Pedoman TA

PEDOMAN
MANAJEMEN TURNAROUND
RELIABILITY - REFINING OPERATION

REFINING DIRECTORATE
PEDOMAN
MANAJEMEN TURNAROUND
NO. A- 01/E10200/2010-S0
RELIABILITY - REFINING OPERATION

REFINING DIRECTORATE
DAFTAR ISI
BAB I UMUM 1
A. TUJUAN 3
B. RUANG LINGKUP 3
C. PENGERTIAN 3
D. REFERENSI 7
BAB II PREPARATION PHASE 8

A. GOAL & STRATEGI TURNAROUND 8
1. Penentuan siklus (interval setting) TA 8
a. Peraturan dan ketentuan pemerintah (Government 8
regulation)
b. Pedoman praktis (Code of Practice)/Vendor 9
recommendation.
c. Siklus kinerja peralatan (life cycle equipment 9
performance).
d. Pola kegagalan dan laju kerusakan peralatan (failure 9
pattern and rate)
e. Penurunan kinerja secara alamiah (Natural 9
performance decline)
f. Peningkatan kualitas peralatan atau modifikasi. 10
2. Penentuan timing TA (jadwal eksekusi TA) 10
a. Plant & equipment Readiness 11
b. Process system readiness 11
c. Preparation readiness 11
d. Feed readiness 11
3. Pemilihan Planning tools 11
4. Proposal Anggaran TA 12
5. TA Master Schedule 13
6. External Management 13
B. PENETAPAN ORGANISASI TA DAN KEY

PERFORMANCE INDICATOR (KPI) TA 13
1. Struktur Organisasi 13
a. Organisasi TA Steering Committee. 13
b. Organisasi TA Team 15
2. Roles & Responsibilities 17
3. Staffing schedule and link to rest of organization 17
4. KPI TA (Premise) 18
a. TA Quality 18
b. Financial 18
c. Operational tahap Preparation 18
d. Operational tahap Execution s/d start up 18
e. HSE 19
f. Operation performance 19
5. Critical Success Indicators (CSI) 20
C. SCOPE OF DEVELOPMENT 21
1. Job Collection 22
a. Post TA report (Closed Out TA Report) 22
b. Hystorical. 23
c. Program Preventive dan Predictive Maintenance 24
d. Modification (MOC approved). 25
e. Plant Test. 25
f. MOC dan pekerjaan project. 25
2. Critical Job list 27
3. Scope challenge & freeze process 27
4. Final job list 31
5. Preparing BOM LLD material 31
6. Identify Risk Process and Mitigation 32
D. DETAIL PLANNING (perencanaan rinci) 34

1. Work Scope Analysis (WSA) 35
2. Job Plan Development 37
a. Detail job list/task list 38
b. Kebutuhan material (BOM) 39
c. Kerusakan komponen/peralatan yang tidak 40
terprediksi
d. Menentukan kebutuhan resources. 41
e. Quality 41
f. Schedule 42
3. Pengelompokan pekerjaan untuk outsourcing dan 42
schedule pengadaan outsourcing
4. Cost estimation (perkiraan biaya) 43
5. Budget allocation (penggunaan anggaran biaya) 44
6. Strategi pengadaan (procurement strategy) 44
a. Tahap perencanaan kebutuhan 46
b. Tahap persiapan proses pengadaan 47
c. Tahap seleksi Vendor / Penyedia Barang 47
d. Tahap penyiapan kontrak 48
e. Tahap pengawasan dan pelaporan 48
7. Schedule Kedatangan Material 48
E. DETAIL SCHEDULING 49
1. Develop network planning and detail scheduling 50
a. Membuat network planning untuk job list. 50
b. Menentukan jam kerja (working hours). 50
c. Menghubungkan seluruh network planning dari job 50
list TA.
2. Critical path 55
3. Critical path management 56
a. Optimisation tools, equipment & heavy equipment 56
b. Mengelola implementasi critical path 58
4. Develope detail schedule shutdown and start-up 59
5. Develop Start-Up Process 59
a. Pre Start Up Safety Review (PSSR) execution 59
b. Commisioning 63
c. Start up and feed in 63
6. Develop Quality Management 66
a. Sebelum eksekusi TA 66
b. Pada saat eksekusi TA 69
c. Setelah selesai eksekusi TA 69
7. Develop HSE Management 69
a. Risk Assessment 70
b. Job Safety Analysis (JSA) 70
c. Contractor Safety Management System 71
d. Personal Protective Equipment (PPE) identification 71
e. HSE Up skilling and Training 71
f. HSE Inspector outsourcing 71
g. Release Equipment 71
h. Turnaround HSE Activities 72
i. PSSR 72
j. PIR TA 72
F. CONTRACTOR MANAGEMENT 72
1. Contractor scoping analysis. 73
a. Strategi pembuatan kontrak TA 73
b. Scope kontrak untuk eksekusi pekerjaan TA 75
2. Contractor Performance Criteria & Indicator. 82
3. Contract Type. 84
4. Proses tender. 84
5. Contractor Safety Management System (CSMS). 84
a. Penilaian resiko (risk assessment) 85
b. Prakualifikasi (pre-qualification) 89
c. Seleksi (selection) 93
d. Aktifitas Awal Pekerjaan (pre-job activity) 94
e. Pekerjaan Berlangsung (work in progress) 98
f. Evaluasi Akhir (final evaluation) 100
g. Supervision (pengawasan) dan Monitoring dalam 102
aspek Kualitas
h. Supervision (pengawasan) dan Monitoring dalam 103
aspek Administrasi Kontrak
BAB III EXECUTION PHASE 105

A. PRE EXECUTION 105
1. Tinjauan dari sisi Process meliputi : 105
a. Shutdown Phase 105
b. Execution Phase 106
c. Start-up Phase 118
2. Tinjauan dari sisi people meliputi : 120
a. Pekerja Pertamina 120
b. Pekerja Kontraktor 121
3. Tinjauan dari sisi Material meliputi 123
a. Material eks pembelian dan stock ware house 123
b. Fabrication management 124
4. Tinjauan dari sisi equipment 124
5. Tinjauan dari sisi facilities 125
6. Presentasi readiness kepada GM RU’s 125
7. Laporan harian pelaksanaan TA 126
a. Laporan progres 126
b. Kondisi peralatan dari hasil assessment 127
B. TA EXECUTION 127
1. Shutdown execution. 127
a. Shut down unit 128
b. Pemasangan / pelepasan blind 128
c. Pengosongan peralatan unit process 129
2. Decontamination process. 129
3. Release to TA Execution Team 130
4. TA Scope Execution 130
a. Supervision mechanism (mekanisme 131
kepengawasan).
b. Schedule adherence & progress control 132
c. Meeting Map & Report 135
d. Quality Control Execution 135
e. HSE & Security execution 136
f. Change Order (Emergent Order) approval procedure 136
g. Equipment handover to production 137
h. PSSR Execution 138
C. START UP PROCESS 140

1. Preliminary preparations 140
2. Preparation of auxiliary equipment and services 141
3. Elimination of air 141
4. Tightness of air 141
5. Backing in fuel gas 141
6. Elimination of water 141
7. Bringing the unit on-stream 142
BAB IV POST TA 143

A. POST TA REPORT 143
1. Preliminary Inspection Report 143
2. Post Implementation Review (PIR) TA 144
3. Closed Out TA Report 146
B. SCHEDULE NEXT TA 153
Lampiran 1. Roles dan responsibilities TA Team dan TA Steering

Committee
Lampiran 2. Format TA Performance Assessment
Lampiran 3. Format Joblist TA
Lampiran 4. Risk Assessment Matrix (RAM) Criteria for internal task
Lampiran 5. Evaluasi Sistim Pengelolaan HSE Kontraktor
Lampiran 6. Format Post Implementations Review (PIR)
Lampiran 7. Format Close Out TA Report
Lampiran 8. Format JSA & Work Permit
PEDOMAN
FUNGSI : RELIABILITY REFINING NOMOR : A - 01/E10200/2010-S0
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
BERLAKU TMT : 26 April 2010
JUDUL : MANAJEMEN HALAMAN : 1 dari 153
TURNAROUND
BAB I
UMUM
Turnaround (TA) adalah kegiatan pemeliharaan yang berskala besar (extraordinary

maintenance activities), yang dilakukan secara berkala (repeated large scale
maintenance), dimana pekerjaan dimaksud hanya dapat dilaksanakan pada saat
unit dalam keadaan stop operasi, dan selanjutnya Pemeliharaan Turnaround ini di
singkat dengan sebutan TA.
Lingkup kerja utamanya adalah inspeksi (pemeriksaan), perbaikan, pembersihan
peralatan, dimana lingkup kerja mengacu kepada laporan TA sebelumnya (post TA
report), kajian dari condition monitoring peralatan serta plant test report yang
dikeluarkan oleh Engineering & Development.
Tujuan TA adalah untuk mengetahui dan atau mengembalikan kondisi peralatan
(mechanical integrity), kinerja peralatan dari sisi proses/operasi, sehingga
diharapkan unit setelah TA dapat beroperasi kembali dengan handal (reliable) dan
aman (safe).
Best Practice Turnaround Process

Yang dimaksud dengan TA Process adalah tahapan prosess untuk satu siklus TA
yang terdiri dari :
Tahap 1 : TA Goal & strategy
Tahap 2 : Set-up TA organisasi & KPI
Tahap 3 : Scope Development
Tahap 4 : Detail Planning
Tahap 5 : Detail Scheduling
Tahap 6 : Contractor Management
Tahap 7 : Pre-Execution
Tahap 8 : Execution
Tahap 9 : Start up Process
Tahap 10 : Post Implementation review.
Tahap yang diatas adalah standar normal tahapan untuk suatu kegiatan TA. Hal-hal
yang khusus adalah adanya kegiatan kajian engineering yang diperlukan dan
memerlukan waktu relatif lebih lama. Contoh untuk TA Unit RCC, bila akan ada
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
penggantian raiser maka diperlukan tahapan kajian engineering minimal 8 (delapan)

bulan, sehingga persiapannya sudah harus dimulai lebih awal.
PERTAMINA BEST PRACTICE TURNAROUND PROCESS

Typical T-21 T-15 T-14 T-9 T-7 T-6 T-1 T T+3
timing Preparation phase Execution phase Post TA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Setup TA Post
TA Scope Contractor
TA organiza- Detail Detailed Pre- TA Start-up implement-
Goal & Develop- manage-
process tion and Planning scheduling execution execution process ation
Strategy ment ment
KPIs review
Sub- Set Interval Define and Job WSA Develop Contractor Prework Shutdown PSSR Preliminary
elements Timing Establish Collection (Work network & scoping activity execution execution Report.
optmisa-tion Organiza- –Post TA Scope detail analysis Critical Deconta- Commi- PIR
External tion (TA Report Analysis) schedule Selection Equipment mination sioning (codifying
manage- Team & –Gov. Reg Prepare Critical criteria execution process & Start Up learning)
ment Steering –PM/PdM Job Plan path Contract scenario release Eq and Feed Close out
Planning tool Committee) –Vendor/ ( BOM Non manage- type Facility Supervisi- in report
selection Roles & Liscensor LLD, tools, ment. Tender layout on mecha- (Inspection
(Preparation responsi- –Risk Heavy Eq, Develop process Permitting nism report
& Exec) bilities Asses- supporting detail Develop process Schedule &Post TA
Budgeting Staffing ment Tools) schedule contractor Deconta- adherence report,next
(proposal) schedule –Eqptment TA “work SD & SU. Perfor- mination & Progress TA
TA Master and link to optimisa- grouping” Develop mance prepara- control Planning)
Schedule rest of tion prepara- Start-up criteria & tion Change Schedule
organiza- –Process tion & out process indicator Readiness order next TA
tion Integrity sourcing Develop CSMS(Co Execution, Mgmt MOC as
TA KPIs –MOC schedule Quality ntractor HSE, Execution built
(premise) –Risk Cost Manage- Safety Quality HSSE
Critical Process & Estimation ment . Mgmt etc. Execution.
success Mitigation Budget Develop System) Shut-down Quality
indicators –etc alocation HSE prepara- Control
Final Joblist Procure- Manage- tion. Execution
Preparing ment ment Kick off Handover
BOM LLD Strategy Meeting to line
category Materials with process
Scope arrival Contractor
challenge & scheduling
freeze proc.
Gambar 1. Pertamina Best Practice dan TA Process

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
A. TUJUAN
Tujuan pemberlakuan pedoman ini dimaksudkan untuk menyamakan pola
fikir dan pengertian, serta merupakan pedoman bertindak dalam hal
pengelolaan TA, agar pengelolaan TA dapat dilakukan dengan efektif,
disamping memudahkan koordinasi mulai dari saat perencanaan,
pelaksanaan dan pembuatan laporan TA (post TA report) sehingga sasaran
TA dapat dicapai secara optimal.
B. RUANG LINGKUP
Pedoman ini merupakan acuan untuk pengelolaan Turnaround di lingkungan
Refining Directorate.
C. PENGERTIAN
1. Turnaround (TA) adalah kegiatan pemeliharaan yang berskala besar
(extraordinary maintenance activities), yang dilakukan secara berkala
(repeated large scale maintenance), dimana pekerjaan dimaksud hanya
dapat dilaksanakan pada saat unit dalam keadaan stop operasi.
2. Pit stop (stop perbaikan kecil) adalah aktifitas pemeliharaan planned
Corrective Maintenance, dimana aktivitas pemeliharaan tersebut
dilakukan pada saat equipment dan unit/plant shutdown secara parsial,
dimana kegiatan tersebut dilaksanakan sebagai kegiatan antara
sebelum dilaksanakan kegiatan TA.
3. Inspeksi peralatan kilang adalah kegiatan pemantauan/pemeriksaan
dan pengujian terhadap kondisi peralatan/instalasi yang dapat dilakukan
pada saat peralatan/instalasi beroperasi dan yang hanya dapat
dilakukan pada saat peralatan/instalasi dalam keadaan stop.
4. Post TA report adalah laporan eksekusi TA yang berisi kondisi
equipment, performance unit operasi setelah dilaksanakan TA, dan
rekomendasi perencanaan dan eksekusi TA serta rekomendasi untuk
eksekusi next TA.
5. Plant test report adalah laporan hasil pengetesan performance plant/unit
proses yang dilakukan sebelum dan setelah eksekusi TA
6. Joblist adalah daftar pekerjaan yang mencakup pemeriksaan &
pengujian, pembersihan (cleaning), pekerjaan modifikasi (plant change),
dan penggantian catalyst, yang mana keseluruhan pekerjaan bertujuan
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
untuk mendapatkan kehandalan (reliability) dari peralatan maupun

instalasi, sampai dengan jadwal T/A berikutnya.
7. Modifikasi adalah suatu kegiatan dengan melakukan perubahan kondisi
peralatan, system installasi, proses dan lain-lain, dari design awal
(semula) menjadi kondisi tertentu sesuai tujuan modifikasi. Pelaksanaan
modifikasi harus melalui tahapan yang telah ditetapkan oleh RU
(prosedur MOC).
8. Penggantian katalis (change out catalyst) adalah kegiatan operasi untuk
melakukan penggatian katalis yang dilaksanakan baik sebagian
(skimming) maupun penggantian keseluruhan katalis di dalam Reactor.
9. Equipment vital adalah peralatan penting yang terintegrasi dalam proses
Kilang dimana bila peralatan dimaksud mengalami
kerusakan/kegagalan akan berdampak pada terhentinya keseluruhan
atau sebagian proses Kilang yang mengakibatkan kerugian besar baik
dari sisi margin maupun HSE.
10. Peraturan Pemerintah (Government Regulation) adalah peraturan atau
ketentuan yang yang dikeluarkan oleh Departemen Teknis terkait yang
menentukan interval waktu pemeriksaan terhadap peralatan Kilang,
yang diterbitkan dalam bentuk Surat Ijin Operasi, Surat Kelayakan
Penggunaan Peralatan (SKPP) dan Surat Kelayakan Penggunaan
Instalasi (SKPI).
11. Sertifikasi peralatan kilang adalah kegiatan pemeriksaan, pengujian dan
pengetesan suatu peralatan atau instalasi oleh Departemen Teknis
yang berwenang untuk kelayakan penggunaan peralatan tersebut.
12. Quality plan adalah dokumen perencanaan kualitas suatu perbaikan
peralatan yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan perbaikan
yang mencakup tahapan kegiatan perbaikan, pengujian, serta tugas dan
tanggung jawab fungsi terkait di dalam kegiatan perbaikan tersebut.
13. Quality control adalah kegiatan pengendalian kualitas yang dilakukan
secara langsung oleh fungsi eksekusi (embedded) dan yang dilakukan
oleh Engineer MPS (dapat menggunakan tools seperti NDT, calibrator,
tester, dsb) untuk memastikan bahwa pelaksaan pekerjaan telah sesuai
dengan panduan yang direncanakan (quality plan).
14. Code of practice adalah ketentuan standar yang dijadikan sebagai
dasar acuan pertimbangan untuk membuat desain, interval pemeriksaan
(assessment) terhadap suatu peralatan/instalasi.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
15. Best practice adalah ketentuan yang telah teruji (proven) yang dijadikan
sebagai dasar acuan pertimbangan untuk melakukan kegiatan
pemeliharaan.
16. Statutory adalah kegiatan inspeksi peralatan yang perijinannya
berkaitan/dikeluarkan oleh Depnaker seperti boiler, alat angkat dan lain
lain.
17. Vendor adalah pembuat suatu peralatan yang digunakan untuk
keperluan proses pengolahan (unit proses) di Kilang.
18. Kalibrasi adalah suatu kegiatan untuk memastikan atau menyesuaikan
bahwa penunjukan atau indikasi suatu peralatan telah sesuai dengan
penunjukan peralatan yang sudah distandarisasi.
19. Safety induction adalah kegiatan pemberian penjelasan tentang Health
Safety Environment (HSE) kepada pekerja/mitra yang sedang dan akan
melaksanakan pekerjaan di dalam Kilang.
20. Letter of Credit (L/C) adalah cara pembayaran jual beli barang dan jasa
yang menggunakan jasa perbankan (Opening Bank dan
Corespondence Bank) dengan persyaratan pembayaran yang
disepakati didalam kontrak jual beli.
21. Bill of Material (BOM) adalah daftar kebutuhan material untuk
pelaksanaan suatu pekerjaan pemeliharaan.
22. Preliminery Inspection Report adalah laporan awal pelaksanaan
assessment yang telah dilaksanakan pada saat TA terhadap critical
equipment berdasarkan data hasil pemeriksaan dan rekomendasi yang
telah dilaksanakan serta temuan-temuan dan rekomendasi yang perlu
mendapatkan perhatian dan prioritas dalam pengoperasian unit kilang
setelah eksekusi TA.
23. Post Implemetation Report (PIR) adalah laporan review terhadap
eksekusi TA yang merupakan pembelajaran (lessons learned) TA
mencakup hal-hal yang dianggap prestasi pada kegiatan end to end TA,
dan hal-hal yang perlu diperbaiki untuk TA berikutnya.
24. Total Inciedent Recordable (TIR) adalah jumlah kecelakaan kerja yang
tercatat dalam periode satu tahun
25. Steering Committee adalah Organisasi Komite Pengarah yang
bertanggung jawab memberikan pengarahan dan menetapkan
keputusan strategis dalam setiap kegiatan proses / tahapan TA.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
26. Main contractor adalah perusahaan pelaksana pekerjaan utama dalam

TA yang mencakup beberapa peralatan/aktifitas atau keseluruhan
peralatan/aktifitas utama Kilang.
27. Risk assessment adalah sistim inspeksi yang berdasarkan atas kajian
resiko kemungkinan kerusakan peralatan dan konsekuensi kerusakan
yang terjadi.
28. Timing (T-1) adalah waktu posisi 1 bulan kalender sebelum dilakukan
eksekusi TA, demikian juga untuk T-2, T-3 dan seterusnya dimana
angka-angka tersebut menunjukan bulan kalender.
29. CP-52/KP-52 adalah panduan secara umum perihal penanganan
assessment untuk setiap jenis peralatan
30. Overhaul (OH) adalah kegiatan pemeriksaan secara menyeluruh
dari komponen peralatan, terminology ini sering juga disebut total
inspection (thorough inspection) atau total assessment dimana
peralatan dalam keadaan stop.
31. Condition Monitoring adalah kegiatan pemeriksaan peralatan, pada saat
peralatan dalam keadaan beroperasi (running).
32. Critical path adalah durasi terpanjang dari rangkaian aktivitas pekerjaan
mechanical yang hanya bisa dikerjakan secara seri sehingga menjadi
penentu mechanical days TA
33. Job plan development adalah suatu kegiatan membuat detail Joblist
(task list) dengan tujuan untuk dapat menentukan kebutuhan material,
resources dan tools untuk dapat melaksanakan pekerjaan tersebut
34. Risk Asessment Matrix (RAM) adalah tools yang digunakan untuk
memetakan tingkat resiko (consequencies versus probability).
35. Interval setting TA adalah lamanya waktu antara pelaksanaan dari satu
TA ke TA berikutnya.
36. Tming TA adalah saat yang tepat untuk melaksanakan TA secara
optimal ditinjau dari semua faktor.
37. Plant dan Equipment Readiness adalah kesiapan Plant dan Equipment
(Mechanical Integrity Aspect) untuk mendukung tidak ada kendala
operasi sampai timing TA yang sudah ditetapkan.
38. Process system readiness adalah kesiapan Plant dari aspek proses
(end off run catalyst, moulsive, corossion rate, fouling rate , operating
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
condition dan lain-lain) untuk mendukung tidak ada kendala operasi

sampai timing TA yang sudah ditetapkan.
39. Feed readiness adalah pengaturan feed sehingga ketersediaan feed
sampai dengan shutdown
40. Critical Success Indicators (CSI) adalah indikator yang dinyatakan
dengan nilai terhadap setiap item pada masing-masing tahapan dari
proses TA
41. Equipment Optimization adalah optimasi kinerja peralatan sehubungan
dengan energy
42. Bill of Material Long Lead Delivery (BOM LLD) adalah daftar kebutuhan
material yang lead time (proses pengadaan dan delivery time
pengadaan) lebih dari 12 (dua belas) bulan
43. Job Plan Development adalah suatu kegiatan membuat detail Joblist
(task list) dengan tujuan untuk dapat menentukan kebutuhan material,
resources dan tools untuk dapat melaksanakan pekerjaan tersebut
44. Procurement strategy adalah menentukan cara pengadaan apakah
melalui pembelian, sewa, membuat sendiri atau bantuan antar Unit
Operasi (Refinery Unit) atas barang dan jasa untuk kebutuhan TA
dengan metode pengadaan (Pelelangan, Pemilihan langsung,
Penunjukan langsung atau Pembelian langsung - cash & carry) dan
kontrak yang tepat dan efektif
45. HSE Management adalah proses mengidentifikasi, mengelola dan
memitigasi bahaya yang dimulai dari Risk Assessment, Job Safety
Analysis, Contractor Safety Management, PPE requirement, HSE
Upskilling dan Training, HSE Inspector, Release Equipment, HSE
Activity, PSSR dan PIR TA.
46. Risk Assessment Adalah kegiatan yang melakukan analisa sistematik
dan terstruktur tentang hazard suatu pekerjaan dengan tujuan
memitigasi bahaya tersebut dengan cara dan metodologi yang tepat.
D. REFERENSI
• STK yang relevan
• Pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa SK. No.
075/C0000/2008-S0 tanggal 16 Desember 2008.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
BAB II
PREPARATION PHASE
A. GOAL & STRATEGI TA

Sasaran TA adalah dicapainya kehandalan dan kinerja kilang paska TA sampai
dengan TA berikutnya.
Untuk melaksanakan kegiatan TA yang efektif maka diperlukan tahapan proses
dan strategi yang memadai, mulai dari masa preparasi, masa pelaksanaan sampai
dengan masa post TA.
Goal dan strategi TA tersebut mencakup penentuan siklus (interval setting), durasi,
timing, external alliance management, planning tools dan budgetting.
1. Penentuan siklus (interval setting) TA.
Yang dimaksud dengan siklus (interval setting) TA adalah lamanya waktu
antara pelaksanaan dari satu TA ke TA berikutnya.
Beberapa faktor yang menjadi pertimbangan dalam menentukan siklus
(interval setting) TA dari sisi interval pemeriksaan (inspection) adalah :
a. Peraturan dan ketentuan pemerintah (Government regulation).
Yang dimaksud dengan peraturan dan ketentuan pemerintah dalam hal ini
adalah peraturan atau ketentuan yang mengatur interval waktu dari satu
pemeriksaan ke pemeriksaan berikutnya terhadap peralatan tertentu yang
ada di dalam kilang, hal ini (masa berlaku) dituangkan dalam Surat
Kelayakan Penggunaan Instalasi (SKPI) dan Surat Kelayakan
Penggunaan Peralatan (SKPP).
Peraturan dan ketentuan pemerintah yang berkaitan langsung antara lain
adalah:
1) Undang-Undang dan Peraturan Uap tahun 1930.
2) Peraturan Pemerintah No.11 tahun 1979.
3) Peraturan Menteri Pertambangan No.06P/0746/M.PE/91 tanggal
1 Nopember 1991 perihal pemeriksaan keselamatan kerja atas
instalasi, peralatan dan teknik yang dipergunakan dalam
Pertambangan Minyak dan Gas Bumi.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kegiatan pemeriksaan tersebut diatas dikoordinasikan oleh Manager

Reliability di RU dibawah pengawasan Facility Engineering-Refining
Technology, Refining Directorate.
b. Pedoman praktis (Code of Practice)/Vendor recommendation.
1) Pedoman Inspeksi sesuai Standar Enjinering Pertamina (SEP)-52,
Pedoman ini memberikan acuan dasar siklus (interval) pemeriksaan
untuk setiap jenis peralatan.
2) Pedoman inspeksi dari manufaktur, perancang/desainer peralatan.
Pedoman ini dikeluarkan oleh manufaktur atau perancang/desainer
dari peralatan, artinya berlaku untuk peralatan tertentu (spesifik).
Kegiatan ini dikoordinasikan oleh Manager Reliability dibantu oleh
Manager Engineering & Development di RU.
c. Siklus kinerja peralatan (life cycle equipment performance).
Siklus kinerja peralatan yang informasinya diperoleh dari:
1) Evaluasi laju korosi dari critical equipment
2) Dokumen running hours dan maintenance strategy untuk seluruh
critical equipment.
Kegiatan ini dikoordinasikan oleh Manager Reliability bersama Manager
Maintenance Planning and Support di RU.
d. Pola kegagalan dan laju kerusakan peralatan (failure pattern and rate).
Kegagalan dan laju kerusakan peralatan dapat dilakukan dengan cara :
1) Pengukuran frekuensi kegagalan untuk setiap critical equipment.
2) Analisa condition monitoring terhadap critical equipment, dari sisi
aspek mekanikal dan proses.
3) Analisa dari laporan inspeksi.
Kegiatan ini dikoordinasikan oleh Manager Reliability dibantu oleh
Manager Engineering & Development di RU.
e. Penurunan kinerja secara alamiah (Natural performance decline).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Penurunan kinerja proses dan peralatan akibat :

1) Catalyst lifetime, carbon absorber, moulsieve dan lain lain.
2) Fouling rate (scalling, coking).
Kajian beberapa tahun dari hasil monitoring untuk masing – masing unit
proses sesuai karaktaristiknya dilakukan oleh fungsi Engineering &
Development dan hasilnya di sampaikan ke Manager Reliability RU.
f. Peningkatan kualitas peralatan atau modifikasi (Equipment upgrades and
additional projects), dalam kaitannya untuk memperpanjang siklus
pemeriksaan peralatan tersebut, dilakukan oleh fungsi Engineering &
Development RU, dibawah pengawasan Facility Engeneering dan
Process Technology-Refining Technology, Refining Directorate.
2. Penentuan timing TA (jadwal eksekusi TA).

Yang dimaksud dengan timing TA adalah saat yang tepat untuk
melaksanakan TA secara optimal ditinjau dari semua faktor.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan untuk penentuan timing TA adalah :
- Permintaan pasar terhadap produk yang dinyatakan oleh Fungsi
Optimization-Refining Directorate pusat dan RU.
- Hindari timing TA dimana penggunaan waktu tidak efektif antara lain :
musim hujan, bulan puasa, hari Natal dan Tahun Baru.
- Pilih waktu dimana tenaga kerja tersedia secara optimal, hal ini dikaji oleh
Tim TA, dikoordinasi oleh TA Manager.
- Masa berlaku SKPI dan SKPP, dinyatakan oleh Manager Reliability.
- Condition monitoring dari aspek mekanikal (corrotion rate, temperature
mapping), aspek kinerja proses dan peralatan (catalyst life, fouling,
vibration dan lube oil quality) tidak ada kendala. Hal ini dinyatakan oleh
Manager Reliability dan didukung oleh Manager Engineering &
Development.
- Kajian efek dari non-standard crudes, dinyatakan oleh Manager
Engineering & Development disampaikan kepada Manager Reliability.
- Operating window adherence, dinyatakan oleh Manager Engineering &
Development.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
- Pernyataan dari vendor equipment atas batas waktu akhir toleransi dimana
equipment harus dilakukan pemeriksaan/inspection.
- Konfirmasi kedatangan Long Lead Delivery (LLD) material.
Semua informasi hal tersebut diatas disampaikan pada rapat TA Steering
Commettee dalam bentuk tabel, yang selanjutnya ditetapkannya timing TA.
Untuk pengendalian timing TA maka diperlukan cockpit untuk informasi TA
readiness. TA readiness tersebut terdiri atas :
a. Plant & Equipment readiness.
Yang dimaksud dari Plant dan Equipment Readiness adalah kesiapan
Plant dan Equipment (Mechanical Integrity Aspect) untuk mendukung
tidak ada kendala operasi sampai timing TA yang sudah ditetapkan.
b. Process system readiness.
Yang dimaksud dari Process system readiness adalah kesiapan Plant dari
aspek proses ( end off run catalyst, moulsive, corossion rate, fouling rate ,
operating condition dan lain-lain) untuk mendukung tidak ada kendala
operasi sampai timing TA yang sudah ditetapkan.
c. Preparation readiness.
Yang dimaksud dengan preparation readiness adalah kesiapan TA
ditinjau dari :
- Material.
- Service.
- Equipment , Tools dan Heavy Equipment.
- Procedure termasuk Quality Plan dan Job Safety Analysis.
d. Feed readiness.
Yang dimaksud dari feed readiness adalah pengaturan feed sehingga
ketersediaan feed sampai dengan shutdown.
Status dari feed readiness TA ini disampaikan pada setiap rapat TA
Steering Committee.
3. Pemilihan planning tools.

Yang dimaksud dengan pemilihan planning tools adalah pemilihan tools
(software/IT) yang akan digunakan untuk pengelolaan perencanaan,
monitoring dan pengendalian progres eksekusi TA.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Tools yang dimaksud juga termasuk tools yang digunakan untuk :

a. Input dalam scope development ,seperti tools yang digunakan untuk
melakukan assessment dan melakukan kajian keenjineeringan.
b. Scope development dikelola di MySAP.
c. Planning dan Scheduling menggunakan Primavera atau sejenisnya.
4. Proposal anggaran TA.
Besarnya anggaran TA ditentukan oleh ruang lingkup dari pekerjaan yang
masuk didalam scope TA.
Berdasarkan pengalaman dari TA yang lalu maka kontribusi yang terbesar
dari besarnya nilai TA bersumber dari pekerjaan repair yang sifatnya tidak
repetitif. Dengan demikian untuk membuat anggaran TA yang akurat maka
sourcing harga menjadi sangat dominan.
%
$
!
# !
%
#
!
"
"
Gambar 2. Contoh tentatif jadwal sourcing harga dan pengusulan anggaran

TA
Untuk hal tersebut maka pada phase “scope development “ pekerjaan utama
yang dominan membutuhkan anggaran sudah harus masuk.
Untuk pekerjaan yang repetitif maka diperlukan pengelolaan data base harga.
Pengalaman dari beberapa perusahaan maka penganggaran tahap awal
memiliki nilai akurasi sekitar 70%, dengan demikian diperlukan 30% untuk
contigency plan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
5. TA master schedule.
Yang dimaksud dengan TA master schedule adalah schedule dari masing-
masing 10 (sepuluh) tahap, mulai dari awal sampai akhir satu siklus proses
TA. Selanjutnya setiap tahap juga memiliki schedule dari setiap sub element.
Kemudian schedule tersebut digunakan sebagai acuan dari TA Steering
Committee dan tim TA untuk melakukan kegiatannya. Master schedule rev-0
sudah dapat didistribusikan kepada TA Steering Committee pada saat T+4
atau paling lambat pada T-21.
Tahap satu proses TA secara umum sudah harus dimulai dari T-21 s/d T-15,
namun bila diperlukan tahapan kajian engineering untuk suatu pekerjaan
tertentu, maka tahap satu sudah harus dimulai T+4.
6. External management.
Yang dimaksud dengan external management adalah kompetensi/keahlian
yang berada diluar perusahaan (Pertamina), umumnya menyangkut Project
Management, yaitu pengelolaan TA (management TA), constructability, baik
secara parsial maupun secara keseluruhan TA tersebut.
Kebutuhan external management ini, bilamana TA yang dikelola relatif besar
dan komplek baik pada tahap preparasi maupun tahap eksekusi, ditetapkan
di RU dalam rapat TA Steering Committee pada tahap awal.
B. PENETAPAN ORGANISASI TA DAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

TA
Organisasi TA adalah organisasi khusus untuk menangani TA mulai dari preparasi,
eksekusi, dan post TA. Organisasi TA terdiri dari tim TA (TA Team) dan komite
pengarah TA (TA Steering Committee). Keberhasilan organisasi TA diukur pada
pencapaian KPI TA.
1. Struktur Organisasi.
a. Organisasi TA Steering Committee.
Organisasi TA Steering Committee adalah organisasi yang bertanggung
jawab memberikan pengarahan dan menetapkan keputusan strategis
dalam setiap kegiatan proses/tahapan TA.
Secara umum, organisasi ini sudah harus ditetapkan pada T-21 (21 bulan
sebelum TA), namun bila diperlukan tahapan kajian engineering untuk
suatu pekerjaan tertentu, maka organisasi TA Steering Committee
sudah harus dimulai pada T+4 (empat bulan setelah TA sebelumnya
selesai).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Full time
> 50% Full time during
General Manager
preparation phase
&
Senior Manager Operation & Advising relationship
Manufacturing
Product- Engineeri Procure

Central TA MPS Rel ME HSE RPO G&A
ion ng & Dev. ment
team Manager Manager Manager Manager Manager Manager Manager
Manager Manager Manager
TA scope challangers
Planning
Section
Head
Owner of Prepare Recom- Prepare Recom- Provide Set Provide Provide Manage
TA and mend Budget mend execution procure- guidance inputs to security
preparation execute scope Prepare scope team ment on HSE product- and PR
and release, f rom quality from members strategy policy ion
execution deconta- process plan mechani- and tools for Provide schedul-
Manage mination, aspect cal f or TA goods specific ing
Roles
meeting and startup Respon- integrity manager and saf ety

process for Responsi- sible for aspect services solutions
Steering ble for modifica-
committee HSE tions
and TA during
team execution
When
T-21 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-6 T-12
Gambar 3. Organisasi TA Steering Committee tanpa menggunakan main contractor

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Full time
General Manager > 50% Full time during
& preparation phase
Senior Manager Operation & External
Manufacturing
Advising relationship
Engineer Main
Product- Procure-
Central TA
ion
-ing & MPS Rel ME
ment
HSE RPO G&A ))
contrac-
team Manager Dev. Manager Manager Manager Manager Manager Manager tor
Manager Manager
Manager Manager
scope challangers
TA
Planning
Section
Head
Owner of Prepare Recom- Prepare Recom- Provide Set Provide Provide Manage Provide
TA and mend Budget mend execution procure- guid- inputs security inputs
prepara- execute scope Prepare scope team ment ance on to and PR regard-
tion and release, f rom quality from members strategy HSE product ing
execution deconta- process plan mecha- and tools for policy -ion capabili-
Manage mination, aspect nical for TA goods Provide schedul ties and
Roles
meeting and Respon- integrity manager and specific -ing bottle-

process startup sible for aspect services saf ety necks
for Respon- modifica- solut-
Steering sible for tions ions
committee HSE
and TA during
team execution
When
T-21 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-6 T-12 T-3
Gambar 4. Organisasi TA Steering Committee dengan menggunakan main contractor
b. Organisasi TA Team.
Organisasi TA Team adalah organisasi dibawah kendali organisasi TA
Steering Committee, yang bertanggung jawab melaksanakan keputusan
TA steering committee. Organisasi TA Team ini melakukan kegiatan mulai
dari tahap preparasi, pelaksanaan sampai dengan post TA.
Secara umum, organisasi ini sudah harus ditetapkan pada T-21 (21 bulan
sebelum TA), hal yang sama dengan TA Steering Committee, bila
diperlukan tahapan kajian engineering untuk suatu pekerjaan tertentu,
maka organisasi TA Team juga sudah harus dimulai pada T+4 (empat
bulan setelah TA sebelumnya selesai).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Full time
(T-21) > 50% Full time during
Central Steering preparation phase
TA Manager
brick team Committee
TA
Area Kabag
Kabag
Section Scheduling G&A/
Planing Engineer Maintenance Budget HSE
coordina- forTA
Head TA
for Procure-
Section Area for Section Security
MPS tor complex
TA ment monitoring supervisor
Head Section complex Head &PR
Head complex
Mechanical, Lead
Process Civil Mon &
Planner electrical, &
Engineer- Operations construc- contl mat’l
instrument-
ing tion & service
ation
support
Scope Inspection Provide Provide Perm itting Supervise Provide Manage Manage Budget Conduct Manage
collection work inputs and process Determine scaffol- detailed Schedule procure- planning safety security
Meeting Coordina- supervise inputs spading ding and know- for ment Cost induction/ Coordinate
process tion with mechanical during require- other civil ledge of prepara- activities m onitoring training PR with
owner external , electrical, prepara- ments work com plex tion & Manage Conduct external
Scheduling inspectors and tion Deconta- execution. facility continuous bodies
Roles
and instrum en- Support in mination Monitoring layout safety

planning tation work shutdown Gas testing & Control Travel/ m onitoring
Progress Cleaning and startup Material & food Manage
m onitoring equipment process service arrange- paramedic
Critical support. ments team
path
m onitoring
When
T-21 T-6 T-6 T-6 T-6 T-3 T-12 T-10 T-2 T-6 T-2 T-2
Gambar 5. Organisasi TA Team tanpa menggunakan main contractor

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Full time
TA Manager
brick team Committee External
TA Kabag
Area
Area Kabag
Planing Engineer Maintenance Procure- Budget HSE
Section
coordina-
coordina-
Area
forTA
Head
for TA
for Section Security
MPS tor complex ment monitoring supervisor
Head Sect tor
Head TA
complex Head &PR
complex
(T-12)
Lead
Mechanical,
Process Civil Mon &
Planner electrical, & Contractor
engineer- Operations construc- Contl mat’l
instrument- supervisors
ing tion & service
ation
support
Scope Inspection Provide Provide Permitting Supervise Manage Manage Manage Budget Conduct Manage
collection work inputs and process Determine scaffold- contractor Schedule procure- planning safety security
Meeting Coordina- supervise inputs spading ing and teams for ment Cost induction/ Coordinate
process tion with mechanical during require- other civil preparation activities monitoring training PR with
owner external , electrical, prepara- ments work & Manage Conduct external
inspectors execution.
Roles
Scheduling and tion Deconta- facility continuous bodies

and instrument- Support in mination Monitoring layout safety
planning ation work shutdown Gas & Control Travel/ monitoring
Progress Cleaning and start testing Material & food Manage
monitoring equipment up process service arrange- paramedic
Critical path support. ments team
monitoring
When
T-21 T-6 T-6 T-6 T-6 T-3 T-6 T-10 T-2 T-6 T-2 T-2
Gambar 6. Organisasi TA Team dengan menggunakan main contractor
2. Roles & Responsibilities.

