Professional Documents
Culture Documents
Laporan PKL King
Laporan PKL King
Laporan PKL King
DI KELURAHAN MAULAFA
LAPORAN PKL
Oleh
IRVIN K. D NARAMESSAKH
NIM: 1823735282
PROGRAM STUDI
TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN
JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
POLITEKNIK NEGERI KUPANG
2021
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang memberikan Rahmat-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ( PKL )ini.
Adapun laporan ini ditujukan untuk memenuhi tugas sebagai syarat dalam pembuatan Tugas
Akhir nanti. Laporan ini dibuat dengan maksud untuk menguraikan gambaran pekerjaan
yang telah dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) di Kecamatan Maulafa,
kelurahan maulafa, Kota Kupang, Nusa Tenggara Timur
Dalam penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ( PKL )ini, penulis banyak
mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak
langsung. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan limpa terima kasih kepada:
1. Jemsrado Sine,ST.,M.Eng,Selaku Ketua Jurusan Teknik Elektro Politenik Negeri
Kupang, yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
(PKL)
2. Nikson Fallo, ST. M,Eng Selaku dosen pembing PKL.
3. Fredrik Paulus Noach, ST.M.Cs Selaku Ketua Program Studi Teknik Komputer dan
Jaringan.
4. Yanto E. Sapay, SE, selaku Lurah di kelurahan maulafa, selaku pembimbing lapangan.
5. Orang tua penulis yang selalu memberikan dukungan dan motivasi dalam penyelesaian
laporan PKL ini.
6. Teman-teman dan semua pihak yang telah membantu penulis hingga terselesaikannya
laporan ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Sebagai penutup, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun
guna pengembangan Laporan Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) selanjutnya. Semoga laporan
ini dapat memberikan manfaat dan sumbangan pemikiran bagi perkembangan pengetahuan
bagi kita semua. Amin.
Penulis
Luas wilayah Kelurahan Maulafa 2,70 KM2 ( 208,88 Ha ) atau 4,83 % terdiri dari 12
RW dan 33 RT dengan batas wilayah sebagai berikut:
Sebelah selatan berbatasan dengan kelurahan Kolhua
Sebelah barat berbatasan dengan JI. Fetor Feonay / Kelurahan Oepura
Sebelah utara berbatasan dengan Jl. Amabi / Kelurahan Oebufu
Sebelah timur berbatasan dengan Kali Petuk / Kelurahan Naimata
Tahun 2020
Kode Desa (PUM) 5371021007
Desa/Kelurahan MAULAFA
Kecamatan MAULAFA
Kabupaten/Kota KOTA KUPANG
Provinsi NUSA TENGGARA TIMUR
Tahun Pembentukan 1968
Luas Desa/Kelurahan (Ha) 208.88
Penetapan Batas Ada
Dasar Hukum Perdes No .
Dasar Hukum Perda No.
Peta Wilayah Ada
Koordinat 123.644955 BT / -10.239498 LS
Tipologi PERINDUSTRIAN/JASA
Klasifikasi SWAKARYA
Kategori MADYA
Batas Wilayah :
a. Desa/Kelurahan Sebelah Utara KELURAHAN KOLHUA
JL. FETOR FEONAY / KELURAHAN
b. Desa/Kelurahan Sebelah Selatan
OEPURA
c. Desa/Kelurahan Sebelah Timur JL. AMABI / KELURAHAN OEBUFU
KALI PETUK / KELURAHAN
d. Desa/Kelurahan Sebelah Barat
NAIMATA
LURAH KOLHUA
YANTO SAPAY,SE
NIP. 19720104 199603 1 002
SEKRETARIS
DORA YULIANA NDOLU,SH
NIP. 19790702 200604 2 032
KASI. PEMBERDAYAAN
MASYARAKAT
RUBEN DENNY A. DJARI
NIP. 19770203 200012 1 004
Sub Bagian :
1. Lurah Maulafa : Bpk. Yanto Sapay, SE.
2. Sekretaris Lurah : Ibu. Dora Yuiana Ndolu, SH.
3. Kasi Pem ketentraman dan ketertiban : Bpk. Jusuf Sinlae, S. Sos.
4. Kasi Pelayanan Masyarakat : Ibu. Adriana B Kalla, SE.
5. Kasi Pemberdayaan masyarakat : Bpk. Ruben Denny A. Djari
3.1.1 Pengarsipan
Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta
penyiapan arsip menurut sistem tertentu (Badri, 2007). Pengarsipan adalah
surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak di lakukan oleh
setiap badan usaha baik dalam pemerintahan maupun usaha swasta (Surojo,
2006). Jadi, pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen
arsip menurut sistem pengarsipan tertentu.
