CASO 1 JUAN VALDEZ

Presentado por:
DANIELA GALLO CALLE
ID:635168

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

GIRARDOT/CUNDINAMARCA
2021
CASO 1.
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”
 Fecha de la auditoría: 15 de febrero de 2017

La cadena de cafés “José Valdés” tiene abiertos en Bogotá 105 establecimientos

que preparan diferentes tipos de café, platos y productos exclusivos de su propia marca.
Cuenta con un sistema de calidad que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015;
además, el Ministerio les acaba de notificar que realizará una visita de inspección en
coherencia con el decreto 1072 de 2015; por lo tanto, el representante legal solicita a la
empresa contratada llevar a cabo el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las
dos normas ISO 9001 y el Decreto 1072 SG_SST.

Auditoría

El director del Sistema Integrado de Gestión realiza la programación y planeación

de auditorías, en la que se incluye la auditoría interna, que se describe a continuación.

En la planeación de las auditorías se evidencia que la gerencia aprobó la

contratación de un auditor externo, apoyado por auditores en formación.

Para iniciar la auditoría interna se efectúa una reunión de apertura.

Al terminar la reunión de apertura (8 a. m. a 8:30 a. m.), el auditor se orienta a los

procesos relacionados de acuerdo con la planeación entregada por el director del Sistema
Integrado de Gestión.

El auditor resalta la voluntad del director de Calidad y SST, de enviar algunos

documentos, previa auditoría, y el soporte de los auditores en formación, con quienes se
reunió un día antes para preparar el ejercicio de auditoría.

Gerencia (9 a. m. a 10 a. m.)

El primer proceso que se auditará es la gerencia; el auditor saluda, pero debe

esperar 30 minutos porque el gerente tiene problemas inesperados; luego, le pregunta
acerca de las políticas de la organización, incluida la política de SST. Al indagar por la
Política de Calidad, el gerente le responde que es una política que se ha trabajo a
conciencia y que, en coherencia, todos los integrantes de la organización la conocen.
Cuando el auditor indaga sobre la Política de SST, el gerente pregunta que si no se trata de
la misma política de calidad.

El auditor pregunta al gerente acerca de los recursos, y este le muestra un

presupuesto en el que se evidencian rubros para los Sistemas de Gestión de Calidad y SST.
 Operaciones y logística (10 a. m. a 12 m.)

El auditor se reúne con el líder del proceso de Operaciones y Logística, y le

pregunta acerca de la implementación del SG-SST, a lo cual responde que no tenía ni idea
de esa implementación, pero que sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama
al asistente profesional, quien le indica que llevan trabajando 6 meses en el tema, y que,
incluso, él participó en 3 reuniones.

El auditor pregunta acerca de la Matriz de Peligros e Identificación de Riesgos con

respecto al proceso de operaciones y logística, y él responde que sí la conoce; sin
embargo, el auditor en formación señala al auditor líder que, de acuerdo con la
documentación enviada, ellos están utilizando una matriz desactualizada. No obstante, el
auditor, al analizar el cargo del operario de transporte en la actividad de cargue y
descargue, en la carpeta que le proporcionan, encuentra en coherencia tanto la entrega
de EPP como las capacitaciones del jefe directo.

El auditor y el líder del proceso visitan la planta; revisa la parte operativa y, por
último, la parte logística. Allí se encuentran con el operario de transporte y se evidencia
que no lleva los EPP correspondientes, según fueron relacionados. Al preguntarle por la
Política de SST, él responde que la conoce, pero no así la Política de Calidad.

HSEQ

El auditor pregunta al director del Sistema Integrado de Gestión por la Política de

Calidad, la cual está en coherencia con la NTC-ISO 9001 (2015); sin embargo, la Política de
SST no está firmada ni tiene fecha.

En cuanto al Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en la carpeta se

encuentran dos procedimientos con dos fechas diferentes. La Matriz de Identificación de
Peligros y Valoración de Riesgos está en coherencia con el Decreto y con la GTC 45. Las
inspecciones que alimentan el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud para el trabajo
tienen fecha de 2013, pero estamos en 2016. Sobre el Copaso, no hay evidencia de su
gestión ni tampoco se cuenta con la Matriz Legal.