Roles dan responsibility dari TA Team dan TA Steering Committee seperti
lampiran 1.
3. Staffing schedule and link to rest of organization.
TA Manager mengkoordinasikan nama-nama dari seluruh fungsi yang terlibat
untuk TA preparasi sesuai dengan jadwal kebutuhan atas keterlibatannya,
yang selanjutnya disahkan di dalam steering committe dan dituangkan dalam
SK GM.
Selanjutnya TA Manager melakukan evaluasi dan feed back ke seluruh
Manager fungsi atas efektifitasnya didalam preparasi TA.
Feed back yang disampaikan secara tertulis dan disampaikan kedalam rapat
steering committe.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
4. KPI TA (Premise).
Yang dimaksud dengan pernyataan ”Premise” sehubungan dengan KPI TA
adalah suatu tantangan dari Pimpinan dan Central Committe nya terhadap
hasil TA project (T+4 sampai dengan performance test setelah TA), yang
kemudian menjadi target KPI TA yang dituangkan setiap tahun sesuai dengan
tahapannya.
Untuk melaksanakan hal tersebut diatas maka masing-masing GM RU’s
selaku Pimpinan Steering Committee di Unit memberikan usulan target KPI
TA berkaitan dengan tahapan TA yang akan dilaksanakan RU tersebut pada
tahun anggaran berjalan untuk persetujuan Pimpinan Central Committee.
KPI TA meliputi antara lain :
a. TA Quality :
• Kesesuaian proses preparasi dan eksekusi TA, terhadap proses/
tahapan dalam TA Brick (brick compliance rating).
• Jumlah kejadian kerusakan peralatan kilang akibat ketidaksesuaian
pelaksanaan quality plan dengan eksekusi TA, yang diukur dari
setelah unit beroperasi sampai dengan next TA (TA Impact).
b. Financial :
• Prosentase actual cost vs planned cost/budget (TA cost).
• Prosentase material tidak terpakai vs material yang direncanakan
(exces material).
c. Operational tahap preparation :

• Prosentase perubahan scope/Joblist vs Joblist yang direncanakan
pada saat scope freeze (scope change before execution).
• Prosentase milestone yang selesai on time (TA milestone achieve).
d. Operational tahap execution s.d. start up :

• Release and decontamination (durasi aktual vs rencana).
• Durasi mechanical days aktual vs rencana (durasi TA).
• Durasi aktual start up sampai dengan product on spec vs rencana
(start up).
• Prosentase perubahan volume lingkup/Joblist selama eksekusi TA vs
rencana Joblist (scope change during execution).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
e. HSE :
• Loss time incident (jumlah jam kerja hilang selama eksekusi TA).
• Total Recorded Incident Rate (TRIR), adalah jumlah insiden yang
terjadi selama eksekusi TA.
f. Operation performance :
• Performance plant test (prosentase perbandingan capacity plant
setelah TA vs sebelum TA).
KPI yang diaplikasikan tersebut diatas adalah KPI lagging yang terdiri dari 3
(tiga) tahap yaitu kinerja untuk preparasi, eksekusi dan start up.
Contoh Premise TA seperti berikut :
TA PREMISE
Performance Area TA Premise Target

HSSE Creating an environment in which accidents do not occur, no Zero LTI,
harm to Environment is done and asset damage is TRCF < 1.1**
minimised.
Identify high
Integrity Assurance Assure Risk activities
the integrity and for
of the plant mitigate them torun
subsequent ALARP
length. 5 year run
(steam boiler exempted)
Obtain licence to operate following TA execution (DOSH).
Feed & Product Restore plant capacity to produce on-spec products within 100% Plant
Expectation the approved operational window Capacity
Products on
spec
Flawless Start-up Incorporate flawless principles to ensure flawless start-up Zero incidents
leading to SD
Duration Based on Benchmarking & Business plan (FOPOS) Complex 1 : 45
FOPOS = Feed Out to First Product on Spec days Complex
2 : 29 days
Schedule optimisation workshop will be done to deliver to a
minimised duration while delivering all above Premises
Management DS One TA Process will be used as guidance to determine Confirmation by
Process the deliverables at each phase external review
Risk Management Principles will be applied for decision
making
Emergent Work procedure to be strictly applied after scope
freeze Milestones Scope Freeze
Milestones Scope Freeze*** date: 01-Nov-06
Award contracts: H2 2007
Baseline Integrated Execution Schedule: 01-Apr-08
Feed out date (Latest): 19-Jun-08
Cost Deliver optimised expenditure in order to deliver all above USD XXX
premises million
Current TA Budget is set as per 2008 T&R
** Note : To be aligned w ith overall HSSE target
*** Note : Project Proposal approved by 1st Feb 2007
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Contoh kriteria pembuatan KPI TA untuk KLBB tahun 2010 seperti dibawah ini :
• KPI Unit Owner Base target Reporting method

Brick compliance 1-5 rating on TA brick GM 3 (base) Criteria set by central team, and
rating compliance criteria SMOM monitored by TA planner each month
quality
TA Manager
TA
TA impact Number of TA-related TBD Monitored by maintenance twice a

incidents that occurred TA Manager year
during original interval
TA cost % change in cost vs TA Manager +-10% Post TA report
budget TA Planner
Financial
Man Reliability
Excess materials % of unused products vs TA Planner +- 5% Post TA report
procured Man Reliability
Scope change % volume change vs plan SMOM +- 5% TA manager receives monthly
before execution TA Manager report
(Preparation)
Operational
Man Reliability
Man Eng & Dev
TA milestones % of milestones TA Manager and Planner 90 % TA planner submits in monthly
achieved completed on time (all) report
TA Execution members
Release and Days vs plan Man Eng & Dev 100% Shutdown report
decontamination Man Production
TA duration Mechanical days vs plan Man Maint Execution 100% Daily execution reports
( execution)
Operational
TA team
Startup Days vs plan until “on Man Eng & Dev 100% Start up reports
spec” Man Production
TA Manager
Scope change % volume change vs plan Man Reliability +-10% Post TA report
during execution Man Production
Man Eng & Dev
Lost time incidents Hours lost during TA execution TA Manager 0 HSE monitors throughout TA
Man Production GM target execution
HSE
TRIR # of incidents during TA

execution Man HSE
Gambar 7. Contoh kriteria pembuatan KPI TA untuk KLBB tahun 2010
5. Critical Success Indicators (CSI).

Yang dimaksud dengan critical success indicators adalah indikator yang
dinyatakan dengan nilai terhadap setiap item pada masing-masing tahapan
dari TA process.
Indikator ini digunakan untuk melihat secara cepat apakah dari masing-masing
item kegiatan TA (element dan sub elements proses TA Brick), mulai dari saat
preparasi, eksekusi, sampai dengan tahap post TA dapat mencapai kualitas
minimum yaitu sesuai dengan yang diharapkan (meet expectation).
Format penilaian terhadap setiap element dan sub element dari proses TA
Brick (TA Performance Assessment ) seperti pada lampiran 2.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
TA Performance Assessment diukur dengan menggunakan skala 1 – 5,

dimana nilai 1 merupakan nilai terendah (Poor) dan nilai 5 merupakan nilai
tertinggi (Excellent), dengan penjelasan sebagai berikut :
Score Category Description
5 Excellent Zero non compliance
4 Some or limited improvement opportunity in

Above Expectation
½ sub-elements
3 Some or limited improvement opportunity in

Expected
most elements
2 Large gap and significant improvement

Below Expectation
opportunity in ½ sub-elements
1 Large gap and significant improvement

Poor
opportunity in most elements
C. SCOPE DEVELOPMENT
Tahapan scope development meliputi sub elemen kegiatan Job collection sampai
dengan Identify risk process & mitigation.
Scope development meliputi sub elemen kegiatan sebagai berikut :
• Job Collection
• Scope challenge & freeze process
• Final Joblist
• Preparing BOM LLD material.
• Identify Risk Process & Mitigation.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
1. Job Collection
Job Collection adalah kegiatan untuk mengumpulkan dan membuat lingkup
kerja pekerjaan TA yang meliputi dari hasil identifikasi resiko-resiko aspek
Mechanical Integrity, Process Integrity dan Equipment Optimization.
Masukkan untuk ketiga kelompok tersebut diatas adalah merupakan dari hasil
assessment dan test, juga berdasarkan analisa symptom pada saat unit
beroperasi yang selanjutnya digabungkan terhadap Joblist yang berasal dari
inspection schedule.
Dalam melakukan collection agar dibuat suatu strategi (criteria untuk input
termasuk system dan tools untuk mengelola input), sehingga terhindar dari
kehilangan maupun overlook dari input Joblist TA. Tahap ini dilakukan sebelum
pentahapan seleksi Joblist dengan mengaplikasikan criteria maupun tahap
freezing.
Input job collection terdiri dari :

a. Post TA report (closed out TA report)
Pada post TA report, terdapat sejumlah rekomendasi yang antara lain
berisi rekomendasi peralatan yang akan diperiksa, diperbaiki atau
penggantian dari hasil pemeriksaan dan prediksi kedepan, yang
direncanakan untuk di eksekusi pada TA yang akan datang, demikian
juga rekomendasi pekerjaan untuk memperoleh kinerja
peralatan/instalasi.
Berdasarkan pemeriksaan kondisi komponen/peralatan pada saat TA (n-1),
para engineer sudah harus mengidentifikasi komponen/peralatan mana
saja yang akan diganti pada TA (n+1).
Sehubungan dengan hal tersebut maka para engineer sudah
mempersiapkan rencana untuk mengambil data untuk membuat drawing
dari komponen/peralatan existing pada saat TA(n) berlangsung, drawing
mana selanjutnya menjadi acuan awal untuk pengadaan
komponen/peralatan yang akan diganti pada TA (n+1).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Pasca TA (n-1) TA (n) TA (n+1)
Pasca TA (n-1) TA (n) TA (n+1)

Buat drawing Buat Mfg Dwg Pelak./peng-
Mengidentifikasi
komponen / komponen/ gantian komp/
komponen/peralatan
peralatan existing peralatan, peralatan tsb &
yang akan diganti
yang akan diganti constructability buat as built
pada TA (n+1).
pada TA (n+1). & pengadaan dwg
b. Hystorical
1) Mechanical Integrity
Semua catatan (hystorical) kerusakan peralatan yang terjadi sejak TA
terakhir, dimana perbaikannya belum tuntas, baik kerusakan satu kali
maupun berkali-kali.
2) Process Integrity
Semua catatan (hystorical) kegagalan proses operasional yang terjadi
sejak TA terakhir, yang mengakibatkan produk yang dihasilkan tidak
maksimal baik dari segi jumlah dan kualitasnya. Hal ini dapat
disebabkan oleh internal peralatan dan atau katalis, carbon active,
moulsieve dan sejenisnya yang sudah tidak memadai.
Untuk menjadi perhatian :
Pastikan bahwa semua catatan kondisi alat ukur yang terpasang di
peralatan, panel field dan di control room selalu ter-up date dan menjadi
masukan dalam membuat Joblist TA.
3) Lain-lain
a) Equipment optimization
Yang dimaksud dengan equipment optimization adalah optimasi
kinerja peralatan sehubungan dengan energy.
Joblist yang berkaitan dengan equipment optimization antara lain :
kondisi air register, damper, soot blower, burner, steam trace,
insulation yang berkaitan dengan kinerja dapur (furnace) dan
boiler.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
b) Equipment release
Joblist yang berkaitan dengan keperluan equipment release dalam
hal aspek proses safety, antara lain : steaming out, chemical
decontamination.
c) Equipment Maintainability.
Joblist ini berkaitan dengan adanya informasi dari principal perihal
spare part sudah tidak lagi diproduksi (obsolete).
d) Masukan dari fungsi.
Bila ada Joblist yang merupakan masukkan dari fungsi maka
masukkan tersebut dikelola sebagai berikut :
Masukan dari produksi diteruskan ke fungsi engineering untuk
dilakukan kajian, bila diperlukan diteruskan sampai ke fungsi
Refining Technology untuk mendapatkan persetujuan menjadi
Joblist. Hal yang sama berkaitan dengan pemeliharaan maka perlu
diteruskan ke fungsi MPS untuk di justifikasi dan diteruskan ke
fungsi Reliability.
c. Program Preventive Maintenance
1. Assessment
Assessment adalah kegiatan pemeriksaan peralatan pada saat
equipment dalam keadaan stop. Kegiatan assessment ini dilakukan
berdasarkan :
a) Government regulation
Peraturan dan ketentuan pemerintah yang berkaitan langsung
antara lain adalah:
1) Peraturan Menteri Pertambangan No.06P/0746/M.PE/91
tanggal 1 Nopember 1991 perihal pemeriksaan keselamatan
kerja atas instalasi, peralatan dan teknik yang dipergunakan
dalam Pertambangan Minyak dan Gas Bumi
2) Undang-Undang dan Peraturan Uap tahun 1930.
3) Peraturan Pemerintah No.11 tahun 1979.
Peralatan/installasi tertentu yang dipasang di kilang harus
dilengkapi dengan SKPP dan SKPI yang mana masa berlakunya
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
tertentu, untuk itu pada pembuatan Joblist TA juga

mempertimbangkan masa berlaku SKPP dan SKPI.
Kegiatan pemeriksaan tersebut diatas dikoordinasikan oleh
Manager Reliability di RU dibawah pengawasan Facility
Engineering-Refining Technology, Refining Directorate.
b) Code of Practice CP-52/KP-52
CP-52/KP-52 adalah panduan secara umum perihal
penanganan assessment untuk setiap jenis peralatan.
Untuk masing-masing peralatan masih perlu dilengkapi dengan
CP/KP lainnya, dan rekomendasi vendor atau manual book
dari peralatan tersebut.
Overhaul adalah kegiatan pemeriksaan secara menyeluruh
dari komponen peralatan, terminology ini sering juga disebut
total inspection (thorough inspection) atau total assessment.
2. Condition Monitoring
Joblist ini berdasarkan rekomendasi MPS berdasarkan kajian
terhadap hasil condition monitoring terhadap peralatan kilang yang
dilakukan saat unit sedang beroperasi, yang diteruskan ke fungsi
Reliability RU’s.
d. Modification (MOC approved).
Pekerjaan modifikasi diajukan oleh fungsi produksi, selanjutnya dilakukan
kajian oleh fungsi Engineering & Development, Reliability dan atau fungsi
lainnya.
e. Plant Test.
Joblist yang disubmit oleh fungsi engineering ke fungsi reliability, berupa
rekomendasi sehubungan dengan hasil plant test.
Plant test ini dilakukan beberapa bulan sebelum TA execution, namun
memerlukan pertimbangan waktu preparation dari TA team sehubungan
dengan rekomendasi dari hasil plant test.
f. MOC dan pekerjaan project.
Joblist yang berkaitan dengan plant change maupun project tie in disubmit
oleh fungsi engineering ke fungsi reliability.
Pengelompokan Joblist berdasarkan sasarannya.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Sasaran Element dan sub element sumber Joblist

Government
Regulation
Assesment Code of
Program PM
Practice CP-
Mechanical
52/KP-52
Integrity
Condition Monitoring
Equipment Insurance part

Maintainability Spare part availabilty
Process Condition Monitoring
Process Integrity
Plant Test
Energy BFO, Insulation, steam trace
Plant Change
MOC
Optimization Project
Shutdown
Equipment Release
Duration
Penjelasan :
a) Kelompok Mechanical Integrity :
Joblist yang masuk didalam kelompok Mechanical Integrity adalah seluruh
Joblist yang domain tujuan pekerjaan adalah untuk mengetahui dan atau
memperbaiki kondisi peralatan sehingga mechanical integrity equipment
menjadi standard untuk mendukung operational kilang pasca pelaksanaan
TA.
b) Kelompok Process Integrity :
Joblist yang masuk didalam kelompok Process Integrity adalah Joblist
yang domain tujuan pekerjaan untuk mengetahui dan atau memperbaiki
kondisi process operasi kilang yang berkaitan dengan peralatan maupun
catalyst/chemical sehingga kendala process operasi kilang sudah
dieliminasi, sehingga kinerja kilang pasca pelaksanaan TA kembali
optimal.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
c) Kelompok Equipment Optimization :

Joblist yang masuk didalam kelompok Equipment Optimization adalah
Joblist yang domain tujuan pekerjaan untuk mengoptimalkan kinerja
peralatan dari sisi energy, utilisasi dan adanya value creation pasca
pelaksanaan TA.
2. Critical Joblist
Seluruh Joblist dikumpulkan menjadi satu Joblist TA, tahap selanjutnya
dilakukan pemilahan terhadap Joblist yang tergolong didalam kelompok critical.
Critical Joblist dikelompokkan menjadi :
a. Critical berdasarkan tuntutan kualitas.

Joblist dalam kelompok ini memerlukan skill / kompetensi yang tinggi untuk
melaksanakan asessment peralatan dan atau untuk melaksanakan
pekerjaan tersebut.
b. Critical berdasarkan aspek safety.

Joblist dalam kelompok ini memerlukan skill / kompetensi yang tinggi untuk
menangani aspek safety dalam pelaksanaan pekerjaannya.
c. Critical berdasarkan durasi pelaksanaan.

Joblist dalam kelompok ini memerlukan kemampuan pengelolaan project
yang tinggi agar keseluruhan aktifitas terkendali untuk penyelesaian
pekerjaan on time.
3. Scope challenge & freeze process.

Scope challenge & freeze proces adalah kegiatan screening terhadap Joblist
diluar pekerjaan assessment, screening dilakukan dengan menggunakan RAM.
Semua Joblist yang diluar pekerjaan assessment dilakukan pengkajian dan
penilaian atas probability terjadinya kegagalan serta consequencies (aspek
financial dan safety & social) bila terjadi kegagalan.
Posisi Joblist dipetakan pada RAM berdasarkan nilai tersebut diatas, sehingga
terlihat posisi sebarannya (consequencies versus probability), yang sekaligus
memperlihatkan tingkat prioritas/urgensi untuk dilaksanakan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Proses pelaksanaan scope challenge adalah sebagai berikut :
Gambar 8. Proses pelaksanaan scope challenge
a. Tahap pertama adalah menetapkan Joblist kategori non inspection, yang

dilaksanakan oleh TA Team. ( lead oleh TA Manager).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
b. Tahap kedua adalah melaksanakan analisa RAM, yang dilaksanakan

sebagai berikut :
Mekanisme pelaksanaan RAM:
Kriteria RAM yang dibuat oleh tim (Produksi, Rel, MPS, Eng & Dev dan
HSE), selanjutnya disetujui oleh Steering Committee RU’s untuk
pengesahan (semua Steering Committee menandatangani dalam format
persetujuan RAM).
Dalam hal tersebut diatas, tim RAM harus dapat menjelaskan kepada
Steering Committee RU’s dasar-dasar yang digunakan dalam
menentukan nilai batasan tingkat resiko serta probability untuk setiap
level.
Seluruh Joblist diluar katagori program assessment, bad actor dan top
inisiative dilakukan RAM untuk melihat tingkat urgensinya dalam hal TA.
TA Manager selanjutnya membentuk tim untuk melaksanakan RAM, dan
untuk itu maka perlu dipastikan terlebih dahulu kompetensi dari anggota
yang memadai untuk melaksanakan RAM sesuai dengan fungsinya.
Susunan tim pelaksanaan RAM :
• Lead pelaksanaan RAM adalah TA Manager, dengan anggota yang
bertugas menentukan dasar-dasar yang digunakan dalam
menentukan nilai batasan tingkat resiko serta probability untuk setiap
level yang akan digunakan pada criteria RAM dan membantu
menghitung kombinasi antara tingkat resiko serta probability dari
semua Joblist sebagai berikut :
- Process Engineering yang berhubungan akibat kegagalan
process.
- Plant Reliability, Equipment Reliability dan Engineer MPS yang
berhubungan dengan kegagalan akibat mechanical integrity.
- Production yang berkaitan dengan kegagalan peralatan dan
process.
- HSE yang berhubungan dengan kegagalan yang berdampak pada
kesehatan, keselamatan dan lingkungan.
- Refinery Planning & Optimization (RPO) yang berhubungan
terhadap aspek bisnis/keekonomian secara global.
Setiap Joblist yang tidak dilaksanakan yang berdampak kegagalan

pada peralatan, maka kajian resikonya harus dihitung oleh semua
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
fungsi terkait dan hasil akhirnya merupakan penjumlahan resiko dan

konsekuensi.
c. Hasil dari RAM mengelompokan Joblist menjadi 3 (tiga) kategori yaitu :

• Kelompok ‘red’ artinya kelompok pekerjaan mandatory yang
mempunyai high risk consequence dari TA tersebut sampai dengan TA
berikutnya ditinjau dari sisi safety, lingkungan dan ecomomic loses dan
possibility of failure tinggi (quite likely dan possible).
• Kelompok ‘blue’ artinya kelompok pekerjaan yang mempunyai low risk
consequence dari TA tersebut sampai dengan TA berikutnya ditinjau
dari sisi safety, lingkungan dan ecomomic loses dan possibility of
failure rendah (unlikely dan very rare).
• Kelompok ‘yellow’ artinya kelompok pekerjaan yang mempunyai low
dan medium risk consequence dari TA tersebut sampai dengan TA
berikutnya ditinjau dari sisi safety, lingkungan dan ecomomic loses dan
possibility of failure nya berkisar dari rendah (very rare) sampai dengan
tinggi (quite likely).
Hasil dari RAM selanjutnya dipresentasikan dan dilakukan challenge

session oleh Steering Committe di RU’s, khusus item yang quite likely
harus di challenge di kantor pusat (Manager Facility Engineering dan atau
Manager Process Technology) yang diinisiasi oleh Manager Maintenance
Control.
Joblist yang berhubungan dengan aspek mechanical integrity, termasuk
perubahan technology non-process di bahas bersama dengan Facility
Engineering-Refining Technology untuk disetujui dan ditandatangani oleh
Manager Facility Engineering-RefiningTechnology, sedangkan aspek
yang berkaitan dengan process integrity, perubahan Technology Process
dibahas bersama dengan Process Technology-RefiningTechnology. Bila
perubahan technology menyangkut process dan non process maka
persetujuan dikeluarkan oleh VP RefiningTechnology.
Selanjutnya Joblist hasil challenge session di kantor pusat adalah Joblist
yang dibawakan pada steering committee meeting ke tiga untuk
persetujuan steering committee di RU’s.
Untuk proses ini yang bertanggung jawab mengawal di unit adalah TA
Manager sedangkan di pusat adalah Manager Maintenance Control.
Joblist dinyatakan final (revisi 0) bila seluruh Joblist telah melalui
rangkaian proses sampai disetujui oleh Central Committee.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Semua Joblist yang dikeluarkan tetap harus tersimpan untuk kebutuhan

kajian pada TA yang akan datang.
Selanjutnya dilakukan compiling Joblist untuk ditetapkan Joblist TA
seperti yang dijelaskan diatas.
Setelah tahap freezing selesai, selanjutnya Joblist ini adalah Joblist yang
dibawakan pada steering committee meeting ke tiga untuk persetujuan
steering committee di RU’s.
Untuk proses ini yang bertanggung jawab mengawal di unit adalah TA
Manager sedangkan di pusat adalah Manager Maintenance Control.
4. Final Joblist
a. Tahapan pengesahan Joblist adalah sebagai berikut :
- Semua Joblist, terutama critical Joblist sudah di challenge (tidak
terbatas pada item tetapi juga content dan metodologi cara
penanganan) oleh Facility Engineering dan Process Technology-
Refining Technology yang di kawal oleh Manager Maintenance Control.
- Freezing oleh Steering Committee di RU’s.
- Persetujuan final oleh Central Committee.
Joblist dinyatakan final (revisi 0) bila seluruh Joblist telah melalui rangkaian
proses sampai disetujui oleh Central Committee.
b. Penulisan Joblist
Penulisan Joblist dituliskan secara ringkas agar semua fungsi yang terlibat
dan bertanggung jawab dapat menindak lanjuti. Bila dibutuhkan penjelasan
tambahan dan dokumen-dokumen lain harus dituliskan di dalam lampiran.
Standard format pada lampiran no. 3
5. Preparing BOM LLD material

Yang dimaksud dengan Bill of Material Long Lead Delivery (BOM LLD) adalah
daftar kebutuhan material yang lead time (proses pengadaan dan delivery time
pengadaan) lebih dari 12 (dua belas) bulan seperti : Part Heat Exchanger, Tube
Heater/Furnace dengan spesifikasi material khusus, spare part peralatan
rotating, spare part Control Valve dan spare part PSV.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Khusus untuk proses pengadaan material LLD ini, harus disiapkan

anggarannya (WBS) paling lambat pada T-15 atau sesuai delivery time
pengadaan yang paling lama, sebelum tahun pelaksanaan TA, dan dibuatkan
sistim monitoring pengadaan mulai dari planning/PR sampai dengan material
on site.
Perencanaan kebutuhan material BOM LLD harus dilengkapi dengan :
- Jumlah kebutuhan material per item.
- Detail spesifikasi material yang jelas, lengkap dan komprehensif.
- Sectional Drawing dan part no/ item no. (bila diperlukan).
- Fabrication atau workshop drawing (bila diperlukan).
- Kapan material harus on-site dan kapan material akan dipasang.
6. Identify Risk Process and Mitigation

Yang dimaksud dengan resiko proses adalah resiko safety yang dihadapi pada
saat unit shutdown sampai dengan peralatan dapat di release untuk pekerjaan
mechanical dapat dimulai dengan kondisi aman.
Resiko safety dalam fase ini berasal dari proses di unit masing-masing dan
dapat berbeda untuk setiap unit proses. Untuk hal tersebut maka kegiatan
yang dilakukan untuk membuat peralatan dalam kondisi safe saat di release
juga akan berbeda satu dengan yang lain tergantung hazard masing-masing
perlatan proses. Dalam hal mempercepat proses menuju release maka dipilih
methoda yang terbaik termasuk proses decontamination.
HEMP (Hazard Effect Management Process) adalah suatu metode analisa yang
tersistematik dan terstruktur untuk management hazard dengan tepat yang
tahapannya sebagai berikut:
• Pengidentifikasian
• Penilaian
• Pengendalian sumber bahaya dan
• Pemulihan dari dampak terjadinya kecelakaan.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka tim yang melakukan pengkajian
hazard dan methoda penanganannya sudah melakukan kajian sehingga benar-
benar sudah meminimalkan resiko dari level ke level yang sesuai dan ”As Low
As Reasonably Practicable (ALRP)”.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Tahapan tersebut sudah harus mencakup penilaian dari pengaruh HSE

terhadap siklus kehidupan dari kegiatan manusia, terhadap lingkungan, asset
dan reputasi perusahaan.
Penilaian ini sangat penting bagi fungsi HSE dan proses untuk pengaturan
yang tepat serta dapat dikembangkan dan diimplementasikan untuk meng-
eleminasi potensi bahaya atau dampak lingkungan yang signifikan.
HSE risk assessment didokumentasikan di fungsi HSE dalam kelompok
dokumentasi daftar bahaya dan digunakan sebagai acuan untuk peng-
identifikasian dan tahapan penilaian dari pengaturan sumber bahaya dan
dampak proses.
Langkah-langkah yang termasuk dalam proses HEMP antara lain :
a. Langkah pertama Identifikasi bahaya.

Langkah-langkah untuk mengidentifikasi bahaya dan akibatnya maka
informasi yang berkaitan dengan hal tersebut disusun dengan mengikuti
format sebagai berikut:
• Kegiatan/aktifitas
• Bahaya yang mungkin terjadi
• Gambaran/sumber dari bahaya
• Lokasi terperinci dan lengkap
• Kejadian penting (kecelakaan yang tidak diinginkan) yang timbul dapat
dieliminasi ketika sumber bahaya dikurangi.
• Kejadian penting potensi terulang bila tidak dilakukan pengechekan
ulang.
• Kemungkinan resiko bahaya selanjutnya dapat dilihat pada matrik
assesment resiko (RAM).
• Pengertian dengan bahaya yang telah dikendalikan adalah dengan
mengurangi atau membatasi akibat.
b. Langkah kedua identifikasi dari skenario penghapusan bahaya.
Dalam mengidentifikasi skenario pengapusan sumber bahaya, maka team
berfungsi untuk :
• Mengidentifikasi skenario penghapusan bahaya (bagaimana bahaya itu
hilang dari proses).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Mengidentifikasi akibat terburuk yang akan terjadi dengan hilangnya

sumber bahaya tersebut.
c. Langkah ketiga penilaian terhadap resiko.

Penilaian resiko yang memadai dapat dilakukan dengan menggunakan
Risk Assessment Matrix.
D. DETAIL PLANNING (perencanaan rinci)

Perencanaan rinci (detail planning) adalah mengidentifikasi setiap Joblist, dan
menjabarkan ke dalam aktivitas pelaksanaan (tasks) pekerjaan, kebutuhan
resources, biaya, dan perencanaan pengadaan material, sehingga eksekusi TA
dapat dilaksanakan dengan tepat waktu, kualitas, safety dan efisien.
Detail planning meliputi :
• Work Scope Analysys
• Prepare Job Plan (BOM Non LLD, Tools, Equipment, Heavy Equipment,
Schedule)
• TA work grouping, Preparation in/out sourcing schedule
• Cost estimation
• Budget alocation
• Procurement strategy
• Material arriving schedule
Proses detail planning seperti flow proses dibawah ini.

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Scope development
Scope Detail planning
challenge Contractor management
Work Contract
package package
development development
Process
F G
Job List Cost Budget
estimation allocation
A B C D E
BOM
Work scope Job plan Procurement Material
preparation
analysis development strategy scheduling
& grouping
Analyses Preparing Prepare Handling Prepare Prepare Budget

work scope job plan that BOM and over the material cost confirmation
to deter- detail out group them BOM and scheduling estimation and
mine what – Tasks according to its grouping check for each job approval
documen- – Safety – Long to the points to
Activities
tations and instruction lead procure- ensure

resources – Skills – Essential ment timely
are – Equipment – Others material
required and tools arrival
– Materials
– Safety in-
structions
T-13 T-13 to T-9 T-12 to T-9 T-12 to T-9 T-9 T-9 T-9
T-m
Gambar 9 Overall process Detail Planning
1. Work Scope Analysis (WSA)

Work scope analysis adalah suatu kegiatan yang menganalisa Joblist, dalam
rangka membuat ruang lingkup pekerjaan, menentukan quality plan serta
lamanya pelaksanaan, persyaratan kontraktor/workshop pelaksana, strategi
pelaksanaan dan pengendalian pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan sesuai dengan qualitas yang dipersyaratkan, dengan waktu
pelaksanaan yang sesuai dan tidak terjadi kecelakaan kerja.
Dalam hal tersebut di atas maka pada saat melaksanakan work scope analysis
maka sudah harus diidentifikasi hal-hal yang tidak dapat dilakukan oleh internal
Pertamina untuk selanjutnya digunakan konsultan yang kompeten.
Hasil kajian work scope analysis kemudian digunakan untuk menyusun grand
strategy penanganan Joblist tersebut baik yang bersifat individual maupun
secara kolektif.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Hal-hal yang dimaksud adalah antara lain :

a. Penentuan scope of assessment and repair.
b. Penentuan repair procedure and quality plan.
c. Penentuan kualifikasi kontraktor/workshop.
d. Melaksanakan assessment and quality control.
e. Mengkoordinasikan dan pengelolaan pekerjaan.
f. Penetapan perlu tidaknya project management.
Catatan :
Untuk scope of repair sudah termasuk di dalamnya seluruh strategi untuk
pelaksanaan repair (termasuk construcability-nya apabila diperlukan).
Scope analysis juga menentukan kebutuhan pelaksana setiap activity sesuai
table dibawah ini :
Tag. No. / Job No.
Diperlukan Dapat dilakukan oleh

Kontractor
Kontractor
Konsultan
Perihal
Spesialis
Tertentu
Licensor
Lain-lain
Semua
Manuf.
(OEM)
Kontr.
PTM
Tdk
Ya
Membuat Detail Joblist
Membuat Detail Kebutuhan

Resources: Manning,
Equipment & Tools (termasuk
special tools)
Membuat Detail Kebutuhan
Material
Membuat Persyaratan atas

Pekerjaan
Membuat Prosedur satety untuk

pekerjaan
Membuat Kajian Engineering
(proposal) untuk pekerjaan
penggantian total atau
modifikasi (MOC)
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Tag. No. / Job No.
Diperlukan Dapat dilakukan oleh
Kontractor
Kontractor
Konsultan
Perihal
Spesialis
Tertentu
Licensor
Lain-lain
Semua
Manuf.
(OEM)
Kontr.
PTM
Tdk
Ya
Menentukan apa yang harus di

assess dan metoda
assessment yang akan
diterapkan
Menentukan Level Kompetensi
Inspector untuk melakukan
assessment peralatan
Membuat Quality Plan
Menentukan Level QC untuk

mel QC pada pekerjaan
Kajian perlu Material dan Jasa

di all-in kan
Kajian diperlukan kemapuan

project management dalam
penanganan pekerjaan
Menentukan Kualifikasi
kontraktor
Melakukan Assessment (saat

Prakualifikasi) atas Kompetensi
dan Pengalaman Kontraktor
atau supplier
2. Job Plan Development

Job plan development adalah suatu kegiatan membuat detail Joblist (task list)
dengan tujuan untuk dapat menentukan kebutuhan material, resources dan
tools untuk dapat melaksanakan pekerjaan tersebut.
Untuk membuat network planning maka diperlukan urutan dari task list yang
masing-masing task dilengkapi dengan durasi pelaksanaan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kombinasi dari task list dan network planning akan memberikan output :
a. Bill Of Material (BOM).
b. Kebutuhan resources lainnya (manpower, peralatan, tools dan supporting).
c. Schedule.
Untuk melaksanakan detail Joblist/task list maka diperlukan quality plan dan
Job Safety Analysis (JSA).
Penjelasan masing-masing kegiatan sebagai berikut:
a. Detail Joblist/task list
Untuk setiap tag number sudah harus mempunyai detail task list yang
dapat digunakan secara berulang-ulang atau repetitif.
Task list dibuat oleh planner yang mana dalam hal tertentu dibantu oleh
Engineer MPS (rotating engineer, stationary engineer, electrical &
instrument engineer) atau vendor.
Ketika detail task list sudah tersimpan dalam data based, dalam aplikasinya
planner harus mempunyai kompetensi dalam penggunaannya.
Catatan :
Untuk pekerjaan critical yang berkaitan terhadap kehandalan baik dari
aspek mekanikal maupun proses diperlukan :
• Standard task list (termasuk standard inspection)
• Material yang harus ada tanpa menunggu hasil inspection
Contoh :
1. Untuk overhaul recycle compressor dan steam turbine sebagai
penggerak :
- Selain material consumable, rotor dan coupling assy harus
tersedia.
- Untuk steam turbine penggerak recycle compressor selain
consumable, rotor, governor yang sudah dikalibrasi harus
tersedia.
2. Untuk Emergency Shutdown System (ESD) :
Selain pekerjaan kalibrasi dan pengetesan, kualitas insulation
transmiter adalah mandatory untuk dilakukan pemeriksaan, bila
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
kualitasnya tidak memadai harus diganti, sehingga dalam

kondisi hujan tetap berfungsi dengan baik.
Reliability Expert dan Engineer MPS bertanggung jawab untuk membuat
dan menetapkan standard task list dan material mandatory tersedia untuk
semua critical equipment yang akan dilakukan assessment maupun
overhaul dengan telah berkonsultasi kepada vendor peralatan atau
designer.
b. Kebutuhan material (BOM)
Penyiapan daftar kebutuhan material (BOM) TA dibuat berdasarkan :
• Task list dari Joblist
• Rekomendasi kebutuhan material dalam post TA report oleh OEM
vendor
• Standard generic dari vendor untuk equipment baru
• Rekomendasi Fungsi Reliability
• Hasil scope challenge/freeze Joblist.
Catatan :
Khusus penggantian part yang hampir menyeluruh, maka diperlukan kajian
ke-engineering-an untuk penggantian keseluruhan (total) hal ini untuk
mencegah permasalahan yang tidak terprediksi.
Untuk menentukan strategi pengadaan material kebutuhan TA maka, Bill of
Material dapat dikelompokkan dalam 2 katagori berdasarkan Delivery Time
(DT) pengadaan yaitu:
• Material kategori Long Lead Delivery (LLD).
• Material kategori Non Long Lead Delivery (NLLD).
Perlu dibuatkan strategi pengadaan material tambahan akibat adanya
additional/emergent work.
Material LLD adalah pengadaan material yang memerlukan waktu
pengadaan lebih dari 12 (dua belas) bulan setelah terbit surat pesanan
atau Purchase Order (PO)
Material Non LLD adalah pengadaan material yang memerlukan waktu
pengadaan (delivery time) kurang dari 12 bulan setelah terbit surat
pesanan atau purchase order.
Hal-hal yang perlu di antisipasi agar tidak terkendala pengadaannya yang
menyebabkan waktu pengadaan berkepanjangan antara lain:
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Manufacturing di workshop dalam negeri, perlu dilakukan asesmen

kemampuan workshop oleh petugas yang telah memiliki kompetensi
untuk melakukan asesmen tersebut.
• Material yang ada di gudang, perlu dilakukan pemeriksaan oleh vendor
untuk memastikan item, jumlah dan kondisi sebelum dilakukan
pengadaan.
• Memastikan satuan unit yang digunakan oleh Pertamina dengan
digunakan oleh prinsipal tidak berbeda. (contoh: Pertamina
menggunakan satuan set, vendor menggunakan satuan pcs).
• Adanya permintaan downpayment dari prinsipal dimana Pertamina
belum memiliki best practice memberikan downpayment tanpa bank
garansi.
• Pelaksanaan retubing HE di workshop sendiri perlu pertimbangan
efektifitas, kualitas dan durasi dibandingkan dengan langsung beli tube
bundle.
• Pengadaan satu unit equipment harus di garansi oleh OEM vendor
untuk memastikan bisa terpasang dengan benar di existing.
• Adanya as built drawing yang tidak sesuai dengan kondisi actual
dilapangan.
• Kompetensi supplier lokal tidak memadai untuk pengadaan material
general.
Detail Planning untuk material LLD, planner melakukan job plan dan
merelease sub order ke-1.
Detail Planning untuk kebutuhan material non-LLD, planner melakukan job
plan pada sub order ke-2 dan seterusnya sesuai delivery time, dan Planner
memberitahukan prioritas pengadaan material kepada procurement/buyer
sesuai dengan delivery time-nya.
c. Kerusakan komponen/peralatan yang tidak terprediksi.
Umumnya setiap TA akan terdapat pekerjaan-pekerjaan tambahan yang
tidak terprediksi pada saat unit beroperasi. Pekerjaan tidak terprediksi
(tidak ada symptom) ini terdiri dari dua kelompok yaitu :
• Kejadian kerusakan yang relatif tidak bersifat pengulangan (non
repetitive).
• Kejadian kerusakan yang bersifat pengulangan (repetitive) namun
besar kerusakan tidak sama.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kedua jenis kerusakan ini dapat mengakibatkan eksekusi TA menjadi

delay, baik akibat material yang perlu dipesan terlebih dahulu (pada saat
TA berlangsung) maupun durasi eksekusi pekerjaan ini relatif panjang.
Untuk hal tersebut maka TA Steering Committee harus melakukan
challenge session untuk sedapat mungkin memperkirakan adanya
pekerjaan-pekerjaan yang tidak terprediksi tersebut dan menyusun strategi
untuk memitigasi tidak terjadinya delay eksekusi TA dengan
memperhatikan factor keekonomian terhadap keputusan yang diambil.
d. Menentukan kebutuhan resources (manpower, peralatan, tools dan
supporting).
Untuk menghitung kebutuhan resources pelaksanaan pekerjaan TA adalah
dengan mengelola network planning dengan planning tools (contoh:
Primavera, Artemis, Microsoft Project) sedemikian rupa sehingga
diperolehlah resources leveling project system
Input untuk menentukan kebutuhan resources setiap langkah proses harus
dilakukan secara professional oleh planner, dalam hal tertentu harus
dibantu oleh fungsi lainnya maupun vendor dari peralatan tertentu.
e. Quality
Kualitas TA ditentukan mulai dari kualitas penanganan scope of
development sampai dengan ke tahap start up selesai tanpa terjadi
penyimpangan.
Untuk mencapai kualitas TA diperlukan perencanaan kualitas meliputi :
1) Kualitas scope of development.

Yang dimaksud dengan kualitas scope of development adalah
kepatuhan terhadap pelaksanaan job collection mengacu kepada Bab
II.C.2. yang selanjutnya dilakukan ke tahap freezing dengan mengikuti
ketentuan Bab II.C.3.
2) Kualitas content yang ada pada Joblist.
Ketepatan dalam melaksanakan work scope analysis yang dijelaskan
pada Bab II.D.1
Pengendalian kualitas untuk memenuhi semua yang dipersyaratkan di
dalam ruang lingkup pekerjaan baik material, resources, peralatan,
kontraktor pelaksana dan quality controller. Keseluruhan quality
tersebut dikendalikan melalui dokumen dan organisasi yang ada.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
3) Kualitas pre start up dan start up

Yang dimaksud dengan kualitas pre start up dan start up adalah
kegiatan pre start up dan start up yang dilaksanakan dengan mengacu
kepada semua dokumen/prosedur yang didalam dokumen tersebut
telah dicantumkan semua tahap proses yang memitigasi terjadinya
kegagalan pada saat start up sampai dengan unit on stream tidak
terjadi penyimpangan.
Pengendalian kualitas dari end to end proses tersebut diatas dituangkan di
dalam satu chart.
f. Schedule
Yang dimaksud dengan schedule adalah jadwal waktu sehubungan dengan
kegiatan TA, mulai dari unit shutdown sampai dengan unit on stream.
Didalam schedule tersebut untuk masing-masing Joblist terdapat beberapa
kegiatan utama yang dapat dikatagorikan sebagai berikut :
1) Schedule unit shutdown sampai dengan peralatan tersebut di release
2) Schedule pelaksanaan mechanical dimulai dari kegiatan
inspeksi/assessment sampai dengan perbaikan, yang dapat
dikelompokan sebagai berikut :
a) Pembongkaran/dismantling
b) Cleaning
c) Inspeksi/assessment
d) Perbaikan/repair
e) Project execution (bila ada)
f) Box-up
3) Schedule start up mulai dari handover sampai dengan unit on stream.
Total durasi TA didalam schedule ditentukan oleh critical path (lihat

penjelasan pada detail scheduling, Bab II.E.2).
3. Pengelompokan pekerjaan untuk outsourcing dan schedule pengadaan

outsourcing.
Untuk mendapatkan resources, baik jumlah maupun schedule yang tepat maka
pekerjaan TA terlebih dahulu dikelompokkan berdasarkan jenis pekerjaannya,
yang selanjutnya mencari sumber resources yang kompeten, yang
pemenuhannya memerlukan schedule mulai dari proses administrasi sampai
dengan actual dilapangan. Resources yang dimaksudkan disini adalah yang
bersumber dari luar, yang selanjutnya disebut outsourcing.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Berdasarkan jenis pekerjaannya maka pekerjaan TA dapat ditampilkan sebagai

berikut :
• Pekerjaan pengelasan khusus/spesifik.
• Pekerjaan water jet cleaning.
• Pekerjaan chemical cleaning.
• Pekerjaan jasa overhaul peralatan rotating.
• Pekerjaan sipil khusus (refractory, castable, isolasi).
• Pekerjaan sipil umum.
• Pekerjaan decontamination.
• Pekerjaan rigging.
• Pekerjaan scaffolding.
• Pekerjaan listrik.
• Pekerjaan instrument.
Untuk mendapatkan pemasok jasa (vendor/supplier) yang andal maka minimal

ada daftar pemasok jasa kegiatan sejenis sebelumnya yang mempunyai
reputasi/track record (history) yang baik dari RU, namun sebelum di aplikasikan
perlu pengecheckan ulang ke vendor tersebut untuk validasi.
Time-frame pengadaan outsourcing (outsourcing schedule) harus dibuat
perencanaannya dengan memperhatikan:
a. Ketersediaan resources berdasarkan kegiatan sejenis disekitar kilang yang
akan TA dalam kaitannya terhadap reservasi dini terhadap sumbernya,
atau jadwal TA yang di-reschedule.
b. Ketersediaan pemasok jasa (vendor/supplier), resources (own labour)
untuk mengelola preparasi maka diperlukan prioritas preparasi dengan tata
waktu yang dapat dikendalikan
Catatan:
Untuk mempermudah evaluasi pemasok jasa (vendor / supplier) maka
diperlukan format track record yang memadai.
4. Cost estimation (perkiraan biaya).
Cost estimation adalah perkiraan biaya yang diperlukan untuk semua kegiatan
TA, dimana cost estimation yang dikategorikan sebagai harga perkiraan sendiri
(HPS) mengacu pada Buku Pengadaan Barang/Jasa yang berlaku saat ini SK
No.075/C000000/2008-S0.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
5. Budget allocation (penggunaan anggaran biaya).

