1

MỤ C LỤ C

LỜI CỦ A NHÀ XUẤT BẢ N …………………………………………………………………………………….. 3

THÔNG TIN ĐỘ I NGŨ TÁ C GIẢ ……………………………………………………………………………… 7
LỜI CỦ A TÁ C GIẢ ………………………………………………………………………………………………… 9
SỬ DỤ NG CUỐN SÁ CH NÀ Y NHƯ THẾ NÀ O? ………………………………………………………… 11
TÁ I BẢ N 2 CÓ GÌ MỚI? …………………………………………………………………………………….… 13
CHƯƠNG I: KHÁ I QUÁ T VỀ BAN TÀ I CHIN
́ H ………………………………………………………… 15
́ khung xương củ a mộ t dự án? ……………………………………… 15
1. Ban Tà i chinh,
2. Hà nh triǹ h mà ban Tà i chinh
́ sẽ đi qua ………………………………………………… 19
CHƯƠNG II: THỢ SĂN KHÔNG NGẠ I LÀ M VIỆC VỚI BẤT KỲ AI! …………………………… 23
1. Đầu tiên, thấu hiểu chinh
́ bản thân miǹ h …………………………………………..… 23
2. Thợ săn giỏi không là m việc mộ t miǹ h ………………………………………………… 26
3. Thứ chú ng ta săn ở đâu đó ngoà i kia …………………………………………………… 31
CHƯƠNG III: KHO VŨ KHI ́ CỦ A THỢ SĂN ……………………………………………………………… 35
1. Hồ sơ chương triǹ h: “thinh”
́ phải xịn …………………………………………………… 35
2. Hợ p đồng tà i trợ : Đã trói là phải chặt …………………………………………………… 44
3. Nghiệp vụ ngoại giao …………………………………………………………………………… 46
́ không chi ̉ kiếm tiền ……………………………………………………………… 51
4. Tà i chinh
CHƯƠNG IV: CÁ C CHỦ ĐỀ BÊN LỀ ………………………………………………………………………… 56
1. Phát triển bền vữ ng …………………………………………………………………………… 56
2. Phát triển thông minh ………………………………………………………………………… 57
3. Kỹ năng đà m phán ……………………………………………………………………………… 61
4. Ai cũ ng có vấn đề cá nhân …………………………………………………………………… 65
LỜI KÊT́ …………………………………………………………………………………………………………..… 67
TRI ́CH DẪN ………………………………………………………………………………………………………… 68

2
LỜI CỦ A NHÀ XUẤT BẢ N

Quý Độc giả thân mến,

Hiện nay, hoạt động ngoại khóa nói chung và hoạt động tổ chức sự kiện nói riêng
đã và đang diễn ra vô cùng phong phú trong giới học sinh, sinh viên. Trong khi yêu cầu
cả về số lượng và chất lượng cho hoạt động tổ chức các sự kiện ngày càng tăng cao
như một nhu cầu tất yếu của xã hội, việc thiết lập một tiêu chuẩn chung về cách thức
hay phương pháp thực hiện những hoạt động này là chưa có. Thêm vào đó, việc tìm
kiếm thông tin, lời khuyên hay kinh nghiệm thì lại rất khó khăn vì không có sự đối chiếu,
chính thống nào cả, đa phần đều dự a trên trải nghiệm cá nhân, không có sự tìm hiểu
nghiêm túc, bà i bản, có nền tảng ti ́ch lũ y nhất định. Hoạt động đào tạo thường chỉ gói
gọn trong phạm vi một tổ chức, một câu lạc bộ hoặc trong phạm vi một trường, giữa
hai hoặc ba thế hệ liền nhau theo hình thức chia sẻ kinh nghiệm. Vì lý do này, chất
lượng của những sự kiện do học sinh, sinh viên tổ chức nói chung vẫn chưa thể nâng
tầm theo đúng mức cần thiết. Nhiều chương trình mắc đi mắc lại một lỗi trong khâu tổ
chức trong nhiều năm mà không sửa được.

Trong hoàn cảnh đó, đội ngủ tác giả của Nhà Xuất Bản Già chúng tớ quyết định
xây dựng một dự án phi lợi nhuận mang tên: TỦ SÁCH CỦA CHÚNG MÌNH. Mục tiêu
ban đầu của dự án là nhằm xây dựng một bộ sách về việc hoạt động tổ chức chương
trình/sự kiện từ đó nâng cao hơn nữa năng lực của các bạn học sinh và sinh viên trong
quá trình thực hiện các hoạt động ngoại khóa. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện dự
án, chúng tớ muốn hướng đến một mục tiêu xa hơn nữa đó là có một tủ sách chung
nơi mà các bạn trẻ không những có thể tìm đọc về những kinh nghiệm của những người
đi trước trong các vấn đề mình quan tâm mà còn có thể tự mình tham gia đóng góp
xây dựng để kho kiến thức này ngày càng đồ sộ và cập nhật. Vì lý do đó, đội ngũ tác giả
của Nhà Xuất Bản Già chúng tớ rất KHUYẾN KHÍCH các bạn trẻ hãy cùng tham gia dự
án này với chúng tớ. Nếu bạn có ý tưởng về một quyển sách mà bạn cho rằng hữu ích
cho các bạn học sinh, sinh viên hãy liên lạc với chúng tớ theo thông tin ở dưới. Chúng
tớ sẽ hỗ trợ hết mình để giúp bạn hoàn thành cuốn sách này và đưa nó vào TỦ SÁCH
CỦA CHÚNG MÌNH.

3
 Quay trở lại với cuốn sách mà bạn đang cầm trên tay (hoặc nhìn thấy trên màn
hình). Đây là một trong bốn cuốn sách đầu tiên trong tủ sách này bao gồm: (1)
Mastermind (Kẻ Chủ Mưu), (2) Cẩm nang Thợ Săn Tài Trợ, (3) Cốt lõi của Cốt lõi, (4)
Ban Truyền Thông - Những kẻ “thả thính” ,được biên soạn bởi đội ngũ tác giả của Nhà
Xuất Bản Già, bao gồm:

1. Thắng Quang Ngọc – Tổng Biên Tập

2. Bùi Cảnh Thái

3. Nguyễn Khánh Linh

4. Nguyễn Hà Phương

Cả 04 tác giả trong Nhà Xuất Bản Già đều là những người đã có nhiều năm làm
các hoạt động ngoại khóa trong suốt cả quá trình học cấp 3 và khi lên đại học vì vậy
chúng tớ đã có ít nhiều những thấu hiểu về quy trình làm việc cũng như những ưu,
nhược điểm của các bạn học sinh/sinh viên khi làm các hoạt động này. Bộ sách này là
tổng kết những kinh nghiệm cá nhân của từng tác giả trên cơ sở đối chiếu chéo giữa
các thành viên trong ban biên tập và học hỏi kinh nghiệm từ những cá nhân khác giàu
kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Bộ sách chính là một nỗ lực nhỏ của chúng
tớ với mục tiêu nâng cao hơn nữa năng lực của các bạn học sinh và sinh viên trong quá
trình thực hiện các hoạt động ngoại khóa. Hi vọng đây sẽ là một tài liệu tham khảo hữu
ích cho các bạn học sinh, sinh viên đã, đang và sẽ tham gia vào các hoạt động tổ chức
sự kiện ngoại khóa.

Để có được bộ sách này, lời đầu tiên đội ngũ Nhà Xuất Bản Già xin được gửi
cảm ơn sâu sắc nhất đến bạn, người đang đọc cuốn sách này, vì đã quan tâm, tìm đọc
sách do chúng tớ biên soạn. Mỗi cuốn sách trong bộ sách này đều có sự tham gia góp
ý và sự chỉnh lý của toàn bộ các tác giả trong đội ngũ Nhà Xuất Bản Già. Ngoài ra, trước
khi phát hành, mỗi cuốn sách này đều được yêu cầu phải được đọc trước bởi một số
lượng độc giả nhất định và chỉnh lý sửa đổi trên ý kiến của độc giả để đảm bảo chất
lượng đầu ra. Hi vọng rằng, dù là lần đầu tiên viết sách đối với nhiều tác giả trên đây,
cố gắng này của chúng tớ sẽ làm hài lòng Quý Độc giả với chất lượng của cuốn sách.

4
 Nhà Xuất Bản Già cũng xin được gửi lời cảm ơn đặc biệt đến bạn Phạm Hùng
Anh vì đã có công thiết kế nên những bìa sách vô cùng đẹp và công phu cho mỗi cuốn
sách này. Chắc hẳn cuốn sách sẽ kém hấp dẫn đi một nửa nếu không có những thiết kế
đầy sáng tạo của bạn.

Cuối cùng, chúng tớ muốn được gửi tặng cuốn sách này đến thành viên trong
tất cả các thế hệ của tổ chức Leaders Of The Future (Trường THPT chuyên Hà Nội –
Amsterdam) và câu lạc bộ Team CNN Leaders (Trường THPT Chuyên Ngoại ngữ). Đây
là cái nôi trưởng thành của đội ngũ tác giả bọn tớ trong suốt 03 năm học cấp ba và là
nơi bọn tớ đã thu được những kinh nghiệm đầu tiên trên con đường thực hiện các hoạt
động ngoại khóa.

Cuốn sách cũng được đội ngũ tác giả trân trọng gửi tặng các bạn là thành viên
của Ban Tổ Chức chương trình BÃO. BÃO là một chương trình định hướng nghề nghiệp
cho các bạn học sinh cấp 3 thông qua trải nghiệm thực tế. Đây cũng là chương trình
đầu tiên đánh dấu sự phối hợp hoạt động giữa hai câu lạc bộ Leaders Of The Future và
Team CNN Leaders và là nơi mà các tác giả có cơ hội được lần đầu tiên gặp nhau và
làm việc với nhau. Vào thời điểm bộ sách ra đời, chúng mình vô cùng tự hào rằng BÃO
đã tròn năm năm tuổi. Đây có thể coi là món quà của thế hệ ban tổ chức đầu tiên gửi
đến cho ban tổ chức BÃO nhân dịp đánh dấu chặng đường nửa thập kỷ của chương
trình. Hi vọng rằng bộ sách sẽ là tài liệu hữu ích để Ban tổ chức các chương trình BÃO
về sau tiếp tục nâng cao chất lượng của chương trình hơn nữa.

Mọi ý kiến góp ý hay nếu có bất kỳ câu hỏi gì về nội dung các cuốn sách trong bộ
sách này, các bạn có thể liên lạc với tác giả của mỗi cuốn sách. Ý kiến của bạn sẽ được
các tác giả nghiên cứu kỹ lưỡng và hồi đáp trong thời gian sớm nhất.

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn,

Hà Nội, ngày 15 tháng 09 năm 2017

Thay mặt Nhà Xuất Bản Già

Tổng Biên Tập

Thắng Quang Ngọc

5
Lưu ý: Bản quyền của mỗi cuốn sách trong bộ sách này đều thuộc về đôi ngũ tác giả
của Nhà Xuất Bản Già. Mọi hành vi thay đổi, kinh doanh, phát hành, chuyển đổi sang
dạng lưu trữ khác hay bất kỳ một hành vi xâm phạm quyền nào khác theo quy định của
Luật Sở Hữu Trí Tuệ (SHTT) của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, đối với một
phần hoặc toàn bộ nội dung của mỗi cuốn sách trong bộ sách này mà không có sự đồng
ý trước của tác giả mỗi cuốn sách hoặc của đại diện của Nhà Xuẩn Bản Già (Tổng Biên
Tập) đều vi phạm pháp luật về SHTT và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp
luật.

6
THÔNG TIN ĐỘ I NGŨ TÁ C GIẢ

Thắng Quang Ngọc (1994)

Tác giả Ngọc là Founder của tổ chức Leaders Of The Future , nguyên Ủy viên Ban
chấp hành Hội sinh viên trường Đại học Luật Hà Nội nhiệm kỳ 2013-2015. Trong khoảng
thời gian gần 06 năm tham gia hoạt động ngoại khóa, Ngọc có kinh nghiệm làm việc
trong cả 03 ban chuyên môn là nội dung, truyền thông và đối ngoại/tài chính và đồng
thời từng là trưởng ban tổ chức nhiều chương trình khác nhau cả trong quá trình học
cấp 3 và Đại học. Ngọc cũng chính là người khởi xướng ý tưởng chương trình BÃO –
chương trình định hướng nghề nghiệp cho các bạn học sinh cấp 3 thông qua hoạt động
trải nghiệm do tổ chức Leaders Of The Future và Team CNN Leaders thực hiện. Ngọc
luôn được đánh giá là người có nhiều ý tưởng, có khả năng thuyết phục tốt và khả năng
lãnh đạo nổi trội. Trong bộ sách này, Ngọc là tác giả chính của cuốn sách cho Ban Nội
Dung - Mastermind (Kẻ Chủ Mưu), đồng thời cũng tham gia vào viết 02 cuốn Cốt lõi
của Cốt lõi và Cẩm nang Thợ săn Tài Trợ.

Email: thangquangngoc@gmail.com

Bù i Cảnh Thái (1995)

Đượ c biết đến vớ i vai trò là Leader thế hệ đầu tiên của tổ chứ c Leaders Of the
Future, và Bi ́ thư Đoà n trườ ng THPT chuyên Hà Nộ i - Amsterdam nhiệm kỳ 2011 - 2012,
Bù i Cảnh Thái đã tham gia tổ chứ c nhiều hoạt độ ng ngoại khóa, tình nguyện của họ c
sinh cấp 3, tiêu biểu như BÃ O (2013), Ngà y Hộ i Anh Tà i (2011). Trải qua nhiều cương
vi ̣, hoạt độ ng khác nhau như Trưở ng Ban tổ chứ c, Trưở ng ban Tà i Chi ́nh, ban Nộ i dung,
dấu ấn lớ n nhất của Thái nằm ở khả năng lãnh đạo và xin tà i trợ . Vớ i lối tư duy là m việc
việc táo bạo và linh hoạt, trong 2 năm hoạt độ ng của mình, Thái đã tham gia tổ chứ c
09 dự án lớ n nhỏ, là m việc trự c tiếp vớ i trên 20 đơn vi ̣ các cấp và thà nh công thu đượ c
nguồn tà i trợ có tổng giá tri ̣ lên đến 450 triệu đồng. Trong bộ sách nà y, Thái là tác giả
chi ́nh của hai cuốn sách Cẩm nang Thợ săn Tà i trợ , và Cốt lõ i của Cốt lõ i.

Email: buicanhthai4523@gmail.com

7
Nguyễn Khánh Linh (1996)
Tác giả Nguyễn Khánh Linh từng có kinh nghiệm trên 5 năm tham gia các hoạt
động ngoại khóa dành cho học sinh cấp ba cũng như sinh viên đại học, và gần 2 năm
làm việc trong lĩnh vực Truyền thông và Sự kiện. Khánh Linh từng là Chủ tịch Câu lạc bộ
Team CNN Leaders - Những nhà lãnh đạo trẻ Chuyên Ngoại Ngữ và Phó Bí thư Đoàn
trường nhiệm kì 2012-2013, thành viên và trưởng Ban Truyền thông tổ chức YVS
Vietnam. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, tác giả đã có cơ hội trau dồi kĩ năng
và thể hiện bản thân với nhiều sự kiện ở các vị trí quy mô khác nhau như Trưởng Ban
Tổ Chức Chương trình Bão 2013 và Cố vấn Bão các năm 2015, 2016, 2017, Trưởng Ban
Truyền thông chuỗi sự kiện IChallenged 2015, và gần đây nhất là Co-Chair của sự kiện
Innovatube Frontier Summit - sư kiện về công nghệ lớn dành cho cộng đồng startup tại
Hà Nội. Với những kinh nghiệm của mình, Khánh Linh là tác giả chính của cuốn sách
Ban Truyền Thông - Những kẻ “thả thính” và tham gia hỗ trợ cuốn sách Ban Nội Dung
- Mastermind (Kẻ Chủ Mưu).

Email: nguyenkhanhlinh6496@gmail.com

8
LỜI CỦ A TÁ C GIẢ

Xin chào! Mình là Bùi Cảnh Thái, một trong những lãnh đạo thế hệ thứ I của tổ
chức Leaders of the Future (LOF), và là tác giả của cuốn sách này. Qua cuốn sách “Cẩm
Nang Thợ Săn Tà i Trợ ” này, mình mong muốn có thể chia sẻ chút hiểu biết của mình
với bạn về mối quan tâm chung của chúng ta – kỹ năng xin tài trợ. Nào, hãy đọc tiếp để
xem bạn có thực sự cần nó không nhé?

“Em chưa từng đi xin tài trợ bao giờ!” hay “Không biết nên làm việc này thế nào!”
là những phản ứng quen thuộc của các bạn học sinh khi lần đầu tiên tham gia vào các
hoạt động tài chính của một tổ chức hay một hoạt động nào đó (thực ra là nhiều người
làm nhiều lần vẫn vô cù ng bối rối không biết chắc cần phải là m gì nên các bạn tân binh
cứ yên tâm). Trong khi đó, việc tìm kiếm thông tin, lời khuyên hay kinh nghiệm thì lại
rất khó khăn vì không có sự đối chiếu, chính thống nào cả, đa phần đều dự a trên trải
nghiệm cá nhân, không có sự tìm hiểu nghiêm túc, bà i bản, có nền tảng ti ́ch lũ y nhất
định (thực ra bản thân mình cũng chưa từng làm một nghiên cứu chuyên sâu về vấn
đề này, kiến thứ c chủ yếu dựa trên suy luận và thử sai). “Cẩm Nang Thợ Săn Tà i Trợ ”
sẽ là một trong những tài liệu đầu tiên như vậy, mặc dù tất nhiên sẽ có nhiều thiếu sót
và bi ̣ ảnh hưởng bở i quan điểm cá nhân, mình nghĩ cuốn sách này vẫn đủ thú vị để các
bạn cùng đọc và tham khảo.

Tiếp theo, mình muốn dành lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tổ chức Leaders Of the
Future (LOF), tổ chức đã mang lại cho mình rất nhiều những trải nghiệm quý giá, nhữ ng
điều mà thiếu chúng mình sẽ không thể có ngày hôm nay được. LOF đã luôn là nguồn
động lực và đam mê của mình trên từng chặng đường.

Mình xin gửi lời cảm ơn tiếp theo đến anh Thắng Quang Ngọc - thành viên ban
biên tập. Anh là một trong ba founder của tổ chức LOF, luôn là ngọn lửa sáng và là linh
hồn của tổ chức, một người mình luôn ngưỡng mộ. Đặc biệt cảm ơn anh vì đã ủng hộ,
đồng ý tham gia biên tập cuốn sách này, giúp mình có một sản phẩm tốt nhất có thể
đến tay bạn đọc.

Lời cảm ơn tiếp theo xin được gửi tới bạn Nguyễn Hà Phương, và Nguyễn Khánh
Linh, hai thành viên Ban điều hành câu lạc bộ Team CNN Leaders (TCL) nhiệm kỳ 2013

9
- 2014 (THPT chuyên Ngoại Ngữ). Các bạn đã giúp đỡ mình rất nhiều trong việc hoà n
thà nh cuốn sách này, và bỏ công sứ c biên tập để cuốn sách trở nên thân thiện, dễ đọ c,
dễ tiếp cận hơn vớ i mọ i ngườ i.

Và xin một lần nữa cảm ơn tất cả những ai đã và đang đọc cuốn sách này, hi
vọng cuốn sách này ngoà i việc cung cấp cho các bạn nhữ ng thông tin bổ i ́ch, nó cò n có
thể khi ́ch lệ các bạn tìm đến nhữ ng lối tư duy mớ i, độ t phá hơn, giúp các bạn đọ c thà nh
công trong hà nh trình của mình.

10
SỬ DỤ NG CUỐN SÁ CH NÀ Y NHƯ THẾ NÀ O?

Cuốn sách phù hợp nhất với đối tượng học sinh, đặc biệt là học sinh cấp ba,
và có thể bao gồm cả sinh viên đại học, và dà nh cho những ai đã, đang và sẽ tham
gia các hoạt động xã hội, từ thiện, tình nguyện có sự tham gia của yếu tố Tài chính,
và cụ thể là hoạt động xin tài trợ. Mình hi vọ ng rằng, sau khi đọ c xong cuốn sách
nà y, mình có thể giúp cho các bạn có đượ c mộ t sự chuẩn bi ̣ kỹ cà ng hơn về cả tư
duy là m việc lẫn kỹ năng nghiệp vụ tà i chi ́nh, từ đó xây dự ng đượ c sự tự tin và
chuyên nghiệp cần thiết của tay thợ săn cừ khôi.

Bố cụ c cuốn sách đượ c chia thà nh bốn chương chi ́nh như các bạn có thể
thấy ở mụ c lụ c. Chương thứ nhất vớ i tên gọ i “Khái quát về ban Tà i chi ́nh” trình bà y
chi ́nh xác nhữ ng gì như tên gọ i của chương. Đầu tiên, mình muốn giớ i thiệu tớ i
ngườ i đọ c mộ t cái nhìn mang ti ́nh hệ thống và tổ chứ c về ban Tà i chi ́nh, và sau đó
mộ t tóm tắt đơn giản về hà nh trình của ban Tà i chi ́nh theo trình tự thờ i gian, phần
nà y sẽ rất có i ́ch vớ i nhữ ng ai tìm kiến nhữ ng hình dung cụ thể, trình tự . Không chi ̉
rất có i ́ch trong việc giúp nhữ ng tân binh của ban Tà i chi ́nh có mộ t cái nhìn toà n
diện và cụ thể về cấu trúc, hoạt độ ng của ban Tà i chi ́nh, chương I cũ ng có thể có
i ́ch cho nhữ ng ngườ i đã già u kinh nghiệm, nếu các bạn muốn đối chiếu và cải thiện
nhữ ng ý tưở ng đượ c trình bà y. Chương thứ hai có mộ t cái tên mỹ miều hơn “Thợ
săn không ngại là m việ c vớ i bất kỳ ai!”, đượ c viết ra vớ i mụ c đi ́ch thảo luận về kỹ
năng tương tác vớ i các đối tượ ng khác nhau, bao gồm cả chi ́nh bản thân của mộ t
Thợ săn. Theo ý kiến của mình, nhữ ng kỹ năng mềm đượ c giớ i thiệ u sẽ là nhữ ng
giá tri ̣ then chốt khiến mộ t Thợ săn có thể hoạt độ ng hiệu quả, nhi ̣p nhà ng như
mộ t khối vớ i các thà nh viên khác trong tổ chứ c và nhờ đó thà nh công vớ i nhiệm
vụ đượ c giao. Chương nà y có thể đặc biệt hữ u i ́ch đối vớ i nhữ ng bạn muốn hiểu
rõ và sâu hơn về ban Tà i chi ́nh như mộ t mạng lướ i tương tác hữ u cơ và sự khác
biệt đặc thù của ban Tài chi ́nh. Chương thứ ba vớ i tên gọ i “Kho vũ khi ́ của mộ t Thợ
săn”, đề cập đến nhữ ng nghiệp vụ cơ bản nhất mà nhữ ng thà nh viên ban Tà i chi ́nh
phải hiểu và là m đượ c. Chương cuối cù ng, “Các vấn đề khác”, thảo luận nhữ ng chủ
đề riêng biệt hoặc mình muốn dà nh ra mộ t không gian riêng thay vì bi ̣ bó buộ c bở i
hệ thống dà n ý chi ́nh thứ c. Các phần nà y đượ c viết độ c lập để đảm bảo rằng ngườ i

11
đọ c có thể tù y ý và tiếp cận nhữ ng nộ i dung mình quan tâm mà không bi ̣ giớ i hạn
bở i nhữ ng gì đượ c thảo luận ở các chương trướ c.

