le

a
a
u

e
i

ol
A

Id
tr a
P a g e  | 22 

ge
C
e

n
g

al
us

lle
le

de
i
A

l
ol

Co
ra
2.1 – Identify, negotiate and document project boundaries 

ge
I
e
C

n
g

l
s

le
al

a
e

a
u
By the end of this chapter, you should be able to: 

e
i
l
e

ol
A

l
l

d
a
o
Id

 Explain what is meant by a WBS and its use in documenting project boundaries

lC
I
r
e
C

an
g
n

s
l

a
e
 Identify how to account for negotiated boundaries
a

u
lia

e
i
l
e

l
l

o
d
ra
Co
Id
ra

 Outline the benefits of identifying project boundaries

C
I
e

an
g
st

l
s
l

a
e
a

u
lia

 Document the boundaries of a relevant project.

de
i
l
e

l
l

a
Co
d
ra

I
r
e
I

Project boundaries 

n
g
st

an

us
l

lia
a
Au

It is important to clearly establish the boundaries of your oject at the very beginning. Boundaries ensure 

l
e

A
i

d
l

tra
Co
d

that the scope of the project is clearly defined in detail. They should be measurable so that you can 
ra

I
e
I
ge

n
continually check expectations and targets against the actual progress and boundaries of the project. 

g
st

s
l

lia
a

u
a

Identifying project boundaries will ensure that your team are able to manage their own activities, since 
Au

l
e

A
i

ol
l

tra
they understand the limits of their role and the project. It also makes the project management 
d
a

e
C
I
r
ge

processes easier, as they should need to exercise less direct control to keep the project within the 

eg
t

s
l
s

ea

u
le

lia

expected scope.  
u

A
l
A
ol

tra
Co
d
tra

e
If boundaries are not identified the individuals and teams within your project will not be able to carry 
I
ge
lC

eg
n

s
l
out their responsibilities. There will be no foundation for controlling performance within the project or 
s

Au
le

lia
u

l
de
for making delegations. 

l
A
l

Co
tra
Co

e
I
e

g
Boundaries may include: 
n
eg

al
s

lle
l

a
ea

 Constraints/Exclusions
e

A
i
l

l
ol

o
d
a
Id

e
C
I
r
e
lC

o these outline any limitations on the project,

g
t

n
g
n

l
s

lle
ea
particularly in relation to what is not included
e

lia
ea

u
l

A
l

within the scope of the project

Co
Id
tra
o
Id

e
C

n
g

 Product/service specifications
n

l
s
l

ea
lle

a
ea

u
ia

i
A

Co
d
l

these set out exactly what product/service is
ra
Co

o
Id
ra

I
e

expected, including required characteristics
t

n
g
st

l
s
l

ea
lle

lia
a

and specific processes, in order to meet the
Au
ia

needs of stakeholders
Id
l

ra
Co
d
ra

e
I

st

n
g
st

 Project deliverables
l

lle

lia
a

u
lia
Au

Id
a
o

these are the specific results of the process of
Id

o
ra

r
ge
C

st

the project.
n
st

lle

lia
ea

u
a
Au

A
i

Documenting project boundaries 
al

ra
Co
Id

ge
r

st

It is essential to clearly document the boundaries of your project. In doing so, you will ensure that all 
st

lle
ea

Au
ia

stakeholders can work towards a common goal fully informed of the limits of the project. It will also 
Au

provide a yardstick against which the success of the project can be measured.  
Id
ra

ge
lC
st

le
ea
lia
Au

ol
Id
tra

lC
n
us

ea
lia
 le
a
a
u

e
i

ol
A

Id
tr a
P a g e  | 23 

ge
C
e
 

an
g

al
us

lle
le

de
i
A

l
ol

Co
ra
Statement of work 

ge
I
e
C

n
g
One of the most common ways of documenting the boundaries of your project is through creating a 

l
s

le
al

a
e

a
u

e
scope statement, sometimes also known as a statement of work (SOW).  It is a document that clearly 

i
l
e

ol
A

l
l

d
ra
o
Id

sets out and defines the scope of the entire project. 

lC
I
e
C

an
g
n

s
l

a
e
a

u
The SOW should clearly define the boundaries relating to: 
lia

e
i
l
e

l
l

o
d
ra
Co
 Budgets 
Id
ra

C
I
e

an
g
st

l
s
 Schedules, milestones and deadlines 
l

a
e
a

u
lia

de
i
l
e

l
l

a
Co
d
ra

 Necessary resources  

I
r
e
I

n
g
st

us
l

lia
 The roles of team members and relevant personnel/stakeholders 
a
lia
Au

l
e

A
l

d
tra
Co
d
ra

 Exact deliverables. 

I
e
I
ge

n
g
st

s
l

lia
a

u
a
Au

Work breakdown structure 

l
e

A
i

l
l

tra
Co
d
a

A Work Breakdown Structure (WBS) organises your project into smaller, more manageable sections. It 

e
I
r
ge

eg
t

should represent a flowchart in which all elements are logically connected. The scope and boundaries 
n

s
l
s

ea

u
le

lia
Au

will be defined into chunks that the project team can understand.  Each level of the WBS then provides 

A
l
ol

tra
Co
d
tra

further definition and detail.  

e
I
ge
lC

eg
n

s
l
s

The elements within the WBS are the tasks related to a project. These are illustrated in a way that 
a

Au
le

lia
u

l
e

l
A

portrays their relationships to each other and the project as a whole. A WBS can help a project manager 
ol

