© FROGESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENGION DOCUMENTAL VERSION 4 PAGINA: 1 e2 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA, OFICINA PRODUCTORA: RECTORIA cop10 R RETENCON [ORFOSCION co01G0] SERIES TIPOS DOCUMENTALES. fxrepyg-———fAE PROCEDIMIENTOS ao |sctal cr] |] 5 costco Fi oe —<——$<— $ Apc EED [Aregistaraspoctos nomatives dele ended, consthuye 10-122 Gre s reglamentarias [valor histérico, se conserva en soporte fisicos y digitales are para la historia la investgacén ia cutraylaclenca, F030. —INFORMES Documentos que s rele aos organo de cantly 1020.1 | “Informe a organismos de contro! hsianca, cuando son requridos con nes de Rscalzackn, + soletud 4 |x] |] [apertira e investgacén o contr! posterior. de las ‘Informe eonsotidedo Jactuacones amintratvas, se conserva paral stra, ta + ofc remisorio. Fi0303 | Informe anual de Gestion informacion consldeda de gestin por funion de cada + soletud 3 aependencia de a ented, es una fuente testimonial para la + Informe historia, se conserva ydgtalza F036 |MANUALES Registra la estructura oganizadionaly unconal dela 10-382 | Manual de funciones y de ole laministacin y de actualzacion constant. se guarda en icompetencias laborales | |imecio magneto, paa su conservacin es un archive * dlagramas de fujo nisionat + requisites cargos 045] PLANES. /Fiatizaa aa veencin se omina, no genera valTeS 10432 | Plan Anual de Capacitacion 2| |x secunderos, su orginal est en Talento Humana + Estudios de necesidades, + plan propuesto CT: Conserve Toa = E: Elminacion ) W/O: Micromacion FimaResporsabl ele de rho yCorespondencia RithElieaCérdenssBayona Fecha: agosto del 2014MACROPROCESO DE APOYO ca aa. PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSO "TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL aaa | ENTIDADPRODUCTORA:UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: RECTORIA con 10k FETENGION SFE cévIGo| SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES | [ranivo] E PROCEDIMIENTOS, ST rca) cx] | ttl cont] 7] E| FS | Fesuae de mceddes & 17 [7] | *| [pataaca renin on conta s one poraue Se soporta decisiones administratives 0a378 | Plan de Mejoramionto S}-2-Tx]_]®] ~ [lay 8 de 1083 normas de contr inten, fnalzada su + requerimientos retencion en archivo central, se conserva para la + seguimientos histor, se dgtaliza, apica sequimiento yevaluacin de Ceresivos alos procesos intemos dela enided 048 | PROYECTOS {048.1 | Proyecto de Planta de personalglobal Finakzada su retencén en central, se conserva y 3 | 4 |x| [| flat, soporta decisiones administatvas + anteproyectos + diagnostco “ormatos yloreistroselecténicos + viabiidas -sequimiento cri consenacén Tot E:Elminacion a lien Fa Responsate: Jefe de ctv yCarespondonsa ee Fecha:11 agusto del2014PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA, VERSION 4 PAGINA: 63 ‘OFICINA PRODUCTORA: DIRECGION JURIDICA cop11 by RETENGION [ DSPOSICION Fal] cODIG0| SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES | tio] cane PROCEDIMIENTOS oe | Active er] |o] s eston 1] AGCIONES CONSTITUGIONALES 114-12 | Acciones de Tutela aja x | Regulada ar 88 cont. de Colonia de 1991 y fos + solicitudes decretos reglamentaros 2591 de 1901, el decreto 306, + Respuestas ide 1982 ye decreto 1382 de 2001. Se selecciona el 5% + Incidente de desacato de a produccin yl utiidad como fuente de consuita y + notficaciones reterente de dos aos de acuerdo al contenido para el + recursos conceimiento dela jursprudencia +Fallo Impugnacion de fallo + Fallo de segunda Instancia “cumplimiento de sentencia TAS | Derechos de Peticion a [2 X |ReguTado pola const palfica de ol on