MADANI

Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan

Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019
(P-ISSN 2085 - 143X) (E-ISSN 2620 - 8857)

Implementasi Pembinaan Pengelolaan Arsip di Dinas

Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tangerang
Cynthia Calista Herlambang Putri1 & Siti Maryam
UIN Syarif Hidayatullah1
cynthiacalistahp@gmail.com

Abstract
Purpose of this study to find out the Analysis of Management Archives Coaching by
Tangerang District Library and Archives Services. This type of research uses a descriptive
qualitative research approach. Data collection techniques, namely interviews with 5 (five)
informants, observation, and documentation. While data analysis techniques include data
reduction, data presentation, and drawing conclusions. The results of the study can be
concluded that the activities of archiving guidance carried out by the Tangerang District
Disperpusip begins with the stages of planning, coordination, preparation of materials for
archiving development, and the implementation of archiving guidance activities which are
divided into two types, namely technical guidance conducted classically to OPD (Regional
Apparatus Organization) ) and direct assistance to the archives manager in the village. The
technical guidance activity began with gathering archive managers from each OPD namely
the Office and Agency after that the activity continued with the delivery of material classically
with the theme "Dynamic Archive Management, That is Depreciation With the Focus of
Moving Archives". In addition, the assistance was carried out by selecting archive managers
from two to three villages and continued by providing direct training on how to organize files
properly with the theme "Active Dynamic Archive Management". The obstacles faced in the
activities of fostering archives are Human Resources and Archive management.

Keywords: Coaching, Archive, Regional Archive Institution

187 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

Pendahuluan 1. pengelolaan arsip inaktif dengan

Arsip sering digunakan sebagai retensi paling sedikit 10 (sepuluh)
alat komunikasi berupa informasi dan tahun yang berasal dari satuan kerja
bukti otentik. Arsip dibedakan menjadi perangkat daerah kabupaten/kota
dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip 2. penyelenggara pemerintahan daerah
statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang kabupaten/kota dan pembinaan
masih dipergunakan secara langsung kearsipan terhadap pencipta arsip di
dalam menyusun perencanaan, lingkungan daerah kabupaten/kota.
pelaksanaan, penyelenggaraan Dinas Perpustakaan dan Arsip
pelayanan pada umumnya atau dalam Kabupaten Tangerang atau yang
penyelenggaraan pelayanan disingkat Disperpusip Kabupaten
ketatausahaan (Basuki, 1996:26). Tangerang sebagai salah satu contoh dari
Penyelenggaraan kearsipan lembaga arsip daerah kabupaten/kota
nasional dalam Undang-Undang Nomor yang mengelola arsip statis dan
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, melaksanakan kegiatan pembinan
pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan, mencakup arsip-arsip yang
kearsipan dilaksanakan oleh lembaga berada di Organisasi Perangkat Daerah
kearsipan sesuai wilayah (OPD) Kabupaten Tangerang Badan
kewenangannya yang terbagi menjadi Usaha Milik Daerah, perusahaan,
empat macam yakni Arsip Nasional organisasi politik, organisasi
Republik Indonesia atau ANRI, arsip kemasyarakatan dan/atau perseorangan
daerah provinsi, arsip daerah yang ada di ruang lingkup Kabupaten
kabupaten/kota, dan arsip perguruan Tangerang.
tinggi. Pemerintah daerah dalam urusan Kegiatan pembinaan kearsipan
penyelengaraan arsip bertugas Disperpusip Kabupaten Tangerang
melaksanakan tugas pemerintahan dilakukan berdasarkan Peraturan
dibidang kearsipan sesuai Pasal 25 UU Pemerintah Republik Indonesia No. 28
Nomor 43 Tahun 2009 yakni, selain tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.
kewajiban Pasal 24 ayat (4) terkait 43/ 2009 tentang Kearsipan pasal 11
pengelolaan arsip yang diterima dari serta Peraturan Bupati No. 1 Tahun 2015
lembaga sektor publik, arsip daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan pada
kabupaten/kota memiliki tugas Bab IX tentang Pembinaan, Pengawasan,
melaksanakan: dan Pengendalian Pasal 85 ayat 1 dan 2

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 188
 Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

