Dear Miss Hang,

I would like to invite you to a meeting to discuss the present situation of the
company.

The meeting will take place on 1st June, starting at 8 a.m. and finishing at 10.30
a.m. It will be held at D201, Foreign Trade University, 91 Chua Lang, Lang
Thuong, Dong Da, Ha Noi. About 500m from Vincom – Nguyen Chi Thanh.
Please can you confirm whether you will be able to attend the meeting by the
end of this week.

In the meeting I will talk aI have enclosed three additional documents which
provide some background information on . An agenda will also be sent to you
shortly.

I look forward to hearing from you. Kind regards

Best wishes

Thu Lan

Managing Director
How to write a formal email
Follow these five simple steps to make sure your English emails are perfectly
professional.
1. Begin with a greeting
Always open your email with a greeting, such as “Dear Lillian”. If your
relationship with the reader is formal, use their family name (eg. “Dear Mrs.
Price”). If the relationship is more casual, you can simply say, “Hi Kelly”. If
you don’t know the name of the person you are writing to, use: “To whom it
may concern” or “Dear Sir/Madam”.
2. Thank the recipient
If you are replying to a client’s inquiry, you should begin with a line of thanks.
For example, if someone has a question about your company, you can say,
“Thank you for contacting ABC Company”. If someone has replied to one of
your emails, be sure to say, “Thank you for your prompt reply” or “Thanks for
getting back to me”. Thanking the reader puts him or her at ease, and it will
make you appear more polite.
3. State your purpose
If you are starting the email communication, it may be impossible to include a
line of thanks. Instead, begin by stating your purpose. For example, “I am
writing to enquire about …” or “I am writing in reference to …”.
Make your purpose clear early on in the email, and then move into the main text
of your email. Remember, people want to read emails quickly, so keep your
sentences short and clear. You’ll also need to pay careful attention to grammar,
spelling and punctuation so that you present a professional image of yourself
and your company.
4. Add your closing remarks
Before you end your email, it’s polite to thank your reader one more time and
add some polite closing remarks. You might start with “Thank you for your
patience and cooperation” or “Thank you for your consideration” and then
follow up with, “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me
know” and “I look forward to hearing from you”.
5. End with a closing
The last step is to include an appropriate closing with your name. “Best
regards”, “Sincerely”, and “Thank you” are all professional. Avoid closings
such as “Best wishes” or “Cheers” unless you are good friends with the reader.
Finally, before you hit the send button, review and spell check your email one
more time to make sure it’s truly perfect!

.
Formal email
1. Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname
(họ).

 Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

 Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người
nhận:

 “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

 How are you? How are you doing? How are things? How have you
been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

 Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới
công ty ABC)
 Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
 Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
 I hope you are doing well (Hy vọng anh vẫn khỏe)
 How have you been? (Anh dạo này thế nào?).
 I am very happy to receive your email (Tôi rất vui khi nhận được mail
của bạn)
 Thank you for your email (Cảm ơn email của bạn).

Hãy vận dụng linh hoạt các cấu trúc vào email Tiếng Anh
3. Introduction – Lý do viết thư

Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….

 I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
 I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để
yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
 We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire
about/ to complain/explain/apologize.
 I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được
địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)

4. Main point – Nội dung chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo
phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn
nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

 As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
   Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên
quan đến… / Liên quan với…)
 As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
 As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước
đó…)
 As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Yêu cầu

 I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)

 I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
 I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn
biết thêm chi tiết về việc…)
 I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
 I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến
việc có thêm chi tiết về việc…)
 I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh
về…)
 I am writing to ask for the information about… (Tôi viết thư này để yêu
cầu quý vị cung cấp thông tin về…)
 I am writing with reference to… (Tôi viết thư này để đề cập đến…)
 I am writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu…).
  Might I take a moment of your time to…? (Tôi có thể xin chút thời gian
của bạn).