olan 22 + solicitudes Ya Ley 1427 de 2011 selecion del 8% de la + control de peticion produccion de 2 aos de acuerdo al cantnido ‘respuesta ‘la utlidad como fuente de consulta y referente + recurso de reposicién Para el conocimiento de lajursprudencia lacion 72 —|RCTAS [Reguladas porla ley 640 de 2001, modiicada poral 1129 | Actas de Comité de Coneil 3 | 7 |x] |x| |articuo 620 dota Ley 1856 de 2012, al fnazar su « Convocatoria al Comité elencién, se conserva y dgtalzan, genera valores + Listado de asistencia secundaros (CT =Conservacén Teta liminacion eR) = Mizofinacin ru y Seleccién Fima Responsable: Jefe de Archivo yConespendenia eatieeeemmerae Rasess0 acids tameoneMACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL [ ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA ccovigo: aporazs VERSION 4 PAGINA:2 403 GOFICINA PRODUGTORA: DIRECCION JURIDICA Src peTecGn [parosconrna cODIGO| SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES | Archivo PROCEDIMIENTOS so] Metine| x] & [wo] 8 cesta “has -propustas elas de coml de convivencla Sate Foden de conais o So fener ren scorsevay aiatin.cre Ustado de asistencia ropuests Az CIRCULARES [Alfinalizar su retencion, se conserva y digitalizan, ftz2 | Clreulares reglamentarias x| |x| feastan aspecos namatves cola ened, genera “sCculres normatvas lores scandars 77s — [CONCERTOS Ts egal estan ox cada expedient, so amin a 161. | Conceptos Juridicos ? inatea’ su tompo de retencon en larchivo central, para = Soletud fa solusn de oe asintosreapecvs. "concept respuesta a4 * Documents soportes 7730 |INFORMES [Documentos que se remiten a los organismos de control y| 30 | Informe a organismos de control x |vaanci, cuando so equates cones de *sokatid iscalaacn, pera de lvestgacen de iasactuacones “Informe consoidado ecrinistatvao, so conserva parla sti, + oft remisrio nvestigecn, cultura y cnc [7307 | Taforme de Gestion SEPT Ta Air 0 ton, ve conserva y Baan, para a *sobetud nto. a nvesigactn cultura y cencia ‘| (cT=Conservacén Total = Biminacén M= Microfimacion Bcedecdin Firma ResponsableLF PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION JURIDICA, VERSION PAGINA: 3 63 cop 11 cépi6o TTaforme consoloade ‘ oficio remisorio ‘SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES + comunicaciones de respuestas RETENCION | DISPOSIGION FA Trehivo] e ‘archivo Centat PROCEDIMIENTOS ery 11-468 PROCESOS Proceso administrativos ‘ notiicacién + poder del director jurdico + demanda + pruebas, + fallos + evaluacion juridica 77-4623 | Procesos juridicos + Demanda + Admisiones + Notificaciones + autos + pruebas Ta eniidad posee expedionies parGales del proceso, Tos originales consolidados reposan en los estrados. jucciales, fnalizada su retencion en central, selina el soporte papel, sus valores secundatios se agotan |vencidoe! tempo de retencion se elimina porque el original permanecs en la entidad Demanda que promovis (CT =Consorvaién Total E = Elinacion| M= Microfimacién S= Seleccion Fima Responsable: plo» -lefe de Archivo yCorespondencia TeatetaCardenesBayona Feche:1eccain deiz014© PROGESO GESTION DOGUNENTAL emo TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL pantie ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA, Le] OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL cop 12 so acceee RETENCON _[SSPOSTONTATT CODIGO] SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES |A™0| archivo] PROCEDIMIENTOS ca] & |o} | Conta FEE —ROTAS- 12228 | ‘Actas de consejo Académico 3 | 7 |x| |x| |altnaizarsuretencion seconservayaigitalizan,registran * Convocatoria ala reunion + listado de asistencia orden del dia ‘ actas para