yakni: 1) Kantor melaksanakan Salah satu desa yang menjadi target dari
pembinaan terhadap Pencipta Arsip di kegiatan tersebut yakni Desa Bitung Jaya
lingkungan Pemerintah Daerah 2) Kepala dan Kelurahan Bunder yang berada di
SKPD melaksanakan pembinaan Kecamatan Cikupa.
Kearsipan pada Unit Pengolah di Berdasarkan observasi penulis
lingkungan SKPD masing-masing. dalam keikutsertaannya pada kegiatan
Kegiatan ini diselenggarakan untuk pembinaan kearsipan dalam bentuk
mengamankan Arsip Pemerintah Daerah pendampingan di desa/kelurahan, dapat
sebagai bagian yang tidak terpisahkan ditemui minimnya tenaga serta
dari bahan pertanggungjawaban pengetahuan pengelola arsip dalam
nasional. melaksanakan kegiatan pengelolaan
Kegiatan pembinaan yang arsip diruang lingkup kerja mereka, serta
dilakukan oleh Disperpusip Kabupaten manajemen pengelolaan arsip yang
Tangerang yakni dalam bentuk belum sesuai dengan standar
bimbingan teknis dan pendampingan pengelolaan arsip yang baik, sehingga
yang mana kegiatan ini dibagi menjadi menyebabkan terjadinya banyak
dua kegiatan yang berbeda dengan target ketidaksesuaian dalam pengelolaan arsip
yang berbeda pula. Bimbingan teknis mereka. Dari uraian di atas, tulisan ini
dilakukan kepada OPD yakni Dinas dan membahas bagaimana kegiatan
Badan yang dilakukan dengan cara pembinaan pengelolaan arsip yang
klasikal dengan jangka waktu tertentu. dilakukan oleh Disperpusip Kabupaten
Sedangkan pembinaan kearsipan dalam Tangerang dengan cara bimbingan teknis
bentuk bimbingan teknis juga dilakukan dan pendampingan.
dengan cara klasikal namun disertai
Tinjauan Pustaka
dengan kegiatan pendampingan yakni
Pengertian Arsip dan Kearsipan
praktek yang dilakukan secara langsung
Secara keseluruhan, kegiatan
kepada pengelola arsip yang ada di
organisasi pada dasarnya membutuhkan
kantor desa/kelurahan dan kecamatan di
sebuah informasi. Oleh karena itu salah
hari yang berbeda.
satu sumber informasi penting yang
Selain di OPD, kegiatan
dapat menunjang proses kegiatan
pembinaan kearsipan dalam bentuk
administrasi maupun birokrasi adalah
bimbingan teknis dan pendampingan
arsip.
juga dilakukan di kantor desa/kelurahan.

189 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

Arsip atau warkat inilah yang lembaga yang memiliki nilai penting
sangat berperan penting dalam yang terkandung di dalamnya.
kehidupan sehari-hari sebagai alat bukti Dari pengertian diatas, dapat
otentik yang dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sebuah
dipertanggungjawabkan keasliannya. dokumen dari hasil kegiatan yang dibuat
Arsip ini dibuat dan disimpan oleh lalu disimpan karena memiliki nilai guna
sebuah lembaga pemerintah atau swasta, yang relevan dan dapat
organisasi maupun individu sebagai alat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
komunikasi yang direkam dalam Sedangkan kearsipan adalah semua
berbagai berbentuk dan media. kegiatan dalam pengelolaan arsip yang
Arsip atau dalam bahasa inggris dilakukan oleh lembaga atau organisasi
disebut “Archive” merupakan semua yang memiliki arsip tersebut sehingga
catatan dalam bentuk dan media apapun arsip dapat dengan mudah ditemukan
yang berisikan informasi mengenai dan tidak hilang nilai informasinya.
sebuah persoalan ataupun peristiwa
Pembinaan Kearsipan
(Barthos, 2012:1). Sedangkan menurut
a. Penyusunan Penyediaan Pedoman
Basuki (1996:1), arsip adalah hasil dari
Kearsipan
rekaman informasi yang dibuat oleh
Dalam mewujudkan pengelolaan
lembaga, organisasi, atau perorangan
arsip dinamis yang dilaksanakan secara
dalam melaksanakan kegiatan
kontinu, komprehensif dan terpadu maka
keorganisasiannya.
diperlukan sebuah cara untuk dapat
Arsip adalah hal yang sangat
mengoptimalkannya, pembinaan
mendasar dalam kelangsungan hidup
kearsipan adalah salah satu alternatif
organisasi tersebut, yang mana arsip
yang dapat ditempuh untuk mencapai
tidak dapat tergantikan oleh apa pun. Hal
tujuan tersebut.
ini dikarenakan arsip memiliki nilai
Penyusunan penyediaan pedoman
pembuktian secara hukum, kepemilikan,
kearsipan harus sejalan dengan
sejarah, dan lain-lain.
Peraturan Pemerintah Nomor 28/ 2012
Barthos (2012:2) juga
tentang Pelaksanaan Undang-Undang
mengungkapkan bahwa kearsipan adalah
Nomor 43/ 2009 tentang Kearsipan,
kegiatan pengelolaan arsip yang dimulai
yakni pembinaan kearsipan bertujuan
dari pencatatan hingga pemeliharaan
untuk membina penyelenggaraan sistem
arsip yang dilakukan suatu badan atau

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 190
 Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