Pengalokasian budget dilakukan berdasarkan ketentuan Fund Management,
dan mengacu kepada penjelasan dari Keuangan Hilir (Finance Down Stream)
dalam penyusunan anggaran.
Untuk penggantian peralatan secara unit agar diusulkan dengan anggaran ABI
(kategori non business development).
6. Strategi pengadaan (procurement strategy).
Procurement strategy adalah menentukan cara pengadaan apakah melalui
pembelian, sewa, membuat sendiri atau bantuan antar Unit Operasi (Refinery
Unit) atas barang dan jasa untuk kebutuhan TA dengan metode pengadaan
(Pelelangan, Pemilihan langsung, Penunjukan langsung atau Pembelian
langsung - cash & carry) dan kontrak yang tepat dan efektif.
Yang dimaksud dengan kontrak efektif adalah membuat suatu kontrak
pekerjaan (barang dan jasa) yang dapat memberikan hasil sesuai dengan
sasaran pekerjaan.
Untuk mendapatkan suatu kontrak yang efektif maka perlu dilakukan kajian
sejauh mana pengadaan barang dan jasa, serta alat/tools akan diadakan
dengan kontrak tersendiri (masing-masing) atau diadakan dengan kontrak all in.
Aplikasi hal tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Berkaitan dengan general material, spare part tertentu antara lain seperti :
General material (pipe, tubing,fitting, gasket, valve,pressure gauge,spare
parts general dari equipment), maka pengadaan barang tersendiri akan
lebih efektif karena dapat dilakukan dengan proses lelang yang kompetitif
serta pengadaan material tersebut mudah didapatkan.
b. Jasa yang pekerjaannya menggunakan tools dan equipment seperti : bolt
tensioner, flange refacing, heavy equipment, scaffolding, wash water jet,
maka kontrak yang efektif adalah kontrak jasa murni.
c. Untuk pekerjaan tertentu seperti: overhaul turbo machinery, UPS, DCS,

PLC, refractory, fabrikasi besar dan konstruksi yang complicated akan
lebih efektif dilakukan kontrak all in ditinjau dari pemenuhan tanggung
jawab kontraktor dalam menyelesaikan pekerjaan termasuk kualitasnya.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Flow proses effective contract development adalah sebagai berikut :
Job Request
Ya
PTMN bisa
mengerjakan
Sendiri ?
Tidak
Apakah perlu Tidak

tenaga spesialis ?
Ya
Apakah memerlukan
material spesif ic ?
Tidak
Ya
Apakah ef ektif jika

mat’l dan jasa
digabungkan ? Tidak
Ya
Kontrak Jasa Kontrak All in Pembelian

Material
Gambar 12. Flow proses effective contract development

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Catatan :
1) Efektif adalah mencapai sasaran pekerjaan berupa aspek safety,

quality, waktu, biaya dan garansi.
2) Spesific service provider adalah pekerjaan-pekerjaan :

• Proprietary design equipment (OEM).
• Dapat memberikan setifikat quality assurance (refractory,
pekerjaan konstruksi yang membutuhkan kajian
engineering).
• Membutuhkan alat/metode khusus yang hanya dipunyai
kontraktor tertentu misalnya : wash water jet, refacing, bolt
tensioner.
• Membutuhkan pengalaman spesifik misalnya: unload dan
loading catalyst.
3) Specific material adalah spesifikasi yang bersifat proprietary dari
licensor /manufacture misalnya main part equipment atau
material dengan spesifikasi khusus misalnya tube reformer,
turbomachinery,PLC & DCS,UPS, dan lain-lain.
Strategi pengadaan material adalah cara mengelolaan pengadaan material TA

supaya semua material yang dibutuhkan dapat on-site pada waktu yang
direncanakan.
Untuk hal-hal tersebut diatas maka langkah-langkah yang perlu dilaksanakan
adalah sebagai berikut :
a. Tahap perencanaan kebutuhan
• Menyusun Bill of Material TA dan mengelompokkan kebutuhan material

TA berdasarkan lead time delivery pengadaan menjadi 2 kelompok,
yaitu Long Lead Time Delivery (LLD) dan Non LLD.
• Membuat acceptance criteria. Acceptance criteria untuk penggantian
assy dan penggantian unit perlu dilakukan kajian engineering (dapat
menggunakan konsultan sesuai dengan kebutuhan) dan persetujuan
Manager Facility Engineering - Refining Technology.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Menentukan sumber pengadaan material apakah Original Equipment

Manufacturer (OEM), Original Part Manufacturer (OPM), Proven Part
Manufacturer (PPM) dan General Material mengacu pada Pedoman
yang berlaku
b. Tahap persiapan proses pengadaan
• Melakukan klarifikasi mengenai barang-barang yang dibutuhkan meliputi

verifikasi spesifikasi teknis, jumlah dan waktu diperlukan, terutama
material-material yang critical.
• Melakukan evaluasi untuk memanfaatkan peluang atau menaikkan
posisi tawar buyer diantaranya membuat grouping/ungrouping material
dan memperkirakan potensi nilai efisiensi (standarisasi, optimisasi
proses)
• Mengidentifikasi standar internasional, nasional, industri dan standar
eksternal lainnya yang dapat diterapkan(API, ISO 9001, ASTM, JIS,
SNI), untuk produk-produk dari sumber yang diragukan kualitasnya
maka perlu ditelusuri sumber pembuatnya (manufacture), melalui
KADIN Negara tesebut (Atase Perdagangan).
• Memastikan manufacturer masih memproduksi spare part OEM atau
OPM, khususnya spare part untuk instrumentation dan electrical.
• Menganalisis pasar pasokan/pemasok (pangsa pasar, kapasitas dan
risiko pasar pasokan, pemasok baru yang masuk/keluar pasar, merger
dan akuisisi).
• Menentukan strategi pembelian untuk memilih pemasok dan
menyiapkan term & condition delivery & payment kontrak.
c. Tahap seleksi Vendor / Penyedia Barang
• Bersama-sama dengan tim lintas-fungsi, menentukan kriteria yang akan

digunakan di dalam prakualifikasi dari sumber-sumber yang potensial
khususnya untuk persyaratan barang specific (antara lain: kemampuan
dan kapasitas teknik; stabilitas keuangan: laporan rugi laba, neraca;
status perusahaan, pengurus perusahaan).
• Melaksanakan proses kualifikasi dan menetapkan/menyusun daftar
Supplier yang telah lulus prakualifikasi.
• Melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan metode yang telah
ditetapkan.
• Mengevaluasi aspek administrasi, teknis dan harga/komersial dari
penawaran dengan menggunakan acuan dokumen lelang.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
d. Tahap penyiapan kontrak.
• Melaksanakan kajian risiko atas gagal supply dari Supplier.

• Bersama-sama dengan Bagian Hukum menyiapkan kontrak sesuai
dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
• Menerbitkan dan memberikan PO/kontak kepada pemenang tender dan
memastikan dokumen-dokumen perjanjian resmi ditandatangani oleh
pejabat otorisasi.
e. Tahap pengawasan dan pelaporan.

• Melaksanakan expediting PO untuk menjamin bahwa material dapat
datang sesuai rencana.
• Membuat laporan status pengadaan material secara regular untuk
evaluasi kesiapan material TA.
• Membuat evaluasi terhadap kinerja pemasok.
7. Schedule Kedatangan Material
Tujuan dari schedule kedatangan material adalah untuk menghitung berapa

lama waktu yang dibutuhkan mulai dari penetapan BOM sampai dengan
kedatangan material, sehingga jadwal penetapan BOM harus dihitung mundur
dari minimal T-1, dan selanjutnya adalah menjadi acuan yang dibandingkan
terhadap actual hasil monitoring yang kemudian memberikan gambaran
readiness TA terhadap kedatangan material baik yang LLD item maupun yang
non LLD item.
Hal-hal yang dipantau dalam schedule lazimnya adalah:
a. Penetapan BOM
b. Sourcing harga termasuk RFQ (sampai dengan pembuatan HPS)
c. Proses tender
d. Issue PO
e. Pembukaan L/C
f. Start manufacturing
g. Finish manufacturing
h. Shipping
i. Custom clearance
j. Estimate Time Arrival (ETA) material
Catatan:
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Langkah-langkah tersebut diatas adalah garis besar dari aktivitas proses

pengadaan, namun untuk pengelolaan schedule secara detail, langkah-langkah
tersebut diatas harus dilengkapi dengan semua kegiatan dalam MySAP.
E. DETAIL SCHEDULING
Detail schedule execution terdiri dari schedule pre execution dan execution yang
dibuat secara terperinci dengan tujuan dapat dijadikan acuan semua fungsi yang
terlibat untuk pengendalian milestone pada jadwal yang terkendali sehingga
execution (shutdown, mechanical work and start-up) dapat dilaksanakan sesuai
jadwal.
Penyusunan detail scheduling preparasi antara lain dibuat berdasarkan :
• Master schedule.
• Timing TA.
• Ruang lingkup pekerjaan.
• Lama proses pengadaan jasa, material dan heavy equipment termasuk proses
administrasi.
• Jadwal kebutuhan jasa (termasuk kajian engineering), material dan heavy
equipment pada saat preparasi atau pra TA.
• Durasi fabrikasi dan pemasangan di lapangan.
Penyusunan detail scheduling execution dibuat berdasarkan:
• Aktivitas TA execution yang terdiri atas aktivitas :
• Shutdown sampai dengan release setiap peralatan/instalasi (termasuk proses
decontamination)
• Aktivitas mechanical
• Aktivitas start-up (termasuk aktivitas PSSR)
• Task list masing-masing aktivitas tersebut diatas
• Durasi masing-masing task
• Sequence dan interdependensi dari setiap task
• Constraint atau obstacle yang ada pada jadwal atau schedule yang tersedia.
Catatan:
Pada prinsipnya detail scheduling mencakup schedule seluruh aktivitas
preparation dan execution yang dibuat secara terperinci sehingga dapat dijadikan
sebagai tools untuk acuan pengendalian terhadap jadwal.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Detail schedule ini sudah harus tersedia setelah adanya master schedule dan
menjadi lebih lengkap setelah scope development selesai.
Detail Schedule preparasi dibuat dengan tujuan untuk melihat readiness TA dari
waktu ke waktu ditinjau dari sisi kesiapan organisasi, pengadaan material dan
jasa.
1. Develop network planning and detail scheduling

Implementasi dari detail scheduling di-develop melalui soft ware primavera
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Membuat network planning untuk masing-masing Joblist.
1) Membuat simple single network planning untuk masing-masing
Joblist, yang terdiri dari langkah yang perlu dilakukan dalam
beberapa aktivitas dominan dalam menentukan durasi serta
resources dan alat. Simple network planning maksudnya adalah
network planning yang dibuat sedemikian rupa dengan melakukan
minimum pekerjaan yang di-paralel-kan.
2) Meng-create dummy yang diperlukan untuk aktivitas yang
memerlukan urutan pekerjaan pada masing-masing simple single
network planning (selain dummy juga ada fasilitas perintah delay
yang dapat digunakan).
3) Menentukan durasi (dalam jam) dan jumlah kebutuhan resources,
alat kerja (equipments & tools) serta alat berat (heavy equipment)
untuk setiap aktivitas yang membangun network planning setiap
Joblist. Lazimnya semua resources dibuat dengan menggunakan
kode (codes), misalnya "FF" untuk Field Fitter dan seterusnya.
b. Menentukan jam kerja (working hours).
Tentukan jam kerja untuk satu hari kalender (working hours per day), jika
tidak ditentukan maka system software akan mengambil angka
maksimum 24 jam/hari kalender. Kompleksitas pengelolaan network
planning menjadi meningkat bila pola "jam kerja" berbeda beda untuk
beberapa kelompok Joblist. Tetapi hal ini untuk mengoptimalkan durasi,
khususnya pada jalur kritis (critical path) yang bertindak sebagai penentu
durasi TA.
c. Menghubungkan seluruh network planning dari Joblist TA.
Satu network planning dengan network planning lainnya harus
dihubungkan sehingga menjadi "satu network planning besar TA",
penghubungan tersebut dilakukan berdasarkan :
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
1) Masing-masing aktivitas awal dari network planning dihubungkan ke

aktivitas (plant shutdown sampai dengan release peralatan).
2) Masing-masing aktivitas akhir dari network planning dihubungkan ke
aktivitas (serah terima peralatan sampai dengan start-up)
Kedua hubungan tersebut diatas memberikan gambaran "Waktu
tersedia "(time available) untuk mengerjakan masing-masing
Joblist. Pengertian "waktu tersedia "adalah waktu yang benar-benar
tersedia yang dapat dimanfaatkan oleh semua bagian terlibat dalam
melaksanakan pekerjaan peralatan (Joblist) tersebut, hal ini penting
karena belum tentu setiap Joblist memiliki "waktu tersedia "adalah
sepanjang durasi dari total hari kehilangan produksi dikurangi durasi
unit shutdown dan durasi unit start-up. Untuk hal tersebut tahapan
yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
a) Pertama, dibuatkan satu aktivitas khusus dengan judul "Plant
Shutdown" dan isi durasinya sesuai yang ditetapkan fungsi produksi.
b) Ke-dua, buat satu aktivitas khusus dengan judul "isolir unit
"durasi ditentukan oleh planner, aktivitas pemasangan sorokan
atau aktivitas sejenis sehingga peralatan/instalasi dari Joblist
dimaksud sudah dapat diserahkan (release) ke fungsi
pemeliharaan untuk dikerjakan.
c) Ke-tiga, dibuatkan satu aktivitas khusus dengan judul "Steaming
out " dan isi durasinya sesuai yang ditetapkan fungsi produksi.
d) Ke-empat, hubungkan (link) aktivitas dari salah satu atau lebih
dari tiga aktivitas diatas ke-awal mulai dari aktivitas awal
masing-masing networks planning dari Joblist.
e) Ke-lima, dibuatkan aktivitas khusus dengan judul "serah terima
peralatan untuk masing-masing Joblist (kecuali penyerahan
dilakukan serentak maka cukup satu aktivitas "serah terima") dan
isi durasinya sesuai yang ditetapkan fungsi produksi "berapa lama
"sebelum start-up unit dimulai.
f) Ke-enam, hubungkan (link) aktivitas akhir dari masing-
masing networks planning dari Joblist ke aktivitas "serah terima
peralatan".
g) Ke-tujuh, buatkan satu aktivitas khusus dengan judul "start up "
dan isi durasinya sesuai yang ditetapkan fungsi produksi.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
h) Ke-delapan, hubungkan (link) aktivitas "serah terima "dari masing-

masing networks planning dari Joblist ke aktivitas "'
start-up ", durasi
start-up ditentukan oleh fungsi produksi.
Kedelapan-tahap tersebut diatas merupakan langkah pertama untuk
menyatukan seluruh network planning Joblist TA yang ada, sekaligus
memberikan informasi awal perihal "waktu tersedia "(time available) untuk
mengerjakan masing-masing Joblist.
"Waktu tersedia "(time available) tersebut adalah riil (nyata)
sepanjang tidak ada aktivitas lain yang menjadi faktor penghambat
(constraints), sehingga progress pekerjaan dapat berlangsung.
3) Menghubungkan (link) aktivitas penghambat (constraint pada

"aktivitas XYZ") diantara dua aktivitas dari masing-masing network
planning Joblist TA.
"Aktivitas XYZ "yang menjadi hambatan (constraint) dimaksudkan
adalah aktivitas yang tidak ada hubungannya dengan aktivitas dari
masing-masing single network planning, tetapi "aktivitas XYZ" ini
menyebabkan pada aktivitas tertentu dari suatu Joblist harus stop
dan baru dapat diteruskan setelah "aktivitas XYZ "selesai.
Aktivitas XYZ yang dimaksud antara lain:
a) Kegiatan electrical shutdown (tentukan tanggal, jam dan
durasinya).
b) Tanggal, jam dan durasi kegiatan plant air, plant water,
seawater termasuk nitrogen line shutdown, (tentukan tanggal,
jam dan durasi)
Akibat dari "aktivitas XYZ "ini maka sebagian "wakru tersedia "(time
available) yang semula menjadi berkurang sebesar durasi "aktivitas
XYZ, konsideran ini penting sekali diketahui dari sejak awal dalam
rangka optimalisasi "waktu tersedia "dengan cara aktivitas faktor
penghambat ini dapat dihilangkan. Misalnya bila faktor penghambat
adalah "electrical supply", maka dapat disediakan portable electrical
generator yang sifatnya sementara.
4) Menghubungkan (link) dengan dummy terhadap beberapa aktivitas
dari beberapa Joblist akibat hambatan tata ruang (space
constraint). Pengertiannya adalah akibat dari tata ruang yang ada
sehingga beberapa aktivitas dari beberapa Joblist tidak
independent untuk dikerjakan secara bersamaan, sehingga
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
menuntut adanya pekerjaan seri, sekalipun resources serta alat

kerja dan alat berat tersedia. Misalnya untuk melepas komponen
dari sekumpulan heat exchanger, tidak memungkinkan untuk
dikerjakan secara paralel, karena tata ruang hanya memungkinkan
penempatan crane hanya 1 (satu) unit.
5) Menghubungkan (link) dengan dummy terhadap beberapa aktivitas
dari beberapa Joblist akibat peralatan kerja atau alat berat yang
terbatas jumlahnya (tools & heavy equipment constraint).
Contoh tools dan alat berat yang dapat menjadi constraint dari
jumlah antara lain mis: hydraulic bolt " tensioner, alat PWHT crane
150 ton.
Akibat dari "tools & heavy equipment constraint ' ini maka sebagian
"waktu tersedia "(time available) yang semula menjadi berkurang
sebesar durasi "jumlah pekerjaan aktivitas yang di-seri-kan akibat
harus menunggu antrian “tools & heavy equipment constraint "
konsideran ini penting sekali diketahui dari sejak awal dalam rangka
optimalisasi "waktu tersedia ", bila hal ini terjadi pada "critical path
duration" maka faktor penghambat ini dapat dihilangkan dengan
menambah jumlah dari tools dan alat berat" yang menjadi penghambat
tersebut
6) Data input atas ketersediaan resources.
Bilamana point a, b dan c telah dilakukan maka selanjutnya diperlukan
memasukkan data atas ketersediaan resources dengan kode
(codes) yang konsisten berdasarkan calendaring keberadaanya.
7) Masukkan rencana tanggal /jam unit mulai shutdown.
8) Hitung durasi hingga akhir dari kegiatan TA (end of project) dengan
Primavera.
Output pengelolaan network planning adalah:
a) Durasi (duration)
Durasi yang dapat dilihat adalah:
• Durasi dari keseluruhan TA dari unit /plant shutdown sampai
dengan unit on stream kembali (overall duration).
• Durasi dari pekerjaan pada jalur kritis (critical path).
• Durasi dari masing-masing Joblist
• Durasi perjenis pekerjaan (misalnya durasi total kegiatan rigging)
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
b) Rencana atas jadwal rinci per aktivitas (activities planned schedule)

Jenis output report dari primavera yang berkaitan dengan ini antara
lain adalah:
• Planned schedule dari masing-masing aktivitas untuk tiap
job.no.
• Planned schedule dari suatu kegiatan tertentu misalnya
planned schedule dari pemakaian crane 150 Ton atau dapat
juga dikeluarkan planned schedule pekerjaan rigging,
pekerjaan inspection dan lain lainnya.
• Planned schedule dari 3(tiga) bagian besar kelompok
aktivitas (group activities) eksekusi TA yaitu:
• Planned schedule untuk pembongkaran (dismantling)
• Planned schedule untuk kegiatan pembersihan,
pemeriksaan/ pengujian dan perbaikan (cleaning,
inspection/test & repair)
• Planned schedule untuk kegiatan pemasangan
(reassembling/box up).
c) Planned Progress
Sejalan dengan kebutuhan seperti yang dijelaskan pada point
planned schedule, maka hal yang sama juga dapat dilakukan
terhadap planned progress yaitu :
• Planned progress untuk masing-masing aktivitas untuk tiap
job.no.
• Planned progress untuk semua job.no (overall progress)
• Planned progress untuk suatu peralatan atau pakerjaan
khusus (mis. pekerjaan rigging, inspection dll).
• Planned progress khusus untuk pekerjaan pada jalur kritis
(critical path planned progress).
• Planned progress dari 3 (tiga) bagian besar daerah aktivitas
(group activities) eksekusi TA yaitu:
• Planned progress untuk pembongkaran (dismantling).
• Planned progress untuk kegiatan pembersihan,
pemeriksaan/pengujian
dan perbaikan (cleaning, inspection/ test & repair).
• Planned progress untuk kegiatan pemasangan
(reassembling/ box up).
• Planned progress berdasarkan ruang lingkup tanggung jawab
yaitu:
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Planned progress Pertamina scope.

• Planned progress contractor scope yang dapat dibagi
menjadi:
- Overall contractor scope planned progress.
- Planned progress by individual contractor.
d) Resources & Equipment Level

Dari hasil pengelolaan network planning dan data yang telah di
masukkan sebelumnya maka kita dapat mengeluarkan resources
level yang berbagai bentuk sesuai dengan yang dibutuhkan antara
lain adalah:
1) Kebutuhan tenaga kerja dan peralatan kerja (resources &
equipment-requirement).
• Kebutuhan overall manning level untuk setiap shift atau per
(hari) day.
• Kebutuhan manning level per jenis craft (per trade) untuk
setiap shift atau per hari (per day).
• Kebutuhan alat kerja per jenis alat (per trade) untuk setiap
shift atau per hari (per day).
2) Kekurangan tenaga kerja dan peralatan kerja (remaining
resources & equipment)
• Kekurangan (remaining) overall manning level untuk setiap
shift atau per hari (per day).
• Kekurangan (remaining) manning level per jenis craft (per
trade) untuk setiap shift atau per hari (per day).
• Kekurangan (remaining) alat kerja per jenis alat (per trade)
untuk setiap shift atau per hari (per day).
2. Critical path
Critical path execution adalah durasi terpanjang dari rangkaian aktivitas
pekerjaan mechanical yang hanya bisa dikerjakan secara seri sehingga
menjadi penentu mechanical days TA. Bilamana salah satu atau beberapa
aktivitas dari critical path mengalami keterlambatan maka akan berpotensi
penyelesaian TA menjadi mundur. Selanjutnya critical path execution ini
disebut critical path utama namun masih terdapat critical path kedua dan
ketiga.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Critical path kedua dan ketiga adalah durasi dari rangkaian aktivitas pekerjaan
yang memiliki floating days terkecil terhadap start-up unit secara ber urutan :
Ilustrasi critical path tersebut seperti pada gambar dibawah ini :
Critical path list is made up of a leading critical path and potential critical paths (within 24 and 48
hours of leading critical path). Significant delays in the activities on these potential critical path
might lead to a delay in the TA schedule
Network of activities in the critical path list

Leading critical path
Potential critical path 11
<24 hours
If activities in these paths

gets delay significantly,
these paths might dictate
the TA duration
<48 hours
Start of TA TA Duration End of TA
1 Within 24 hours of leading critical path

Gambar 10 Diagram Critical Path.

Secara umum critical path execution ini juga merupakan penentu durasi TA
setelah digabung dengan durasi shutdown dan start-up. Untuk case tertentu
durasi TA dapat juga ditentukan oleh pekerjaan yang non critical path dari
mechanical work, karena pada case ini release peralatan relative lama namun
disisi lain memerlukan hand over lebih dini.
Hal ini juga berlaku untuk suatu unit yang integrated contoh unit Sour Water
Stripper (SWS) yang merupakan unit pengolah limbah cair harus stop paling
akhir dan start-up lebih dahulu, hal yang sama untuk hydrogen plant, utilities.
3. Critical path management
a. Optimisation tools, equipment & heavy equipment

Optimisation schedule dilakukan apabila durasi lintasan kritis (critical path)
melebihi schedule yang ditetapkan dalam RKAP.
Optimisasi didasarkan atas jumlah ketersediaan resources (tools,
equipment & heavy equipment) dilakukan terhadap critical path (1st, 2nd,
3rd) yang telah dibuat dengan cara sebagai berikut:
1) Pertama kali tinjau semua aktivitas yang berada pada jalur kritis
(critical path) dengan asumsi resources sudah ditetapkan
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2) Dilakukan aktivitas paralel yang mungkin dilakukan secara fisik dan

secara bertahap (tidak sekaligus) sampai durasi yang diharapkan
dapat tercapai.
3) Jika dengan cara ini durasi eksekusi masih melebihi durasi yang
ditetapkan, periksa apakah ada durasi pada masing-masing
aktivitas pada jalur kritis yang masih dapat dikurangi (over
estimate).
4) Jika dengan tahap ketiga ini masih belum dapat tercapai maka
pilihannya adalah mengkaji ulang jam kerja perhari atau
menghilangkan hambatan (constraint) yang disebabkan jumlah alat
kerja yang dari awal memang dibatasi.
5) Bila tahap keempat tersebut telah dilakukan namun masih melebihi
durasi yang telah ditetapkan maka perlu dikaji ulang kemungkinan
penambahan resources maupun perubahan metodologi
pelaksanaan pekerjaan sebagai berikut:
Melakukan perhitungan kebutuhan resources (resources requirement)
dan sebelum dilakukan perhitungan, agar dilakukan perintah leveling
pada primavera, tujuannya adalah membuat sedemikian rupa sehinqga
level kebutuhan resources per jenisnva relatif rata (relatively flat) perhari
atau per shift (tidak fluktuatif).
Berdasarkan data ketersediaan resources yang datanya telah
dimasukkan sebelumnya maka kita dapat memperoleh angka
kekurangan resources (remaining resources) per hari atau per shift yang
dapat digunakan sebagai dasar outsourcing.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Decision flow for critical path management
Preliminary Each step in a Move to the

critical path list critical path next step
Conduct critical path Is the estimated Use sound

workshop for critical duration based on No assumption
path management sound for estimation
Who: Cross-functional assumption?
technical team Man – Can
What: Review the increasing manpower
Yes Previous experience
decision flow for the to reduce the Vendor quotation
critical paths duration? Is reliable Scheduling standard
When: Conduct several contractor used?
workshops until Method – Can Is there a way to
schedule is optimized1 changing the work alleviate the No
method to reduce constraint through
duration? Man, Method,
Machine – Can more Machine?
tools/equipment
Yes Re-work
reduce the duration?
schedule
1 Substantial resource increment to shorten schedule
Gambar 11. Flow Critical Path
b. Mengelola implementasi critical path

1) Success factor dalam mengelola critical path maka semua front line
(kontraktor, inspector, pengawas, operator produksi, HSE officer) dan
fungsi penunjang telah tersosialisasikan dengan baik dan mengikuti
sequence dari seluruh rangkaian dengan durasi yang ditetapkan
didalam critical path tersebut.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2) Perlu diyakinkan bahwa front line memahami dan akan

melaksanakan aktivitas critical path sesuai dengan rencana.
4. Develope detail schedule shutdown and start-up.

Yang dimaksud dengan develop detail schedule shutdown adalah membuat
detail aktivitas untuk melakukan shutdown pada setiap equipment atau
system unit proses. Setiap aktivitas dilengkapi dengan time frame
Detail schedule shutdown bertujuan agar aktifitas eksekusi mechanical TA
dapat segera dimulai untuk setiap equipment atau system unit operasi.
Detail schedule shutdown disusun oleh fungsi Produksi dengan mengacu
pada SOP dan dikelompokkan unit proses tersebut atas beberapa job
cluster.
Yang dimaksud dengan develop schedule start up adalah membuat detail
aktivitas yang melakukan start up setelah unit dilakukan TA pada setiap
equipment atau system unit proses dimana setiap aktivitas dilengkapi dengan
time frame.
5. Develop Start-Up Process.
a. Pre Start Up Safety Review (PSSR) execution

PSSR adalah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk meyakinkan
tidak adanya “un safe act” dan atau “un safe condition”, kegiatan mana
dilakukan sebelum start up unit proses. PSSR adalah bagian dari Process
Safety Management (PSM).
Tujuan utama PSSR adalah untuk meyakinkan bahwa setiap perubahan
yang dibuat terhadap fasilitas atau peralatan memenuhi design terakhir,
terutama pada kondisi operasi yang sesungguhnya. PSSR juga adalah
langkah terakhir untuk menemukan setiap perubahan, yang mungkin pada
periode detail engineering dan phase konstruksi masih terdapat
kekurangan.
PSSR tidak hanya mencakup peralatan “hard ware” tetapi juga “soft ware”
seperti operating procedure & training.
Start up procedure dan adanya perubahan operating procedures perlu
dilakukan evaluasi secara menyeluruh, dan hal ini menjadi bagian dari
PSSR guna meyakinkan bahwa unit proses dapat dioperasikan secara
normal dan memenuhi seluruh parameter proses.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Organisasi, dimana semua fungsi yang terlibat harus meyakinkan bahwa

setiap perubahan atau penggantian yang dilakukan terhadap peralatan atau
unit proses selama periode shut down sudah melalui proses prosedur
“Management of Change” (MOC).
Apabila terdapat perubahan yang dilakukan pada saat shut down, dan
mempunyai dampak perubahan penting pada prosedur start up, maka harus
dilakukan refreshing & training mengenai perubahan prosedur start up
tersebut kepada seluruh operator maupun personnel lainnya yang terlibat
dalam kegiatan start up.
Beberapa area yang memerlukan keterlibatan PSSR team members antara
lain:
1) Construction and equipment.
PSSR team members pada area dan tahapan ini dapat melakukan spot-
checks terhadap seluruh instalasi seperti piping system, equipment
dengan membandingkannya terhadap piping lists and equipment data
sheets.
2) Procedures.
PSSR team members harus melakukan review dan check mengenai
safety, operating & emergency procedures yang telah dituangkan dalam
prosedur tertulis dan dijabarkan secara akurat. PSSR team members
juga dapat merekomendasikan untuk melakukan training kepada
operator maupun pekerja pemeliharaan (ME) terkait dengan adanya
perubahan prosedur start up baik terhadap peralatan secara individu
maupun unit proses secara terintegrasi.
3) New/modified facilities.
PSSR team members, melakukan review dan check terhadap hasil
Process Hazard Analysis (PHA) yang telah dilakukan sebelumnya
terkait dengan modifikasi peralatan/fasilitas atau adanya penambahan
dan pemasangan peralatan/fasilitas baru.
Secara keseluruhan kegiatan PSSR pada tahapan eksekusi antra lain:
1) Review & field inspection terhadap seluruh kegiatan MOC “Management
of Change” terhadap setiap peralatan, fasilitas dan system unit operasi
2) Review & field inspection terhadap seluruh kegiatan new installation,
modification existing facilities yang mengacu pada P&ID dan drawing for
construction
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
3) Review & field inspection terhadap seluruh hasil QC/QA (loop check,
safe guarding test, function check, dan lain lain) instrumentasi sistim
peralatan.
4) Review & field inspection terhadap seluruh hasil QC/QA peralatan
stationary dengan mengecek bolting completeness , bolting tensioness,
gasket, dan lain lain.
5) Review & field inspection terhadap seluruh report de-blind list dan
memastikan bahwa tidak terdapat satupun blind plate yang tertinggal
dan masih terpasang di interconnection system, pipeline flanges, dan
lain lain.
6) Review & field inspection terhadap seluruh fasilitas dan pastikan bahwa
seluruh peralatan, system dan section sudah terintegrasi secara
menyeluruh dan menjadi satu kesatuan unit proses atau unit production.
7) Review & field inspection terhadap “readiness” seluruh individual
equipment, integrated equipment and system dan seluruh interlock &
safe guarding system.
8) Collect & review seluruh dokumen Quality Control & Quality Acceptance
yang telah dilakukan oleh Inspektor, HSE, Process Engineer &
Production.
9) Review start up procedures untuk rotating equipment (Compressor,
Blower, dan lain lain).
10) Review start up procedures untuk fire heater, steam superheater, waste
heat boiler.
11) Review start up procedures untuk pressure vessel (column, stripper,
splitter, dan lain lain).
12) Review drying out & heating up procedures.
13) Review start up procedures unit proses secara individu maupun secara
terintegrasi.
14) Review organisasi start up.
15) Review Personnel In Charge (PIC) dalam start up.
Dalam pelaksanaan kegiatan PSSR, PSSR team members harus dilengkapi

dengan peralatan dan informasi lainnya yaitu:
1) Form PSSR untuk setiap peralatan mencakup:
Rotating equipment:
• Compressor
• Blower
• Pump
• Turbine driver
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Motor driver
• Fin fan
Stationary equipment:
• Columns
• Drums
• Vessels
• Regenerators
• Reactors
Heater / heat exchangers:

• Fire heater
• Super heater
• Waste heat boiler
• Steam generator
• Heat exchangers
• Fin fan coolers
Piping system
Instrumentation system
• Safe guarding system
• Interlock system
• Local indicator
Dan lain-lain.
2) TKA & TKO/TKI
3) Start Up procedures
4) P & ID for construction
5) Isometric drawing for construction
6) Hammer for hammer test
7) Permanent marker
8) Safety hardness
9) Review & field inspection terhadap seluruh kegiatan MOC “Management
of Change” terhadap setiap peralatan, fasilitas dan system unit operasi
10) Review & field inspection terhadap seluruh kegiatan new installation,
modification.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
b. Commisioning
Commissioning adalah merupakan kegiatan lanjutan dari tahapan
mechanical completion dan PSSR, yang bertujuan untuk meyakinkan
bahwa seluruh equipment, instalasi baik secara individu maupun secara
sistim dapat difungsikan secara baik sesuai dengan peruntukannya (under
suitable service fluid).
Kegiatan pada tahap commissioning mencakup beberapa aktifitas antara
lain:
• Purging line system
• Flushing line system
• Purging equipment system
• Freeing debrace material
• Soda boiling
• Online
c. Start up and feed in

Unit proses dinyatakan ready untuk start up setelah mendapat rekomendasi
tertulis dari PSSR team members yang men-declare bahwa seluruh
peralatan unit proses baik secara individu maupun terintegrasi sudah
“ready” untuk dioperasikan sampai dengan feed in (cut in feed)
1) Start up
Setelah PSSR selesai dan sebelum start up maka perlu dilakukan
function test terutama untuk safety device.
Pada tahapan start up, seluruh utility product sudah online, peralatan
proses secara keseluruhan sudah beroperasi pada load dibawah turn
down ratio, heating up dan hydrocarbon oil circulation, baik secara
tertutup maupun intermittent telah dilakukan.
Beberapa hal yang perlu dikonfirmasi ulang (re-confirm) agar tahapan
kegiatan start up dapat berlangsung dengan lancar antara lain:
a) Seluruh PIC (personnel in charge) dari fungsi Produksi sudah
dinyatakan ready dan menempati lokasi yang telah ditentukan.
b) Yakinkan setiap PIC (personnel in charge) sudah dilengkapi dengan
fasilitas radio komunikasi (handy talky) dan ready untuk digunakan
berkomunikasi.
c) Yakinkan Fungsi Maintenance & Supporting ready untuk back up
kegiatan start up dan cut in feed hingga normal operasi.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
d) Yakinkan seluruh PIC (personnel in charge) dari fungsi Produksi

sudah dilengkapi dengan tools yang diperlukan (kunci F, kunci pas,
dan lain lain).
e) Yakinkan seluruh instrumentation system berfungsi dengan baik dan
penunjukan yang akurat.
f) Yakinkan seluruh safe guarding system dalam kondisi tidak BY
PASS kecuali yang safe guarding system yang di ijinkan atau
diperlukan untuk kegiatan start up dan tercantum dalam SOP atau
operating manual.
g) Yakinkan bahwa seluruh rotating equipment beroperasi normal dan
tidak ada indikasi kavitasi sehingga proses sirkulasi, transfer liquid
berjalan dengan lancar.
h) Yakinkan feed sources security of supply adalah ready 100% baik
yang langsung dari upstream unit proses maupun dari storage tank
agar feeding process berlangsung secara kontinyu dan lancer.
i) Yakinkan seluruh announciator pannel DCS berfungsi baik baik lamp
check maupun sound noisenya.
j) Yakinkan masing-masing PIC di panel DCS memahami tugas dan
tanggungjawab nya sesuai dengan section atau area yang di cover.
k) Yakinkan seluruh indicator yang ada (pressure, flow, temperature)
sudah mencapai setting point yang ready untuk dilakukan start up
(as per SOP).
l) Yakinkan radio komunkasi (channel handy talky) tidak “noisy” dan
tidak terjadi “spletter” yang akan mengganggu proses komunikasi
antar field operator dan pannel operator di unit bersangkutan
maupun inter unit operators.
m) Yakinkan seluruh check list start up sudah di isi oleh operator panel
DCS dan di paraf oleh panel DCS bersangkutan (sesuai jadwal shift)
untuk meyakini bahwa unit proses sudah siap untuk di start up.
n) Dan lain lain.
2) Feed in (cut in feed)

Feed in (cut in feed) adalah merupakan tahapan akhir dari keseluruhan
rangkaian kegiatan start up. Feed in (cut in feed) adalah merupakan
tahap kegiatan memasukan (on line) bahan baku (feed stock) ke system
setelah seluruh parameter yang dipersyaratkan dalam SOP dipenuhi.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Secara umum, beberapa persyaratan yang harus dipenuhi agar dapat

dilakukan Feed in (cut in feed) antara lain:
a) Temperature feedstock
b) Temperature inlet reactor
c) Tekanan reactor
d) Hydrogen to hydrocarbon ratio
e) Komposisi feed
f) Moisture content
g) Dan lain lain.
Key Success Factors yang harus diperhatikan dalam fase prior to cut in
feed (feed in) dan selama periode feed in (cut in feed) hingga mencapai
kapasitas turn down ratio (TDR) agar dapat berlangsung dengan baik
dan lancar antara lain:
a) Seluruh check list start up dan prior to cut in feed telah di
acknowledge & short sign oleh operator panel DCS.
b) Yakinkan sekali lagi seluruh indikasi parameter operasi atau process
variable telah sesuai dan memenuhi batasan – batasan yang
dipersyaratkan untuk melakukan cut in feed.
c) Setelah di re-check dan di acknowledge oleh panel DCS dan chief
start up & cut in feed baru dilakukan cut in feed.
d) Kordinasi antar PIC (personnel in charge) harus align.
e) Fungsi, lingkup kerja dan tanggung jawab setiap PIC area, section
baik di field maupun Pusat Ruang Pengendali (Central Control
Room) sudah jelas dimengerti dan dipahami oleh setiap PIC.
f) Seluruh parameter kunci (key parameters) sudah diyakinkan dan
diyakini telah sesuai dan memenuhi criteria set point atau batasan-
batasan yang ditentukan dalam SOP, check list, dan operating
manual.
g) Chief start up dan cut in feed harus menguasai seluruh process
variable (limitation, caused and effect), logic process flow diagram.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
h) Chief start up dan cut in feed harus bisa dan dapat memberikan
instruksi operasi secara jelas, mudah dimengerti dan dipahami oleh
sub ordinate (operators atau PIC) sehingga tidak terjadi time delay
berkepanjangan dalam melakukan perubahan kondisi operasi atau
set point.
6. Develop Quality Management.
Quality Management adalah suatu cara mengelola aspek kualitas pekerjaan

TA yang meliputi assessment, pengerjaan peralatan dan repair/replacement.
Ditinjau berdasarkan kegiatannya maka process quality dikelompokkan

berdasarkan waktu pelaksanaanya seperti gambar di bawah ini, adalah
sebagai berikut :
Alignment Alignment Adherence

Proper Quality Material Quality QP to QP to to Quality Inspection PIR TA
Job List Assess- Quality Plan Executor Outsource Quality Accept- Report Quality
ment & Inspector Plan ance
Contractor
a. Sebelum eksekusi TA.

1) Proper Joblist
Yang dimaksud dengan proper Joblist adalah item Joblist dan task list
(content) dari masing-masing job sudah memadai untuk dapat
mencapai tujuan TA.
Dalam tahap proper Joblist yang terlibat hanya fungsi Reliability,
dimana untuk Joblist fungsi Reliability mengacu kepada TA report,
expert OEM report, expert licensor, report kajian symptom baik aspek
mechanical integrity dan process integrity, termasuk pekerjaan
modifikasi atau pemasangan baru yang sudah ada MOC nya.
Khusus untuk pekerjaan Project yang dikelola oleh Business

Development maupun Project ABI, maka diperlukan sinkronisasi ruang
lingkup dan kualitas untuk menghindari duplikasi atau missing job.
Dalam hal ini Engineering Manager RU’s sebagai lead antara Project
dan Fungsi Reliability RU’s.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2) Quality Assesment.
Quality Assesment ditentukan oleh kombinasi dari kualitas standard
assessment (SEIG) yang akan digunakan dan standard kualifikasi
personel yang dipersyaratkan untuk melakukan assessment.
Untuk setiap jenis peralatan harus memiliki standard assessment yang

spesifik yang secara umum isinya adalah part/bagian yang diperiksa,
standard metode pemeriksaan yang digunakan, tools serta
persyaratan standard kualifikasi personil pemeriksa.
Pada tahap ini fungsi Reliability RU’s melakukan review atas
ketersediaan SEIG (Specific Equipment Inspection Guide) untuk
keseluruhan peralatan dengan memprioritaskan peralatan critical.
Tahap selanjutnya Reliability melakukan upskilling terhadap para
Engineer MPS di dalam penggunaan SEIG, serta melakukan
assessment kualifikasi bila ada eksternal Engineer yang akan
ditugaskan untuk melaksanakan assessment ini, termasuk
ketersediaan tools, misalnya NDT, Eddy Current, dll.
3) Material Quality.
Material quality ditentukan oleh kesesuaian spesifikasi material pada
saat design, yang selanjutnya ditentukan oleh konsistensi aplikasi atau
penggunaan spesifikasi tersebut dimulai dari awal permintan (BOM),
pemesanan sampai dengan penerimaan, kecuali pada rekomendasi
dinyatakan adanya perubahan.
Tahapan pengendalian kualitas material adalah sebagai berikut:
• TA Planner membuat BOM di MySAP per Tag No. (Line No. untuk
piping system, cable no. untuk cable electrical dan instrument).
• Selanjutnya BOM yang sudah di key in, di print out (sesuai dengan
field yang di request) dan dikirim ke Engineer MPS untuk
pemeriksaan item, spesifikasi, dan quantity untuk persetujuan
proses lanjut.
• Update final BOM ke MySAP oleh Planner (jika update item dan
jumlah dilakukan di RU’s, update spesifikasi di MDM-CSS).
• Selanjutnya final BOM dikirim ke Procurement (Inventory Control)
untuk dilakukan pemeriksaan stock dan pembuatan PR untuk
proses pengadaan.
• Engineer MPS bertanggung jawab atas kebenaran spesifikasi
BOM yang akan dilelang.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Engineer MPS bertanggung jawab melakukan pemeriksaan dan

persetujuan atas spesifikasi yang ditawarkan pada dokumen
lelang.
• Pemeriksaan spesifikasi di PO dilakukan dan menjadi tanggung
jawab Purchasing.
• Kebenaran spesifikasi supply diperiksa oleh Engineer MPS pada
saat penerimaan, maupun pada saat penggunaan.
• Hal yang sama juga dilakukan yang di suplly secara All in.
4) Quality Plan (QP).

Quality Plan adalah dokumen perencanaan kualitas dari aktifitas
perbaikan peralatan, yang digunakan sebagai dasar acuan kualitas
dalam melaksanakan pekerjaan dimulai tahap cleaning, perbaikan,
pengujian/test, sampai dengan box-up. Hal tersebut menjadi kriteria
penerimaan dan tugas serta tanggung jawab fungsi terkait di dalam
kegiatan perbaikan tersebut.
QP dibuat/dipersiapkan oleh engineer MPS dan masukan dari ME
untuk mendapatkan persetujuan dari fungsi Engineering, Reliability,
Produksi dan HSE.
5) Alignment Quality Plan to Maintenance Executor & Contractor.