aprobacién + proyectos aspectos normatives de la entidad, genera valores secundaris 22.30 | Actas de Consejo Superior a-| 7 *citaciones orden del dia + comunicaciones + actas para aprobacién * proyectos de acuerdos + proyectos de resoluciones Alfinalizarsuretencién, seconservaydigitalizan registran aspectos normativos de la enidad, genera valores secundarios 12-231 | Actas de elecciones de decanos * convocatorias + Acta Comité de Honor + Certicados de estudio Seta + Actas de inscripcion + Acta de escrutinio yvotos + Resultados de elegidos |Cumplidasu retenciénen archivo centralseleccionarel6%de x |lasactas deescrutinio de cada afios ytransferralhistrico, cigitalizar (CT: Conservacién Total E:Eliminacién ‘MID: MicoFimacion :SelecciénMACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PAGINA: 2 de4 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA COFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL cop 12 $6 RETENCION [SPOSICION FINA, ee er ee pools central cr] & wo} s “Retas de elecciones de alee 7 | Comidasu retencinenarchivocerraseleccionarel 6% de representantes estudiantiles la documentacién,transferiralhistrico y digitaizarlasactasde| * convocatorias escrutinio porque posee valorhistérico + Certicados de estudio + Actas de inseripcién “Acta de escrutinio y votos + Resultados de elegidos Fiaa38 | Actas de grado 3 | Tx] |x * formatos ylo registroselectrénicos listado de graduandos Alfinalzarsuretencién, seconservay lgitalizan genera valores secundarios, es archivo sional ra t2o4 | Acurdon dt Conso Académico | 5 | 16 |x] || |nsnazarurtncn secorsenay dara estan seen eps roma sae, ena vars sexs + Suenos 233 | Acuerdos del Consejo Superior 5 % [x x proyectos, pinazarsuetencon,econserayatalzan,egisian +Eemiasones specs nates oa eriad, gra vars secs [2a ]CERTINTCATIONE a rarer are ONT RENN Ca OTT rigmaios yo eistoselectriicos tr secur, ra aces eos ene NES CoNaSona OE (CT-Conservacién Total — co Ecimnecon Eee eet rmarewponstie__\IWSOY sted acto yCorsponience — eaPROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION: 4 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PAGINA: 3 de 4 ENTIDAD PRODUCTORA:UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUGTORN: SECRETARIA GENERAL con 12 56 TCS enn CODIGO} SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES = cr] & /wol s PROCEDIMIENTOS ost ETE] Ceaares fomnatvas TT Tx] rarer crores faz] Cheutres glares Sas cee ptnatcarsuetncé, econservayigtalzanregltan cpu eaves dolar, ger vole seams TERT COMOCRTORIS ss % [AevrdooT0G62003 Fraltadsarleenena ci oops eewennieen ‘central seleccionarel 5%delasresoluciones de admitidos y “fees de rtrartros pose var hla acter ees + SSan ae ee fein Se dios “esis Se nombarienos feecee 12-30 |INFORME: | Cumplidasu retencién en archivo central seleccionarel5%de_ 12-30.1 | Informe a organismos de contro! 3 + * |ladocumentacin de cada 5 aos, transferiralhistoricoy recent ce + Informe consolidado_ sigitalizar '12-30.7 | Informe de Gestién 3 a * Finalizada Ta retencion en el Archivo central se elimina’ vested Pores egal ope one ocore “iseme eae eae 3 | [xl [a] |anaicarsurtencin scene yagatzn ene rales secundaoscrarhvomiona (CT: Conservacién Total E:Eliminacion MID: Mirofimacion ‘$:Seleccién Firma Responsable: (i _Jefe de Archivo yComespondencia ——enp_—_tite te Atvo yotecercnTABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL il PAGINA: 4 64 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA, COFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL cop 12 $6 TRETENCION [ISPOSIGION FINA ‘cO0IGo] SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS [Alfinalzar su