Xin đượ c lưu ý vớ i ngườ i đọ c rằng tất cả các nội dung trong cuốn sách đều
là trải nghiệm cá nhân nên cuốn sách có thể sẽ có nhiều thiếu sót, mong các bạn
thông cảm và chỉ sử dụng như một tài liệu tham khảo. Mình không chịu trách
nghiệm với cách bạn sử dụng những thông tin này.

Ngoà i ra, mình rất mong rằng nhữ ng ngườ i đọ c tâm huyết sẽ tìm ra sai sót
của mình, dùng bút ghi chú trực tiếp vào cuốn sách những gì bạn quan tâm, những
gì bạn nghĩ, đúng, sai, kết luận, điều đó sẽ giúp hỗ trợ cho việc học tập trong lĩnh
vực này nói riêng và tạo một thói quen học tập chủ động nói chung cho tất cả các
hoạt động khác.

Cuối cùng, nếu có thể, hãy gửi hoặc chia sẻ những nhận định của bạn tới tổ
chức, ban biên tập, tác giả hay bất kỳ một ai để chúng ta có thể cùng nhau cải thiện
những tài liệu như thế này cho các bạn học sinh, cùng nhau học tập.

Cảm ơn các bạn rất nhiều!

12
TÁ I BẢ N 2 CÓ GÌ MỚI?

Đầu tiên, ý tưở ng tái bản sách đượ c đề cập đến và o di ̣p kỷ niệm 7 năm thà nh
lập tổ chứ c LOF, và đồng thờ i cũ ng là di ̣p chuẩn bi ̣ cho năm thứ 5 của sự kiện Bão, mộ t
chương trình đánh dấu ấn quan trọ ng cho sự liên kết chặt chẽ và thân mật giữ a tổ chứ c
LOF và tổ chứ c TCL. Đồng thờ i, ban biên tập cũ ng ghi nhận rằng ấn bản đầu tiên của
cuốn sách vớ i tên gọ i “Trở thà nh Thợ săn trong bảy tỷ bướ c” đã nhận đượ c sự ủng hộ
nhiệt tình vượ t kỳ vọ ng từ bạn đọ c, vớ i tổng số lượ t tải xuống chi ́nh thứ c từ lên tớ i hơn
6000 lượ t chi ̉ sau hơn 2 năm lưu hà nh. Tuy nhiên, ban biên tập cũ ng nhận thấy rằng
cấu trúc cuốn sách vẫn cò n rất nhiều điểm hạn chế và thiếu sót, vậy nên ban biên tập
đã quyết đi ̣nh khở i độ ng dự án viết sách giáo khoa cho tất cả các ban trong ban tổ chứ c,
và bên cạnh đó là tái bản lần hai cuốn sách cho ban Tà i chi ́nh vớ i tên gọ i “Cẩm nang
Thợ săn Tà i chi ́nh”, vớ i mụ c đi ́ch hoà n thiện nộ i dung, tiếp cận vấn đề bà i bản và logic
hơn nữ a, góp phần nâng cao chất lượ ng đà o tạo thà nh viên và hiệ u quả là m việc của
tổ chứ c.

Vậy, tái bản nà y cụ thể có nhữ ng gì khác biệt?

- Đầu tiên và quan trọ ng nhất, cuốn sách có thay đổi quan trọ ng về mặt cấu trúc.
Ở ấn bản trướ c, mạch văn và bố cụ c các phần đượ c triển khai chủ yếu dự a trên cảm
ti ́nh của tác giả, do đó tạo ra mộ t số khó khăn nhất đi ̣nh cho nhữ ng bạn đọ c muốn đọ c
nhanh và độ c lập từ ng phần. Bố cụ c của tái bản hai ra sao, xin mờ i bạn đọ c tham khảo
ở phần hướ ng dẫn cách đọ c cuốn sách.
- Tái bản hai cũ ng đượ c nhận nhiều sự thay đổi về giọ ng văn. Mặc dù không có sự
thay đổi gì về ngườ i viết chi ́nh, mình nhận thấy rằng giọ ng văn trong quá khứ của mình
cò n nhiều chỗ chưa phù hợ p và nên đượ c điều chi ̉nh, đảm bảo sự đọ c hiểu của ngườ i
đọ c, và khả năng lưu truyền của văn bản.
- Về mặt nộ i dung, ấn bản mộ t thự c sự nhấn mạnh và o việc sự dụ ng cá nhân, thảo
luận các vấn đề liên quan mật thiết và duy nhất đến bản thân ngườ i đọ c. Mặc dù cách
viết nà y có thể tạo ra mộ t liên kết mạnh vớ i ngườ i đọ c, cuốn sách đã bỏ qua nhữ ng góc
nhìn khác về ban Tà i chi ́nh như mộ t tập thể, mộ t khối trong Ban tổ chứ c, cách ban Tà i
chi ́nh vận hà nh và tương tác vớ i các ban khác. Như vậy, trong tái bản nà y, ngoà i lưu
giữ và cải thiện nhữ ng nộ i dung chú trọ ng và o sự phát triển cá nhân đã thà nh công ở

13
cuốn sách trướ c, mình muốn đưa thêm nhữ ng khi ́a cạnh cò n thiếu để giúp cho ngườ i
Thợ săn trưở ng thà nh từ tà i liệu nà y không phải là mộ t Thợ săn đơn độ c mà là mộ t
thà nh viên xuất sắc của mộ t nhóm Thợ săn xuất sắc. Để hiểu rõ nhữ ng gì mình nói ở
đây, xin mờ i các bạn dà nh thờ i gian đọ c cả cuốn sách.

14
CHƯƠNG I: KHÁ I QUÁ T VỀ BAN TÀ I CHI ́NH
Là mộ t ngườ i hoà n toà n lạ lẫm vớ i hoạt độ ng của ban Tà i chi ́nh, đượ c tuyển và o
vớ i tư cách là mộ t thà nh viên hoặc mộ t cộ ng tác việc, bạn rất khó có thể hình dung
hoà n toà n và cụ thể vai trò của cả ban Tà i chi ́nh và nhữ ng gì mình có thể đóng góp cho
ban, chương nà y hi vọ ng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nói trên.
́ khung xương củ a mộ t dự án?
1. Ban Tà i chinh,
Ban Tà i chính có nhữ ng nhiệm vụ chính gì?
Ban Tà i chi ́nh đượ c tạo ra ban đầu
vớ i mụ c đi ́ch đầu tiên và quan trọ ng nhất
chi ́nh là để tìm kiếm nguồn tà i chi ́nh cần
thiết để hiện thự c hó a nhữ ng ý tưở ng
đượ c Ban tổ chứ c đề ra. Nói mộ t cách
đơn giản, khi bạn tham gia và o ban Tà i
chi ́nh, mọ i ngườ i hi vọ ng rằng bạn sẽ góp
phần kiếm thêm tiền và vật chất cho việc
tổ chứ c chương trình.
Figure 1. Là m Tà i Chính là đi xin tà i trợ ?
Tuy nhiên, khi thự c sự tham gia Nguồn ảnh: nonprofitlawblog.com

và o tổ chứ c chương trình, nhữ ng ngườ i là m Tà i Chi ́nh nhận ra rằng, công việc của họ
sẽ không chi ̉ dừ ng lại ở việc lù ng tìm nguồn cung tà i trợ mớ i cho chương trình, mà họ
cũ ng cần phải biết cách quản lý chi ́nh nhữ ng gì họ đã kiếm đượ c, đảm bảo toà n bộ Ban
tổ chứ c sử dụ ng nhữ ng nguồn lự c hạn chế nà y mộ t cách hợ p lý và thông minh nhất có
thể. Như vậy, đây là chứ c năng thứ hai của ban Tà i chi ́nh, là quản lý tà i chi ́nh chương
trình.
Nhưng mà vai trò của ban Tà i chi ́nh thự c sự chưa dừ ng ở đây. Khi mà các chương
trình cà ng ngà y cà ng trở nên phứ c tạp và lớ n mạnh về cả quy mô và thờ i lượ ng, nhữ ng
ngườ i là m Tà i chi ́nh lại tiếp tụ c nhận ra rằng có mộ t phần đang chưa đượ c đi ̣nh nghi ̃a
rõ rà ng và chưa nhận đượ c mứ c quan tâm phù hợ p, đó là công tác ngoại giao vớ i các
đối tác, các bên nằm bên ngoà i Ban tổ chứ c có khả năng ảnh hưở ng đến sự thà nh công
của chương trình. Ở nhữ ng giai đoạn đầu, bản chất của công việc nà y thườ ng bi ̣ nhầm
lẫn, dẫn đến mỗi khi có công việc ngoại giao là Ban tổ chứ c lại điều ngườ i từ cả ban

15
Truyền thông, hay cũ ng đượ c gọ i là ban PR, và ngườ i của ban Tà i chi ́nh cù ng đi để là m
nhiệm vụ . Việc chi ̉ đi ̣nh nà y xuất phát từ mộ t suy nghi ̃ rất đơn giản, rằng anh là m Tà i
chi ́nh hiểu rõ về vấn đề tà i chi ́nh của chương trình, cò n ngườ i là m Truyền thông sẽ biết
cách khéo léo diễn đạt và thuyết phụ c nhữ ng thông tin cần đượ c truyền đạt đến tai đối
khác. Điều nà y thự c ra khá là thừ a và không hiệu quả, theo mộ t khi ́a cách nà o đó thì
năng lự c của thà nh viên ban Tà i chi ́nh đã bi ̣ đánh giá chưa đúng. Trên thự c tế, theo
thờ i gian khi mà chứ c năng của ban Truyền thông trở nên cụ thể và rõ rà ng hơn, mọ i
ngườ i cũ ng nhận ra rằng ban Tà i chi ́nh hoà n toà n có thể mộ t mình đảm nhiệm hết
nhữ ng vấn đề liên quan đến đối ngoại. Như vậy, đến đây chúng ta có nhiệm vụ thiết
yếu thứ ba của ban Tà i chi ́nh.

Cấu trúc cơ bản của ban Tà i chính

Để nhìn ra đượ c cấu trúc của ban Tà i chi ́nh, mình xin đượ c giớ i thiệu tớ i các bạn
hai góc nhìn về cấu trú c: từ khi ́a cạnh quản lý, và từ khi ́a cạnh chứ c năng.
Đầu tiên và cơ bản nhất, chúng ta có thể dễ dà ng nhận ra cấu trúc của ban Tà i
chi ́nh từ khi ́a cạnh quản lý bao gồm Trưở ng ban Tà i chi ́nh, có thể có hoặc không Phó
ban Tà i chi ́nh, các thà nh viên, và cộ ng tác viên. Các thà nh viên thì có thể đượ c chia ra
thà nh hai nhó m nhỏ, nhóm có kinh nghiệm và nhóm họ c việc. Cách đi ̣nh nghi ̃a cấu trúc
nà y rất trự c quan và rõ rà ng khi bạn hình dung toà n bộ Ban tổ chứ c như mộ t hệ thống
cây, giúp bạn xác đi ̣nh trách nhiệm và quyền hạn của từ ng ngườ i mộ t cánh nhanh chóng.
Tuy nhiên, trong quá trình là m việc, bạn quan tâm đến việc ai đang là m gì hơn
là ai có chứ c vụ gì, do đó chúng ta có thể nhìn cấu trúc của ban Tà i chi ́nh theo khi ́a cạnh
chứ c năng, và có thể đượ c phân chia theo nhữ ng công tác chi ́nh của ban như sau: quản
lý chung (thườ ng là Trưở ng, Phó ban, hoặc nhữ ng ai mà nắm rõ toà n bộ hoạt độ ng của
ban Tà i chi ́nh, có vai trò điều hà nh nhân lự c, phân chia và tạo ra công việc), ngoại giao
(nhữ ng ngườ i cụ thể phụ trách việc tìm tà i trợ , thương lượ ng hợ p đồng tà i trợ , liên lạc
và là m việc vớ i đối tác), và cuối cù ng là quản lý tà i chi ́nh (khác vớ i quản lý chung, nhóm
nà y cụ thể quản lý thu nhập của toà n bộ Ban tổ chứ c, đảm bảo không có sai só t, lãng
phi ́). Bạn có thể nhìn ra ngay rằng cách cấu trúc ban Tà i chi ́nh nà y sẽ giúp bạn rất nhiều
trong việc phân bổ, giao phó công việc vì tất cả nhữ ng gì bạn cần quan tâm là ai đang

16
là m việc gì, ngoà i ra bạn cũ ng sẽ nhìn ra sự đan xen, tương tác giữ a công việc và con
ngườ i để hiểu rằng ai đang nắm vai trò quan trọ ng nhất trong ban, ai đang nắm giữ
quá nhiều hoặc quá i ́t công việc... Tuy nhiên, cách đánh giá năng độ ng nà y cũ ng có
nhữ ng hạn chế nhất đi ̣nh bạn bi ̣ đặt và o tình huống chuyên nghiệp, yêu cầu ti ́nh rõ
rà ng cao và đò i hỏi phân chia trách nhiệm rõ rà ng. Lờ i khuyên của mình là bạn nên biết
cách vận dụ ng cả hai lối tư duy nà y và kết hợ p chúng cù ng mộ t lúc, là m sao để đảm
bảo đượ c lợ i thế của cả hai mô hình.

Figure 2. Là m Tà i Chính có thểphứ c tạ p hơn bạ n nghĩ!
Nguồn ảnh: Tamara Sánchez (2014)

Nhữ ng kiêủ ngườ i phù hợ p vớ i ban Tà i chính

Sau khi bạn đã hiểu ban Tà i chi ́nh là gì, nhiều khả năng bạn sẽ muốn trả lờ i câu
hỏi: “Không biết mình có thự c sự phù hợ p vớ i ban Tà i chi ́nh hay không nhi ̉?”. Xin hãy
nhớ , nếu bạn thấy mình phù hợ p, đó là điều rất đáng mừ ng, cò n nếu không, đừ ng vộ i
nghi ̃ đến chuyện từ bỏ , mà hãy cân nhắc xem nhưng gì mình có thể cải thiện để trở
thà nh mộ t Thợ săn tốt hơn.
Về cơ bản, ai cũ ng có thể là m việc trong ban Tà i chi ́nh, nếu ngườ i đó thự c sự
muốn là m. Nhưng đó chi ̉ là vế có thể là m, chúng ta không có lý do gì để ngăn cản nhữ ng
ngườ i trẻ tham vọ ng dấn thân và o mộ t li ̃nh vự c mà họ chưa biết, chưa có kinh nghiệm,
hoặc do bản thân họ chưa phát triển hết mứ c. Kinh nghiệm thự c tế theo thờ i gian cho
thấy, vì đặc thù công việc của ban, mà u sắc chủ đạo của ban sẽ là mộ t tập hợ p của
nhữ ng con ngườ i quyết đoán, nghiêm túc và thận trọ ng vớ i tiền bạc. Tuy vậy, không

17
nên chi ̉ giớ i hạn vớ i nhữ ng ti ́nh cách kiểu nà y. Hãy nhớ rằng có rất nhiều công việc
trong ban Tà i chi ́nh như là đối ngoại, xin tà i trợ , thiết kế dự trù kinh phi ́... đò i hỏi ngườ i
là m tà i chi ́nh phải biết vận dụ ng cả nhữ ng khi ́a cạnh sáng tạo, khéo léo, nghệ thuật hơn
bình thườ ng. Vì vậy hãy trân trọ ng mộ t lượ ng khác biệt nhất đi ̣nh trong ban, và tin
tưở ng rằng nhữ ng sự khác biệt đó sẽ góp phần là m nên thà nh công của cả ban Tà i
chi ́nh.
Mộ t số ngườ i sẽ lên tiếng rằng, thà nh công thự c sự của ban Tà i chi ́nh đến từ
mộ t nhóm ngườ i cụ thể: nhữ ng ngườ i có quan hệ. Điều nà y mình nghi ̃ là không sai,
mình chưa từ ng chứ ng kiến mộ t chương trình, sự kiện nà o là m tà i chi ́nh thà nh công
hoà n toà n dự a trên nhữ ng kết nối mớ i tinh, hoà n toà n xa lạ cả, bất kể chuyên nghiệp
đến đâu. Nhưng là mộ t ngườ i công tâm, cũ ng chưa từ ng có mộ t sự kiện nà o đượ c tổ
chứ c mà hoà n toà n dự và o quan hệ cả. Hãy nhớ lại tất cả nhữ ng công việc mà ban Tà i
chi ́nh cần phải giải quyết, việc đánh đồng mộ t ban Tà i chi ́nh mạnh là mộ t tập thể toà n
nhữ ng con ông cháu cha là không đúng, bạn cần có thêm mộ t yếu tố nữ a: nhữ ng ngườ i
thự c sự có năng lự c tà i chi ́nh. Đây là nhữ ng ngườ i có tư duy, tác phong là m việc tà i
chi ́nh hiệu quả, góp phần gia cố khả năng thà nh công của nhữ ng ngườ i có quan hệ kia,
và ngoà i ra họ cũ ng là nhữ ng ngườ i nỗ lự c tìm kiếm nhữ ng giải pháp i ́t phụ thuộ c hơn,
tăng cườ ng hiệu quả và năng lự c của cả ban như mộ t khối. Bản thân mình thự c ra cũ ng
xuất phát từ mộ t họ c sinh rất bình thườ ng, không có quan hệ vớ i bất kỳ mộ t công ty,
tập đoà n hay nhữ ng ngườ i có quyền hạn, tuy vậy, sự hạn chế đó không là m mình nản
chi ́, mà thay vì thế, mình cố gắng phối hợ p tốt nhất có thể vớ i nhữ ng ngườ i có quan hệ
trong khi sáng tạo ra nhữ ng mô hình tà i trợ của riêng mình, và là m việc vớ i nhữ ng nhà
tà i trợ tự mình tìm đượ c, cố gắng dà nh hà ng giờ để thuyết phụ c họ và thà nh công.
Thự c tế cho thấy, cách là m của mình đem lại hiệu quả lâu dà i hơn nhữ ng ngườ i có quan
hệ, vì như bạn biết, quan hệ cũ ng chi ̉ có thể đượ c dù ng đôi ba lần, sẽ kết thúc nếu như
bên hỗ trợ không thự c sự nhận đượ c lợ i i ́ch xứ ng đáng.

18
 “Đừ ng bi ̣ nhữ ng môí quan hệ của
ngườ i khác khiêń bạn tự ti và nghi ̃
mình không đóng góp được gì. Hã y
dù ng thực lực của mình và tạo ra
thà nh công lâu bền.”

19
 2. Hà nh triǹ h mà ban Tà i chinh
́ sẽ đi qua
Hiểu đượ c nhữ ng nhiệm vụ chi ́nh của mình và ban Tà i chi ́nh cần thự c hiện rồi,
bạn đọ c cần xây dự ng mộ t hình dung rõ rà ng, theo trình tự thờ i gian để thấy đượ c các
công việc theo mộ t trình tự , từ đó bạn đọ c có thể bố tri ́, tổ chứ c và sắp xếp thờ i gian
là m sao cho tối ưu và năng suất nhất có thể.

Chi tiêt́ đầu việc của ban Tà i chính trong môĩ dự á n
Nhắc lại mộ t lần nữ a, ban Tà i chi ́nh có ba công việc chi ́nh: xin tà i trợ , quản lý tà i
chi ́nh và đối ngoại. Ở phần nà y, mình muốn bóc tách tất cả các công việc cụ thể mà bạn
sẽ phải tương đầu khi là m việc trong ban tà i chi ́nh, từ đó xây dự ng cho bạn mộ t hình
dung rõ rà ng về khối lượ ng, trình tự và trọ ng tâm.
Sau khi có mộ t độ i ngũ là m tà i chi ́nh, cụ thể là tuyển nhân sự và đà o tạo nhân
sự , bạn tiếp cận nhiệm vụ đầu tiên là xin tà i trợ , khi đó bạn cần lên kế hoạch tà i chi ́nh
cho dự án, công việc nà y bao gồm chuẩn bi ̣ dự trù kinh phi ́, và kế hoạch tà i trợ bao gồm
mô hình tà i trợ và hệ thống quyền lợ i nhà tà i trợ . Mặc dù bạn có thể tiếp tụ c hoà n thiện
nhữ ng công việc nà y trong quá trình xin tà i trợ , bạn cần phải có nhữ ng phiên bản dù ng
đượ c, phản ánh chi ́nh xác dự án nhất có thể. Tiếp theo, bạn cần lên đượ c mộ t danh
sách đối tác tiềm năng, nơi lưu giữ liên lạc, ghi chú về các đối tác mà bạn sẽ tìm cách
xin tà i trợ từ họ . Thườ ng thì danh sách ban đầu sẽ khá thô và nhiều thông tin sai, vì thế
bạn cũ ng cần phân khú c đối tác xem bạn có thể liệc lạc đượ c ai, bạn muốn ưu tiên đối
tác nà o, ai phù hợ p vớ i dự án của bạn, mứ c độ khả thi… từ đó bạn có thể phân chia
công việc, lên li ̣ch trình mộ t cách hợ p lý. Phân ti ́ch xong thì bạn cần phải liên lạc vớ i đối
tác, tìm cách gây chú ý, khiến họ muốn tìm hiểu về dự án. Trong việc nà y, bạn cũ ng cần
phải cân nhắc quyết đi ̣nh xem ai, cách nà o liên lạc vớ i đối tác là tốt nhất. Liên lạc và o
lúc nà o, liên lạc trự c tiếp, thông qua bên thứ ba, nhắn email, gọ i điện thoại…là nhữ ng
việc cần đượ c hiểu và xác đi ̣nh rõ rà ng. Sau khi liên lạc, nếu may mắn, bạn sẽ tiến đến
đà m phán tà i trợ , nói các khác là đối tác muốn gặp trự c tiếp để nghe và hỏi về dự án
của bạn. Nếu thà nh công, sau đó bạn sẽ cần ký hợ p đồng. Sau khi hợ p đồng đượ c ký
kết và dự án bắt đầu phát sinh thu chi, lúc nà y bạn sẽ cần quan tâm đến công tác quản
lý tà i chi ́nh. Công việc nà y gần như đượ c thự c hiện xuyên suốt dự án, thậm chi ́ kéo dà i

20
đến sau khi dự án kết thúc, chủ yếu bao gồm công tác ghi chép dò ng tiền và báo cáo
dò ng tiền, đôi khi đi kè m vớ i đầu tư bên lề. Đồng thờ i, cũ ng xuyên suốt trong quá trình
hình thà nh đối tác, bạn sẽ phải thự c hiện công tác đối ngoại, như là việc đối tác sẽ yêu
cầu bạn là m báo cáo tiến độ , chăm sóc đối tác. Về cơ bản, đó là nhữ ng công việc mà
bạn sẽ cần là m khi ở trong ban Tà i chi ́nh.
Như bạn đã thấy ở phần trên, thự c ra ban Tà i chi ́nh có rất nhiều các đầu việc
cần đượ c thự c hiện. Mặc dù phần lớ n các công việc ở trên đã đượ c trình bà y theo trình
tự thờ i gian, rất nhiều đầu việc trong số đó có thể kéo dà i xuyên suốt dự án, hoặc phải
là m nhiều lần như đà o tạo nhân sự , chuẩn bi ̣ hồ sơ dự án, kế hoạch tà i chi ́nh, tìm kiếm
đối tác… điều mấu chốt ở đây là bạn cần xác đi ̣nh đượ c trọ ng tâm công việc tại từ ng
thờ i điểm, đánh giá xem nếu ban quá căng thì có thể bớ t nhiệm vụ gì, hoặc nếu ban
đang hơi nhà n thì có thể tranh thủ bổ sung nhiệm vụ gì. Bảng dướ i đây thống kê lại hết
nhữ ng đầu việc mình đã trình bà y ở trên, kè m theo đề xuất thờ i điểm là m và nhữ ng
lưu ý nhỏ. Để dễ hình dung, mình xin chia quá trình triển khai dự án thà nh bốn giai
đoạn, xuất phát – kế hoạch dự án vẫn đang nhen nhóm, tăng tốc – bắt đầu nhận tà i
trợ , ban tổ chứ c có thể triển khai công tác chuẩn bi ̣ vật chất, nướ c rút – giai đoạn mà
việc chạy dự án là trọ ng tâm và kết thú c – khi chương trình đã hoà n thà nh.