Dạng 3: Thông báo tin tốt

 We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo
với bạn rằng..)
 You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Thông báo tin xấu

 It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
 We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà
rằng…)
 After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét
kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)

Đề cập đến tài liệu đính kèm:

– Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)

– Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)

– Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn
có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được
không?)

- I am interested in… and I would like to… (Tôi rất quan tâm đến… và
muốn…)
- We carefully consider… and it is our intention to… (Chúng tôi đã cẩn thận
xem xét… và mong muốn được…)
- Regarding…/ Concerning…/ With regards to… (Về vấn đề…)
- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy… được đính kèm trong email này).
5. Concluding sentence – Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình
huống:

 Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu
bạn cần thêm thông tin)
 If you would like any further information, please don’t hesitate to
contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
  I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được
phản hồi từ bạn)
 I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.
(Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
 Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu
anh/chị cần thêm bất cứ thông tin gì).
 Please do not hesitate to contact me if you need further information.
(Đừng ngại ngần liên lạc với tôi nếu anh/chị cần thêm thông tin).
 I am looking forward to hearing from you soon. (Mong nhận được hồi
âm sớm từ bạn)


6. Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật:

 Best,
 Best wishes,
 Regards,
 Take care,
 Bye,
 Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr,
Mrs,Ms…)
 Best regards,
 Warm regards,
 Yours sincerely,
 Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear
Sir/Madam)
 Yours faithfully,

Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng

tiếng Anh.
Salutation – Chào hỏi

 Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)
 Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)

Hoặc bạn cũng có thể tiếp cận 1 cách chi tiết hơn thông qua việc sử dụng các cấu
trúc câu tiếng anh dưới đây:

 I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có
một mùa hè thú vị)
  Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì
bức thư ngày 5/1).
 I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô
tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày
hôm nay).
 It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất
hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua)
 I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá
cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).

Starting – Mở đầu

 I am writing – Tôi viết e-mail nhằm…

 to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
 to confirm … – xác nhận…
 to request/ enquire about … – yêu cầu
 I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với
bạn vì…
 I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi
được biết rằng…. và tôi muốn biết…

Hoặc bạn cũng có thể mở đầu bằng cách nêu rõ mục đích của email này thông qua
các mẫu câu tiếng anh thông dụng như:

 I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông

báo với bạn rằng…
 I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với
bạn vì…
 I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi
được biết rằng…. và tôi muốn biết…
 Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc
trước đó
 Thank you for your e-mail  – Cám ơn bạn đã gửi mail luyện giao
tiếp tiếng anh
 Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
 In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
 Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn
về việc…
 With reference to our telephone conversation yesterday… – Như
chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
 Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta
vào tuần trước,…
  It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui
vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
 I would just like to confirm the main points we discussed on
Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo
luận vào thứ 3.

Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

 Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi
ngày 15 tháng 3.
 Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
 In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
 Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn
về việc…
 With reference to our telephone conversation yesterday… – Như
chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
 Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta
vào tuần trước,…
 It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui
vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
 I would just like to confirm the main points we discussed on
Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo
luận vào thứ 3.

Making a request – Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh

 We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao

nếu bạn có thể…
 I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có
thể…
 Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…
 Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng
tôi biết…
 In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận
được….
 It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi
cho chúng tôi…thì thật tốt quá
 Please let me know what action you propose to take. – Xin cho
tôi biết phương hướng giải quyết của bạn
Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ

 Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…?

 We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…
 We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng…
 Our company would be pleased to … – Công ty  chúng tôi rất sẵn
lòng…

Giving good news – Thông báo tin tốt bằng tiếng anh

 We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được

thông báo rằng…
 I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo
với bạn rằng…
 You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

Giving bad news – Thông báo tin xấu

 We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo
rằng…
 I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….
 Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi
không thể…
 After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi
xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

Complaining – Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn

 I am writing to express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm

bày tỏ sự không hài lòng với…
 I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/
khiếu nại về….
 Please note that the goods we ordered on (date) have not yet
arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa
đến.
 We regret to inform you that our order number …. is now
considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn
rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.
Các mẫu câu tiếng anh thường dùng để kết thúc email

 I would be grateful if you could attend to this matter as soon as

possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề
này càng sớm càng tốt.)