retencion, se conserva y digializan, genera valores secundarios, es archivo misional E364 | Libro radicador de Resoluciones + Hibros 251 |REGISTROS 12-51.7 | Registro de Diplomas + Fotocopia Cédula de Ciudadaniadel |Archivomisional, vencidasuretencién, seconservay digitaliza JGraduado * constancia No. registro paralahistoriaylainvestigacin, se transfiere ahist6rico + Recibo de pago + Ragistro en el sistema RESOLUCIONES Eas izaz1_ | Resoluciones de Consejo a | 7 [xl |x ‘Académico sresolciones| oo Alfratzarsuretencin seconservaydgtalizancegistran Resoluciones de Consejo Superior aspects nomatvos dela ended, geeravalores secindarios + resoluciones FEaES | ResoTuctonos Recta sresclciones| (CT: Conservaci Total E:Eliminacion| WD: Microfimacion Fima Responsable: Jefe de Archivo yCorespondencia Hoenn ee ie o nce wineahredalo0idMACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTION DOCUMENTAL [iexsons ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ORICA PRODUGTORA: ARCHIVO Y CORRESPONDENGIA coo 12186 Teencon [aaroscu ri c6oico | SERIES YTPOS DoCUMENTALES RR] wane PROCEDIMIENTOS ‘o er] « [mo] s Cont essa eee Marz Tater 21223 | Actas decomitéintemo de archivo | 5 | 15 |x| | x] |oscetozsrazore AcNar 14 Resolucén 128802008 cea fetes el Comite Artivo ena Unversidd de Cundramarea, 5 Comocatoria a conte ej decsiones eminisvavas del PCD, se cononay + Ustago de asistencia ‘acuten * propuesia. FETEaS] Rete de Clinician S [3 YR] |e] [Dasara TTEN Tan 14 RevesoOnR OTT AAT sheles raja decisonesadninetsvesdelPCD,secontenay 1 verified fica aiza avza7 | Aetas de Reunion a oe "ates soporaceitonesaomiistatves + Sonvocatoia ala Reunion = Utada de asistencia Fa7q70 | CERTIFICACTONES 12104 | Cortitcacionesdetrémitejurticoy | scl {ac[ {rats su etn enon s conserva dtl, lentes do contol 2 oenere valores sundaes, "sotetues avai ]CERTIFIGADOS festa] Corstens de par save $e le Ae |e aes ene arg [IRCULARES. crcoensetn Tot Ecemnasa Wo: sasen S:Seleceon‘coDIG0: ADOW023 LOE ENTIDAD PRODUCTORAUNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA (OFICINA PRODUCTORA: ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MACROPROCESO DE APOYO | PROCESO GESTION DOCUMENTAL eRe TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL mal cop 12.1 SG AC TeTencon [BSPOSCONFWAL 60100] SERIES YTIPOS DOCUMENTALES [FRO] vo PROCEDIMIENTOS ‘* cx] « | mo ectn} Conta Circuares Wformatvas STHTESGR Ta TSONCION 66 CTI, To GTS VOTES oreslres socundarios 1-44 |COMUNICACIONES OFICIALES: [Reglamenta el Acuerdo 060de 2001, delAGN, loutiliza f2‘-t41 | Consecutive de comunicaciones entail rica, tej decisonesainstratvas, genera oficiales despachadas a fo fel fo] fratores scandens, tatzar + comunigaciones ars |CONCEPTOS 21-182 | Conceptos Técnicos x Fnazodasuretecins lina no gener valores = Sole Secundaros seencuentraenelexpedienteorginal {Documentos sopotes + contol de ptlén a | 2 farae |ESTADISTICAS einadasuetancioven el vo coal senor ToT -encuesias de satsfaccion deta prodvoctn de cada dos ios + tabuacienes | anasis ia:1-28_|INDICADORES |Finalizada su retencion en el central, se conserva y digitalize, 21204 Indicadores de gestion x genera valores secundaros + matzo incicadores "21-30 INFORMES suas 'Tarminada suretenclonen larchivo central seselecciona el 121304 | Informe a organismos de control ssscada 2 anes do ausiosqueterganreevancay se quarcan requermientos on einiatbeo-~ Senate z EEiminacon yy? iW: Merefmacn FimaResorsabe: Jel ecto yConesrendensa Bea ima CarenasBayana Fecha.