Đầu việc Xuất phát Tăng tốc Nướ c rút Kết thúc Lưu ý

Tuyển nhân sự × ×

Đà o tạo nhân sự × × × ×

Dự trù kinh phi ́ × × ×

Mô hình tà i trợ × × ×

Hệ thống quyền lợ i × × ×

Danh sách đối tác × × ×

Phân khúc đối tác × ×

Liên lạc vớ i đối tác × × ×

21
Đà m phán tà i trợ × × ×

Ký kết hợ p đồng × × ×

Báo cáo tiến độ x × ×

Ghi chép dò ng tiền x x x x

Báo cáo dò ng tiền x x x x

Đầu tư bên lề x x x x

Chăm sóc đối tác x x x x

22
CHƯƠNG II: THỢ SĂN KHÔNG NGẠ I LÀ M VIỆC VỚI BẤT KỲ AI!
Tại chương mộ t của cuốn sách vớ i tiêu đề “Khái quát về ban Tà i chi ́nh”, mình đã
cố gắng giúp bạn đọ c hiểu rõ cấu trúc, vai trò , nhiệm vụ và nhữ ng hà nh trình ban Tà i
chi ́nh cần phải đi qua từ góc nhìn rằng ban Tà i chi ́nh là mộ t khối chứ c năng rõ rà ng. Tuy
nhiên, khi bạn muốn vượ t lên từ họ c về ban Tà i chi ́nh, sang đến là m ban Tà i chi ́nh, bạn
cần đượ c trang bi ̣ nhữ ng kiến thứ c mang ti ́nh cá nhân hơn rất nhiều, và do đó, chương
II và chương III đượ c dà nh ra để thảo luận nhữ ng vấn đề liên quan đến kỹ năng và
nghiệp vụ của chi ́nh bạn. Chương II, vớ i tên gọ i khá mỹ miều “Thợ săn không ngại là m
việc vớ i bất kỳ ai”, đượ c viết ra vớ i mụ c đi ́ch giúp bạn chú trọ ng đầu tiên và o kỹ năng
tương tác giữ a ngườ i vớ i ngườ i (interpersonal skills), điều mà theo quan điểm của mình,
là nhữ ng giá tri ̣ khở i điểm quan trọ ng hơn cả việc họ c nhữ ng kỹ thuật, nghiệp vụ đặc
thù trong ban Tà i chi ́nh.
1. Đầu tiên, thấu hiểu chinh
́ bản thân miǹ h
Mình tin rằng, để thự c sự là m việc hiệu quả vớ i nhữ ng ngườ i khác, chúng ta cần
phải thấu hiểu chi ́nh bản thân mình đầu tiên. Phần nà y không nhằm giải quyết nhữ ng
vấn đề triết lý sâu xa gì, mình hi vọ ng là qua nhữ ng nộ i dung dướ i đây, bạn sẽ xác đi ̣nh
đượ c lý do, độ ng lự c, mụ c đi ́ch của chi ́nh bản thân mình khi quyết đi ̣nh dấn thân và o
là m việc tại ban Tà i chi ́nh.

Xá c định mụ c đích của bản thân, từ đó quyêt́ định trá ch nhiệm mình đảm nhậ n

Tất cả chúng ta khi tham gia vào

một hoạt động đều có một mục đích
nhất định, mụ c đi ́ch đó có thể là để trải
nghiệm cái mớ i, rè n luyện, tìm kiếm
niềm vui hoặc đơn giản là để phụ c vụ
các mụ c đi ́ch khác. Việc hiểu rõ động cơ
làm việc của mình là gì từ trướ c khi bắt Figure 3. Hã y hiêủ rõ mình muôn
́ gì đểcó thểứ ng xử phù hợ p!
Nguồn ảnh: Paul Kroeker (2017)
tay và o là m sẽ giúp cho bạn định
hướng hành động của mình, góp phần xây dựng tác phong, thái độ làm việc phù hợ p,
hiệu quả và hoà n thà nh mụ c đi ́ch của cả cá nhân lẫn tập thể.

23
 Nếu bạn nà o gặp khó khăn trong việc xác điṇ h độ ng cơ của mình, hãy hỏi bản
thân nhữ ng câu hỏi sau đây, và trả lờ i thật lò ng:

- Lý do gì đã khiến mình đến vớ i vi ̣ tri ́ hiện tại?
- Mình mong muốn đạt đượ c gì khi tham gia và o hoạt độ ng nà y?
- Mình có thi ́ch hoạt độ ng nà y không, hay chi ̉ là m vì tình huống yêu cầu?
- Mình sẵn sà ng cống hiến bao nhiêu phần thờ i gian, sứ c lự c, trách nhiệm cho
hoạt độ ng nà y?
Trả lờ i xong nhữ ng câu hỏi nà y, hẳn bạn sẽ xác đi ̣nh đượ c tầm quan trọ ng của
công việc nà y đối vớ i chi ́nh bản thân mình. Nếu bạn thực sự không có thiết tha gì với
công việc hiện tại, bạn chỉ muốn gắn bó với nó trong một thời gian rất ngắn thôi, lời
khuyên của mình là hãy biến nó trở thành một trải nghiệm đáng nhớ nhất có thể, và
không gây trở ngại cho những người khác, thật thà cho mọ i ngườ i biết nhữ ng giớ i hạn
của bạn từ đầu để không gây ra hiểu lầm, thất vọ ng. Nếu bạn chi ̉ là khách qua đườ ng,
bạn có thể ở đây, nhưng đừ ng là m phiền ngườ i khác, đừ ng vì si ̃ diện, cố gắng tỏ ra là
mình quan tâm, giỏi, mình có thể đảm nhận đượ c công việc mà gây ra nhữ ng mâu
thuẫn cảm xúc không cần thiết. Hãy hiểu rằng, nếu bạn tỏ ra nghiêm túc, cống hiến hơn
mứ c bạn thự c sự có thể, mọ i ngườ i sẽ tin tưở ng và giao phó nhiều trách nhiệm cho
bạn, kết quả cuối cù ng là bạn sẽ rất vất vả và áp lự c. Vậy thì, chẳng tội gì ôm việc vào
người nếu mình không thự c sự muốn đúng không? Hãy ý thứ c kẻ giớ i hạn của chi ́nh
mình ngay từ nhữ ng bướ c đầu tiên.

Tất nhiên, cuốn sách này hướ ng tớ i nhữ ng bạn thự c sự đặt công việc nà y như
mộ t trong nhữ ng ưu tiên hà ng đầu trướ c mắt, những bạn thực sự sẵn sà ng nghiêm túc
đầu tư trí tuệ, tâm huyết để có đượ c kết quả tốt nhất.

Xây dự ng tá c phong là m việc, ấn tượ ng mà mình muôn
́ tạ o ra

Tác phong, thái độ là m việc cũ ng như khuôn mặt của bạn vậy, là mộ t trong
nhữ ng thứ tạo ra ấn tượ ng đầu tiên tớ i ngườ i khác, vì vậy hãy họ c cách xác đi ̣nh chúng
để tăng cơ hộ i thà nh công từ trướ c khi công việc thự c sự bắt đầu.

24
 Vậy là m sao để xác định tác phong, thái độ làm việc? Trong khi không có mộ t
quy đi ̣nh rõ rà ng rằng bạn nên có thái độ như thế nà o, có nhữ ng giá tri ̣ cốt lõ i mà ban
nên đảm bảo là mình có, bao gồm trách nhiệ m, chuyên nghiệp, cầu tiến với công việc.
Khi nghe đến nhữ ng giá tri ̣ nà y, nhiều bạn thườ ng hình dung ngay đến nhữ ng hình mẫu
thà nh viên cự c kỳ nghiêm túc, nghiêm khắc và tập trung cao độ , tuy nhiên, điều đó
không nhất thiết đúng, và trên thự c tế, mình cũ ng từ ng biết rất nhiều bạn hoà n thà nh
xuất sắc công việc của mình mà vẫn luôn giữ mộ t phong thái vui vẻ, ti ́ch cự c, gây cảm
hứ ng lớ n đến cả nhó m, vì vậy đừ ng vộ i và ng hạn chế và gò bó mình lại. Hãy nhớ rằng,
điểm mấu chốt ở đây là bạn nhận ra rằng bản thân mình luôn coi công việc là mụ c tiêu
hà ng đầu, và bạn mong muốn giải quyết công việc của mình bằng cách tốt nhất có thể.

Tuy nhiên, hầu như ai mớ i xuất phát cũ ng không thể nà o đi ̣nh hình đượ c chi ́nh
xác như thế nà o là đúng, là đủ tốt để có thể đánh giá bản thân mộ t cách khách quan
đượ c, và điều bạn cần là m ở đây chi ́nh là luôn cố gắng hoà n thiện mình. Hãy tạo thói
quen đặt ra câu hỏi xem liệu vấn đề nà y có thể giải quyết bằng cách khác tốt hơn không,
liệu rằng nhữ ng tà i liệu mình viết có khiến cho nhữ ng ngườ i khác có thể đọ c và hiểu dễ
dà ng đượ c không, nhữ ng thông tin mình nói có dễ nghe, có vì lợ i i ́ch của tập thể không.
Nhữ ng hà nh độ ng nà y như thể là nhữ ng lờ i tiên tri tự hoà n thiện vậy, có thể bây giờ
bạn chưa chuyên nghiệp, chưa trách nhiệm lắm, nhưng nếu bạn quyết đi ̣nh là m và biến
nhữ ng suy nghi ̃ kia thà nh thói quen vì bạn muốn mình chuyên nghiệp hơn, thì bạn sẽ
thự c sự trở nên chuyên nghiệp, rồi lại tiếp tụ c cải thiện hà nh độ ng của mình rồi nâng
tầm của mình như mộ t vò ng trò n lặp đi lặp lại vậy. Là m đượ c điều nà y thì có thể chắc
chắn rằng bạn sẽ trở thà nh mộ t phiên bản tốt hơn của chi ́nh mình mỗi ngà y, cho đến
khi bạn bất ngờ nhận ra nhữ ng biến chuyển mình đã tạo ra.

Hãy nhớ , hầu hết nhữ ng ti ́nh chất, giá tri ̣ của bạn đều do bạn tự tạo ra theo thờ i
gian chứ không phải là do sinh ra vốn có. Mộ t khi bạn quyết đi ̣nh hà nh độ ng bền bi ̉ vì
mộ t hình mẫu mình muốn hướ ng tớ i, bạn sẽ trờ thà nh hình mẫu đó .

25
2. Thợ săn giỏi không là m việc mộ t miǹ h
Sau khi bạn đã thống nhất tư duy của chi ́nh bản thân mình rồi, giờ là lúc bạn cố
gắng nớ i rộ ng khả năng bao gồm nhữ ng đối tượ ng khác. Bạn nên hiểu rằng mình là
thà nh viên của mộ t ban tổ chứ c, vì vậy bạn phải có khả năng hoạt độ ng nhóm, hay nói
cách khác, biết cách tương tác hiệu quả vớ i các thà nh viên khác trong tổ chứ c của mình.
Phần nà y sẽ giúp bạn nhận ra nhữ ng tương tác liên quan đến bạn, và từ đó tìm ra cách
hà nh xử hợ p lý.

Tương tá c giữ a cá c thà nh viên trong ban Tà i chính
Không nhìn đâu xa xôi, nhữ ng ngườ i mà bạn cần biết cách tương tác hiệu quả
chi ́nh là vớ i các thà nh viên trong ban Tà i chi ́nh.
Như các bạn đã biết từ phần đầu, ban Tà i chi ́nh thườ ng sẽ là mộ t nhóm nhỏ
gồm Trưở ng ban, Phó ban, các thà nh viên có kinh nghiệm, tập sự và thườ ng bao gồm
cả cộ ng tác viên. Rõ rà ng là tù y và o từ ng vi ̣ tri ́ của bạn mà chúng ta cần có nhữ ng tương
tác tương ứ ng, nhưng mà vì vậy sẽ tốn quá nhiều chi tiết, và có thể là hơi thừ a, nên
mình xin phép coi bạn là mộ t thà nh viên có kinh nghiệm, nhữ ng ngườ i đóng vai trò cơ
bản nhất trong cấu trúc ban Tà i chi ́nh. Các bạn lãnh đạo có mộ t phần dướ i rà nh riêng
cho các bạn, cò n các bạn mớ i họ c việc, công tác viên thì hãy coi hai điều dướ i đây như
là nhữ ng gì bạn cần phải vươn tớ i.
Điều đầu tiên cần lưu ý, hãy tương tác ngườ i hợ p lý, vớ i công việc hợ p lý. Tất
nhiên là ở đây chi ̉ đề cập đến nhữ ng tương tác mang ti ́nh chất công việc, vì vậy, khi
nhận thứ c đượ c rằng, ai cũ ng đều bận rộ n và có công việc riêng của mình, bạn cần trở
nên chọ n lọ c khi quyết đi ̣nh tương tác vớ i mộ t ai đó. Nhiều bạn thườ ng có suy nghi ̃
đơn giản, mình ở trong ban Tà i chi ́nh, mình nhận nhiệm vụ từ lãnh đạo, và mình báo
cáo vớ i lãnh đạo. Điều nà y không sai, nhưng theo mộ t góc nhìn nà o đó, bạn đang hơi
giớ i hạn tầm vớ i của chi ́nh mình. Đó là lý do tại sao mình nói “ngườ i hợ p lý, vớ i công
việc hợ p lý” hay vì mộ t cụ m đại trà hơn là “đú ng ngườ i, đúng việc”. Trên thự c tế, bạn
hoà n toà n có thể vớ i tớ i nhữ ng thà nh viên khác trong ban để thảo luận mộ t vấn đề bất
kỳ, hoặc là nhờ cậy giú p đỡ , nếu thẩm quyền và thờ i gian cho phép. Việc quá lạm dụ ng,
chú trọ ng và o lãnh đạo không sẽ khiến cho lãnh đạo phải lo lắng quá nhiều công việc,

26
mộ t số trong số đó là không cần thiết và có thể đượ c tự giải quyết giữ a các thà nh viên
vớ i nhau. Việc nà y sẽ giúp phân phối lại công việc mộ t cách hiệu quả hơn và thoải mái
hơn cho cả ban. Mặt khác, bạn cũ ng cần phải cân nhắc rất kỹ xem tầm quan trọ ng của
vấn đề mà mình đang muốn thảo luận là gì, có thể bạn đang đánh giá thấp nó, và bạn
quyết đi ̣nh là không nó i vớ i lãnh đạo mà tự ý giải quyết theo ý mình và mộ t ngườ i đồng
nghiệp nà o đó, vi ́ dụ là khi đưa ra mộ t lờ i hứ a nà o đó cho nhà tà i trợ chẳng hạn, nhiều
ngườ i tự cho mình quyền cam kết trướ c khi chi ́nh thứ c đượ c thông qua, gây ra nhữ ng
phứ c tạp không cần thiết sau khi thông báo lại vớ i lãnh đạo. Đó là lý do tại sao chúng
ta cần cụ m từ “hợ p lý”.
Điều cò n lại, hãy họ c cách tương tác để cả nhó m cù ng phát triển. Đầu tiên, nhóm
ngườ i bạn đang là m việc cù ng là nhóm mà bạn sẽ gắn bó và giao tiếp nhiều nhất, vì vậy
bạn muốn môi trườ ng là m việc ở đây phải thật ti ́ch cự c và là nh mạnh. Hơn nữ a, luôn
luôn nhớ rằng, tất cả con ngườ i đang là m việc trong ban Tà i chi ́nh nà y, đều đang hướ ng
tớ i mộ t mụ c đi ́ch là giúp chương trình thà nh công, vì vậy thà nh công của ngườ i khác,
là thà nh công của chi ́nh bạn. Vì vậy, trong khi bạn ra sứ c cống hiến tà i năng của mình
cho ban, biết nói lên nhữ ng gì bạn cho là đú ng và hay, thì cũ ng hãy biết lắng nghe và
tôn trọ ng quan điểm, nhữ ng gì khác biệt từ nhữ ng ngườ i khác, hãy cố gắng tạo ra
nhữ ng khoảng trống tư duy nhất đi ̣nh để ngườ i khác có thể lấp đầy. Ngoà i ra, đừ ng
ngần ngại giang tay giú p đỡ đồng nghiệp, giúp họ hoà n thà nh nhữ ng nhiệm vụ mà họ
đang gặp khó khăn. Là m đượ c nhữ ng điều nà y, bạn sẽ nhận đượ c sự ủng hộ và tôn
trọ ng từ nhữ ng ngườ i khác, và ngoà i ra, bạn cò n đượ c họ c thêm nhiều điều mớ i lạ, vì
đó là nhữ ng gì chúng ta đạt đượ c khi lắng nghe.

Figure 4. Tương tá c, là m việc nhóm hiệu quả đểthà nh công. Nguồn ảnh: thepeakperformancecenter.com

27
Tương tá c giữ a ban Tà i chính và cá c ban khá c
Trong khi nhìn nhận ban Tà i chi ́nh của chúng ta như mộ t khối gắn kết hữ u cơ,
cố gắng duy trì cách là m tương tự vớ i toà n bộ các ban khác trong ban tổ chứ c là điều
rất khó, và vì thế sẽ hợ p lý hơn cho mộ t thà nh viên thông thườ ng khi quyết đi ̣nh tương
tác vớ i các ban khác theo cách thứ c chi ́nh thống, thự c dụ ng hơn.
Điều duy nhất mình muốn bạn
lưu ý khi là m việc vớ i các ban khác, đó là
sự chi ́nh thống. Hãy đảm bảo rằng tất cả
nhữ ng tương tác nghiệp vụ phát sinh
giữ a các ban đượ c nắm rõ bở i lãnh đạo
các ban. Giả sử bạn đượ c giao nhiệm vụ
đi mua mộ t món đồ gì đấy, nhưng bạn
thấy tự tin vớ i sự lự a chọ n của mình Figure 5. Tương tá c hiệu quả trở nên khó khăn hơn khi quy mô
tổchứ c phứ c tạ p hơn, đừ ng là m việc mộ t cá ch tù y tiện!
Nguồn ảnh: FOTOLIA/RIKILO
hoặc vì hướ ng dẫn không đủ cụ thể, bạn
muốn nhờ mộ t ai đó là m Truyền thông đi cù ng mình để đảm bảo lự a chọ n là tốt nhất,
hãy thông báo ý đi ̣nh đó tớ i lãnh đạo, i ́t nhất là trưở ng ban Truyền thông. Đối vớ i
trưở ng ban Tà i chi ́nh, việc bạn đảm nhận công việc nà y đã đượ c xác đi ̣nh, vì thế phát
sinh kia không ảnh hưở ng quá nhiều đến trưở ng ban Tà i chi ́nh, tuy nhiên nó lại ảnh
hưở ng đến nhân sự củ a ban Truyền thông, vì vậy bạn có trách nhiệ m thông báo điều
nà y cho trưở ng ban Truyền thông. Để là m việc nà y, bạn có hai cách: mộ t là thảo luận
trướ c vớ i ngườ i bạn muốn nhờ , rồi thông báo đến cho trưở ng ban, hoặc là thông báo
tớ i trưở ng ban tìm mộ t ngườ i giúp, và đề nghi ̣ ngườ i bạn muốn. Nghe thì cách là m việc
nà y khiến mọ i thứ rườ m rà hơn mộ t chút, nhưng như mình đã đề cập, việc bạn thông
báo tớ i lãnh đạo thể hiện rằng bạn là mộ t ngườ i hà nh độ ng có trách nghiệm, và tôn
trọ ng vai trò , công việc của ngườ i khác, mà biết đâu lãnh đạo ban khác lại có mộ t góp
ý hiệu quả hơn là bạn tự giải quyết thì sao?
Về cơ bản, đối vớ i tương tác giữ a các ban, chi ̉ có nhữ ng tương tác đượ c ủy quyền
bở i lãnh đạo là có ti ́nh chi ́nh thứ c, nhữ ng gì tự ý phát sinh ra sẽ gây ra nhữ ng bất ngờ
không cần thiết, mặc dù ý đi ̣nh và thậm chi ́ là kết quả của bạn tạo ra là tốt. Tuy vậy,

28
điều đó không có nghiã là bạn không thể trao đổi vớ i các ban khác, và đôi khi là thậm
chi ́ góp ý và o hoạt độ ng của mộ t ban khác, chi ̉ là hãy tôn trọ ng ngườ i lãnh đạo của ban
mà bạn muốn gây ảnh hưở ng, bất kể to hay nhỏ .