Existe un plan de trabajo que tiene por objeto implementar la norma; hay un
informe de condiciones de salud, pero solo se encontraba el perfil sociodemográfico del
personal administrativo. No se encontró el Programa de Capacitación y Salud en el
Trabajo ni el procedimiento de comunicación ni se evidencian mecanismos que permitan
realizar una adecuada comunicación; tampoco existe una evaluación del Sistema de
Gestión.
 Recursos Humanos

El auditor pregunta al líder de Recursos Humanos acerca de los documentos

pertinentes. Al revisar el Manual de Funciones no se evidencian las responsabilidades de
seguridad y salud en el trabajo.

Al indagar por la hoja de vida del asistente profesional, se evidencia que es

profesional en Administración de Empresas, con experiencia de 1 año en cargos
relacionados, y que cumple con las habilidades señaladas en el Manual de Funciones, pero
no tiene ninguna responsabilidad en SG-SST.

Al preguntar por las capacitaciones del operario de transporte, el auditor se da

cuenta de que el operario fue a la inducción, pero nunca volvió a las demás
capacitaciones.

Reunión de cierre

El auditor realiza la reunión de cierre sin comentar ni un solo aspecto de lo

evidenciado.

ANALISIS DEL CASO

Principios de Auditoria

Auditoría interna de calidad en referencia a la ISO 19011:2012, Cafés “José Valdés”.

● Se encuentra que se está aplicando la NIA 265, donde delimita la

responsabilidad del equipo auditor, conjuntamente de la programación
y planeación de la auditoria por el administrador del sistema de
calidad, con información fundamentada de la contratación para el
mismo, dando de esta forma cumplimiento al decreto 1072 cap. 6
responsabilidades frente al SG-SST.

● Se destaca ante los resultado de parte del equipo auditor sensibilizo

sobre el objetivo y la documentación adecuada para cada proceso al cual
se destinaba la auditoria de calidad.
 ● Se destaca la diligencia en la cortesía y la prontitud por parte del equipo
auditor en la realización de la auditoria en los períodos del antes y durante.
Lo importante de mejorar en cuanto al principio de auditoria, es en cuanto
a la realización del informe final junto con las no conformidades
encontradas con el fin de trabajar en
pro de lograr la mejora continua para las futuras auditorias. El documento
en mención no fue realizado por el equipo auditor.

INCONFORMIDADES DE CALIDAD ISO 19011-2012

GERENCIA

✔ Se muestra que la alta dirección no cuenta con la Política de SST, lo que lo

lleva a incumplir el ítem 2.1.1 Política del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST firmada, fechada y comunicada al COPASST”, lo
cual lo lleva a
tener una no conformidad menor, la cual debe ser corregida por medio de un plan de
mejoramiento.

OPERACIONES Y LOGÍSTICA

✔ Se evidencio que el líder de este proceso desconoce la totalidad de los

procesos logísticos lo que lo lleva a incumplir el ítem “1.2.2 Inducción y
Reinducción en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, actividades de Promoción y Prevención PyP” lo cual es una no
conformidad menor, debido a que dicha inducción debe ser direccionada por
lo menos a 02 integrantes en especial (Gerente, transportes) debido a que
la entidad que fue auditada tiene 6 meses de trabajo en la implementación y
además que cuenta con presupuesto para la implementación del mismo.

✔ Se encuentra que la matriz de Peligros e identificación de Riesgos esta

desactualizada, instaurando una conformidad menor, debido a que esto es
un tema administrativo que debe ser corregido de forma inmediata para
corregir el hallazgo. Lo anterior en atención al ítem “4.1.2 Identificación de
peligros con participación de todos los niveles de la empresa”

HSEQ
 ✔ Observando, la política de SST no se encuentra firmada, por lo tanto se
registra la no conformidad menor, debido a que dicho proceso tiene
solución
administrativa inmediata, para la revisión de futuras auditorias. Lo
anterior según directriz del ítem “2.1.1 Política del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST firmada, fechada y comunicada al
COPASST

✔ Se realiza la no conformidad menor teniendo en cuenta que el

procedimiento de control documentos y registros debido a que el
documento presenta 02 versiones sin claridad de cuál es la actualizada
para dicho trámite. Por lo tanto, se registra la presente no
conformidad menor por incumplimiento al ítem No 2.5.1 Archivo o
retención documental del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.