Adalah kegiatan menjelaskan Quality Plan kepada Maintenance
Executor dan Contractor oleh Engineer MPS, sehingga quality plan
dapat dilaksanakan dengan benar untuk pencapaian kualitas yang
telah ditetapkan.
6) Alignment Quality Plan to Inspector Outsource

Adalah kegiatan menjelaskan quality plan kepada Inspector
Outsource sehingga quality plan dapat dilaksanakan dengan benar
untuk pencapaian kualitas yang telah ditetapkan.
7) Quality readiness
Adalah kesiapan penanganan quality dari end to end process. Untuk
setiap tahapan telah memiliki format standard quality plan,
persyaratan kualifikasi dari personil dan personil (knowledge &
experience) yang akan melaksanakan pengendalian kualitas.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
b. Pada saat eksekusi TA

1) Quality Acceptance
Adalah kegiatan pengendalian kualitas untuk memastikan
pelaksanaan pekerjaan telah sesuai dengan criteria penerimaan
dalam quality plan, yang dinyatakan oleh Engineer MPS dan
dituangkan dalam dokumen hasil pengujian
2) Adherence to Quality Plan.
Adalah kegiatan pengendalian kualitas untuk memastikan
pelaksanaan pekerjaan telah sesuai dengan tahapan dan criteria
penerimaan dalam Quality Plan.
Dalam hal ini Engineer Section Head MPS yang melakukan evaluasi
kepatuhan quality control yang dilaksanakan oleh Engineer MPS.
3) Assessment Report.
Adalah rekaman hasil pemeriksaan dan pengujian kondisi peralatan,
yang dilaksanakan Engineer MPS, mengikuti format standar
assessment (SEIG). Hasil rekaman tersebut digunakan sebagai dasar
evaluasi kondisi peralatan dan membuat rekomendasi untuk tindak
lanjut.
c. Setelah selesai eksekusi TA

1) Preliminary Inspection Report TA Quality.
Penjelasan detil Preliminery TA Report seperti pada Bab IV.A.1
2) Post Implemetation Review (PIR) TA khusus untuk Quality
management.
Penjelasan detil Post Implemetation Review (PIR) TA seperti pada Bab
IV.A.2.
3) Closed out TA report khusus untuk Quality management
Penjelasan detil Closed out TA Report seperti pada Bab IV.A.3.
7. Develop HSE Management
HSE Management adalah proses mengidentifikasi, mengelola dan memitigasi

bahaya yang dimulai dari Risk Assessment, Job Safety Analysis, Contractor
Safety Management, PPE requirement, HSE Upskilling dan Training, HSE
Inspector, Release Equipment, HSE Activity, PSSR dan PIR
TA.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Ditinjau berdasarkan kegiatannya maka proses HSE management

dikelompokkan seperti gambar di bawah :
Risk JSA Contractor PPE req’t Contractor Safety Routine

assess- Critical safety identifi- safety inspector Equipment HSE PSSR PIR TA
ment equipment manage- cation training out- Release activities
on job list review ment sourcing
a) Risk Assessment
Adalah kegiatan yang melakukan analisa sistematik dan terstruktur
tentang hazard suatu pekerjaan dengan tujuan memitigasi bahaya
tersebut dengan cara dan metodologi yang tepat. Kegiatan risk
assessment tersebut dilaksanakan harus oleh personil yang memiliki
knowledge dan experience dalam hal tersebut. Tahapan risk
assessment tersebut adalah sebagai berikut:
• Pengidentifikasian hazard berdasarkan Joblist
• Penilaian hazard
• Pengendalian sumber hazard/mitigasi
Hasil Risk Assessment tersebut dikomunikasikan dengan format yang

ada ke semua level supervisor melalui prosedur yang berlaku, agar
setiap bagian fokus terhadap langkah-langkah untuk mitigasi bahaya
proses dan bahaya mekanikal.
b) Job Safety Analysis (JSA)

Adalah kegiatan menganalisa/mereview secara sistematis suatu
pekerjaan sehingga dapat diidentifikasi potensi bahaya pada setiap
langkah tugas atau pekerjaan tersebut dengan tujuan agar dapat
ditentukan langkah/tindakan pencegahannya.
Kompetensi personil merupakan persyaratan mutlak yang harus
dipenuhi untuk melaksanakan JSA, untuk identifikasi bahaya proses
dan bahaya mekanikal secara akurat.
Dalam melaksanakan JSA, maka perlu kelengkapan dokumen

termasuk drawing dan lain-lain, sehingga tidak ada bahaya yang tidak
teridentifikasikan, dan untuk memudahkan komunikasi dan
pelaksanaan di lapangan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
c) Contractor Safety Management System

Penjelasan detil Contractor Safety Management System seperti pada
Bab II.F.5
d) Personal Protective Equipment (PPE) identification

Pada tahap ini yang dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan
Personal Protective Equipment (PPE) atau alat pelindung diri baik jenis
maupun jumlahnya ditinjau dari pekerjaan dan jumlah pekerja untuk
pekerjaan tersebut. Kegiatan ini dipimpin oleh Maintenance Execution
dan dibantu oleh fungsi HSE, dalam hal ini untuk pekerjaan TA.
e) HSE Upskilling and Training

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mengidentifikasi
ketrampilan HSE yang diperlukan berdasarkan pekerjaan dan JSA.
Kemudian melakukan analisa gap (perkiraan) antara ketrampilanyang
diperlukan dibandingkan ketrampilan yang dimiliki oleh pekerja baik
untuk internal maupun eksternal (outsource).
Untuk mengeliminasi gap atas ketrampilan maka fungsi ME dan HSE
menyusun agenda untuk upskilling dan training termasuk menyiapkan
modulnya, yang banyak berkaitan dengan pekerjaan TA.
Untuk hal ini maka perlu dilakukan standarisasi modul upskilling dan
training untuk setiap jenis pekerjaan, sehingga setiap saat tersedia
untuk digunakan.
f) HSE Inspector outsourcing

Pada tahap ini yang dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan
HSE Inspector baik kualifikasi maupun jumlahnya ditinjau dari jenis dan
besarnya pekerjaan, dalam hal ini untuk pekerjaan TA.
Kegiatan ini dipimpin oleh fungsi HSE.
g) Release Equipment
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah penyerahan
peralatan/instalasi dari pihak Produksi ke pihak Maintenance Execution
untuk dimulainya kegiatan terhadap equipment tersebut.
Sehubungan dengan hal tersebut maka untuk pengendalian safety
diperlukan dokumen release equipment sesuai format yang sudah ada.
Dokumen ini akan dipakai sebagai alat untuk memastikan bahwa
peralatan yang akan diserahkan oleh Fungsi Production ke Fungsi
Maintenance Execution dalam kondisi aman dan siap untuk dikerjakan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kegiatan release equipment termasuk kegiatan melakukan review TKO

dan sosialisasi TKO kepada fungsi terkait dengan release equipment.
h) Turnaround HSE Activities

Pada saat TA kegiatan HSE yang dilakukan adalah untuk langkah-
langkah preventif dan mitigation. Kegiatan ini dikomunikasikan
sampai level pelaksana di lapangan, yang meliputi equipment check,
safety review, safety management walkabout, Tool Box Meeting, SIKA,
Safety Walk And Talk (SWAT), Oxigen & Toxid Test, HSE Precaution,
Observation & Intervention dan Stand Down.
i) PSSR
Penjelasan detil PSSR seperti pada Bab II.E.5.a.
j) PIR TA
Penjelasan detil Post Implemetation Review (PIR) TA seperti pada Bab
IV.A.2.
F. CONTRACTOR MANAGEMENT
Yang dimaksud dengan contractor management adalah manajemen dalam
melaksanakan pemilihan kontraktor, berdasarkan atas ruang lingkup pekerjaan
yang akan dikontrakkan, dimana didalam ruang lingkup pekerjaan ditetapkan
semua kompetensi yang dipersyaratkan.
Secara umum kompetensi yang dibutuhkan adalah:
• Memiliki pengalaman mengelola pekerjaan yang relatif besar, kompleks dengan
waktu pelaksanaan yang singkat (project management).
• Memiliki sumberdaya tenaga trampil (skill labor) baik organik maupun
outsourcing, termasuk supervisor.
• Memiliki basic tools dan peralatan safety dengan jumlah yang cukup untuk
melaksanakan pekerjaan.
• Memiliki safety procedure dan safety officer.
• Memiliki kemampuan financial yang memadai.
Untuk pekerjaan tertentu memiliki persyaratan khusus antara lain:

• Memiliki sumberdaya tenaga ahli (expert) untuk melaksanakan pekerjaan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Contoh:
Untuk pekerjaan overhaul turbo machinery, service DCS, PLC, UPS, inspection
CFE-Packinox di Platformer dan Refractory.
• Memiliki tools spesifik (bolt tensioner, flange refacing, wash water jet) dan
heavy equipment (crane, lowbed, forklift) dan rigging tools.
Disamping itu masih ada jenis pekerjaan lain yaitu pekerjaan spesifik.
1. Contractor scoping analysis.
a. Strategi pembuatan kontrak TA
Strategi kontrak dibuat berdasarkan proses bisnis sebagai berikut :
Identifikasi
Develop
Task, Tools Work Scope Procurement Contractor Contractor
Job List Contractor
& Material Analysis Strategy Selection Performance
Scope
Required
Elemen proses bisnis dilakukan secara bertahap dan berurutan

(sequencial) untuk mendapatkan hasil pelaksanaan pekerjaan yang
sesuai dengan Rancangan Penanganan Suatu Pekerjaan (RPSP).
1) Work Scope Analysis (WSA).
Penjelasan work scope analyssis seperti pada penjelasan Bab II.D.1
2) Procurement strategy.
Penjelasan Procurement strategy seperti pada Bab II.D.6
3) Develop contractor scope

Untuk membuat lingkup kerja kontraktor maka pertama kali yang
dilakukan adalah melakukan Identifikasi kebutuhan khusus pada
pekerjaan yang specifik.
Pada tahap preparasi TA dibutuhkan identifikasi/analisis dan kajian
keberadaan pekerjaan spesifik/khusus seperti :
• Constructability
• Scope Inspection untuk proprietary equipment
• Consultant software planning.
• Define rigging plan
• Define kebutuhan heavy equipment dan special tools.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Contoh :
a) Construtcability :
Kajian ke-engineeringan, untuk membuat “window patch” FCCU
pada saat penggantian air grid dan penggantian skirt dome
regenerator RCC Balongan).
b) Inspection proprietary equipment :
Membuat inspection task dan methode assessment untuk
peralatan DCS, UPS, tube reformer ,tube hanger , high temp
expansion bellow joint (EBJ) ,CCI Drug, CFE Packinox/BLC.
c) Consultant Software Planning :
Membuat aplikasi software planning & scheduling untuk
monitoring kegiatan TA.
d) Define rigging plan :
Menentukan methode rigging (termasuk equipmentnya) untuk
pekerjaan yang kompleksitasnya tinggi (berat dan tidak simetris,
space terbatas), contohnya seperti catalyst cooler RCC
Balongan, vertical combined feed di platformer dan lain-lain.
e) Define kebutuhan heavy equipment dan special tools.
Pekerjaan yang membutuhkan special tools misalnya bolt
tensioner, refacing, wash water jet, dan lain-lain.
4) Pemenuhan kebutuhan pekerjaan spesifik.

Yang dimaksud dengan kebutuhan pekerjaan spesifik adalah sesuatu
kegiatan (kajian engineering untuk Constructability, Scope Inspection
for proprietary equipment, kebutuhan Consultant software planning
untuk mengelola network planning, kebutuhan kompetensi membuat
rigging plan, kebutuhan special tools pada saat eksekusi) dari
pekerjaan spesifik tersebut yang harus tersedia untuk men develop
scope pekerjaan eksekusi yang akan dilaksanakan oleh kontraktor.
Ketersediaan kajian tersebut disesuaikan dengan tingkat
kompleksitas pekerjaan yang akan dilaksanakan karena beberapa
pekerjaan tersebut membutuhkan waktu yang panjang untuk
menyelesaikannya.
Contoh :
a) Pekerjaan penggantian riser di reactor RCC Balongan.
Untuk kajian engineering diperlukan waktu sekitar 8 bulan; untuk
pengadaan riser diperlukan waktu sekitar 1 tahun; untuk
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
pengadaan heavy equipment diperlukan waktu sekitar 3 bulan;

reservasi heavy equipment diperlukan waktu sekitar 1 tahun
sebelumnya (in advanced).
b) Inspection proprietary equipment .

Equipment manufacturer/vendor membuat rekomendasi
berkaitan dengan scope inspection, kebutuhan spare part, quality
plan, kebutuhan tools dan heavy equiment, dan sudah harus
selesai dengan mempertimbangkan kebutuhan waktu untuk
memenuhi lead time pengadaan material, tools, mobilisasi dan
pembuatan kontrak jasa.
Contoh proprietary equipment antara lain adalah: CFE platformer
(Packinox), reactor HCC, reactor & regenerator RCC/FCC, heat
exchanger type BLC dan reformer heater.
Outsourcing pekerjaan eksekusi TA dilakukan berdasarkan kepada
analisa kemampuan resources Pertamina untuk menangani setiap
pekerjaan agar dapat mencapai tuntutan kualitas, durasi dan biaya
yang efektif. Hasil dari analisa tersebut diatas akan menghasilkan
pengelompokan pekerjaan yang bisa ditangani sendiri oleh Pertamina
dan atau pekerjaan yang akan ditangani oleh kontraktor.
b. Scope kontrak untuk eksekusi pekerjaan TA.

Lingkup kontrak untuk eksekusi pekerjaan TA umumnya mencakup
pekerjaan cleaning & inspection, sertifikasi & kalibrasi, dan repair atau
penggantian. Prosentase tipikal lingkup pekerjaan TA umumnya adalah
sebagai berikut :
% Jumlah
No Jenis Pekerjaan Keterangan
Pekerjaan
HE, Column, Vessel dan
1 Cleaning & Inspection 60
Drum
PSV, instrumentasi &
2 Sertification & Recalibration. 30
elektrikal
3 Repair/replacement. 10 Termasuk overhaul
Pada umumnya jenis pekerjaan cleaning, inspection, sertification &

recalibration (item 1 & 2) adalah pekerjaan repetitive dengan volume yang
besar dan kompleksitas pekerjaan tidak tinggi, sedangkan
repair/replacement (item 3) volumenya sedikit tetapi relatif lebih komplek
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
dimana membutuhkan kajian yang lengkap seperti tabel Work Scope

Analisis (WSA) diatas.
Mengingat volume pekerjaan yang banyak dan melibatkan resources
yang besar dengan multi skill maka timbul berbagai variasi dalam
membuat scope kontrak. Berdasarkan jenis pekerjaan yang akan
dilaksanakan pada saat TA maka pekerjaan dapat dikelompokan
berdasarkan skill type maupun group kompetensi kelompok pekerjaan
tersebut di atas harus dilakukan analisa untuk menentukan scope mana
yang bisa digabung berdasarkan kompetensi group dan scope mana yg
independent karena spesifik (sesuai dengan keahlian) hal ini dilakukan
untuk mendapatkan pengendalian pelaksanaan pekerjaan.
Pengelompokan tersebut dapat dilakukan seperti contoh berikut :
• Scope vendor expert equipment untuk special equipment.
• Scope heavy equipment.
• Scope insulation & refractory (jika scope pekerjaan sangat besar
seperti RG/RX RCC perlu ditinjau masuk dalam scope mechanical
include rigging & scaffold).
• Scope rigging dan scaffolding.
• Scope mechanical work (HE, vessel, column, drum, furnace, isolate
unit/equipment), khusus untuk vessel apabila ada penggantian
internal part yang besar seperti (tray, support beam, mellapak tray,
glitch tray sebaiknya pekerjaan tersebut ditunjuk kepada workshop/
fabricator OEM).
• Scope overhaul turbomachinery .
• Scope piping/welding.
• Scope special tools.
• Scope wash water jet.
• Scope inspection work.
• Scope painting & coating.
• Scope control valve & PSV.
• Scope instrumentation.
• Scope electrical.
1) Penentuan scope kontrak eksekusi TA.

Penentuan scope kontrak didasarkan pada pertimbangan :
• Kemampuan (jumlah resources, pengalaman pekerja) Pertamina.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Besar dan tingkat kompleksitas dari Joblist (TA untuk satu unit
produksi berbeda dengan TA untuk beberapa unit produksi).
• Ketersediaan kontraktor di Indonesia.
• Area geografis (TA di RU VII penanganannya berbeda dengan
TA di RU VI).
• Peraturan Daerah (otonomi daerah).
Dari pertimbangan tersebut diatas maka scope kontrak dikelompokan
menjadi :
• Kontrak dengan Main contractor (untuk semua area).
• Kontrak vendor specialist untuk quality control pekerjaan
perbaikan.
• Kontrak berdasarkan skill group (mekanikal, instumen, listrik).
• Kontrak berdasarkan specific skill.
Penjelasan kelompok kontraktor seperti gambar dibawah ini :
Three level (or a combination) of out-sourcing is commonly

deploying depending on the four factors
Job Level Outsourcing Level
TA overall 1 Outsource the

entire TA or
complex level
Complex
management
(eg. Area 1)
Skill group 2 Outsource the

(eg. skill group
Mechnical ) consisting of
several skill type
Specific skill 3 Outsource

type specific skill
(eg. type only
Scaffolding)
Combination of these contractor strategies
can be deployed in a single turnaround
Gambar 13. Pengelompokan kontraktor

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Contoh mapping kontraktor seperti gambar-1 dibawah ini. :
TA Overall
MAIN (1 contractor)
CONTRACTOR
HEAVY MECHANICAL ELECTRICAL INSTRUMENT

EQUIPMENT
UOP Skill Group

BOLT TENSIONER
QUARTIS (12 contractor)
FBM HUDSON
MILL WRIGHT CIVIL SKIMMING REFACING
KAWASAKI
ROTATING CATALYST
SIEMENS EQUIPMENT BUNDLE EXTRACTOR
TAPCOENPRO
MEA WATER JET MACHINE
BRUSH
SCAFFOLDING
PJIT
REACTOR & VESSEL &
HE & FIN FAN FURNACE PIPING RIGGING
REGENERATOR COLUMN
ELECTRICAL LABOUR CALIBRATION CRAFT & TOOLS

Spesific Skill
DCS PLC PSV
FIELD INSTRUMENT CONTROL VALVE
(21 contractor)
CRANE FORKLIFT TRAILER & TRONTON KOMETO TRUCK TANKI
PAINTING & COATING REFRACTORY INSULATION
CLEANING LABOUR AREA
Gambar 14. Contoh mapping kontraktor

Sebagai guideline untuk penentuan scope kontrak ke kelompok kontraktor dapat
disimplified dengan gambar berikut :
Decide between the two options by weighing

between the 3 factors
1 Outsource the
Each task Does the RU
starting have the
No entire TA or
resource in- complex level Chose between these
with the house for
management options based on ranking
most task
of :
critical management?
Quality
2 Outsource the
Schedule
skill group
Cost
consisting of
Yes
several skill type
Can the RU
manage the No
task with
better quality
and schedule
management? Combination of these
3 contractor strategies
Yes Outsource can be deployed in a
specific skill single turnaround
type
Gambar 15. Penentuan scope kontrak ke kelompok kontraktor

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2) Contractor selection.
a) Berdasarkan ketersediaan sumbernya :
i. Multi sources, untuk pekerjaan yang umum
ii. Limited sources, untuk pekerjaan dengan kompetensi
khusus
iii. Single source, untuk pekerjaan yang dilakukan oleh vendor
b) Kriteria seleksi berdasarkan :

i. Kemampuan finansial :
Kemampuan kontraktor/vendor untuk membiayai proyek
sampai dengan selesai.
ii. Kemampuan HSE :
Kemampuan kontraktor/vendor memenuhi persyaratan
HSE yang ditetapkan dalam RKS (mengaplikasikan CSMS)
iii. Kemampuan teknis
Kemampuan kontraktor/vendor dalam meng-organizing dan
penyediaan resources untuk memenuhi tuntukan kualitas
dan durasi yang telah ditentukan.
Ad. 2).a).i. Selection criteria untuk multi sources.

Yang dimaksud dengan multi source adalah pekerjaan yang bersifat
umum (cleaning column, vessel, piping) dimana sumber yang dapat
mengerjakannya cukup banyak tersedia di pasar.
Kriteria seleksi untuk aspek :
Diskripsi Kriteria Seleksi Keterangan

Kemampuan Teknis Pengalaman melakukan
Dilampirkan copy PO dan berita
(a) Kemampuan organizing untuk pekerjaan sejenis (lihat track
acara.
mencapai quality & durasi record)
Kemampuan safety Aplikasikan CSMS
(a) Meminta neraca Untuk pekerjaan yang

keuangan. memerlukan dana besar harus
(b) Menunjukan copy bisa menunjukan surat
Kemampuan Financial
rekening (3 bulan keterangan dukungan financial
terakhir) dari Perbankan sebelum SPB
diterbitkan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Ad. 2).a).ii Selection criteria untuk limited source

Yang dimaksud dengan limited source adalah pekerjaan dengan
kompetensi khusus dan hanya dapat dilakukan oleh beberapa
sumber atau yang direkomendasikan oleh licensor.
Contoh pekerjaan yang dimaksud antara lain : mill wright rotating
equipment, refractory authorize applicator, fabricator tube bundle,
cleaning H.E.
a) Kelompok fabrikator.
Deskripsi Kriteria Seleksi Keterangan
Kemampuan teknis Aplikasikan audit workshop.

(a) Kemampuan organizing
untuk mencapai :
- Quality
Mempunyai sertifikat ASME Untuk HE khusus
stamp (U2), khusus presure mempunyai
vesel. pengalaman
Mempunayi Engineer yang sejenis.
kompeten di bidangnya.
Mampu membuat Q plan dan
ITP
Load pekerjaan di workshop.
- Durasi Mampu membuat jadwal yang
sesuai. Dilakukan assesment
Mempunyai man power organik

untuk kompetensi tertentu.
(b) Resources
Mempunyai network sumber
material yang tetap Untuk calon
pemenang harus di-
validasi.
Memeriksa ke
sumber.
Pekerjaan dikerjakan di
Safety NA
luar Pertamina.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kemampuan financial Untuk pekerjaan yang

memerlukan dana besar
Meminta neraca keuangan.
harus bisa menunjukan
Menunjukan copy rekening (3
surat keterangan
bulan terakhir)
dukungan financial dari
Perbankan sebelum
SPB diterbitkan.
b) Kelompok jasa yang memerlukan keahlian spesifik (studi

keengineeringan untuk repair/fabrikasi besar).
Contoh studi keengineeringan oleh JGC dalam menghitung dan
membuat proposal constructability membuat window cutting pada
shell regenerator di FCCU di RU III.
Kemampuan teknis
(a) Kemampuan
Mempunayi Engineer yang
organizing untuk
kompeten di bidangnya
mencapai :
Load pekerjaan di workshop
- Quality
Mampu membuat jadwal yang
sesuai.
- Durasi
Untuk calon pemenang
Mempunyai man power organik
(b) Resources harus di-validasi.
untuk kompetensi tertentu.
Pekerjaan dikerjakan di luar

Safety NA
Pertamina.
Kemampuan financial NA
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
c) Kelompok jasa yang memerlukan peralatan spesifik.

Yang dimaksud dengan peralatan spesifik adalah peralatan yang
digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu di kilang dan
ketersediaanya terbatas di pasar lokal/nasional, contohnya : alat
untuk on site refacing dan water jet cleaning.
d) Kelompok jasa yang memerlukan keahlian dan peralatan
spesifik.
Gabungan dari item c) dan d) diatas, contohnya : on line leak
sealing, bolt tensioner, refacing, on line killing passing, clock
spring & wraping, rigging.
Ad. 2).a).iii. Selection criteria untuk single source.

Yang dimaksud dengan single source adalah pengadaan tenaga ahli
OEM dan material OEM yang hanya bisa disuply oleh 1 (satu)
principal baik langsung maupun melalui agen.
Seleksi tenaga ahli :
a) Memeriksa curriculum vitae (CV) : Pengalaman kerja pekerjaan
sejenis, komunikasi ke principal, disampaikan juga jika ada
pengalaman-pengalaman yang kurang baik di masa lalu (track
records).
b) Interview : Melakukan interview dengan benar.
c) Performance pada saat kerja : Membuat format untuk penilaian
item-itemnya apa, kalau ada masalah, kalau ada lembur
sikapnya bagaimana.
2. Contractor Performance Criteria & Indicator.

Yang dimaksud dengan contractor performance criteria & indicator adalah
ukuran kinerja kontraktor dalam melaksanakan pekerjaan yang sudah
ditentukan meliputi aspek safety, quality dan durasi. Indikator ini ditetapkan
dan disepakati dalam Kick Off Meeting sebelum eksekusi pekerjaan.
Tujuan dari menentukan performance criteria & indicator adalah untuk
mengendalikan progres pekerjaan sesuai dengan target yang sudah
ditetapkan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kriteria untuk hal tersebut di atas terdiri dari kriteria umum (progres harian,
safety record, man power record) dan kritria khusus yang spesifik sesuai
dengan jenis pekerjaannya. Umumnya tujuan criteria spesifik sudah menjadi
bagian dari article “ criteria acceptance “ di dalam dokumen kontrak Surat
Perjanjian Borongan (SPB).
Berdasarkan list pekerjaan TA yang umum dilaksanakan, maka kriteria khusus
yang dapat dipakai adalah sebagai berikut :
Indicator Performance
No Pekerjaan TA
Quality Durasi
Pekerjaan Pengelasan Maks. 5 % reject Jumlah joint yg
01 khusus/spesifik diselesaikan sesuai
dg schedule
Pekerjaan Water Jet Rework maks. 10 % Sesuai target per
02 Cleaning equipment dan tidak
menyebabkan delay.
03 Pekerjaan Chemical Develop by Process Sesuai target per

Cleaning Engineering equipment
Pekerjaan Jasa Dis assembly dan Task yg dikerjakan
04 Overhaul peralatan assembly dilaksanakan sesuai dengan
Rotating dg benar (sesuai schedule.
clearance)
Pekerjaan Sipil khusus Sesuai dengan Volume terpasang
05 (Refractory, Castable, spesifikasi prosedur. sesuai dengan
isolasi) Schedule.
Pekerjaan Remaining hydrocarbon Sesuai dengan target
06 Decontamination dan toxid sampai dengan akhir dimana
volume tertentu yang equipment di-
diijinkan. release.
07 Pekerjaan Rigging No defect dalam lifting Sesuai dengan target

task
Pekerjaan Scaffolding Kecepatan pemasangan. Terpasang sesuai
08
schedule.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Indicator Performance
No Pekerjaan TA
Quality Durasi
Pekerjaan Refacing Kerataan dan kekasaran Sesuai dengan
09 sesuai dengan standard. target.
Pengukuran performance indicator dilakukan setiap hari dan dibahas dengan

masing-masing pelaksana (performance dialog) sesuai dengan lamanya
durasi pekerjaan.
3) Contract Type.
Yang dimaksud dengan contract type adalah jenis kontrak yang digunakan
untuk melaksanakan pengadaan jasa untuk pekerjaan TA.
Ada berbagai jenis kontrak yang ada di dunia konstruksi tetapi berdasarkan
SK Direksi SK-075/C00000/2008, Pedoman pengadaan barang dan jasa No.
A-001/I10100/2008-S0 yaitu : Fixed lump sum contract, kontrak harga satuan
(fixed unit price contract), kontrak terima jadi (turn key contract), kontrak
pengadaan bersama (sharing contract), kontrak presentase (success fee).
Berdasarkan jenis pekerjaan yang ada di TA maka jenis kontrak yang dapat
diaplikasikan adalah kontrak harga satuan, fixed lump sum contract dan time
sheet.
4. Proses tender.
Yang dimaksud dengan proses tender adalah bagaimana menentukan
metode pemilihan penyedia barang dan jasa. Proses pemilihan penyedia
barang dan jasa tersebut sesuai dengan SK Direksi SK-075/C00000/2008
adalah: pelelangan, pemilihan langsung, penunjukan langsung dan cash &
carry
5. Contractor Safety Management System ( CSMS).

CSMS adalah sistem kontrol terhadap aspek pengelolaan HSE bagi kontraktor
yang bekerja di seluruh RU’s.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Program ini adalah memberikan jaminan operasional kontraktor secara prima

yang mencakup pemeriksaan dan audit HSE melalui 6 (enam) langkah :
• Penilaian Risiko
• Pra-Kualifikasi
• Seleksi
• Kegiatan Pra-Pekerjaan
• Pekerjaan Sedang Berjalan
• Evaluasi Akhir.
Tahapan preparasi meliputi : penilaian resiko, prakualifikasi dan seleksi serta

tahapan eksekusi meliputi : aktifitas awal pekerjaan, pekerjaan berlangsung
dan evaluasi akhir.
a. Penilaian resiko (risk assessment)
Tim CSMS wajib melakukan risk assessment untuk setiap pekerjaan,
yang mencakup aspek Health, Safety dan Environment.
Risk assessment tersebut dilakukan dengan metodologi sebagai berikut :
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
1) Proses penilaian resiko HSE (risk assessment process).
Menentukan
persyaratan
Mengidentif ikasi
Risiko & mengisi
f ormulir
Pengesahan
Formulir oleh
Tim CSMS
Menentukan
persyaratan
Diperlukan Verif ikasi Ya Memeriksa

Health, Saf ety &
Penilaian Risiko
Environment
Tidak
Tidak
Ya
Persetujuan
Disetujui ?
Tim CSMS
Tidak
Disetujui TA
Manager ?
Ya
Kirim ke Contract
Of f ice
Gambar 18. Proses penilaian resiko HSE (risk assessment process)

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2) Tugas dan tanggung jawab dalam penilaian resiko HSE (roles and
responsibilities).
Tim CSMS Respective

Pertamina Sr. Manager Contractor Contract
HSE
(Production, PE & contractor Office
Maint. Execution)
RISK Menganalisa bahaya Berpartisipasi Tidak Tidak Meyakinka

ASSESS yang terkait di sesuai ada ada n Risk
-MENTS dalamnya sesuai kebutuhan dan Assessmen
pekerjaan dan memferifikasi t sudah
dilengkapi cek list penilaian terlaksana
yang ditandatangani. resiko. dan data
tersedia
Bagaimanapun Merecord hasil sebagai
tanggung jawab untuk risk assessment prioritas
menandatangani cek kedalam untuk
list oleh Manager TA. database proses
pemenuhan
Penilaian ceklist contract
disetujui dalam 2x24
hours.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
3) Matrik penilaian resiko HSE (risk assessment matrix)
KOSEKUENSI KEMUNGKINAN KEJADIAN

E
A
B C D Tertin
Terendah
ggi
TINGKAT KEPARAHAN
Pernah terjadi di industri hulu migas

Tidak pernah terjadi di industri hulu
Pernah terjadi di sebuah industri
Terjadi beberapa kali per tahun
Terjadi beberapa kali per tahun

Lingkungan
di tempat kerja di salah satu

Reputasi
Manusia
di sebuah industri migas di

Asset
Kontraktor KKS/JOB
migas Internasional
migas di Indonesia
Internasional
Indonesia
Tidak ada
dampak Tidak ada Tidak ada Tidak ada
0 kerusakan
kesehatan/k dampak pengaruh
ecelakaan
Kelola perbaikan secara
Dampak
kesehatan Dampak Kerusakan Pengaruh
terus menerus
1 (R)
kecelakaan tidak penting sangat kecil kecil
sangat kecil
Dampak
Dampak
kesehatan/ Kerusakan Pengaruh
2 kurang
kecelakaan kecil terbatas
penting
kecil
Dampak
Dampak Pengaruh
3
kesehatan/
cukup
Kerusakany
Yang cukup Gabungan tindakan
kecelakaan ang terbatas pengurangan risiko
penting luas
utama
(S)
Fatalitas Dampak Kerusakan Pengaruh
4
tunggal penting utama nasional
Tidak dapat
ditolerir
Dampak Pengaruh
(T)
Fatalitas Kerusakan
5 penting dan Interna-
ganda yang luas
besar sional
Gambar 19. Matrik Penilaian Resiko HSE (Risk Assessment Matrix)

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
b. Prakualifikasi (pre-qualification).
1) Kegiatan pra kualifikasi yang dimaksud adalah melakukan kajian
terhadap dokumen administrasi yang menyangkut pengelolaan
HSE oleh kontraktor, termasuk kemampuan teknis dan finansial.
a) Bila main kontraktor memiliki sub kontraktor, maka kajian
harus difokuskan pada sub kontraktornya.
b) Untuk mendapatkan input dari para kontraktor digunakan
kuisioner yang menyangkut hal-hal sebagai berikut :
• Leadership and commitment
• Policy and strategic objectives
• Organization, responsibility, resources, standards and
documentation
• Hazards and effect management
• Planning and procedures
• Implementation and performance monitoring
• Audit and review
• Emergency response procedure
• HSE Management – additional features
2) Evaluasi sistim pengelolaan HSE kontraktor terdiri dari :
• 9 sections
• 9 sections tersebut terdiri dari 26 categories
• 9 sections dan 26 categories tersebut dinilai dalam 4
levels of performance
(Aplikasi sistim evaluasi tersebut sesuai lampiran 5).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
3) Proses pra-kualifikasi HSE (pre-qualification process) sebagai

berikut :
Penilaian
Risiko
Tidak
Tinggi ?
Ya
Bank Data HSE Kontraktor
Tidak Calon Mengisi

Diperlukan Ya
Questionnaire Pra-Kualifikasi
Kualifikasi HSE
Kaji Ulang dan Klarifikasi

oleh Planer TA
Tidak Tidak Tidak lulus

Persetujuan dan memberikan
Lulus ?
TA Manager coaching HSE
(Jumlah nilai < 56)
Standard HSE Ya Ya
yang disyaratkan Proses Proses
Pemeriksaan Pemeriksaan
dan audit dan audit
Ya Ya
Tidak Apakah Tidak

Planer TA Tidak lulus
Memenuhi Persetujuan
dapat mengisi kesenjangan dan memberikan
Kriteria HSE TA Manager
tersebut coaching HSE
Ya Ya
Penerimaan
bersyarat
Memasukan Calon
dalam daftar
penawar
Gambar 20. Proses pra-kualifikasi aspek HSE (pre-qualification process)

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
4) Langkah & syarat implementasi PK HSE kontraktor
SYARAT implementasi PK HSE kontraktor

LANGKAH-LANGKAH PK
HSE KONTRAKTOR
RENDAH (R) SEDANG (S) TINGGI (T)
Penilaian Risiko Wajib dilakukan Wajib dilakukan Wajib dilakukan
Pra-kualifikasi Opsional Opsional Wajib dilakukan
Seleksi Opsional Opsional Wajib dilakukan

Kegiatan-kegiatan Pra-
Opsional Wajib dilakukan Wajib dilakukan
Pekerjaan
Pekerjaan yang Sedang
Opsional Wajib dilakukan Wajib dilakukan
Berjalan
5) Tugas & tanggung jawab pada saat pra-kualifikasi HSE (roles &
responsibilities)
PRE- Respective
Tim CSMS Contract
QUALIFI- HSE Sr. Manager Contractor
Pertamina Office
CATION Contractor
Prepares Helps to Determines Responds to Prepares pre-
contract HSE provide HSE the necessity question- qualification
requirements requirements of continuing naires and package for
for inclusion for the with the provides work classifi-
into the bid contract, prequalificatio HSEMS ed as high
documentation provides help n process information. risk:
. to contractors when no
Provides Instructions
to understand candidates
Ensure that the clarifications, to Bidders
the pre- meet the
HSE document if requested. Questionn
qualification minimum
for Pre- aire
questionnaires, HSE scores.
Qualification is Evaluation
and successful
evaluated by criteria
criteria to meet
HSE team Checks
Company HSE
dept. contractor
requirements
d.base during
the evaluation
process.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
PRE- Respective
Tim CSMS Contract
QUALIFI- HSE Sr. Manager Contractor
Pertamina Office
CATION Contractor
Participation Conducts Monitors site Obliged to Develops
and team-up in inspection verification undergo HSE bidder list
the HSE activities and activities. site based on the
evaluation inputs the verification. pre-
team is highly results into the qualification
recommended C-HSE MS d- Ensure the results.
to embrace an base. prequalificatio
ownership and n evaluation is
If necessary,
quality of conducted In a Ensures all
conducts site
evaluation. properly pre-
verification
manner, with a qualification
activities,
high quality evaluation
provides HSE
Ensure the and integrity to results are
assurance,
prequalification company, well
produces the
evaluation is fairness and documented
necessary
conducted In a meet w/ and easy to
recommendatio
properly ethical locate.
ns and
manner, with a conduct.
monitors Provides
high quality
follow-ups of feedback to
and integrity to
the contractors
company,
recommendatio that fail the
fairness and
ns. pre-
meet w/ ethical
qualification.
conduct.
Prepares
contract HSE
requirements
for inclusion
into the bid
documentation
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
c. Seleksi (selection)
Yang dimaksud dengan seleksi (selection) adalah prosedur untuk
memilih kontraktor terbaik di antara mereka yang mengikuti
tender/lelang, dimana proses yang dilakukan adalah sebagai berikut :
Departemen Pemrakarsa Pelayanan Kontrak Stakeholder Kunci Lainnya
A
Menyusun Dokumen
Penawaran
Mengadakan Pengumuman public
(Jika diperlukan)
Menyaring Penawar Baru Mengadakan kegiatan prakualifikasi

penawar
SELEKSI (Jika diperlukan)
Menyusun ikhtisar teknis Mengkoordinasi, Menyusun dan Menyusun

Sama syarat dan risiko HSE Dokumen Penawaran Mengumpulkan dokumen tender Pasal-pasal/Perjanjian
yang terkait dengan
pekerjaan akan dimasukan Tinjauan kualitas
dalam dokumen lelang. Dokumen Tender
Meminta tinjauan dan Persetujuan

Komisi Pembelanjaan
B
Pertemuan Pra-Lelang
Evakuasi Peninjauan
Kemampuan saat ini dan B
pelaksanaan K3LL masa
Menbagikan Undangan
lalu dalam Proposal lelang. Bagi Penawar
Menyusun penjelasan
Penawar dan menjawab Mengkoordinasi Rapat Penawar Menyusun Penawaran
Pemberian Kontrak Pertanyaan penawar Klarifikasi Penawaran (Proporsi menawarkan harga)
yang diperlukan
Mengadakan Rapat Klarifikasi
Penawaran
HSE KONTRAKTOR Mengadakan evaluasi Non
Melaksanakan evaluasi Teknis
dan keselamatan teknis (komersial)
Negoisasi aspek biaya dan Mengkoordinasi rapat

aspek teknis Negosiasi kontrak
Mendata ulang penilaian dan Mengumpulkan dan

penghargaan menyelesaikan Paket
Rekomendasi & Pemberian
Tinjauan kualitas Paket

Rekomendasi
Gambar 21. Proses seleksi kontraktor dari sisi HSE

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
d. Aktifitas Awal Pekerjaan (pre-job activity)

Sasaran kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa aspek-aspek
yang relevan dari penilaian risiko kontrak dan asepk-aspek HSE lain
dari kontrak dikomunikasikan dan dipahami oleh semua pihak sebelum
pelaksanaan kontrak.
Kegiatan Pra-Pekerjaan terdiri dari dua langkah yaitu, Kegiatan Pra-
mobilisasi dan Mobilisasi. Pemrakarsa pekerjaan memimpin
pelaksanaan kegiatan pra-pekerjaan ini. Formulir Daftar Pemeriksaan
Kegiatan Pra-Pekerjaan akan digunakan untuk memeriksa kesiapan
kontraktor untuk melakukan pekerjaan yang tercakup didalam kontrak.
Hasil kegiatan ini akan dimasukkan dalam sistem data base oleh
bagian administrasi kontrak agar dapat dijadikan rujukan pada kegiatan
selanjutnya.
1) Pra-mobilisasi
Selama pra-mobilisasi, semua aspek yang mempunyai relevansi
dengan penilaian risiko kontrak dan aspek HSE lainnya
dikomunikasikan agar dipahami oleh semua pihak sebelum
pelaksanaan kontrak dimulai. Yang termasuk dalam kegiatan-
kegiatan ini adalah rapat awal, pemeriksaan, audit, orientasi
lapangan dan rapat persiapan HSE. Topik-topik yang dibahas
selama kegiatan ini adalah:
• Diskusi rencana kerja
• Peninjauan semua bahaya yang potensial dan masalah HSE,
• Memeriksa kesiapan dari semua perlengkapan, peralatan dan
APD yang dibutuhkan
• menyiapkan prosedur tanggap darurat dan lain sebagainya.
Plan TA dengan HSE melakukan pemeriksaan/audit, dengan
menggunakan prosedur audit pra pekerjaan yang telah tersedia.
2) Rapat awal
Rapat Awal dipimpin oleh Pemrakarsa pekerjaan segera setelah
persetujuan kontrak dan sebelum pelaksanaan pekerjaan. Rapat
awal dilakukan untuk memberikan kesempatan bagi kontraktor
agar terbiasa dengan lokasi kerja perusahaan, fasilitas, personil
yang berhubungan dengan pekerjaan, dan informasi kerja lainnya.
Rapat ini harus diikuti oleh semua pihak yang terlibat didalam
pekerjaan, termasuk personil kontraktor yang berkompeten dan
para subkontraktornya.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Jika mobilisasi dilakukan secara lokal pada area kerja yang sama,
rapat awal dapat diadakan secara lokal, baik pada kantor
perusahaan atau pada kantor kontraktor setempat. Tetapi jika
mobilisasi harus di lakukan dari area yang berbeda, maka rapat
awal harus dilakukan pada kantor pusat Perusahaan atau
Kontraktor. Planer TA akan menentukan tempat dan waktu untuk
rapat awal ini.
Topik-topik dalam rapat awal mencakup:
• Pembahasan terhadap potensi-potensi bahaya berisiko tinggi
yang terkait,
• Kepastian Rencana HSE yang akan diimplementasikan
termasuk konfirmasi bahwa peran tugas dan tanggung jawab
telah diuraikan dan dipahami dengan jelas,
• Konfirmasi kompetensi pekerja perusahaan dan Kontraktor
yang terpapar bahaya di tempat kerja, seperti yang di
jelaskan pada fase uraian pekerjaan dan penilaian risiko,
• Konfirmasi tujuan dan sasaran pelaksanaan HSE,
• Distribusi dan penjelasan pernyataan kebijakan HSE, aturan
dasar HSE dan prosedur kerja,
• Konfirmasi dari ruang lingkup dan jadwal kegiatan HSE,
misalnya rapat HSE, audit, inspeksi dan peninjauan. Jumlah /
frekuensi inspeksi HSE akan disetujui sebelumnya dan
dicatat dalam sistem data base.
• Konfirmasi tersedianya prosedur tanggap darurat kontraktor
dan interaksi antara rencana tanggap darurat kedua belah
pihak.
• Penjelasan ketentuan-ketentuan HSE pada sub-kontraktor
termasuk : Safety Talk, Tool Box Meeting, Safety Inspection
dan lain – lain.
• Prosedur pelaporan dan penyelidikan kecelakaan.
Rapat juga dapat dimanfaatkan untuk menjelaskan atau
membicarakan masalah HSE yang baru muncul dan belum
tercantum dalam dokumen kontrak.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
3) Orientasi lokasi kerja