Nêú bạ n là lã nh đạ o ban Tà i chính

Phần nà y cụ thể dà nh riêng cho bạn nếu như bạn là mộ t thà nh viên lãnh đạo
ban Tà i chi ́nh. Có thể bạn là Trưở ng, Phó ban, hoặc có thể bạn là mộ t thà nh viên có
ảnh hưở ng lớ n. Thông điệp bạn cần nhớ cũ ng không có nhiều, hãy nhớ rằng bạn là lãnh
đạo, và vai trò của lãnh đạo là gắn kết và điều hà nh các thà nh viên củ a mình thự c hiện
mụ c tiêu đượ c đặt ra.
Nếu như sự i ́ch kỷ, hiếu thắng của mộ t thà nh viên bình thườ ng thườ ng đượ c
cân bằng lại bở i nhữ ng thà nh viên khác và lãnh đạo, thì sự i ́ch kỷ, hiếu thắng của lãnh
đạo hầu như chi ̉ có thể đượ c kiểm soát bằng chi ́nh bản thân họ , vì thế, trướ c khi bạn
bi ̣ cuốn và o vò ng xoáy của công việc, hãy ti ̉nh táo lưu ý bản thân mình rằng, thà nh công
của bạn là thà nh công của cả ban, của từ ng thà nh viên trong ban Tà i chi ́nh của bạn. Lờ i
khuyên nà y có nghi ̃a rằng, hãy biết san sẻ công việc của mình cho nhữ ng thà nh viên
khác, tin tưở ng và o năng lự c của họ , hãy tìm cách nâng cao vai trò củ a họ trong ban Tà i
chi ́nh, tìm kiếm sự tôn trọ ng và trung thà nh của các thà nh viên của mình. Mình đã gặp
rất nhiều ngườ i là m tà i chi ́nh tự nhận hết tất cả nhữ ng tiến độ ban là m đượ c cho bản
thân mình, coi như mình là nhân vật chi ́nh, hoặc có nhữ ng ngườ i không tin tưở ng
nhữ ng thà nh viên khác chút nà o và ôm hết công việc và o ngườ i, tìm cách kiểm soát
mọ i việc từ ng chút mộ t. Họ xem nhẹ các thà nh viên khác, là m mất cảm hứ ng, đam mê
của họ , và cuối cù ng là đẩy họ ra khỏi vò ng quay của cả tổ chứ c. Nếu bạn từ ng gặp tình
huống nà y, thì bạn đã thất bại trong việc lãnh đạo, hãy cố gắng lại lần nữ a vớ i lưu ý
rằng, lãnh đạo là về con ngườ i, hãy tin tưở ng thà nh viên của mình và cho họ nhận đượ c
nhữ ng gì họ xứ ng đáng.
Mộ t câu chuyện khác rất đặc thù mà các lãnh đạo ban Tà i chi ́nh cần chú ý, đó là
câu chuyện quản lý chi tiêu. Là ngườ i nắm vai trò quyết đi ̣nh cấp và phân phối tiền, tà i
sản của chương trình, bạn sẽ muốn các quyết đi ̣nh của mình là đúng đắn và hợ p lý nhất
có thể. Vì bạn và cả thà nh viên của mình tìm kiếm tà i trợ không hề dễ dà ng, đừ ng chi

29
tiền mộ t cách dễ dà ng, vô tư bất cứ khi nà o nhận đượ c đề nghi ̣. Đối vớ i bất kỳ yêu cầu
chi tiền nà o, bạn cần cân nhắc ảnh hưở ng củ a khoản chi tiêu đó theo ba tiêu chi ́: ti ́nh
tổng thể, ti ́nh chi ́nh xác và khả năng ứ ng biến. Giả sử , ban Nộ i dung yêu cầu bạn chi
cho 5 triệu để mua vật liệu chuẩn bi ̣ cho mộ t sự kiện nhất đi ̣nh. Di ̃ nhiên là giao ngay
lập tứ c 5 triệu cho ban Nộ i dung sẽ giúp họ giải quyết đượ c công việc trướ c mắt rồi,
nên ảnh hưở ng của khoản chi tiêu đó lên ban Nộ i dung là quá rõ rà ng và không có gì
phải thắc mắc. Tuy nhiên, áp dụ ng tiêu chi ́ đầu tiên, bạn cần cân nhắc xem, việc mua
vật liệu chuẩn bi ̣ cho sự kiện đó có ý nghi ̃a như thế nà o đến toà n bộ chương trình? Nếu
toà n bộ chương trình tốn 100 triệu và trong quỹ đang sẵn sà ng 10 triệu tiền mặt, liệu
sự kiện cụ thể đó đáng nhận đượ c sự ưu tiên 5 triệu đó ngay lập tứ c không. Hầu như
khoản chi nà o cũ ng đều đượ c giải thi ́ch bằng nhữ ng ý nghi ̃a tốt đẹp và ti ́ch cự c, nhiệm
vụ của bạn là chọ n sự ti ́ch cự c mà bạn thấy đóng góp nhiều nhất cho lợ i i ́ch của toà n
dự án. Tiêu chi ́ tiếp theo bạn cần cân nhắc đó là ti ́nh chi ́nh xác của khoản chi tiêu đó.
Trong nhiều trườ ng hợ p, các đề nghi ̣ chi tiêu thườ ng chi ̉ mang ti ́nh dự trù và nhất thờ i.
Điều đó có nghi ̃a rằng, khả năng cao là khi ban Nộ i dung nói họ cần 5 triệu để mua đồ
là m sự kiện đó, họ nói đến tổng chi phi ́ của tất cả nhữ ng thứ gì có trong dự trù kinh phi ́
của hạng mụ c đó . Trong con mắt của ngườ i là m tà i chi ́nh, khoản chi phi ́ 5 triệu đó có
thể đượ c tiết kiệm hơn và việc chi trả có thể đượ c kéo dà i hơn. Thay vì đưa ngay lập
tứ c 5 triệu và o ngà y đầu, giả sử bạn ướ c ti ́nh rằng giá tri ̣ thự c của hoạt độ ng đó là 4.5
triệu và bạn quyết đi ̣nh sẽ thanh toán cho ban Nộ i dung theo hai đợ t 3 triệu trướ c khi
mua hà ng và 2 triệu khi mua hà ng. Điều nà y có ý nghi ̃a rằng số tiền họ có khi mua hà ng
sẽ i ́t hơn giá tri ̣ mà họ muốn mua, do đó ban Nộ i dung sẽ phải tạm ứ ng mộ t khoản nhất
đi ̣nh và việc đó cũ ng khuyến khi ́ch họ cân nhắc kỹ lưỡ ng, trách nhiệ m và tiết kiệm hơn
mộ t chút khi mua đồ. Lỡ đâu họ nhận rằng là 5 triệu là thừ a và chi ̉ cần 4 triệu thôi là
đủ thì sao? Ngoà i ra, kế hoạch chi tiêu đó cũ ng đồng nghi ̃a là thay vì chi ̉ cò n lại 5 triệu
sẵn sà ng cho các hoạt độ ng khác, thì giờ đây bạn có 7 triệu sẵn sà ng, tứ c là bạn có khả
năng ứ ng biến cao hơn trướ c. Điều nà y thỏa mãn tiêu chi ́ thứ ba là khả năng ứ ng biến.
Vớ i việc tỏ ra cự c kỳ thận trọ ng trong việc phê duyệ t các khoản chi tiêu, bạn thể
hiện sự trân trọ ng của mình đến nhữ ng nỗ lự c tìm tà i trợ của bản thân và thà nh viên
trong nhóm. Bất cứ đồng tiền nà o cũ ng nên đượ c sử dụ ng mộ t cách khôn ngoan, đem

30
lại hiệu quả lớ n nhất vớ i chi phi ́ thấp nhất có thể. Đến cuối cù ng thì là m mộ t tay ki bo,
ti ́nh toán mà xong việc vẫn luôn hơn là chi tiêu vô tư như mộ t đại gia để rồi lúng túng
không biết xoay sở như thế nà o cả.

Số tiền trong quỹ (Triệu đ) 10

7 7
5 5 5
Một lần chi lớn
Nhiều lần chi nhỏ

Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4

Thời gian

Figure 6. Chia nhỏ thanh toán giúp dự á n linh loạ t hơn về mặ t tà i chính,
dù kêt́ quả đều là chi 5 triệu đồng.
Nguồn ảnh: Minh họa của tá c giả

3. Thứ chúng ta săn ở đâu đó ngoà i kia

Trong phần nà y, mình xin đượ c trình bà y nhữ ng chia sẻ của đồng tác giả Hà
Phương vớ i bạn về mộ t khi ́a cạnh đặc thù khác của ban Tà i chi ́nh, đó là công tác đối
ngoại. Mặc dù nhiều khi chưa nhận đượ c sự quan tâm đúng mứ c, đối ngoại thực chất
là một quá trình được thực hiện có trình tự, được sử dụng với mọi đối tượng bên ngoài
có tác động và ảnh hưởng đến dự án. Đó có thể là nhà tài trợ vật chất, nhà bảo trợ
chuyên môn, đơn vị cung cấp một dịch vụ nào đó, thậm chí là chính những người tham
gia mà dự án của bạn đang hướng đến. Trong phần nà y, mình sẽ chia sẻ vớ i các bạn hai
tư tưở ng quan trọ ng nhất trong công tác đối ngoại trướ c khi bạn đi và o nghiên cứ u
nghiệp vụ cụ thể ở chương III.

Họ c sinh/sinh viên độ i lôt́ đôí tá c

Có lẽ đây là mộ t tư tưở ng quan trọ ng bậc nhất trong công tác đối ngoại nói riêng
và là m Tà i chi ́nh nói chung, vì mộ t khi bạn xác đi ̣nh đượ c tư tưở ng nà y, bạn sẽ có mộ t
cách tư duy, cách là m việc hoà n toà n mớ i. Khái niệm “nhà tà i trợ ” thườ ng đượ c xử
dụ ng rất phổ biến đối vớ i các bạn họ c sinh, sinh viên, nhưng cách tư duy nà y đôi khi
khiến cho bạn cảm thấy rằng nhữ ng gì bạn nhận đượ c là do lò ng tốt và thiện chi ́ của
họ mà thôi, rằng bạn là mộ t bên chiếu dướ i, không có đóng góp gì cả, và rằng bạn vẫn

31
chi ̉ là họ c sinh, sinh viên mà thôi, là “trẻ con” trong khi họ là “ngườ i lớ n”, ngườ i đi là m.
Mặc dù nhận thứ c đượ c mình là “trẻ con” và từ đó nhận ra mình có nhiều lợ i thế của
“trẻ con” có thể tận dụ ng, nhận ra rằng công việc bạn đang là m là mộ t sự trao đổi qua
lại giữa hai bên cù ng thỏa thuận mộ t cách bình đằng, bên nà o cũ ng có quyền lợ i và
nghi ̃a vụ của riêng mình, sẽ giúp cho bạn đạt đượ c nhiều lợ i thế khác của việc là m “đối
tác”.
Lợ i thế khi bạn nhận ra rằng hai bên là đối tác của nhau là dự án của bạn lúc nà y
có quyền thương lượ ng ngang bằng vớ i đối tác của bạn. Thay vì ở tâm thế cử a dướ i
“Chi ̣ ơi em có mộ t chương trình A, không biết quý công ty mình có thể hỗ trợ đượ c gì
không ạ?”, và rồi phải tặc lưỡ i chấp nhận bất cứ thứ gì “nhà tà i trợ ” đề nghi ̣ và yêu cầu,
bạn sẽ tiếp cận gần hơn vớ i cách tư duy đại loại như: “Thưa chi ̣, chương trình A của em
là mộ t sân chơi đi ̣nh hướ ng tương lai cho các bạn trẻ, trong đó việc du họ c là mộ t điều
rất quan trọ ng, không biết quý công ty có quan tâm đến việc phối hợ p cù ng Ban tổ chứ c
không ạ?” Điểm mấu chốt ở đây là bạn nhận ra rằng bạn có thứ đối tác muốn và ngượ c
lại, họ có điều bạn muốn và do đó nếu hai bên cù ng hợ p tác, cả hai sẽ cù ng đượ c lợ i và
vui vẻ. Không chi ̉ dừ ng lại ở việc tiếp cận vấn đề chủ độ ng và bình đẳng hơn, bạn cũ ng
cho phép bản thân đối đáp ở tư thế tự tin hơn, tự chủ hơn. Bạn sẽ nhận ra mình có thể
từ chối đối tác nếu như việc hợ p tác không như mong muốn, hoặc tương tự , phủ quyết
đề nghi ̣ của đối tác và áp đặt luật chơi của mình. Thoạt nghe thì đó là nhữ ng ý tưở ng
vô cù ng táo bạo và không thự c tế, nhưng để thà nh công hơn trong công tác đối ngoại
của mình, bạn nên sở hữ u tư tưở ng nà y.
Ở đoạn trướ c, mình có nhắc đến lợ i thế của “trẻ con”, và mặc dù mình khuyết
khi ́ch nhữ ng ngườ i là m đối ngoại tư duy như đối tác, việc bạn là “trẻ con” là sự thự c
khó có thể chối cãi, và do đó, nhận ra điều nà y và tận dụ ng nó trở thà nh lợ i thế của
mình là mộ t việc khôn ngoan nên là m. Hãy lưu ý rằng, việc bạn là họ c sinh, sinh viên,
có nghi ̃a rằng bạn không có nhiều kinh nghiệ m trong công việc chuyên nghiệp, và các
thủ tụ c giấy tờ . Điều nà y cho phép bạn trở nên không hoà n hảo, đượ c phép mắc sai
lầm, đượ c phép sử a sai và đượ c phép tỏ ra bối rối và phân vân khi không biết phải ứ ng
xử thế nà o cho hợ p lý. Vi ́ dụ , kể cả trong trườ ng hợ p bạn là Trưở ng Ban tổ chứ c hoặc
Trưở ng ban Tà i chi ́nh, nếu bạn phải đối mặt vớ i mộ t quyết đi ̣nh rất khó, đừ ng ép bản

32
thân phải ra quyết đi ̣nh chi ̉ vì mình là ngườ i nắm giữ thẩm quyền, hãy tìm cách trì hoãn
bằng nhữ ng lý do “trẻ con” như “Việc nà y cần đượ c sự ủng hộ của cả Ban tổ chứ c/ thầy
cô Tổng phụ trách”, hay là “Chúng cháu là họ c sinh, không biết có thể thuê đi ̣a điểm
nà y ở giá hữ u nghi ̣ hơn đượ c không ạ?”. Nhận thứ c và tận dụ ng đượ c thế mạnh từ cả
hai vai trò sẽ giúp công việc ngoại giao của bạn thuận lợ i và thà nh công hơn rất nhiều.

Bạ n là đạ i diện của dự á n

Điểm thứ hai ngườ i là m ngoại giao nên nhận thứ c mộ t cách rõ rà ng là công việc
của bạn không chi ̉ dừng lại ở việc mang quyền lợi về cho dự án của mình. Cần phải nhớ,
một khi đã làm việc với các đối tác, bạn chính là hình ảnh đại diện của cả dự án. Đối tác
của bạn sẽ không thể gặp trự c tiếp Trưởng Ban tổ chức hay các thành viên ban nội dung
để hỏi về dự án mà họ chỉ có thể nhìn vào bạn và nắm được thông tin thông qua bạn.
Ở mộ t khi ́a cạnh nà o đó, thẩm quyền của bạn vớ i đối tác mà bạn đang phụ trách cò n
lớ n hơn cả thẩm quyền của Trưở ng ban Tà i chi ́nh. Vì vậy, mỗi hành động bạn làm, mỗi
lời bạn nói ra, cách bạn chăm sóc họ và thực hiện những lời hứa đều ảnh hưởng đến
uy tín và hình ảnh của dự án. Bạn cũ ng có thể nói rằng: bạn là dự án. Vì thế, không chi ̉
đóng vai trò là kết nối của đối tác vớ i dự án, chuẩn bi ̣ cho họ nhữ ng thông tin hoà n
thiện, hữ u i ́ch nhất, bạn nên nhận thứ c đượ c rằng ấn tượ ng của đối tác về từ ng cử chi ̉,
lờ i nói của bạn cũ ng ảnh hưở ng đến hiệu quả công việc của bạn. Hãy khiến cho đối tác
thật hà i lò ng bở i nhữ ng gì bạn là m, khiến họ thi ́ch thú khi là m việc vớ i bạn và mong
đượ c phối hợ p vớ i bạn trong nhữ ng dự án tiếp theo, vì đơn giản họ tin rằng bạn là đại
diện cho mộ t dự án tốt.
Góc trải nghiệ m: Twitter Cofee Bean trước khi mở một chuỗi các của hàng ở
gần trường Ams và THPT Việt Đức, họ đã chủ động ngỏ lời tài trợ cho Ngày Hội Anh Tài
12 của trường Ams và o chi ̉ hai ngà y trướ c sự kiện chi ́nh của chương trình. Mặc dù thờ i
gian vô cù ng cấp bách và khối lượ ng công việ c cần đượ c thỏa thuận giữ a hai bên rất
nhiều, liên quan mật thiết đến cơ sở vật chất của chương trình, mình đã chủ độ ng dà n
xếp, trự c tiếp chi ̉ đạo từ ng khâu liên quan nhanh gọ n nhất có thể. Kết quả là mọ i việc
đều như dự kiến và họ rất hài lòng với những gì đạt được. Cá nhân mình cũ ng hưởng
lợi rất nhiều từ sự hài lòng đó. Trong hôm khai trương chi nhánh Hoàng Đạo Thúy, các

33
lãnh đạo chủ chốt đều đến chúc mừng, tình cờ mình cũng đến đó, và cuối cùng được
cô Tổng giám đốc và những người khác đứng lên chào, còn tặng mình hai túi cà phê
được xay tại chỗ rất cẩn thận. Ngoà i ra, sau nà y, họ cũ ng ngay lập tứ c đồng ý tà i trợ
cho mộ t chương trình mà mình chi ̉ tham gia vớ i tư cách ngườ i giớ i thiệu, điều mà khiến
cho mình nhận ra rằng ảnh hưở ng của nhữ ng gì mình là m trong mộ t dự án thự c ra có
thể có tác độ ng lâu dà i hơn rất nhiều.

“Là thợ săn, chúng ta không xin xỏ tà i trợ

Chúng ta đi tìm nhữ ng cam kêt́ sò ng phẳng

Nhữ ng cam kêt́ khiêń cả hai bên cù ng có lợi.”

34
CHƯƠNG III: KHO VŨ KHI ́ CỦ A THỢ SĂN
Ở chương II, mình đã trình bà y vớ i các bạn nhữ ng điều mình cho là quan trọ ng
trong tương tác vớ i nhữ ng ngườ i khác vớ i tư cách là mộ t thà nh viên ban Tà i chi ́nh. Ở
chương nà y, mình muốn giớ i thiệu tớ i các bạn nhữ ng nộ i dung nghiệp vụ cơ bản, nhữ ng
kiến thứ c không thể thiếu khi là m Tà i chi ́nh, nhữ ng kỹ năng cứ ng. Đọ c chương nà y, bạn
sẽ biết đượ c cách đóng góp và o nộ i dung chương trình, dự trù kinh phi ́, là m hợ p đồng
tà i trợ ...
1. Hồ sơ chương triǹ h: “Thinh”
́ phải xịn
Hồ sơ chương trình có thể đượ c coi như là thứ tà i liệu quan trọ ng nhất của cả
mộ t chương trình, thứ mà các đối tác sử dụ ng để quyết đi ̣nh xem việc tà i trợ và o là
đúng đắn hay không. Có thể nói rằng, hồ sơ chương trình quyết đi ̣nh đến 60% khả năng
thà nh công của việc xin tà i trợ . Vì từ ng dò ng chữ , hình ảnh đượ c trình bà y trong hồ sơ
chương trình sẽ góp phần ảnh hưở ng đến quyết đi ̣nh cuối cù ng của đối tác, bạn sẽ
muốn rằng hồ sơ bạn đưa cho đối tác là phiên bản tuyệt vờ i nhất mà bạn có thể tạo ra.
Ở vi ̣ tri ́ của ban Tà i chi ́nh, nhữ ng gì bạn có thể can thiệp và o hồ sơ chương trình có thể
đượ c chia thà nh hai phần như sau:

̉ g thể
Hồ sơ chương trình như mộ t khôí tôn
Thông thườ ng, ngoà i các phần như kế hoạch tà i trợ , dự trù kinh phi ́ thì gần như
các thà nh viên đại trà trong ban Tà i chi ́nh chẳng cò n có bất cứ sự liên quan nà o đến hồ
sơ chương trình cả. Tuy nhiên, ngườ i sử dụ ng hồ sơ chương trình nhiều nhất lại là các
thà nh viên của ban Tà i chi ́nh, nên ban Tà i chi ́nh có i ́t nhiều lý do để quan tâm đến thà nh
phẩm của các ban khác. Trướ c khi mình đi và o giớ i thiệu nhữ ng gì ban Tà i chi ́nh có thể
cân nhắc tạo ảnh hưở ng, hãy nhận thứ c đượ c rằng nhữ ng nỗ lự c kiểu nà y rất dễ bi ̣ hiểu
là lấn quyền và không tin tưở ng ngườ i khác, vì vậy hãy cân nhắc thật kỹ lưỡ ng và đưa
ra các góp ý mộ t cách khéo léo nhất có thể, để bên phụ trách nhữ ng thay đổi đó hiểu
và vui vẻ tiếp nhận ý kiến của ban Tà i chi ́nh.

Thay vì viết ra mốt checklist dà i nhữ ng thứ bạn nên lưu tâm, mình mong muốn
giớ i thiệu tớ i các bạn mộ t lối tư duy giúp các bạn đặt mình và o vi ̣ tri ́ của đối tác và nhờ

35
đó trả lờ i câu hỏi: “Hồ sơ chương trình nà y có giúp quyết phụ c đối tác quyết đi ̣nh tà i
trợ không?”

Đầu tiên, chắc chắn là bạn sẽ muốn xin vài triệu, thậm chí vài chục triệu từ đối
tác, tó m lại là mộ t khoản tiền không nhỏ . Vài ba nghìn thì ta có thể cho từ thiện vô tư
được, nhưng tới con số triệu, thì một từ khác dành cho việc cho khoản tiền này là “đầu
tư”. Đầu tư thì phải có lãi, tức là quyền lợi. Hiểu được điều đơn giản này bạn sẽ biết
nhà tài trợ lấy thông tin từ hồ sơ chương trình của bạn như thế nào. Bây giờ , hãy thử
đóng vai đối tác, tưở ng tượ ng ra mách suy nghi ̃ khi họ bắt đầu là m việc vớ i cuốn hồ sơ:

(Trước khi đọc) Mình nhu cầu tà i trợ cho ai không? Không có? Bỏ !
(Ấn tượ ng đầu tiên) Mình đang có chút tiền để đi tà i trợ , giờ có mộ t nhóm họ c sinh/sinh
viên nà y gử i hồ sơ đến xin tà i trợ . Á i chà hồ sơ trông chuyên nghiệp, ấn tượ ng đấy nhi ̉?!
(Bắt đầu đọ c tà i liệu)
Tên chương trình nà y là gì nhi ̉? Dễ nhớ không? Dễ liên hệ không?
Mụ c đi ́ch của chương trình nà y là gì nhi ̉? Dễ hiểu, súc ti ́ch, có ảnh hưở ng không?
Độ i ngũ tổ chứ c chương trình nà y là ai? Họ c sinh/sinh viên? Ai bảo hộ ?
Chương trình nà y nhắm đến đối tượ ng nà o? Quy mô ra sao?