3.1.2 Macam – macam Pengarsipan
Berdasarkan fungsi arsip menurut Undang – undang No.7 tahun
1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dibedakan menjadi dua
yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaanya :
1. Arsip aktif adalah arsip – arsip yang masih dipergunakan
untuk kelangsungan kerja.
2. Arsip semi aktif adalah arsip – arsip yang fruquensi penggunaannya
sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
3. Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip – arsip yang jarang
sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari – hari.
2. Arsip Statis
Arsip statis dalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi negara.
Menurut sudut hukum dan perundang – undangan, arsip dibedakan menjadi
dua jenis, yaitu :
1. Arsip otentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
keabsahan isi arsip bersangkutan.
2. Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli tinta.
1. Pengarsipan
Pratikan dalam bidang Kearsipan melakukan pekerjaan dengan menyortir
data arsip dari tahun 1975-2018 dan melakukan penyimpanan dokumen arsip
dalam kardus arsip. Berikut langkah langkah Pratikan dalam melakukan
pelaksanaan kerja di bidang arsip, yaitu :
1) Pertama, Pratikun menerima satu (1) surat masuk. Lalu, Pratikan menyortir
sesuai dengan penomoran yang tertera pada buku.
2) Setelah arsip surat masuk sudah tertata, Pratikan melakukan identifikasi
kembali berdasarkan permasalahan arsip surat masuk.
3) Selanjutnya, arsip surat masuk dimasukkan ke dalam map khusus
arsip instansi dan ditulis sesuai data serta perihal arsip surat masuk.
4) Tahap terakhir, map arsip surat masuk dimasukkan ke dalam kardus arsip.
2. Komputer Pengarsipan
Praktikun dalam bidang komputer pengarsipan melakukan pemasukan data
arsip surat masuk menggunakan microsoft excel. Berikut langkah - langkah
Pratikan dalam melakukan pelaksanaan kerja di komputer administrasi, yaitu :
1) Membuat tabel pertelan arsip pada Microsoft Excel yang telah ditentukan.
2) Melakukan input data yang tertera pada surat arsip di tabel microsoft excel.
3) Melakukan pengecekan kembali data yang tertera pada Microsoft Excel.
4) Menyimpan data serta menutup aplikasi.
5) Melakukan backup data menggunakan harddisk.
PEMBAHASAN
Proses pengelolaan data surat masuk dan surat digunakan di kantor Lurah Maulafa
khususnya pada bidang Umum dan Humas masih dilakukan secara manual, surat yang
diterima ataupan kirim atau dibuat, masih dicatat pada buku, sehingga menyebabkan
karyawan kesulitan dalam proses pencarian surat yang telah di arsip sebelumnya. Selain itu
pada saat pencatatan sering terjadi kesalahan penulisan, contohnya penulisan alamat surat
ataupun nomor surat yang dapat memakan waktu karena harus dicatat ulang oleh petugas.
Pada tahapan ini dilakukan analisis dari sistem yang berjalan pada Kantor Kelurahan
Maulafa dengan tujuan dapat mengidentifikasikan permasalahan yang ada sehingga dapat
diusulkan pengembangan sistem. Berikut ini mengenai analisis sistem yang berjalan dan
kelemahan dari sistem tersebut.
1. Ketika surat pertama kali datang dibawa oleh kurir, surat tersebut langsung
diberikan kepada Staff dan Kepegawaian di ruang sekretariat.
2. Setelah surat masuk diterima, Staff dan Kepegawaian mengisi lembar
disposisi surat dan memberikan surat masuk beserta lembar disposisi kepada
Kasi Pelayanan Masyarakat dan kepegawaian untuk dibaca
1. Ketika ada pegawai yang membutuhkan surat keluar untuk suatu kepentingan
tertentu, pegawai meminta Staff dan Kepegawaian membuatkan konsep surat
keluar.
2. Konsep surat yang telah dibuat oleh Staff dan Kepegawaian diberikan kepada
Kasi Pelayanan Masyarakat dan Kepegawaian untuk di periksa. Jika konsep
sudah disetujui, Kasi Pelayanan Masyarakat dan Kepegawaian memberikan
nomor surat, dan diberikan kepada staff untuk diketik.
