1

How to apply for Declaration of probation for the post of Assistant Surgeon in Health
Services Department, Kerala?
Probation Declaration നു പൂര്‍ത്തീകരിക്കേണ്ട കടമ്പകള്‍
1. സര്‍ത്വീസില്‍ ക്ക ോയിന്‍ ചെയ്തു തുടര്‍ത്ചയോയ 3 വര്‍ത്ഷതിനുള്ളില്‍ 2 വര്‍ത്ഷചത സര്‍ത്വീസ്
ഉണ്ടോയിരിേണം
2 വര്‍ത്ഷചത സര്‍ത്വീസ് എന്നത്:-
o പബ്ലിക് ക്ക ോളിചെയ്സ്, കോഷവല്‍ ലീവ്(സ്ചപഷയല്‍ കോഷവല്‍ ലീവ് ഉള്‍ചെചടയുള്ളവ),
പ്രസവോവധി, Paternity leave ഇവ െൂട്ടി ആയി പരിഗണിക്കുന്നു.
o Earned Leave, Commuted Leave, Half Pay Leave, LWA ഇവ duty ആയി
പരിഗണിേില്ല. ഇവ എടുതിട്ടുചണ്ടങ്കില്‍ എത്ര ദിവസചതേോക്കണോ എടുതത് അത്രയും
ദിവസം probation കോലയളവ് നീണ്ടു ക്കപോകുന്നതോണ്.
2. First Increment വോങ്ങിചിരിേണം. (See Page No. 2)
3. Service Regularise ചെയ്തതോയി PSC ചട order വന്നിരിേണം. (നിയമനം ലഭിചതിനു ക്കേഷം
ക്കപോലീസ് verification പൂര്‍ത്തിയോകുകയും അതിനു ക്കേഷം ആവേയചെടുക്കമ്പോള്‍ ക്കരഖകളുമോയി PSC
Office ല്‍ നിങ്ങള്‍ ക്കനരിട്ട് ോ രോവുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ട് എങ്കില്‍ മോത്രക്കമ നിങ്ങളുചട Service
Regularise ചെയ്യചെടുകയുള്ളൂ. ഇതിന്‍ചെ ഓര്‍ത്െര്‍ത് DHS site ല്‍ വരിക ആണ് ചെയ്യുക. ക്കനരിട്ട്
അയച്ചു തരില്ല. Site : https://dhs.kerala.gov.in/orders/ )
4. Department Test pass ആയിരിേണം. (50 വയസ്സിനു മുകളില്‍ പ്രോയമുള്ളവര്‍ത്േ് ഇത് ബോധകമല്ല)
5. GPF, SLI, GIS ഇവയില്‍ Join ചെയ്തിരിേണം. (50 വയസ്സിനു മുകളില്‍ പ്രോയമുള്ളവര്‍ത്േ് ഇത്
ബോധകമല്ല).
6. NPS ന്‍ചെ കോരയം പെയുന്നില്ല, എങ്കിലം നിങ്ങളുചട application ല്‍ നിങ്ങള്‍ NPS ല്‍ join ചെയ്ത
കോരയം കൂടി നമ്പര്‍ത് സ ിതം സൂെിെിക്കുക.
(Assistant Surgeon ന്‍ചെ probation നു Confidential Report നിര്‍ത്ബന്ധമല്ല. പകരം Work & conduct
certificate ആണ് വയ്ക്കേണ്ടത്.)

ചെക്കയ്യണ്ടത്.
തോചെ പെയുന്നവയുചട 4 ക്കകോെികള്‍ തയ്യോെോക്കുക.
1. Application for Probation സവയം തയ്യോെോേിയത്. (See Probation folder in Google Drive )
https://drive.google.com/folderview?id=1z2LtKQA1j0cpZU_MaQGJAG1Bw2xsTr7z
2. Advise Memo from PSC.
3. Appointment order
4. Joining RTC
5. Department Test pass certificate in original – (ഇത് ഒെി ിനല്‍ തചന്ന അയച്ചു ചകോടുേണം.
Probation Declaration ഉതരവിന്‍ചെ കൂചട ഇത് DHS ല്‍ നിന്നും തപോല്‍ മോര്‍ത്ഗം തിരിച്ചു
ലഭിക്കുന്നതോണ്.)
6. Proof of joining SLI, GIS & GPF
a. For SLI:- SLI bond അചല്ലങ്കില്‍ Form 8 ില്ല ഇന്‍ുെന്‍സ് ഓഫീസില്‍ നിന്നും
വോങ്ങിക്കുക. ഇതിന്‍ചെ ക്കകോെി വയ്ക്കുക
b. For GIS:- GIS ന്‍ചെ passbook ില്ല ഇന്‍ുെന്‍സ് ഓഫീസില്‍ നിന്നും വോങ്ങിക്കുക. Front
page Copy എടുക്കുക
c. For GPF:- GPF നമ്പര്‍ത് അനുവദിചതിചെ ചലറ്റര്‍ത് ഓഫീസില്‍ വന്നിട്ടുണ്ടോവും. ഇതിന്‍ചെ
ക്കകോെി വയ്ക്കുക
7. Order of service regularization. (DHS site ല്‍ ഉണ്ടോകും.)
8. Work & Conduct Certificate. (See Probation folder in Google Drive )

ഇവ ഓഫീസില്‍ സമര്‍ത്െിക്കുക. ഓഫീസില്‍ ഒരു ക്കകോെി വചതിനു ക്കേഷം, ബോേി ഉള്ള 3 ക്കകോെി,
ചമെിേല്‍ ഓഫീസറുചട covering letter ഓടു കൂടി DMO office ല്‍ എതിക്കുക. DMO Office ല്‍
നിന്നും നിങ്ങളുചട Service details, AG യില്‍ നിന്നും ആവേയചെട്ടു വോങ്ങിക്കും. ഇത് ലഭിചോല്‍
നിങ്ങളുചട അക്കപക്ഷ DHS ക്കലേ് forward ചെയ്യും. അതിനു ക്കേഷം Probation declare ചെയതതോയി
ഒരു Registered letter നിങ്ങളുചട ഓഫീസില്‍ ലഭിക്കും.
 2

നിങ്ങളുചട application DHS ക്കലേ് forward ചെയ്ക്കതോ എന്നെിയോന്‍ DMO office ല്‍ ഒരു follow
up ആവേയമോണ്. കോരണം AG യില്‍ നിന്നുള്ള service details ലഭിേോന്‍ കോലതോമസം ഉണ്ടോകോറുണ്ട്.
ആയതിനോല്‍ section clerk നിങ്ങളുചട അക്കപക്ഷ DHS ക്കലേ് അയേോന്‍ വിട്ടു ക്കപോകോന്‍ െോന്‍സ് ഉണ്ട്.

NB: DMO യില്‍ ഈ application കിട്ടിേെിഞ്ഞോല്‍, AG യിക്കലേ് request ചകോടുത്തു സര്‍ത്വീസ്

details എടുെിക്കുക ആണ് ആദയം ചെയ്യുക. അത് ലഭിചതിനു ക്കേഷം അത് കൂചട attach ചെയ്തു DHS
ക്കലേ് forward ചെയ്യും. Probation declare ചെയ്തു കിട്ടോന്‍ അതയോവേയം ഉണ്ട് എങ്കില്‍ DMO യുചട
covering letter വോങ്ങിചതിന് ക്കേഷം ക്കനരിട്ട് DHS ല്‍ എതിക്കുക (Section EA-5). അതിനു ക്കേഷം
AG Service details എടുത്തു തരുവോന്‍ DHS section ല്‍ request ചെയ്യുക. കുെച്ചു തവണ ക്കനരിട്ട് DHS
office ല്‍ ക്കപോക്കകണ്ടി വരും.

Applying for first increment.

1. A written request addressed to AG.(mention your PEN & Mob number). (A covering letter from your office
is not required )
2. A Copy of PF enrollment letter from AG.(Once enrolled in PF, AG sends a letter to your office. If you have
not received it, ask your clerk for the same)
3. Photocopy of SLI bond paper or Form 8. ( contact District insurance office to get any one of these two).
4. Photocopy of first page of GIS passbook . (Contact District Insurance office for your GIS passbook)

And send these to :-

Section _____(fill your GE section number here)

Office of the Principal Accountant General (A&E),
Trivandrum, 695001.

No need to send through your office . No need of any covering letter or official seal.

Once approved, it will automatically get updated in Spark. Also you can get a PDF copy of pay slip from AGs
website.
Here
http://ksemp.agker.cag.gov.in

If you are late to apply for increment, in that case you need to process your arrears from spark and submit
bill to Treasury along with printout of this PDF copy obtained from site.

- sachin kc.