Trên đây là mấy câu hỏi trự c quan và đơn giản nhất của đối tác về nội dung
chương trình, và tất nhiên vì đơn giản, nếu hồ sơ của bạn không thể trả lờ i nhữ ng câu
hỏi đó nhanh và rõ rà ng nhất có thể, hoặc là có điều gì đó đi ngược lại mong muốn của
đối tác, họ sẽ không cần đọc nhiều nữa và gửi cho bạn một email từ chối. Hãy cho mình
5 – 10 giây vớ i mỗi trang tà i liệu, lướ t qua mộ t lượ t và tự hỏi bản thân xem nhữ ng
thông tin trong đó có hữ u i ́ch cho đối tác không, có thừ a thãi không cần thiết không?
Hình ảnh, trang tri ́ tạo ra ảnh hưở ng tâm lý tốt hay xấu tớ i việc đọ c tà i liệu?

Sau khi thu hút đượ c sự chú ý của đối tác trong mộ t khoảng thờ i gian ngắn, đối
tác bắt đầu thấy tò mò hơn và sẽ đặt ra nhữ ng câu hỏi nghiêm túc, quan trọ ng tương
đương và cần thờ i gian suy nghi ̃, nghiền ngẫm hơn như sau:

Đượ c rồi, thế thự c sự có nhữ ng gì xảy ra trong chương trình nà y? Đối tác lúc nà y
sẽ muốn thự c sự hình dung rõ rà ng ra lộ trình, kế hoạch của chương trình, bao gồm cả
kế hoạch nộ i dung và kế hoạch truyền thông.

36
 Để là m đượ c chương trình nà y, bọ n trẻ nà y muốn gì nà o? Đối tác sẽ nghiên cứ u
dự trù kinh phi ́ của chương trình. Họ muốn đảm bảo rằng dự trù nà y đượ c là m đầy đủ ,
thự c tế, trung thự c.

Về phần mình, mình khai thác quyền lợ i từ chương trình nà y thế nà o? Tiếp đến
họ sẽ nghiên cứ u kế hoạch tà i trợ của chương trình, họ cần biết xem kế hoạch nà y có
phù hợ p vớ i mình không, liệu họ có thể tạo ra ảnh hưở ng riêng biệt theo nhu cầu của
mình không?

Cuối cù ng, chương trình nà y có phù hợ p vớ i mình không? Dự a và o kinh nghiệm
của bản thân, đối tác sẽ đánh giá xem chương trình nà y có khả thi, đáng tin cậy, phù
hợ p vớ i nhu cầu của đối tác hay không.

Tất nhiên là đây chỉ là một mô phỏng đơn giản về cách đối tác nghiên cứ u hồ sơ
chương trình của các bạn, trên thự c tế ắt hẳn sẽ có nhiều khác biệt, nhưng dù sao thì
mình hi vọng các bạn có thể hình dung đượ c quy trình này diễn ra như thế nào. Bây
giờ , khi mà bạn đã nắm đượ c dò ng suy nghi ̃ của đối tác, bạn muốn gây ảnh hưở ng đến
kết quả ra quyết đi ̣nh của họ , bạn cần khống chế hai yếu tố: thông tin và cảm giác.

Về thông tin, hãy trả lờ i đượ c nhiều câu hỏi củ a đối tác, hay thậm chi ́, chủ độ ng
dẫn dắt họ và o nhữ ng thông tin mà bạn muốn cho họ thấy, họ sẽ tin tưở ng bộ hồ sơ
hơn, và nhờ đó, tin tưở ng và o chương trình củ a bạn hơn. Hãy đảm bảo rằng, mọ i thông
tin xuất hiện trong hồ sơ đều có mụ c đi ́ch của nó, không thể thiếu nhữ ng gì thiết yếu,
và không thể thừ a nhữ ng gì có thể gây mất thiện cảm cho đối tác.

Về cảm giác, hãy chú ý đến xúc giác và thi ̣ giác. Về xúc giác thì đơn giản, hãy
đảm bảo rằng tập hồ sơ của bạn mớ i, đượ c bọ c chắc chắn, thậm chi ́ là có bìa mica. Nếu
bạn dù ng tablets hay laptops, hãy đảm bảo là chúng đủ to, đẹp, dễ dà ng di chuyển
bằng mộ t tay, dễ dà ng sử dụ ng. Hãy tưở ng tượ ng cảm giác của mình khi bạn cầm trong
tay mộ t tập tà i liệu quăn queo, đi ́nh ghim lỏ ng lẻo, dà y và lộ n xộ n bất ngờ để tránh
không mắc lỗi cơ bản nà y. Về thi ̣ giác thì câu chuyện phứ c tạp hơn mộ t chút, và để ý
kiến cá nhân của mình về việc điều gì là đúng là đẹp khó có thể phản ánh đượ c thi ̣ yếu
của nhữ ng ngườ i khác, vì vậy mình sẽ chi ̉ lưu ý mộ t và i điều để bạn cân nhắc. Đầu tiên,
đó là cách trình bà y hồ sơ. Hồ sơ của bạn không cần phải quá quy chuẩn, quá nhiều

37
thông chi ̉ để phụ c vụ mụ c đi ́ch thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc. Hồ sơ là công
cụ giao tiếp, vì vậy giao tiếp thà nh công là thứ quan trọ ng nhất ở đây. Hãy trình bà y,
bố cụ c hồ sơ là m sao cho mọ i thông tin đưa đến mắt ngườ i đọ c trên mỗi trang giấy có
thể đượ c nhận ra gần như ngay tập tứ c, dễ nhớ . Cỡ chữ , font chữ , lượ ng chữ , mà u sắc,
hình ảnh… tất cả đều phải tối ưu trải nghiệm của ngườ i đọ c. Điều thứ hai, hãy nghiên
cứ u nhữ ng thủ thuật tâm lý. Trong khi ý thứ nhất nhấn mạnh về việc bạn cố gắng hết
mình để tăng khả năng tiếp cận của đối tác vớ i hồ sơ chương trình, ý nà y mình muốn
nhấn mạnh về việc bạn chủ độ ng sử dụ ng nhữ ng thủ thuật tâm lý để đi ̣nh hướ ng đối
tác và o nhữ ng nộ i dung mà bạn muốn họ ấn tượ ng. Ấn tượ ng rất quan trọ ng! Chương
cuối cuốn sách mình có đề cập mộ t chút về việ c phát triển thông minh, trong đó có đề
cập đến việc sử dụ ng tâm lý họ c ứ ng dụ ng trong công việc, các bạn hãy xem thêm ở đó.

Figure 7. Đặ t mình và o vi ̣ trí của đôí tá c!

Nguồn ảnh: Anderson (2016)

38
Lã nh địa của ban Tà i chính
Là mộ t thà nh viên ban Tà i chi ́nh, phần nà y có lẽ là mộ t trong nhữ ng phần đượ c
quan tâm nhất: chuẩn bi ̣ dự trù kinh phi ́/kế hoạch thu chi thự c tế, mô hình tà i trợ và
hệ thống quyền lợ i đi kè m.
Dự trù kinh phí là quá trình thu thập các số liệu về nguồn thu và nguồn chi của
dự án để đưa ra chi phí tổng để thực hiện dự án. Dự trù kinh phí được thể hiện dưới
dạng bảng và phải thể hiện được toàn bộ các hạng mục thu và chi cho cả dự án. Ở đây,
mình xin đượ c chia sẻ vớ i bạn nguyên tắc “top down - bottom up - top down” của Hà
Phương, nguyên tắc nhấn mạnh và o sự vận hành thông tin, dữ liệu giữa ban Tài chính
và các ban khác trong dự án, cụ thể như sau:
Với vai trò là Ban tài chính, bạn sẽ là người thu thập dữ liệu cuối cùng về các
khoản thu chi và cho ra một bảng dự trù kinh phí hoàn chỉnh. Ban tài chính có nhiệm
vụ tạo lập mẫu dự trù kinh phí và phổ biến cho các ban khác để các các ban này tự lên
một bảng dự trù kinh phí cho hoạt động của ban mình, đây là chiều thực hiện từ trên
xuống dưới (top down). Ví dụ: ban Truyền thông cần chi tiêu vào những khoản như
chạy chiến dịch trên Facebook, in ấn,…Sau khi các ban chuyên môn tự lên được dự trù
kinh phí cho mình, các ban sẽ chuyển lại cho bạn các bảng dự trù kinh phí đó (theo
chiều từ dưới lên trên - bottom up). Dựa vào những bảng dự trù kinh phí nhỏ này, bạn
sẽ tổng hợp lại thành bảng dự trù kinh phí cho cả dự án. Tuy nhiên, bạn sẽ phải cân
nhắc những khoản chi mà từng ban đề nghị và cân đối với những khoản thu của dự án.
Sẽ có rất nhiều điều chỉnh được đưa ra, điển hình là việc cắt giảm chi tiêu cho một số
hạng mục mà bạn đánh giá là không quá cần thiết và có thể đượ c bao gồm trong nhữ ng
hạng mụ c phát sinh, hoặc là vì bạn muốn quy hoạch dự trù của bạn theo mộ t mứ c độ
chi tiết khác, phân bổ ti ̉ lệ khác nhằm thuyết phụ c đối tác của bạn. Nhữ ng điều chi ̉nh
như vậy đôi khi sẽ bao gồm áp đặt chi tiêu, tức là bạn chỉ cho phép hạng mục đó được
sử dụng một giới hạn kinh phí nhất định, và đó lại là chiều từ trên xuống dưới (top
down).
Đối với một dự án, bạn không nên chỉ có một bảng dự trù kinh phí bởi sẽ có rất
nhiều tình huống khác nhau xảy ra làm biến động nguồn thu và nguồn chi của bạn.
Trong khi dự trù kinh phi ́ thườ ng đượ c hiểu là sản phẩm để trình bà y vớ i đối tác, các

39
phiên bản cập nhật cụ thể, chi tiết hơn và bao gồm cả nhữ ng rủi ro, biến độ ng của dự
án đượ c gọ i là kế hoạch thu chi thự c tế. Hãy dự đoán những tình huống đó và cho ra
những bảng kế hoạch thu chi phòng trừ rủi ro (ví dụ: không tìm được nhiều đối tác tiền
mặt dẫn đến giảm nguồn thu hoặc có sự kiện bất ngờ xảy ra làm tăng chi tiêu,…). Bạn
có thể mất thêm thời gian để làm ra những bảng kế hoạch này nhưng nó sẽ rất hữu ích
trong việc xử lý các biến động và bạn sẽ luôn là người chủ động trong mọi tình huống.
Dướ i đây là mộ t phần của bảng dự trù kinh phi ́ của chương trình BÃ O 2013:

Tiếp theo là mô hình tà i trợ . Đây là một mục rất rất quan trọng và không thể lơ
là được. Đừng bao giờ chỉ sao chép những quyền lợi từ các hoạt động khác. Mô hình
tà i trợ và hệ thống quyền lợi tài trợ là nhữ ng vấn đề hết sức đặc thù và có tính chiến
thuật cao. Thử tưởng tượng nếu bạn là một nhà tài trợ, bạn sẽ phản ứng như thế nào
khi chưa cần đọc cũng biết bọn “trẻ con” viết cái gì ở đây? Điều đầu, tiên mình muốn
nhắn nhủ vớ i các bạn là có rất nhiều các mô hình tà i trợ khác nhau, và cũ ng có rất nhiều
cách để điều chi ̉nh mô hình mà bạn đang có . Hãy đọ c hai trải nghiệm sau của mình để
hiểu đượ c ý mình muốn nói.

Trải nghiệm #2: Vì tham vọng làm chương trình Ngày Hội Anh Tài ’12 lớn hơn
các năm trước, ban Tài chính đã quyết định tăng dự trù kinh phí lên khá nhiều (từ 100
triệu lên hơn 150 triệu), và do đó ban tổ chứ c của mình đã gặp rất nhiều khó khăn và
đã phải tính đến kịch bản hủy chương trình. Nguyên nhân là vì khối dự trù lớn hơn
nhưng kết cấu quyền lợi nhà tài trợ vẫn vậy, khoảng cách về tiền giữa các nhà tài trợ là

40
rất lớn nhưng khoảng cách quyền lợi giữ a các gói lại không nhiều. Cuối cùng mình đã
quyết định bổ sung thêm danh mục nhà tài trợ Bạch Kim vào danh mục và thiết kế lại
hệ thống quyền lợi. Điều nà y giúp cho bướ c nhảy giữ a các gói tà i trợ từ 30 – 50 triệu
đượ c kéo xuống chi ̉ cò n từ 10 – 30 triệu, trong khi quyền lợ i của các gói đượ c phân
phối lại để đối tác có thể cảm nhận rõ sự khác biệt giữ a các gói mà không cần phải bổ
sung thêm quá nhiều quyền lợ i mớ i. Ngoà i ra, các gói tà i trợ cũ ng đượ c xây dự ng xung
quanh mộ t gói tà i trợ tiêu chuẩn 10-20 triệu vớ i ý tưở ng rằng gói tà i trợ tiêu chuẩn là
gói mà Ban tổ chứ c vừ a muốn đa số đối tác chọ n, vừ a là gói có hiệu quả chi phi ́/quyền
lợ i hấp dẫn nhất. Khi đượ c trình bà y nổi bật vớ i các gói khác, đối tác sẽ vô hình chung
sử dụ ng nó như là mỏ neo cho các đánh giá và quyết đi ̣nh sau nà y của mình. Cộ ng thêm
mộ t số thay đổi nhỏ nữ a, hà nh độ ng thiết kế lại mô hình tà i trợ đã có ý nghĩa rất lớn,
khiến cho việc tài trợ trở nên khả thi hơn rất nhiều trong mắt đối tác. Và kết quả là
nhóm của mình đã xin đượ c 220 triệu tiền mặt và nhiều hiện vật, vượ t xa 70 triệu so
vớ i kế hoạch đề ra!
Trải nghiệm #3: Khi làm chương trình BÃO đầu tiên của LOF và TCL, mình đối
mặt với bài toán là phải kiếm được 100 triệu trong vòng gần 2 tháng, thời điểm lại là
mùa hè dở dang rất khó xin tài trợ. Trướ c tình trạng bế tắc, nhó m mình đã thiết kế ra
một mô hình quyền lợi hoàn toàn mới (mình gọ i là SaF – Smart and Flexible) với ý tưởng
là cho nhà tài trợ “mua” những quyền lợi mà họ muốn bằng mộ t hệ thống giá giá tri ̣
quyền lợ i, hướng đến nhiều nhà tài trợ với ít tiền thay vì mong chờ những nhà tài trợ
lớn. Phản hồi từ nhà tài trợ là rất tốt, bản thân mình cũng đánh giá đây là một ý tưởng
đột phá trong hoạt động xin tài trợ của học sinh, sinh viên, và cuối cùng mình cũng
hoàn thành nhiệm vụ, có mộ t chương trình thà nh công tốt đẹp (dù không kiếm đủ 100
triệu, thực tế là hơn 40 triệu tiền mặt và khoảng 20-30 triệu hiện vật).

Dự a trên đặc thù của chương trình, dự trù kinh phi ́, và đối tác bạn đang hướ ng
đến, bạn sẽ cần phải đưa ra nhữ ng điều chi ̉nh cho riêng mình mà bạn thấy là cần thiết.
Không nên máy móc giữ nguyên các mô hình cũ và ép nó và o chương trình của bạn,
không thì kết quả có thể sẽ tương tự trải nghiệm #1 mà mình đã đề cập ở trên. Hãy để
đối tác thấy hệ thống gói tà i trợ của bạn hấp dẫn, linh hoạt và khác biệt.

41
 Figure 8. Mô hình Smart and Flexible, đôí tá c đượ c tự do mua quyền lợ i mình thích

Cuối cù ng là hệ thống quyền lợ i. Trong khi mọ i ngườ i thườ ng không thay đổi
mô hình tà i trợ đơn giản chi ̉ vì họ không nhận ra là họ có thể, thì đối vớ i quyền lợ i, họ
i ́t thay đổi vì sự phứ c tạp và nhà m chán của các quyền lợ i. Trên thự c tế, nếu đối tác có
ý đi ̣nh tà i trợ cho bạn, thì đây sẽ là mụ c quyết đi ̣nh điều đó. Hệ thống quyền lợ i nhà tà i
trợ là nhữ ng gì đối tác hi vọ ng có thể nhận đượ c từ việc tà i trợ cho bạn, vì vậy là mộ t
Thợ săn có tâm, chuyên nghiệp, đây sẽ là phần bạn dà nh phần lớ n thờ i gian suy nghi ̃,
tư duy. Trong khi mình không thể liệt kê tất cả nhữ ng quyền lợ i bạn có thể đưa và o,
mình xin đưa ra mộ t và i lưu ý để bạn cân nhắc khi có ý đi ̣nh thêm hoặc xóa bỏ mộ t
quyền lợ i nà o đó:
- Mình có khả năng thự c hiện quyền lợ i nà y không? Đây là tà i liệu chi ́nh thứ c và
giấy trắng mự c đen, hãy chi ̉ là m nhữ ng gì bạn có thể là m.
- Quyền lợ i nà y có thự c sự khác biệt vớ i các quyền lợ i khác không? Nếu sự khác
biệt nhỏ, hãy cân nhắc nhóm quyền lợ i lại, hoặc tìm cách phân biệt chúng, để đối tác
thấy đây là mộ t thiết kế hợ p lý, không phải bạn cố tình bôi dà i ra.
- Quyền lợ i nà y có thự c sự là mộ t quyền lợ i? Câu trả lờ i không chi ̉ nằm ở bản thân
quyền lợ i đó, mà đôi khi cò n phụ thuộ c và o đặc thù của đối tác của bạn. Nếu quyền lợ i
đó không thự c sự tốt, hãy loại bỏ nó, cò n nếu là trườ ng hợ p sau, hãy sẵn sà ng đề nghi ̣
mộ t quyền lợ i tương tự nhưng hợ p lý hơn cho đối tác đặc thù đó.

42
- Hệ thống quyền lợ i trong hồ sơ không nhất thiết là không thể thay đổi và thương
lượ ng thêm. Rất i ́t khi đối tác chấp nhận nguyên bản kế hoạch mà bạn đề ra, vì thế hãy
chủ độ ng chuẩn bi ̣ sẵn nhữ ng cơ chế linh độ ng nhất đi ̣nh, để đối tác ghi nhận và hợ p
tác tốt hơn, cù ng đưa ra mộ t kết quả thương lượ ng cuối cù ng hợ p lý. Vi ́ dụ , bạn có thể
sử dụ ng SaF, hoặc đặt ra mộ t chi phi ́ nhất đi ̣nh cho ‘di ̣ch vụ ’ thay đổi quyền lợ i theo
nguyện vọ ng, hoặc đơn giản lưu ý đối tác từ ban đầu rằng hệ thống nà y là đề xuất từ
bên ban tổ chứ c, và chi ̉ mang ti ́nh tham khảo, bạn sẵn sà ng thêm bớ t, điều chi ̉nh linh
hoạt để hai bên cù ng hà i lò ng.
Tiếp theo, mình muốn đề cập đến mộ t chi tiết nhỏ khác trong các kế hoạch tà i
chi ́nh thườ ng bi ̣ xem nhẹ: tà i trợ hiện vật. Mặc dù hiển nhiên rằng bất cứ ai khi đi xin
tài trợ cũng đều mong được nhận tiền mặt, tiền tươi cầm chắc nịch trên tay, cố gắng
chủ độ ng xin tiền mặt không phải là mộ t hà nh độ ng khôn ngoan trong mọ i tình huống.
Trên thự c tế, nhà tài trợ yêu thi ́ch việc tà i trợ bằng hiện vật, đặc biệt là khi nếu nhà tài
trợ đó trực tiếp tạo ra một sản phẩm nhất điṇ h, họ muốn sản phẩm của họ được lan
tỏa, sự dụng trên một mật độ lớn. Ngoài ra, chi phí thực sự họ bỏ ra thấp hơn rất nhiều
so với giá trị thương mại thường được ghi trên hợp đồng, do đó họ có lợi về mặt kinh
tế. Và kể cả đối với những nhà tài trợ không có sản phẩm riêng, họ vẫn sẽ ưu tiên tài
trợ bằng hiện vật nhiều nhất có thể. Công ty nào cũng có một mạng lưới đối tác của
riêng mình, vi ́ dụ như là một công ty in ấn thân thiết. Ý tưởng ở đây là họ sẽ tiết kiệm
được tiền, tuy nhiên tùy vào số tiền và nhu cầu của họ mà họ sẽ cân nhắc việc này, vì
đơn giản việc tài trợ hiện vật sẽ tạo thêm việc cho họ. Cuối cù ng, quan trọng nhất,
chẳng ai thích đưa cho một “lũ trẻ con” một đống tiền và hi vọng chúng làm đúng kế
hoạch cả. Sự thật từ bên ban tổ chức là đúng vậy, tiền không bao giờ được sử dụng
như những gì dự tính ban đầu. Danh mụ c nhữ ng thứ cần chi sẽ luôn dà i và phứ c tạp
hơn kế hoạch chi tiêu, chưa kể đến các khoản chi cho nhữ ng ý tưở ng, ứ ng biến phát
sinh trong quá trình tổ chứ c. Tà i trợ bằng hiện vật sẽ đảm bảo rằng ban tổ chứ c sẽ dù ng
chúng như nhữ ng gì đượ c lên kế hoạch hơn . Vì vậy, lời khuyên của mình là : thay vì kỳ
vọng việc được tài trợ tiền mặt, hãy chủ động xin tài trợ hiện vật, và cố gắng xin những
gì hữu ích nhất có thể, vì việc sở hữu tiền mặt ngoà i cung cấp cho bạn sự linh độ ng tà i
chi ́nh thì phần lớ n chỉ mang yếu tố cảm giác an toà n. Hãy nhớ rằng, nếu bạn được một