‘ agostodei2014ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, TABLAS DE RETENGION DOCUMENTAL MACROPROCESO DE APOYO PROGESO GESTION DOCUMENTAL CODIGO: ADOrO23 VERSION 4 PAGINA: 3 de 6 cop 12.186 ac RETENGON | DSPOSON FAL 60160] SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES [ARV] aco PROCEDIMIENTOS o cr] © | wo) s non} Corea Tare consoled FEAST | Taforme de Gestion x Finalzadasuretencnenclarchivoconvalseelmine so ssoketud origina en secretarageneal F231 ]INSTRUMENTOS DE CONTROL JARCHIVISTICO Decreto2s7er2012AGNar. 14 Acverdo04de2013,015, 12.14 | Cusdros de Clasfcacion Documental! | , || | | [rete decsonesadministatvas del PGD, se conserva y slsiado series y Subseries segtatza i312] Foratos de inventarios a Poa Ta Tx | [bev 2000 Renerae05de20 SaRIAGN oboe Jdocumentales FUID ce reaizarivetarcs documentaes,seconseva ydigtatea *relacionexistencias [23.373 |Inventario de transferencias primarias % | | Fbazndasreencir on coal epee ay504GR200 | + istadoplanila de documentos conserva y itatiza Fi-344 | Tablas de Retencion Documental FralzadasurelencOn ancora), seapica ey EB4GEON, + series y tiempos deretencién x| _|seconsena ydataica FEF3AS | Tablas de Valoracién Documental | 3 | 4 |x| [x] _|Finaizada suetencion en clarcwo convalse + asuntos yvaloracion conserva posee valores secundares fi2232_|INVENTARIOS 12.1325 | Inventarios documentales | |tevse4de2000, acuerdo 08 e 2013.41 AGN, obiatrdas "Formato Unico deiventario. cerealzarinventaros documents, seconservaydigitalza documental FUID (CF. Corsenacen Total E:Eliminacion ‘MID: Mieroamacion S:Seleccian Fima Responsable: ef de Archivo yCorespondenca nasBayena — Fecha:11agostodel2014MAGROPROCESO DE APOYO | PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSO | TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL | PAGINA: 4 de 8 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA, COFICINA PRODUCTORA: ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, cop 12186 Ac RETENGIN | DSPOSICION FAL cODIGo| SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES [Archivo] ‘se e PROCEDIMIENTOS Finalzada su relancan on ol conta so consonay agialza, 121-38. | Manual de Gestién Documental 3 | 4 |x| |x] |ponere valores secundsris se actual permanentomente * aplicacion normas + instructivos de procesos de GD. 724-43 [PLANES Finalzada au retencion en costal, se elimina porque los 42.1-43.4| Plan de accién Institucion: x documentos originales reposan en la dracon de planeacion + Estudios de necesidades + plan propuesto 721-434 Plan de Mojoramiento x querimientos + acciones de mejora [Finaizadasuretencién encental,seetiminaporquelos |documentosorghalesreposanenladiecciéndeContral + seguimientos ae "72446 |PROCESOS 12:-46.1| Proceso Gestion Documental x| |x| |Encumplimiento dela Ley 594 de 2000 y Acverdos + intructives lde AGN, se conserva, posee valor secundario, se + caracterizacion lactuaiza permanentemente. + seguimiento 3 | 4 214619 Proceso Implementacion TRD x EncumplmientodelaLey594de2000y Acuerdo042deAGN, jseconserva,posee valorsecundari, seactualizacuandose reaiza cambios estructurales dela entidad + actualizacin estructura organica + aplicacion archivos de gestion + seguimiento (CT-Gonservacén Total :Elminacion MUD: Mirofmacon Fima Responsable: z Jefe de Archivo yConespondencia (Cardenas Bayona & Selecolén {ane Fecha:11 agostode!2014MACROPROCESO DE APOYO ‘CODIGO: ADOrN23 PROCESO GESTION DOGUMENTAL TABLAS DE RETENGION DOCUMENTAL PAGINA: 5 dS ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA, coneo] senes os oocumenates men onoceomteos eatin] Sentral | ST] © os Sea ENTE Birreen neh een pean oom “Sen Perea mes Feral Sepen cyanea eu etait snip tons » |e “re anon ay Pe Set Da aa ra pos » | [i] [i ) [momemeoncrcmnenneas “pene geen fenowe era