kearsipan nasional pada setiap pencipta audiens dengan media yang digunakan
arsip dan lembaga kearsipan sesuai dapat berupa forum diskusi, melalui
dengan arah dan sasaran pembangunan media tayang materi kearsipan (video,
nasional di bidang kearsipan sebagai film, dll), atau melalui media masa.
literasi hak dan kewajiban warga negara Secara umum tujuan sosialisasi
(Faturahman, Kirana, Putra, Irawan, & adalah yakni untuk meningkatkan
Kolne, 2019), Perka ANRI Nomor 22 / pengetahuan dan keterampilan bagi
2012 tentang Desain Pembinaan peserta agar mampu mengelola
Kearsipan pada Pemerintah Daerah kearsipan secara efektif dan efisien
serta peraturan daerah yang berlaku dalam lingkungan unit kerja masing-
yaitu perda Kabupaten Tangerang masing serta meningkatkan mutu
Nomor 1 Tahun 2015 tentang penyelenggaraan kearsipan melalui
Penyelenggaraan Kearsipan. peningkatan kualitas sumber daya
Undang-undang dan peraturan manusia sehingga arsip sebagai
tersebut merupakan bahan yang informasi dapat memberikan kontribusi
dijadikan sebagai pedoman pembinaan terhadap terwujudnya penyelenggaraan
kearsipan yang dilakukan oelh ANRI kearsipan.
ataupun Lembaga Kearsipan Daerah Lembaga Kearsipan Daerah
lainnya sehingga dapat memberikan Kabupaten/Kota sesuai Perda Kabupaten
kelancaran dan keberhasilan yang Tangerang Nomor 1 Tahun 2015,
maksimal. Keberhasilan optimalisasi bertanggung jawab untuk melakukan
pengelolaan arsip dinamis melalui kegiatan pembinaan kearsipan pada
pembinaan kearsipan yang dapat dilihat setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah,
berdasarkan faktor-faktor kearsipan Badan Usaha Milik Daerah,
yang baik yaitu penggunaan sistem Kelurahan/Desa, Organisasi Politik,
penyimpanan secara tepat, fasilitas Organisasi Masyarakat, Perusahaan, dan
kearsipan memenuhi syarat dan petugas Perorangan.
kearsipan yang memenuhi syarat c. Bimbingan Teknis Kearsipan
(Widjaja, 1993:57). Pada dasarnya kegiatan
b. Sosialisasi Kearsipan pelaksanaan bimbingan teknis
Sosialisasi menurut Perka ANRI merupakan kegiatan pendidikan dan
No. 23 Tahun 2012 adalah mekanisme pelatihan. Menurut Soekidjo
untuk memberikan pemahaman kepada Notoatmodjo, pendidikan dan pelatihan

191 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

merupakan upaya untuk Dengan begitu arsiparis atau

mengembangkan sumber daya manusia, pengelola arsip yang mengikuti kegiatan
terutama untuk mengembangkan ini dapat mempraktikannya di
kemampuan intelektual dan kepribadian lingkungan kerja masing-masing guna
manusia (Notoatmodjo,2003:34). terciptanya penataan arsip yang teratur
Sedangkan menurut dan sesuai dengan prosedur dan dapat
Sastrohadiwiryo (2003), pendidikan menghindari masalah-masalah yang
merupakan tugas untuk meningkatkan mungkin terjadi pada arsip mereka.
pengetahuan, pengertian, atau sikap para Adapun pembinaan dibagi menjadi dua
tenaga kerja sehingga dapat macam yakni pembinaan pengelolaan
menyesuaikan pengetahuan umum dan arsip dinamis dan pembinaan pengelola
pengertian tentang seluruh lingkungan arsip statis yakni (Dinullah, 2008:34):
kerja. Sedangkan pelatihan merupakan a. Pengelolaan arsip dinamis dengan
proses membantu para tenaga kerja sasaran untuk tingkat Provinsi
untuk memperoleh efektivitas dalam terdiri dari SKPD,
pekerjaan mereka yang sekarang atau Kabupaten/Kota, dan BUMD.
yang akan datang melalui pengembangan Sedangkan pada tingkat
kebiasaan tentang pikiran, tindakan, Kabupaten/Kota meliputi SKPD,
kecakapan, pengetahuan dan sikap yang Kecamatan, Kelurahan/Desa,
layak. BUMD, dan Sekolah.
Dari penjelasan diatas dapat b. Pengelolaan arsip statis dengan
disimpulkan bahwa bimbingan teknis sasaran untuk lingan Lembaga
kearsipan merupakan bagian dari Kearsipan Daerah
kegiatan pembinaan kearsipan yang d. Supervisi Kearsipan
penting dilakukan oleh ANRI atau Supervisi adalah penilikan dan
Lembaga Kearsipan Daerah karena pada pengawasan. Kedua istilah ini menunjuk
bimbingan teknis ini lah para peserta pada kegiatan bukan saja melihat apa
seperti arsiparis maupun pengelola arsip yang terjadi dalam kegiatan keduanya
dapat meningkatkan pengetahuan dan seperti pemeriksaan, tetapi sudah
kemampuan mereka tentang kearsipan mengadakan penilaian, yaitu
dari mulai penciptaan hingga mengidentifikasi hal-hal yang sudah baik
pemusnahan. sesuai yang diharapkan dan hal-hal yang
belum karena belum sesuai dengan

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 192
 Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