Co
d
tra

e
I

to predict outcomes based on various scenarios and this means that good, informed decisions can be 
e
lC

g
n
g

al
s

made about potential changes. It can, therefore, identify areas in which the project might exceed its 

lle
lle

a
ea

A
i

scope or boundaries.  
A

o
d
a
Co
Id

e
C
I
r
e

g
t

A work breakdown structure may include: 
n
g
n

l
s

lle
l

ea
e

a
ea

 Activity and task descriptors 
i
l

l
ol

Co
Id
ra
Id

e
C

o these will briefly summarise the breakdown elements 
t

n
g
n

l
s
l

ea
lle

a
ea

u
ia

 High‐level deliverables framework 
i
A

Co
d
l

ra
Co
Id
ra

I
e

these are the major deliverables of the project 
n

o
g
st

l
s
l

ea
lle

lia
a

u
lia

de

o they can be broken down into lower deliverable until 
Id
ra
Co
tra

you have manageable tasks 
I

st

n
g
n

l
s

lle

lia
a

u
lia
Au

 Multi‐level task granulation 
e

Id
a
o
Id
tra

r
ge
C

o multi‐level task granulation involves combining tasks of differing importance and 
st

n
n

l
s

lle

lia

it allows you to plan more effectively 
ea

u
lia
Au

ra
o
Id
tra

 Work breakdown task dictionary 
ge
C

st
n

l
s

lle
ea

Au
ia

this contains every detail that is necessary to complete your project 
Au

o
l

o
Id
ra

ge
lC

o it provides definitions for each component in your WBS. 
st

le
ea
lia
Au

ol
Id
tra

lC
n
us

ea
lia
 le
a
a
u

e
i

ol
A

Id
tr a
P a g e  | 24 

ge
C
e
 

an
g

al
us

lle
le

de
i
A

l
ol

Co
ra
Negotiating project boundaries 

ge
I
e
C

n
g

l
s
Throughout the course of any project, the boundaries will inevitably be pushed. This may be through 

le
al

a
e

a
u

e
i
l
e

ol
circumstances beyond your control or perhaps by stakeholders requesting changes. In scoping the 

l
l

d
ra
o
Id

lC
project correctly and specifically, you should be able to factor for at least some issues which may 

I
e
C

an
g
n

s
challenge the boundaries of your project.  
l

a
e
a

u
lia

e
i
l
e

l
l

o
d
ra
Co
Overestimate  
Id
ra

C
I
e

an
g
st

It is always tempting to underestimate how long a particular task or project might take, or how much 
n

l
s
l

a
e
a

u
lia

something might cost. However, rarely does everything go entirely to plan. Interruptions, problems and 

de
i
l
e

l
l

a
Co
d
ra

distractions all occur that can take away from your anticipated targets. Missing your targets then has 

I
r
e
I

n
the effect of forcing you or the team to play catch up, which can have a detrimental effect on the quality 

g
st

us
l

lia
a
lia
Au

of your work. Where possible, allow more time, money and resources than you think you’ll need. It’s 

l
e

A
l

d
tra
Co
d

better to include them in your plan and then not need them, than it is to find yourself panicking and 
ra

I
e
I
ge

cutting corners.  

n
g
st

s
l

lia
a

u
a
Au

l
e

A
i

l
Specify expectations and meanings  
l

tra
Co
d
a

e
I
r
ge

At the beginning of any project, you will sit down with the 

eg
t

s
l
s

stakeholders and outline what the deliverables of the project are. It is 
ea

u
le

lia
Au

A
l
important that you ensure get sufficient specificity from the 
ol

tra
Co
d
tra

e
I
ge

stakeholder to allow you to plan effectively and efficiently achieve the 
lC

eg
n

s
l
s

project deliverables. For example, the stakeholder might request that you 
a

Au
le

lia
u

l
e

l
design them a new lamp. This is where you would need to clarify 
A
ol

Co
d
tra

e
exactly what they want. Is it a floor, wall or table lamp? What 
I
e
lC

g
n
g

al
s

colour? What materials? By asking detailed questions up front, you 

lle
lle

a
ea

A
i

will be able to define the boundaries of your project.  
A

o
d
a
Co
Id

e
C
I
r
e

g
t

Also, remember that you can specify what is explicitly not included within the scope of your project. 
n
g
n

l
s

lle
l

ea
e

a
ea

Using the lamp example, for instance, you might clearly explain that you will not design a lightbulb to go 
i
l

l
ol

Co
Id
ra

with the lamp. This will further prevent shifting boundaries.  
Id

e
C

n
g
n

l
s
l

Communication 
ea
lle

a
ea

u
ia

i
A

Co
Keep in regular contact with all members of your project team and with all relevant stakeholders. This 
d
l

ra
Co
Id
ra

I
e

way, if there are any changes that need to occur to the boundaries of the project, they can be 
t

n
g
st

l
s
l

ea
accounted for early and incorporated into the project plans. It is much easier to address small issues as 
lle

lia
a

u
lia

de

they arise than it is to present the stakeholder with a finished product that doesn’t satisfy them, forcing 
Id
ra
Co
tra

you to make considerable changes which will cost further time and money.  
I

st

n
g
n

l
s

lle

lia
a

u
lia
Au

 
e

Id
a
o
Id
tra

r
ge
C

   
st

n
n

l
s

lle

lia
ea

u
lia
Au

   
A

ra
o
Id
tra

ge
C

st
n

l
s

lle
ea

Au
ia
Au

o
Id
ra

ge
lC
st

le
ea
lia
Au

ol
Id
tra

lC
n
us

ea
lia