✔ Se registra una no conformidad menor, por no contar con el Documento

formato actualizado de inspecciones del SG-SST, con el fin de colocar al día
el registro al año 2016. Lo anterior en atención al ítem No 2.5.1 Archivo o
retención documental del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST

✔ Se registra una no conformidad menor debido a que se encontró que según

el ítem No “2.7.1 Matriz legal” no poseen matriz legal. Se recomienda
generar documento para resarcir dicha observación de manera inmediata.

RECURSOS HUMANOS

✔ Se reporta de la misma forma una no conformidad mayor, debido a que el

profesional asignado para el cargo no cuenta con manual de funciones el
cual contenga el ítem, “1.1.2 Responsabilidades en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo – SG- SST”, además de incumplir con lo descrito
en el ítem “1.2.3 Responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST con curso virtual de 50 horas” debido a que el profesional
designado no posee dicha capacitación.
 PROGRAMA DE AUDITORIA
A continuación, se muestra el documento que soporta el programa de auditoria
para el caso anteriormente analizado

PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y/O AUDITORIA

Ciudad y fecha de elaboración dependencia que elabora el programa

Espinal – Tolima 20/09/2021 Auditoria - control Interno
Objetivo (s) del programa Alcance del programa

1 Verificar el cumplimiento de las Normas y disposiciones 1. Evaluar la eficiencia, eficacia y la efectividad de la

evaluando el funcionamiento de la CADENA DE CAFÉS CADENA DE
“JOSÉ VALDÉS” CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” mediante el empleo de indicadores de
2. Emitir normas e instrucciones con relación a las gestión y resultados.
inspecciones a realizar durante el año 2021. 2. Efectuar los análisis financieros sobre el manejo gerencial
3. Verificar el cumplimiento de las políticas de la de los recursos, en desarrollo de las políticas de transparencia,
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” y la estricta eficacia y austeridad.
aplicación de las leyes, decretos, resoluciones, 3. Propender en todo nivel la cultura de Gestión evaluación
reglamentos, directivas, disposiciones, órdenes y normas y preservación de la moralidad administrativa, con el fin de
vigentes que lo enmarcan para su correcto erradicar la corrupción.
funcionamiento. 4. Supervisar permanentemente la CADENA DE CAFÉS
“JOSÉ
VALDÉS” para que alcancen y mantengan el máximo grado de
preparación, alistamiento y disponibilidad para cumplir
exitosamente las actividades propuestas.
Criterios: Recursos:

"A la hora de la inspección se tendrá en cuenta Leyes, • Recurso Humano: Equipos de Trabajo de la Comisión
Decretos, Reglamentos, Directivas, Normatividad y Inspectora. • Recursos tecnológicos: Equipo de cómputo con
Órdenes Superiores. software necesario, impresoras, internet, oficinas con dotación. •
Ley 1474/2011 (Estatuto anticorrupción) Financieros: Pasajes, viáticos y Apoyos aéreos de acuerdo a la
Políticas de la CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” necesidad
Verificación al cumplimiento de la normatividad vigente • Disponibilidad de horas y apoyos aéreos hacia los
Órdenes verbales e instrucciones de la dirección sectores de inspección donde no se pueda ingresar por tierra.
Órdenes verbales e instrucciones del Señor Inspector
Delegado
Mejora continua iso 9001/2015
ACTIVIDADES AÑO: 2021
UNIDADES,
AGO

OCT
FEB

SEP

NOV
MAY

JUL

DIC
ENE

MAR

N
ABR

JUN

UNIDAD DEPENDENCIA UBICACIÓ Área

o
SUPERIO S N responsable
.
R Y/O
PROCESOS
INSPECCIONES
1 CADENA Bucaraman X Gestión de
DE CAFÉS ga Evaluación -
“JOSÉ Inspectores.
 VALDÉS”
SEGUIMIENTOS
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE
MEJORAMIENTO UNIDADES TACTICAS
CADENA Gestión de
DE CAFÉS Bucaramang X Evaluación
1 BR05
“JOSÉ a Seguimiento
VALDÉS” Control