43
tài trợ hiện vật hợp lý, nó vẫn giải quyết cho bạn rất nhiều việc, và nó làm cho đối tác
dễ nghĩ hơn rất nhiều. Vi ́ dụ bên cạnh nhữ ng sản phẩm mà đối tác sản xuất, họ thườ ng
có khả năng hoặc đối tác của riêng họ cho công tác in ấn, vì vậy nếu như bạn cần chi 5
triệu cho việc in ấn poster và phông nền, hãy chủ độ ng đề nghi ̣ đối tác đảm nhận phần
việc đó cho bạn nếu như họ có thể, thay vì là đề nghi ̣ họ đưa cho bạn 5 triệu để bạn đi
đâu đó khác in ấn. Khi bạn là m như vậy, đối tác vừ a tiết kiệ m đượ c chi phi ́ thự c sự
trong khi không phải lo lắng quá nhiều về việc xuất tiền mặt, cò n bạn thì vẫn đảm bảo
đượ c đầu việc bạn cần.
2. Hợ p đồng tà i trợ : Trói gà cho chặt
Hợp đồng là một phần rất nhỏ và đôi khi được xem là thủ tục trong quá trình
xin tài trợ. Tuy nhiên, nếu không làm kỹ phần này, bạn có thể sẽ phải trả giá đắt. Trong
phần này anh Thắng Quang Ngọ c sẽ chia sẻ cho bạn nghe hai câu chuyện về hợp đồng.
Câu chuyện thứ nhất kể về việc người ký hợp đồng đã không đọc kỹ điều khoản hợp
đồng dẫn đến việc gây ra gánh nặng cho toàn thể tổ chức. Câu chuyện thứ hai kể về
cách mà một điều khoản hợp đồng vô tình được thêm vào đã cứu cả một chương trình
khỏi sự đổ bể. Trước hết, là lời khuyên của anh dành cho bạn khi thực hiện khâu này:
----------------------------------------
Thứ nhất, nên có một hợp đồng mẫu và hợp đồng này nên được người có
chuyên môn soạn thảo. Không có gì phải xấu hổ khi thể hiện sự chuyên nghiệp của
mình ở đây cả. Một hợp đồng dù do một tổ chức của học sinh hay sinh viên mà cấu
trúc rõ ràng, lời văn khúc chiết, chặt chẽ có thể sẽ đem lại cho bạn rất nhiều tự tin với
nhà tài trợ và rất có thể nhà tài trợ sẽ phải nhìn bạn với một con mắt khác. Hợp đồng
mẫu không có nghĩa là không sửa đổi gì. Điều duy nhất cần sửa đó là các quyền lợi và
nghĩa vụ đối với nhà tài trợ. Ngoài ra, có sẵn một hợp đồng mẫu do phía bạn chuẩn bị
sẽ giúp bạn chủ động thiết lập sân chơi cho mình và tạo những lợi thế cho mình trên
bàn đàm phán.. Ví dụ: bạn hoàn toàn có thể cài điều khoản trong đó loại trừ nghĩa vụ
bồi thường trong trường hợp bạn vi phạm hợp đồng chẳng hạn. Điều khoản này dù rất
nhỏ nhặt nhưng mang lại lợi ích rất lớn.
Thứ hai, cần đọc kỹ điều khoản hợp đồng trước khi đặt bút ký. Thông thường
những người không chuyên thường có xu hướng chỉ quan tâm đến thỏa thuận đạt

44
được trên bàn đàm phán chứ không phải là vài câu chữ khó hiểu trong hợp đồng. Tuy
nhiên, chỉ một vài câu từ thay đổi có thể khiến bạn phải chịu một nghĩa vụ khác hoàn
toàn so với bạn hiểu ban đầu. Câu chuyện thứ nhất tôi muốn kể chính là minh chứng
cho điều này. Trong một chương trình, tổ chức LOF nhận được tài trợ từ phía một trung
tâm tư vấn du học. Những người đàm phán với nhà tài trợ đã không thực sự để ý đến
câu từ trong hợp đồng để dẫn đến hậu quả là cả tổ chức phải rất khó khăn để hoàn
thành nghĩa vụ hợp đồng đề ra. Theo đó khi thỏa thuận, ngoài quyền lợi như các nhà
tài trợ khác, trung tâm này yêu cầu LOF phải giới thiệu 5 học sinh đến tư vấn du học tại
trung tâm này trong vòng 06 tháng sau khi kết thúc chương trình. Tin rằng mình đã “vớ
hời”, bởi vì chỉ cần cử 05 thành viên LOF “giả vờ” đến nghe tư vấn là ổn. Nhưng thực
tế các điều khoản trong hợp đồng lại quy định khác. Yêu cầu từ phía trung tâm thực tế
là phải có 05 học sinh đến tư vấn tại trung tâm và đi du học thành công thông qua trung
tâm thì nghĩa vụ mới hoàn thành. Chính việc hoặc là không hiểu ý nhà tài trợ hoặc là
do không đọc kỹ hợp đồng, cuối cùng đã dẫn đến việc các thành viên của LOF phải rất
mất công hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng. Điều đáng buồn cười là những người tham
gia thỏa thuận hợp đồng này lại không phải là những người thực hiện nghĩa vụ trong
hợp đồng này. Thật nguy hiểm.
Thứ ba, luôn luôn đề phòng rủi ro. Thực tiễn thực hành nghề luật cho tôi một
kinh nghiệm rằng, nếu mọi thứ đều diễn ra thuận lợi, hợp đồng sẽ chỉ là một mảnh giấy
không hơn không kém. Tuy nhiên, pháp luật chỉ can thiệp khi có vấn đề phát sinh xảy
ra. Đó là lý do, người làm luật như chúng tôi khi viết hợp đồng luôn luôn dự tính các
trường hợp xấu nhất, hoặc những khả năng tranh chấp có thể phát sinh. Câu chuyện
thứ hai sẽ được kể ở đây, là cách mà một sinh viên luật năm nhất tên Linh (bạn này là
thủ khoa cả đầu vào và đầu ra của trường Đại học Luật Hà Nội) đã cứu chương trình
Bão mùa đầu tiên. Chương trình Bão năm đầu tiên được dự kiến tổ chức tại Cung thiếu
nhi Hà Nội. Khi mà mọi hoạt động truyền thông và các hợp đồng đều đã được ký kết
toàn bộ thì một sự kiện bất ngờ diễn ra: Chỉ 03 ngày trước khi diễn ra chương trình,
một cơn bão thực sự ập đến và mưa liên tục cho đến tận ngày hôm trước khi diễn ra
chương trình, khiến cho công ty thi công không thể vào thi công dựng lều trại trong
khu vực cung thiếu nhi được. Chương trình gần như chắc chắn không thể diễn ra. Bên

45
thi công thì có thể lùi ngày thi công lều trại, nhưng việc thuê địa điểm chỉ có thể thuê
trong 1 ngày duy nhất và không thể lùi được bởi tất cả các ngày khác Cung thiếu nhi đã
được đặt từ trước. Ban tổ chức vô cùng lo lắng, bởi khả năng bị mất trăng số tiền lên
đến gần 20 triệu đồng và chương trình không thể diễn ra. Tuy nhiên, Linh đã trấn án
mọi người và đưa hợp đồng cho nhóm core xem. Theo đó, khi nhận hợp đồng mẫu do
bên Cung thiếu nhi Hà Nội đưa, Linh chú ý thấy chưa có điều khoản về trường hợp bất
khả kháng (điều khoản này có nội dung chính về việc trong trường hợp bất khả kháng
như thiên tai, bão lũ, dịch bệnh, nội loạn, chiến tranh… mà các bên không thể thực hiện
được hợp đồng thì hợp đồng sẽ chấm dứt và hai bên sẽ trao trả lại cho nhau những gì
đã trao), và Linh đã bổ sung điều khoản này vào hợp đồng này. Chính điều khoản này
đã giúp BTC Bão mùa đầu tiên thu hồi được số tiền đã đưa cho Cung thiếu nhi, đồng
thời lùi lại lịch diễn ra chương trình và tổ chức ở một địa điểm khác là Triển lãm Vân
Hồ. Chương trình Bão đã được cứu nhờ bổ sung chỉ một điều khoản nhỏ trong hợp
đồng.

̉ thậ n khi là m hợ p đồng!

Figure 9. Hã y cân
Nguồn ảnh: wisegeek.com
-------------------------------------------------------
3. Nghiệp vụ ngoại giao
Ở phần II, bạn đã đượ c thiết lập mộ t và i lưu ý nhằm thay đổi tư duy là m đối
ngoại của mình. Tuy nhiên, nếu chi ̉ đến đó thì vẫn sẽ cò n mộ t câu hỏi bi ̣ bỏ lử ng: “Vậy
thì là m đối ngoại như thế nà o?” Rõ rà ng là nhữ ng khái niệ m như đối ngoại, chăm sóc
khách hà ng là nhữ ng điều khá mơ hồ, và khó có cách nà o để bạn biết rằng mình đang

46
là m đúng và đủ hay không. Trong phần nà y, mình và Hà Phương hi vọ ng bứ c tranh về
ngoại giao sẽ trở nên rõ rà ng hơn rất nhiều, thông qua việc giải thi ́ch bốn nhiệm vụ sau:
công cụ tác nghiệp, phân khúc đối tác, liên lạc vớ i đối tác, và chăm sóc đối tác.

Nhữ ng công cụ giắt lưng

Đầu tiên, ngườ i là m ngoại giao nên nhận thứ c đượ c mình cần nhữ ng công cụ gì
để hoà n thiện vai trò của mình. Vớ i mụ c đi ́ch quan trọ ng nhất là đó ng vai trò cầu nối
giữ a Ban tổ chứ c và đối tác, bạn muốn mình luôn sẵn sà ng vớ i đầy đủ các thông tin để
có thể tương tác vớ i đối tác bằng việc luôn có bên mình nhữ ng tà i liệu sau: Hồ sơ
chương trình, Thơ mờ i hợ p tác, Tóm tắt tiến độ chương trình,…
Hồ sơ chương trình như bạn đã biết sẽ bao gồm nhưng thông tin mở đầu, cơ
bản như: nội dung tổng quát về dự án, kế hoạch truyền thông, dự trù kinh phí, quyền
lợi nhà tài trợ. Đây là tà i liệu rất hữ u i ́ch cho giao đoạn đầu của công việc, bên cạnh
việc đối tác tự nghiên cứ u, bạn có thể dù ng hồ sơ chương trình như mộ t hệ quy chiếu
chung để thảo luận các vấn đề, hoặc sử dụ ng nó như là mộ t tham chiếu cho công việc
thương thảo của bạn vớ i nhữ ng thông tin tà i chi ́nh có sẵn trong đó vậy, điều nà y có i ́ch
trong bất cứ thờ i điểm nà o của dự án.
Thư mờ i hợ p tác thườ ng đượ c xem như mộ t tà i liệu hình thứ c, thể hiện lờ i ngỏ
chi ́nh thứ c của Ban tổ chứ c dự án tớ i mộ t bên nhất đi ̣nh, tuy nhiên, đó là mộ t suy nghi ̃
sai lầm. Là mộ t thợ săn, mộ t ngườ i là m đối ngoại, bạn cần tìm ra, phát triển thế mạnh
của mình vớ i bất cứ công cụ , kênh thông tin nà o mà bạn có, và thư mờ i cũ ng không
phải là ngoại lệ. Vớ i hình thứ c quy chuẩn, ngắn gọ n trong mộ t, hai mặt giấy, đôi khi
kè m theo dấu in hoặc logo của đơn vi ̣ bảo trợ (trườ ng bạn họ c, đơn vi ̣ bảo trợ ), thư
mờ i là công cụ tuyệt vờ i để gây dự ng uy ti ́n, truyền đạt thông điệp, mụ c đi ́ch của bạn
tớ i đối tác mộ t cách thuyết phụ c, súc ti ́ch nhất. Nên nhớ rằng, mặc dù ngườ i đại diện
của đối tác có thể sẽ có thờ i gian đọ c hết tất cả các tà i liệu bạn đưa cho họ , thông
thườ ng ngườ i có thẩm quyền quyết đi ̣nh của đối tác chi ̉ đọ c mộ t và i trang tà i liệ u mà
họ thấy là quan trọ ng nhất thôi, và nếu bạn thự c sự đầu tư và o thư mờ i, đó là mộ t tà i
liệu rất tốt để tham khảo cho nhữ ng ngườ i phụ trách cấp cao.

47
 Tóm tắt tiến độ chương trình là mộ t tà i liệu cá nhân, không chi ́nh thứ c mà bạn
muốn sở hữ u để tăng hiệu quả khi là m việc vớ i đối tác. Tà i liệu nà y đơn giản chi ̉ là nơi
bạn trình bà y từ ng bướ c tiến mộ t cách cự c kỳ chi tiết theo từ ng ban nhóm của toà n bộ
dự án theo thờ i gian và bạn cần đảm bảo rằng ai không nằm trong Ban tổ chứ c chương
trình khi nhìn và o tà i liệu nà y cũ ng hiểu đượ c chi ́nh xác nhữ ng gì đang xảy ra. Trên thự c
tế, trừ khi đối tác có nhữ ng yêu cầu cụ thể về cách bạn là m báo cáo tiến độ chương
trình cho họ , bản tóm tắt tiến độ mà mình đang nói ở đây sẽ là tà i liệu gốc tiền đề để
bạn xây dự ng nên báo cáo của mình. Điều đáng lưu ý ở đây là , tó m tắt nà y không chi ̉
phụ c vụ nguồn tin để bạn tổng hợ p báo cáo cho đối tác, mà chứ c năng quan trọ ng nhất
của nó là đóng vai trò như mộ t công cụ cho chi ́nh bạn tham khảo, phân ti ́ch xem nhữ ng
gì là khả thi vớ i Ban tổ chứ c, nhữ ng quyền lợ i , nghi ̃a vụ nà o là hợ p lý tại từ ng thờ i điểm.
Vi ́ dụ , giả sử đối tác bất ngờ đề nghi ̣ Ban tổ chứ c hỗ trợ mộ t số lượ ng lớ n nhân lự c cho
mộ t sự kiện của đối tác và o cuối tuần đúng trong giai đoạn căng thẳng của dự án để
đổi lấy mộ t khoản thù lao nóng, sẽ rất khó để bạn có thể tự tin đưa ra quyết đi ̣nh hoặc
điều chi ̉nh ngay lập tứ c vớ i đối tác nếu không có mộ t tà i liệu chi tiết về tình hình công
tác, kế hoạch của toà n bộ ban tổ chứ c như vậy. Nếu bạn từ chối, hoặc trì hoãn để thảo
luận, sắp xếp vớ i Ban tổ chứ c, hoà n toà n có thể là đối tác sẽ chủ độ ng đi tìm nguồn
nhân lự c khác, và bạn lỡ mất mộ t cơ hộ i tốt cho bản thân mình.

Phân khúc đôí tá c

Trong phần I, mình có nhắc đến hai công việc là lập danh sách đối tác tiềm năng
và phân khúc đối tác. Trong khi việc lập danh sách thườ ng phụ thuộ c và o nguồn thông
tin vốn có, hoặc thông tin ban Tà i chi ́nh mớ i tìm đượ c, danh sách nà y sẽ khá thô và
chưa đượ c điều chi ̉nh cho phù hợ p vớ i dự án nhất đi ̣nh của bạn. Do đó, phần nà y mình
xin đượ c trình bà y khâu tinh chi ̉nh đó: Phân khúc đối tác.
Như đã nói ở trên, dự án của bạn sẽ có rất nhiều các đối tác khác nhau, thuộc
nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, từ đó bạn muốn tìm ra nhữ ng đối tác nà o là phù
hợ p nhất vớ i dự án của mình thông qua việc phân khúc. Phân khúc đối tác là quá trình
bạn sắp xếp nhiều đối tác vào một nhóm dựa theo một hoặc nhiều điểm chung nhất

48
định. Có nhiều cách phân loại đối tác, nhưng nhìn chung hầu hết các dự án đều sử dụng
một trong hai hoặc cả hai cách phân loại sau:
- Dựa trên tính chất, nhu cầu của dự án và quyền lợi mà dự án đó sẽ nhận được
từ đối tác: đối tác tiền mặt, đối tác địa điểm, đối tác thực phẩm và đồ uống, đối tác
hiện vật, đối tác hỗ trợ chuyên môn (diễn giả, chuyên gia,…),…
- Dựa trên ngành, nghề, lĩnh vực hoạt động của các đối tác: hệ thống các trung
tâm Anh ngữ, hệ thống các công ty văn phòng phẩm, hệ thống các cửa hàng/công ty
thời trang, hệ thống các cửa hàng thực phẩm và đồ uống, hệ thống các tổ chức giáo
dục,…
Việc phân khúc đối tác là cách để bạn tìm kiếm đối tác một cách có hệ thống,
tránh bỏ sót đối tác. Thông qua việc phân loại, bạn cũng dễ dàng hơn trong việc kiểm
soát số lượng đối tác trong cùng một phân khúc để đảm bảo thực hiện những quyền
lợi mà bạn đã hứa, tránh việc có quá nhiều đối tác nằm trong một phân khúc dẫn đến
mâu thuẫn, cạnh tranh nhau về quyền lợi. Hẳn là bạn sẽ rất đau đầu nếu phải thực hiện
nghi ̃a vụ tương tự nhau vớ i cù ng lúc nhiều Trung tâm Anh ngữ trong mộ t chương trình
phải không?

Công cụ liên lạ c vớ i đôí tá c

Bên cạnh việc trang bi ̣ cho mình nhữ ng tà i liệ u để có thể là m việc hiệ u quả vớ i
đối tác, ngườ i là m ngoại giao cũ ng nên hiểu rõ liệu mình có thể tiếp cận và liên lạc vớ i
đối tác qua nhữ ng kênh nà o và cần có nhữ ng lưu ý gì.
- Giao tiếp qua điện thoại: Nhanh gọ n, tiện lợ i, đây là hình thứ c giao tiếp chi ́nh
giữ a bạn và đối tác. Về cơ bản không có gì phải quá lo lắng khi nói chuyện qua điện
thoại vớ i mộ t đối tác đã biết rõ bạn là ai. Tuy nhiên, ở giai đoạn đầu, kỹ năng giao tiếp
điện thoại lại là thiết yếu. Thông thường mọi mối quan hệ với đối tác đều thự c sự bắt
đầu từ những cuộc gọi điện thoại. Khi bạn gọi cho đối tác, đừng vội ngộ nhận rằng
ngườ i nghe máy là ngườ i có trách nhiệm mà bạn đang tìm kiếm. Do đó, không nên vồ
vập và o trình bày dự án của mình một cách quá chi tiết mà hãy tập trung giới thiệu
ngắn gọn xem mình là ai, đến từ đâu, đang làm cho dự án nào, mong muốn được gặp
ai để trình bày về dự án của mình. Nắm bắt đượ c nhữ ng thông tin cô đọ ng, mạch lạc

49
nà y, bộ phận trực máy sẽ kết nối bạn đến Phòng Marketing hoặc một Phòng ban khác
phụ trách mảng đối ngoại của đối tác đó. Đến đây mớ i chính là những người sẽ trực
tiếp làm việc với bạn, hãy tận dụng cơ hội này để trình bày mong muốn hợp tác của
bạn nhé.
- Giao tiếp qua email: Trong mộ t số trườ ng hợ p, liên lạc đầu tiên của bạn vớ i đối
tác là qua email, hoặc là sau khi nghe bạn giớ i thiệu về dự án, đối tác muốn bạn gử i
email hồ sơ chương trình để họ tham khảo. Dù là ở trong trườ ng hợ p nà o, ngườ i là m
đối ngoại tốt sẽ muốn email của mình tương tác hiệu quả vớ i đối tác nhất có thể. Hãy
lưu ý đi ̣a chi ̉ email của chi ́nh bạn, tiêu đề của email, ngôn từ , nộ i dung, cách trình bà y
email xem có phù hợ p hay không, súc ti ́ch đầy đủ thông tin như là tên ngườ i gử i, thông
tin liên lạc hay không. Hãy nhận thứ c rõ rà ng rằng trải nghiệm đọ c email từ bạn của đối
tác cũ ng tương đương như trải nghiệm lần đầu gặp bạn vậy, bất cứ sai sót, thiếu chuyên
nghiệp mộ t cách hiển nhiên cũ ng tạo ra sự mất hứ ng thú đối vớ i đối tác.
- Gặp mặt trự c tiếp: kênh liên lạc cò n lại của nhữ ng ngườ i là m đối ngoại là gặp
mặt trự c tiếp. Hình thứ c liên lạc nà y thườ ng chi ̉ đượ c sử dụ ng cho nhữ ng nộ i dung
công việc chi ́nh thứ c như gặp mặt giớ i thiệu chương trình, thương lượ ng điều khoản,
ký kết hợ p đồng… Chi ́nh vì vậy, công tác đối ngoại ở đây cần đượ c chuẩn bi ̣ vô cù ng kỹ
lưỡ ng, tỷ mỷ. Mình có dà nh riêng mộ t phần bà n luận về kỹ năng Đà m phán ở chương
IV, xin mờ i các bạn tham khảo.

Chăm sóc đôí tá c

Chăm sóc đối tác có lẽ là một khái niệm khá mới với những bạn học sinh cấp ba
đang chạy các dự án bởi lẽ đây là bước chúng ta thường xuyên xem nhẹ và bỏ qua
trong quá trình làm việc với các đối tác của mình. Là bước cuối cùng trong quy trình
đối ngoại nhưng chăm sóc đối tác không đồng nghĩa là việc chúng ta chỉ thực hiện sau
khi hai bên hoàn thành hết các lời hứa. Đây là quá trình phải được thực hiện ngay từ
trước khi dự án diễn ra, xuyên suốt thời gian chạy dự án và sau khi dự án kết thúc.

Tại sao chúng ta lại cần chăm sóc đối tác ngay từ trước khi dự án diễn ra? Thực
chất đối tác là người sẽ làm việc với bạn trong suốt dự án, vậy không có lý do gì chúng
ta lại bỏ qua việc chăm sóc họ ngay từ khi dự án còn chưa chính thức diễn ra. Nếu trong

50
thỏa thuận hợp tác có những quyền lợi chúng ta phải thực hiện cho đối tác ngay từ
trước khi dự án diễn ra thì việc bảo đảm thực hiện những quyền lợi đó chính là một
cách để chúng ta chăm sóc họ. Bên cạnh việc thực hiện những gì được thỏa thuận, bạn
hãy chăm sóc đối tác trong giai đoạn này bằng cách gửi cho họ báo cáo ngắn về tiến độ
thực hiện dự án, hoặc đơn giản là đến những ngày lễ đăc biệt bạn gửi cho đối tác một
email chúc mừng cũng đủ để đối tác cảm nhận được sự trân trọng của bạn trong sự
hợp tác này.

Khi dự án diễn ra, việc bảo đảm quyền lợi cho đối tác và luôn đồng hành cùng
đối tác chính là cách bạn chăm sóc họ. Có bạn sẽ cảm thấy một chút thiệt thòi bởi trong
khi sự kiện hoặc dự án của bạn diễn ra bạn luôn phải đi cùng đối tác mà ít có cơ hội
được tham gia những hoạt động khác. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ bạn đang làm một công
việc mang tính chuyên nghiệp. Công việc bạn đang làm thể hiện sự chuyên nghiệp của
cả dự án, đây chính là cách bạn giữ gìn hình ảnh cho dự án của mình, cũng là cách bạn
đóng góp vào thành công của dự án.

Khi dự án kết thúc cũng là thời điểm chúng ta thường xuyên bỏ quên những đối
tác. Tâm lý đã xong dự án thì không còn việc của mình nữa đã vô tình làm mất đi những
mối liên hệ quý giá giữ dự án và các đối tác. Thực tế cho thấy, khi bạn chăm sóc tốt cho
đối tác trong giai đoạn này sẽ làm tăng độ gắn kết giữa không chỉ dự án mà còn là chính
bản thân bạn với đối tác, giúp cho những lần hợp tác sau được thực hiện dễ dàng hơn.
Nếu còn những nghĩa vụ mà bạn còn thực hiện dang dở, hãy cố gắng hoàn thành càng
sớm càng tốt. Hãy gử i cho đối tác mộ t bản thu hoạch tổng kết dự án của bạn, để đối
tác hiểu đượ c dự án đã tiếp cận đượ c bao nhiêu ngườ i, lên đượ c bao nhiêu mặt báo,
quy mô, nhiệ m vụ đã đượ c hoà n thà nh thế nà o. Bên cạnh đó, hãy luôn thăm hỏi và gửi
những lời chúc mừng đến đối tác mỗi dịp đặc biệt, điều này sẽ làm họ nhớ về bạn rất
lâu đó. Và hơn thế nữa, bạn có thể giữ mối quan hệ tốt đẹp với đối tác của mình bằng
cách giới thiệu, liên kết họ với các dự án khác của trường, đó cũng là một cách hay để
đối tác tin tưởng hơn vào lợi ích không giới hạn đến từ sự hợp tác với dự án của bạn.