3. Setelah surat diketikoleh Staff dan Kepegawaian, surat diberikan kepada
Sekretaris Lurah untuk diperiksa. Jika sudah diperiksa, surat diberikan
kepada Lurah untuk diminta tanda tangan.
4. Surat yang sudah ditandatangani Lurah tersebut diberikan kepada Staff dan
Kepegawaian untuk di copy dan dicatat pada buku agenda surat keluar.
Sedangkan surat keluar yang asli diberikan kepada pegawai yang
membutuhkan surat.
Pada sub desain sistem akan dijelaskan komponen sistem yang akan di desain meliputi
model sistem, output, input, database.
Berikut adalah usulan model sistem yang dirancang untuk mengatasi masalah yang
ada pada proses pengarsipan pada kantor Kelurahan Maulafa. Segala bentuk surat yang telah
resmi atau sah akan di scan menggunakan scanner dan di arsipkan ke dalam Sistem
Informasi E-Arsip. Alur sistem yang diusulkan tersebut ditampilkan dalam bentuk context
diagram dan data flow diagram.
Input E_Arsip
Laporan E-Arsip
Pada halaman utama Website E-Arsip pada bagian Kasi Pelayanan Masyarakat Dan
Kepegawaian Kantor Kelurahan Maulafa ini berupa halaman home atau beranda. Halaman
ini ditujukan kepada user. Rancangan halaman utama dapat dilihat pada gambar 4.5 berikut.
Logo
Jam Kerja07:00-15:30
Hari KerjaSenin - Jumat
Foto Slide
Halaman di bawah ini akan tampil jika staff sudah berhasil log in.
Log in Berhasil
Search
Beranda
Edit Profil
Ubah Password
Master Data
Logo
Halaman manage data arsip adalah halaman Kasi Pelayanan Masyarakat dan
Kepegawaian. Pada halaman ini berisi daftar seluruh arsip yang telah diinputkan
sebelumnya. Berikut ini adalah rancangan output manage data arsip.
Nama Staff
Foto
Staff
Manajemen Data Arsip
Search Input
Search
No Kategori Arsip Perihal Nomor Arsip Periode Tanggal Surat Berkas Arsip Opsi
1 X X X X X Download Hapus
Beranda Edit Profil
Ubah Password 2 X X X X X Download Hapus
3 X X X X X Download Hapus
Download Hapus
4 X X X X X
Download Hapus
Master Data 5 X X X X X
Manjemen Arsip
Tambah Periode
Search
Search
Edit Profil
2 2019 Hapus
Master Data
Manajemen Arsip
Tambah Pegawai
Search
Search
Edit Hapus
Beranda No NIP Nama Pegawai Golongan Lama Kerja Pendidikan Tmpt Lahir Tgl Lahir No Telepon Alamat Foto Opsi
Edit Hapus
1 X X X X X X X X Foto
X Edit Hapus
Edit Profil 2 X X X X X X X X X Foto
M
4 X X X X X X X X X Foto Edit Hapus
Manajemen Arsip
Halaman di bawah ini adalah halaman pada Lurah. Yang mana Lurah dapat melihat
arsip apa saja yang ada pada kantor Kelurahan Maulafa. Pada Halaman ini seluruh surat
yang telah diarsipkan sebelumnya dapat dilihat oleh Lurah. Rancangan output halaman data
arsip dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Input
Search
Search
No Kategori Arsip Perihal Nomor Arsip Periode Tanggal Surat Berkas Arsip
Beranda
1 X X X X X Download
Edit Profil
2 X X X X X Download
Ubah Password
3
X X X X X Download
4
Download
X X X X X
Download
Data Arsip 5 X X X X X
Tampilan halaman dibawah ini adalah tampilan pada Kasi Pelayanan Masyarakat dan
kepegawaian dalam mengolah data pegawai .
E-ARSIP Nama
Staff
Search
Jabatan Alamat
Beranda
Nama Lengkap
Edit Profil
Manajemen Arsip
Beranda
Perihal
Edit Profil
Ubah Password
Tahun Periode
Master Data
Berkas Surat
Manajemen Arsip Browse...
Simpan
Menentukan kebutuhan file-file database yang dibutuhkan oleh sistem yang baru.
Desain database secara umum digambarkan dengan relasi antar tabel.
