2or2024 LAST PLANNER SYSTEM PULL PLANNING ~ Gastiin de obras 03 EXPERIENCIA LAST PLANNER SYSTEM : PLANIFICACION GENERAL, PULL PLANNING Con la obra iniciada (fase de cimentacién) comienzo el proceso Pull Session o Pull Planning, con la intencién de convert la Planificacién Inicial (desarrollada por una sola persona) en una Planificacién Real (elaborada por todo el equipo). PULL PLANNING Last Planner System se basa en un sistema Pull, donde la programacién se realiza de atras hacia adelante. La ventaja de este sistema es que las actividades apareceran cuando realmente sea necesario y se detectaran con anticipacion posibles conflictos entre actividades. La singularidad det edificio que vamos a construir radica en los hormigones vistos (incluidas las fachadas) con lo cual prima la mano de obra “artesanal" y atin siendo mano de obra cualificada, me genera incertidumbre, por lo que pretendo implicar desde el primer momento a los subcontratistas y para ello necesito su COMPROMISO con el proyecto, sobre todo cuando vamos a necesitar un esfuerzo extra que no siempre se incluye en el precio del m3. system-planificacion-general-pullplanning! 42or2024 LAST PLANNER SYSTEM PULL PLANNING ~ Gastiin de obras Es evidente que los subcontratistas son las personas que realmente hacen el trabajo por lo tanto durante el proceso de produccién ellos pasaran a ser mis CLIENTES y la planificacién colaborativa me ayudar a detectar las necesidades de cada equipo, de manera que pueda asegurar para cada oficio un trabajo mas eficiente y seguro. Para realizar la Planificacién General , lo primero que hago es convocar a los representantes de todos los subcontratistas para la Pull. Se trata de que ellos decidan el orden, duracién y recursos necesarios para la ejecucién de las tareas. Es importante que la reunién sea gil, visual y sobre todo répida: no mas de tres horas. PREVIO A LA PULL 1. Al solicitar las ofertas para la adjudicacién de los trabajos, en el propio correo indicaba que la gestion de los trabajos se realizaria mediante la metodologia LPS. No explicaba nada mas. Lo légico es que las subcontratas que de verdad estén interesadas en ofertarte los trabajos te lamen preguntando {Qué es eso de LPS? y as! cocurrié con la mayoria. Con lo cual, cuando te preguntan, aprovechas para hacerles una breve explicaci6n (cinco minutos). 2. Una vez decidido quiénes ejecutarian los trabajos, durante ol proceso de negociacién de la oferta, profundizaba en el funcionamiento de la metodologia LPS, explicandoles con mas detalle todo el proceso y haciendo hincapié en fa asistencia de un responsable con capacidad de tomar decisiones durante las reuniones semanales. 3. Sitienes posibilidad de incorporar cldusulas en los contratos de las subcontratas es interesante especificar claramente que la obra se rige por la Metodologla Last Planner System (LPS). 4, Con una semana de antelacién invitas a todos a la Pull Session. Yo los llamé telefénicamente primero y cuando ya estaba consensuado el dia para la planificacién colaborativa, les confirmaba formalmente el dia y la hora por correo electrénico, ademas es importante recordarles que se estudien detalladamente el proyecto de ejecucién, concretamente las partidas que han contratado asi como la duracién, orden de entrada, y las posibles restricciones. 5. Ubicacién: Se trata de una reunién para una planificacién colaborativa, por Io tanto necesitas un espacio amplio y Ventilado, si puede ser en la propia obra mucho mejor. 6. Como vamos a planificar con todos los representantes de las subcontratas necesitamos de un método que sea INTUITIVO, VISUAL y RAPIDO, por eso sobre una pared, tablero 0 en una simple valla de cerramiento de obra ‘como fue mi caso desplegamos unos rollos de papel de embalar a modo de lienzo en dénde iremos colocando todos los post-its (tamafio de medio folio) para que se vea bien. Cada subcontrata tendré sus postits (un mismo color por subcontrata) para que cada uno escriba la siguiente informacién; Ejecutor, Tarea, Duracion, Recursos y Restricciones. Hay quien en el post ~itincluye mas datos y posiblemente sea lo correcto pero para mi es fundamental no complicarles demasiado y sobretodo que la reunién sea agil, sino la atencién decae y to que pierdes es informacién crucial para la ejecuci6n. 7. Moderador o Facilitador: Si puedes disponer de una persona ajena a la ejecucién que gestione la reunién colaborativa es lo Ideal . Yo tuve la suerte de contar con un profesional que gestioné a todo el equipo sin hacerse notar, es fundamental que el faciitador sepa mantener el hilo conductor para IMPULSAR soluciones, sin emir opi jones o juicios y menos atin corrigiendo o indicando secuencias o duraciones. www gestionaobras.com/03-experiencis-last-planner-system-planifcacion-genera-pullplanning! 