Kort repetition

Igår gjorde vi följande:

Projekt som arbetsform
Lektion 2 – Planering av
Initiering av projekt

projekt
Förstudie

Övningen för dagen bestod i förslag på pimpning av

klassrummet…

Dagens lektion Pimp my classroom!

Idag:
Digital whiteboard 20.000 kr

Stolar 28.000 kr

Resten av förstudie-delen

Kamera 5.000 kr

Planering av projekt
Tonade rutor 5.000 kr

Inredning 20.000 kr (väggfärg, golv)

Kunskapshantering

Växter och grönt 5.000 kr

Totalt 75.000 kr
Övningen för dagen bestod i förslag på pimpning av
klassrummet… Igår:
Vad vill ni ha gjort?
Att komma överens….
Varför?
Ett fiktivt ja från chefen

Resten av delen om förstudie Förstudie Planering Genomförande Avslut

Initiering av
projekt

1
 Planering för förstudie
Uppdrags--
Uppdrags Förstudie-
Förstudie-
beskrivning Intressenter Nulägesanalys rapport
kartlagda klar

Starta förstudien
Projektet
grovplanerat
Definiera och identifiera
Lösningsförslag Lönsamhet Förstudien
projektdelarna
Bakgrund framtaget analyserad klar
analyserad
Krav
fastlagda
Syfte och Omfattning
mål klart klart

Projektets omfattning Miniprojekt

Kartlägg de olika delarna innan tidsuppskattning,
riskanalys och planering Uppgift 2.1
Hur skulle ni kunna dela in gårdagens uppgift i olika

Kartlägg varje del. Alla delar ska vara: delar? Vilka delar finns det?

Lagom stora att greppa

Tydliga Presentera detta i form av en arbetsstruktur

Miniprojekt - arbetsstruktur Grovplanering

Vilka delar finns det som ni kan se?
Listan på milstolpar görs sedan om till en såkallad

…. nätplanering.

Det som syns medan är en milstolpeplan vilket är en
variant av nätplanering

M2

M1 M3 M4 M5 M7

M6

2
Grov planering

En översiktlig plan med milstolpar

För att få en överblick av vad som ska göras och
vilka beroenden som finns
Miniprojekt
Uppgift 2.2

Milstolparna har ni fått fram sedan förra uppgiften,
nu gäller det bara att få ordning på dem. Är det
någon som är beroende av någon annan? Vad
måste göras först? Kan man göra något parallellt?

Resultatet finns på de nästkommande bilderna:

SWOT analys
För och emot projektet

+ -
Faktorer som kan underlätta Faktorer som kan försvåra
projektet projektet

Inom Styrkor Svagheter

projektet (Strengths) (Weaknesses)

Utanför Möjligheter Hot

projektet (Oppertunities) (Threats)

3
 SWOT forts. Miniprojekt
Underlättar Försvårar
O2 Projektet har bra… W1 Otydlig teknisk lösning
S1 Högt prioriterat…
Uppgift 2.3
I samma grupper som tidigare ska ni nu göra en
SWOT analys på samma projekt. Kom på minst 7
saker i varje ruta.

Slutsatser och åtgärder Hanteras i

O2,S3, S4,W1 Genom att använda… Aktivitetsplanen
Kravspecifikation
… … …

Planering av projekt
Förstudie Planering Genomförande Avslut

Vad innebär projektplanering? När projektplanerar man?

Tidsplanera

Resursplanera Förstudie Planering Genomförande Avslut

Kalkylera kostnader

Organisera arbete

Analysera risker
Den mesta planeringen görs i planeringsfasen

En del planering görs löpande under
genomförandet på grund av ändringar och nya
Det är projektledarens ansvar att det blir gjort…
förutsättningar

4
 Ex. Aktiviteter under planeringen

Utarbeta detaljerade tids- och projektplaner

Utforma projektorganisationen
Projektplanering är att välja strategi –
Planera projektets ekonomi

Specificera projektets kvalitetsaktiviteter
väg till målet

Etablera infrastruktur för kommunikation

Analysera risker och åtgärdsplaner

Ingå avtal med projektets leverantörer

Planera projektutvärderingar

Syftet med planering Ta in projektgruppen i planeringen

Projektledaren kan inte allt

Skapa översikt över vad som ska göras och i vilken
Projektdeltagarna vet bäst och mest
ordning

Det är bra om folk blir insatta tidigt

Planeringen leder till en plan Projektplanen

Beslut att inleda
projektet Gjort
förkalkyl Projektplan
I första hand till för beställaren
Definiera
aktiviteter
Fastställt
budget

Ska kunna användas för att sätta in en ny
Uppskatta
Klarlagt
beroenden
varaktighet projektledare
och resurser
Definierat
och bedömt
risker