Tbl_arsip
PK id_arsip
id_login
Tbl_login FK1 id_kategori Tbl_kategori_arsip
PK id_login FK2 perihal
PK id_kategori
nomor_arsip
username id_periode kategori_arsip
password FK3 tgl_arsip arsip
Tbl_periode_arsip
PK id_periode
periode_tahun
Keterangan :
PK : Primary Key
FK : Foreign Key
Gambar 4.13 Relasi Antar Tabel
4.7 Rancangan Database Secara Terinci
Kamus data merupakan penjabaran dari relasi antar tabel. Di dalam kamus data
terdapat penjelasan dari nama-nama field, baik tentang type field, size, maupun
keterangannya.
1. Tabel Log in
Nama Tabel :
tbl_kategori_arsip Media
Penyimpanan : Harddisk
Panjang Record : 16 Kb
Nama Tabel :
tbl_periode_arsip Media
Penyimpanan : Harddisk Panjang
Record : 16 Kb
Tabel 4.3 Tabel Periode Arsip
3. Tabel Arsip
Bagan alir logika program merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-
langkah dari proses program.
Halaman Website
Tambah Data
Pegawai
Tampilan Form
Tambah Data
Pegawai
Halaman
Website
T
Tambah Kategori Arsip
Tampilan Form
Tambah Kategori
Arsip
Kategori arsip
Simpan tersimpan
Flowchart program input arsip (arsip surat keluar, arsip surat masuk, arsip
kenaikan pangkat, dan arsip kenaikan gaji berkala) pada kantor Kelurahan
Maulafa dijelaskan pada gambar flowchart program dibawah ini.
START Menu Input
Arsip
Data Arsip
Input Arsip
T Hapus Arsip T 1
Flowchart program lihat seluruh arsip adalah menu untuk Lurah pada kantor
Kelurahan Maulafa dijelaskan pada gambar flowchart program dibawah ini.
Data Arsip
T
Lihat Data Arsip
Y
Arsip
Download Arsip Terdownload
T
END Menu Lihat Arsip
5.1 Kesimpulan
Setelah selesai melaksankaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Sub
Bagian Pengarsipan yang beretempat di Kantor Kelurahan Maulafa yang
dilaksanakan mulai dari tanggal 29 Maret s.d 29 Mei 2021, Saya banyak
mendapatkan ilmu dan pengalaman yang berharga tentang gambaran dunia
kerja yang akan dihadapi ketika saya telah menyelesaikan studinya nanti.
Adapun kesimpulan dari Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah
sebagai berikut :
1) Selama menjalani PKL, praktikan melakukan pekerjaan di 3 (tiga)
bidang kerja yaitu Kearsipan, Komputer Administrasi dan Teknologi
Perkantoran.
2) Selama menjalankan PKL, ada beberapa kendala yang saya alami
yaitu manajemen arsip di Kantor Lurah Maulafa masih
belum baik dan tata ruang kantor yang juga belum baik dan dimana
sistem pengarsipan yang digunakan masih manual.
3) Kendala tersebut dapat diatasi oleh praktikan yaitu dengan
melakukan pemasukan data arsip surat masuk menggunakan
Microsoft Excel dan disimpan di file khusus di Komputer kantor
sehingga tidak adanya penumpukan arsip.
4) Melakukan tata ulang yaitu dengan memberi saran untuk
merapihkan arsip dengan cara menjauhkan arsip dari benda - benda
yang berbentuk liquid dan memisahkan surat sesuai judul atau
bentuk surat, agar tidak terjadi kerusakan dan tidak tercampurnya
dengan surat arsip yang telah dibuat.
5.2 Saran
Setelah Saya merasakan langsung menjadi bagian dari Sub Bagian
Arsip Kantor Lurah Maulafa, maka dapat disimpulkan beberapa saran yaitu
sebagai berikut :
1) Untuk Kantor Lurah Maulafa
a) Pada Kantor Lurah Maulafa sebaiknya meningkatkan
pengawasan dalam pengelolaan arsip seperti melakukan
pengarsipan setiap hari dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
b)Menata kembali dengan baik tempat pengarsipan surat, agar para
pegawai mampu bekerja secara efektif dan efisien serta
memudahkan penyimpanan arsip.
2) Saran untuk Mahasiswa
a) Sebagai Administrator dalam bidang perkantoran, Saya harus
lebih menjaga dan merawat setiap sarana dan prasarana kantor
dengan baik agar dapat berfungsi dengan baik sehingga pekerjaan
dapat terselesikan secara efektif dan efisien.