Đề tài: Cho ví dụ và phân tích ví dụ về từng loại kiểm soát gắn với các tiêu chí phân loại

khác nhau.
● Phân loại theo bản chất của kiểm soát
- Kiểm soát kết hợp: - tất cả các hoạt động trong đơn vị đều cần kiểm soát và một thủ
tục kiểm soát phải kết hợp nhiều kiểm soát với nhau để có thể có thể kiểm soát toàn
diện hoạt động cần kiểm soát.
Ví dụ: Nhân viên bán hàng khi đi làm bị kiểm soát bởi quản lý phòng Bán hàng. Cùng với đó,
phòng nhân sự, phòng kế toán, quản lý kho cũng sẽ kết hợp với nhau và cùng với phòng Bán
hàng để quản lý, theo dõi và xác nhận về doanh thu của nhân viên, mức độ tuân thủ quy định
để có các cơ sở để phân chia tiền lương, tiền thưởng, tiền phạt và cơ sở đề bạt các chức vụ.
- Kiểm soát bổ sung - hoạt động có các kiểm soát kết hợp và các kiểm soát vẫn tốt
nhưng nó sẽ tốt hơn nếu có các thủ tục kiểm soát bổ sung vào.
Ví dụ: cửa hàng tạp hóa khi bán hàng ngoài sử dụng sổ sách để ghi chép các hoạt động mua
bán hàng nhưng để hiệu quả hơn cửa hàng mua thêm các phần mềm thanh toán hoặc các phần
mềm kế toán thêm để đảm bảo tính chính xác.
- Kiểm soát bồi thường/bù đắp - thủ tục kiểm soát để bù đắp hoặc bổ sung thêm cho
những thủ tục kiểm soát còn thiếu hoặc còn yếu kém. Trong thiết kế các thủ tục có
tính bổ sung cho nhau nghĩa là một số thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thỏa mãn
cùng một mục tiêu kiểm soát. Mục đích của việc thực hiện này là nhằm để bù đắp cho
thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do nhầm lẫn của nhân viên, do
các tình huống bất ngờ,..
Ví dụ: Để tránh gian lận trong quy trình bán hàng, Công ty có thể có 2 nhân viên cùng làm
việc trong 1 khâu bán hàng như nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý kho để 2 người này
cùng làm và theo dõi nhau. Tuy nhiên, công ty nhận thấy như vậy vẫn có thể có rủi ro khi nhỡ
may 2 người này thông đồng tạo ra gian lận với nhau, công ty có thể phân thêm 1 người làm
nhiệm vụ quan sát, theo dõi quản lý khách quan để theo dõi quá trình bán hàng, ngoài ra có
thể bổ sung thêm các thủ tục đối chiếu giữa kế toán với phòng bán hàng, kế toán với quản lý
kho thường xuyên để giảm rủi ro nhiều nhất có thể.
- Kiểm soát trái ngược/mâu thuẫn - thủ tục kiểm soát để làm cho công ty tốt hơn đạt
được mục tiêu chung của đơn vị nhưng nếu để riêng thì tốt còn nếu kết hợp thì mâu
thuẫn.
Ví dụ: Trong công ty mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm hệ thống riêng biệt khác nhau:
kế toán, tài chính, khách hàng; khi hoạt động riêng biệt thì hiệu quả còn khi kết hợp liên kết
lại với nhau thì có xảy ra những mâu thuẫn các hệ thống với nhau do cấu trúc khác biệt. Ví
dụ: phần mềm ghi nhận mua hàng của phòng Quản lý hàng hóa không quy định và vẫn chấp
nhận cho các đơn hàng mua trên 20 triệu được trả bằng tiền mặt hay là chỉ cần có giấy xuất
kho và được thanh toán là được ghi nhận nhưng phòng Kế toán thì các phần mềm đều yêu
cầu có đầy đủ các hóa đơn đúng quy định mới được ghi nhận. Đây là mâu thuẫn cần phải
được kiểm soát và khắc phục của công ty.