harapan (Arikunto, 2006:12). Sedangkan Kegiatan ini bertujuan untuk

pengawasan kearsipan sendiri menurut mengetahui tingkat keberhasilan dan
Perka ANRI No. 38 Tahun 2015 tentang kegagalan serta untuk mendapatkan
Pedoman Pengawasan Kearsipan adalah masukan bagaimana cara mengatasi
proses kegiatan dalam menilai permasalahan kearsipan yang ada.
kesesuaian antara prinsip, kaidah dan Sedangkan pelaksanaannya dilakukan
standar kearsipan dengan dengan tatap muka dalam forum kelas
penyelenggaraan kearsipan. Supervisi atau dengan melaksanakan kunjungan ke
juga dijelaskan dalam Peraturan Tetap unit kerja sasaran supervisi. Hasil dari
ANRI yakni sebagai fungsi atau aktivitas pelaksanaan supervisi adalah berupa
membandingkan antara hasil yang laporan berisi data (penghitungan nilai
dicapai dengan rencana yang dibuat di kuantitas standar, kualitas standar,
bidang manajemen arsip dinamis dan kuantitas operasional, kualitas
arsip statis. operasional, dan penghitungan pengujian
Dari penjelasan diatas dapat spesifik) dengan menghitung nilai dan
disimpulkan bahwa supervisi atau skor yang diperoleh oleh instansi di
pengawasan juga memiliki peran yang bidang penyelenggaraan kearsipan.
penting guna memberikan kelancaran e. Evaluasi.
dalam kegiatan pembinaan kearsipan. Evaluasi adalah suatu proses yang
Dengan adanya supervisi ini, maka sistematis dan berkelanjutan untuk
Lembaga Kearsipan Daerah sebagai menentukan kualitas dari nilai dan arti
pembina dapat terus memantau kepada daripada sesuatu, berdasarkan
para arsiparis atau pengelola arsip yang pertimbangan dan kriteria tertentu
mereka bina agar saat arsiparis atau dalam rangka mengambil suatu
pengelola arsip melakukan kesalahan keputusan (Arifin, 2013:5). Setelah
dapat segera diberikan masukan menjelaskan apa itu evaluasi, Arifin juga
sehingga tetap sesuai dengan pedoman menjelaskan bahwa:
yang diberikan dan hal ini dapat a. Tujuan evaluasi adalah untuk
dijadikan sebagai acuan untuk menentukan kualitas terutama
mengetahui tingkat keberhasilan dan yang berkenaan dengan nilai dan
kegagalan sebelum lanjut pada tahap arti.
terakhir yaitu tahap evaluasi. b. Dalam proses evaluasi harus ada
pemberian pertimbangan

193 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

(judgement). Pemberian a. Penyusunan Penyediaan Pedoman

pertimbangan ini pada dasarnya Kearsipan
merupakan konsep dasar evaluasi Disperpusip Kabupaten
untuk menentukan nilai dan arti Tangerang melaksanakan kegiatan
(worth and merit) dari sesuatu pembinaan kearsipan pada pengelola
yang sedang dievaluasi. arsip yang berada di kantor
c. Pemberian pertimbangan tentang desa/kelurahan, kecamatan dan OPD
nilai dan arti haruslah berdasarkan yakni Dinas dan Badan sudah sesuai
kriteria tertentu. Tanpa kriteria dengan penyusunan penyediaan
yang jelas, pertimbangan nilai dan pedoman kearsipan yang telah
arti yang diberikan bukanlah suatu dituangkan kedalam Peraturan Daerah
proses yang dapat diklasifikasikan Kabupaten Tangerang Nomor 1 Tahun
sebagai evaluasi. 2015 tentang penyelenggaraan kearsipan
dan UU No. 43 tahun 2009 Pasal 8
Metode Penelitian
tentang kearsipan yakni lembaga arsip di
penelitian ini menggunakan jenis
daerah kabupaten atau kota memiliki
metode deskriptif, yakni
tugas untuk melaksanakan kegiatan
mendeskripsikan seluruh gejala atau
pembinaan kearsipan kepada instansi
keadaan yang ada, yaitu keadaan gejala
ataupun SKPD yang berada di lingkup
menurut apa adanya pada saat penelitian
masing-masing daerah.
dilakukan. Sedangkan untuk pendekatan
Pembinaan kearsipan oleh
penelitiannya penulis menggunakan
Disperpusip Kabupaten Tangerang
pendekatan kualitatif. Teknik
dilakukan dengan dua metode yakni
pengumpulan data menggunakan data
bimbingan teknis dan pendampingan
primer yaitu observasi, wawancara dan
secara langsung, hal ini sesuai dengan
data sekunder yaitu literatur dan
Peraturan Bupati Tangerang Nomor 71
dokumentasi. Adapun teknik analisis
Tahun 2016 tentang pengelolaan arsip
data yaitu reduksi data, penyajian data
dinamis pada BAB II penetapan
dan penarikan kesimpulan.tuntas.
kebijakan, pembinaan, dan organisasi
Hasil dan Pembahasan
kearsipan pengelolaan arsip dinamis
Analisis Kegiatan Pembinaan
pada pembinaan meliputi beberapa
Pengelolaan Arsip
kegiatan diantaranya yaitu rapat
koordinasi penyelenggaraan kearsipan,

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 194
 Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

