Hệ thống hoạch định

nguồn lực DN
 Chương 4: Quản lý mua hàng

1. Quy trình tổng quát quản lý mua hàng

2. Các khái niệm trong quy trình mua hàng
3. Hoạch định về nhu cầu mua hàng hóa, NVL
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
5. Ứng dụng trên hệ thống ERP
 Chương 4: Quản lý mua hàng

01
Những khó khăn thường gặp trong công tác mua hàng:
 Quản lý các quá trình tính toán mức tồn kho, ngân sách,
quỹ sẵn có và mua hàng từ ai.
 Không có sẵn kế hoạch mua hàng hoặc kế hoạch mua
hàng không phù hợp với quyết định mua hàng.
 Chi tiết việc mua hàng không được chuyển đến bộ phận
bán hàng, sản xuất và kho.
 Thiếu sót trong quản lý yêu cầu mua hàng và quá trình
phê duyệt nội bộ.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

01
 Quản lý mua hàng là một trong những phân hệ quan
trọng của hệ thống ERP
 Trong các nhà máy cũng như doanh nghiệp dịch vụ
luôn có bộ phận mua hàng nhằm quản lý việc mua
các nguyên vật liệu cho sản xuất, thu mua các sản
phẩm / dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất,
kinh doanh của doanh nghiệp
 Tùy thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp mà các
tính năng của module này có thể nhiều hay ít
 Chương 4: Quản lý mua hàng

01
1. Quy trình tổng quát quản lý mua hàng
 Chương 4: Quản lý mua hàng

01
1. Quy trình tổng quát quản lý mua hàng:
 Nội bộ
o Hoạt động: quá trình tổ chức nội bộ
o Tác nhân: Nhân viên văn phòng hoặc các phòng ban
 Bên ngoài
o Hoạt động: Hoạt động của nhà cung cấp hoặc các hoạt
động giữa các tác nhân với nhau như đối thủ cạnh tranh,
khách hàng, nhà cung cấp.
o Tác nhân: Đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

01 1. Quy trình tổng quát quản lý mua hàng:

 Đặc điểm quy trình mua hàng
o Module quản lý mua hàng có khả tự phát sinh
yêu cầu mua sắm các nguyên vật liệu cần thiết
o Tự động hóa các quy trình xác định các nhà
cung cấp tiềm năng, đàm phán giá cả, và quy
trình thanh toán.
o Được tích hợp chặt chẽ với kiểm soát hàng tồn
kho và module quản lý sản xuất
o Thường được kết hợp với phần mềm quản lý
chuỗi cung ứng.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

01
1. Quy trình tổng quát quản lý mua hàng
 Chương 4: Quản lý mua hàng

01 1. Quy trình tổng quát quản lý mua hàng:

Mục tiêu của module Quản lý mua hàng trong ERP
là đáp ứng đúng mục tiêu của quản lý mua hàng
hoa trên thực tế :
 Mua đúng mặt hàng: Là yêu cầu cơ bản nhất
của việc mua sắm nhằm đáp ứng được yêu cầu
từ bộ phận sản xuất ( công ty sản xuất), hoặc từ
bộ phận bán hàng (công ty dịch vụ).
 Đúng số lượng: Làm giảm lượng tồn kho và
giảm chi phí lưu kho, đáp ứng được nhu cầu,
tiến độ sản xuất, bán hàng…
 Chương 4: Quản lý mua hàng

01 1. Quy trình tổng quát quản lý mua hàng:

 Giá cả hợp lý – chất lượng tốt: Dựa vào công
tác đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự
tính được giá mua, khối lượng, thời gian giao
hàng, chất lượng, các điều khoản về tài chính.
 Đúng thời gian: Việc giao hàng hóa, vật tư về
đúng thời điểm giúp giảm được ngày tồn kho,
kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…
 Thông tin chính xác: Thông tin được nhập vào
hệ thống 1 lần, được sử dụng chung cho các bộ
phận có liên quan  giảm thời gian chết
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
2. Các khái niệm trong quy trình mua hàng
Khái  Chiến lược mua hàng: là những hoạt động
niệm mua hàng có liên quan đến chiến lược phát triển
của công ty
 Chiến lược mua hàng: là quá trình lập kế
hoạch, thực hiện, đánh giá, kiểm soát chiến lược
và quyết định mua hàng nhằm chỉ đạo các hoạt
động của chức năng mua hàng để tiếp cận các cơ
hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt
được mục tiêu kinh doanh
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
1. Khái niệm quy trình mua hàng
Khái Quy trình mua hàng: Là quá trình lập đi từ bước
niệm kế hoạch mua NVL qua phê duyệt đến quá trình
nhập kho và quản lý công nơ phải trả đối với nhà
cung cấp
Những hoạt động có liên quan đến việc mua hàng
gồm có: mua nguyên vật liệu, máy móc, trang
thiết bị, các dịch vụ,… để phục vụ cho hoạt động
sản xuất của tổ chức
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
Nguyên vật liệu
Khái Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là
niệm
những đối tượng lao động dùng cho mục
đích sản xuất, kinh doanh của doanh
nghiệp, các đối tượng lao động này có thể
được mua ngoài hoặc do doanh nghiệp tự
chế tạo
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
Nhà cung cấp:(Suppliers)
Khái Là những doanh nghiệp, tổ chức mà các
niệm
công ty, doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc
dịch vụ từ các DN và tổ chức trên
Thông thường nhà cung cấp được hiểu là
đơn vị cung cấp nguyên vật liệu trực tiếp
như vật liệu thô, các chi tiết sản phẩm và
bán thành phẩm
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
Suppliers Vendor
Khái Là các công ty làm Là các đơn vị/hãng trực
niệm
trung gian cho các tiếp sản xuất và cung
hợp đồng mua ứng sản phẩm/dịch vụ
bán giữa Vendor
và doanh nghiệp
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
Thảo luận: Thông tin quan trọng về Nhà cung
Khái cấp được lưu trên hệ thống ?
niệm
 Địa chỉ,
 Số điện thoại
 Số fax
 Người liên hệ
 Mã số thuế
 Ngân hàng….
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
Đơn đặt hàng (Purchase Order)
Khái  Là giấy tờ căn cứ cho việc mua bán, bên
niệm
mua sẽ gửi cho bên bán đơn đặt hàng
sau khi đã tham khảo giá và dịch vụ do
bên bán cung cấp
Nội dung của đơn đặt hàng:
 Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng,
thời gian giao hàng...
 Những điều kiện khác, hai bên sẽ áp dụng
điều kiện chung đã thỏa thuận với nhau
hoặc theo những điều kiện hợp đồng đã ký
kết trong lần giao dịch trước đó
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
Các hình thức đặt hàng
Khái  Đặt hàng trực tiếp
niệm
 Đặt hàng gián tiếp

Thảo luận: ví dụ từng loại đơn hàng

 Chương 4: Quản lý mua hàng

02
Đề nghị mua hàng (Purchase Suggestion)
Khái Yêu cầu cần máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu
niệm phục vụ cho hoạt động sản xuất/kinh doanh của
doanh nghiệp

Thảo luận: ai là người tạo phiếu đề nghị mua hàng?

