Chương 2:Chu trình doanh thu tại công ty dutch lady

2.1 Mô tả chu trình

Tổng quan
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc cung cấp
hàng hóa, dịch vụ và thu tiền bao gồm các nhiệm vụ chính:
- Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
- Lập lệnh bán hàng và phiếu xuất kho
- Lập hoá đơn giá trị gia tăng.
- Xuất hàng, giao hàng đến nơi yêu cầu
- Ghi nhận các nghiệp vụ bán chịu vào các Số tài khoản có liên quan (nếu
công ty bán chịu)
- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu
nếu nó có phát sinh
- Thu tiền của khách hàng và ghi số kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh
toán.
Các bộ phận có liên quan đến hoạt động bán chịu:
- Bộ phận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và lập lệnh bán hàng
- Bộ phận xét duyệt nghiệp vụ bán chịu
- Bộ phận lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT
-Bộ phận kho
- Bộ phận vận chuyển
- Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán vật tư thành phẩm và kế toán kho.
1. Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình
Các hoạt động Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý

Hoạt động đặt - Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá,
hàng thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng).
- Thông tin về hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá).
- Thông tin về khách hàng (tên, địa điểm, mã số thuế, số dư nợ
phải thu, số tài khoản).
- Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán,
số dư nợ chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).
- Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng khách
 hàng.

Hoạt động lập - Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng
hóa đơn thành tiền).
- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn
thanh toán, phương thức thanh toán, số tài khoản).

Hoạt động xuất - Thông tin về hàng hóa cần xuất (tên hàng, số lượng, đơn giá,
kho, giao hàng thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng).
- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ)

Hoạt động Ghi - thông tin về hàng tồn kho (hàng hóa, số lượng, trạng thái tồn
sổ tại như ở kho,cửa hàng hay hàng đang chuyển), doanh thu
(mặt hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân phối), giá vốn
hàng bán(mặt hàng, nhóm hàng)
-Thông tin về nợ phải thu ( khách hàng, thời hạn thanh toán,
số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).
- Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi số dư
tổng hợp.
 Hoạt động thu - Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn
tiền thanh toán, phương thức thanh toán).
- Thông tin vế nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán,
số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ).
- Thông tin về hóa đơn (số HĐ, ngày HĐ, tên hàng, số lượng,
giá mua tổng số tiền, khách hàng).
- Thông tin về phương thức thanh toán.
- Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng.

Hoạt Mục tiêu Thủ tục kiểm

Rủi ro Nguyên nhân
động kiểm soát soát

-Ghi nhận -NVBH ghi Khách hàng - Khách hàng tự

thông tin nhận thông tin không tự lập đơn lập đơn đặt
đặt hàng không chính xác đăt hàng mà gọi hàng hoặc gửi
kịp thời, về việc đặt hàng điện thoại phiếu yêu cầu
chính xác, ( sai về mặt đến công ty
Nhận hợp lệ. hàng, chủng
đặt -Bán được loại, số lượng)
hàng hàng cho ghi nhận không
của những chính xác về
KH KH có đủ KH(tên, địa chỉ,
khả năng mã số thuế…)
mua hàng - Phiếu XK và
Hóa đơn đã lập
không hợp lệ
 Phòng - Thủ kho xuất - Thiếu chứng từ - Khách hàng tự
ngừa và không chính xác đầu vào(Khách lập đơn đặt
phát hiện về hàng hóa( số hàng không tự hàng hoặc gửi
rủi ro lương,chủng lập đơn đăt hàng phiếu yêu cầu
trong quá loại...)mà khách mà gọi điện đến công ty
trình xuất hảng yêu câu thoại) - Khách hàng tự
kho .Để - Rủi ro xuất kho - Khách hàng lập đơn đặt
giảm không hợp lệ không tự lập đơn hàng hoặc gửi
thiểu tối đăt hàng mà gọi phiếu yêu cầu
đa mức -Rủi ro xuất
Xuất điện thoại đến công ty
thiệt hại hàng nhiều hơn
kho số ghi nhận thực - Thủ kho kiêm - Tách biệt trách
cho công
ty tế nhiệm chức năng nhiệm và nhân
giữa xuất kho và viên ghi sổ
- Không có cơ
ghi nhận số thực
sở đối chiếu so - Tạo thêm 1
tế xuất
sánh kiểm tra về liên để lưu
sau - Không lưu hóa
đơn ở bộ phận
kế toán kho