Orientasi lokasi kerja dilakukan untuk memperkenalkan kontraktor
pada lingkungan kerja, wilayah kerja yang berpotensi bahaya,
prosedur tanggap darurat dan evakuasi. Semua potensi bahaya
dan masalah HSE lainnya yang telah dijelaskan dalam rapat awal
harus dikomunikasikan dengan baik selama orientasi ini.
4) Pelatihan HSE
Kontraktor bertanggung jawab atas pelatihan dan persiapan
pegawainya pada semua potensi bahaya dan masalah yang
berkaitan dengan pekerjaan. Perusahaan bertanggung-jawab
untuk memeriksa apakah pelatihan telah dilakukan dan
didokumentasikan dengan baik. Metode untuk memastikan
pemahaman terhadap bahan-bahan pelatihan, dapat dilakukan
melalui pengujian tertulis atau lisan, demonstrasi, evaluasi
pekerjaan. Pelatihan dan persiapan lanjutan dapat dilakukan jika
pengetahuan yang ditampilkan masih di bawah harapan.
5) Mobilisasi
Selama fase mobilisasi, Rencana HSE harus dikomunikasikan ke
semua personil perusahan dan kontraktor yang terkait. Beberapa
kegiatan dasar dalam fase ini antara lain:
- Rapat awal lokal,
- Mobilisasi staf dan perlengkapan kontraktor,
- Finalisasi Rencana HSE kontraktor,
- Mengadakan audit mobilisasi.
Selama mobilisasi, perusahaan dan kontraktor menjamin bahwa
masing-masing pihak menetapkan metode operasi yang sesuai
dengan rencana HSE yang telah disetujui. Pada fase inilah
implementasi dari Rencana HSE kontraktor secara formal dimulai.
Staf pengawas tambahan dari kontraktor mungkin dibutuhkan
untuk mempercepat penetapan dan penerapan Rencana HSE.
Selama fase awal mobilisasi, semua personil kunci yang
ditugaskan untuk pekerjaan tersebut harus menghadiri program
orientasi HSE yang digunakan untuk mengkomunikasikan
Rencana HSE dan aspek-aspek HSE lainnya yang penting dalam
kontrak.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Pertemuan pelaporan kemajuan pekerjaan akan digunakan

sebagai metode formal untuk meninjau-ulang implementasi
program HSE, bersamaan dengan pengecekan lapangan yang
dilaksanakan oleh Plan TA dan dibantu oleh staff HSE.
Pemberian Kontrak
Kegiatan Pramobilisasi (Kantor) :

(Rapat awal, Rencana kerja,
tinjauan potensi bahaya,
Pemeriksaan dan Audit Lokasi,
Rapat HSE, Peralatan Pemeriksaan
dan APD, dll.)
Tidak
Selesai ?
Ya
Mobilisasi
Mengkomunikasikan
rencana HSE, Audit,
Menyelesaikan masalah
HSE
Pelaksanaan Kontrak
Gambar 22. Proses Aktifitas Awal Pekerjaan

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
e. Pekerjaan Berlangsung (work in progress)

Sasaran dari fase ini adalah untuk menjamin agar pekerjaan yang
dilaksanakan dilakukan sesuai dengan Rencana HSE yang disetujui
dan kebutuhan HSE lainnya, yang ditemukan selama pelaksanaan
pekerjaan.
1) Kunjungan Keselamatan
Plan TA bersama HSE bertanggung jawab melakukan kunjungan
keselamatan pada semua lokasi pekerjaan. Agenda kunjungan
tersebut mencakup al :
• Rapat dengan pimpinan manajemen lapangan kontraktor dan
perwakilan perusahaan untuk memastikan komitmen
kontraktor.
• Rapat dengan staf lapangan untuk menyampaikan harapan
manajemen ke semua staf lokasi, dan menerima masukan-
masukan dari staf lapangan.
Plan TA & HSE akan melakukan pemeriksaan rutin atau
mendadak untuk memastikan bahwa semua kewajiban HSE telah
dipenuhi.
2) Jaminan Kompetensi
Selama pelaksanaan pekerjaan Plan TA harus memastikan
kompetensi pekerja kontraktor, hal ini harus mencakup verifikasi
apakah kontraktor memenuhi sistem manajemen, diantaranya
yang mencakup :
• Pemantauan kompetensi pekerja dan penggantinya.
• Penyediaan program pengenalan ( induksi ) yang diperlukan,
• Pelatihan personil kontraktor dalam hubungan dengan
kegiatan dan prosedur kerja,
• Penyelesaian semua pelatihan HSE yang disetujui, termasuk
kebutuhan pelatihan sesuai peraturan perundangan yang
berlaku (legal /khusus),
• Tersedianya dokumen, instruksi dan brosur informasi HSE.
3) Inspeksi dan audit HSE
Inspeksi dan audit merupakan metode untuk mengawasi kegiatan
kontraktor dalam bidang HSE.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Pengawasan kinerja kontraktor secara berkala tetap dilakukan

meskipun kontraktor telah lulus dengan memuaskan pada Fase
Kualifikasi dan sangat baik persiapannya selama Kegiatan Awal
Pekerjaan. Frekuensi evaluasi tersebut tergantung pada sifat
pekerjaan, ukuran pekerjaan, risiko yang dihadapi dan/atau lama
kontrak dan dicatat dalam sistem “bank data”.
Permulaan
Kunjungan
Planer TA & HSE
Lingkup HSE dan Standar :

Kewajiban Konstruktural, Daf tar Penerimaan Bersyarat
Perubahan Ya
Lingkup Kerja,
Bahaya lain
Tidak
Evaluasi sementara :
Daf tar pemeriksaan Audit,
Daf tar Program
Laporan Evaluasi Laporan Laporan Kinerja

Sementara Kecelakaan HSE Kontraktor
Tindakan
Perbaikan yang
dilakukan
Ya
Tidak
Tidak
Pekerjaan
Selesai ?
Ya Tindakan
Evaluasi Akhir
Kedisiplinan
Gambar 23. Proses Pekerjaan Berlangsung

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
f. Evaluasi Akhir (final evluation)

Sasaran dari fase ini adalah untuk melakukan evaluasi bersama
terhadap kegiatan pelaksanaan HSE kontraktor & perusahaan dan
untuk menyajikan umpan balik pada kontraktor & perusahaan yang
dapat digunakan sebagai acuan dan perbaikan pekerjaan mendatang.
Evaluasi dan laporan akhir

Semua kontrak harus ditutup dengan suatu laporan tentang
pelaksanaan HSE yang menyajikan umpan balik bagi pengetahuan
dan pelajaran di masa mendatang. Evaluasi akhir berdasarkan pada
kewajiban kontrak HSE, Laporan Awal Pekerjaan, Laporan Evaluasi
Antara (interim) dan tindakan-tindakan perbaikan.
Evaluasi antara (interim) berdasarkan pada formulir “Daftar Periksa

Evaluasi Antara (interim)”. Semua data yang telah dilengkapi
dimasukkan ke dalam “bank data” dan disetujui oleh TA Manager.
Daftar Pemeriksaan akan dilengkapi pada akhir pekerjaan atau pada

batas akhir kontrak. Analisa dan ringkasan dari kesimpulan tersebut
harus meliputi antara lain masalah:
• Mutu Rencana HSE awal dan kaitannya dengan :
1. keseluruhan pelaksanaan pekerjaan oleh kontraktor,
2. menetapkan apa yang dipelajari dan
3. bagaimana kontrak mendatang harus disusun.
• Menekankan aspek positif dari pelatihan dan bagaimana aspek
tersebut dapat diterapkan di masa mendatang.
• Penyatuan bahaya-bahaya baru yang ditemukan di dalam
identifikasi bahaya dan proses evaluasi untuk kontrak mendatang.
• Analisa kinerja HSE dari perusahaan dan kontraktor untuk
perbaikan yang saling menguntungkan.
• Informasi mengenai kinerja kontraktor ditambahkan sebagai
acuan untuk daftar penawaran mendatang dan juga menyajikan
saran-saran perbaikan dalam proses menilai penawaran
mendatang.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Mencatat personil dalam daftar yang mengalami tindakan disiplin

atau yang melakukan pekerjaan secara memuaskan untuk dapat
direkomendasikan dalam pekerjaan mendatang.
Hasil-hasil dari ringkasan tersebut di atas akan dikomunikasikan dan
disetujui oleh wakil perusahaan dan kontraktor. Evaluasi akhir akan
menghasilkan kriteria sebagai berikut : Poor, Average, Good, Very
Good dan Excellence. Penghargaan dan peringatan disesuaikan
dengan hasil penilaian akhir yang akan diatur lebih lanjut dengan
ketentuan atau Surat Keputusan General Manager.
Menyimpulkan Laporan Evaluasi

Akhir
Membahas hasil akhir dengan

Kontraktor dan memasukannya
ke bank data
Memperoleh persetujuan
Manager TA
Mengeluarkan surat peringatan atau

penghargaan untuk hasil pekerjaan dibawah
atau melebihi harapan
Memasukkan ke dalam bank data

HSE Kontraktor
Gambar 23. Proses Evaluasi Akhir

PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
g. Supervision (pengawasan) dan Monitoring dalam aspek Kualitas

(Quality) yang dilakukan adalah memastikan bahwa :
1) Jumlah dan kualifikasi Manpower pelaksana dari Kontraktor harus
sesuai kontrak (Scope Of Work dan Bill of Quantity).
Kesesuaian Jumlah Manpower dilakukan dengan cara monitoring
kehadiran setiap hari pada saat masuk kilang (timesheet),
sedangkan kesesuaian Kualifikasi Manpower didasarkan pada
Curriculum Vitae dan Hasil Wawancara (bila diperlukan).
2) Jumlah dan Spesifikasi Tools/equipments yang disupply
Kontraktor harus sesuai Bill of Quantity serta memiliki sertifikat
kelayakan. Kesesuaian Jumlah Tools/equipments dilakukan
dengan cara monitoring penggunaan tools/equipments tersebut
setiap hari (equipmentsheet dan Surat Pengantar Peralatan/SPP
saat masuk Kilang), sedangkan kesesuaian Spesifikasi dan
Sertifikat kelayakan didasarkan pada dokumen pembelian dan
kalibrasi.
3) Jumlah dan spesifikasi Material harus sesuai Bill of Quantity serta
dilengkapi dengan certificate of origin dan mill sheet.
Kesesuaian Jumlah Material didasarkan pada Surat Pengantar
Material/ SPM saat masuk Kilang, sedangkan kesesuaian
spesifikasi termasuk dimensi dan certificate of Origin didasarkan
pada Hasil Verifikasi Spesifikasi Material oleh Tim Penerimaan
Material Pertamina.
4) Jumlah, Jenis dan Waktu Sewa Kendaraan untuk
Mobilisasi/Demobilisasi dan Pelaksanaan Pekerjaan harus sesuai
dengan Bill of Quantity.
Kesesuaian jumlah, Jenis dan Waktu didasarkan dari dokumen Ijin
Masuk Kendaraan Dalam Kilang oleh K3LL dan Surat Tanda
Masuk (Bring In) dari Security Pertamina.
5) Hasil pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan procedure dan
acceptance criteria yang tertuang dalam Kontrak. Sedangkan
untuk monitoring progress pelaksanaan pekerjaan akan dibahas
dalam sub bab tersendiri.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
6) Intervention Activities
Sesuai Kontrak bila terjadi ketidak sesuaian pelaksanaan
pekerjaan yang berpotensi terjadinya keterlambatan pelaksanaan
dan tidak terpenuhinya kualitas pekerjaan maka Pengawas
Pekerjaan Pertamina berhak melakukan segala upaya
(penggantian/ penambahan manpower, tools/equipments) hingga
pengalihan scope pekerjaan sebagian maupun keseluruhan pada
perusahaan pelaksana pekerjaan lain.
h. Supervision (pengawasan) dan Monitoring dalam aspek
Administrasi Kontrak (Quality) yang dilakukan adalah memastikan
bahwa :
Semua dokumen yang harus disupply oleh Kontraktor harus sesuai
dengan yang tertuang dalam Kontrak, dimana dokumen dimaksud
adalah:
1) Sebelum Pelaksanaan Pekerjaan.
Dokumen yang harus diterima sebelum pelaksanaan
pekerjaan adalah :
• Quality Plan yang sudah disetujui dan ditandatangani
(diapproved) oleh Pertamina.
• Schedule Eksekusi harus sudah disetujui dan ditandatangani
(diapproved) oleh Pertamina.
• Dokumen Manpower yang akan masuk Kilang (ID Card). Sudah
• Harus sesuai dan diterima Pertamina sebelum pelaksanaan
pekerjaan.
• Dokumen Kendaraan untuk Mobilisasi.
2) Pada Saat dan Selama Pelaksanaan Pekerjaan.

Dokumen yang harus diterima saat dan selama
pelaksanaan pekerjaan adalah :
• Dokumen Tools/equipments (Surat Pengantar Peralatan - Bring
In).
• Dokumen Material (SPM dan Hasil Verifikasi Spesifikasi
Material -Bring In).
• Dokumen Sewa Kendaraan (Surat Ijin Masuk Kilang dari K3LL
dan Tanda Masuk dari Security - Bring In).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Dokumen monitoring kehadiran Manpower secara harian

(timesheet).
• Dokumen penggunaan tools/equipments secara harian
(equipmentsheet), termasuk catatan kondisi saat digunakan
(operasi, standby atau rusak).
• Dokumen Rapat-rapat harian.
• Dokumen / Berita Acara ketidak sesuaian antara kondisi Actual
dan Rencana termasuk Permintaan Addendum Kontrak (bila
diperlukan).
3) Selesai Pelaksanaan Pekerjaan.

Dokumen yang harus diterima pada saat pelaksanaan
pekerjaan selesai adalah :
• Dokumen Tools/equipments (Surat Pengantar Peralatan - Bring
Out).
• Dokumen Material (SPM dan Hasil Verifikasi Spesifikasi
Material -Bring Out).
• Dokumen sewa kendaraan (surat ijin masuk kilang dari HSE
dan tanda masuk dari security – bring out).
• Dokumen kendaraan untuk demobilisasi.
• Dokumen actual man power (actual time sheet) dan actual
penggunaan tools/equipments (actual equipment time sheet).
• Dokumen actual supply material, actual mobilisasi/demobilisasi,
actual akomodasi (bila ada), actual sewa kendaraan, actual
travelling (untuk vendor specialist bila ada).
• Deliverable dokumen dari kontraktor sesuai kontrak seperti
report pengetesan dan commissioning, report hasil pelaksanaan
pekerjaan, rekomendasi dan lain-lain.
• Dokumen invoicing yang meliputi laporan pemeriksaan
kemajuan pekerjaan/LPKP, Berita Acara serah terima
pekerjaan/BASTP & alokasi pembebanan biaya/APB).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
BAB III
EXECUTION PHASE
A. PRE EXECUTION
Yang dimaksud dengan tahapan pre execution adalah tahapan preparasi termasuk
kegiatan yang dapat dilakukan sebelum eksekusi TA, agar kegiatan eksekusi
dapat dimulai dan diselesaikan sesuai dengan schedule yang sudah ditetapkan
menjadi acuan
Kegiatan pre execution yang meliputi kegiatan sbb :
• Prework activity
• Critical equipment execution scenario
• Facility layout
• Permitting process
• Decontamination preparation
• Readiness Execution, HSE, Quality (Mechanism implement JSA & quality
plan)
• Shut-down preparation.
• Kick off meeting with contractor
Kegiatan tersebut diatas dari sisi TA readiness dapat ditinjau dari 5 (lima) sisi
yaitu:
• Process
• People
• Material
• Equipment
• Facilities
1. Tinjauan dari sisi proses meliputi

a. Shutdown phase.
Procedure yang sudah harus tersedia meliputi :
1) Process Shutdown
Hal-hal yang penting untuk menjadi perhatian dalam hal ini adalah :
• Typical repetitive failure.
• Safety issue yang sering terjadi selama TA.
• Menyamakan persepsi dalam hal procedure shutdown antara
Process Engineering dan Production.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Review emergency procedure.

2) Decontamination
Hal-hal yang penting untuk menjadi perhatian dalam hal ini adalah:
• Yang menjadi dasar adalah : time base atau condition base.
• Bagaimana mengalirkan produk.
• Bagaimana mengontrol lingkungan /emisi.
3) Blind and Tagging

Didalam melaksanakan pekerjaan tersebut diatas harus jelas terlihat
tanggung jawab masing-masing fungsi untuk setiap aktivitas sebagai
berikut :
Pada saat preparation
• Pasang tagging “ out” ke flange-flange yang akan di blind.
• Terbitkan permit/clearence untuk pemasangan blind.
Pada saat execution

• Pasang blind
• Gantikan tagging “out” dengan tagging “in”
• Serah terimakan tagging “out “tersebut ke production.
Kegiatan ini dilaksanakan mengikuti TKO yang berlaku di masing-
masing RU.
b. Execution phase
Procedure yang sudah harus tersedia meliputi :
1) Job Safety Analysis (JSA)
Tujuan JSA dibuat adalah agar pada peralatan yang akan diperbaiki
ter indentifikasi hazard yang ada serta penanganannya sehingga
peralatan dalam kondisi aman untuk dikerjakan.
JSA dibuat oleh Maintenance Execution Area sebagai lead, dan di
support oleh Produksi, HSE dan MPS.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Contoh JSA work sheet seperti dibawah ini :
Process: Execution - Job Safety Analysis

JSA WORK SHEET (Job Safety Analysis)
Job : Permit No. Job supervisor/foreman : Signature :

Cleaning & Skimming Catalyst Name :
Reactor 31-R-101 Date : Position :
Date :
Equipment / infrastructure function : Sub Section Area supervisor : Signature :

Oil Fraction Separator Name :
Section Position :
Date :
Work Equipment : AKKP required : Safety Inspector Signature :

Crane, W rench, Hydratight, Blower, Vacuum Unit, Jack Hammer, Lamp < Safety Helmet, Safety, Shoes, Safety Belt, Gloves, APAR, Dust Mask, Name :
50, Volt DC, Grinding Machine, Welding Machine, Pneumatic Test, Anti-Toxic Mask, Goggles, Breathing, Apparatus, Ear Plug / Muff, etc. Date :
Catalyst Pocket
Work sequence Potential hazard Unwanted events mitigation effort
1 Preparation
Install Scaffolding. Falling from height Use full body harness
Setting Equipments (vacuum, pump, hose). Raining Set canvas in work area
Lifting, using crane Falling items from lifting attempt Ensure that the knot is correct and safe
2 Reactor Cooling
Install Nitrogen Connector Hose to Reactor Nozzle Nitrogen leak Ensure worker is in the right position
Filling Nitrogen into Reactor. Nitrogen leak Ensure worker is in the right position
3 Release Manhole, Nozzle, Spool Piece, and Blind Flange.
Release Bolt using Hydratight / Wrench Flash due to Hydrocarbon leftover released to air Use chemical mask and prepare APAR.
Release Manhole, Nozzle, Spool Piece, and Blind Flange. Hydratight & Blower air-hose leak . Ensure that there's no leakage in Hydratight and Blower.
Lifting using crane Hit by loose Hydratight compressor hose Ensure worker is in the right position
Falling items from lifting attempt Ensure that the knot is correct and safe
4 Unloading Catalyst and Reactor Entry.
Open Chimney and Tray. Hydrocarbon gas residue. Run Gas Test for Hydrocarbon and Oksigen
Unloading Catalyst. Lack of Oxygen. Conduct purging, using Chemical Mask.
Install lighting inside Reactor Catalyst dust. Use Breathing Apparatus or Air Line Compressor unit.
Install Scaffolding. Irritated eyes and respiratory problem Use Goggles and Breathing Apparatus.
Neutralizing with Ash Soda. Electrical shock use lighting < 50 Volt DC
Cleaning Reactor Walls Noise inside reactor due to activities conducted by Snapper Machine Use Ear Plug / Ear Muff.
Check Walls and Accessories of Reactor Standby officer near manhole
Install Blower. Use communication equipment
Isolate cable connectors well
5 Repair with welding.
Grinding Fire due to welding Run gas test for Hydrocarbon and Oksigen
Welding Lack of Oxygen Conduct purging and prepare APAR.
Checking welding result Leakage in Pneumatic Tool. Use Breathing Apparatus.
Testing Prepare APAR.
Repairing/Replacing Thermowell. Standby officer near manhole
6 Loading Catalyst..
Install Chimney and Tray. Catalyst dust. Run gas test for Hydrocarbon and Oksigen
Loading Catalyst , and leveling Lack of Oxygen Use Chemical Mask and Breathing Apparatus.
Install Nozzles. Standby officer near manhole
7 Box Up
Installing Top Manhole. Stuck, hit, during bolt installation Install bolt correctly and safely
Tying bolt Falling equipment Ensure that the knot is correct and safe
Place equipments on the right place
Gambar 20. Contoh JSA worksheet
2) Permit To Work
Dalam hal work permit mengikuti TKO yang berlaku di masing-
masing RU, dimana harus jelas tanggung jawab masing-masing dari :
• Pejabat yang berwenang untuk menyetujui permit
• Fungsi yang melaksanakan pekerjaan
• Fungsi yang melakukan observer
Sehubungan dengan release equipment maka harus diyakini tidak
adanya sisa material hazard. Untuk hal tersebut maka perlu dibuat
matrik yang memperlihatkan hubungan antara equipment release
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
process, residual hazard dan protective measure, equipment release

card & blind list dengan contoh sebagai berikut.
Process: Execution - Work permitting procedure and plan
Roles and responsibility should be clear among, issuing authority, executor and auditor
Issuing authority / Approver Executing authority / Executor Auditor / Observer
To prepare the equipment and properly tick the To clearly understand the conditions of the Whether the exact location of area/unit and
checklist items equipment and residual hazards equipment has been mentioned clearly
To identify and indicate any residual hazard to To discuss the above with issuing authority and Detail description of work is properly written
release equipment decide upon the protective measures Fire station has been informed and properly
To advise on protective measures and mention To describe the job and associated hazards to ticked
To carry out gas test wherever required and the workmen Permit issued to which Dept., Div.,Section and
enter the result with sign, date and time To ensure that safe procedure of execution are Craft - all mentioned
To discuss and explain with/to executing being followed Equipment preparation - Equipment has been
authority To check all the hand tools/devices/ equipment properly prepared, all checklist items area
Carry out electrical isolation whenever required and ensure that they are healthy properly checked & ticked
Close the permit when the job is complete or end To make the permit available at work site all the Residual Hazards - Identified and
of permit duration, which one is earlier time ticked/indicated
To preserve the permit for next one month To close the permit when the job is over or at the Protective Measures- Requirements identified
end of permit duration, which one is earlier and properly marked
To preserve the closed permit for next Other details - like provision of continuous
one month ventilation, additional precautions
Gas test
Test for all probable gases carried out
and reading recorded with sign., date and time
etc
Frequency of rechecking identified and carried
out
Electrical isolation was reqd., carried out and
documented
Both issuing and executing authority
signed mentioning name and signature, date and
time
Permit has been closed by both issuing
and executing authority with date and time
Closed permits has been kept properly filed and
being preserved for next one month
Gambar 21. Contoh work permitting prochedure & plan (roles & responsibilities)
Process: Execution – Work permitting procedure and plan

Protective measures to be ensured for residual hazardous before equipment handover
Equipment release process Residual hazard Protective measures

Equipment electrically isolated Lack of oxygen Protective clothing
Inspection tested (for cold and hot H2S and/or any other toxic gases Life support device
job) Combustible gases Gas test device
Isolated from steam, air, Corrosive chemicals Hearing protection
hydrocarbon and gas Steam / Condensate Safety Harness
Depressurized and cool down Pyrite Eye protection
Drained High humidity Face protection
Positively isolated/blinded Respiratory protection
Steamed & water flushed Keep fire equipment stand-by
Ventilated & gas freed Barricade the area
Continuous inert gas flow / Remove flammable and combustible
continuous adequate ventilation Cover with fire retardant tarpaulin
arranged Crane with basket stand-by
Vehicle/equipment in good condition Attendance with Airline set
with spark arrested Keep man ways open
Radiation source removed (confined Allow minimum possible number of
space entry) persons inside confined space
To ensure positive isolation and
maintain it all through
Ensure adequate ventilation and
light all through
Display copy of entry permit near
entry manhole
Gambar 22. Contoh work permitting prochedure & plan (protective measures to be
ensured for residual hazardous before equipment handover)
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Process: Execution – Work permit procedure and plan

Equipment release procedure
EQUIPMENT RELEASE CARD
SECTION 1 : EQUIPMENT
Work Location
Work Description
Work Executer
Tools for this activities, Give V sign if being use :
1 Welding Machine 6 Radioactive equipment 11 Hammer

2 Compressor Machine 7 Crane 12 Staircase / Scaffolding
3 Gas tube for welding / cutting 8 Forklift 13 ………………………..
4 Electrical Equipment ( Generator, AC/DC converter, ...) 9 Excavator 14 ……………………….
5 New 10 Pressure hose 15 ……………………….
1 Working in heights 7 Electrical current 13 Pyrophorics

2 Falling object 8 Lost communication connection 14 Radioactive
3 Lifting heavy material 9 Hot equipment 15 ………………………..
4 Closed/confined space 10 Oxygen limitation 16 ……………………….
5 Toxic material / liquid / gas 11 Heat temperature in work area 17 ……………………….
6 Flammable material / liquid / gas 12 Dust from catalyst ……….. 18 ……………………….
SECTION 2 : Safety requirements SECTION 3 : Pelampiran surat izin & dokumen lain
Safety Check List ( Filled by GSI ) Yes No Permit Letter Attachment Yes No
A. Hereby state the equipments already Hereby state the equipments already
1 Freed from pressure 1 Permit to enter confined/closed space
2 Drained 2 Permit to enter restricted area
3 Isolated by : Blank 3 Permit to block/closed the road
Released 4 Permit to operate heavy equipment
Locked valve 5 Permit to use fire hydrant
Labeled 6 Permit for electrical / Instrument
7 Permit for radiation work
Gambar 23. Contoh work permitting prochedure & plan (equipment release
prochedure, section1: equipment)

4 Steaming out / purging 8 Permit for excavation
5 Flushed with water 9 Permit to take Photo / Video
6 Mechanical / natural blowing 10 Permit to deactivate vital equipment
B. 1 All sewer, drain and valve within 15 m distance from the working area that already closed. 1 Job Safety Analysis ( JSA )
2 Remove all flammable material. 2 Sketch / Drawings / P&IDs / Work location PFDs
3 Stand by fire equipment 3 Work procedure
4 Stand by fire fighter 4 Inspection on special equipment
5 All welding equipment already in secured place, with grounding. 5 Data sheet ( MSDS )
6 Constant water spraying to the work equipment/area 6 Checklist / Blind list
7 Other work permit required 7 Tagging already in database
8 All machine, diesel, compressor already in safe location 8 Waste management / Disposal / Storage
9 ……………………….
10 ……………………….
C. All electrical equipment motor already :

1 Isolated and labeled
2 Isolated from electrical source
D. 1 Monitored the wind direction
5 Re-check the gas
E. Electrical isolation by : Name: Signature: Position:
SPECIAL INSTRUCTION :
APD required
Safety helmet Dust / Chemical Mask Safety glasses Safety suit / Appron
Gloves Face protection Respiration support Full Body Harness
Safety shoes Ear protection Chemical Suit …………………………….
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
prochedure, section2: safety requirements; section 3: pelampiran surat
ijin/dokumen

SECTION 4 : AUTHORIZATION
I personally already checked the location and condition. Permission to guarantee the start of hot work
Authorized Operational Personnel ( GSI Authority )
Name: Signature: Date: Time:
Authorized Operational Personnel ( Fire Permit Authority )

All equipment and machines already checked, safe to use in work location.
Authorized Technical Personnel ( Authorized Engineer )
SECTION 5 : HANDOVER FROM TECHNICAL ENGINEERING
The work already completed, all material and equipment ready to operate with safe and clean condition
Not completed and the condition as follow…………………………………………………
SECTION 6 : GSI
I already check the equipment, material and work place and agree with the condition.
DISTRIBUSI : White original - Project Supervisor Yellow - Operational personnel / GSI Green - Technical expert Red - K3LL
prochedure, section4: authorization)
Hal lain yang perlu untuk diperhatikan adalah:

• Apakah TKO work permit yang berlaku dapat dikaitkan dengan
hasil JSA.
• Jadwal pelaksanaan Safety Walk And Talk (SWAT) untuk spot
checks.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
3) Execution Readiness
Pada tahap ini dilakukan kajian atas kesiapan untuk semua joblist
untuk eksekusi ditinjau dari :
a) Pre Execution Deployment Proses Overview
• Readiness dari sisi proses kesiapan dokumen seperti yang

tertera pada tabel :
Perihal Kondisi readiness yang dimaksud

Job Plan Sudah tersedia buku panduan perihal
taskss pelaksanaan pekerjaan, yang
menjadi acuan ruang lingkup yang
dikerjakan
Job Schedule Sudah tersedia buku panduan perihal
schedule pelaksanaan pekerjaan,
yang menjadi acuan schedule untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut
JSA Sudah tersedia buku panduan perihal
hazard pada pekerjaan tersebut.
Work Permit Form Tersedia untuk digunakan
Equipment Release Tersedia untuk digunakan
Form
Job Quality Plan Sudah tersedia buku panduan perihal
pelaksanaan QC.
Box Up Form Tersedia untuk digunakan
PSSR (komponen) Tersedia untuk digunakan
Form
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Penetapan meeting map

Sudah ditetapkan mekanisme, jenis rapat, waktu, lokasi dan
peserta yang harus menghadiri seperti tabel :

1. Rapat Steerco Peserta, Jadwal, Tempat dan
2. Rapat TA Team Agenda rapat sudah ditetapkan.
3. Tool Box Meeting
b) Material

Status material 1. Sudah on site, sudah diperiksa
(sesuai jumlah dan spesifikasi)
sebelum tanggal material
diperlukan fabrikasi atau
dipasang.
2. Sudah ada strategi untuk
deliver ke site
c) Kontrak

Status kontrak 1. SPB sudah diissue, material
dan peralatan sudah on site,
pekerja sudah mendapatkan
badge sebelum pekerjaan
dimulai.
2. Sudah ada temporary office di
site.
3. Telah menyiapkan
administrasi secara umum
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
d) People
• Pekerja Pertamina (Produksi, ME, MPS, Eng & Dev, HSE,
Rel)
Joblist Memahami semua aktifitas dalam
joblist
Basic Safety Memahami untuk melaksanakan
prosedur safety
Risk & Hazard Memahami bahaya dan resiko yang
ada pada joblist dan mampu
mengikuti langkah mitigasi yang
sudah ditetapkan
Role & Responsibility Memahami tugas dan tanggung jawab
dan dapat melaksanakannya
Quality Plan Memahami quality plan dan dapat
melaksanakannya
PSSR Memahami PSSR dan dapat
melaksanakan
• Pekerja Pengawas dan Pemuka Kontraktor

Scope of Work Memahami semua aktifitas dalam
scope of work.
prosedur safety
ada pada scope of work dan mampu
sudah ditetapkan
Role & Responsibility Memahami tugas & tanggung jawab
Quality Plan Memahami dan melaksanakan
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Pekerja Safety Man Kontraktor

Work Plan Memahami semua aktifitas dalam
work plan.
prosedur safety
ada pada work plan dan mampu
sudah ditetapkan
• Pekerja Pekerja Kontraktor

Work Plan Memahami semua aktifitas dalam
work plan.
prosedur safety
ada pada saat tool box meeting dan
mampu mengikuti langkah mitigasi
yang sudah disampaikan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
e) Equipment

Alat angkat Tersedia.
Alat, operator dan rigger sudah
disertifikasi.
Special tools, tools, Tersedia.
equipment Jumlah dan spesifikasi sesuai dengan
kebutuhan.
f) Facilities

Lay out dan Traffic flow Tersedia
& contractor route
Kantor dan Porta Tersedia
Camp
Field activities Tersedia
Clinic on site. Tersedia
4) HSE Readiness

Risk assessment on Sudah tersedia buku perihal risk
joblist assessment dari aspek safety, yang
menjadi acuan dalam merangking
tingkat resiko dari joblist yang ada.
JSA Sudah tersedia buku yang
memperlihatkan hazard untuk setiap
joblist. Hazard dan mitigasi sudah di-
challenge dan di-verifikasi oleh
personil/institusi yang kompeten.
Contractor Safety Sudah dimplementasikan pada saat
Management System memilih Kontraktor dan penerapan
pada fase pre execution.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND

PPE requirement Sudah ter-identifikasi dan sudah
identification disiapkan.
Contractor safety Sudah dilakukan untuk semua
training kontraktor tingkat pengawas, safety
man dan pekerja.
Safety inspector Tersedia jumlah dan kompetensi.
Equipment release Tersedia prosedur dan format.
Routine HSE activities Sudah ditetapkan dan dijadwalkan.
PSSR Tersedia prosedur dan form.
PIR TA Tersedia prosedur dan format.
5) Quality readiness

Proper Joblist Memastikan bahwa item joblist dan
taskss list (content) dari masing-
masing job sudah memadai untuk
dapat mencapai tujuan TA.
Quality Assesment Memastikan bahwa kualitas standard
assessment (SEIG) yang akan
digunakan dan standard kualifikasi
personel yang dipersyaratkan untuk
melakukan assessment sudah
memadai untuk pelaksanaan TA.
Material Quality Memastikan bahwa kesesuaian
spesifikasi material pada saat design,
yang selanjutnya ditentukan oleh
konsistensi aplikasi atau penggunaan
spesifikasi tersebut dimulai dari awal
permintan (BOM), pemesanan sampai
dengan penerimaan telah sesuai,
kecuali pada rekomendasi dinyatakan
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND

adanya perubahan.
Quality Plan (QP). Memastikan bahwa sudah tersedia
panduan kualitas dan acceptance
criteria yang digunakan sebagai dasar
acuan kualitas dalam melaksanakan
pekerjaan.
Alignment Quality Plan Memastikan bahwa Quality Plan telah
to Maintenance dipahami oleh Maintenance Executor
Executor & Contractor. dan Contractor.
Alignment Quality Plan Memastikan bahwa Quality Plan telah
to Inspector Outsource dipahami dan dapat dilaksanakan
oleh Inspector Outsource
Quality readiness Memastikan bahwa kesiapan
penanganan quality dari end to end
process sudah tersedia.
Quality Acceptance Memastikan bahwa format QC report
yang tersedia sudah sesuai dengan
QP dan sudah di pahami oleh
inspector (Engineer MPS)
Adherence to Quality Memastikan bahwa telah tersedia
Plan strategi kepatuhan terhadap quality
plan, misalnya quality plan
ditandatangani oleh semua personil
yang terlibat
Assessment Report Memastikan bahwa telah tersedia
standard assessment report
TA Quality report Memastikan bahwa format Preliminary
Inspection Report TA Quality, Post
Implemetation Review (PIR) TA, dan
Closed out TA report telah tersedia
dan memadai
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
c. Start-up phase
Procedure yang sudah harus tersedia meliputi:
1) Box-up
Dalam hal melaksanakan box-up maka dokumen acceptance sudah
di terima oleh fungsi yang berwenang (Engineer MPS), dan
selanjutnya pada format box-up di tanda tangani untuk release
equipment untuk box-up.
Tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan box-up adalah

seperti pada table dibawah ini.
Process: Start up – Box up
Responsibility matrix for Box Up Certificate (BUC) issuance and approval

Activity Approver Executer
1 Initiative BUC Prod/PE TA
2 Confirm inspection activities completed MPS MPS
3 Confirm inspection recommendations completed MPS TA
4 Confirm all internals are in place, correctly installed PE TA & MPS
5 Confirm all turnaround work scope completed MPS/Product TA & MPS
6 Confirm internal cleanliness OK Production TA team
7 Authorize and execute box up Production TA team
Note :
For application in RU’s , name
of the approver and executer
needs to be mentioned
2) De-blinding & tagging
Didalam melaksanakan pekerjaan tersebut diatas harus jelas terlihat

tanggung jawab masing-masing fungsi untuk setiap aktivitas sebagai
berikut:
Execution de-blinding and tagging
• Terbitkan permit/clearence untuk melepas blind
• Lepas blind
• Lepas tagging “in”
• Serah terimakan tagging “in“tersebut ke production.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kegiatan ini dilaksanakan mengikuti TKO yang berlaku di masing-

masing RU.
3) Pre Startup Safety Review (PSSR)

Penjelasan perihal PSSR dapat dilihat pada Bab III, Detail Scheduling
Item 5.
Untuk mereview pelaksanaan PSSR adalah melakukan verifikasi:
box-up equipment, close up permit, safety device check dan
pengecheckan kondisi di lapangan secara umum, untuk pelaksanaan
verifikasi tersebut digunakan check list seperti contoh dibawah ini.
Process: Start Up – PSSR (Pre Start Up Safety Review) and Commissioning
PSSR checklist
Activity Status Source1 Comments
1 Equipment box up completed
2 Pressure tests completed and witnessed
3 All manual and check valves reinstalled
4 All control valves reinstalled
5 All relief valves reinstalled
6 All in-line filters elements reinstalled
7 All instrumentation reinstalled, tested and calibrated
8 All electrical and instrument safeguarding testing completed
9 Operational safeguarding tests are completed
10 Vents and drains are tight and capped before start up
11 All control valves are stroked that are on the start up procedure
12 All new projects have been handled over are understood,

included in start up procedure and all know how to operate
13 All tightness actions are completed
14 All insulation re-installed
15 All scaffolding dismantled
16 All temporary facilities removed
17 De-blinding completed
18 All clearances handed back and signed off
1 Can be combination of Site check, document review and observed activity
4) Start-up
Melakukan pengecekan preparasi start up dengan checklist aktifitas :

• Safeguarding/IPF dilakukan oleh I&E
• Field test dilakukan oleh Produksi
• Pompa/jalur pipa sepenuhnya berjalan
• Operasi remote valve dikonfirmasikan
• Perencanaan man power dilakukan
• Seluruh prosedur untuk start up telah dilakukan
• Feed cut/Oil di dlm CIF (cut in feed) dilakukan
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2. Tinjauan dari sisi people meliputi :

a. Pekerja Pertamina
1) Perencanaan man power
Untuk perencanaan kebutuhan man power maka diperlukan kajian
dengan tahapan proses sebagai berikut :
a) Gunakan network planning yang sudah ada untuk penanganan
TA mulai dari tahap shutdown, tahap eksekusi, tahap start up
hingga ke tahap hot bolting.
b) Masukkan kebutuhan resources Pertamina ke semua aktifitas
(tasks) yang ada dalam network planning, dengan catatan setiap
resources sudah harus di coding sesuai kualifikasi.
c) Selanjutnya hitung level kebutuhan resources untuk setiap hari,
setiap shift untuk semua tahapan selama TA.
d) Disesuaikan dengan resources yang tersedia di RU setempat,
kekurangannya harus dipenuhi dari luar sesuai dengan
kompetensi dan jumlah kekurangannya.
e) Final, maka sudah ada perencanaan man power dengan nama
dan jadwal kerja masing-masing individu
2) Kejelasan peran dan tanggung jawab.
Pada fase ini sudah harus tersedia matriks role and responsibility
seluruh fungsi yang terlibat (termasuk individu yang ada di dalam),
baik matrik untuk steering committee maupun matrik untuk TA Team,
terhadap keseluruhan tahap proses mulai dari shutdown sampai
dengan start-up dan hot bolting.
3) Pelatihan kewaspadaan terhadap ancaman kondisi yang tidak safe.
Untuk kewaspadaan terhadap ancaman kondisi yang tidak safe
dalam keseluruhan proses end to end TA, maka dalam tahap pre
eksekusi ini harus dilakukan pelatihan safety secara umum, maupun
yang spesifik seperti yang tertuang dalam JSA. Pelatihan ini
dilakukan kepada semua individu yang terlibat dalam eksekusi TA.
Pada pelatihan ini selalu ditayangkan kegagalan yang pernah terjadi
dimasa lalu untuk tidak mengulangi kegagalan yang sama.
Untuk alignment role and responsibility yang berkaitan dengan aspek
safety, maka diperlukan matrik tugas dan tanggung jawab safety
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
inspector Pertamina dengan safety inspector kontraktor dan

pengawas pekerjaan baik Pertamina maupun kontraktor.
b. Pekerja kontraktor
1) Alokasi pekerjaan kontraktor dan rencana kerja.
Bahwa pada tahap ini setiap kontraktor sudah harus jelas area kerja
yang menjadi tanggung jawabnya dan rencana kerjanya pun sudah
dibahas bersama pihak Pertamina yang kemudian menjadi acuan
pada saat eksekusi. Hal-hal yang penting dijelaskan dalam kick of
meeting. Success factor dari setiap pekerjaan kontrak harus
teridentifikasi dari sejak awal dan menjadi bagian yang dimonitor
secara terus menerus sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.
2) Manajemen kinerja kontraktor
Bahwa pada tahap ini Pertamina harus mendapatkan indicator kinerja
dari kontraktor yang menjadi item pantau selama TA berjalan.
Indicator (lagging) yang secara umum sudah harus ada adalah :
• Plan progress
• Safety aspect khusus untuk kontraktor utama (main contractor)
mencakup hal-hal sebagai berikut :
Total Recordable Injury Rate (TRIR)
Number Of Injury (NOI)
Lost Time Injury (LTI) = 1.000.000 / mhrs x No. LTI
Medical Treatment Case (MTC) = 1.000.000 / mhrs x No. MTC
Total Recordable Case (TRC=LTI+MTC) = 1.000.000 /mhrs x
TRC
First Aid Case (FAC) = 1.000.000 /mhrs x FAC
High Potential Incident (HPI)
Pada saat pelaksanaan hal ini dilengkapi dengan leading indicator
agar kinerja kontraktor senantiasa terkendali.
3) Kejelasan peran Safety Inspectors.
Peran safety inspector dalam pengawasan pada saat eksekusi TA
antara lain adalah :
• Mengetahui lingkup kerja, potensi bahaya dan pengendaliannya.
• Tahapan dan kelengkapan permit.
• Kelengkapan APD.
• Kelengkapan alat kerja.
• Pengelolaan limbah kerja.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Peran yang dimaksud dibuatkan matriks kegiatan dan PIC seperti

dibawah ini.
Pertamina Kontraktor
No Kegiatan HSE CO HSE CO HSE

Safety Man
(ME) (Prod) Inspector
1 Mengetahui lingkup kerja A A&W A A
2 Meyakinkan JSA sudah tersedia untuk

I --- R R&A
setiap pekerjaan
3 Tahapan dan kelengkapan permit I A A, M & R A
4 Kelengkapan APD dan alat kerja A, M & W A, M & W A, M & W A, M & W
Meyakinkan mitigasi potensi bahaya

5 A R R A
dapat dikendalikan
6 Pengelolaan limbah kerja A M&W R, M & W A
Keterangan :
I : Inisiator
A : Action (pelaksanaan pengawasan safety pekerjaan)
M : Monitoring (memantau progress pelaksanaan pekerjaan)
W : Witness (memeriksa hasil pekerjaan/acceptance)
R : Review (evaluasi rencana dan pelaksanaan pekerjaan)
4) Pelatihan safety untuk kontraktor

Pada fase ini dilakukan tahapan upskilling kepada kontraktor
(Manajemen, Safety Man, Supervisor) yang terlibat dalam eksekusi
TA antara lain :
a) Sosialisasi lingkup pekerjaan, aspek HSE
b) Pemberian modul safety yang meliputi :
• Safety induction
• Overview HSE rule and regulation
• Safety behavior change
• Explosion demo and gas test
• Electrical safety and area classification
• Job safety analysis
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Permit to work
• Working in confined space
• Working at height
• Hazardous classification
• Safe work practice
• Kesehatan lingkungan kerja
• Pengelolaan lingkungan
• Emergency response plan
c) Melakukan sertifikasi terhadap safety man kontraktor
d) Melakukan upskilling terhadap pekerja front line melalui safety
man pada saat safety talk
e) Melakukan security talk.
3. Tinjauan dari sisi material meliputi :

Material management ensures availability and covers contingency
a. Material eks pembelian dan stock warehouse
Pada fase ini dilakukan proses untuk meyakinkan ketersediaan material
dan contingency sebagai berikut :
1) Tracking status material
Tracking status material memperlihatkan status material, yang dapat
dilihat berdasarkan job no/tag no, PO,tanggal kedatangan di RU,
tanggal dan nomor GR, serta lokasi penyimpanan. Berdasarkan data
tracking tersebut maka readiness untuk eksekusi setiap job no/tag no
dapat di update status readiness-nya.
Bilamana terdapat job no/tag no dengan status tidak ready akibat
material yang belum tersedia maka segera dilaksanakan contingency
plan.
2) Manajemen warehouse (gudang).
Pada tahap ini material TA ditempatkan tersendiri di warehouse dan
disusun berdasarkan job no/tag no yang sejenis untuk memudahkan
update status readiness.
3) Perencanaan transportasi ke site.
Pada tahap ini telah ditetapkan mekanisme transportasi material TA
dari warehouse ke site dengan ketentuan sebagai berikut :
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Permintaan pengiriman dilakukan oleh pengawas pelaksana TA,

baik yang bersifat daily maupun permintaan yang lebih dari satu
hari kedepan, tergantung berapa lama dibutuhkan preparasi untuk
transportasi material tersebut.
• Pengelolaan dan transportasi material ke site adalah tanggung
jawab warehouse.
• Setiap pengiriman material harus dilengkapi dengan dokumen
untuk pertanggungjawaban secara administrasi dan dapat dilacak
kembali setiap saat diperlukan. Untuk hal tersebut maka
diperlukan aturan tersendiri.
4) Rencana kontingensi.
b. Fabrication management
Yang dimaksud dengan fabrication management adalah pengelolaan
terhadap pekerjaan fabrikasi yang sudah harus selesai sebelum TA
eksekusi dimulai.
Untuk hal tersebut maka diperlukan control atau pengendalian progress
baik yang dikerjakan di RU atau di workshop luar.
Selanjutnya untuk material-material eks fabrikasi perlu dikelola baik lokasi
maupun preservasinya. Material-material fabrikasi antara lain : tube
dapur, piping, vessel, shell & tube bundle, rotor, shaft, dan lain lain.
4. Tinjauan dari sisi equipment meliputi :

Pada tahap ini untuk diperlukan evaluasi status readiness tools meliputi :
• Jenis dan jumlah peralatan dibandingkan dengan perencanaan
• Pemeriksaan kondisi siap pakai
• Penempatan peralatan
• Mekanisme tata kelola dalam pemakaian peralatan sudah harus
ditetapkan sebelum eksekusi dimulai.
Secara umum seluruh peralatan dikelola oleh Workshop ME, kecuali untuk
hal-hal tertentu diatur tersendiri.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
5. Tinjauan dari sisi facilities meliputi.