Phân loại theo chức năng

1. Kiểm soát Chỉ thị — Đây là những sắp xếp, quy định tích cực để thúc đẩy mọi người và
cho họ ý thức rõ ràng định hướng (và khả năng) để đạt được tiến bộ tốt.
2. Kiểm soát Phòng ngừa — Đây là thủ tục kiểm soát được thực hiện trước khi nghiệp vụ
tiến hành để ngăn ngừa, phát hiện những sai phạm và điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi
ro. Tuy nhiên, không có biện pháp phòng ngừa nào giảm rủi ro xuống bằng không. Chúng có
thể bao gồm việc sử dụng nhân viên có năng lực, tiêu chuẩn đạo đức cao, tách biệt nhiệm vụ
và thường thiết lập một môi trường kiểm soát tốt.
3. Kiểm soát Phát hiện — Các biện pháp kiểm soát này được thiết kế để phát hiện các lỗi,
các sai phạm và những điều kiện dẫn đến sai phạm. Được thực hiện sau khi sự việc xảy ra.
Chúng bao gồm các biện pháp kiểm soát như xem xét giám sát, kiểm tra nội bộ, báo cáo,
kiểm tra tại chỗ và đối chiếu.
4. Kiểm soát Khắc phục — Đảm bảo rằng nơi các vấn đề được xác định chúng được xử lý
thích đáng. Chúng bao gồm hành động quản lý, sửa chữa và theo dõi các thủ tục.
5. Kiểm soát thủ công - Là hành vi, quy trình kiểm soát được thực hiện theo cách thủ công,
hoàn toàn thủ công hoặc phụ thuộc vào công nghệ thông tin, trong đó báo cáo do hệ thống tạo
được sử dụng để kiểm tra một kiểm soát cụ thể.
6. Kiểm soát bằng máy tính - Là hành vi, quy trình kiểm soát được thực hiện thông qua hệ
thống máy tính hoặc còn có thể được thực hiện tự động.

Ví dụ về quá trình mua hàng hóa của công ty bán thiết bị y tế:
Kiểm soát chỉ thị: Danh sách những thiết bị cần nhập vào do ban quản lý duyệt, quy trình
mua hàng và các giấy tờ liên quan mà ban giám đốc quy định và đã duyệt cho thiết bị cần
phải mua.
Kiểm soát phòng ngừa: một khoản tiền cố định có thể chi ra để mua thiết bị để tránh bị mua
giá quá cao hoặc mua thừa số lượng cần thiết hoặc tránh gian lận khi mua.
Kiểm soát phát hiện: Khi thiết bị mua về cần phải được kiểm tra về chất lượng cả về hình
thức và hoạt động để chắc chắn thiết bị còn y nguyên, đủ tiêu chuẩn hoạt động.
Kiểm soát khắc phục: báo cáo bồi thường hoặc yêu cầu bảo hành khi các thiết bị hoạt động có
lỗi trong thời gian bảo hành.
Kiểm soát thủ công: Nhân viên ghi chép số lượng, đơn giá các thiết bị vật tư trong sổ sách,
thiết bị trong kho được nhân viên quan sát, kiểm tra thường xuyên. Thiết bị bán ra phải được
nhân viên tổng hợp ghi vào sổ bán hàng theo ngày. Bán hàng cần có nhân viên quản lý, bảo
vệ quan sát. Hàng hóa nhập vào cần có nhân viên kiểm tra chất lượng thủ công.
Kiểm soát bằng máy tính: Xây dựng hệ thống theo dõi kho hàng qua phần mềm máy tính, lắp
đặt camera để quan sát đảm bảo an ninh, hệ thống thanh toán và ghi nhận giao dịch mua bán
bằng phần mềm thanh toán.