 If you would like any further information, please don’t hesitate to

contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với
tôi.)

 I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

 Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm

ngay khi các ngài có thể).

 Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms,
bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely,  (kính thư).

 Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay
Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)

Các mẫu câu tiếng Anh thương mại thường dùng

khi viết email
Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đặt hàng

 Thank you for all your quotation of …

 We’d like to cancel our order n° …..
 We’re pleased to place an order with your own company for..
 We could guarantee you delivery before …(date)
 Please confirm receipt of my order.
 I’m pleased to acknowledge receipt of your own order n° …..
 It’ll take about (two/three) weeks to process your own order.
 Your order is going be processed as quickly as possible.
 Unfortunately these articles are out of stock/ are no longer
available.

Cách viết email tiếng Anh trong công việc khi muốn viết thư xin lỗi

 Once again, please accept our apologies for …

 I regret all inconvenience caused (by) …
 I’d like to apologise for the (delay, inconvenience)…
  We’re sorry for the delay in replying to …

Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đề cập đến thanh toán

 payment of …
 My records show that we haven’t yet received
 Please send payment as soon as possible.
 According to my records …
 You’ll receive a credit note for the sum of …
 My terms of payment are as follows …

Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết hỏi giá

 I have pleasure in enclosing a detailed quotation.

 Please send me the price list.
 Please note that my prices are subject to change without notice.
 You’ll find enclosed my price list and most recent catalogue.
 I could make you some firm offer of …

Các mẫu câu viết email tiếng Anh thư tín thương mại khi muốn kết nối liên lạc cho
những lần giao dịch trong tương lai

 I look forward to a really successful relationship in our future.

 I’d be glad to do business with your own company.
 we’d be happy to have a great opportunity to work with your own
firm.
Form viết email tiếng Anh mang tính trang trọng
Dear Mr/ Mrs + surname
Chào đầu
Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ củ
thư
người nhận thư)

Dear Sir or Madam

Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người
nhận)

Bắt đầu viết Thank you for your letter/ email about…
thư Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…

Many thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.

I am writing to request information about/ inform you about/

complain about, apologize for…
Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ôn
bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…

I am writing regarding your letter.

Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.

I would like to offer congratulations on…

Let me congratulate you on…
Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…

I look forward to hearing from you without delay.

Chuẩn bị kết
Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ được đưa ra mà không có sự tr
thư
hoãn nào.

I hope to hear from you at your earliest convenience.

Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong
khả năng của ông/ bà.
 I hope to hear from you at your earliest convenience.
Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong
khả năng của ông/ bà.

Yours faithfully
Chào kết thư Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân
trọng”.

Yours sincerely
Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân
thành)”.

Regards/ Best regards/ Kind regards.

Trân trọng.

Form email tiếng Anh khi viết thư thân mật

Hello/ Hi + name
Chào đầu thư
Xin chào/ Chào + tên

Dear + name
Gửi + tên

Hi there!
Chào đằng ấy!

Bắt đầu viết Thanks for your letter/ email.

thư Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!

Thanks for writing to me.

Cảm ơn vì đã viết thư cho mình

I am writing to tell you about…

Mình viết để kể với bạn về…
 uess what?
Bạn đoán được không?

How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was
your holiday?
Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi
của bạn thế nào?

I’m sorry I haven’t written for a while…

Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…

It was great to hear from you again.

Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.

Chuẩn bị kết Hope to hear from you soon.

thư Mong sớm nhận được thư của cậu.

Looking forward to seeing you/ hearing from you.

Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.

I can not wait to meet up soon.