sosialisasi kearsipan, bimbingan dan media tayang materi kearsipan (video,

konsultasi kearsipan, pemberian bantuan film, dll), atau melalui media masa.
kearsipan, dan pendampingan. Namun berdasarkan tujuan dari
b. Bimbingan Kearsipan kegiatan sosialisasi kearsipan tersebut,
Bentuk lain dari pembinaan Disperpusip Kabupaten Tangerang
kearsipan yang dilakukan oleh belum berhasil yakni untuk
Disperpusip Kabupaten Tangerang yakni meningkatkan pengetahuan dan
berupa bimbingan teknis, kegiatan keterampilan peserta kegiatan sosialisasi
tersebut dilakukan pada kantor kearsipan dalam mengelola arsip secara
desa/kelurahan, kecamatan, dan OPD. efektif dan efisien di ruang lingkup kerja
Namun bimbingan teknis lebih terpaku mereka.
pada OPD yakni Dinas dan Badan yang Adapun dalam pelaksanaan
berada di lingkup wilayah Kabupaten kegiatan pembinaan kearsipan berupa
Tangerang, salah satu peserta dari bimbingan teknis yang diberikan oleh
kegiatan tersebut yakni Dinas Disperpusip Kabupaten Tangerang
Pendidikan Kabupaten Tangerang. belum berjalan dengan baik. Hal ini
Kegiatan yang dilakukan oleh disebabkan oleh materi yang diberikan
Disperpusip Kabupaten Tangerang hanya pada saat kegiatan tersebut berlangsung
berbeda secara penyebutan, namun dirasa belum dapat mengedukasi secara
dilihat dari penjelasan dan rangkaian utuh oleh para pengelola arsip yang
kegiatan tersebut, pembinaan kearsipan notabene bukan berasal dari latar
dalam bentuk bimbingan teknis ini belakang pendidikan kearsipan, hal ini
merupakan kegiatan sosialisasi dirasa belum cukup jika hanya melalui
kearsipan yang dijelaskan dalam Perka proses pemberian materi dalam bentuk
ANRI No. 23 Tahun 2012. Dengan begitu, tampilan slide di layar proyektor, selain
kegiatan pembinaan kearsipan dalam itu waktu yang terbatas juga dapat
bentuk bimbingan teknis tersebut sudah mempengaruhi pengelola arsip yang
sesuai dengan Perka ANRI No. 23 Tahun merasa belum puas dalam menerima
2012, yakni mekanisme untuk penjelasan dari materi yang
memberikan pemahaman kepada disampaikan.
audiens dengan media yang digunakan Menurut analisis penulis dari
dapat berupa forum diskusi, melalui sosialisasi kearsipan dan hasil yang
ditemui di lapangan kegiatan bimbingan

195 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

teknis yang telah dilaksanakan oleh mengembangkan kemampuan intelektual

Disperpusip Kabupaten Tangerang dan kepribadian manusia.
kesimpulannya adalah bahwa kegiatan Pada hasil penelitian di lapangan,
tersebut belum berhasil diterapkan pada penulis mendapatkan kesimpulan bahwa
pengelola arsip yang ada di OPD salah kegiatan pendampingan tersebut sudah
satunya yakni Dinas Pendidikan, hal ini berhasil dilakukan oleh Disperpusip
dikarenakan waktu yang belum cukup Kabupaten Tangerang pada pengelola
untuk membuat seorang pengelola arsip arsip yang ada di Desa Bitung Jaya dan
atau orang yang berkerja dalam Kelurahan Bunder. Hal ini dikarenakan
mengelola arsip di suatu organisasi kegiatan tersebut dilakukan secara
namun bukan berasal dari latar belakang langsung dengan menangani
pendidikan kearsipan dapat memahami permasalahan yang ada dalam
betul tentang bagaimana pengelolaan pengelolaan arsip di kantor
arsip yang baku dan baik. desa/kelurahan tersebut. Dengan begitu
pengelola arsip dapat dengan mudah
c. Pendampingan
memahami materi yang telah diberikan
Pelaksanaan pembinaan
kepadanya serta dapat
kearsipan dalam bentuk pendampingan
mengimplementasikan secara langsung
ini berbeda dari bimbingan teknis,
ilmu yang didapatkan dalam bimbingan
pendampingan ini adalah bentuk dari
teknis maupun pendampingan pada
tahap lanjut dari kegiatan bimbingan
kegiatan pengelolaan arsip di ruang
teknis yakni praktek langsung yang
lingkup kerja mereka.
dilakukan pada pengelola arsip di kantor
Selain itu, kegiatan pembinaan
desa/kelurahan dan kecamatan yang
kearsipan dalam bentuk pembinaan ini
didampingi oleh arsiparis dari
dapat dikatakan berhasil karena kegiatan
Disperpusip Kabupaten Tangerang.
ini telah sesuai dengan tujuan dari
Sesuai dengan teori yang
adanya kegiatan pembinaan kearsipan
dikemukakan oleh Soekidjo
yakni meningkatkan pemahaman dan
Notoatmodjo, bimbingan teknis yang
kesadaran tentang pentingnya arsip bagi
merupakan gabungan dari kegiatan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
pendidikan dan pelatihan yakni upaya
dan bernegara, serta meningkatnya
untuk mengembangkan sumber daya
kemampuan pengelolaan arsip.
manusia, terutama untuk

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 196
 Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