4. ́ không chi ̉ kiếm tiền

Tà i chinh
Vớ i dự trù kinh phí, bạn sẽ biết được khi dự đi ̣nh chi tiêu của chương trình, tuy
nhiên, dự trù kinh phi ́ không phản ánh đượ c chi tiêu thự c tế, khi nà o bạn có nguồn thu,

51
mứ c thu là bao nhiêu và tại mộ t thờ i điểm nhất đi ̣nh, nguồn lự c lưu độ ng của dự án là
ban nhiêu. Việc mộ t đối tác đồng ý tà i trợ cho bạn 50 triệu không có nghi ̃a là hôm sau
bạn có 50 triệu để chi ngay lập tứ c, đôi khi đối tác đó sẽ chia nhỏ nguồn tà i trợ thà nh
ba đợ t 20-20-10 triệu hằng tháng chẳng hạn, điều đó có nghi ̃a là chi tiêu tối đa của dự
án trong tháng không thể vượ t quá 20 triệu đượ c. Có cái nhìn rõ rà ng, thự c tế nhằm
đảm bảo Ban tổ chứ c có thể điều chi ̉nh thu chi mộ t cách hợ p lý, đúng kế hoạch, bạn
cần có kỹ năng quản lý dò ng tiền của dự án củ a mình.

Kế hoạ ch chi tiêu cụ thể

Đầu tiên là về chi tiêu, điều mà về cơ bản đã đượ c phản ánh trong dự trù kinh
phi ́. Tuy nhiên, dự trù kinh phi ́ thườ ng không có sự chi ́nh xác về thờ i điểm. Việc chi 100
triệu trong mộ t tháng khác rất nhiều vớ i việc chi 100 triệu trong 10 tháng. Do đó, điều
cần là m đầu tiên trong việc quản lý dò ng tiền của dự án là xác đi ̣nh chi ́nh xác thờ i điểm
và nhu cầu chi tiêu. Hãy nhớ rằng, đôi khi dự án chấp nhận có mộ t dự trù kinh phi ́
không chi ́nh xác vì cò n nhiều điểm chưa thống nhất trong nộ i dung chương trình, hoặc
để tạo ảnh hưở ng nhất đi ̣nh đến đối tác, vì vậy, bạn luôn cần là m mộ t bản chi tiêu thự c
tế cho dự án của mình. Kế hoạch chi tiêu cụ thể là mộ t công cụ cự c kỳ quan trọ ng để
gây áp lự c lên tiến độ công việc cho ban Tà i chi ́nh và là thướ c đo cho Ban tổ chứ c biết
khi nà o mình cần thay đổi kế hoạch chi tiêu nếu như thu nhập không đạt dự ti ́nh đúng
thờ i điểm.

Quản lý tà i sản, dò ng tiền

Hoà n thiện về mặt chuẩn bi ̣, công việc cò n lại của việc quản lý tà i chi ́nh là việc
ghi chép đầy đủ những khoản thu và khoản chi thự c tế của dự án. File excel chính là
công cụ hữu hiệu để thực hiện việc ghi chép này. Trong một file excel dùng để quản lý
chi tiêu cần phải có các nội dung như sau:

- Ngày tháng thu/chi

- Nội dung thu/chi, số thu/chi, loại hình hiện vật
- Ngườ i thu/chi
- Số lỗ/lãi/ số dư khả dụ ng

52
- Ghi chú thông tin về khoản thu/chi.

Việc ghi chép thu chi thườ ng bi ̣ xem nhẹ và coi là nhà m chán. Tuy nhiên, đây lại
là mộ t công cụ cự c kỳ quan trọ ng, nhằm đảm bảo rằng Ban tổ chứ c đang sử dụ ng nguồn
lự c hạn chế mà mình có mộ t cách tiết kiệ m, hợ p lý. Nếu bạn không quan tâm đến
nhữ ng gì mình đã chi tiêu mà chi ̉ dể ý đến số tiền mình cò n đang giữ , sẽ rất khó để bạn
gặp phải cách tình huống chi tiêu bi ̣ trù ng lặp, mua thừ a dụ ng cụ bở i hai nhóm độ c lập,
hoặc như chi tiêu không cân nhắc đến các kế hoạch quan trọ ng hơn trướ c mắt của dự
án.

Để kiểm soát các khoản thu/chi của dự án còn một công cụ nữa không thể thiếu
đó là hóa đơn, chứng từ. Các dự án của học sinh, sinh viên sẽ sử dụng hóa đơn bán lẻ
để đối chiếu và đảm bảo những khoản chi được sử dụng đúng mục đích. Là một người
làm tài chính, bạn nên đặc biệt lưu ý những thành viên khác trong ban tổ chức khi thực
hiện bất cứ giao dịch gì đều phải có hóa đơn để chứng minh. Tuy nhiên, có mộ t có mộ t
chủ đề đặc biệt quan trọ ng mà nhữ ng bạn là m tà i chi ́nh cần hiểu rõ , đó là hóa đơn đỏ.
Nói mộ t cách ngắn gọ n, ban tổ chứ c chi ̉ cần lấy hóa đơn đỏ khi đượ c yêu cầu từ phi ́a
đối tác, bên duy nhất có nhu cầu sử dụ ng. Bên cung cấp di ̣ch vụ , vi ́ dụ như đi ̣a điểm,
thi công không có nhu cầu và và có xu hướ ng hạn chế việc xuất hóa đơn đỏ. Tuy nhiên,
có mộ t số trườ ng hợ p là m việc theo nguyên tắc, bên cung cấp di ̣ch vụ sẽ ngộ nhận là
bạn cần và triển khai viết hóa đơn và bao gồm tiền thuế, vậy nên hãy chủ độ ng đề cập
điều nà y và tiết kiệm cho tổ chứ c mộ t khoản không nhỏ . Ngoà i ra, theo luật, không có
hóa đơn đỏ cho các thanh toán dướ i 200 ngà n, điều nà y có nghi ̃a rằng, kể cả trong
trườ ng hợ p đối tác yêu cầu, bạn hoà n toà n có khả năng điều chi ̉nh cách ghi hóa đơn
để để tối thiểu khoản tiền chi ̣u thuế. Đó là về lý thuyết, tuy nhiên, trên thự c tế thì rất
i ́t khi có chuyện đối tác độ c quyền cho chương trình, tứ c là kể cả khi mộ t đối tác nhất
đi ̣nh yêu cầu hóa đơn đỏ cho các chi tiêu từ ban tổ chứ c, việc chọ n xem khoản chi tiêu
nà o chi ̣u giám sát của đối tác là do Ban tổ chứ c quyết đi ̣nh. Vi ́ dụ , đơn vi ̣ A tà i trợ 50
triệu tiền mặt cho mộ t chương trình 150 triệu, nếu như không có quy điṇ h rõ rà ng mà
chi ̉ đơn thuần nói là “bên em chi gì thì phải có hóa đơn đỏ nhé!” thì có nghi ̃a là Ban tổ
chứ c có thể dù ng 50 triệu đó cho nhữ ng việc lặt vặt không tốn quá 200 ngà n/hóa đơn

53
như đồ ăn, vật liệu, in ấn…Hãy nhớ là các đối tác cũ ng chẳng bao giờ ngồi so hóa đơn
vớ i nhau đâu.

Dướ i đây là mộ t mẫu bảng quản lý thu chi do bạn Hà Phương thiết kế:

Doanh
Thu Chi Ngườ i
Ngà y giao thu
Nộ i dung (Nghiǹ (Nghiǹ thự c hiện Chi chú
dịch (Nghiǹ
Đồng) Đồng) giao dịch
Đồng)

Thuê đi ̣a Lấy hóa

điểm X tổ Nguyễn đơn
2017/07/09 20,000 -20,000
chứ c sự Văn A trướ c
kiện 07/15

Tà i trợ từ

2017/07/10 10,000 10,000 Trần Thi ̣ B
công ty Y

Tổng
-10,000
doanh thu

Bá o cá o tà i chính

Việc báo cáo quá trình sử dụng và quản lý dòng tiền thường được bỏ qua trong
quá trình làm tài chính ở các dự án của học sinh, sinh viên, đôi khi vì ti ́nh hình thứ c của
nó. Mụ c đi ́ch quan trọ ng nhất của việc là m báo cáo tà i chi ́nh là bạn đảm bảo rằng mọ i
ngườ i trong Ban tổ chứ c có thể nắm bắt đượ c thự c trạng của dự án mộ t cách nhanh
chóng, hiệu quả nhất có thể. Ngoà i ra, đôi khi bạn cũ ng có thể sử dụ ng nhữ ng báo cáo
nà y như mộ t công cụ thương lượ ng vớ i các đối tác tiềm năng, cho họ thấy đượ c dự án
đã đạt đượ c nhữ ng gì, cò n thiếu nhữ ng gì. Khi nhìn nhữ ng thông tin như vậy, đối tác
sẽ có ấn tượ ng rằng đơn vi ̣ của bạn là m việc rất chuyên nghiệp, và họ cũ ng hiểu rõ
nhữ ng phần cò n trống mà đơn vi ̣ của họ có thể lấp và o trong dự án nà y.

54
 Ở mứ c độ họ c sinh, sinh viên, báo cáo tà i chi ́nh không cần đượ c trình bà y quá
cầu kỳ. Nếu như hồ sơ thu chi ở trên là tập hợ p của tất cả các giao di ̣ch mà dự án có,
thì báo cáo tà i chi ́nh là mộ t bản tó m tắt của nhữ ng hoạt độ ng đó, theo dấu mốc là các
sự kiện chi ́nh, hoặc các mốc thờ i gian theo tuần, tháng, kỳ. Bạn có thể trình bà y hồ sơ
ở dạng bảng, kè m theo mộ t số biểu đồ dạng đườ ng, dạng cộ t biểu diễn thu, chi và số
dư theo thờ i gian để mọ i ngườ i nhanh chóng có ấn tượ ng cần thiết thay vì phải tập
trung và o nhữ ng con số.

55
CHƯƠNG IV: CÁ C CHỦ ĐỀ BÊN LỀ

1. Phát triển bền vữ ng

Phá t triên̉ nhân lự c
Là thà nh viên của mộ t tổ chứ c, tầm nhìn của bạn không nên chi ̉ bi ̣ giớ i hạn bở i
sự kiện trướ c mắt. Rất nhiều ngườ i trong quá trình tổ chứ c chương trình bi ̣ cuốn theo
dò ng sự kiện và không thể nhận ra đượ c các khoảng thờ i gian mà bản thân và các bộ
phận của ban tổ chứ c không quá bận rộ n. Mộ t số khác cũ ng không nhận ra rằng mình
có thể cù ng lúc triển khai thêm các nhiệm vụ bên lề vớ i nhiệm vụ chi ́nh. Nhữ ng nhiệm
vụ bên lề mà mình đang đề cập đến ở đây chi ́nh là việc đà o tạo bà i bản nhân lự c nguồn
cho tổ chứ c ở các hoạt độ ng sau nà y. Về vấn đề nà y, nhiều ngườ i chi ̉ đơn giản ngộ nhận
là nếu li ́nh mớ i, cộ ng tác viên đượ c ném và o các hoạt độ ng thự c sự , tự họ sẽ rút ra
đượ c nhữ ng bà i họ c cần thiết. Điều nà y không hoà n toà n sai, nhưng mình muốn các
bạn hiểu rằng, nếu nhữ ng ngườ i li ́nh mớ i đó đượ c nhận thêm đà o tạo bà i bản, trao đổi
kinh nghiệm từ lãnh đạo, họ có thể đúc kết đượ c nhữ ng bà i họ c toà n diện và chất lượ ng
hơn rất nhiều.
Thay vì là m việc theo tình huống và cảm ti ́nh, vi ́ dụ như bắt đầu đà o tạo sau khi
tất cả đã xong xuôi hoặc khi có li ́nh mớ i tham gia, hãy chủ độ ng tìm ra nhữ ng khoảng
thờ i gian cho phép trong các hoạt độ ng thự c tế, trao đổi ý kiến trong nhóm và cù ng rút
ra nhữ ng bà i họ c ý nghi ̃a, điều nà y ngoà i ra thậm chi ́ cò n tăng ti ́nh khăng khi ́t giữ a các
thà nh viên, đảm bảo nhóm hoạt độ ng như mộ t khối đoà n kết, đảm bảo sự hà o hứ ng
của các thà nh viên cho các hoạt độ ng tiếp theo.
Phá t triên̉ vậ t lự c
Mộ t khi bạn đã bắt đầu trân trọ ng sự bền vữ ng của nhân lự c, bạn có thể bắt đầu
đặt câu hỏi liệu xem mình có thể là m gì về vật lự c để tổ chứ c sẵn sà ng và có năng lự c
hơn khi bắt đầu mộ t sự kiện. Sự thự c là bạn hoà n toà n có thể là m việc đó! Điển hình,
việc xây dự ng mộ t database chất lượ ng, duy nhất chứ a liên lạc của các đối tác, hay là
việc lưu trữ hồ sơ chương trình của tất cả nhữ ng sự kiện tổ chứ c thu thập đượ c cho
mụ c đi ́ch tham khảo, hay lưu giữ giáo trình huấn luyện thà nh viên... Tất cả nhữ ng điều
nà y sẽ có i ́ch rất lớ n trong việc tiết kiệm sứ c lự c cho thà nh viên bên cạnh cung cấp cho
họ mộ t bứ c tranh kiến thứ c đa dạng. Rất nhiều ban tổ chứ c sự kiện xem nhẹ việc nà y,

56
 chi ̉ muốn là m xong việc của mình là xong, và nghi ̃ rằng lo lắng thêm nhữ ng điều nà y chi ̉
là m họ mệt hơn, nhưng đối vớ i nhữ ng ngườ i có cái nhìn xa hơn, tham vọ ng hơn, chú
trọ ng đến điều nà y hoà n toà n là cần thiết.
Cá nhân mình có mộ t trải nghiệm về việc nà y, mặc dù là ở ban Nộ i dung. Trải
nghiệm nà y sẽ phản ánh tâm lý dù dễ hiểu, vô ý nhưng thiếu chiều sâu của ban tổ chứ c,
đó là không lưu giữ các trò chơi đã đượ c tổ chứ c trong quá khứ . Về mặt lý thuyết, i ́t
ngườ i muốn chơi lại nhữ ng trò chơi đã trải qua, nhưng nếu bạn nhận ra rằng mỗi lứ a
ngườ i tham gia đều có mộ t giớ i hạn thờ i gian nhất đi ̣nh, vi ́ dụ như họ c sinh cấp 3
thườ ng trải nhiệm mộ t sự kiện thườ ng niên đượ c tối đa 3 năm, thì có nghi ̃a rằng sau 4
năm, mộ t trò chơi trong quá khứ có thể đượ c triển khai lại mà vẫn tạo ra trải nghiệm
hoà n toà n như mớ i. Và để là m đượ c việc nà y, ban tổ chứ c cần nhận ra rằng đây là mộ t
thứ ‘cũ ta mớ i ngườ i’, trân trọ ng hơn mộ t chút sự lặp lại, đặc biệt là đối vớ i nhữ ng trò
chơi đã cự c kỳ thà nh công, nhờ đó giảm bớ t đượ c thờ i gian suy nghi ̃ nhữ ng thứ mớ i
vớ i rủi ro thất bạn cao.
Nói tóm lại, để là m việ c hiệu quả hơn, hãy đừ ng quên lưu giữ tà i sản vật chất,
tri ́ tuệ của tổ chứ c, và đồng thờ i tìm cách trân trọ ng nhữ ng tà i sản cũ mà mình kế thừ a.

́ g hiên
Figure 10. Nhữ ng côn ́ của bạ n có thểtrở thà nh di sản hữ u ích cho cá c thế hệ sau!

Nguồn ảnh: Scott (2013)

2. Phát triển thông minh

Tư duy ngoà i chiêć hộ p

Không có một công việc nào mà không đòi hỏi sự sáng tạo, đột phá nếu như bạn
muốn đạt đến một tầm cao nhất định. Sự sáng tạo, đột phá sẽ là kết quả của thói quen

57
tư duy ngoài chiếc hộp. Đó là cách bạn vượt ra khỏi mọi khuôn mẫu, rào cả được sắp
sẵn, hướng tới những gì phù hợp nhất, có lợi nhất, và thậm chí là bạn thích nhất.

Tư duy ngoà i chiếc hộ p, khái niệm ám chi ̉ sự nảy
sinh của nhữ ng ý tưở ng không nằm trong khuôn mẫu đã
có. Trong khi hầu như ai cũ ng đều sẽ trân trọ ng ý tưở ng
nà y, câu hỏi quan trọ ng ở đây là là m thế nà o để bạn có
thể tư duy ngoà i chiếc hộ p. Nói theo cách khác, đưa ra
mộ t bà i toán khó vớ i lờ i giải bất ngờ sẽ có i ́ch giúp bạn
nhận ra tư duy ngoà i chiếc hộ p là gì, nhưng việc đó lại
không giúp nhiều trong việc chi ̉ ra là m thế nà o để nghi ̃ ra
đượ c lờ i giải đó. Sự hà i hướ c ở đây là , nếu có phương
pháp để tư duy ngoà i chiếc hộ p, thì liệu nó có cò n là tư ́ nhữ ng thứ mớ i!
Figure 11. Hã y luôn tìm kiêm
Nguồn ảnh:thinkingoutsidethebox.guru
duy ngoà i chiếc hộ p hay không? Mộ t phương pháp tư duy
rõ rà ng thì không, nhưng bạn hoà n toà n có thể ki ́ch thi ́ch bản thân tiếp xúc vớ i nhữ ng
môi trườ ng mớ i, thông tin mớ i, nhờ đó giúp não bộ của bạn tiếp cận vớ i nhữ ng giải
pháp mớ i. Điều nà y đò i hỏi bạn phải tôn trọ ng cái mớ i, sự khác biệt, dám đương đầu
vớ i rủi ro, và mộ t mứ c độ lãng phi ́ thờ i gian công sứ c nhất đi ̣nh. Sau đây là một số
những cách đơn giản để bạn đặt mình ở mộ t môi trườ ng mớ i, không an toà n, từ đó
tăng khả năng tư duy ngoài chiếc hộp của bạn:

- Nghiên cứu về một tôn giáo, triết lý mà mình chưa biết
- Đọc một thể loại sách bạn chưa từng đọc
- Hoạt độ ng nghê thuật: vẽ tranh, âm nhạc...
- Tham khảo ý kiến ngườ i ngoà i cuộ c, vi ́ dụ như trẻ con
- Phó mặc cho lựa chọn ngẫu nhiên
- Thay đổi trạng thái cơ thể như đi tắm, đi ngủ, chơi thể thao...
- Tiêu thụ thự c phẩm, đồ uống mớ i lạ ( cá nhân mình hiếm khi uống cùng một thứ
đồ ở cùng một cửa hàng)
Đó, ý tưởng chủ đạo ở đây là đặt bản thân mình ở mộ t trạng thái mớ i, từ đó bộ
não thu thập đượ c nhữ ng thông tin mớ i, và do đó mở rộng tầm nhìn, góc nhìn của bạn.
Hãy bỏ qua những rào cản tâm lý, sợ hãi, ngại ngù ng, hãy tự tin tiến lên mà trải nghiệm!

58
Hã y là nhà phá t minh

Khi bạn đã có tư duy ngoài chiếc hộp, bạn sẽ có vô vàn ý tưởng trong đầu, và lời
khuyên tiếp theo của mình là đừng ngần ngại thử nghiệm những ý tưởng đó, hãy biến
mình trở thà nh mộ t nhà phát minh. Đừ ng để bạn bi ̣ lấn át bở i suy nghi ̃ rằng sự kiện nà y
quan trọ ng lắm, sai mộ t chút là sẽ hối hận vô cù ng. Nếu nghi ̃ như vậy thì liệu cò n cơ
hộ i nà o cho chúng ta tiếp cận đến cái mớ i và là m việc hiệu quả hơn? Nhữ ng ý tưở ng
của bạn, chúng có thể phát huy tác dụng, có thể không, nhưng chắc chắn chúng sẽ giúp
bạn họ c ra đượ c nhữ ng bà i họ c mớ i, điều mà mình tin tưở ng là quan trọ ng nhất khi
bạn quyết đi ̣nh tham gia và o bất cứ mộ t hoạt độ ng nà o ở lứ a tuổi họ c sinh/sinh viên.

Điều cò n lại cần là m khi bạn đã có sự tự tin thử nghiệm nhữ ng ý tưở ng mớ i của
mình đó là khả năng nhận ra lúc nà o thử nghiệ m ý tưở ng của bạn thì phù hợ p. Cũ ng
như bất kỳ hoạt độ ng chế nà o, bạn cũ ng cần kiểm tra ý tưở ng của mình về lý thuyết
cho tốt trướ c đã, tạo ra mộ t bản mẫu để tự mình kiểm tra ý tưở ng ở quy mô nhỏ, rồi
sau đó mớ i đến đưa ra cho công chúng. Đừ ng lao vồ đến bắt mọ i ngườ i triển khai mộ t
ý tưở ng thô sơ bạn vừ a nghi ̃ ra mấy giây trướ c, hãy suy nghi ̃ thật kỹ trướ c, chuẩn bi ̣ kỹ
cà ng nhữ ng gì cần thiết, vi ́ dụ như mộ t mô hình mớ i thì bạn cần phải trình bà y nó rõ
rà ng, ở dạng sử dụ ng đượ c trướ c rồi mớ i đưa ra trình bà y mọ i ngườ i, không ai muốn
tự dưng phải phát triển mộ t ý tưở ng thô sơ của mộ t ai đó cả. Ý tưở ng thô không có giá
tri ̣, nó chi ̉ có thể đượ c cân nhắc nếu khả thi. Nhiệm vụ của bạn là phải chứ ng minh rằng
ý tưở ng đó khả thi trướ c khi bạn muốn tập thể công nhận và sử dụ ng.

Tâm lý họ c ứ ng dụ ng

Không cần học chuyên sâu về tâm lý học nhưng nếu bạn biết một chút, nó cũng
sẽ giúp được cho bạn rất nhiều điều trong cuộ c sống. Từ cuốn sách 100 Things Every
Designer Needs to Know about People của tiến si ̃ Susan Weinschenk (2011), mình xin
đượ c liệt kê mộ t số kiến thức tiêu biểu ở đây, hãy thử liên hệ chúng với các hoạt động
chúng ta bàn tới (thiết kế hồ sơ chương trình, kỹ năng giao tiếp...) để xem bạn có thể
ứ ng dụ ng và o công việc như thế nà o:

59
- Bạn thườ ng đọ c lướ t nhanh với dòng chữ dài
nhưng lại có ấn tượng và ghi nhớ tốt hơn với dòng
ngắn.
- Khi lưu giữ dữ kiện, chúng ta thường nhớ hiệu
quả nhất nếu nhữ ng thôn tin đó đượ c thiết kế theo
3 ý chi ́nh. Đó là lý do tại sao chúng ta có bố cục ba
phần, luận điểm ba ý mà không là m nhiều hơn, để
đảm bảo chất lượ ng đọ c hiểu của ngườ i đọ c.
- Góc nhìn gây ảnh hưở ng lớ n. Hình dướ i cho Figure 12. Có rất nhiều kiêń thứ c tâm lý học hữ u
ích ngoà i kia chờ bạ n khá m phá !
bạn thấy rằng, dù bạn đang đánh giá cù ng mộ t vật, Nguồn ảnh: Pinterest

góc nhìn khác nhau sẽ cho ra kết quả khác nhau.