Thực hiện - Không có cơ - Không lưu - Lưu chứng từ

kịp thời, sở đối chiếu , chứng từ Đ Đh ĐĐH
đúng và không kiểm soát - Không có
chính xác. được cơ sở đối phiếu gia hàng
Đảm bảo chiếu - Lập phiếu giao
Giao an toàn - Không có cơ hàng
hàng hàng hóa sở đối chiếu, xác
trong quá nhận nghiệp vụ
trình giao bán hàng
hàng

Theo dõi - Ghi nhận - Thiếu chứng từ - Khách hàng tự

Ghi sổ chính xác, nghiệp vụ bán đầu vào( Khách lập đơn đặt
kịp thời, hàng không hàng không tự hàng hoặc gửi
đầy đủ chính xac lập đơn đăt hàng phiếu yêu cầu
khoản - Chuyển dữ liệu mà gọi điện đến công ty
phải thu công nợ sai, thoại) - Chuyển dữ
KH , không kịp thời. - Cuối tháng mới liệu/ sổ chi tiết
Doanh thu lập bảng đối kịp thời, hàng
, GVHB, chiếu công nợ
 HTK ngày. Đói chiếu
công nợ KH
định kỳ.
-Ghi chép - Thất thoát tiền, - Thủ quỹ không - Phân chia
thu tiền lưu phiếu thu, trách nhiệm
kịp - Lạm dụng tiền. không có cơ sở giữa giữ tiền,ghi
thời,chính đối chiếu.Thủ chép,theo dõi
xác, đầy quỹ kiêm nhiệm thu tiền.
đủ. - chức năng giữa
Thu Không giữ tiền,ghi -Kiểm kê quỹ,
tiền xảy ra mất chép,theo dõi đối chiếu với
mát tiền thu tiền. ghi chép của kế
toán. Hạn chế
- Tiền được lưu các thanh toán
tại quỹ, không trực tiếp bằng
kiểm kê thường tiền mặt.
xuyên.
NƠI LẬP NƠI DUYỆT SỬ DỤNG Ở MỤC ĐÍCH
HOẠT ĐỘNG

CHỨN
G TỪ
 Bộ phận Bộ phận kinh -Hoạt động nhận -Ghi nhận sự
bán hàng doanh đặt hàng, đặt hàng của
-Xuất kho KH (mặt hàng,
SL, chủng loại,
thông tin của
KH)
Đơn
-Để xem xét
đặt
khả năng thanh
hàng
toán của khách
hàng
-Làm căn cứ để
lập phiếu xuất
kho

Bộ phận -Xuất kho -Ghi số hàng

kho (thủ -Lâp hóa đơn thực xuất
kho lập) -Giao hàng -Làm căn cứ lập
- Ghi sổ hóa đơn bán
hàng
-Kiêm luôn
Phiếu
chức năng của
xuất
phiếu giao hàng
kho
cho khách hàng

Phòng kế Phòng kế toán -Giao hàng -Để khách hàng

toán lập ( Kế toán trưởng -Ghi sổ làm căn cứ để
(kế toán ) thanh toán công
kho lâp) nợ cho công ty,
Hóa -làm chứng từ
đơn để kê khai và
bán nộp thuế,
hàng -Làm căn cứ để
( Hđ ghi nhận doanh
GTGT) thu .
 Phòng kế Giám đốc -Thu tiền -Để đối chiếu số
toán ( kế trên sổ sách của
toán công công ty với số
nợ lập) theo ghi chép
của khách hàng
Biên
-Làm căn cứ để
bản đối
khách hàng
chiếu
thanh toán nợ
công
nợ

Phòng kế -Thu tiền -Ghi nhận số

toán ( kế tiền thực thu từ
toán tiền khách hàng
lập ) -Làm căn cứ ghi
sổ quỹ , sổ chi
tiết liên quan
Phiếu
thu

2.2.Sơ đồ dòng dữ liệu

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các đối tượng khác
 DFD Cấp 1
Hoạt động đặt hàng
2. Hoạt động cung cấp HH- DV
3. Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình BH
4. Hoạt động thu tiền
2.3.Lưu đồ chứng từ
Hoạt động đặt hàng
2. Hoạt động cung cấp HH- DV
3. Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình BH
4. Hoạt động thu tiền