Klo job desc purchasing secara General :

- Terima Request (dlm bentuk PR --> Purchase Request Form)

- Cari Vendor buat minta penawaran harga (Biasanya minimal 3)
- Negosiasi harga
- Buat PO
- Pantau sampai barangnya dateng tepat waktu
 Merekap setiap Pembelian barang yang dilakukan purcahsing
 Memfilekan setiap bukti pembelian barang(seperti bon,kwitansi,invoice ataupun nota
kontan)
 Mencaritahu harga dan Stock barang ke Vendor perusahan
 Menghitung Provit dari barang yang di beli untuk di up
 Membuat Penawaran harga ke customer dan memfollow up penawaran tersebut.
Tugas purchasing
1. Menyusun list pembelian barang / jasa yang dibutuhkan seluruh anggota perusahaan.
2. Mengkategorikan list pembelian antara; pembelian barang bulanan & sekali beli.
3. Menyusun list vendor penyedia barang / jasa.
4. Meminta approval pembelian kepada manajemen / bagian keuangan untuk anggaran.
5. Menghubungi supplier & vendor untuk mendapatkan quotation / penawaran harga.
6. Menganalisa penawaran (harga, fitur, servis, Etc.) yang paling menguntungkan bisnis.
7. Melakukan negosiasi harga, fitur, servis, waktu, yang diperoleh dari supplier.
5. Membuat dokumen pemesanan / purchase order (PO).
6. Mengirim PO kepada supplier & vendor barang / jasa.
7. Melacak & memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis berjalan baik.
8. Pengecekan kualitas barang / jasa sesuai dengan kontrak penjualan.
9. Dokumentasi dokumen-dokumen penjualan.
10. Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk.
11. Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang / jasa.
12. Melakukan review performa proses pembelian
Purchasing Strategy
________________________________________
Ada 5 strategi purchasing gan :
- Few Supplier Long term
- Multiple Supplier
- Vertical Integration back & front
- Keiretsu
- Virtual Suppliers relationship
* Few Supplier
Strategi mengembangkan hubungan jangka panjang,bersekutu dengan supplier yang akan
bekerja sama dengan pembeli untuk memuaskan konsumen akhir.sedikit supplier,namun
masing-masing memiliki komitmen besar kepada pembeli.

* Multiple Supplier
- Supplier menanggapi permintaan dan spesifikasi dari pembeli,order biasanya jatuh ke
penawar yang paling murah
- Strategi ini membebankan supplier untuk memenuhi permintaan pembeli
- Supplier secara agresif bersaing satu dengan lainnya dan banyak pendekatan negoisasi yang
dapat digunakan dalam strategi ini.
- Supplier terbeban untuk mempertahankan teknologi,keahlian,dan kualitas serta kemampuan
pengiriman

* Vertical Integration
Pada strategi ini perusahaan dapat memutuskan untuk menggunakan integrasi vertical ke
belakang (beli pemasoknya) atau ke depan (membuat barang jadi )

* Keiretsu
- Supplier yang menjadi bagian dari koalisi perusahaan.jalan tengah antara membeli dari
sedikit supplier dan integrasi vertical.
- Anggota keiretsu biasanya merupakan bagian dari koalisi perusahaan atau supplier yang
mempunyai hubungan jangka panjang dengan perusahaan

* Virtual – Perusahaan Maya

- Berbagai supplier yang saling berhubungan untuk menyediakan permintaan akan jasa
- Mengandalkan hubungan supplier untuk memberikan pelayanan pada saat diperlukan

Biasanya ane klo ditagih cari seribu alesan buat menghindar gan :
1. Tekanin ke SUpplier itu, klo Invoice blm dibayar kejar orang Finance.
2. Pura-pura kaget (walaupun tau itu Invoice blm dibayar).
3. SKSD (ngbrol2 aja smbil becandain suppliernya).
4. Janjiin Supplier akan bantu Follow Up ke Finance spy cpt dibayar.
5. Berdoa, semoga pulang ke home selamat sampai tujuan.. (becanda deh )

Di purchasing istilah2 yg sering kepake itu :

- PO : Purchase Order
- PR / PRO : Purchase Request / Purchase Request Order
- Bid Tabulation : Pengajuan harga yang kita buat dan kita ajukan ke atasan, klo disetujui
baru kita buat PO.
- URGENT : Permintaan barang yg sangat diperlukan cepat!
- Invoicing : Proses pengurusan pembayaran ke Finance.
- Indent : Barang biasanya ga Ready, harus nunggu setelah turun Order.
- TOP : Term of Payment
- Delivery Time : Perkiraan waktu, mengenai kedatangan barang setelah PO dikirim ke
supplier / vendor.
- COD : Cash on Delivery.
- Cash : Pembayaran CASH.
- SAP / ACCPAC / ORACLE : Semacam Program dalam suatu perusahaan yang salah satu
fungsinya bisa untuk dipakai purchasing departemen.
SKILL SEORANG PURCHASER
1. Komunikasi yang baik. Berdasarkan proses yang telah disebutkan, staff purchasing harus
berkomunikasi dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan seperti bagian
keuangan & logistik. Tidak hanya itu, bagian purchasing juga harus mengetahui kebutuhan
semua departemen, serta menjaga hubungan baik dengan vendor & supplier. Jadi keahlian
dalam berkomunikasi sangat penting untuk staff purchasing.
2. Negosiasi dengan vendor & supplier. Ketika menerima penawaran dari vendor &
supplier, tentunya perusahaan akan harus mengeluarkan dana untuk membayar produk / jasa
yang diperlukan. Staff purchasing yang mumpuni akan mampu memperkecil dana yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan, karena ini akan menguntungkan perusahaan kan? Ini sangat
dicari oleh perusahaan!!!
3. Memiliki network vendor, supplier, service company & freelancer. Sebagai
perusahaan, kebutuhan setiap divisi di dalamnya itu benar-benar bisa sangat variatif. Dimana
bisa saja Anda diminta untuk mencari jasa fotografer, atau jasa catering makanan, event
organizer, bahkan sampai penulis lepas! Ada baiknya Anda memiliki koneksi atau jaringan
dengan individual atau perusahaan penyedia barang dan jasa tersebut. Ketika diminta, anda
sudah siap!
4. Pencatatan & Dokumentasi Terorganisir. Karena banyaknya proses pengadaan barang
& jasa yang akan dilakukan oleh staff purchasing, maka pencatatan dan dokumentasi sangat
penting untuk dilakukan. Masalahnya, tidak semua orang bisa melakukan dokumentasi yang
baik dan terorganisir. Seringkali justru dokumentasi ini malah berantakan dan tidak rapi. Ini
akan menyulitkan berbagai pihak seperti bagian keuangan dan akuntansi di masa depan bila
tidak dilakukan dengan baik.
5. Keahlian dalam Microsoft Office & komputer. Memang sangat sederhana, tapi ini
sangat penting karena akan ada banyak sekali pencatatan, pembuatan PO, tracking
pengiriman, dokumentasi pembelian, dan sebagianya. Hal ini akan sangat membantu finance
dan manajemen untuk merekap pengeluaran perusahaan kedepannya.
6. Paham perpajakan. Ketika membeli barang, tentunya akan ada pajak yang harus
dibayarkan. Pajak yang dibayarkan kepada CV & PT bisa saja berbeda, dan pajak yang
dikenakan kepada jasa dan barang juga bisa berbeda. Sehingga pengetahuan tentang
perpajakan akan membantu staff purchasing untuk mengerti berapa harga yang harus dibayar,
kemana, dan kapan harus dibayar. Ini keahlian yang sangat dicari terutama ketika kita bicara
skill dari staff purchasing lho!

Beberapa hal pokok dalam metode Milkrun ini adalah :

–          Waktu dan jadwal pick up telah ditentukan secara fixed.

–          Volume dan cycle issue juga telah ditetapkan.

–          Sequence atau urutan pengambilan barang dari satu supplier ke supplier lainnya telah
dibakukan,namun tetap dievaluasi implementasinya.

–          Lamanya proses loading unloading muatan juga telah disetting.

–          Lama perjalanan dari satu titik pick up ke titik pick up yang lainnya juga telah di
tetapkan.

–          Ketepatan waktu menjadi hal penting dalam metode ini selain faktor keamanan
pengiriman.

Beberapa data dan tools yang biasa digunakan dalam menyusun rencan delivery dalam
metode milkrun adalah :

–          Data Rencana Produksi, untuk menentukan kubikasi dan cycle issue yang akan
digunakan.

–          Route Matriks, digunakan sebagai acuan dalam estimasi perencaan waktu tempuh
/perjalanan.

–          Supplier Manifest, sebagai dokumen transaksional antara  costumer dan supplier

–          Kanban, Identitas barang pada box

–          Skid Label, Identitas barang dalam satuan skid atau palet.

–          Timeline, urutan proses pickup berdasarkan volume, jarak tempuh, lokasi dsb.

–          KPI (Key Performance Indicator), sebagai tools evaluasi kinerja metode pengiriman
milkrun ini.