d. Supervisi/Pengawasan Kearsipan memberi nilai dan saran kepada

Disperpuip Kabupaten Tangerang pengelola arsip dalam progress
melakukan supervisi/pengawasan atau pengelolaan arsip yang telah mereka
yang disebut juga monitoring kepada terapkan.
pengelola arsip yang ada di kantor
e. Evaluasi
desa/kelurahan yang telah diberikan
Untuk mengetahui bagaimana
pembinaan kearsipan dalam bentuk
penerapan pengelolaan arsip di masing-
pendampingan, hal ini dilakukan untuk
masing desa/kealurahan yang setelah
mengetahui progress dari hasil
dilaksanakan oleh Disperpusip
pembinaan kearsipan berupa
Kabupaten Tangerang perlu dilakukan
pendampingan secara langsung dan
adanya evaluasi.
berpartisipasi secara aktif sebagai
Namun berdasarkan hasil
bentuk transparansi masyarakat di desa
penelitian di lapangan penulis
(Faturahman, 2018).
menemukan bahwa di tahun ini
Sesuai dengan teori yakni
Disperpusip Kabupaten Tangerang tidak
supervisi adalah sesuatu hal yang
melakukan kegiatan evaluasi, namun
menunjuk pada kegiatan bukan saja
kegiatan ini digantikan oleh kegiatan
melihat apa yang terjadi dalam kegiatan
monitoring yang memiliki konsep yang
keduanya seperti pemeriksaan, tetapi
hamper sama dengan monitoring. Hal ini
sudah mengadakan penilaian, yaitu
disebebkan oleh DPA atau Dokumen
mengidentifikasi hal-hal yang sudah baik
Penggunaan Anggaran yang berbeda.
sesuai yang diharapkan dan hal-hal yang
Namun dari adanya kegiatan pembinaan
belum karena belum sesuai dengan
kearsipan, Disperpusip Kabupaten
harapan.
Tangerang mengharapkan output dan
Menurut analisis penulis dari
outcome yang dihasilkan dapat sesuai
penjelasan di atas tentang supervisi atau
dengan yang mereka harapkan agar
monitoring yang telah dilakukan oleh
dapat mewujudkan visi dari Disperpusip
Disperpusip Kabupaten Tangerang
Kabupaten Tangerang yakni
kesimpulannya adalah Disperpusip
“Terwujudnya Perpustakaan Terunggul
Kabupaten Tangerang sudah melakukan
di Provinsi Banten dan Tertib
kegiatan supervisi atau monitoring
Administrasi Tata Kearsipan Daerah
kepada pengelola arsip secara langsung
2018”. dan menyebalkan.
di kantor desa/kelurahan dengan

197 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

f. Analisis Kegiatan Pembinaan dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan

Pengelolaan Arsip dan Arsip Kabupaten Tangerang terdapat
Berdasarkan hasil penelitian yang kekurangan dan kelebihan yang miliki
telah dijabarkan, dapat disimpulkan masing-masing kegiatan tersebut, yakni
bahwa dari dua macam kegiatan sebagai berikut:
pembinaan pengelolaan arsip yang telah

Tabel 1. Kekurangan dan Kelebihan Pembinaan Pengelolaan Arsip

Bimbingan Teknis Pendampingan

Kekurangan Kelebihan Kekurangan Kelebihan

Waktu pelaksanaan Mudah dipahami
Kegiatan tidak Penjelasan yang yang sering dengan praktek
bervariasi detail bentrok dengan secara langsung
kegiatan pelayanan
Hanya beberapa Tema materi
Semua pendampingan
pengelola arsip di
Waktu pengelola arsip fleksibel sesuai
desa/kelurahan
pelaksanaan OPD hadir permasalahan yang
yang diberi
yang singkat selaku peserta terjadi di
pendampingan
kegiatan desa/kelurahan
pertahun
Setelah
pendampingan,
Dispeprusip
Tidak ada melakukan
monitoring monitoring sebagai
Anggaran yang
sebagai penilaian atas
Lebih hemat digunakan lebih
penilaian progress dari hasil
anggaran besar dari
progress dari kegiatan
Bimbingan Teknis
kegiatan pendampingan serta
tersebut pemberian saran
dalam pengelolaan
arsip yang baik
Tidak
Membutuhkan Lebih efektif
Lebih sulit membutuhkan
tenaga yang lebih dibandingkan
dipahami banyak tenaga
dalam Bimbingan Teknis
peserta dalam
pelaksanaannya
pelaksanaannya

Kegiatan pembinaan pengelolaan metode ini memiliki kekurangan serta

arsip yang telah dilaksanakan dalam dua kelebihan yang dimilikinya, berdasarkan

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 198
 Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

data tabel diatas dapat diketahui bahwa untuk mengikuti kegiatan pembinaan
kegiatan pendampingan lebih berhasil kearsipan dalam bentuk bimbingan
mencapai tujuan dari kegiatan teknis, hal ini terjadi karena
pembinaan yang telah diberikan ketidakjelasan tupoksi (tugas pokok dan
Disperpusip Kabupaten Tangerang fungsi) antara PNS dan non-PNS di Dinas
terhadap pengelola arsip yang ada di Pendidikan Kabupaten Tangerang.
desa/kelurahan dibandingkan dengan Sedangkan pada Desa Bitung Jaya juga
kegiatan pembinaan dalam bentuk mengalami hal serupa, namun hal ini
bimbingan teknis jika melihat dari disebabkan oleh belum adanya tenaga
prinsip efektif dan efisien. pengelola arsip yang bertugas dalam
mengelola arsip yang ada di Desa Bitung
Kendala dalam Pembinaan
Jaya, maka dalam mengikuti kegitan
Pengelolaan Arsip
pembinaan kearsipan dalam bentuk
Berdasarkan hasil data yang
bimbingan teknis dan pendampingan
didapat bahwa terdapat kendala yang
diikuti oleh Kepala Urusan Bidang
dihadapi para pengelola arsip dalam
Perencanaan.
Pelaksanaan Pembinaan Pengelolaan
Penulis dapat menyimpulkan
Arsip Oleh Disperpusip Kabupaten
bahwa dengan terjadinya kendala seperti
Tangerang. Berikut adalah kendala-
yang telah dijelaskan di atas, maka hal ini
kendala yang sering terjadi yakni:
akan berdampak pada pengelolaan arsip
a. Sumber Daya Manusia yang ada di Desa Bitung Jaya dan Dinas
Sumber daya manusia dalam hal Pendidikan Kabupaten Tangerang karena
ini adalah pengelola arsip sebagai tidak tersampaikannya materi yang
peserta dan target dari pembinaan disampaikan pada saat bimbingan teknis
kearsipan yang dilakukan oleh serta kegiatan tersebut belum tepat
Disperpusip Kabupaten Tangerang. Pada sasaran seperti yang diharapkan oleh
kasus yang terjadi di tiap kantor Disperpusip Kabupaten Tangerang.
desa/kelurahan dan OPD berbeda-beda,
b. Manajemen Pengelolaan Arsip
salah satunya yang terjadi di Dinas
Berdasarkan dari hasil penelitian
Pendidikan Kabupaten Tangerang dan
di lapangan dan didukung oleh hasil
Desa Bitung Jaya.
wawancara maka penulis dapat
Kendala yang terjadi disebabkan
menyimpukan bahwa kendala yang
oleh kesalahan dalam penunjukan tugas