252or2024 LAST PLANNER SYSTEM PULL PLANNING ~ Gastiin de obras PREPARACION DE LA PULL DURANTE LA PULL: Ya estamos todos alrededor del panel olionzo y el faciitador da paso colocando el primer postit que no es otro que la fecha final de obra . Vamos a realizar una planificacién inversa, de derecha a izquierda, desde el Hito Final de Obra hacia el presente por lo tanto el post-it se coloca a la derecha del panel. Se trata de una Visién General, es una programacién en dénde las actividades son generales y de larga duracién, mas adelante ya aumentaremos el nivel de detalle. En mi caso la pull lanzé 43 actividades y fueron mas que suficientes para confeccionar la Planificacién General. No te preocupes por los solapes de las tareas ya las negociaremos en su momento es decir cuando hayamos acabado la pull. La planificacién la hacemos “de corrido” , lo importante es respetar la SECUENCIA y para ello dibujamos una flecha desde la tarea (predecesora) a la tarea (sucesora). Cada responsable de las subcontratas rellenaré los post-its y el faciitador se preocupard de recogerlos y olocarios en el lugar que el subcontratista le indique. Este punto difiere de otras implementaciones puesto que hay quienes prefieren que sean los propios partcipantes los que coloquen los postits en el lienzo en mi caso antepongo la agilidad y prefiero que sea el propio faciitador quien los coloque. Finalmente se hace una revisién de las tareas con los parlicipantes para asegurarse de que estén de acuerdo con el resultado www gestionaobras.com/03-experiencis-last-planner-system-planifcacion-genera-pullplanning! 352or2024 LAST PLANNER SYSTEM PULL PLANNING ~ Gastiin de obras Raraed Bora Cun Tomauaed me STRNCDOMDES Eukeratn, TELCO ¥ Camara’ » casas TAR QVERII a unico (Ream 20 Dias 21 % vans ses noc. 2 oPeRaaic 4 Penccnas SONCEE TAR. TireleGi ee: INFORMACION DEL POST:IT Finalizacién de ta Pull: 1, La pull acaba cuando todos estén seguros de que tienen los recursos y el tiempo suficiente para completar el trabajo. 2. El resultado que lanza la pull no coincidira con el que habias planificado sino todo lo contrario se habré dilatado bastante, es légico porque las tareas no estén solapadas por lo tanto ahora es el momento de hacerlo, es decir al finalizar ta pull 3, A la vez que los subcontratistas planifican durante la pull, aprovecho para replicar su planificacién de post-its en un diagrama de gantt tal y cémo ellos la estan plasmando en el lienzo, de esta forma en cuanto se acaba la pull puedes saber la fecha final. Provoco un descanso de 15m, tiempo suficiente para preparar la proyeccién del diagrama de Gantt 4, En cuanto acaban el descanso ya esta proyectado en la misma sala el gantt para que se pueda comparar 0 consultar los post-it en caso de duda. 5, Ahora sobre el Gantt proyectado volvemos a preguntar si se pueden solapar las actividades y los, subcontratistas volvern a proponer si pueden iniciar las tareas a la vez que otras o una vez ya iniciadas, www gestionaobras.com/03-experiencis-last-planner-system-planifcacion-genera-pullplanning! as2or2024 LAST PLANNER SYSTEM PULL PLANNING ~ Gastiin de obras PROYECCION DEL DIAGRAMA DE GANTT El resultado de la planificacién una vez acabada la reunién habra cambiado totalmente, légicamente el plazo general ha disminuido al solapar las actividades. En mi caso pasé de 21 meses a 12. El plazo contractual de la obra son 12 meses asi que podia darme por satisfecho pero sabia que atin podiamos reducirlo un poco mas puesto que habia actividades con demasiada holgura, con lo cual tuve claro que volverla a realizar otra sesién mas , es decir volveria a convocarlos la semana siguiente para la 1* Negoclaci6n. (para el siguiente post) Una vez acabada la pull notarés que todos los participantes estén implicados y comprometidas con el proyecto, forman un equipo, les has dado la oportunidad de familiarizarse con el resto de subcontratas y de conocer las necesidades de cada miembro y lo que es importante para el éxito de los demas, La planificacién general la hemos creado a partir de las indicaciones del equipo por lo tanto es CREIBLE. Marurt Cate COMPARTIR www gestionaobras.com/03-experiencis-last-planner-system-planifcacion-genera-pullplanning! 55