Figure 13. Cá ch bạ n nhậ n thứ c vấn đề phụ thuộc rất nhiều bởi góc nhìn của bạ n.
Bà i học nà y cũng tương tự như câu chuyện Thầy bói xem voi.
Nguồn ảnh: Pinterest

- Bộ não có mộ t cơ chế tư duy nhanh, mộ t cơ chế tư duy chậm. Tư duy nhanh
dự a trên thói quen và nhữ ng tư duy vô thứ c, là cách là m việc chủ đạo của bộ não. Con
ngườ i không phải lúc nà o cũ ng ra quyết đi ̣nh mộ t cách logic và bà i bản.
- Multitasking (là m nhiều việc cù ng mộ t lúc, vi ́ dụ , vừ a thảo luận vừ a đọ c tà i liệu
vừ a tư duy sáng tạo mộ t lúc) chi ̉ là ảo giác và không hiệu quả. Mặc dù bộ não có thể xử
lý mộ t vấn đề mộ t cách vô thứ c, bạn chi ̉ có thể giải quyết hiệu quả mộ t vấn đề tại mộ t
thờ i điểm mộ t cách có ý thứ c. Thay vì ôm đồm cố gắng giải quyết nhiều việc cù ng lúc,
hãy tập trung là m cho xong từ ng việc mộ t, vớ i khung thờ i gian đi ̣nh sẵn.
- Có nhữ ng nhóm mà u khi đặt cạnh nhau sẽ gây tương phản rất lớ n hoặc mờ nhạt
không nổi bật chút nà o, hãy cân nhắc thật kỹ vấn đề mà u sắc khi bạn muốn trình bà y
điều gì đó.

60
 - Con ngườ i có xu hướ ng ham muốn nhiều thông tin, lự a chọ n hơn thự c sự cần
và cũ ng bi ̣ ảnh hưở ng bở i nhữ ng lự a chọ n mà họ có, do vậy hãy cân nhắc xem ngườ i
tiếp nhận thông tin (bạn/đối tác) nên tiếp nhận nhữ ng thông tin gì, trướ c khi lao và o
núi thông tin.
- Con ngườ i có xu hướ ng giữ lờ i hứ a hơn khi mụ c đi ́ch của họ đượ c công khai. Do
đó, nếu bạn muốn mình hoặc mộ t ai đó đạt đượ c mụ c đi ́ch đề ra, hãy công khai thông
tin đó, khiến ngườ i đưa ra lờ i hứ a thấy có trách nhiệm hơn và quyết tâm hơn.
- CHỮ HOA KHÓ ĐỌC HƠN CHỮ THƯỜNG, VÀ NÓ GÂY ẤN TƯỢNG.
Trên đây là mộ t và i kiến thứ c tâm lý họ c mà mình nghi ̃ có thể hữ u dụ ng cho các
bạn trong công việc. Thự c ra cò n vô và n các thủ thuật hay ho khác, vì vậy hãy chủ độ ng
tìm hiểu trên mạng để phát hiện ra mình có thể là m gì khiến công việc của mình trở
nên năng suất và hiệu quả hơn.
3. Kỹ năng đà m phán
Dự a trên nhữ ng kiến thứ c, quy trình đã đượ c trình bà y ở trên kia, chắc hẳn bạn
đã có thể sẵn sà ng đối mặt vớ i đối tác để thuyết phụ c họ tà i trợ cho chương trình của
mình. Tuy nhiên, đây vẫn là mộ t thử thách lớ n và bạn không muốn thất bại. Phần nà y
mình xin đượ c chia sẻ mộ t số kinh nghiệm mà mình có, để giúp bạn tự tin hơn khi gặp
mặt đối tác. Trên thự c tế, dự a trên tâm lý ngườ i cho tà i trợ , việc họ đồng ý gặp mặt
bạn đã là dấu hiệu của việc họ thấy hứ ng thú vớ i hoạt độ ng nà y, và hơn hết, là họ có
khả năng cho tà i trợ . Đấy là mộ t trong nhữ ng thông tin bạn biết trướ c khi gặp mặt, góp
phần cải thiện sự chuẩn bi ̣ trướ c của bạn. Nhữ ng phần cò n lại, phần chưa biết, vi ́ dụ
như nhu cầu, hình thứ c tà i trợ sẽ đượ c coi là phần cần đượ c ứ ng biến.

Khâu chuẩn bị

Đầu tiên, khâu chuẩn bi ̣, bạn cần phải sẵn sà ng vớ i nhữ ng gì có thể xảy ra. Dự a
trên quy trình công việ c tiêu chuẩn là không đủ, mà bạn cần phải thu thập thêm nhữ ng
hiểu biết riêng đối vớ i đối tác mà bạn chuẩn bi ̣ là m việ c kè m theo nhận thứ c mình đã
chi ̉ ra ở trên rằng họ có khả năng cho tà i trợ , nếu họ thấy phù hợ p. Khi chuẩn bi ̣ chung
đã đượ c trình bà y nhiều rồi, ở đây sẽ nhấn mạnh sự chuẩn bi ̣ đặc thù cho đối tác. Vi ́
dụ , bạn sẽ muốn biết là công ty nà y đã từ ng tà i trợ cho hoạt độ ng nà o, dướ i hình thứ c

61
nà o rồi, hay bạn muốn biết là ngườ i sẽ nói chuyện vớ i bạn là nam hay nữ để ban tổ
chứ c cử ngườ i phù hợ p đi nói chuyện... Hãy lập kế hoạch sẵn cho nhữ ng thông tin đó,
vi ́ dụ như chủ độ ng xin họ c bổng đối vớ i đối tác là m về giáo dụ c, hoặc ngượ c lại, né tà i
trợ họ c bổng, tù y theo nhu cầu của bạn. Hãy tưở ng tượ ng sẵn nhữ ng nộ i dung có thể
đượ c đề cập trong cuộ c gặp mặt và cách phải hồi hợ p lý trướ c, bạn cà ng chuẩn bi ̣ cà ng
nhiều cà ng kỹ thì khả năng mắc sai lầm cà ng thấp, vi ́ dụ như việc suy nghi ̃ trướ c xem
bạn sẵn sà ng linh độ ng như thế nà o về mặt quyền lợ i nhà tà i trợ , bạ n có đề xuất đặc
biệt gì cho đối tác nà y không. Bất kể như thế nà o, chìa khóa của nghệ thuật đà m phán
vẫn nằm ở khâu chuẩn bi ̣.

“Cho tôi sáu giờ đểchặt cây, và tôi sẽ dà nh bôn
́

giờ đầu tiên đểmà i rìu.” - Abraham Lincoln

62
Khâu ứ ng biêń
Phần cò n lại, phần mà mọ i ngườ i sẽ thấy
khó khăn hơn, đó là kỹ năng ứ ng biến, xử lỹ nhữ ng
thông tin ngoà i dự đoán trong cuộ c đà m phán.
Việc bạn chuẩn bi ̣ trướ c cà ng kỹ cho nhữ ng khả
năng có thể xảy ra, bạn cà ng có i ́t khả năng bi ̣ bất
ngờ . Tuy vậy, việc bi ̣ bất ngờ thườ ng xảy ra và khi
bạn hoà n toà n không có mộ t chút chuẩn bi ̣ gì cho
nó, hãy cân nhắc nhữ ng nguyên tắc sau:
- Hãy đảm bảo bạn không phải loại ngườ i hay
mắc sai lầm đầu tiên. Ngườ i mớ i họ c, cộ ng tác viên
Figure 14. Khi gặ p chuyện bất ngờ hoặ c ngoà i
đượ c khuyến khi ́ch tham gia vớ i tư cách trợ lý, họ c mong đợ i, hã y biêt́ cá ch ứ ng biên
́ !
Nguồn ảnh: Phils Phun (2010)
hỏi, nhưng và o thờ i điểm thà nh công, bạn cần
thà nh công, vì thế hãy đảm bảo bạn là ngườ i suy nghi ̃ kỹ cà ng trướ c khi nói, và nói
chuyện dễ nghe, hiệu quả.
- Mình có phải ra quyết đi ̣nh, phản hồi ngay lập tứ c không? Nếu không, hãy tìm
cách trì hoãn phản hồi đó, hoặc lệch hướ ng chủ đề cho đến khi bạn chắc chắn mình có
mộ t phản hồi tốt. Không bao giờ đưa ra mộ t lờ i hứ a hay khẳng đi ̣nh gì trong khi bạn bi ̣
cuống cả.
- Trong trườ ng hợ p bạn bắt buộ c phải đưa ra phản đồi, hãy đưa ra phản hồi an
toà n nhất có thể, kè m theo lờ i hứ a về mộ t viễn cảnh tốt hơn sau khi có thêm thờ i gian
suy nghi ̃ và thảo luận vớ i ban tổ chứ c.
- Hãy là ngườ i chủ độ ng tạo ra sự bất ngờ cho đối tác. Khi bạn khiến cho đối tác
phải chơi theo dò ng suy nghi ̃ và cách tiếp cận vấn đề của bạn, đối tác sẽ i ́t có cơ hộ i
khiến bạn bất ngờ hơn bở i ý tưở ng và kế hoạch của họ .

Trải nghiệm thự c tế: Trong quá thờ i gian là m tà i chi ́nh của mình, mình đượ c là m việc
vớ i hai đối tác là trung tâm RES và trung tâm NEC, và trong cả hai trườ ng hợ p, mặc dù
cuộ c đà m phán của mình kéo dà i đến hà ng giờ đồng hồ, nộ i dung chi ́nh mà mình trao
đổi lại không phải là về chương trình, mà là về nhữ ng chủ đề không liên quan như giáo

63
dụ c, bản thân mình… Bên cạnh tìm hiểu về chương trình, đối tác, đặc biệt là nhữ ng
ngườ i có thẩm quyền cao, họ muốn thự c sự tìm hiểu xem mình đang là m việc vớ i ai,
và nhiệm vụ của mình là cho họ sự tin tưở ng cần thiết.

Hãy nhớ rằng, con ngườ i thườ ng mắc sai lầm khi họ bi ̣ rơi và o tình trạng bối rối,
mất kiểm soát, vì vậy hãy tránh tình huống đó bằng mọ i cách có thể, mộ t trong nhữ ng
cách đó là xây dự ng mộ t bộ quy tắc ứ ng xử rõ rà ng như mình đề nghi ̣ ở trên. Sự thự c
là chẳng có kỹ năng ứ ng biến diệu kỳ nà o cả, thà nh công của bạn sẽ dự a và o kinh
nghiệm, sự chuẩn bi ̣ kỹ cà ng và kè m theo mộ t chút may mắn mà thôi.

Phải làm gì khi đối tác từ chối hợp tác?

Có thể bạn sẽ rất buồn, thậm chí thất vọng vì các đối tác cứ liên tục từ chối hợp
tác. Bạn có thể giành cho mình một vài phút để buồn, thậm chí vài giờ cũng được,
nhưng tuyệt đối đừng ngó lơ họ. Hãy thể hiện bạn là một người luôn tìm thấy cơ hội
trong những tình huống khó có cơ hội nhất. Nếu đối tác từ chối hợp tác, bạn hãy trả
lời họ bằng một email bày tỏ lòng cảm ơn họ đã giành thời gian nghiên cứu về dự án
của bạn, bạn vẫn hy vọng có thể hợp tác cùng họ không chỉ lần này mà còn những lần
sau nữa. Trường hợp xấu nhất là đối tác đó cũng sẽ ngo lơ “tâm thư” cuối cùng của
bạn luôn, nhưng không sao cả, bạn đã tự khẳng định được mình rồi. Sau khi bị từ chối,
bạn hãy cẩn thận ghi chép lại thông tin của đối tác này, nếu có lý do từ chối thì càng
tốt, còn nếu không thì đây sẽ là một nguồn tham khảo để các thế hệ sau cân nhắc khi
lựa chọn đối tác này, hoặc có thể sẽ tìm ra cách giải quyết cho lý do họ từ chối để lấy
được cơ hội hợp tác thì sao?

Như vậy chúng ta đã đi qua tất cả 6 bước của quy trình đối ngoại và một số tips
hay cho salesman đối với một dự án của học sinh, sinh viên. Bạn không nên bỏ qua bất
cứ bước nào trong quy trình này. Dựa vào gợi ý từ 6 bước này, bạn hãy áp dụng vào
chính dự án của mình và cho ra những cách thức làm đối ngoại thật độc đáo nhé. Chắc
chắn rằng sẽ có rất nhiều “salesman” tiềm năng được sinh ra qua những dự án như thế
này đây. Vậy còn còn chần chừ gì nữa, hãy nhấc điện thoại lên và gọi ngay cho đối tác
của mình đi thôi!

64
4. Ai cũ ng có vấn đề cá nhân
Tôi không biêt́ phải xắp sêṕ thờ i gian thế nà o cả!

Hầu như tất cả mọi người sẽ

gật đầu khi đượ c hỏi một tuần của
bạn có bận rộn không, ai cũ ng có cảm
giác rằng minh đang phải đương đầu
vớ i mộ t khối lượ ng công việc không
bao giờ hết cả. Đó không thực sự là
sự thật! Đặc biệt là ở mức độ học
Figure 15. Ai cũng có lúc bi ̣ quá tải, và ai cũng cần học cá ch quản lý
sinh, sinh viên, mình tin là con người thờ i gian của mình.
Nguồn ảnh: RAELEIGHREADS (2016)
chúng ta có khả năng trở nên bận
hơn thế rất nhiều. Điều đầu tiên bạn cần là m để chấm dứ t tình trạng nà y, đó là nắm
đượ c nhữ ng công việc mình cần là m, và nắm đượ c xem mình có bao nhiêu thờ i gian
để giải quyết nhữ ng công việc đó. Nếu công việc quá nhiều trong mộ t khoảng thờ i gian
ngắn, điều khôn ngoan nhất là bạn bỏ bớ t theo mứ c độ ưu tiên, đảm bảo bạn hoà n
thà nh nhữ ng gì quan trọ ng nhất đầu tiên. Trên thự c tế, việc là m mộ t To-do list là việc
rất phổ biến và dễ là m, nhưng phần quan trọ ng nhất để cho To-do list của bạn có giá
tri ̣ là bạn nhận ra đượ c giớ i hạn của mình, nhận ra mình cần nghi ̉ ngơi và do đó biết
cách phân chia thờ i gian cho từ ng công việc mộ t cách hợ p lý, và rồi tuân thủ khung thờ i
gian đó mộ t cách hợ p lý. Nếu bạn quyết đi ̣nh dà nh ra mộ t giờ để là m công việc A,
nhưng hết mộ t giờ bạn mớ i xong mộ t nử a, thì trừ khi bạn có đảm bảo thờ i lượ ng dà nh
cho các công việc sau không bi ̣ ảnh hưở ng, bạn cần phải chuyển sang công việc khác,
để dở công việc A cho đến khi bạn có quỹ thờ i gian để hoà n thiện nó .

Ngoà i ra, mình xin đượ c giớ i thiệu mộ t ý tưở ng đến từ một triết lý của người
Cha giàu trong cuốn “Cha giàu – Cha nghèo” – hãy luôn trả công cho mình trước, hay
nói cách khác, hãy làm những điều bạn muốn trước, để những mối lo, ép buộc ra sau.
Nói cách khác, việc nghi ̉ ngơi, đi chơi hay hẹn hò của bạn cần đượ c trân trọ ng và đượ c
thự c hiện mộ t cách nghiên túc, ưu tiên. Vớ i tư duy nà y, bạn sẽ dễ dà ng cân đối cuộ c
sống, công việc và hạn chế stress hơn rất nhiều. Và hãy yên tâm là bạn vẫn sẽ hoàn
thành nhữ ng công việc cần là m, vì lúc nà y tinh thần và thể chất của bạn tốt hơn rất

65
nhiều rồi! Cũng xuất phát từ triết lý này, mình đã nghĩ ra một ý tưởng khá thú vị cho
bản thân mình, đó là “Ngày tự do”. “Ngày tự do” đơn giản là một ngày trong tuần bạn
sẽ cắt hết mọi ràng buộc với bên ngoài, tập trung nghiên cứu, triển khai một dự án,
hoặc đi chơi, du lịch hay làm bất cứ điều gì bạn muốn. Mọi việc khác để hôm khác tính!
Cho bản thân mộ t khoảng lặng nhất ngắn thự c ra sẽ có tác độ ng rất lớ n đến năng suất
là m việc đó!

Tôi cảm thấy năng suất là m việc của mình chưa cao!

Dễ mất tập trung, nhanh mệt mỏi hay đơn giản là lườ i là nhữ ng vấn đề mà hầu
như ai cũ ng gặp phải, và thườ ng đây là nhữ ng vấn đề có thể đượ c giải quyết nhờ và o
tâm lý họ c vớ i phương châm là ‘hà nh độ ng quyết đi ̣nh cảm xúc’. Đúng vậy, nếu bạn
ném điện thoại ra xa khỏi mình, tạm thờ i cắt mạng, thì bạn sẽ bớ t bi ̣ mất tập trung và
muốn cập nhật mạng xã hộ i nữ a. Để và o lại, bạn cần đi ra khỏi chỗ ngồi hiện giờ , hoặc
bật lại modem…mặc dù đây không phải mộ t phương pháp tuyệt đối, nhưng chúng cũ ng
góp phần đi ̣nh hình tâm lý của bạn. Tương tự , quyết tâm là m bất kỳ việc gì mộ t cách
nghiêm túc tối thiểu 5 phút bất kể bạn chán nản đến đâu, sẽ giúp bạn vượ t qua rà o cản
đầu và o và nhận ra rằng, “à tiếp tụ c ngồi là m việc cũ ng không quá tệ!”. Nếu sau 5 phút
bạn vẫn muốn bỏ công việc đó thì có lẽ là bạn thự c sự không nên là m nó lúc nà y (Fessler,
2017). Hay mộ t thủ thuật khác mình đã đề cập ở trên đó là khi bạn muốn hoà n thà nh
công việc, hãy nói vớ i ai đó thân thiết là bạn đang và sẽ là m việc nà y, và o thờ i điểm
nà y, thậm chi ́ bạn có thể nhờ họ kiểm tra. Là m như vậy bạn sẽ thấy có trách nhiệm và
độ ng lự c hơn để hoà n thà nh công việc (Ariely, 2002).

Hãy nhớ rằng, chẳng có ai tự dưng là m việc chăm chi ̉, năng suất cả, sự khác biệt
nằm ở xem ai bền bi ̉, nỗ lự c và có trách nhiệm hơn thôi, nếu bạn cứ để đó và hi vọ ng
mộ t hôm nà o đó mình sẽ chăm hơn thì bạn sẽ phải đợ i rất lâu đó!

66
LỜI KÊT́

Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã dà nh ra công sứ c đọ c đến phần cuối cù ng của
cuốn sách. Mình hi vọ ng bạn đã tìm đượ c mộ t điều gì đó mớ i từ cuốn sách nà y, có thể
là mộ t kiến thứ c mớ i, mộ t ý tưở ng mớ i, hay mộ t độ ng lự c mớ i, như vậy có nghi ̃a là
cuốn sách, ban biên tập và mình đã thà nh công trong việc tạo ra cuốn sách nà y. Bên
cạnh đó, cá nhân mình hi vọ ng rằng ngoà i đọ c đượ c nhữ ng nộ i dung trong cuốn sách,
bạn cò n hiểu đượ c tâm huyết và mụ c đi ́ch của nhữ ng ngườ i viết sách như mình, và vì
thế bạn có độ ng lự c để chia sẻ nhữ ng gì mình biết, mình họ c đượ c tớ i nhữ ng ngườ i
khác nữ a. Mình cũ ng muốn nhữ ng bạn mớ i tham gia và o hoạt độ ng tổ chứ c chương
trình nhận ra rằng, mình và nhữ ng ngườ i đi trướ c quan tâm đến các bạn, mong muốn
các bạn họ c đượ c nhữ ng điều tốt nhất, nhanh nhất, bướ c trên vai của nhữ ng ngườ i đi
trướ c để gặt hái thà nh công cho riêng mình, đi xa hơn nữ a và không phải là m nhữ ng
điều lặp lại, vô bổ. Sự quan tâm, chia sẻ nà y luôn là mộ t giá tri ̣ cốt lõ i của tổ chứ c LOF,
và mình rất vinh dự đượ c đưa giá tri ̣ nà y tớ i cho bạn!

Chúc bạn thành công trên hà nh trình của chi ́nh mình!

-------------------------------Hết------------------------------------

67
TRI ́CH DẪN

Anderson, Mark. (2016). Doctor Cartoon #4549.

https://www.andertoons.com/doctor/cartoon/4549/have-you-been-putting-
yourself-in-other-peoples-shoes

Ariely, D. Wertenbroch K. (2002). Procrastination, deadlines, and performance: self-

control by precommitment. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/12009041

Fessler, Leah. (2017). The five-minute trick that helps Instagram’s CEO crush
procrastination. https://qz.com/999979/the-five-minute-trick-that-helps-instagrams-
ceo-crush-procrastination/

FOTOLIA, RIKILO.http://www.motherearthnews.com/nature-and-
environment/community-network-zmaz81ndzraw

Kroeker, Paul. (2017). Why am I here? http://faithbibleomaha.com/sermons/why-

am-i-here/

Nonprofitlawblog.com. Crowdfunding.
http://www.nonprofitlawblog.com/assets/Crowdfunding.png

Phils, Phun. (2010). http://philcoiinetnetau.blogspot.jp/2010/08/

Pinterest. Psychology memes. https://www.pinterest.jp/explore/psychology-

memes/?lp=true

RAELEIGHREADS. (2016). Too Much Work; Not Enough Reading.

https://raeleighreads.files.wordpress.com/2016/04/too-much-work.jpg?w=676

Scott, Robin. (2013). What Will Be Your Legacy?

http://www.dailygood.org/view.php?sid=377

Tamara, Sánchez. (2014). http://www.blogtrw.com/wp-content/uploads/Captura-de-

pantalla-2014-08-06-a-las-09.47.15.png

The Peak Performance Center. Interpersonal Skills.

http://thepeakperformancecenter.com/development-series/skill-
builder/interpersonal/

68
Thinkingoutsidethebox.guru. http://thinkingoutsidethebox.guru/home/

Wisegeek. What Does a Contract Administrator Do?

http://images.wisegeek.com/magnifying-glass-looking-at-contract.jpg

69