Yang dimaksud dengan facilities adalah sarana dan prasarana yang bersifat
temporer, yang keberadaannya diperlukan untuk kelancaran eksekusi TA.
Sarana dan prasarana dimaksud adalah :
• Fasilitas bangunan mencakup portacamp, rest area, toilet, shelter,
temporary area untuk fabrikasi, direksi kit untuk kontraktor, shelter
penyimpanan material.
• Fasilitas transportasi untuk memobilisasi tenaga kerja TA dari pintu kilang
ke site untuk pengamanan jalur pekerja agar tidak melewati area
terlarang.
Untuk pelaksanaan hal tersebut diatas perlu dibuatkan lay out sebagai
acuan pelaksanaan seperti :
• Lay out temporary direksi kid, shelter & toilet adalah layout penempatan
direksi kit , shelter dan toilet yang dibangun selama eksekusi TA
• Lay hazardous area adalah layout tentang hazardous area dari area
kilang yang dimana area tersebut boleh menggunakan peralatan sesuai
specifikasi area hazardous.
• Lay out area kilang adalah menggambarkan tentang area-area proses di
dalam kilang.
• Lay out aksess jalan masuk/transportasi adalah menggambarkan tentang
jalan masuk /transportasi di area kilang.
• Lay out bundle cleaning area adalah menggambarkan area tempat
melakukan bundle cleaning.
• Evacuation lay out adalah menggambarkan tempat yang aman untuk
evacuation bila terjadi kondisi tidak aman di area kilang.
• Lay out heavy equipment adalah lay out yang menjelasakan posisi dan
pergerakan dari alat berat.
6. General Manager RU’s sebagai Pimpinan Tertinggi dari TA Steering
Committee pada T-1 harus yakin bahwasanya seluruh persiapan (readiness)
sudah memadai untuk lanjut ketahap eksekusi. Untuk hal tersebut General
Manager RU’s meminta Fungsi yang bertanggung jawab untuk menyampaikan
(mempresentasikan) hal-hal sebagai berikut :
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
1) Readiness material (LLD dan NLLD) baik dari sisi item, jumlah dan
kualitas serta lokasi penyimpanan.
2) Readiness heavy equipment, special tools, equipment, scaffolding, small
tools, lighting (jenis, jumlah dan kualitas).
3) Readiness SEIG dan Quality Plan (format, personil dan strategi
pelaksanaan assessment & QC).
4) Readiness HSE (JSA, format, personil dan strategi pelaksanaan)
5) Readiness TA Project Management & Progress Control (strategi
pelaksanaan TA on time).
6) Readiness TA Executor (strategi, jumlah dan kompetensi personil).
7) Readiness Shutdown Phase ( strategi, jumlah dan kompetensi personil).
8) Readiness PSSR & Start Up ( strategi, jumlah dan kompetensi personil).
Bila General Manager RU’s telah meyakini kesiapan tersebut maka General
Manager RU’s mengundang Central Committee (Kantor Pusat) untuk
mengadakan TA Kick Of Meeting di RU, yang selanjutnya menjadi acuan
General Manager RU’s untuk melaksanakan TA.
7. Laporan harian pelaksanaan TA.

Laporan harian pelaksanaan TA terdiri dari dua katagori :
1) Laporan progress.
Laporan progress terdiri dari :
• Actual progress versus Plan per unit proses.
Actual progress versus Plan per unit proses
Actual progress versus Plan critical path per unit proses (leading
critical path, potential critical path 1st dan 2nd)
Prognosa tanggal TA selesai versus Plan.
• Actual progress versus Plan overall TA.
Prognosa tanggal pekerjaan critical path (leading critical path,
potential critical path 1st dan 2nd) selesai versus plan.
Actual progress versus Plan overall.
Actual progress versus Plan critical path overall (leading critical
path, potential critical path 1st dan 2nd ).
Prognosa tanggal overall TA selesai versus Plan
Prognosa tanggal pekerjaan critical path overall TA (leading
critical path, potential critical path 1st dan 2nd) selesai versus plan.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2) Kondisi peralatan dari hasil assessment.

Hasil assessment yang perlu dilaporkan kepada Central Committee
(Kantor Pusat) adalah :
• Kondisi peralatan yang memerlukan repair dan atau penggantian
material diluar dari perkiraan (joblist/tasks, dimana perbaikan tersebut
adalah mandatory, dimana konsekuensi dari repair mengakibatkan
terlambatnya penyelesaian TA / start up.
• Kondisi peralatan yang memerlukan repair dan atau penggantian
material diluar dari perkiraan (joblist/tasks, dimana perbaikan tersebut
adalah mandatory, dimana perbaikan/penggantian material bersifat
sementara dengan konsekuensi antara paska TA sampai dengan TA
berikut diperlukan pit stop.
B. TA EXECUTION.
TA execution adalah kegiatan yang dimulai dari Shutdown unit, pekerjaan
mekanikal sampai dengan penyerahan unit ke fungsi produksi dengan tahapan
sebagai berikut :
Release
Handover
Shutdown Deconta- to TA TA scope
PSSR to
execution mination execution execution
operation
team
1. Shutdown execution :
Proses tahapan shutdown plant adalah sebagai berikut :

Removal Removal Removal
Cooling & of of Disposal Blinding of Inspection
Shutdown Pumping
De- Residual Corrosive & of and Phosphoric For
Plant Out
pressuring Hydro- Poissonous Water Opening Iron Entering
carbon Material Sulfide
Gambar 28. Diagram alir proses shutdown plant, sampai dengan release peralatan
untuk pelaksanaan pekerjaan mekanikal.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Yang dimaksud dengan shutdown execution adalah tahapan yang dimulai dari
shutdown unit hingga unit proses siap untuk dilakukan decontamination
process dengan kegiatan meliputi :
a. Shutdown unit :
Shutdown unit adalah pelaksanaan penurunan kondisi operasi yang
meliputi temperatur, flow, tekanan dari system unit proses yang sedang
beroperasi hingga unit proses aman (expose atmosphere) untuk
dilakukan pengosongan peralatan. Agar pelaksanaan shutdown unit dapat
dilaksanakan dengan aman maka harus dilakukan langkah-langkah
sebagai berikut :
a. Tersedia detail sequence operation shut down plan yang telah ter-
challenges (termasuk durasi dari tiap sequence, dan lain lain) dan
visual management-kan seluruh tahapan dan tata waktu shutdown
unit proses pada tempat yang mudah diakses oleh pelaksana yang
terlibat sebagai langkah sosialisasi proses shutdown.
b. Laksanakan shutdown sesuai dengan SOP/TKO dan mentaati
seluruh tahapan serta tata waktu yang telah direncanakan.
c. Yakinkan bahwa seluruh tahapan dan tata waktu shutdown unit
sudah dipahami dan dilakukan oleh seluruh pekerja yang terlibat
dalam proses shutdown dengan mengisikan check list/format yang
telah disediakan.
b. Pemasangan/pelepasan blind/insulation unit proses dan peralatan proses.
Tujuan pemasangan blind adalah untuk mengisolasi sytem unit proses
operasi. Agar tidak terjadi kekeliruan pemasangan blind maka yakinkan
bahwa blind yang akan dipasang telah sesuai dengan jumlah, spesifikasi
(diameter, class) dan lokasi pemasangan berdasarkan daftar blind list
(tertera pada tahapan pre excution), juga langkah-langkah sebagai
berikut :
1) Pengendalian blind
Pengendalian blind adalah pengendalian terbatas kepada
pengendalian lokasi pemasangan saja .
Lokasi pemasangan ditentukan oleh produksi, daftar lokasi
pemasangan blind tersebut diserahkan kepada masing-masing
pengawas pemeliharaan area tersebut. Pada saat pemasangan
pengawas produksi menunjukan lokasi seperti yang tertulis pada
daftar kepada pengawas pemeliharaan area dengan saksi dari HSE.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2) Visual management pasang/lepas blind di control room untuk

mempermudah pengendalian jumlah blind yang sudah terpasang
/terlepas di suatu peralatan melalui pembuatan papan kontrol (control
board) blind di control room.
3) Apabila terjadi perubahan lokasi blind dari lokasi yang direncanakan
semula maka harus dibuatkan berita acara pemindahan blind dan
Senior Supervisor Produksi berkewajiban melakukan sosialisasi
lokasi blind yang baru kepada Pengawas dan Operator .
c. Pengosongan peralatan unit proses.
Adalah kegiatan pengosongan peralatan unit proses yang berupa
kegiatan pemasangan fasilitas dan pelaksanaan drain, venting.
Agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanakan pengosongan peralatan
proses maka yakinkan bahwa seluruh pelaksana yang terlibat telah
memahami dan melaksanakan sesuai dengan TKO/TKI pengosongan
peralatan.
2. Decontamination process
Adalah proses tahapan yang dilakukan oleh Produksi untuk membebaskan
peralatan proses dari sisa-sisa service yang bersifat flamable dan toxic
sampai dengan peralatan dapat di release.
Agar kegiatan decontamination process berjalan dengan aman maka :
a. Process decontamination mengacu kepada TKO/TKI pembebasan
peralatan proses dari sisa-sisa service yang bersifat flamable dan toxic.
b. Sosialisasi TKO/TKI terhadap Pengawas dan Operator Produksi sampai
dengan pemahaman tercapai.
c. Senior Supervisor Produksi berkewajiban membuat tahapan
decontamination process sampai dengan peralatan di release dilengkapi
dengan durasi masing-masing tahapan (dalam bentuk bar chart), satu
copy diserahkan kepada Planner/Schedulling TA untuk di masukkan
kedalam network planing. Senior Supervisor Produksi memastikan
schedule yang dibuat sudah di challenges dan mungkin untuk
dilaksanakan.
d. Process Engineering mengkoordinir fungsi Produksi dalam pelaksanaan
kegiatan decontamination.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
3. Release to TA Execution Team

Pada tahap ini yang dilakukan oleh fungsi Produksi adalah menyerahkan
peralatan proses kepada TA Execution Team untuk dilaksanakan eksekusi
TA.
Tahapan yang dilakukan sampai dengan release peralatan maka fungsi
Produksi harus memverifikasi seluruh kegiatan dengan menggunakan release
sheet yang berisikan keterangan :
a. Semua prosedur shutdown telah complete dan disahkan oleh Produksi
b. Unit operasi telah dilakukan isolasi sesuai prosedur
c. Unit operasi telah dilakukan bebas toxid dan hydrocarbon
d. Unit operasi telah aman untuk eksekusi TA
4. TA Scope Execution
Pada tahap ini yang dilakukan oleh fungsi Maintenance Execution dibawah
koordinasi TA Manager adalah kegiatan yang meliputi :
• Schedule adherence & progress control
• Adherence to pre execution plan
• HSE & Security management
• Emergent work & contingency plan
Proses tahapan kegiatan tersebut adalah sebagai berikut :
Inspection/ Repair/ Box Up &

Disassamble Cleaning Reasembly
Assessment Replacement Hand over
Hal-hal penting didalam melaksanakan tahapan tersebut diatas adalah sebagai

berikut :
• Supervision mechanism.
• Schedule adherence & Progress control.
• Quality execution
• HSSE execution
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Change order management

• Handover to production.
a. Supervision mechanism (mekanisme kepengawasan)

Untuk menjamin seluruh lingkup pekerjaan joblist terlaksana dengan tepat
waktu, tepat mutu dan aman, maka Ka. Pemeliharaan Area beserta
Pengawas serta pekerja yang terlibat harus memahami seluruh lingkup kerja
yang akan dilakukan di areanya dan melakukan mekanisme kepengawasan.
Dalam hal pengawasan eksekusi TA, Maintenance Area Section Head
mengacu kepada:
• Overall schedule (barchart) yang ditanda tangani bersama (T- 6 s/d T-2)
• Seluruh detail schedule eksekusi TA hasil dari software project planning
dalam bentuk hard coppy (T- 6 s/d T-2)
• Organisasi TA (T- 2)
• Schedule heavy equipment dari software project planning (T-2)
• Seluruh scope of work di area yang bersangkutan (T-2)
• Dokumen quality plan
• Work order
• Daftar pekerjaan project yang berkaitan dengan kegiatan TA
• Dokumen JSA yang berkaitan dengan pekerjaan TA
Mekanisme kepengawasan yang dilakukan oleh pengawas pemeliharaan
dalam hal pengawasan lingkup pekerjaan, safety dan quality.
1) Pengawasan pelaksanaan lingkup pekerjaan:
• Maintenance section head menerima report actual vs rencana tugas
harian dari pengawas sehingga dapat menganalisa, dan
mengendalikan pekerjaan yang terlambat.
• Pengawas lapangan memastikan kontraktor telah mengetahui tugas
dan target hariannya.
• Planner memberikan pencapaian progres sore hari untuk dibahas
bersama kontraktor dan kendala yang mungkin timbul untuk pekerjaan
keesokan harinya.
• Maintenance section head memastikan bahwa seluruh resources
tersedia di site sehingga dapat dipastikan target pekerjaan hari ini
dapat dilaksanakan on time.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Dari sisi kemampuan menguasai area pengawasan, maka jumlah

supervisor dan jumlah foreman harus ditentukan berdasarkan jumlah
equipment atau area yang mampu diawasi.
• Melaksanakan pemisahan tugas materialman dengan tugas
pengawasan pekerjaan di site, sehingga supervisor dan foreman tidak
merangkap sebagai materialman.
2) Pengawasan dari sisi safety :
• Melaksanakan safety talk pada setiap awal pekerjaan.
• Melaksanakan pekerjaan sesuai JSA sifat pekerjaan
• Memastikan prosedur safety dilaksanakan sesuai panduan.
• Melakukan intervensi yang terschedule terutama pada pekerjaan yang
critical dari sisi safety
3) Pengawasan dari sisi quality :

• Melaksanakan pekerjaan dengan pengendalian kualitas dengan
mengikuti qulality plan.
b. Schedule adherence & progress control

1) Schedule adherence
Untuk mengikuti schedule yang sudah ditetapkan maka setiap
pengawas harus memiliki buku panduan pengendalian pekerjaan.
Buku panduan pengendalian pekerjaan adalah kompilasi dari print out
target tasks yang harus diselesaikan setiap hari per equipment/joblist.
Aplikasi penggunaan dari buku panduan pengendalian pekerjaan
sebagai berikut:
a) Pengawas lapangan setiap sore hari membahas rencana pekerjaan
untuk esok hari bersama kontraktor pelaksana termasuk pekerjaan
yang belum dilaksanakan pada hari-hari sebelumnya.
b) Pengawas setiap sore hari memberi marking pada semua tasks
yang sudah selesai dan dituliskan tanggalnya.
c) Selanjutnya planner mengkumpulkan semua pekerjaan yang
diselesaikan pada hari tersebut untuk di key in ke project software
planning untuk menghitung progres.
Organisasi Pelaksana TA di front line.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Yang dimaksud dengan pelaksana TA front line adalah pemuka

(teknisi) dan tukang (direct craft) yang berhadapan langsung
dengan peralatan yang akan dikerjakan.
Untuk mengawasi pekerjaan maka pemuka (teknisi) dilengkapi
dengan :
• Drawing dan manual book sesuai dengan peralatan yang diawasi
• Bill of Material (BOM).
• Buku panduan pengendalian pekerjaan (pengendalian progress
pekerjaan).
• Buku pengendalian kualitas pekerjaan.
• Buku aplikasi JSA.
• Permit Kerja.
• SOW beserta kontraktor pelaksana.
• Log book untuk komunikasi pekerjaan dengan fungsi lain
Dalam hal pengawasan pekerjaan maka beban pekerjaan (work load)
atau jumlah equipment yang diawasi oleh pemuka tersebut dengan jam
kerja yang telah ditetapkan harus dihitung sehingga tidak terlalu berat
atau ringan.
Dalam hal pengawasan pekerjaan pemuka di support oleh

pengawasnya (supervisor) untuk memfasilitasi sehingga pekerjaan
dapat dilaksanakan tanpa pemuka mengurus material, permit dan
sebagainya, dengan demikian pemuka selalu berada di area
pengawasannya untuk mengawasi progres pekerjaan dan safety.
Dalam hal memfasilitasi supervisor bekerjasama dengan planner,
gudang inventory (ware house) dan bengkel, yang dilengkapi dengan
kendaraan khusus untuk delivery material, tools, dan lain-lain.
Tugas dan tanggung jawab pemuka (teknisi) adalah sebagai berikut :

• Mengetahui area ruang lingkup kerjanya (teknis dan area kerja)
• Memiliki, memahami dan melaksanakan semua prosedur untuk
melaksanakan pekerjaan.
• Mengawasi dan mengendalikan progress pekerjaan.
• Mengawasi pekerja untuk bekerja aman sesuai standar HSE.
• Menghentikan kegiatan bila pekerjaan dianggap tidak safe.
• Membuat daftar seluruh kebutuhan untuk pelaksanaan pekerjaan
dan disampaikan kepada pengawasnya.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kompetensi yang harus dimiliki oleh pemuka :

• Mengetahui tentang peralatan yang akan diawasinya dari sisi
mechanical aspek dan potensi bahaya yang bisa timbul.
• Mengetahui cara pengawasan (supervisi) pekerja.
• Mengetahui tentang safety.
ORGANISASI PELAKSANA TA DI FRONT LINE
KETERANGAN
Equipment Supervisor
Tukang Maintenance Area Section Head

Foreman Material Support, Workshop Support, Logistic Support.
Gambar 29. Organisasi pelaksana TA di frontline
2) Progress control
Pada tahapan ini dilakukan pembuatan matrik responsibility yang
berisikan sbb :
• Update pencapaian progres setiap aktifitas dan overall setiap hari
oleh TA Planner dengan masukan dari pengawas Maintenace
Execution untuk di key in ke dalam Primavera oleh TA Planner.
• Laporan progres dibawakan ke rapat steerco oleh TA Manager
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
c. Meeting Map & Report

Pada tahapan ini dilakukan meeting untuk melakukan evaluasi pencapaian
progres eksekusi TA. Meeting dimaksud adalah sbb :
• Steerco meeting, dilakukan setiap pagi hari yang dihadiri oleh
Management dan Main contractor, dengan agenda :
- Safety issue
- Area work progres dan issues
- Critical path yang berhubungan dengan issues
- Plant Quality yang berhubungan dengan issues
- Expenditure & Cost issues
• TA Team meeting, dilakukan setiap sore hari yang dihadiri oleh TA Team
dan contractor supervisor, dengan agenda :
- Contractor issues
- Job tasks yang berhubungan dengan issues
- Review aksi lanjut dari issues hari sebelumnya.
• Tool-box meeting untuk tiap area, dilakukan setiap hari yang dihadiri oleh
HSE/TA Execution dan contractor, dengan agenda :
- Safety incident/accident pada hari sebelumnya
- Pencapaian progres dan rencana kerja hari ini
- Potensi bahaya dan mitigasinya
- Quality plan
d. Quality Control Execution

Pelaksana quality control adalah engineer yang dibawah organisasi MPS.
Dalam melaksanakan QC maka kompetensi engineer yang dipersyaratkan
tertuang didalam quality plan, yang bilamana tidak tersedia di internal MPS
RU pelaksana TA maka dapat meminta bantuan dari RU lain, bila diperlukan
dapat dipenuhi dari eksternal. Fungsi Reliability RU membantu fungsi MPS
dalam hal mem-validasi kompetensi engineer yang akan ditugaskan dalam
melaksanakan QC baik Pertamina scope maupun kontraktor scope. Khusus
pekerjaan kontrak maka kontraktor pelaksana harus memiliki engineer yang
mengendalikan kualitas pekerjaannya sebelum diperiksa oleh engeineer
Pertamina.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
e. HSE & Security execution

1) HSE execution
Pada tahap execution semua kegiatan HSE mengacu terhadap panduan
yang telah dibuat pada saat preparasi.
2) Security execution
Pada tahapan ini dilakukan kegiatan pengechekan security
management sbb :
• Prepare ID Card
• Entrance/exit management
• Check point for material, vehicle and individual
• Supervision during execution
• Work management
• Security equipment
• Security coordination
• TA Socialization (direct/indirect)
• Safety training (CSR Program)
• Manage relationship with external parties
• Publication/Media
f. Change Order (Emergent Order) approval procedure

Perubahan pekerjaan yang muncul baik akibat kerja tambah/kurang ataupun
pekerjaan temuan baru diluar joblist saat eksekusi TA, yang selanjutnya
disebut sebagai emergent order, perlu dilakukan tata kelola dengan baik
sehingga dapat diyakinkan bahwa pekerjaan tersebut bersifat
mendesak/emergency, selektif dan terkendalinya penggunaan sumber daya
yang diperlukan.
Pelaksanaan change order mengacu kepada TKO/TKI change order dengan
work aproval prosess sbb :
• Request for additional work dibuat oleh inisiator

• Risk assessment (RAM) dilakukan oleh Engineer MPS dengan masukan
dari inisiator
• Approval change order oleh Steering Committee untuk dasar tindak lanjut.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
g. Equipment handover to production

Equipment handover to production adalah kegiatan serah terima peralatan
proses baik secara parsial maupun secara kelompok, dimana dalam serah
terima dilengkapi dengan dokumen handover. Dokumen handover aslinya
berada di produksi dan copy nya berada di ME, TA, MPS dan Reliability
Dokumen/ Daftar Pre-

Box up
Berita Acara Start up
Pelaksanaan equipment oleh Un-Install Cross Check Penyerahan safety review Start up oleh
pekerjaan ME yang telah Blind/ Install Blind Equipment dari oleh HSE, Produksi
mechanical diverifikasi Sorokan oleh PE & Produksi ke ME, ME, PE dan
oleh ME oleh PE dan oleh ME Produksi diketahui Produksi
Produksi
oleh PE
Gambar 33. Tahapan kegiatan dalam rangka untuk handover sampai

dengan tahap PSSR dan start up
Kegiatan-kegiatan untuk mempersiapkan start up:
• Equipment List ready for handover lengkap dengan dokumen.
• Blind Management lengkap dengan dokumen
• PSSR (Pre Start up Safety Review) lengkap dengan dokumen
System handover sheet checklist sbb :

Responsible Status Remarks
Mechanical completion
Contractor has completed all execution work TA execution/TA ---
packs with no outstanding items engineer
All items related to system has been signed TA engineer ---

off on quality control sheet
All relief and control valves fitted, unless TA engineer ---

requested by production
All inspection activities completed and reports TA engineer ---

signed off
Inspection, process engineering and Process engineer/ ---

operations sign off equipment box-up sheets TA execution
Engineering completion
Instrument and Electrical (I&E) TA engineer/ ---
safeguarding/IPF checks on the system Process engineer
complete
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
h. PSSR Execution
1) Process flow and roles & responsibilities PSSR execution

Work Flow TA Work Flow PSSR Pic
Group
PasangBlind/Sorokan Stationary,
Audit Doc Box Up …
Proses,
dan Safety
Buka Man
Hole
Audit Doc Hydro Group
…
Test Stationary
Cleaning/Repair/Replace
Audit Doc Group

Pemasangan Stationary, …
Box Up
Intrumen, PSV dll Instrumen.
ME III :
Stationary,
Rotating Eq., Hydro Test Group
Instrumentasi Audit Function
Instrumen, …
, Listrik. Test
Listrik
Pasang Instumen & PSV dll

Group
Audit Doc Blind Stationary,
Status Produksi, …
Function Test dan Proses
Group
Equipment
Cabut Blind Proses & …
Readiness status
produksi
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2) PSSR execution for change order during TA

Modifications work flow Work Flow PSSR
Usulan MOC Audit Doc MOC
Studi Keenjiniringan
Audit studi ABP
Studi ABP
Audit doc punch list
Group
Proses &
PIC refer produksi
check list Konstruksi
aktivitas Audit Doc Prosedur/STK
MOC Group
Stationary,
Punch list rotating,
dan Safety
Audit sosialisasi New

Prosedur /STK
Operatiing Prosedur
Modification Readiness for

Commisioning
Startup
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
C. START UP PROCESS
Start up process flow sbb :
Preparation
of auxiliary Tightness Bringing
Preliminary Elimination Backing in Elimination
of air the unit
preparation equipment of air fuel gas of water
on-stream
and services
1. Preliminary preparations
Fungsi Produksi dan Maintenance Execution memastikan bahwa seluruh

checklist telah dilaksanakan.
Checklist
Status PIC
1 Seluruh material asing sudah dipindah dari seluruh vessels,
columns, dan peralatan lainnya
2 Trays, floats, float arms, dan jalur-jalur pipa sudah bersih, ada
di tempatnya masing-masing dan berfungsi dengan baik
3 Manways, pipe flanges dalam kondisi tertutup & dibaut/bolded
4 Sudah periksa kekencangan semua sambungan/flange yang
dibuka selama TA
5 Material scaffolding, alat-alat, dan materi surplus sudah
dipindahkan dari area operasi
6 Noda, debu, kotoran sudah disingkirkan dari firebox
dapur/furnace
7 Blind/sorokan untuk shutdown sudah disingkirkan dan
blind/sorokan yang hendak dipakai sudah terpasang
8 Kartu terima peralatan diberikan dadri eksekusi ke produksi
9 Tim PSSR memeriksa dan konfirmasi
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
2. Preparation of auxiliary equipment and services
Fungsi Produksi melakukan persiapan kegiatan dibawah ini :

a. Surat serah terima PSSR untuk memulai startup
b. Sistem instrumen dan kelistrikan yang dibutuhkan sirkuit listrik untuk
menyalakan listrik dan menjalankan peralatan
c. Sistem shutdown, sistem manajemen burner serta sistem perlindungan
lainnya perlu diuji dan dipersiapkan untuk operasi
d. Instrumen dan kendali diperiksa, di-tes untuk memastikan bahwa bisa
dipakai dan diaktifkan
e. Valve/kerangan isolasi ditata rapi siap untuk kondisi operasi
f. Seluruh valve/kerangan steam block di vessels, columns, steam turbines
dan control headers ditutup; drain dan vents di saluran dalam unit serta
semua bypass di semua steam traps dibuka
g. Steam block valves ke unit harus dibuka perlahan untuk mencegah
temperature shock dan water hammering
h. Sistem udara instrumen siap ditugaskan sesuai prosedur
i. Water systems siap difungsikan dan dipastikan tidak ada air masuk secara
tidak sengaja
j. Sistem fuel gas dan fuel oil siap difungsikan
3. Elimination of air
Steam atau purge gas yang hendak dipakai untuk mengeliminasi udara
sebelum hydrocarbon dimasukkan ke unit
4. Tightness of air
a. Pengetesan kebocoran untuk memastikan bahwa hydrocarbons tidak lolos
dan udara tidak masuk
b. Berbagai metode pengetesan yang dipakai:
• Pressure tightness test memakai purge gas
• Vacuum tightness test
5. Backing in fuel gas
Pengganti materi purging dengan refinery fuel, gas, gas alam atau hydrocarbon
untuk diproses, tergantung materi purging -nya
6. Elimination of water
a. Hilangkan seluruh air sebelum hot oil masuk
b. Setelah seluruh air dikeringkan, oil yang bersirkulasi dipanaskan untuk
meningkatkan temperaturnya secara bertahap
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
7. Bringing the unit on-stream

Fokus safety points :
a. Water shock
Hindari bahaya water shock (penguapan kantong-kantong air secara tiba-
tiba)
b. Thermal and mechanical shock

Perubahan temperatur, tekanan dan aliran harus dibuat sesuai prosedur
guna menghindari shocks
c. Overpressurizing
Hindari over-pressurizing (kelebihan tekanan) dengan memastikan tidak
ada sumbatan di jalur outlet
LAMPIRAN - LAMPIRAN
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
BAB IV
POST TA
A. POST TA REPORT
Tahapan post turnaraound adalah tahapan penyusunan post TA report yang
sudah harus di-issue 3 (tiga) bulan sejak unit on stream. Isi dari post TA report
adalah kondisi equipment (dalam closed out report/ laporan hasil assessment),
performance unit operasi setelah dilaksanakan TA (dalam closed out
TAreport/KPI), dan rekomendasi perencanaan dan eksekusi TA serta
rekomendasi untuk eksekusi next TA(dalam closed out TA report).
Post TA report tersebut juga merupakan salah satu bahan yang akan
digunakan untuk menyusun scope of development TA yang akan datang,
termasuk data pasca TA yang diperoleh dari hasil on stream inspection dan
performance operasi unit, dan pemenuhan regulasi untuk pemeriksaan
peralatan kilang.
Post TA Report terdiri dari :
• Prelimenary inspection report (Part A)
• Post implementation review TA (PIR TA) (Part B)
• Closed out TA report (Part C)
1. Preliminary inspection report (Part A)

Preliminary inspection report adalah laporan awal pelaksanaan
assessment yang telah dilaksanakan pada saat TA terhadap critical
equipment berdasarkan data hasil pemeriksaan dan rekomendasi yang
telah dilaksanakan serta temuan-temuan dan rekomendasi yang perlu
mendapatkan perhatian dan prioritas dalam pengoperasian unit kilang
setelah eksekusi TA.
Preliminary inspection report mencakup :
• Report hasil assesment peralatan yang memerlukan perhatian atau
penanganan yang bersifat segera, dalam kaitannya dengan kondisi
peralatan yang memerlukan perbaikan dimana untuk perbaikan
tersebut unit harus stop (pit stop; stop unit diluar inerval TA yang telah
ditentukan).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
• Rekomendasi pekerjaan dan penyiapan material untuk mitigasi on

stream operation paska TA dilengkapi dengan skala prioritas dan
targetnya.
• Rekomendasi penyiapan material Long Lead Delivery (LLD)
• Rekomendasi pengoperasian peralatan untuk bagian Produksi jika
pada saat TA terdapat perbaikan peralatan yang tidak
sempurna/temporary, namun karena keterbatasan waktu/material
maka peralatan tersebut harus dioperasikan.
Preliminary TA report pembuatannya di lead oleh Manager MPS untuk
disampaikan ke Manager Reliability. Manager Reliability akan mengirim
kepada Senior Manager Operation & Manufacturing RU dengan tembusan
ke Kantor Pusat (kepada VP Reliability, VP Refining Technology, Manajer
Maintenance Control, Manajer Facility Engineering dan Manajer Process
Technology) dan TA Steering Comittee. Laporan dikirim paling lambat 1
(satu) bulan setelah unit on stream.
2. Post Implementation Review (PIR) TA (Part B)

Post Implementation Review (PIR) TA adalah review terhadap eksekusi
TA yang merupakan pembelajaran (lessons learned) TA mencakup hal-
hal yang dianggap prestasi pada kegiatan end to end TA, dan hal-hal
yang perlu diperbaiki untuk TA berikutnya.
Aspek-aspek yang dikaji meliputi :
a. TA preparation
Kajian terhadap organization, TA premise, communication, planning
and scheduling.
b. Scope development
Kajian terhadap work scope development controls, Scope freeze,
emergent work controls, Next cycle scope.
c. Quality management
Kajian terhadap quality controls, quality planning, training, contractor
performance, controls dan lain lain.
d. Cost management
Kajian terhadap budget process and estimate, cost control, cost
monitoring, additional work.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
e. Contract management & contractor performance

Kajian terhadap Contracting Strategy, Contractor Management,
Performance, Controls dan lain lain.
f. Procurement & material management
Kajian terhadap procurement strategy, materials management
(planning, scheduling, preparations, execution, delivery time, delivery
method), logistics, controls dan lain lain.
g. Health, Safety, Environment (HSE) & Security
Kajian terhadap safety & environmental planning, hse training,
contractor performance, controls, waste management, dan lain lain.
h. Execution management
Kajian terhadap organization, work execution, coordination,
communication, work control, schedule progress reporting, contractor
performance.
i. Operations (shutdown, decontamination and start up)
Kajian terhadap organization, planning, scheduling, preparations,
decontamination, execution.
j. Project integration
Meliputi kajian terhadap penanganan pekerjaan plant change dan
project ABI yang dilaksanakan pada saat TA.
k. Heavy equipment & tools
Kajian terhadap management, planning, scheduling, preparations,
execution.
l. Resource
Kajian terhadap organization/management/supervisor, planning,
scheduling, preparations, execution.
Kajian masing-masing aspek tersebut diatas meliputi :

• Key sucses factor
• Area to be improve
• Action and Recomendation
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Post Implementation Review (PIR) TA disusun dibawah koordinasi TA

Manager dengan anggota dari seluruh bagian terkait dengan TA, dan
dikirimkan kepada Senior Manager Operation & Manufacturing dengan
tembusan kepada Kantor Pusat (kepada VP Reliability, VP Refining
Technology, Manajer Maintenance Control, Manajer Facility Engineering
dan Manajer Process Technology) dan TA Steering Comittee. Laporan
dikirim paling lambat 2 (dua) bulan setelah unit on stream.
Format laporan Post Implementation Review (PIR) TA sesuai lampiran 6
3. Closed out TA report (Part C)

Closed out TA report adalah laporan final eksekusi TA yang merupakan
gabungan dari laporan yang telah di-issue sebelumnya yaitu pre limenary
inspection report (Part A) dan post implementation review TA (Part B)
dengan detail hasil assessment dan inspection seluruh peralatan kilang,
perencanaan next TA, saran pengoperasian unit pasca TA dan evaluasi
KPI TA.
Closed out TA report disusun dibawah koordinasi TA Manager dengan
anggota dari seluruh bagian terkait dengan TA, dan dikirimkan kepada
General Manager RU dengan tembusan kepada Kantor Pusat (kepada VP
Reliability, VP Refining Technology, Manajer Maintenance Control,
Manajer Facility Engineering dan Manajer Process Technology) dan TA
Steering Comittee. Laporan dikirim paling lambat 3 (tiga) bulan setelah
unit on stream.
Closed out TA Report meliputi :
• Inspection TA (assessment, inspection peralatan)
• Operations (saran pengoperasian unit pasca TA)
• TA Management (Post Implementation Review (PIR) TA,
Perencanaan next TA, evaluasi KPI TA)
a. Inspection TA report.
Inspection TA report merupakan summary hasil assessment kondisi
unit dan peralatannya secara menyeluruh, hasil
pemeriksaan/pengetesan detil peralatan, perbaikan yang
dilaksanakan pada saat TA, kajian untuk perbaikan/penggantian pada
next TA serta kajian dan saran pengoperasian peralatan pasca TA.
Detail inspection TA report dibuat sebagai lampiran.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
1) Laporan Hasil Assessment

Laporan assessment peralatan diawali dengan memberikan
gambaran umum kondisi unit dan peralatannya secara
menyeluruh dalam jangka waktu dari T/A sebelumnya sampai T/A
eksekusi yang baru berakhir, meliputi:
• mechanical integrity
• unplanned shutdown yang terjadi
• kondisi dari peralatan kritis, dan
• kinerja peralatan (equipments performance) produksi.
Gambaran akhir kondisi peralatan dan proses unit ini, dilengkapi
dengan rekomendasi serta rencana tindak lanjut, dengan
langkah-langkah antisipasi dan perbaikan atas peralatan-
peralatan, baik diperlukan pit stop maupun untuk menyusun
rencana kerja T/A yang akan dating, yang dilengkapi dengan
master schedule.
Secara umum memberikan gambaran perihal :
• Kajian remaining life equipment
• Kajian kebutuhan pit stop schedule
• Interval waktu next TA
2) Pemeriksaan, perbaikan, penggantian, dan pengujian pada setiap
equipment.
Pada setiap peralatan dilaksanakan pembersihan, pemeriksaan
baik dari luar maupun dari dalam, perbaikan, penggantian dan
pengujian. Pekerjaan tersebut meliputi pekerjaan yang telah
direncanakan atau merupakan perbaikan atas temuan saat
pemeriksaan (fact finding).
Semua kegiatan pada setiap peralatan diatas dicatat dalam
laporan Isi laporan meliputi kondisi awal mulai pelaksanaan TA
dan kondisi akhir peralatan setelah TA. Hal-hal yang dilaporkan
sesuai kebutuhan yang berkaitan dengan mechanical integrity
dan kinerja peralatan, diantaranya kelainan dan kerusakan
mekanikal perbaikan eksternal dan internal, penggantian part
disertai spesifikasi komponen pengganti, dan pengujian-
pengujian yang telah dilaksanakan untuk pencapaian kualitas,
termasuk hydrotest.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
3) Hasil-hasil NDT dan pemeriksaan sample.