199 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

terjadi dalam manajemen pengelolaan yakni sebagai berikut folder (map),

arsip yang terjadi pada Desa Bitung Jaya, guide (penunjuk dan pemisah),
Kelurahan Bunder dan Dinas Pendidikan tickler-file (berkas pengingat), filing
Kabupaten Tangerang yakni sebagai cabinet (lemari arsip), rak-arsip, boks
berikut: arsip, kartu kendali, lembar pengantar
surat rahasia dan surat rutin, lembar
1) Penyimpanan Arsip
disposisi dan konsep, kartu pinjam
Penyimpanan arsip yang ada di
arsip, dan kartu tunjuk silang.
pada Desa Bitung Jaya, Kelurahan
Menurut analisis penulis dari
Bunder dan Dinas Pendidikan
beberapa macam sarana dan
Kabupaten Tangerang belum sesuai
prasarana dalam perlengkapan
dengan standar penyimpanan arsip
penyimpanan arsip kesimpulannya
yakni arsip yang disimpan belum
adalah masih banyak kantor
dipisahkan sesuai nomor klasifikasi
desa/kelurahan dan OPD yang masih
arsip sesusi dengan masalah dan sub
belum memenuhi sarana dan
masalah dari masing-masing surat.
prasarana dalam kegiatan
Kondisi ini pula diperparah
penyimpanan arsip. Hal ini
dengan tidak tersedia secara lengkap
disebabkan oleh belum adanya
dari sarana dan prasarana dalam
anggaran yang disediakan oleh kantor
penyimpanan arsip mulai dari boks
desa/kelurahan dan OPD dalam
arsip sampai dengan rak arsip itu
memenuhi sarana dan prasarana
sendiri. Kendala yang dihadapi dalam
dalam penyimpanan arsip demi
sarana dan prasarana pun hampir
kelancaran kegiatan pengelolaan arsip
sama terjadi di Desa Bitung Jaya,
yang ada di lingkup kerja mereka.
Kelurahan Bunder dan Dinas
2) Pemeliharaan Arsip
Pendidikan Kabupaten Tangerang
Kendala lain yang sering
yakni tidak tersedia dan belum
dihadapi di semua desa/kelaurahan
menerapkannya standarisasi
dan OPD salah satunya yakni pada
kelengkapan sarana dan prasarana
Desa Bitung Jaya, Kelurahan Bunder
dalam pengelolaan arsip tersebut.
dan Dinas Pendidikan Kabupaten
Hal tersebut belum sesuai
Tangerang adalah belum adanya
dengan teori Barthos yakni
Standar Operasional Prosedur atau
perlengkapan penyimpanan surat

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 200
 Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

SOP dalam merawat ataupun Tangerang dapat disimpulkan beberapa

memelihara arsip yang dimilikinya. hal sebagai berikut:
Hal ini belum sesuai dengan 1. Disperpusip Kabupaten Tangerang
teori Wursanto yakni usaha melakukan kegiatan pembinaan
pemeliharaan arsip berupa kearsipan dengan dua metode yakni
melindung, mengatasi, mencegah dan dengan cara bimbingan teknis dan
mengambil langkah-langkah, pendampingan yang dilakukan
tindakan-tindakan yang bertujuan secara langsung kepada pengelola
untuk menyelamatakn arsip-arsip arsip. Sasaran dari kedua kegiatan
berikut informasinya serta menjamin tersebut berbeda, hal ini
kelangsungan hidup arsip dari dikarenakan kegiatan tersebut telah
pemusnahan yang sebenarnya tidak ditetapkan di dalam Dokumen
diinginkan. Penggunaan Anggaran atau DPA
Menurut analisis penulis dari yang dimiliki oleh Disperpusip
penjelasan di atas tentang kegiatan Kabupaten Tangerang, maka dari itu
pemeliharaan di Desa Bitung Jaya, kegiatan pembinaan kearsipan
Kelurahan Bunder dan Dinas berupa bimbingan teknis dilakukan
Pendidikan Kabupaten Tangerang dengan cara klasikal dalam waktu
kesimpulannya adalah kegiatan satu hari yang diikuti oleh seluruh
tersebut belum dilakukan secara Organisasi Perangkat Daerah atau
langsung pada arsip-arsip yang OPD yakni salah satunya Dinas
disimpan mereka sehingga arsip yang Pendidikan Kabupaten Tangerang,
disimpan pun dapat terkena penyakit namun kegiatan bimbingan teknis ini
kertas salah satunya yang juga dilakukan kepada kantor
dikarenakan faktor internal maupun desa/kelurahan dan kecamatan yang
faktor eksternal. berada di wilayah Kabupaten
Tangerang. Kegiatan bimbingan
Kesimpulan
teknis hanya sebatas pelatihan
Berdasarkan hasil penelitian dan
dengan mengumpulkan pengelola
pembahasan yang telah diuraikan
arsip di sebuah ruangan atau
sebelumnya mengenai Analisis
auladengan penyampaian materi
Pembinaan Pengelolaan Arsip Oleh Dinas
kearsipan menggunakanan alat
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
bantu berupa proyektor dan slide