Tagit fram
tidsplan
Tagit fram
rutiner för
ändringar

5
Detaljplanera eller inte? Frågor:
1. Är det bra att detaljplanera allt från början?
Varför/Varför inte?
Uppgift 2.4 Vissa saker är svåra att förutse
Dela in er 3 och 3 och diskutera huruvida det är bra Tar tid att detaljplanera allt
att planera ett projekt i detalj redan från början. Inte dynamiskt
1. Vad är fördelen med att detaljplanera redan i Allt är klart, alla vet vad som händer
början? Vad är nackdelen? Kvalitén borde bli bättre
Man vet när allt ska vara klart
2. Hur mycket bör detaljplaneras?
Om man har en deadline är det nödvändigt med planering
3. Vem bör göra detaljplaneringen? Beror på projektets storlek, desto större, desto mer

Det är oftast bara bortkastad tid att

detaljplanera i början! Några olika metoder

Närzonsplanering

Planera början på detaljnivå

Resten innehåller enbart milstolpar och övergripande
händelser
Bedöma resursbehovet

Sedan detaljplanerar man successivt lite framåt

Med närzonsplanering blir det svårare att beräkna

kostnaderna

Spelar oftast inte så stor roll då de sena aktiviteterna oftast
är osäkra i vilket fall

6
Vad är en resurs? Behovsplan

Människor
Behovsplan är en plan för vilka resurser som

Utrustning kommer behövas för varje aktivitet

Material

Tid
Utgör underlag för budgetering och

Pengar resursanskaffning

Påverkar planeringen – det är först efter

behovsplanen som man kan spika tidsplanen

Bedöma tidsåtgång Bedöma tidsåtgång

Varaktighet och tidsåtgång är inte samma sak
Bedöm varje aktivitet separat

Kalendertid och arbetsinnehåll

Det är bra om de som ska genomföra uppgiften är

Ta hänsyn till saker såsom semester, utbildning, med och tidsbedömer
frånvaro, sjukdom och deltagarnas uppgifter
Resulterar även ofta i större ansvar
utanför projektet

Tidsåtgång = Nettotid

Kalendertid = Bruttotid

”Det går inte att vara hur många som helst när man För varje aktivitet finns alltid en gräns när det inte
målar en garderob” lönar sig att satsa ytterligare resurser

7
Tidsplanering Tidsplanering - GANTT

Det mest synliga beviset för hur projektet kommer
Tidsplanen är en aktivitetsplan med tidsaxel
drivas

Alla aktiviteter har en varaktighet, start- och

Utgör underlag för: sluttider

Uppföljning

Kvalitetsgranskning
I GANTT illustreras aktiviteter med ”band” och

milstolpar med ”punkter”

Excel MS Project

Det går att göra GANTT liknande tidsplaner i Excel
MS Project är ett program som gör projektplanering
enkelt

Låt varje rad vara en aktivitet och varje kolumn en
dag eller en vecka
Utöver att hantera aktiviteter kan den även:

Placera sedan ut antal timmar som kommer
beräkna resurser
genomföras varje dag/vecka för varje aktivitet
kalkylera kostnader

generera rapporter

följa upp utfall

Resurskrockar

Ibland behövs en resurs till flera uppgifter samtidigt
Det är farligt medför mycket
planering – man får lätt känslan av
Det är PL jobb att se till att ingen resurs blir
överbokad
att allt är under kontroll, bara man
Det kan leda till att projektet tar längre tid
har en snygg plan
Kan dock avhjälpas med bra planering

8
Agil planering Fram och baktunga projekt

I agila projekt gör man oftast inget schema
Framtunga projekt

Stora och resurskrävande aktiviteter i början

Istället jobbar man bara med logiska samband

Baktunga projekt

Stora och resurskrävande aktiviteter i slutet

Slutet på projektet kalkyleras konstant

Kommunikation

Störningar

Avsändare Budskap Kodning Avkodning Mottagare

Kunskapshantering Effekt

Återkoppling

Lokalisering
Samla projektet

I vilka lokaler ska vi var?

Arbetsplatser
En stor del av tiden som läggs ned i
Projektrum
projekt, går åt till olika former av
möten.
Digitala hjälpmedel

Projektwebbar

Projektdagbok

9
Tyst & Explicit kunskap

Hur får man människor att dela med sig

av sin kunskap? Resultat på nästa
bild…

Övning inlärning

Vad behöver ni för att kunna lära er saker så
bra som möjligt?

Inlärning Resultat på nästa bild…

Imorgon…

10
Onsdag

Ekonomi

Risk

Kvalitet

Skapa projektgruppen Slut för idag…

11