eaneeraa 3] aaa aa TE ‘carne a eWccocar awn yenan mae ‘feet iscsi ered og eae Reon et peatnteunnsinnarinswin senna rice 2) | [Scmeragurasenscematarac, se rai sta in omega Bayona Fecha: 11 agosto del2014® PROGESO GESTION DOCUMENTAL VERSION « PAGINA 1 e2 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA, OFICINA PRODUCTORA: PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS, cop 12.286 PaR 7 “RETENCION — PISPOSICION FINA] ‘Archivo Coo1G0 | SERIES YTIPOS DOCUMENTALES | "| wenvol or! ela] » PROCEDIMIENTOS Gestion | Cental |Ta21 —|ACCIONES CONSTITUCTONALES 1122-43 | Derechos de Peticién + solicitudes Reguladoporlaconst. Polticadecol.enelart.23yla eon de pein 3 | 2 |x Ley 1427de2011,seleccionarmuestrade5%dela respuesta luccion enjuridica eet epoaktin produccién de dos afios, original enjuriai + apelacién lACTAS ‘Actas de Reunién 3 | 2 |x|} |x] |Finaizadasuretenciénenarchivocentral,seconservay Actas \sigitaliza, genera decisiones administrativas * Convocatoria + Listado de asistencia 72230 —|INFORMES 12.2.30.7 | Informe de Gestion ise [seca x Finalzadasuretencién enelarchivo central seelimina, su ecueininaes original en secretaria general es ese a anos |Reglamentado porel decr 2603 yresol3046de2012, SUGERENCIAS Y FeLicitaciones | 2° | 4 |x| |x| |Finalizadasuretenciénenarchivocental seconservay cigtaiza, generadecisionesadministrativas, POR + solicitud + respuestas eas aa (T:Conservacién Total E: Elminacién i MID; Mcrofimacién Fima Responsable: Jefe de Archivo yComespondencia 8: Seleecién ‘RuthElisaCdrdenasBayona Fecha:11agostodel2014MACROPROCESO DE APOYO ore Pee PROCESO GESTION DOCUMENTAL. VERSION 4 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ees ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA (OFICINA PRODUCTORA: PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS cop 12286 PAR TETENGION —PISPOSIGION FINA] ‘Archivo cOpico | SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES | AN*°| archivo! or! & lwo) 5 PROCEDIMIENTOS Gestion | ental TE ‘accion Tnettucion: Finalzada su retencion se elimina, no genera valores} dios de necesidades 'secundarios, su original esta en Planeacion + plan propuesto. F122-43.13 | Planes de Mejoramiento eee a + requerimientos Finalizadasuretenciénseelimina,nogeneravalores + acciones de mejora lsecundarios, suoriginal estaen Controlinterno + seguimientos 2247 [PROGRAMAS +22-47.16 | Programa de capacitacién en ‘senicio al ellente Reglamentado en decteto 2699 y resol.3046 de propiesta 3 | 4 |x| |x| |2012,Finalizadasuretencionenarchivocentral,se + formatos ylo registros electrénicos conserva ycigitaliza, genera decisiones adrinistrativas + cronograma (CT: Conservacion Total E:Eliminacion MID: Microfimacion Firma Responsable: Jefe de Archivo y Corespondencia see eee ion 4MACROPROCESO DE APOYO CODIGO: ADOTOZ3 ‘PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PAGINA: 163 OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ADMISIONESY REGISTRO coD123 SGOAR cO0IG0| SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES archivo] PROCEDIMIENTOS az 123-235] Actas de grado s | sfx |x + listado de graduandos aa-i2 [CIRCULARES Es un archivo misona,posee valores paras, secundario, 52 conserva totalmente, digtalzar 123-42.) Circulares informativas 1] x Finaizada su retencén se elimina, no genera valores + croulares secundaros a37 | CONSTANCIAS Tt X 1123.17.1| Constancias de calificaciones Se entregala constancia al solctante yfalizada su ~constancias retencin se elimina, no genera valores secundarios 23472] Constanclas de extudio * constancias [725-28 |HISTORIAS. |12.