 Chương 4: Quản lý mua hàng

02 Kho hàng (Warehouse)

Là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán
Khái
niệm thành phẩm, thành phẩm… trong suốt
quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến
điểm cuối của dây chuyền cung ứng,
đồng thời cung cấp các thông tin về tình
trạng, điều kiện lưu giữ & vị trí các hàng
hóa đươc lưu kho
 Chương 4: Quản lý mua hàng

02 Trung tâm phân phối (distribution center)

 Là nơi nhận, bảo quản hàng hóa dự trữ; đồng
Khái thời tổ chức chuẩn bị hàng hóa và gửi hàng cho
niệm
khách hàng theo yêu cầu của khách, đảm bảo
dòng chảy hàng hóa liên tục và gia tăng nhiều
giá trị để hoàn thành tốt đơn hàng và đảm bảo
chuỗi cung ứng vận hành thông suốt và hoàn
hảo.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

03 Hoạch định là gì ?
 Là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và
Nhu
cầu
lựa chọn mục tiêu của tổ chức, vạch ra những
mua hành động cần thiết để đạt mục tiêu đó
hàng  Hoạch định có vai trò định hướng các chức
năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra đảm
bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả
 Ví dụ: Hoạch định chính sách giá, chiết khấu
các hình thức mua hàng, hoạch định phương án
mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản
xuất của doanh nghiệp
 Chương 4: Quản lý mua hàng

03
Hoạch định về nhu cầu mua hàng hóa, NVL
Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho
mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật
liệu, tiến độ, khả năng, năng suất cung ứng…
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04 4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình

 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04 4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình

Các quan hệ của các đối tượng trên quy trình là
quan hệ nhiều nhiều:
 Một yêu cầu đặt hàng có thể tạo được nhiều
đơn đặt hàng
 Có thể tạo một đơn đặt hàng từ nhiều phiếu yêu
cầu đặt hàng.,
 Tương tự với đơn đặt hàng và nhận hàng
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
a. Lập kế hoạch/đề nghị mua NVL
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
a. Lập kế hoạch/đề nghị mua NVL
Căn cứ trên kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng
tồn kho thực tế, hàng đã đặt mua, tồn kho an
toàn, lượng hàng bán… hệ thống sẽ tự động
cân đối và đưa ra một dự báo mua hàng nhằm
hỗ trợ cho cán bộ chuyên môn của phòng cung
ứng lập kế hoạch mua hàng.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
b. Duyệt kế hoạch mua NVL
Sau khi kế hoạch mua hàng được bộ phận cung
ứng lập, lãnh đạo tiến hành kiểm tra và duyệt
kế hoạch.
 Nếu kế hoạch không được duyệt thì quay về
"Lập kế hoạch mua NVL"
 Nếu kế hoạch được duyệt thì thực hiện bước
yêu cầu báo giá.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04 Lập đề nghị báo giá để mua hàng (RFQ)

 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
c. Lập đề nghị báo giá để mua hàng (RFQ)
 Căn cứ trên yêu cầu mua, bộ phận có trách
nhiệm lập đơn đề nghị báo giá để mua hàng.
Đơn đề nghị báo giá chỉ được gửi cho các nhà
cung cấp đã được phê duyệt.
 Quá trình nhận báo giá hoặc liên hệ với nhà
cung cập để nhận báo giá, phản hồi nhà cung
cấp nếu như báo giá đạt yêu cầu… được thực
hiện bên ngoài hệ thống
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04 4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình

d. Tạo đơn mua hàng
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
d. Tạo đơn mua hàng(purchase order – po)
 Căn cứ trên yêu cầu mua NVL, bộ phận cung
ứng lập đơn hàng mua theo yêu cầu.
 Đơn mua hàng có thể được tạo tự động hoặc
tạo trực tiếp
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
e. Nhận hàng
 Sau khi bộ phận cung ứng lập xong đơn hàng,
đơn hàng sẽ được chuyển NCC. Sau đó, NCC
sẽ giao hàng đến doanh nghiệp để được kiểm
tra trước khi được chấp nhận
 Khi hàng giao đến sẽ được kiểm tra, kiểm tra
phiếu giao hàng đúng với đơn đặt hàng về chất
lượng, số lượng, chủng loại nếu đúng thì cho
nhập vào kho
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
f. Hóa đơn phải trả được lập
Sau khi hàng hóa NVL được tiếp nhận, hóa đơn sẽ được
xuất để tiến hành chi trả cho NCC ở bước tiếp theo
g. Thanh toán công nợ cho NCC
Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung
cấp, căn cứ vào số tiền đã trả, số tiền còn lại phải trả,
cũng như công nợ trả chậm (Nếu có)..
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
4. Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
Theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình
mua hàng
 Quản lý hợp đồng mua hàng theo loại giao dịch.
 Quản lý danh sách hàng hóa dịch vụ mua vào
theo yêu cầu của các bộ phận khác nhau
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
Theo dõi hoạt động mua hàng :
 Thiết lập đơn đặt hàng.
 Thiết lập điều khoản giao nhận hàng hóa,
nguyên vật liệu theo chi tiết hàng hóa, số lượng,
thời gian, địa điểm.
 Tạo lịch giao nhận hàng sẽ được tạo ra dựa trên
các điều khoản giao nhận hàng.
 Theo dõi quá trình nhận hàng: số lượng hàng
nhận, các khoản phải thu chi
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04
Theo dõi hoạt động mua hàng:
 Theo dõi hoạt động nhập khẩu: hạn ngạch nhập
khẩu, các biên bản liên quan.
 Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến
hoạt động bán hàng.
 Feedback với nhà cung cấp
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04 Thông tin hỗ trợ hoạt động mua hàng

 Ghi nhận và lưu trữ các thông tin các yêu cầu về sản phẩm
và dịch vụ của các bộ phận trong công ty như các chức
năng, đặc điểm của sản phẩm, giá cả, nhà cung cấp, … có
thể dùng để tra cứu và phân loại
 Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại
tiền tệ.
 Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường.
 Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, trạng thái
hợp đồng, đơn hàng
 Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa
thuận, hợp đồng mua hàng.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04 Lập kế hoạch mua hàng

 Lập kế hoạch mua hàng: theo khu vực, theo chu kỳ
thời gian và theo mặt hàng.
 Lập kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo
từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu vực, thời kỳ.
 Lập kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách
được cấp cho bộ phận cung ứng).
 Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch.
 So sánh kế hoạch với thực tế.
 Phát sinh và lập kế hoạch kinh doanh
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04 Hệ thống báo cáo

 Phân tích chi phí mua hàng kinh doanh theo nhiều
tiêu chí.
 Phân tích khả năng đáp ứng hàng hóa của bộ phận
mua hàng.
 Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê nhiều
dạng khác nhau với các chỉnh sửa theo nhu cầu của
người sử dụng.
 Các báo cáo về tình hình khách hàng:
o Các loại bảng kê hàng hóa mua vào.
o Các báo cáo về chi phí mua hàng.
o Các báo cáo giao nhận hàng hóa.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

04 Quản lý thông tin nhà cung cấp

 Lưu trữ thông tin nhà cung cấp: họ tên, địa chỉ liên
lạc, người đại diện…. theo dạng cây phân cấp đối
tác, khu vực mua hàng, nhóm đối tác mua hàng…
cho phép thống kê theo các tiêu chí khác nhau.
 Ghi nhận và theo dõi khả năng cung cấp của đối tác
đối với từng loại hàng hóa dịch vụ.
 Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
 Đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí khác nhau.
 Theo dõi các khiếu nại đối với nhà cung cấp.
 Chương 4: Quản lý mua hàng

05 5. Ứng dụng trên hệ thống ERP

a. Tạo yêu cầu mua hàng:
 Chương 4: Quản lý mua hàng

05 5. Ứng dụng trên hệ thống ERP

b. Tạo yêu cầu báo giá:
 Chương 4: Quản lý mua hàng

05 5. Ứng dụng trên hệ thống ERP

c. Tạo purchase order:
 Chương 4: Quản lý mua hàng

05 5. Ứng dụng trên hệ thống ERP

d. Nhận hàng:
 Chương 4: Quản lý mua hàng

05 5. Ứng dụng trên hệ thống ERP

e. Trả tiền cho Nhà cung cấp: