3/9/2022

KHOA HỌC
QUẢN LÝ
CHƯƠNG 3.
ĐẠI CƯƠNG CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
ThS Tạ Thị Bích Ngọc VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

1 2

CHƯƠNG 3. CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

Chức năng lập kế hoạch Ra quyết định quản lý

1. Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch
2. Đặc điểm của kế hoạch
3. Vai trò của kế hoạch
4. Phân loại kế hoạch
5. Nội dung các bước lập kế hoạch
6. Phương pháp & nguyên tắc lập kế hoạch
1. Khái niệm quyết định quản lý
2. Đặc điểm của quyết định quản lý LẬP KẾ HOẠCH
3. Vai trò của quyết định quản lý
4. Phân loại quyết định quản lý
5. Quy trình ra quyết định quản lý
6. Phương pháp ra quyết định

3 4

04 CHỨC NĂNG của QUY TRÌNH QUẢN LÝ

01 ĐỊNH NGHĨA “LẬP KẾ HOẠCH”
Lập kế hoạch là gì?

02 CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH

LẬP KẾ HOẠCH CHỨC NĂNG 03
Lập kế hoạch gồm những bước nào?

ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH

LẬP KẾ HOẠCH Một bản kế hoạch có những đặc điểm gì?

04 VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH

KIỂM TRA TỔ CHỨC Kế hoạch đem lại điều gì cho tổ chức?

05 NGUYÊN TẮC “LẬP KẾ HOẠCH”

Cần tuân thủ những nguyên tắc gì khi lập kế hoạch?

LÃNH ĐẠO

55 6

1
 3/9/2022

01 ĐỊNH NGHĨA “LẬP KẾ HOẠCH”

ĐỊNH NGHĨA
“LẬP KẾ HOẠCH” Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng phương án hành
động tương lai của tổ chức để thực hiện mục tiêu trong một khoảng thời
gian xác định trong những điều kiện lịch sử cụ thể.

7 8

CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH

02
CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH
1
Phân tích
2
Xác định
3
Thiết lập
4
Đánh giá
5
Xây dựng
6
Xác định
7
Lập dự
bối cảnh mục tiêu các và lựa lịch trình các tiêu toán ngân
môi phương chọn tổ chức chuẩn sách
trường án phương thực hiện kiểm tra –
án đánh giá

9 10

1. PHÂN TÍCH BỐI CẢNH MÔI TRƯỜNG 2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

• Mục đích: • Bản chất: Mô tả những thành quả trong tương lai khi các vấn đề được giải quyết
• Tiêu chí: SMART
Xác định thách thức của môi trường, phát hiện các cơ hội, thiết lập mối quan hệ
nhân quả. – Specific: rõ ràng
– Measurable: đo lường được
• Trình tự: – Achievable: có thể đạt được
– Xác định mục tiêu (nhân sự, kinh doanh, tài chính, ngắn/dài hạn, đối tượng…) – Realistic: thực tế

– Xác định vấn đề chính (cơ hội/thách thức, điểm mạnh/điểm yếu) – Time-bound: giới hạn về thời gian

– Dùng lược đồ làm rõ mối quan hệ giữa các vấn đề • Sắp thứ tự ưu tiên theo:
– Mức độ ảnh hưởng của mục tiêu tới sứ mệnh của tổ chức
• Công cụ: – Tính cấp bách về mặt thời gian
PEST, SWOT, các kỹ thuật dự báo – Mức độ phụ thuộc của các hoạt động tiếp theo vào việc đạt mục tiêu của hoạt động trước

11 12

2
 3/9/2022

3. THIẾT LẬP CÁC PHƯƠNG ÁN 4. XÁC ĐỊNH PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU

• Xác định các nguồn lực mà tổ chức hiện có • Đánh giá các phương án: Xem xét điểm mạnh/yếu bằng cách định lượng chúng
thông qua tiền đề và mục tiêu
Phân tích tình hình hiện tại của tổ chức để xác định khoảng cách giữa mục tiêu và
nguồn lực (Kế thừa kết quả bước 1) – Lựa chọn chỉ tiêu/mục tiêu quan trọng nhất để làm ưu tiên so sánh/đánh giá
• Phát triển tiền đề/lợi thế từ môi trường bên ngoài – Xem xét, đánh giá mức độ quan trọng của mục tiêu và xếp loại theo thứ tự
Xác định dự báo/chính sách cơ bản (địa bàn/quy mô hoạt động, mức giá, sản phẩm – Tổng hợp xem phương án nào giải quyết được nhiều vấn đề quan trọng nhất
gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí,…) • Lựa chọn phương án: Có thể chọn một/một số phương án
• Thiết lập các phương án Tiêu chí Trọng số HP DELL ASUS
Cấu hình
Không bao giờ chỉ đưa ra một phương án Giá thành
Hậu mãi

13 14

5. XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN 6. XÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA – ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

Liệt kê nhiệm vụ cần thực hiện

• Mục đích:
Xác định đối tượng tham gia thực hiện – Biết được chính xác mức độ hoàn thành các mục tiêu

Xác định nguồn lực – Cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của ĐTQL
• Căn cứ xác định:
Xác định khung thời gian cho mỗi nhiệm vụ
– Mục tiêu
Dự kiến rủi ro, thiếu sót

Thống nhất cơ chế điều phối và kiểm soát

Khẳng định lại cam kết của các bên

15 16

7. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH Lập kế hoạch = tìm câu trả lời cho 05 câu hỏi

• Một bộ phận/chương trình của tổ chức đều có thể có ngân quỹ riêng có
liên hệ chặt chẽ với ngân quỹ chung của tổ chức
• Tính toán tất cả những chi phí có thể có để triển khai kế hoạch theo định
mức cho phép và trình bày dự toán một cách rõ ràng, khoa học
1. What? (Làm cái gì? Mục tiêu nào cần hoàn thành?)
2. Who? (Ai sẽ thực hiện mục tiêu và thực hiện với ai?)
3. Where? (Các mục tiêu được thực hiện trong điều kiện nào?)
4. When? (Thời hạn cho việc hoàn thành các mục tiêu?)
5. How? (Thực hiện mục tiêu theo cách thức, phương án nào?)

17 18

3
 3/9/2022

ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH

03
ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH
• Tính khách quan
• Tính bắt buộc
• Tính ổn định
• Tính linh hoạt
• Tính khả thi
• Tính rõ ràng

19 20

PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH

• Căn cứ vào thời gian thực hiện kế hoạch: Dài hạn; Trung hạn; Ngắn hạn
• Căn cứ vào hình thức thể hiện của kế hoạch: Chiến lược, Quy hoạch,
Chính sách, Chương trình, Dự án...
• Căn cứ vào các chức năng quản lý
04
VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH
• Căn cứ vào cấp kế hoạch: Chiến lược; Tác nghiệp

21 22

VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH

• Chỉ ra con đường đi tới mục tiêu tương đối chính xác
• Làm tăng hiệu quả công việc
05
NGUYÊN TẮC
• Giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực
• Hạn chế rủi ro khi ra quyết định
“LẬP KẾ HOẠCH”
• Là cơ sở cho chức năng kiểm tra

23 24

4
 3/9/2022

NGUYÊN TẮC KHI LẬP KẾ HOẠCH TÌNH HUỐNG

• Để duy trì thị phần bánh mứt kẹo dịp Tết nguyên đán, Ban giám đốc
• Phải đảm bảo tính khách quan và dân chủ Công ty GREEN đặt mục tiêu sản xuất 10 tấn sản phẩm trong quý IV năm
2021. Tuy nhiên hết tháng 10/2021, toàn công ty mới sản xuất được 2
• Có tính tất yếu và phổ biến tấn sản phẩm.
• Cần bám sát với thực tế
• Bao gồm việc nhận thức và chấp nhận sự thay đổi • Ban giám đốc có mắc phải sai lầm nào trong việc lập kế hoạch không?

25 26

ĐỊNH NGHĨA “RA QUYẾT ĐỊNH”

RA QUYẾT ĐỊNH
Quyết định quản lý là tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản lý về một hoặc
một số phương án để thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện
hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

27 28

LƯU Ý ĐẶC ĐIỂM CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

• Chủ thể ra quyết định là các cá nhân, tập thể được trao thẩm quyền
hoặc ủy quyền ra quyết định • Gắn liền với hoạt động quản lý và nhà quản lý
• Đối tượng nhận quyết định là đối tượng mà quyết định hướng tới, có • Gắn với những vấn đề của tổ chức
nhiệm vụ điều chỉnh hành vi ngay sau quyết định
• Liên quan tới hoạt động thu thập và xử lý thông tin
• Môi trường quyết định là phạm vi mà quyết định được thực hiện
• Mang tính hạn định
• Công cụ thực hiện quyết định là những biện pháp được dùng để thực
hiện quyết định

29 30

5
 3/9/2022

VAI TRÒ CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ PHÂN LOẠI QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

• Là hoạt động đặc trưng của quản lý
• Vai trò định hướng
• Quyết định sự thành công của quản lý
• Vai trò phối hợp
• Theo nội dung: Quyết định về tư tưởng/giải pháp/hoạt động…
• Theo tính thành văn: Quyết định thành văn/bất thành văn
• Theo tính công bố của quyết định: Quyết định công bố/Quyết định ngầm
• Theo cách thức tác động: Quyết định cưỡng chế/hướng dẫn/tùy nghi
• Theo tầm hạn quản lý: Quyết định vĩ mô/trung mô/vi mô
• Theo chủ thể ra quyết định: Quyết định của hiệu trưởng/giám đốc…
• Theo thời gian: Quyết định ngắn hạn/dài hạn

31 32

Ví dụ Ví dụ

33 34

CĂN CỨ ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

• Phát hiện vấn đề
1. Nhận diện • Tìm hiểu nguyên nhân
• Mục tiêu vấn đề • Xác định mục tiêu của quyết định

• Thẩm quyền ra quyết định

• Thực trạng nguồn lực của tổ chức
•
• Điều kiện của môi trường •
Ban hành quyết định
Phổ biến rõ quyết định 4. Thực hiện 2. Xây dựng • Thu thập thông tin
• Tiếp nhận thông tin phản quyết định phương án • Đưa ra nhiều phương án
• Thời gian hồi và điều chỉnh

3. Đánh giá và
• Phân tích ưu/nhược từng phương án
lựa chọn • Chấm điểm/so sánh các phương án
phương án • Xếp thứ hạng ưu tiên các phương án
35 36

6
 3/9/2022

PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH

YÊU CẦU ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ HIỆU QUẢ

Nguyên nhân 2 Nguyên nhân 1

• Khắc phục tình trạng thiếu thông tin trong xây dựng quyết định Nguyên nhân 2.1

• Thống nhất giữa các chủ thể (quan điểm, lợi ích.v.v.) Nguyên nhân 2.2

• Chấp nhận tính tương đối của quyết định quản lý VẤN ĐỀ

Nguyên nhân 3.1

• Tính kịp thời
Nguyên nhân 3.2
• Dám chịu trách nhiệm
Nguyên nhân 3 Nguyên nhân 4

BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ

37 38