201 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

power point dan sarana prasarana desa/kelurahan dibandingkan

seperti boks arsip, folder, sekat, dan dengan kegiatan pembinaan dalam
lain-lain yang disampaikan oleh bentuk bimbingan teknis jika melihat
salah satu arsiparis dari Disperpusip dari prinsip efektif dan efisien.
Kabupaten Tangerang. Selain itu, 2. Pembinaan kearsipan yang
kegiatan pembinaan kearsipan juga dilakukan oleh Disperpusip
dilakukan dalam bentuk Kabupaten Tangerang pada Desa
pendampingan secara langsung juga Bitung Jaya, Kelurahan Bunder, dan
diberikan kepada 2-3 Dinas Pendidikan Kabupaten
desa/kelurahan yang sudah dipilih Tangerang memiliki kendala yang
oleh kecamatan untuk diberikan hampir sama yaitu Sumber Daya
kegiatan pendampingan yang Manusia (SDM) yang diikutsertakan
dilakukan oleh Disperpusip dalam kegiatan pembinaan
Kabupaten Tangerang, salah satu kearsipan tidak sesuai dengan tugas
peserta kegiatan tersebut yakni Desa sebagai pengelola arsip serta tenaga
Bitung Jaya dan Kelurahan Bunder pengelola arsip yang belum dimiliki
yang berada di Kecamatan Cikupa oleh Desa Bitung Jaya, selain itu
Kabupaten Tangerang. Kegiatan kendala juga terjadi dalam
tersebut berupa praktek secara manajemen pengelolaan arsip yang
langsung dengan menata arsip yang masih belum maksimal dalam hal
ada di kantor desa/kelurahan penyimpanan arsip dengan sarana
dengan tema “Pengelolaan Arsip dan prasarana yang belum memadai
Dinamis Inaktif”. Kedua macam serta pemeliharaan arsip yang
kegiatan tersebut memiliki dilakukan oleh tiap-tiap organisasi
kekurangan serta kelebihan masing- belum sesuai dengan standar karena
masing yang dimilikinya, belum memiliki SOP yang berlaku
berdasarkan tabel tersebut dapat dalam merawat maupun memelihara
disimpulkan bahwa kegiatan arsip yang disimpan mereka.
pendampingan lebih berhasil
mencapai tujuan dari kegiatan
pembinaan yang telah diberikan
Disperpusip Kabupaten Tangerang
terhadap pengelola arsip yang ada di

I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 202
 Jurnal Politik dan Sosial Kemasyarakatan
Vol 11 No 3 (2019) : Desember 2019

Daftar Pustaka Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang

Arifin, Z. (2013). Evaluasi Pembelajaran: Nomor 1 Tahun 2015 Tentang
Prinsip, Teknik, Prosedur. Penyelenggaraan Kearsipan
Bandung: Remaja Rosdakarya. Peraturan Kepala ANRI No. 23 Tahun
Arikunto, S. (2006). Dasar-Dasar 2012 tentang Standar Fungsi
Supervisi. Jakarta: Rineka Cipta. Lembaga Kearsipan Daerah BAB
Barthos, B. (2012). Manajemen IV Hal. 18 Poin 3.a
Kearsipan Untuk Lembaga Peraturan Kepala ANRI No. 38 Tahun
Negara, Swasta, dan Perguruan 2015 tentang Pedoman
Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Pengwasan Kearsipan
Basuki, S. (1996). Pengantar Kearsipan. Peraturan Pemerintah Republik
Jakarta: Universitas Terbuka. Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-
Dinullah, A.,H. (2008). Kegiatan
Undang Nomor 43 Tahun 2009
Pembinaan Kearsipan di SUDIN
tentang Kearsipan
PUSIP Kota Administrasi Jakarta
Barat Terhadap SKPD dan UKPD. Peraturan Tetap ANRI No. 63 Tahun
Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah 2010 tentang Bimbingan dan
Jakarta. Supervisi Penerapan Sistem
Faturahman, B. M. (2018). Aktualisasi Kearsipan Lembaga Negara dan
Nilai Demokrasi dalam Perekrutan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya.
dan Penjaringan Perangkat Desa. Republik Indonesia. Undang-Undang
SOSPOL, 4(1), 132–148. Republik Indonesia Nomor 43
Faturahman, B. M., Kirana, C. A. D., Putra, Tahun 2009 tentang Kearsipan
D. D., Irawan, A., & Kolne, S. V. Sastrohadiwiryo, S. (2003). Manajemen
(2019). Strengthening Village Tenaga Kerja Indonesia. Jakarta:
Culture Literacy in the National Bumi Aksara.
Development. Jurnal Sospol, 5(1), Widjaja, A.W. (1993). Administrasi
61–81. Kearsipan Suatu Pengantar.
Notoatmodjo, S. (2003). Pengembangan Jakarta: Raja Grafindo
Sumber Daya Manusia. Jakarta:
Rineka Cipta.

203 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I