan kawalan dan menetapkan keperluan kawalan penjaga dan
pengguna maklumat
 Menyediakan keperluan terperinci mengenai keperluan “back-up” dan arkib
memaklumkan keperluan ini keadaan penjaga

b. Penjaga
Bahagian teknologi maklumat diberikuasa dan bertanggungjawab dalam mentadbir,
menyimpan dan mengawal data/makluma seperti :
9
K2 - FILING ADMINISTRATION
DBG2333 OFFICE ADMINISTRATION 1
NOTA PELAJAR 3 - Perform filing administration activities

 Menyediakan keselamatan fizikal

 Menyediakan prosedur keselamatan
 Mentadbir capaian kepada maklumat
 Menilai keberkesanan kawalan

c. Pengguna
Pengguna adalah mana-maan individu yang diberikan kuasa untuk membaca atau
memasukan atau mengemaskini maklumat. Pengguna sesuatu maklumat
bertanggungjawab dalam perkara-perkaram berikut :
 Menggunakan maklumat hanya seperti yang ditetapkan oleh pemilik
 Mematuhi semua kawalan yang ditetapkan oleh pemilik dan penjaga
 Tidak mendedahkan maklumat dalam apa jua bentuk kepada sesiapa tanpa
kebenaran yang NYATA daripada pemilik.

SOALAN:

1. Nyatakan maksud keselamatan dokumen.

_________________________________________________________________________

2. Berapa suhu dan kelembapan yang sesuai bagi penyimpanan rekod kertas?
_________________________________________________________________________

3. Senaraikan empat ancaman fail dan rekod.

i. ______________________________________________________________________
ii. ______________________________________________________________________
iii. ______________________________________________________________________
iv. ______________________________________________________________________

RUJUKAN:

Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and Distributors.

Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan. Dewan Bahasa dan
Pustaka.

10