VERIFICACIONES PERIODICAS

Acompañamiento Gestión de
al proceso al X X X Evaluación -
Bucaramang
1 proceso de Delegados Estado
a
gestion Mayor.
BR05 Documental
Gestión de
Acompañamiento X X X
Bucaramang Evaluación -
2 al proceso Talento X
a Delegados Estado
Humano
Mayor.
GESTION DE CULTURA CONTROL

Capacitacion
elaboracion
Gestión de
redaccion de X X X X X X X
Bucaramang Evaluación
1 hallazgos e X
a Seguimiento
Informes
Control.
detallados de
Inspeccion
Reunion para Gestión de
revisar, aprobar o X X X X X X X Evaluación
Bucaramang
2 desaprobar un X Seguimiento
a
plan de Control.
mejoramiento.
BR05
Difusion de Gestión de
Boletines del Bucaramang X X X X X X X X X X X Evaluación
3 Modelo Estandar X
a Seguimiento
de Control Interno Control.
Asesorias
acompañamiento
s sobre cultura de Gestión de
control, según Bucaramang X X X X X X X X X X X Evaluación
4 solicitudes dde la X
a Seguimiento
CADENA DE Control.
CAFÉS “JOSÉ
VALDÉS”
Elaboró: Revisó: Aprobó:

DANIELA GALLO CALLE DANIELA GALLO CALLE DANIELA GALLO CALLE

Inspector Delegado Inspector Delegado Inspector Delegado
 PLAN DE INSPECCIÓN

ESPINAL-TOLIMA No.
Ciudad y fecha de 20/09/2021 Directiva
00000065
elaboración o
Plan
Unidad y/o
Fecha
dependencia
Control Interno inspecci 20 al 25 de mayo
que elabora el
ón
plan
Líder (es) Comisión Inspectores Delegados

DANIELA GALLO

Inform
Clase de
al Enfoque Sistema de Control Interno
Inspección
total
Objetivos de la inspección Criterios de Inspección
Verificar y evaluar el cumplimiento de los planes, * Políticas de la CADENA DE
programas, procesos y procedimientos de la CADENA CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”
DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”, a fin de que mantengan * Marco Normativo Vigente que
el máximo grado de preparación, alistamiento y regula el funcionamiento de las
disponibilidad para una mayor eficiencia, eficacia y diferentes áreas y procesos a
efectividad en desarrollo de la misión de acuerdo con inspeccionar (decretos, reglamentos,
la normatividad vigente. manuales, directivas, proceso y
procedimientos entre otros)
Brindar asesoría para coadyuvar a la mejora continua * Lista de verificación
de los procesos de la CADENA DE CAFÉS “JOSÉ 2018-2020-2021
VALDÉS” * Idoneidad del inspector
Alcance Recursos requeridos
ACTIVIDADES,
ÁREAS EMPRE DEPENDENCIA
INSPECTORES CRONOGRAMA
Y/O PROCESOS A SA Y/O SECCIÓN
INSPECCIONAR
ADMINISTRACION DE CADEN PERSONAL MARIA JOSE CORREA 20 al 25 de mayo
PERSONAL A QUIROZ
SEPSE SGSST

COMPAÑÍA A.S.P.C,
INTENDENCIA LOCAL DE CAFÉS
“JOSÉ
COMPAÑÍA IR -
VALDÉS
POLICIA MILITAR, LOGISTICA
”
ALIMENTACION
SOLDADOS
ALMACEN DE

ARMAMENTO

ALMACEN DE
INTENDENCIA

TRANSPORTES Y
ALMACEN
ESCUADRA DE
MANTENIMIENTO
CONTROL
FINCA RAIZ
INTERNO
ALMACEN DE
COMUNICACIO
COMUNICACIONES -
NES
TICS
GESTION AMBIENTAL
Y SERVICIOS AMBIENTAL
PUBLICOS
Observaciones

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Inspector deleg ado Inspector delegado Inspector delegado

AJUSTES AL PLAN

Fecha del ajuste:

Fecha del ajuste:

Justificación:
N/A

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Inspector Inspector
delegado delegado Inspector delegado