● Phân loại theo mục đích kiểm soát

1. Data completeness
Kiểm soát “Tính đầy đủ” đề cập đến mức độ toàn diện của thông tin. Nếu thông tin không
đầy đủ, nó có thể không sử dụng được.
Ví dụ:
Trong trường hợp doanh nghiệp làm việc trong ngành nghề logistic. Nếu làm ngành nghề này
thì sẽ biết công việc trả hàng lại do sai địa chỉ là một trong những chi phí tốn kém kinh
khủng. Vậy thì trong tình huống này, chất lượng dữ liệu cần đầy đủ thông tin và chính xác.
Các thông tin về hàng hóa chuyển đi trước khi nhận cần phải được kiểm soát về độ đầy đủ
thông tin, tên các địa chỉ cần viết rõ, đầy đủ về người nhận gồm họ tên người gửi, người
nhận, số điện thoại hay đầy đủ thông tin về địa chỉ như số nhà, đường, phố, phường, quận
huyện, thành phố, quốc gia, để có đầy đủ dữ liệu để xác định rõ nơi có thể giao hàng. Tình
huống cụ thể, khi phần người nhận chỉ ghi tên thì khi giao hàng đến các địa điểm chung như
công ty, khu chung cư thì sẽ khó để xác định được người nhận dẫn đến không giao được hàng
hoặc giao sai người nhận. Hoặc phần địa chỉ ghi là 16 đường Đặng Thai Mai, Việt Nam thì
cũng gây khó khi xác nhận không biết địa chỉ này ở Hà Nội hay ở Thanh Hóa hay ở một tỉnh
nào khác.
2. Data timeliness
Kiểm soát Tính kịp thời, như tên của nó, đề cập đến mức độ cập nhật của thông tin. Nếu nó
được thu thập trong một giờ trước thì đó là thời điểm - trừ khi có thông tin mới khiến thông
tin trước đó trở nên vô dụng.
Tính kịp thời của thông tin là một đặc điểm quan trọng về chất lượng dữ liệu, bởi vì thông tin
không kịp thời có thể dẫn đến việc mọi người đưa ra quyết định sai lầm. Đổi lại, điều đó gây
tốn kém thời gian, tiền bạc và tổn hại danh tiếng của tổ chức.
“Tính kịp thời là một đặc tính quan trọng của chất lượng dữ liệu - thông tin lỗi thời khiến
công ty tốn kém thời gian và tiền bạc”
Ví dụ:
Về doanh nghiệp làm tiếp thị bán lẻ: độ chính xác và kịp thời của chiến dịch cần được cải
thiện khi chuyển từ cửa hàng bán lẻ sang các kênh trực tuyến, nơi yêu cầu thông tin chi tiết
hơn về khách hàng. Cụ thể, Khi bán hàng cần có độ kịp thời giữa thông tin của phòng bán
hàng và kho hàng để các nhân viên bán hàng kịp thời có thông tin của các loại hàng hóa để tư
vấn và lên đơn hàng. Nếu thông tin này không kịp thời, có thể xảy ra trường hợp nhân viên
chấp nhận bán hàng hóa mà không còn trong kho, không thể cung cấp cho khách hàng hoặc
ngược lại, ảnh hưởng đến hoạt động và uy tín công ty.

3. Data accuracy
Độ chính xác là một đặc tính quan trọng của chất lượng dữ liệu vì thông tin không chính xác
có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng với hậu quả nghiêm trọng.
Để xác định xem dữ liệu có chính xác hay không, hãy tự hỏi liệu thông tin có phản ánh tình
huống trong thế giới thực hay không.
Ví dụ: Với các công ty cho vay tín dụng, các thông tin khách hàng cần phải được kiểm tra về
độ chính xác, các thông tin cần xác thực và phải được xem xét, đánh giá về năng lực tài chính
hoặc phải có thế chấp để các khoản cho vay cần có độ thu hồi cao, tránh các rủi ro về các
khoản vay không thể thu hồi

4. Data authorization
Trong lĩnh vực đặc điểm chất lượng dữ liệu, tính ủy quyền có nghĩa là Ủy quyền là quá trình
cấp cho ai đó khả năng truy cập tài nguyên, phân cấp quyền ra quyết định
Ví dụ:
- Ví dụ: Trong công ty, các thông tin, dữ liệu của công ty luôn được phân cấp quyền
truy cập.
Cụ thể, Trong 1 doanh nghiệp bán lẻ, các dữ liệu về thông tin về hàng hóa bán ra nhân
viên bán hàng có thể được truy cập để xem và theo dõi nhưng các dữ liệu về hàng hóa
 được mua với giá mua bao nhiêu, hợp đồng mua thế nào thì họ không được biết. Hoặc
các thông tin về báo cáo tài chính thông thường các nhân viên đều có thể đọc nhưng 1
số báo cáo của kế toán, của kiểm toán nội bộ thì có thể chỉ ban quản lý, ban giám đốc
được quyền truy cập.
- Khi bán hàng, tùy theo quy định riêng của các công ty. nhân viên bán hàng chỉ có
quyền xét bán đơn hàng bán ra ở 1 giá trị nhất định, thường ở mức nhỏ ( VD dưới 20
triệu), nếu đơn hàng lớn hơn mức quy định ở một mức nào đó (vd từ 20-50 triệu) thì
phải do trưởng phòng hoặc có sự ủy quyền xét duyệt để bán, nếu giá trị đơn hàng lớn
hơn nữa thì cần có sự xét duyệt từ các cấp cao hơn.
.