-28.1| Historias Académicas (de pregradoy [postgrado) + Formulario de inscripcién + recibo de pago + certficade médico Esunarchivo misiona,posee valores primariosy + copia acta de grado de bachiller | secundaros, se conservatotaimente, se + copia de diploma de bachiler Sgiatza + copia acta de grado de postgrado + copia de diploma postgrado + copia registro civil de nacimiento + fotocopia de cédula (T-Consenacion Total E: Etiminacion MD: Micofimacion Fla Responsate Jefe de Arcivo yComespondenda 8: Seleccién ‘RuthElisaCaiienasBayona Fecha: 1agostodel2014MACROPROCESO DE APOYO ‘coDIGo: Dore PROGESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 4 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PAGINA: 2403 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA COFICINA PRODUCTORA: OFICINA ADMISIONESY REGISTRO co 123 SG OAR fx. TETENCIN —[EPOSTEION Fa 60160 PROCEDIMIENTOS ‘SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES + recibo de pago derecho matricula + novedad académica + aviso prensa + alileaciones *ficha de grado + acta de sustentacién + paz y sao académico rz330_|INFOF 1123-207 | Informe de Gestion 2 x Vencida su retenciin en archivo central elinar requerimientos su original reposa en la secretaria general z3307q Informes Estadisticos Bales x Recopia bs informes a entidades que consoidan iiformacin | + reportes de las univeredades pubicas, Fnalzada su retencion en + SNIES central, e8 elimina, su orginal eposa en la vicerrectorla + SPADIES [académca, no genera valores secundarios, raaae 5 Ral RE 1123-262 | Libro radicado de actas de grado + lieos | a5 |x|. | x} [Esunacnwemisional posse valores pimaroey E3363 | Libro radicado de diplomas secundaros, se conserva otaimente, digtalizar “bros + seguimientos faza46_|PROCESOS. Finalzada u Telencon en archivo ental, s8 conse, 123.46. Proceso académico de Admisiones 3 | 7 |x] ] x] |enera valoreshistéricos se digitaliza, archivo electronico (CT:Gonseracén Total E:liminacion WO: Microfimacson ym) Uf gecesi FimmaResponsable.__| |__| __Jele de Archivo yCorespondencia Jee de Active yComespondenciaMACROPROCESO DE APOYO CODIGO: ADOrO23 PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOGUMENTAL VERSION PAGINA de ENTIDAD PRODUGTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ADMISIONESY REGISTRO cop 122 scoaR TAT STAT coco] series yiros pocumentates |*=%°] eno] cl « [ual « PROCEDIMIENTOS ext] Soma “SRST SSUES “omulate samen ado adios FLS4E2| Proceso académico de HomoTogacionea asa a een on AHS OTE wT 3 | 7 [x] |e] |eenrevsores neicoey se agtata sce elocenico stuctvo [25464] Proceso acadmizo deReinaresos | 2] 3] | x] | ~|Frateada secon on Wo a winstsevo erin, perce vat pina -respuesta [FES4E5] Proceso acadimica deValldacionos [3] 7x] | x] ~ | Fleas auton on archiva canal as Carson sinstsevo eneravlores tre 0 dan, whe eric resultados 2357 |REGISTROS 123-614 {e Calificaciones. Hedaece cecanm 5 rie = [Finalizada su retencion en archivo central, se conserva, snovedades: | genera valores historicos y se digitaliza, ESET Regios de Watriculas 3 [7 |X] || |e activo riseal posse vars pina * eronogramas secinderoe ee conse lament Se Diptlza nstuclvos CT:Conservacion Tota :Eliminacion MID: Micofimacion 8: Seleceion [] [emrssetentn expt mere bre + visitas sitios del portal wars et sons See onto ' *| | Finalizada su retencién en central, se conserva porque “Soo Ceeaen ater art fe arora +t + diagnostico |soporta decisiones administrativas: — = : Eliminacion Rig D p) ':Seleccién Famer [IL orn oepta TundictrerasBoana Fecha: 1ogonodel20'¢MACROPROCESO DE APOYO ‘coDigo: ADora23 PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 4 PAGINA: 4 de 4 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA COFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE COMUNICAGIONES cop 14 OAc RETENCION paroscionrial —— céoico| series y IPOs DocuMENTALES [M*D'9|arctiol >] ¢]m] 5 PROCEDMMENTOS ion} Contra D css TARTS | Proyecto de medios veuales vamtprayects *dagnostico ‘abla #4822 | Proyecto Goblerno on Tinea | |rinatzada su retencién en central, se conserva porque Sm el 3 |7 [Scpora decisiones adrinsvatvas para la stoi y la + viabilidad cae T44ERS | Proyecto instucional x “anteproyects, + diagnostco “viabildad cron Er Eiminacin WD Miofimacin FrmaRespesabe: ete cio yConespandenia = ‘RuiisaCardenasBayona ‘Fecha: 11 agostodel2014POET eee ee aC ‘PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PAGINA de 3 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA, OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISTEMAS Y TECNOLOGIA cop tsost RETENGION [BNPOBCION FAI] | cooico] SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES [Archiv9] «anol PROCEDIMIENTOS ao |v! cx} & |wo] Gestion 5Z__|RCTAS T 16.2.17 | Actas de Comité de Sistemas Res. 207e2005y Res 052462012, Fnaizadasureteneénen * Convocatoria ala Reunién 3 | 7 |x| |x] |conratseconservaperquescpodadecisionesadminstatias + Listado de asistencia + Anexos FEZaT | Actas de Reunion Fratizadacu retancion on onal socorsenvaporquewopota * Convocatoria a la Reunién 3] 7 [x] |x] |sccisiones edminisratvas * Listado de asistencia = Anexos i642 —|GIRCULARES. 16-124 | Circulares informativas ached x Finaizadasuretencin seelimina, no generavaloessecundarios * crculares Teas 1618.2 | “Conceptos técnicos ay |e x + Solicitud Fnaizadasuretncién se elimina nogeneravaloressecundaios + respuesta + Documentos soportes [16-8 |FISTORIAS Fralzadanureiscioen icon soconsoraydigaza 18-288 | Historias recursos informaticos 3 | 5 |x| |x] [ecners valores secundaris, + hoa de contol + serial + anes (CT: Conservacién Total E:Eliminacion MID: Microfimacién 8: Seleccién Aon? rotate senate ini ef _L sete Activa yConespondencia‘coDIGO: ADOM23 MACROPROCESO DE APOYO VERSION PROCESO GESTION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PAGINA: 2 de3 ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA COFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISTEMAS Y TECNOLOGIA cop 1spst TRETENCION | DISPOSICION FNAL| co0ico| SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES [Archivo] g-cniyo] PROCEDIMIENTOS ‘de (ARCH cr! [uo} Ss estén 7530 |INFORMES Fralzadasuretencion seal, nogeveravaloressecundar 16.30.7 | Informe de Gestion originalen elconsolidade de Rectoria * Solicitud + informe E37 —]LICENCIAS Finalzada su retencion en el conral, se conserva y digital 146-3722 | Licencia de software 3 | 7 |x| |x] [oenera valores secundarios, archivos elecénicos “acta de compromiso ‘Hioencia 7643 [PLANES 115-43.4 | Plan de accién institucional or] an x Finaada su retencon oe elimina, ro genera valores secundarios, sv original esta en Planeacion Estudios de necesidades “plan propuesto 7643.42) Plan de mantenimiento recursos informaticos 3 | 2 x + solicitudes + listado programacién mantenimiento, EaST3] Plan de Mejoramtento ane x Finatzada su elenclin se lina, ro gonera valores seomndaios, + requerimientos sv orginal esta en Control interno + seguimientos, 5414] Plan de seguridaddeinformacion |, | 4 |x| | x loloctrénica [Gumpida su retencion enarchivecenvalseiecconarelS%edeTa documentacién decada2afios yransteriralhistéio,dgtalizar Finaizada eu retencion en al coiral, se consenva y digitaliza, genera valores secundarios, archivos electrénicos Cr. Consenaion Toa E: Eliminacién Arn peawe [AJAY ele de Active yCorespendencia ao teehee