Pemeriksaan dan pengujian secara menyeluruh dapat
dilaksanakan karena peralatan tidak beroperasi, sehingga dapat
dilaksanakan secara eksternal dan internal termasuk
pemeriksaan sample Pemeriksaan dan pengujian seperti
Thickness Measurement Ultrasonic Scanning, Dye Penetrant,
Hardness Test, Radiography' dan Insitu Metallography, serta
metoda lain bertujuan untuk mengetahui kondisi mechanical
integrity setiap peralatan untuk kelayakan operasi peralatan.
Seluruh metoda pemeriksaan NDT Non Destructive Test) dan
hasil-hasilnya c/rtuangkan dalam laporan.
4) Hambatan-hambatan
Seluruh hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan pemeriksaan,
perbaikan, penggantian dan pengujian baik berupa hambatan
teknis maupun non teknis hams ditulis dalam laporan, untuk
bahan kajian untuk perbaikan. Hambatan seperti kesulitan
pemeriksaan karena tidak ada sarana, waktu pelaksanaan yang
diluar rencana, serta hambatan-hambatan lain yang timbul pada
saat pelaksanaan.
5) Kajian untuk perbaikan/penggantian pada next T/A.
Hasil temuan deteriorasi dan kerusakan peralatan, serta
hambatan-hambatan yang tidak dapat dilaksanakan seperti
dilaporkan diatas, dievaluasi sehingga memberikan langkah
penyelesaian dilaporkan sebagai saran-saran perbaikan atau
penggantian untuk dapat dilaksanakan pada T/A yang akan
datang dan atau bila diperlukan perbaikan yang dilaksanakan
antara TA (pit stop). Deteriorasi dan kerusakaan ini masih dalam
batas kemampuan peralatan, seperti kerusakan internal
peralatan. Atau kerusakan yang baru diketahui dan tidak
direncanakan.
Perencanaan next TA mencakup hal-hal yang menjadi prioritas
untuk dilaksanakan pada kesempatan next TA, antara lain :
• Kajian untuk development terhadap proses maupun
equipment yang memerlukan engineering study dan
methodology.
• Long lead material untuk next TA yang hams segera di order.
• Kajian proposal project yang akan dilaksanakan pada next TA
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Kajian perbaikan/penggantian pada next TA dibuat dalam

bentuk table/matriks daftar peralatan, hasil assessment,
perbaikan yang telah dilaksanakan dan rekomendasi/saran
perbaikan pada next TA.
• Kajian dan Saran Pengoperasian Peralatan
Setelah mengetahui kondisi akhir dari setiap peralatan, dan
berdasarkan atas batasan-batasan kemampuan peralatan, maka
dapat diberikan saran-saran dalam pengoperasiannya. Saran
pengoperasian meliputi batasan batasan operasional seperti
tekanan, temperatur, laju aliran, pH proses, dan prosedur
pengoperasian seperti heating rate/cooling rate. Saran-saran
pengoperasian peralatan ini diuraikan dalam laporan.
b. Operations
Merupakan laporan evaluasi terhadap pelaksanaan proses shut down,
release peralatan/unit serta proses start up peralatan/unit
dibandingkan terhadap baik prosedur maupun tahapan yang telah
dibuat pada saat TA preparation. Laporan ini menjadi masukan untuk
pemutakhiran best practice yang sudah ada, untuk digunakan pada
next TA.
c. TA management report
Merupakan laporan kajian terhadap efektifitas implementasi pedoman
TA secara keseluruhan mulai dari tahapan awal sampai dengan start
up, laporan ini merupakan laporan yang terdiri dari Post
Implementation Review (PIR) TA (Part B), yang menjadi materi
pembelajaran (lessons learned) TA yang akan datang, termasuk
evaluasi Key Performance Indicator TA.
1) Post implementation review (PIR) TA

Detail penjelasan terdapat pada item Bab IV.A.2
2) Perencanaan next TA
Perencanaan next TA didasarkan atas kajian
perbaikan/penggantian next TA dalam inspection TA report
tersebut diatas, sehingga memberikan langkah penyelesaian
untuk perbaikan atau penggantian yang akan dilaksanakan pada
next TA dan atau bila diperlukan perbaikan yang dilaksanakan
antara TA (pit stop).
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Perencanaan next TA mencakup hal-hal yang menjadi prioritas

untuk dilaksanakan pada kesempatan next TA, antara lain :
• Kajian untuk development terhadap proses maupun
equipment yang memerlukan engineering study dan
methodology.
• Long lead material untuk next TA yang harus segera di order.
• Kajian proposal project yang akan dilaksanakan pada next
TA.
3) Evaluasi Key Performance Indicator (KPI) TA
KPI TA report adalah laporan pencapaian sasaran TA, yaitu
membandingkan antara aktual pencapaian dengan premise TA
yang telah disusun pada proses TA strategy setting di awal
preparation TA.
4) Evaluasi TA performance assessment

Laporan kajian terhadap efektifitas implementasi pedoman TA
secara keseluruhan mulai dari tahapan awal TA Goal & strategy
sampai akhir PIR (tahap 1 sampai dengan tahap 10).
Format closed out report sesuai lampiran 7.
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Matrix responsible penyusunan laporan TA

Perihal Content Dibuat Lead Report to
Prelimenary Inspection Engineer Manager Manager
Inspection Report report MPS MPS cc. Rel. cc.
Man. TA SMOM
Post Implementation Kajian TA TA Team Manager SMOM
Review TA preparation TA
Kajian scope TA Team Manager SMOM
development TA
Kajian Quality Engineer Manager SMOM
Management. MPS MPS cc.
Man. TA
Kajian Cost TA Section Manager SMOM
Management Head TA
Kajian TA Section Manager SMOM
Contract Head TA
management
& contractor
performance.
Kajian Purchasing Manager SMOM
Procurement & Section Proc. cc.
Material Head Man. TA
Management
Kajian HSE TA Team Manager SMOM
HSE cc.
Man. TA
Kajian Security Security Man. G & A SMOM
Section cc. Man. TA
Head
Kajian Area Man. TA SMOM
Execution Coordinator
Management
Kajian Production Man. Prod. SMOM
Operation S.H Cc. Man. TA
PEDOMAN
OPERATION REFINING
REVISI KE :0
DIRECTORATE
TURNAROUND
Perihal Content Dibuat Lead Report to

Kajian Project Proj. Eng. Man. Eng. SMOM
integration S.H Dev. cc.
Man. TA
Kajian Heavy Workshop Man. TA SMOM
Equipment & S.H
Tools
Kajian TA Section Man. TA SMOM
Resources Head
Closed out Report Inspection TA Engineer Manager SMOM
Report MPS MPS cc.
Man. TA
Operation Proc. Eng. Man. Eng. SMOM
S.H Dev. cc.
Man. TA
TA TA Team Man. TA SMOM
Management
Untuk report hasil assessment dikoordinir oleh MPS untuk diteruskan ke

Reliability sebagai bahan kajian perencanaan kehandalan setiap plant.
Kegiatan TA secara umum dikoordinir oleh Manager TA untuk dilaporkan
kepada Senior Manager Operation & Manufacturing.
Hal yang sama untuk pekerjaan yang berkaitan dengan process integrity dan
project dikoordinir oleh Man. Eng. Dev. untuk dilaporkan ke Senior Manager
Operation & Manufacturing, HSE & Security masing-masing dilaporkan oleh
Man. HSE dan Man. GA.
Keseluruhan report tersebut di atas selanjutnya dikompilasi dan dilaporkan
oleh Senior Manager Operation & Manufacturing ke GM sebagai Leader
Steerco, sebagai bahan rapat steerco perihal post TA.
Tahap akhir GM RU’s melaporkan keseluruhan laporan post TA ke Deputi
Direktur Operasi Pengolahan (Senior Vice President Refining Operation)
dengan tembusan kepada VP Reliability, VP Refining Technology dan VP
Planning & Optimization.
Lampiran 1 Pedoman Manajemen Turnaround A- 01/E10200/2010-S0
A. Roles dan responsibility dari TA Team.

1. TA Manager
a. Bertanggung jawab untuk mengembangkan dan melaksanakan TA
di setiap unit, meliputi :
1) Merencanakan, mengatur dan mengelola tenaga kerja dan
sumberdaya lainnya pada unit yang sedang dilakukan
turnaround/shutdown diluar kegiatan pemeliharaan rutin.
2) Planning and scheduling of TA events (incl. cost forecasting,
workforce planning, Risk management (contingency
planning), etc)
3) Managing the compilation of TA scope and scope change
management
4) Managing the overall TA work plan and progress (from
preparation to post-TA)
5) Managing and administrating TA-related subcontracts
6) Coordination of subcontractors work with E/P/C contractor's
resources
b. Bertanggung jawab bersama dengan Senior Manager Operation
& Manufacturing and Manager Reliability ,untuk memenuhi target
schedule dan anggaran TA.
c. Memastikan pelaksanaan basic work process masing-masing
disiplin dan pemberian rekomendasi / masukan untuk perbaikan
TA brick.
d. Bertanggung jawab terhadap audit post TA dan merekamnya
sebagai bagian dari lesson learned dari TA brick.
e. Bertanggung jawab terhadap performance tracking untuk
pengembangan dan laporan KPI TA.
2. TA & OH Planing Section Head /Planner TA
a. Mengkompilasi scope of work dari Man Rel, Man MPS, Man Prod,
dan Man Engineering & Devision.
b. Menyediakan perencanaan kerja detail untuk memastikan bahwa
pelaksanaan TA aman dan efisien, semua pekerjaan maintenance
telah jelas, dapat dipahami dan dimengerti, serta
terdokumentasikan secara jelas keahlian, durasi, alat khusus
yang diperlukan.
1
c. Pada saat pelaksanaan, bertanggung jawab terhadap pembuatan
jadwal kerja mingguan dan harian.
d. Mengawasi critical path dan progres secara keseluruhan pada
saat persiapan, pelaksanaan dan start up.
e. Mengatur process rapat TA mingguan dan harian.
f. Melakukan koordinasi dengan Engineering & Development
(sebagai owner MOC) untuk memastikan bahwa setiap dilakukan
perubahan terhadap equipment dan material harus mengikuti
prosedur MOC.
3. Disipline Engineer/Area Inspection
a. Melaksanakan pekerjaan inspeksi
b. Mwlakukan koordinasi dengan inspektor eksternal
4. Maintenance Area Section Head /executor
a. Memberikan masukan dan mengawasi pekerjaan mechanical,
electrical, dan instrumentation
b. Melaksanakan pekerjaan pembersihan peralatan
5. Process Engineering
a. Memnerikan masukan berkaitan dengan proses pada saat
persiapan TA
b. Memberikan dukungan pada saat proses shutdown dan start up
6. Operation
a. Melaksanakan kegiatan pengurusan perijinan
b. Menentukan kebutuhan pemasangan blank
c. Melakukan Dekontaminasi
d. Melakukan Gas test
7. Civil and construction
a. Mengawasi pekerjaan scaffolding dan pekerjaan sipil lainnya
8. Scheduling Section Head
a. Mengelola schedule TA (perencanaan & pengendalian)
9. Lead monitoring & Control Material & Service Support
a. Mengelola kegiatan pengadaan material dan jasa untuk
menunjang pelaksanaan TA
10. Procurement/Logistic
2
a. Mengelola pengadaan material & jasa
b. Mengatur facility layout
c. Mengatur hal-hal yang berkaitan dengan perjalanan/makanan
11. Budget monitoring
a. Menyiapkan anggaran TA
b. Melakukan pengawasan terhadap biaya TA
12. HSSE supervisor
a. Melakukan pelatihan mengenai safety
b. Melakukan pengawasan mengenai safety secara berkelanjutan
c. Mengatur tim paramedis
13. General Affair/Security & PR
a. Mengatur tim security
b. Mengkoordinasikan public relation dengan lembaga eksternal
B. Roles dan responsibility TA Steering Committee

1. General Manager & Senior Manager Operation & Manufacturing
Manager
a. Sebagai koordinator TA steering comittee
2. TA Manager
a. Merupkan owner dari persiapan dan pelaksanaan TA
b. Mengatur proses rapat Steering committee dan tim TA
3. Section Head for TA complex
a. Menyediakan informasi detil mengenai are (unit) yang akan
dilakukan TA
4. Production Manager
a. Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan release,
decontamination, dan startup
b. Bertanggung jawab terhadap HSE pada saat pelaksanaan TA
5. Engineering & Development Manager
a. Merekomendasikan scope dari aspek proses
b. Bertanggung jawab terhadap modifikasi
3
6. Maintenance Planning & Support Manager
a. Melakukan assessment peralatan
b. Melakukan quality control terhadap pekerjaan TA
c. Menyiapkan quality plan
7. Reliability Manager
a. Memberikan rekomendasi terhadap lingkup pekerjaan TA dari
aspek mechanical integrity
8. Procurement Manager
a. Membuat strategi pengadaan barang dan jasa
9. HSE Manager
a. Menyediakan panduan kebijakan HSE
b. Memberikan solusi masalah safety yang spesifik
10. Refining Planning & Optimization Manager
a. Memberikan masukan perihal jadwal produksi
11. General Affair Manager
a. Mengatur kegiatan yang berhubungan dengan security dan public
relation
12. Execution Manager
a. Menyediakan anggota tim dan tools untuk pelaksanaan TA.
4
TA Performance Assessment
Element Sub-element Score (X)
1 1 2 3 4 5
1 Set Interval
2 Timing optimization
3 External management
TA goal and
strategy 4 Planning tool selection (Preparation & Exec)
5 Budgeting (proposal)
6 TA Master Schedule
2
1 Optimal org structure
2 Roles & responsibilities

Setup TA
organization 3 Staffing schedule and link to rest of organization
and KPIs
4 TA KPIs (premise)
5 Critical success indicators
3
1 Identify Risk Process
2 Collection of internal tasks
3 RBI
4 Equipment optimization
Scope
Development 5 MOC (Plant Change &Process)
6 Other tasks
7 Scope challenge & freeze process
8 Prepare Job List
9 Preparing BOM LLD category

1 2 3 4 5
4 1 WSA (Work Scope Analysis)
2 Prepare Job Plan
3 ( BOM non LLD, Tools, Heavy Eq., supporting Tools)
4 Cost Estimation
Detail
Planning
5 TA “work grouping” preparation & out sourcing schedule
6 Procurement strategy
7 Budget allocation
8 Materials arrival scheduling
5
1 Develop network & detail schedule
2 Optimization tools, equipment & heavy equipments.

Detail
3 Critical path management.
Scheduling
4 Develop detail schedule SD & SU.
5 Develop PSSR
6
1 Contractor scoping analysis
2 Selection criteria
3 Contract type
Contractor
Management 4 Tender process
5 Develop contractor Performance criteria & indicator
6 CSMS (Contractor Safety Mgmt System)

1 2 3 4 5
7
1 Pre work activity
2 Critical Equipment execution scenario
3 Facility layout
4 Permitting process
Pre Execution
5 Decontamination preparation
6 Mechanism implement JSA & Quality Plan.
7 Shut-down preparation.
8 Kick off Meeting with Contractor
8
1 Shutdown execution
2 Decontamination process & release Equipment
3 Supervision mechanism
4 Schedule adherence & Progress control

TA Execution
5 Change order Management
6 HSSE Management
7 Quality Control
8 Handover to line process

9
1 PSSR execution
2 Commissioning
Startup
3 Start Up and Feed in
Process

1 2 3 4 5
10
1 Preliminary Report.
2 PIR (codifying learning)

Post
Implemen- 3 Close out report (Inspection report &Post TA report, next
tation review TA Planning)
4 Master Schedule next TA
5 MOC as built
JOB LIST TURN AROUND KILANG RU …….

TENTATIVE ……..
NO :
UNIT :
(FORMAT PEKERJAAN MEKANIK)
EQUIPMENT KRITERIA SCOPE OF WORK REKOMENDASI RELIABILITY TUJUAN & ALASAN
NO URAIAN PEKERJAAN UTAMA
TAG. NO MI PI OPT CLN INP RPR GTB UT NDT MSR DWG NOMOR URAIAN PEKERJAAN
Note : CLN = Cleaning Internal, INP = Inspection ( Internal & External ), RPR=Repair, GTB= Ganti Baru, UT = Ultrasonic Test ( Ukur Tebal ), NDT = Non Destructive Test.
MSR=Measure, DWG=Drawing, OH=Overhaul, S=Simulasi, RS=Resetting, KLB=Kalibrasi, MGT=Merger Test, RT= Resistance test, UL=Unload Test, LT= Load Test
FT= Function Test, LC=Loop Check, ZC=Zero Check
Kriteria : MI=Mechanical Integrity; PI=Process Integration; OPT=Optimization

TENTATIVE ……..
NO :
UNIT :
(FORMAT PEKERJAAN RE)
TAG. NO MI PI OPT CLN INP RPR GTB OH MSR DWG NOMOR URAIAN PEKERJAAN

TENTATIVE ……..
NO :
UNIT :
(FORMAT PEKERJAAN LISTRIK)
TAG. NO MI PI OPT CLN INP RPR GTB S RS KLB MGT RT UL LT NOMOR URAIAN PEKERJAAN
TENTATIVE ……..
NO :
UNIT :
(FORMAT PEKERJAAN INSTRUMENT)
TAG. NO MI PI OPT CLN INP RPR GTB S RS KLB FT LC ZC NOMOR URAIAN PEKERJAAN
RAM Criteria for Internal Tasks
in the scope
consequence benefit analysis
out of scope
Lampiran 5 Pedoman Manajemen Turnaround No : A- 01/E10200/2010-S0
Lampiran Evaluasi Sistim Pengelolaan HSE Kontraktor
A B C D
Section 1 : Leadership and Commitment
Commitment to SHE through leadership : Item 1(1)
No Commitment SHE disciplines Evidence of active Evidence of a
from senior delegated to line senior management positive SHE culture
management. managers – no direct Involvement in SHE in senior
involvement by aspect. management and at
senior management. all levels.
Section 2 : Polycy and Strategic Objectives
SHE policy documents and avaibility : items 2(1) and 2(2)
Policy statements A policy statement SHE policy Policy with clearly
exist but exists with clear esthabilishes estabilished
responsibility for responsibility for SHE responsibility for responsibility and
SHE is unclear. but not in a widely SHE in languages accountability, is
distributed document. easly understood, distributed to all
but not widely employees, and is
distributed. visible on notice
board.
Section 3 : Organization, Responsibilities, Resources, Standarts and
Documentation
SHE communication and meeting programmes : Item 3(1)
No management Management Regular Regular
involvement or Involvement and management management
commitment commitment toward Involvement and Involvement and
fowar SHE SHE in special commitment toward commitment toward
activity. occasion only, SHE. SHE.
likewise for periodic SHE meetings Regular SHE
SHE meeting. performed on a meetings performed
regular basis at and employees are
management and assigned topics to
supervisor level. discuss on a
rotational basis.
Staff SHE training Item 3(2)
No SHE training SHE training SHE training SHE training
estabilished estabilished but not estabilished and estabilished and fuly
Implemented. Implemented but Implemented to all
only to a limited staff staff related to the
only. work.
Section 3 : Organization, Resposibilities, Resource, Standarts and Documetation
(cont’d)
Employee competency and SHE training : Item #(3) (a) – (d)
No formal Formal program Formal program Formal program
programe estabilished to estabilished and estabilished and
update employee Implemented for Implemented for and
knoeledge on SHE. and new employee new employee on
Verbal Instructions on SHE. SHE.
on company Employee handbook Employee handbook
procedures only for provide and provide and
new employee. supervisor outline, supervisor outline,
Orientation booklet explans and explans and
1
A B C D
provided for new demonstrates new demonstrates new
employees but no employee’s job. employee’s job. With
on-the-job orientation follow-up observation
by supervisor. or the new
employee’s work is
also included.
Supervisor has
explaned to him safe
practices and
emergency duties.
Specialized training : Item 3(4) (a) and 3(5)
No specialized Specialized SHE Specialized SHE Specialized SHE
SHE training training estabilished training estabilished training estabilished
estabilished but not implemented. but not but not implemented
implemented. on a regular basis.
Retraining periods
are estabilished.
Qualified SHE
professional are
employed.
Subcontractorrs : Item 3(6) (a) - (d)
No assessment Assessment program Assessment Assessment program
program for and standarts for program and and standart for
subcontractor subcontractor are standart for subcontractor are
estabilished. estabilished, subcontractor are estabilished and
covering limited area estabilished and Implemented. Quality
only but not Implemented. assurance for
implemented yet. complance in place.
SHE Performance Standarts : Items 3(7) (a) – (e)
No SHE SHE performance SHE performace SHE performace
performance standarts standarts standarts
standarts estabilished for estabilished an In estabilished an In
available limited purposes only complance with complance with local
or partial and in local industry and global industry
complance with local regulatory standarts. regulatory standarts.
industry regulatory
standarts only.
Section 4 : Hazards and Effects Management

Hazards and Effects Assessment : Item 4(1)
Company’s SHE Company’s SHE Company’s SHE Company’s SHE
system does not sytem makes system Includes system has
Include hazards reference to the need method for the comprehensive set of
and effects to assess hazards assessment of method for the
assessment. and effects but has major hazards and assessment of all
no comprehensive effects. SHE hazards and
structure to carry this effects and applies
out. them to all of its
contrcts with
documentation.
Exposure of the workforce : Item 4(2)
Company does Company advises Company’s has Company’s has
not actively the workforce of the formal methods for formal methods for
2
A B C D
advise the major hazards that monitoring exposure monitoring exposure
workforce not they are likely to be to the major to all foreseeable
monitor exposed to but only hazards. hazards (Inbed to its
exposure. monitor exposure hazards and effects
randomly. assessment method)
and applies them to
all contracts.
Potential Hazards (chemical, physical and biological hazards such as nolse,
radiation, vapor, fumes, temperature extremes etc.) : Item 4(3)
Company makes Company provides Company distributes Company maintains
no special Information to Information to a database of the
provision for workforces in the Individuals in the properties of all
advising the workplace on workforce at start of potential hazards
workforce about properties of their Involvement encountered in its
properties of potential hazards but on-site. contrcts and has
potential hazards has no active follow- formal methods of
up. Infomatioan
distribution to all
personel and trains
its workforce in
handling, etc.
Personal protective equipment : Item 4(4) a - d
Basic PPE PPE requirements PPE requirements Procedures in place
provided to formally assessed formally assessed to assess all PPE
personel but no but little effort made with spot checks on requirements monitor
corporate to ensure correct usage. and enforce usage
procedure for usage. and replacement
assessing needs. Stock
individual needs. Inventories
monitored, kept
above demand
levels. Training in
use provided where
needed.
Waste management : Item 4(5) a - l
Company has no Company has Company has Company has a
formal methods general procedures procedures for the formal system for
for the control of for waste disposal, disposal of each of waste management
waste, no person and has a person in the main categories (Including
in charge for this charge for this of site wastes but Identification,
matter matter. makes no provision minimaztion and
for minimizing classification), which
environmental actively seeks to
Impact, and has a minimize
competent person in environmental
charge for this Impact, and has a
matter. competent person in
charge for this
matter.
Idustrial Hygiene Item 4(6)
No Industrial Basic policy exists A policy exists and A policy exists
Hygiene policy but is not enforced. recognizes hazards manages operations
exists. but is not followed to minimize human
3
A B C D
up. health impacts
providing a work
splace free of
recognized health.
Alcohol and Drugs Item 4(7)
No alcohol and An alcohol and drugs An alcohol and Drugs policy with
drugs policy policy statement drugs policy clearly estabilishet
written exists but not in a includes responsibility,
widely distributed estabilishing accountability, and
document. responsibility, and disciplinary clause is
widely distributed. distributed to all
employees, and is
visible on notice
boards.
Section 5 : Planning and Procedures
SHE or operations manuals : Item 5(1) (a) and (b)
No SHE Basic SHE Contractor has Contrctor has
procedures / procedures/manual written SHE procedures to cover
manual is exists procedures/manual all SHE
available. to cover all precautions/manual,
hazardsous typical contractor
operations. SHE plan
requirements with a
system or updating
and dissemination to
employees
Equipment control and maintenance : Item 5(2)
No defined Program relles on A written In addition to C,
programme to outside sources, I.e. programme outlining periodic inspections
ensure control company supervisory conducted by top
and maintenance inspections. guidelines, management or by
of plant and / or Supervisory responsibilities, teams of specialists.
equipment inspections of frequency and
equipment follow-up is in effect
comfirmed to
worksite personnel
only.
Transport Safety Management : Item 5(3)
No special Importance of Company has a Company has a
attention paid to transport safety general complete strategy
transport safety acknowledged but management and set of plants and
as an area of left to core business strategy with some procedures covering
hazardous managers/supervisor procedures for its vehicles, drivers and
activities s to enact component Issues. operations
individually. management.
Section 6 : Implementation and Performance Monitoring
Management and Performance Monitoring of Work Activities : Items 6(1)
No system for Infomationscidential Company has a Company has a
formally monitoring SHE system for comprehensive
monitoring SHE performace only monitoring SHE system for monitoring
performance at performance in key performance in all
all areas areas with feedback
to employers for
4
A B C D
Improvement and
has recived awards
for achievement
SHE program 6(2)
No In-hause SHE In-house meeting In-house meeting In-house meeting
meeting and no and SHE campaigne and SHE and SHE campaigne
safety campalgne are estabilished but campaigne are are estabilished and
are not held estabilished and held frequently and
frequently and not held frequently but also involving all
involving all not involving all employees.
employees. employees.
Statutory notifiable incident, dangerous accurrences, improvement requirements
and prohibition notieces : Item 6(3)
More than one One occurrence of a Occurrence relate to No occurrence in the
occurrence of major incident in the minor last five years.
major incident in last five years incident(5)only
last five years.
SHE Performance records Latest year injury rate comparison to contractor’s three
preceding years average) : Item 6(4) (a) – (d)
Contractor Rate is not Shows only minor Rate steadly
supplied Improving, but it is rate improvement, improving by more
insufficient to reviewed annually and it is reviewed than 20 percent per
estabilish rate or quanterly. years, and reviewed
rate increases, monthly.
no review
conducted
Incident Investigation and reporting : Item 6(5) (a) – (d)
Procedure are Procedure are Procedure are As In C but with the
available but available but available but addition of details of
Findings not Findings not Findings not Implication for
generally generally generally improving SHE
communicated. communicated to key communicated to all performace,
personel only via employees via Including near miss
limited company specific company learning.
Internal memo or notice.
similar media.
Section 7 : Auditing and Review
Auditing : Item 7 (a) – (d)
Audit process is Company SHE Company SHE As in C but
cursory only – documents include documents include additionally specifies
SHE documents reference to auditing details of how managemen’s role in
are not explicit but there are no auditing is to be audit an follow-up on
about auditing specific details about implemented with action items.
scheduling and schedules/
coverage. coverage for the key
areas.
5
A B C D
Section 8 : Emergency Response Procedure
Emergency Respose Procedure
No. written Basic procedure Emergency Emergency
Emergency only. procedures written procedures written
Respose. for major scenerios, for major scenerios,
e.q. fires explosions, e.q. fires explosions,
H, S, evacuation, H, S, evacuation,
reales of toxic or reales of toxic or
flammable materials flammable materials
and medical and medical
emergencies no emergencies.
requirements Procedures
estabilished for dril documented in an
frequencies. emergency
procedures manual,
which is widely
distributed. Frequecy
of conducting drills
estabilish.
Section 9 : SHE Management – Additional Features
Membership of Associations : Items 9 a-b
No memberships Company has Company is a Company is in active
membership of at member of at least participant in at least
least one association one SHE one SHE association
but with no association. or having
prominence given to achievement in SHE
SHE.
6
Contractor SHE Management System Evaluation
Contrctor :
Address :
Date :
Contrctor Safety Contract :
Phone :
Circle number, which best represents this evaluation based on the criteria for rating purpose attached
A B C D Subtotal Factor Total

SECTION 1 – LEADERSHIP AND 0 4 8 12
COMMITMENT
Subtotal X1
SECTION2 - POLICY AND STRTEGIC 0 4 8 12
OBJECTIVE
Subtotal X1
SECTION3 - ORGANIZATION,
RESPOSIBILITY, RESOURCES,
STANDART AND DOCUMENTATION
SECTION 3 – ITEM 3(1) 0 4 8 12
SECTION 3 – ITEM 3(2) 0 4 8 12
SECTION 3 – ITEM 3(3) (A) – (D) 0 4 8 12
SECTION 3 – ITEM 3(4) (A) AND (B) 0 4 8 12
AND 3(5)
SECTION 3 – ITEM 3(6) (A) – (D) 0 4 8 12
SECTION 3 – ITEM 3(7) (A) – (E) 0 4 8 12
Subtotal X1/5
SECTION 4 – HAZARDS AND EFFECT
MANAGEMENT
SECTION 4 – ITEM 4(1) 0 4 8 12
SECTION 4 – ITEM 4(2) 0 4 8 12
SECTION 4 – ITEM 4(3) 0 4 8 12
SECTION 4 – ITEM 4(4) 0 4 8 12
SECTION 4 – ITEM 4(5) 0 4 8 12
SECTION 4 – ITEM 4(6) 0 4 8 12
SECTION 4 – ITEM 4(7) 0 4 8 12
SUBTOTAL X1/7
TOTAL (SECT1 – SECT 4)
SECTION 5 – PLANNING AND
PROCEDURE
SECTION 5 – ITEM 5(1) (A) AND (B) 0 4 8 12
SECTION 5 – ITEM 5(2) 0 4 8 12
SECTION 5 – ITEM 5(3) 0 4 8 12
SUBTOTAL X1/3
SECTION 6 – IMPLEMENTATION AND
PERFORMANCE
SECTION 6 – ITEM 6(1) 0 4 8 12
SECTION 6 – ITEM 6(2) 0 4 8 12
SECTION 6 – ITEM 6(3) 0 4 8 12
SECTION 6 – ITEM 6(4) (A) – (D) 0 4 8 12
SECTION 6 – ITEM 6(5) (A) – (D) 0 4 8 12
SUBTOTAL X1/5
SECTION 7 – AUDIT AND REVIEW 0 3 7 10
SUBTOTAL X1
SECTION 8 – EMERGENCY RESPOSE 0 3 7 10
PROCEDURE
SUBTOTAL X1
SECTION 9 – SHE MANAGEMENT – 0 2 5 8
ADDITIONAL FEATURES
SUBTOTAL X1
TOTAL RATING (SECT 1 – SECT 9)
7
SUMMARY
The numerical values below are the weighted ratings calculated above. The
total represent the overall score for the Contractor.
TOTAL RATING *)
EVALUATED BY
NAME NAME
TITLE TITLE
DATE DATE
*) FOR A BIDDER TO QUALIFY AS ACCEPTABLE. THE TOTAL RATING

MUST BE EQUAL OR MORE THAN 5G IF INSUFFICIENT NUMBERS OF
BIDDERS ARE QUALIFIED. SELECTION SHALL BE MADE FROM THE
FIVE BIDDERS HAVING THE HIGHEST TOTAL RATING. PROVIDED THAT
THE PRIMARY FACTORS THEREOF MUST BE THE HIGHEST RELATIVE
TO THE OTHER BIDDERS' PRIMARY FACTORS.
8
Format isi Post Implementations Review (PIR)
A. RINGKASAN EKSEKUTIF
Unit Proses yang melaksanakan TA.
B. BATASAN KAJIAN
1. Kajian Objektif TA
2. Lingkup Kajian Post TA (aspek pembelajaran TA)
C. PARTISIPAN TA (Pekerja/outsource yang terlibat TA)
D. LINGKUP/ AREA KAJIAN
1. TA Preparation
2. Scope management
3. Quality management
4. Cost management
5. Contract management & Contractor performance
6. Procurement & Material management
7. HSSE (Health, Safety, Security & Environment)
8. Execution Management
9. Operations (shutdown, Decontamination and Start Up)
10. Project integration
11. Heavy equipment & tools
12. Resource
13. Material
14. Durasi/schedule
E. GENERAL RECOMMENDATIONS (rekomendasi secara menyeluruh)
F. ISSUES TO BE ADDRESSED FOR NEXT TURNAROUND (issues dan
rekomendasi untuk TA berikutnya)
G. ACTION PLAN (rencana tindak lanjut beserta PIC dan target waktu)
H. ATTACHMENT :
1. TA Organization
2. Schedule TA
3. Critical path
4. Incident record
5. Highlight picture
6. Etc.
Format Close Out TA Report sebagai berikut :
A. EXECUTIVE SUMMARY (rangkuman pelaksanaan TA dengan issue-issue

penting seperti management issue, strategi, methode dll)
B. SHUTDOWN PREPARATION
1. Planning and Organising the Work (rangkuman persiapan proses
shutdown; memuat referensi seperti notulen rapat Kick of Meeting,
rapat shutdown, time schedule, organisasi/team shutdown)
2. Worklist (rangkuman joblist mulai dari proses scope development
sampai proses freeze; memuat referensi penyusunan joblist)
C. HSE SUMMARY (rangkuman kegiatan HSE mulai perencanaan,
pelaksanaan dan monitoring HSE serta laporan kejadian; memuat referensi
seperti HSE plan, laporan kejadian, JSA, materi training/safety talk, dll)
1. Summary and Conclusions
2. Table of Results (perbandingan kejadian HSE dengan TA yang lalu)
3. Discussion (lesson learned terhadap kasus HSE)
D. SHUTDOWN MANAGEMENT
1. Budget/Costing (rangkuman cost TA actual vs planned/anggaran per
disiplin, cost material dan jasa, serta penjelasan deviasinya)
2. Schedule (evaluasi actual durasi vs planned; memuat referensi
schedule TA setiap unit proses)
3. Manpower (rangkuman pemakaian manhours contractor dan own
labour dan dihitung cost-nya)
4. Shutdown Strategy (rangkuman pelaksanaan shutdown apakah sudah
sesuai dengan prosedur shutdown terutama untuk shutdown yang
spesific
5. Contract Strategy (rangkuman strategi kontrak yang dilaksanakan
termasuk untuk jasa dan material)
E. ENGINEERING
1. Scope Packages
2. Plot Plans (lay out temporary facilities, HSE facilities dan lain lain)
F. INSPECTION SUMMARY (rangkuman hasil inspection, finding,
rekomendasi, perbaikan yang dilaksanakan, rekomendasi untuk next TA)
1. Summary
2. Equipment Inspected
3. Ultrasonics
1
4. Hammer Testing.
5. Radiography.
6. Coating & Refractory Inspection
7. Welding Inspection.
8. Safety Relief Valves.
9. Remnant life study (rangkuman evaluasi untuk menentukan remaining
life peralatan seperti tube heater)
G. ROTATING EQUIPMENT SUMMARY
1. Summary (rangkuman hasil inspection/overhaul finding, perbaikan
yang dilaksanakan, rekomendasi untuk next TA)
2. Centrifugal Compressors/turbines
3. Fans
4. Reciprocating compressors:
5. Centrifugal Pumps/turbines
H. CIVIL SUMMARY (rangkuman hasil inspection/finding dan perbaikan
refractory/coating yang dilaksanakan, serta rekomendasi untuk next TA)
I. CAPITAL PROJECT ITEMS
1. Introduction
2. Individual Project Scope of Works
1) . …………………..
2) …………………..
3. Conclusion.
J. MAINTENANCE PROJECT ITEMS (rangkuman pekerjaan penggantian
yang bukan lingkup normal TA seperti penggantian tube bundle HE, total
retubing heater, dan lain lain)
1. Introduction
2. Individual Project Scope of Works
1) …………….
2) …………….
K. PLANNING (rangkuman as built summary schedule)
L. LESSONS LEARNT REPORT (PIR) TA (rangkuman best practice yang
telah dilaksanakan, hal-hal yang perlu ditingkatkan dan rekomendasi
pembelajaran untuk next TA)
M. CONDITION OF EQUIPMENT UPON OPENING (rangkuman kondisi
equipment pada saat peralatan dibuka)
2
N. OPERATIONAL
O. PROCESS
P. DOCUMENTATION (dokumentasi kegiatan elektronik maupun hardcopy)
1. Electronic
2. Hardcopy (drawing)
Q. ATTACHMENTS (lampiran dokumen pendukung Close Out Report)
1. Lessons Learned Report (PIR TA)
2. Condition of Equipment Upon Opening
3. HSE
1) Incident Report and Action Items
2) Number of Shutdown Audits Performed
4. As-Built Schedules
1) Pre-Shutdown Milestone Schedule
2) Primavera Shutdown Schedule per Process Unit
3) Primavera Shutdown Summary Schedule: Actual vs Target
4) Primavera Shutdown Summary Schedule: Actual vs Target
5. Contract Register
6. Cost Reports
1) Summary Cost Report
2) Detail Worklist Cost Report
7. Manpower Reports
1) Manhours per Person per Company
2) Cumulative Manhours per Date: Direct Hours vs Indirect Hours
3) Number of Personnel per Date: Direct Hours vs Indirect Hours
4) Manhours per Discipline
5) Manhours per Contract
8. Organigrams
1) Pre-Shutdown Organigram
2) Shutdown Organigram
9. Document Filing Structure
10. Plot Plans
11. Etc.
3
% <=+ * > ," " =1 43 ? 4?
! * +$ , - . ! /
#
- .
+ .
( .
! #
- .
+ .
( .
!$$ % " #
! "" # $ % &' / / / ) 0 1+1 (" * 1 , 2 - .
! ( ) * * + " , + * ) 1 " 3 + " 4 * "// 5 ( .
& ' % ( ) % #
+
6 // 5 / # /" :
37" 80 "" " 95 0
%/ " / / 3 " /
6 - - ;; - 3 "
- 5 - 3 "
* - ;; + 5
" 4 " : / 0 # 1+1 5
* - ;; + 5 5 3 " @ 5
%/ " : 3 "
/ / 3 " /
3 5
, 5 : " 5 " ) , / :
# 5 % / 2 5 " " " * 5
6 " 5 # 1 " 1 % " 5
6 // 5 6 : # ) 1 " 5
- " ; 1 5 3 " &' ! (
- " 0 " : * # 3 + " 4 3 * "//5
1 / : //
6 5 # " 7"
6 :
5
) " " / :
% / 2 " " 1+1 5
" % + " , 5 # 1 " 5
, + 1+1 5
4 , 5 : //
% 55
6 , 5 " 5 " / :
% 0 % / 2 # * 1 " 5
6 - ;; 5 : //
2#
6 , * 5 " " : 6 : /
, : 7" 3 " /
+ 7"
% <=+ * > ," " =1 43 ? 4?
# % %
+ % & % #0 # & 0 % %
" # & ! # & ! % *
, 7" , " / 2 / 4"

7" " ; 7" :
, / " ; , " : 0 " " ( /
7" " 0 " : /
, 0 0 " , : >: ; + " ( 5 ( 05 /
, " 0 7"
" , " / " / 2 " 37" 37" :
, " 2 4 2 " " : /
" 0 7" , 4 0 4 7"
>: " " ; 6 / 4
/ " , 0 : + 0 * " 7" /
, 0 / 2
, >: 0 0 / " "
/ " 0 "
, 0 / 2 )
, / : : "
5
7" / / "
3 7 5 "
"
" 2 " "
"
+ : : : "
2 " "
: /
: 0 / 2
?
% <=+ * > ," " =1 43 ? 4?
1 # % %
% % & ' % & %
+ % & ' %
37" % / 2 + 0
6 8/ > :9 ? 4 2 %/ " 0
6 / : :" : ) 0
0
( " ; 4 /
( + 3
+ 0 4: "
/"
! / A / 7" :
" " / 4 " "
7" 0 0 / : :" :
! 4 7" 0 / "
: :
" 0 8 / 1 1
9 A
1 " : " : /
/
, " 0
"
3 " 7" 0
"
( /
% <=+ * > ," " =1 43 ? 4?
1 % %
%
5(" 6 -+ 7 ! 3!+
3-"* 4 5(" 6 -
)
2 "
&
9 ::: ::: + # $877
- ::: - ::: " %%
- & 02 ; # #
4 =* > + % 44 =
< =* ? 3 4< =4= //
8 ) =": =/ = =4= " @ 9 48 :::::::::
= 3 =37" =8=) =1 4( = 0 =5559 A 4= :::::::::
B - 4C & 4B :::::::::
- & 02 ; # #
4 = = ? 3 =" 48 +
< = :> @ % = " = 4= 0
8 %/ = 0 = A = 7" 4B :::::::::
= 4 / = 4C 2 = 4> :::::::::
B , 2 = =4= 7" =4= 44 = " = = = 4? :::::::::
> : = =4= 7" =4= 4< ( " =/ = ==C C C 55 4@ :::::::::
3-"* < 3-"* 8 ' E %

3& 7 .9 % 2 "/ D 7 ! & D
! : = = = 7" = : = = = 7" =
4 =/ = " + = = = / 4 =
< ( ? + = = = =
8 6 =: ==. + = =: 4 = =
B + = = = 0 = 7"
% =0 0 ' + = =" =/ =
%: D + =/ = =4=6 "
E + =/ = =
B
% <=+ * > ," " =1 43 ? 4?
1 % %
%
5(" 6 -+ 7 ! 3!+
3-"* < 3-"* 8 ' E %
3& 7 .9 % 2 "/ D 7 ! & D
= = " =4= " < + =/ = 2 0
B " = = F + = = =+ =4=!
> * =4= " =: + = = 0 =0 = 7"
F 4 1 = = = =0 0 = = '= = =/ = = = = = = 5 $ := / =1 =8=$ 1=9
< 0 = =/ : = 5 ? =4=( =4=+ 6( =4= = =+ ( =
8 =: =/ = 7" = "
= =: =/ =/ B 6 = = = 7"
B 1 = = 7" = = = " = = = " 5 ' ( = =8=* ( =9
> = = = = = = 7" 4 D =4= =
? = = = 7" E , = = = :
@ 1 = = = = = = /= < = =4=( =4=
F CCCCCCCCC5
CCCCCCCCC5
3 1 = = 7" = = =.
4 6 = = :
< 6 =/ = = "
4 * = = =
B = =
3 = =: =. - . " . + .
+3 61%=6- , # ,6 - =.
1+( = 7"
/ = ( " =4= =* / = = / = " =4=1
) 0 = =" " = =
/ = 3 = =" CCCCCCCCCCC5
'
% <=+ * > ," " =1 43 ? 4?
1 % %
%
5(" 6 -+ 7 ! 3!+
3-"* = !( -, * +"G!-"*
" % & % & % % # & & )
1" ; = =+ =8=) 6=1" =9
# -
1" ; = =+ =8= =+ =1" =9
# -
! % & % & %0 )
1" ; =, =+ =8=1" ; =3 =9=
# -
3-"* B ,! * ; + 9+* 6 - 3, "3!7 2" +" 2
, = = = = = = = 7" = = = = = /= = =
- = = = = = =/ CCCCCCCCCCCCCCCCCCC
# -
3-"* > 2 "
6= = = = 7" = = = = = = = = = 5
# -
" -+"F( " & # H D ) * 2 " 2 - & + % $877
D
Gambar 1. Pertamina Best Practice dan TA Process
PERTAMINA BEST PRACTICE TURNAROUND PROCESS

Typical T-21 T-15 T-14 T-9 T-7 T-6 T-1 T T+3
timing Preparation phase Execution phase Post TA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Setup TA Post
TA Scope Contractor
TA organiza- Detail Detailed Pre- TA Start-up implement-
Goal & Develop- manage-
process tion and Planning scheduling execution execution process ation
Strategy ment ment
KPIs review
Sub- Set Interval Define and Job WSA Develop Contractor Prework Shutdown PSSR Preliminary
elements Timing Establish Collection (Work network & scoping activity execution execution Report.
optmisa-tion Organiza- – Post TA Scope detail analysis Critical Deconta- Commi- PIR
External tion (TA Report Analysis) schedule Selection Equipment mination sioning (codifying
manage- Team & – Gov. Reg Prepare Critical criteria execution process & Start Up learning)
ment Steering – PM/PdM Job Plan path Contract scenario release Eq and Feed Close out
Planning tool Committee) – Vendor/ ( BOM Non manage- type Facility Supervisi- in report
selection Roles & Liscensor LLD, tools, ment. Tender layout on mecha- (Inspection
(Preparation responsi- – Risk Heavy Eq, Develop process Permitting nism report
& Exec) bilities Asses- supporting detail Develop process Schedule &Post TA
Budgeting Staffing ment Tools) schedule contractor Deconta- adherence report,next
(proposal) schedule – Eqptment TA “work SD & SU. Perfor- mination & Progress TA
TA Master and link to optimisa- grouping” Develop mance prepara- control Planning)
Schedule rest of tion prepara- Start-up criteria & tion Change Schedule
organiza- – Process tion & out process indicator Readiness order next TA
tion Integrity sourcing Develop CSMS(Co Execution, Mgmt MOC as
TA KPIs – MOC schedule Quality ntractor HSE, Execution built
(premise) – Risk Cost Manage- Safety Quality HSSE
Critical Process & Estimation ment . Mgmt etc. Execution.
success Mitigation Budget Develop System) Shut-down Quality
indicators – etc alocation HSE prepara- Control
Final Joblist Procure- Manage- tion. Execution
Preparing ment ment Kick off Handover
BOM LLD Strategy Meeting to line
category Materials with process
Scope arrival Contractor
challenge & scheduling
freeze proc.
Gambar 2. Contoh tentatif jadwal sourcing harga dan pengusulan anggaran TA
!
"
!
"
# #
##
##
##
$
%
%
1
Gambar 3. Organisasi TA Steering Committee tanpa menggunakan main contractor
Full time
> 50% Full time during
General Manager
preparation phase
&
Senior Manager Operation & Advising relationship
Manufacturing
Product- Engineeri Procure

Central TA MPS Rel ME HSE RPO G&A
ion ng & Dev. ment
team Manager Manager Manager Manager Manager Manager Manager
Manager Manager Manager
TA scope challangers
Planning
Section
Head
Owner of Prepare Recom- Prepare Recom- Provide Set Provide Provide Manage
TA and mend Budget mend execution procure- guidance inputs to security
preparation execute scope Prepare scope team ment on HSE product- and PR
and release, from quality from members strategy policy ion
execution deconta- process plan mechani- and tools for Provide schedul-
Manage mination, aspect cal for TA goods specific ing
Roles
meeting and startup Respon- integrity manager and safety

process for Responsi- sible for aspect services solutions
Steering ble for modifica-
committee HSE tions
and TA during
team execution
When
T-21 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-6 T-12
Gambar 4. Organisasi TA Steering Committee dengan menggunakan main contractor
Full time
General Manager > 50% Full time during
& preparation phase
Senior Manager Operation & External
Manufacturing
Engineer Main
Product- Procure-
Central TA
ion
-ing & MPS Rel ME
ment
HSE RPO G&A ))
contrac-
team Manager Dev. Manager Manager Manager Manager Manager Manager tor
Manager Manager
Manager Manager
scope challangers
TA
Planning
Section
Head
Owner of Prepare Recom- Prepare Recom- Provide Set Provide Provide Manage Provide
TA and mend Budget mend execution procure- guid- inputs security inputs
prepara- execute scope Prepare scope team ment ance on to and PR regard-
tion and release, from quality from members strategy HSE product ing
execution deconta- process plan mecha- and tools for policy -ion capabili-
Manage mination, aspect nical for TA goods Provide schedul ties and
Roles
meeting and Respon- integrity manager and specific -ing bottle-

process startup sible for aspect services safety necks
for Respon- modifica- solut-
Steering sible for tions ions
committee HSE
and TA during
team execution
When
T-21 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-12 T-6 T-12 T-3
Gambar 5. Organisasi TA Team tanpa menggunakan main contractor)
Full time
TA Manager
brick team Committee
TA
Area Kabag
Kabag
Planing Engineer Maintenance Budget HSE
coordina- forTA
Head TA
for Procure-
Section Area for Section Security
MPS tor complex ment monitoring supervisor
Head Section TA
complex Head &PR
Head complex
Lead
Mechanical,
Process Civil Mon &
Planner electrical, &
Engineer- Operations construc- contl mat’l
instrument-
ing tion & service
ation
support
Scope Inspection Provide Provide Permitting Supervise Provide Manage Manage Budget Conduct Manage
collection work inputs and process Determine scaffol- detailed Schedule procure- planning safety security
Meeting Coordina- supervise inputs spading ding and know- for ment Cost induction/ Coordinate
process tion with mechanical during require- other civil ledge of prepara- activities monitoring training PR with
owner external , electrical, prepara- ments work complex tion & Manage Conduct external
Scheduling inspectors and tion Deconta- execution. facility continuous bodies
Roles
and instrumen- Support in mination Monitoring layout safety

planning tation work shutdown Gas testing & Control Travel/ monitoring
Progress Cleaning and startup Material & food Manage
monitoring equipment process service arrange- paramedic
Critical support. ments team
path
monitoring
When
T-21 T-6 T-6 T-6 T-6 T-3 T-12 T-10 T-2 T-6 T-2 T-2
Gambar 6. Organisasi TA Team dengan menggunakan main contractor
Full time
TA Manager
brick team Committee External
TA
Area
Area Kabag
Kabag
Planing Engineer Maintenance Procure- Budget HSE
Section
coordina-
coordina-
Area
forTA
Head
for TA
for Section Security
MPS tor ment monitoring supervisor
Head Sect tor
Head complex
TA
complex Head &PR
complex
(T-12)
Lead
Mechanical,
Process Civil Mon &
Planner electrical, & Contractor
engineer- Operations construc- Contl mat’l
instrument- supervisors
ing tion & service
ation
support
Scope Inspection Provide Provide Permitting Supervise Manage Manage Manage Budget Conduct Manage
collection work inputs and process Determine scaffold- contractor Schedule procure- planning safety security
Meeting Coordina- supervise inputs spading ing and teams for ment Cost induction/ Coordinate
process tion with mechanical during require- other civil preparation activities monitoring training PR with
owner external , electrical, prepara- ments work & Manage Conduct external
inspectors execution.
Roles
Scheduling and tion Deconta- facility continuous bodies

and instrument- Support in mination Monitoring layout safety
planning ation work shutdown Gas & Control Travel/ monitoring
Progress Cleaning and start testing Material & food Manage
monitoring equipment up process service arrange- paramedic
Critical path support. ments team
monitoring
When
T-21 T-6 T-6 T-6 T-6 T-3 T-6 T-10 T-2 T-6 T-2 T-2
Gambar 7. Contoh kriteria pembuatan KPI TA untuk KLBB tahun 2010
• KPI Unit Owner Base target Reporting method

Brick compliance 1-5 rating on TA brick GM 3 (base) Criteria set by central team, and
rating compliance criteria SMOM monitored by TA planner each month
quality
TA Manager
TA
TA impact Number of TA-related TBD Monitored by maintenance twice a

incidents that occurred TA Manager year
during original interval
TA cost % change in cost vs TA Manager +-10% Post TA report
budget TA Planner
Financial
Man Reliability
Excess materials % of unused products vs TA Planner +- 5% Post TA report
procured Man Reliability
Scope change % volume change vs plan SMOM +- 5% TA manager receives monthly
TA Manager report
(Preparation)
before execution
Operational
Man Reliability
Man Eng & Dev
TA milestones % of milestones TA Manager and Planner 90 % TA planner submits in monthly
achieved completed on time (all) report
TA Execution members
Release and Days vs plan Man Eng & Dev 100% Shutdown report
decontamination Man Production
TA duration Mechanical days vs plan Man Maint Execution 100% Daily execution reports
( execution)
Operational
TA team
Startup Days vs plan until “on Man Eng & Dev 100% Start up reports
spec” Man Production
TA Manager
Scope change % volume change vs plan Man Reliability +-10% Post TA report
during execution Man Production
Man Eng & Dev
Lost time incidents Hours lost during TA execution TA Manager 0 HSE monitors throughout TA
HSE
TRIR # of incidents during TA Man Production GM target execution

execution Man HSE
Gambar 8. Proses pelaksanaan scope challenge
Joblist katagori
non Inspection
RAM analysis
Yellow Blue
RAM
Results
Red
Cost Estimate
Out of TA
Job
Bring results to functional

scope challenge / steering
committee scope challange
7
Gambar 9 Overall process Detail Planning
Scope development
Scope Detail planning
challenge Contractor management
Work Contract
package package
development development
Process
F G
Job List Cost Budget
estimation allocation
A B C D E
BOM
Work scope Job plan Procurement Material
preparation
analysis development strategy scheduling
& grouping
Analyses Preparing Prepare Handling Prepare Prepare Budget

work scope job plan that BOM and over the material cost confirmation
to deter- detail out group them BOM and scheduling estimation and
mine what – Tasks according to its grouping check for each job approval
documen- – Safety – Long to the points to
Activities
tations and instruction lead procure- ensure

resources – Skills – Essential ment timely
are – Equipment – Others material
required and tools arrival
– Materials
– Safety in-
structions
T-13 T-13 to T-9 T-12 to T-9 T-12 to T-9 T-9 T-9 T-9
T-m
Gambar 10 Diagram Critical Path
Critical path list is made up of a leading critical path and potential critical paths (within 24 and 48
hours of leading critical path). Significant delays in the activities on these potential critical path
might lead to a delay in the TA schedule
Network of activities in the critical path list

Leading critical path
<24 hours
If activities in these paths

gets delay significantly,
these paths might dictate
the TA duration
<48 hours
Start of TA TA Duration End of TA

Gambar 11. Flow Critical Path
Decision flow for critical path management
Preliminary Each step in a Move to the

critical path list critical path next step
Conduct critical path Is the estimated Use sound

workshop for critical duration based on No assumption
path management sound for estimation
Who: Cross-functional assumption?
technical team Man – Can
What: Review the increasing manpower
Yes Previous experience
decision flow for the to reduce the Vendor quotation
critical paths duration? Is reliable Scheduling standard
When: Conduct several contractor used?
workshops until Method – Can Is there a way to
schedule is optimized1 changing the work alleviate the No
method to reduce constraint through
duration? Man, Method,
Machine – Can more Machine?
tools/equipment
Yes Re-work
reduce the duration?
schedule
1 Substantial resource increment to shorten schedule
F Contactor management 1.a. strategi pembuatan kontrak
Identifikasi
Work Develop
Task, Tools, Procurement Contractor Contractor
Job list Scope Contractor
& Material Strategy Selection Performance
Analysys Strategy
Required
Gambar 12. Flow proses effective contract development
Job Request
Ya
PTMN bisa
mengerjakan
Sendiri ?
Tidak
Apakah perlu Tidak

tenaga spesialis ?
Ya
Apakah memerlukan
material spesific ?
Tidak
Ya
Apakah efektif jika

mat’l dan jasa
digabungkan ? Tidak
Ya
Kontrak Jasa Kontrak All in Pembelian

Material
Gambar 13. Pengelompokan kontraktor
Three level (or a combination) of out-sourcing is commonly deploying depending on the four
factors
Job Level Outsourcing Level
TA overall 1 Outsource the entire TA or

complex level
management
Complex
(eg. Area 1)
Skill group 2 Outsource the skill group

(eg. Mechnical ) consisting of several skill
type
Specific skill type 3 Outsource specific skill

(eg. Scaffolding) type only
Combination of these contractor strategies can be deployed in a single

turnaround
Gambar 14. Contoh mapping kontraktor
TA Overall
(1 Contractor)
MAIN
CONTRACTOR
HEAVY MECHANICAL ELECTRICAL INSTRUMENT

EQUIPMENT
UOP Skill Group

BOLT TENSIONER
QUARTIS (12 Contractor)
FBM HUDSON
MILL WRIGHT CIVIL SKIMMING REFACING
KAWASAKI
ROTATING CATALYST
SIEMENS EQUIPMENT BUNDLE EXTRACTOR
TAPCOENPRO
MEA WATER JET MACHINE
BRUSH
SCAFFOLDING
PJIT
REACTOR & VESSEL &
HE & FIN FAN FURNACE PIPING RIGGING
REGENERATOR COLUMN
ELECTRICAL LABOUR SUPPLY CALIBRATION CRAFT & TOOLS
FIELD INSTRUMENT DCS PLC CONTROL VALVE PSV Spesific Skill

(21 Contractor)
CRANE FORKLIFT TRAILER & TRONTON KOMETO TRUCK TANKI
PAINTING & COATING REFRACTORY INSULATION
CLEANING LABOUR AREA
14
Gambar 15. Penentuan scope kontrak ke kelompok kontraktor
Decide between the two options by weighing

between the 3 factors
1 Outsource the
Each task Does the RU
starting have the
No entire TA or
resource in- complex level Chose between these
with the house for
management options based on ranking
most task
of :
critical management?
2 Outsource the Quality
skill group Schedule
consisting of Cost
Yes
several skill type
Can the RU
manage the No
task with
better quality
and schedule
management? Combination of these
3 contractor strategies
Yes Outsource can be deployed in a
specific skill single turnaround
type
Gambar 18. Proses penilaian resiko HSE (risk assessment process)
no gambar 16
Menentukan persyaratan
Mengidentifikasi Risiko &

mengisi formulir
Pengesahan Formulir
oleh
Tim CSMS
Menentukan persyaratan
Diperlukan Verifikasi Health, Ya Memeriksa Penilaian

Safety & Environment Risiko
Tidak
Tidak
Ya
Persetujuan
Disetujui ?
Tim CSMS
Tidak
Disetujui TA
Manager ?
Ya
Kirim ke Contract Office

Gambar 19. Matrik Penilaian Resiko HSE (Risk Assessment Matrix)
Rev no
gambar
17
Editable di word Pedoman
17
Gambar 20. Proses pra-kualifikasi aspek HSE (pre-qualification process)
Rev no
gambar
18
Penilaian
Risiko
Tidak
Tinggi ?
Ya
Bank Data HSE Kontraktor
Tidak Calon Mengisi

Diperlukan Ya
Questionnaire Pra-Kualifikasi
Kualifikasi HSE
Kaji Ulang dan Klarifikasi

oleh Planer TA
Tidak Tidak Tidak lulus

Persetujuan dan memberikan
Lulus ?
TA Manager coaching HSE
(Jumlah nilai < 56)
Standard HSE Ya Ya
yang disyaratkan Proses Proses
Pemeriksaan Pemeriksaan
dan audit dan audit
Ya Ya
Tidak Apakah Tidak

Planer TA Tidak lulus
Memenuhi Persetujuan
dapat mengisi kesenjangan dan memberikan
Kriteria HSE TA Manager
tersebut coaching HSE
Ya Ya
Penerimaan
bersyarat
Memasukan Calon
dalam daftar
penawar
18
Rev no
Gambar 21. Proses seleksi kontraktor dari sisi HSE gambar
19
A
Menyusun Dokumen
Penawaran
Mengadakan Pengumuman public
(Jika diperlukan)
Menyaring Penawar Baru Mengadakan kegiatan prakualifikasi

SELEKSI (Jika diperlukan) penawar
Menyusun ikhtisar teknis Mengkoordinasi, Menyusun dan Menyusun

Sama syarat dan risiko HSE Dokumen Penawaran Mengumpulkan dokumen tender Pasal-pasal/Perjanjian
yang terkait dengan
pekerjaan akan dimasukan Tinjauan kualitas
dalam dokumen lelang. Dokumen Tender
Meminta tinjauan dan Persetujuan

Komisi Pembelanjaan
B
Pertemuan Pra-Lelang
Evakuasi Peninjauan
Kemampuan saat ini dan B
pelaksanaan K3LL masa
Menbagikan Undangan
lalu dalam Proposal lelang. Bagi Penawar
Menyusun penjelasan
Penawar dan menjawab Mengkoordinasi Rapat Penawar Menyusun Penawaran
Pemberian Kontrak Pertanyaan penawar Klarifikasi Penawaran (Proporsi menawarkan harga)
yang diperlukan
Mengadakan Rapat Klarifikasi
Penawaran
HSE KONTRAKTOR
Melaksanakan evaluasi Teknis Mengadakan evaluasi Non
dan keselamatan teknis (komersial)
Negoisasi aspek biaya dan Mengkoordinasi rapat

aspek teknis Negosiasi kontrak
Mendata ulang penilaian dan Mengumpulkan dan

penghargaan menyelesaikan Paket
Rekomendasi & Pemberian
Tinjauan kualitas Paket

Rekomendasi
TA Brick Content: Pre-execution
1C Process: Shut down phase – Blinding and tagging
Matriks tanggung jawab untuk mengontrol blinding dan de-blinding

Aktivitas Approver 1 Executer 2 Observer3
1 Persiapan blinding
Memperoleh ijin kerja/clearance Produksi Tim TA HSE
Mengikat blinding tag ke flange Produksi HSE
2 Melakukan blinding “in”
Memasukkan spade Tim TA ME Produksi
Buang bagian blinding tag yang “in” N/A ME N/A
Serahterimakan bagian tag yg “in” & clearance kpd bag. operasi Produksi ME N/A
Dalam pelaksanaannya di RU,

approver, executer dan observer
dituliskan by name
1 Approver yang memiliki peralatan dan mengeluarkan ijin kerja/clearance

2 Executer yang melaksanakan pekerjaan dan menuntaskannya sesuai guidelines dan instruksi yang diberikan
3 Observer yang memahami pekerjaan tersebut dan menjamin seluruh prosedur dan rencana dipatuhi
Rev no
Gambar 22. Contoh JSA worksheet gambar
20
Process: Execution - Job safety analysis
JSA WORK SHEET (Job Safety Analysis)
Job : Permit No. Job supervisor/foreman : Signature :
Cleaning & Skimming Catalyst Name :
Reactor 31-R-101 Date : Position :
Date :
Equipment / infrastructure function : Sub Section Area supervisor : Signature :

Oil Fraction Separator Name :
Section Position :
Date :
Work Equipment : AKKP required : Safety Inspector Signature :

Crane, Wrench, Hydratight, Blower, Vacuum Unit, Jack Hammer, Lamp < Safety Helmet, Safety, Shoes, Safety Belt, Gloves, APAR, Dust Mask, Name :
50, Volt DC, Grinding Machine, Welding Machine, Pneumatic Test, Anti-Toxic Mask, Goggles, Breathing, Apparatus, Ear Plug / Muff, etc. Date :
Catalyst Pocket
Work sequence Potential hazard Unwanted events mitigation effort
Preparation
1
Install Scaffolding. Falling from height Use full body harness
Setting Equipments (vacuum, pump, hose). Raining Set canvas in work area
Lifting, using crane Falling items from lifting attempt Ensure that the knot is correct and safe
Reactor
2 Cooling
Install Nitrogen Connector Hose to Reactor Nozzle Nitrogen leak Ensure worker is in the right position
Filling Nitrogen into Reactor. Nitrogen leak Ensure worker is in the right position
Release
3 Manhole, Nozzle, Spool Piece, and Blind Flange.
Release Bolt using Hydratight / Wrench Flash due to Hydrocarbon leftover released to air Use chemical mask and prepare APAR.
Release Manhole, Nozzle, Spool Piece, and Blind Flange. Hydratight & Blower air-hose leak . Ensure that there's no leakage in Hydratight and Blower.
Lifting using crane Hit by loose Hydratight compressor hose Ensure worker is in the right position
Falling items from lifting attempt Ensure that the knot is correct and safe
Unloading
4 Catalyst and Reactor Entry.
Open Chimney and Tray. Hydrocarbon gas residue. Run Gas Test for Hydrocarbon and Oksigen
Unloading Catalyst. Lack of Oxygen. Conduct purging, using Chemical Mask.
Install lighting inside Reactor Catalyst dust. Use Breathing Apparatus or Air Line Compressor unit.
Install Scaffolding. Irritated eyes and respiratory problem Use Goggles and Breathing Apparatus.
Neutralizing with Ash Soda. Electrical shock use lighting < 50 Volt DC
Cleaning Reactor Walls Noise inside reactor due to activities conducted by Snapper Machine Use Ear Plug / Ear Muff.
Check Walls and Accessories of Reactor Standby officer near manhole
Install Blower. Use communication equipment
Isolate cable connectors well
Repair
5 with welding.
Grinding Fire due to welding Run gas test for Hydrocarbon and Oksigen
Welding Lack of Oxygen Conduct purging and prepare APAR.
Checking welding result Leakage in Pneumatic Tool. Use Breathing Apparatus.
Testing Prepare APAR.
Repairing/Replacing Thermowell. Standby officer near manhole
Loading
6 Catalyst..
Install Chimney and Tray. Catalyst dust. Run gas test for Hydrocarbon and Oksigen
Loading Catalyst , and leveling Lack of Oxygen Use Chemical Mask and Breathing Apparatus.
Install Nozzles. Standby officer near manhole
Box
7 Up
Installing Top Manhole. Stuck, hit, during bolt installation Install bolt correctly and safely
Tying bolt Falling equipment Ensure that the knot is correct and safe
Place equipments on the right place
SOURCE: OPI 21
Rev no
Gambar 23. Contoh work permitting prochedure & plan (roles & responsibilities) gambar
21
Process: Execution - Work permitting procedure and plan

Roles and responsibility should be clear among, issuing authority, executor and auditor
Issuing authority / Approver Executing authority / Executor Auditor / Observer
To prepare the equipment and properly tick the To clearly understand the conditions of the Whether the exact location of area/unit and
checklist items equipment and residual hazards equipment has been mentioned clearly
To identify and indicate any residual hazard to To discuss the above with issuing authority and Detail description of work is properly written
release equipment decide upon the protective measures Fire station has been informed and properly
To advise on protective measures and mention To describe the job and associated hazards to ticked
To carry out gas test wherever required and the workmen Permit issued to which Dept., Div.,Section and
enter the result with sign, date and time To ensure that safe procedure of execution are Craft - all mentioned
To discuss and explain with/to executing being followed Equipment preparation - Equipment has been
authority To check all the hand tools/devices/ equipment properly prepared, all checklist items area
Carry out electrical isolation whenever required and ensure that they are healthy properly checked & ticked
Close the permit when the job is complete or end To make the permit available at work site all the Residual Hazards - Identified and
of permit duration, which one is earlier time ticked/indicated
To preserve the permit for next one month To close the permit when the job is over or at the Protective Measures- Requirements identified
end of permit duration, which one is earlier and properly marked
To preserve the closed permit for next Other details - like provision of continuous
one month ventilation, additional precautions
Gas test
Test for all probable gases carried out
and reading recorded with sign., date and time
etc
Frequency of rechecking identified and carried
out
Electrical isolation was reqd., carried out and
documented
Both issuing and executing authority
signed mentioning name and signature, date and
time
Permit has been closed by both issuing
and executing authority with date and time
Closed permits has been kept properly filed and
being preserved for next one month
SOURCE: OPI 22
Rev no
gambar
Gambar 24. Contoh work permitting prochedure & plan (protective measures to be ensured for
residual hazardous before equipment handover) 22
Process: Execution – Work permitting procedure and plan

Protective measures to be ensured for residual hazardous before equipment handover
Equipment release process Residual hazard Protective measures

Equipment electrically isolated Lack of oxygen Protective clothing
Inspection tested (for cold and hot H2S and/or any other toxic gases Life support device
job) Combustible gases Gas test device
Isolated from steam, air, Corrosive chemicals Hearing protection
hydrocarbon and gas Steam / Condensate Safety Harness
Depressurized and cool down Pyrite Eye protection
Drained High humidity Face protection
Positively isolated/blinded Respiratory protection
Steamed & water flushed Keep fire equipment stand-by
Ventilated & gas freed Barricade the area
Continuous inert gas flow / Remove flammable and combustible
continuous adequate ventilation Cover with fire retardant tarpaulin
arranged Crane with basket stand-by
Vehicle/equipment in good condition Attendance with Airline set
with spark arrested Keep man ways open
Radiation source removed (confined Allow minimum possible number of
space entry) persons inside confined space
To ensure positive isolation and
maintain it all through
Ensure adequate ventilation and
light all through
Display copy of entry permit near
entry manhole
SOURCE: OPI 23
Rev no
Gambar 25. Contoh work permitting prochedure & plan (equipment release prochedure,
gambar
section1: equipment)
23
SECTION 1 : EQUIPMENT
New Extension
Section no. / GSI
Duration for this permit : Date :
From : Date ……….. until Date ……….. Registration No. / K3LL
Time ……….. until Time ……….. Issued date
Work Location
Work Description
Work Executer
1 Welding Machine 6 Radioactive equipment 11 Hammer

2 Compressor Machine 7 Crane 12 Staircase / Scaffolding
3 Gas tube for welding / cutting 8 Forklift 13 ………………………..
4 Electrical Equipment ( Generator, AC/DC converter, ...) 9 Excavator 14 ……………………….
5 New 10 Pressure hose 15 ……………………….
1 Working in heights 7 Electrical current 13 Pyrophorics

2 Falling object 8 Lost communication connection 14 Radioactive
3 Lifting heavy material 9 Hot equipment 15 ………………………..
4 Closed/confined space 10 Oxygen limitation 16 ……………………….
5 Toxic material / liquid / gas 11 Heat temperature in work area 17 ……………………….
6 Flammable material / liquid / gas 12 Dust from catalyst ……….. 18 ……………………….
A. Hereby state the equipments already Hereby state the equipments already
1 Freed from pressure 1 Permit to enter confined/closed space
2 Drained 2 Permit to enter restricted area
3 Isolated by : Blank 3 Permit to block/closed the road
Released 4 Permit to operate heavy equipment
Locked valve 5 Permit to use fire hydrant
Labeled 6 Permit for electrical / Instrument
7 Permit for radiation work
SOURCE: OPI 24
Rev no
gambar
section2: safety requirements; section 3: pelampiran surat ijin/dokumen
24
4 Steaming out / purging 8 Permit for excavation
5 Flushed with water 9 Permit to take Photo / Video
6 Mechanical / natural blowing 10 Permit to deactivate vital equipment
B. 1 All sewer, drain and valve within 15 m distance from the working area that already closed. 1 Job Safety Analysis ( JSA )
2 Remove all flammable material. 2 Sketch / Drawings / P&IDs / Work location PFDs
3 Stand by fire equipment 3 Work procedure
4 Stand by fire fighter 4 Inspection on special equipment
5 All welding equipment already in secured place, with grounding. 5 Data sheet ( MSDS )
6 Constant water spraying to the work equipment/area 6 Checklist / Blind list
7 Other work permit required 7 Tagging already in database
8 All machine, diesel, compressor already in safe location 8 Waste management / Disposal / Storage
9 ……………………….
10 ……………………….
C. All electrical equipment motor already :

1 Isolated and labeled
2 Isolated from electrical source
D. 1 Monitored the wind direction
5 Re-check the gas
E. Electrical isolation by : Name: Signature: Position:
SPECIAL INSTRUCTION :
APD required
Safety helmet Dust / Chemical Mask Safety glasses Safety suit / Appron
Gloves Face protection Respiration support Full Body Harness
Safety shoes Ear protection Chemical Suit …………………………….
SOURCE: OPI 25
Rev no
gambar
section4: authorization)
25
SECTION 4 : AUTHORIZATION
I personally already checked the location and condition. Permission to guarantee the start of hot work
Authorized Operational Personnel ( GSI Authority )
Authorized Operational Personnel ( Fire Permit Authority )

All equipment and machines already checked, safe to use in work location.
Authorized Technical Personnel ( Authorized Engineer )
SECTION 5 : HANDOVER FROM TECHNICAL ENGINEERING
The work already completed, all material and equipment ready to operate with safe and clean condition
Not completed and the condition as follow…………………………………………………
SECTION 6 : GSI
I already check the equipment, material and work place and agree with the condition.
DISTRIBUSI : White original - Project Supervisor Yellow - Operational personnel / GSI Green - Technical expert Red - K3LL
SOURCE: OPI 26
1F Process: Execution - Job quality plan
Isu-isu kunci
1 Bagaimana menjamin terlaksananya pekerjaan
yang berkualitas tinggi oleh vendor OEM
2 Untuk critical equipment, bagaimana menjamin
kualitas pekerjaan sesuai permintaan
3 Bagaimana menjamin komitmen para inspector
Rencana quality control

Hold point Witness point Observation point Surveillance point
Prosesnya tidak Prosesnya tidak Perusahaan harus Kegiatan akan
boleh melebihi apa boleh dilakukan menerima selalu diawasi
yang diijinkan tanpa persetujuan pemberitahuan, tapi sepanjang
perusahaan secara tertulis dari kegiatan dapat dilakukannya
tertulis mengenai perusahaan dilakukan apabila pekerjaan, tidak
prosedur yang belum tersedia perlu ada
digunakan dan pemberitahuan
aktivitas dan
penyelesaian
pekerjaan (misalnya,
prosedur mengelas)
1F Process: Execution - Job quality plan template
Check point
Hold Witness Observation Surveillance

Pekerjaan
1 … … … … …
Pemilik otoritas
1F Process: Execution - Job quality plan (1/2)
Name of organization:
JSA No. Task: QAP No.
Client: Inspection authority: AI (LR Insurance Inc.) Date: 15 /11/2008
Project: Drg. Nos.: 2 - GP-1121 -1768, Rev.1 Item No: 99-D-20
P.O. No.: Item: Feed Coalescer Job No. GP-1121
Item: Feed Coalescer Code of Construction: ASME SEC. VIII, DIV.1, EDITION 2007
Quantity: 01 No.
Reference documents / procedures
Abbreviations ASME Section VIII Division 1, Edition 2007
GP - Grand Prix ASME Section V, Edition 2007
AI - Authorized Inspector ASME Section IX, Edition 2007
QC - Grand Prix Quality Control Engineer ASME Section II Part A, Edition 2007
MTC - Material Test Report or Certificate of complaince ASME Section II Part C, Edition 2007
Legend
H (Hold): Stage of Inspection beyond which work shall not progress unless GP-QCP-01-R8: Procedure for Radiographic Examination
accepted by QC/AI GP-QCP-02-R8: Procedure for Liquid Penetrant Examination
W (Witness): Stage of Inspection for which AI shall be notified in advance, GP-QCP-05-R3: Procedure for Hydrostatic test
However work may proceed with AI' s consent if AI is unable to undertake the GP-QCP-06-R2: Procedure for Heat Treatment
inspection GP-WP-01-R3: Written Practice for Training, Qualification and Certification
R (Review): QC to perform the activity, document all results of NDT Personnel
Rev. Date Description of revision Prepared by Approved by Reviewed and accepted by

0 15.11.2008 First Issue SY RS Authorized Inspector
SUMBER: OPI
1F Process: Execution - Job quality plan (2/2)
Name of organization:
JSA No. Task: QAP No.
Client: Inspection authority: AI (LR Insurance Inc.) Date: 15 /11/2008
Project: Drg. Nos.: 2 - GP-1121 -1768, Rev.1 Item No: 99-D-20
P.O. No.: Item: Feed Coalescer Job No. GP-1121
Acceptance Responsibility
S. No. Operations Characteristics Extent Reference documents Format of record
Standard GP AI …
Drawing & Design Review of Drawing & Design ASME Section ASME Section VIII Drawing and
01 100% H R …
Calculations calculation VIII Division 1 Division 1 Design Calculations
Drawings and
ASME Section VIII
02 QA Plan Hold/ Witness/Review stages 100% ASME Section QAP H H …
Division 1
VIII Division 1
NDE Procedure (PT

Procedure /
& RT) and NDE Review of Procedures / Personnel GP-QCP-01& ASME Section VIII
03 100% Inspection R H …
Personnel Records GP-QCP-02 Division 1
Process Checklist
Qualification
Procedures for Procedure /

GP-QCP-05 & ASME Section VIII
04 Hydrostatic test and Review of procedures 100% Inspection R R …
GP-QCP-06 Division 1
Heat treatment Process Checklist
ASME Section ASME Section VIII

Welder Performance Produksi, Repair & Tack WPQ / WOPQ
05 100% VIII Division 1 Division 1 & H R …
Qualification records Welding Records
& Section IX Section IX
Prepared by: Approved by: Reviewed and accepted by:
SUMBER: OPI
Start up phase 1) box up; tugas dan tanggungjawab
Process: Start up – Box up
Responsibility matrix for Box Up Certificate (BUC) issuance and approval

Activity Approver Executer
1 Initiative BUC Prod/PE TA
2 Confirm inspection activities completed MPS MPS
3 Confirm inspection recommendations completed MPS TA
4 Confirm all internals are in place, correctly installed PE TA & MPS
5 Confirm all turnaround work scope completed MPS/Product TA & MPS
6 Confirm internal cleanliness OK Production TA team
7 Authorize and execute box up Production TA team
Note :
For application in RU’s , name
of the approver and executer
needs to be mentioned
1H Process: Start up phase - De-blinding
Matriks tanggung jawab untuk control blinding dan de-blinding

Aktivitas Approver1 Executer2 Observer3
1 Melakukan de-blinding “out”
Memperoleh ijin kerja/clearance Produksi TA HSE
Memindahkan blind dan disimpan di bagian pemeliharaan Produksi TA HSE
Membuang bagian tag yang “out” TA TA NR
Serah terima clearance & bag. tag yg “out” ke bag. operasi Produksi TA NR
Menyimpan bagian tag yg “out” di lokasi kerja operasi N/A Produksi N/A
Dalam pelaksanaannya di RU, nama

approver dan executer perlu
dicantumkan
1 Approver yang memiliki peralatan dan mengeluarkan ijin kerja/clearance

2 Executer yang melaksanakan pekerjaan dan menuntaskannya sesuai guidelines dan instruksi yang diberikan
3 Observer yang memahami pekerjaan tersebut dan menjamin seluruh prosedur dan rencana dipatuhi
Start up phase 3) PSSR
Process: Start Up – PSSR (Pre Start Up Safety Review) and Commissioning
PSSR checklist
Activity Status Source1 Comments
1 Equipment box up completed
2 Pressure tests completed and witnessed
3 All manual and check valves reinstalled
4 All control valves reinstalled
5 All relief valves reinstalled
6 All in-line filters elements reinstalled
7 All instrumentation reinstalled, tested and calibrated
8 All electrical and instrument safeguarding testing completed
9 Operational safeguarding tests are completed
10 Vents and drains are tight and capped before start up
11 All control valves are stroked that are on the start up procedure
12 All new projects have been handled over are understood,

included in start up procedure and all know how to operate
13 All tightness actions are completed
14 All insulation re-installed
15 All scaffolding dismantled
16 All temporary facilities removed
17 De-blinding completed
18 All clearances handed back and signed off
1 Can be combination of Site check, document review and observed activity
B. TA EXECUTION
Dokumen/
Verifikasi & Berita Acara
Daftar Pelaksanaan
tanda Cross Check Penyerahan
Check List pekerjaan
Tangan oleh Work Permit Install Blind oleh Equipment dari
Blind yang Mecahnical
ME, PE & PE & Produksi Produksi ke ME,
dibutuhkan oleh ME
Produksi diketahui
oleh PE
34
Gambar 29. Organisasi pelaksana TA di frontline Rev no
gambar
27
ORGANISASI PELAKSANA TA DI FRONT LINE
KETERANGAN
Equipment Supervisor
Tukang Maintenace Area Section Head
Foreman Material Support, Workshop Support, Logistic Support.
35
Rev no
Gambar 30. Aktivitas awal pekerjaan (pre job activity) gambar
28
Pemberian Kontrak
Kegiatan Pramobilisasi (Kantor) :

(Rapat awal, Rencana kerja,
tinjauan potensi bahaya,
Pemeriksaan dan Audit Lokasi,
Rapat HSE, Peralatan Pemeriksaan
dan APD, dll.)
Tidak
Selesai ?
Ya
Mobilisasi
Mengkomunikasikan
rencana HSE, Audit,
Menyelesaikan masalah
HSE
Pelaksanaan Kontrak
36
Rev no
gambar
Gambar 31. Inspeksi dan penilaian pelaksanaan pekerjaan berlangsung (work in progress)
29
Permulaan
Kunjungan
Planer TA & HSE
Lingkup HSE dan Standar :

Kewajiban Konstruktural, Daftar Penerimaan Bersyarat
Perubahan Ya
Lingkup Kerja,
Bahaya lain
Tidak
Evaluasi sementara :
Daftar pemeriksaan Audit,
Daftar Program
Laporan Evaluasi Laporan Laporan Kinerja

Sementara Kecelakaan HSE Kontraktor
Tindakan
Perbaikan yang
dilakukan
Ya
Tidak
Tidak
Pekerjaan
Selesai ?
Ya Tindakan
Evaluasi Akhir
Kedisiplinan
37
Rev no
Gambar 32. Proses evaluasi dan laporan akhir gambar
30
Menyimpulkan Laporan Evaluasi
Akhir
Membahas hasil akhir dengan

Kontraktor dan memasukannya
ke bank data
Memperoleh persetujuan
Manager TA
Mengeluarkan surat peringatan atau

penghargaan untuk hasil pekerjaan dibawah
atau melebihi harapan
Memasukkan ke dalam bank data

HSE Kontraktor
38
Proses shutdown
Removal Removal Removal

Cooling & of of Disposal Blinding of Inspection
Shutdown Pumping
De- Residual Corrosive & of and Phosphoric For
Plant Out
pressuring Hydro- Poissonous Water Opening Iron Entering
carbon Material Sulfide
39
B. TA EXECUTION
Tahapan kegiatan mechanical
Inspection/ Repair/ Box Up &

Disassamble Cleaning Reasembly
Assessment Replacement Hand over
40
Gambar 33. Tahapan kegiatan dalam rangka untuk Rev no
handover sampai dengan tahap PSSR dan start up gambar
31
Dokumen/
Box up Daftar Pre-
Berita Acara
Pelaksanaan equipment oleh Un-Install Cross Check Start up
Penyerahan
pekerjaan ME yang telah Blind/ Install Blind safety review Start up oleh
Equipment dari
mechanical diverifikasi Sorokan oleh PE & oleh HSE, Produksi
Produksi ke ME,
oleh ME oleh PE dan oleh ME Produksi ME, PE dan
diketahui
Produksi Produksi
oleh PE
41
Lampiran 4
RAM Criteria for Internal Tasks
in the scope
consequence benefit analysis
out of scope 0
Matrik Penentuan Joblist TA
Integrity Aspect
Fungsi Kegiatan
Mechnical Process Equipment
Symptom
Reliability
Asessment
Symptom
Maintenance Planning & Support
Asessment
Symptom
Maintenance Execution
Asessment
Symptom
Production
Asessment
Symptom
Engineering & Development
Asessment
Symptom
HSE
Asessment
Symptom
Refinery Planning & Optimization
Asessment
Quality management process
Alignment Alignment Adherence

Proper Quality Material Quality QP to QP to to Quality Inspection PIR TA
Job List Assess- Quality Plan Executor Outsource Quality Accept- Report Quality
ment & Inspector Plan ance
Contractor
44
HSE management process
Risk JSA Contractor PPE req’t Contractor Safety Routine

assess- Critical safety identifi- safety inspector Equipment HSE PSSR PIR TA
ment equipment manage- cation training out- Release activities
on job list review ment sourcing
45
TA execution readiness
Job
Job Work Equipment Job quality
Job plan safety Box up PSSR
schedule permit release plan
analysis
Tahapan eksekusi
Release
Shutdown Deconta- to TA TA scope Handover to
execution PSSR
execution mination execution operation
team
TA brick content: Execution
5A PSSR: Process flow and roles & responsibilities
Work Flow TA Work Flow PSSR Pic
Group
PasangBlind/Sorokan Stationary,
Audit Doc Box Up …
Proses, dan
Safety
Buka Man
Hole
Audit Doc Hydro Group
…
Test Stationary
Cleaning/Repair/Replace
Audit Doc Group

Box Up Pemasangan Stationary, …
Intrumen, PSV dll Instrumen.
ME III :
Stationary,
Rotating Eq., Hydro Test Group
Instrumentasi Audit Function
Instrumen, …
, Listrik. Test
Listrik
Pasang Instumen & PSV dll

Group
Audit Doc Blind Stationary,
Status Produksi, …
Function Test dan Proses
Group
Equipment
Cabut Blind Proses & …
Readiness status
produksi
SOURCE: RV VITAKL BB team 48

TA brick content: Execution
5B PSSR: Emergent work during TA
Modifications work flow Work Flow PSSR

Usulan MOC Audit Doc MOC
Studi Keenjiniringan
Audit studi ABP
Studi ABP
Audit doc punch list
Group
Proses &
PIC refer produksi
check list Konstruksi
aktivitas Audit Doc Prosedur/STK
MOC Group
Stationary,
rotating,
Punch list
dan Safety
Audit sosialisasi New

Prosedur /STK
Operatiing Prosedur
Modification Readiness for

Commisioning
Startup
SOURCE: RV VITAKL BB team 49

TA Brick content: Execution
6 Handover to operations
System handover sheet checklist

Responsible Status Remarks
Mechanical completion
Contractor has completed all execution work TA execution/TA ---
packs with no outstanding items engineer
All items related to system has been signed TA engineer ---

off on quality control sheet
All relief and control valves fitted, unless TA engineer ---

requested by production
All inspection activities completed and reports TA engineer ---

signed off
Inspection, process engineering and Process engineer/ ---

operations sign off equipment box-up sheets TA execution
Engineering completion
Instrument and Electrical (I&E) TA engineer/ ---
safeguarding/IPF checks on the system Process engineer
complete
SOURCE: OPI 50
Start up process flow
Preparation
of auxiliary Bringing
Preliminary Elimination Tightness Backing in Elimination
the unit
preparation equipment of air of air fuel gas of water
and services on-stream
TA brick content: Shut down and Start Up Procedure
2A Startup procedure – Preliminary preparations
Checklist
Statu PIC
1 Seluruh material asing sudah dipindah dari seluruh vessels, s
columns, dan peralatan lainnya
2 Trays, floats, float arms, dan jalur-jalur pipa sudah bersih, ada di
tempatnya masing-masing dan berfungsi dengan baik
3 Manways, pipe flanges dalam kondisi tertutup & dibaut/bolded
4 Sudah periksa kekencangan semua sambungan/flange yang
dibuka selama TA
5 Material scaffolding, alat-alat, dan materi surplus sudah
dipindahkan dari area operasi
6 Noda, debu, kotoran sudah disingkirkan dari firebox
dapur/furnace
7 Blind/sorokan untuk shutdown sudah disingkirkan dan
blind/sorokan yang hendak dipakai sudah terpasang
8 Kartu terima peralatan diberikan dadri eksekusi ke produksi
9 Tim PSSR memeriksa dan konfirmasi
Responsible – Production and execution
SOURCE: BP; OPI

Pedoman TA

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Pedoman TA

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PEDOMAN

RELIABILITY - REFINING OPERATION

RELIABILITY - REFINING OPERATION

BAB II PREPARATION PHASE 8

B. PENETAPAN ORGANISASI TA DAN KEY

D. DETAIL PLANNING (perencanaan rinci) 34

BAB III EXECUTION PHASE 105

C. START UP PROCESS 140

BAB IV POST TA 143

B. SCHEDULE NEXT TA 153

Lampiran 1. Roles dan responsibilities TA Team dan TA Steering

Turnaround (TA) adalah kegiatan pemeliharaan yang berskala besar (extraordinary

Best Practice Turnaround Process

penggantian raiser maka diperlukan tahapan kajian engineering minimal 8 (delapan)

PERTAMINA BEST PRACTICE TURNAROUND PROCESS

Gambar 1. Pertamina Best Practice dan TA Process

untuk mendapatkan kehandalan (reliability) dari peralatan maupun

26. Main contractor adalah perusahaan pelaksana pekerjaan utama dalam

condition dan lain-lain) untuk mendukung tidak ada kendala operasi

A. GOAL & STRATEGI TA

Kegiatan pemeriksaan tersebut diatas dikoordinasikan oleh Manager

Penurunan kinerja proses dan peralatan akibat :

2. Penentuan timing TA (jadwal eksekusi TA).

3. Pemilihan planning tools.

Tools yang dimaksud juga termasuk tools yang digunakan untuk :

Gambar 2. Contoh tentatif jadwal sourcing harga dan pengusulan anggaran

B. PENETAPAN ORGANISASI TA DAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

Product- Engineeri Procure

meeting and startup Respon- integrity manager and saf ety

Gambar 3. Organisasi TA Steering Committee tanpa menggunakan main contractor

meeting and Respon- integrity manager and specific -ing bottle-

Gambar 4. Organisasi TA Steering Committee dengan menggunakan main contractor

and instrum en- Support in mination Monitoring layout safety

Gambar 5. Organisasi TA Team tanpa menggunakan main contractor

Scheduling and tion Deconta- facility continuous bodies

Gambar 6. Organisasi TA Team dengan menggunakan main contractor

2. Roles & Responsibilities.

c. Operational tahap preparation :

d. Operational tahap execution s.d. start up :

Performance Area TA Premise Target

• KPI Unit Owner Base target Reporting method

TA impact Number of TA-related TBD Monitored by maintenance twice a

TRIR # of incidents during TA

Gambar 7. Contoh kriteria pembuatan KPI TA untuk KLBB tahun 2010

5. Critical Success Indicators (CSI).

TA Performance Assessment diukur dengan menggunakan skala 1 – 5,

Score Category Description

5 Excellent Zero non compliance

4 Some or limited improvement opportunity in

3 Some or limited improvement opportunity in

2 Large gap and significant improvement

1 Large gap and significant improvement

Input job collection terdiri dari :

Pasca TA (n-1) TA (n) TA (n+1)

Pasca TA (n-1) TA (n) TA (n+1)

c. Program Preventive Maintenance

tertentu, untuk itu pada pembuatan Joblist TA juga

Sasaran Element dan sub element sumber Joblist

Equipment Insurance part

c) Kelompok Equipment Optimization :

Critical Joblist dikelompokkan menjadi :

a. Critical berdasarkan tuntutan kualitas.