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INCAE
08-86-99-11238 PRODUCCION

PRODUCCION PARA COMPETIR: EL ANALISIS DEL

PROCESO

Introducción

A partir de 1963 y durante casi dos décadas el desarrollo

económico de los paises centroamericanos se basó en una
estrategia de sustitución de importaciones. El Mercado Común
Centroamericano (MCCA) brindó a los países de la región la
posibilidad de promover el desarrollo industrial en un
ambiente de proteccionismo, el cual proveía a las empresas
locales con una ventaja competitiva a través de un sistema
de tarifas fiscales contra los productos de fuera de la
región. Sin embargo, para 1979, a raíz de una cadena de
eventos de orden natural, social, político y económico, que
se inició con la guerra entre El Salvador y Honduras en
1969, el modelo de desarrollo basado en el mercado regional
había dejado de constituir una fuente de crecimiento para
los países de Centro América.
La drástica disminución en la demanda de productos
industriales tanto en el mercado local como regional,
obligó a los gobiernos de' los países centroamericanos a
tomar medidas económicas estratégicas que conllevó al
desarrollo de un nuevo modelo económico basado en la
promoción de las exportaciones no-tradicionales a terceros
mercados. Sin embargo, el esfuerzo de promoción de
exportaciones se ha encontrado con una serie de obstáculos y
barrreras de caracter estructural, económico y gerencial que

Esta nota técnica fue escrita por Carolina Solórzano, Inves-

tigadora Asistente del 'Instituto Centroamericano de Adminis-
tración de Empresas (INCAE) bajo la supervisión del Ing.
Roberto Artavia, como parte del Proyecto AID-INCAE No. 596-
0124, para servir como base de discusión en clase más bien
que como ilustración de la gestión eficaz o ineficaz de
algún asunto.

DERECHOS RESERVADOS (c) por el Instituto Centroamericano de

Administración de Empresas, Diciembre 1986. Distribuidos
por el. Servicio de Documentación e Intercambio de Casos
(SEDIC), INCAE, Apartado 960, 4050 Alajuela, Costa Rica.
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han limitado su impacto. Se ha podido ver claramente que muy
pocas de las empresas desarrolladas bajo el anterior esquema
se han podido adaptar a los nuevos mercados en que la
competitividad es requisito indispensable. Las empresas de
la región no han tenido la capacidad de competir en base a
eficiencia, calidad, costos de producci6n y entrega puntual,
requisitos indispensables no sólo en los mercados de
exportación , sino también para hacer frente a las
importaciones de países mucho más tecnificados y eficientes
que se verán incrementadas por la caída de los aranceles
proteccionistas.
El propósito de esta nota es presentar los factores de
producción que deben tomar en cuenta los exportadores a
terceros mercados para poder competir efectivamente. Se
pretende presentar un marco analítico sencillo para definir
y compreneder el sistema operativo de una organización, de
tal forma que sea posible diagnosticar los problemas y
buscar soluciones prácticas a éstos.

El futuro de las empresas que intentan aprovechar la

promoción de exportaciones para entrar en nuevos mercados
dependerá de la capacidad de los gerentes y empresarios de
la región para producir competitivamente. El diseñar
productos de calidad a costos competitivos y lograr
establecer sistemas logísticos que permitan brindar un
servicio de entrega efectivo y eficiente en cualquier
circunstancia serán algunos de los factores que, en gran
parte, determinen el futuro de las empresas.

Proceso o Sistema Operativo

La palabra llproceso" o la frase "sistema operativo" son

términos utilizados para identificar cualquier parte de una
organización que toma insumos y los transforma en resultados
o productos de mayor valor para la organización que los
insumas originales. El resultado que se obtiene de un
proceso puede ser un producto tangible o un servicio que se
brinda. Por ejemplo, un productor exportador de flores toma
ciertos insumas agrícolas, como semillas y fertilizantes,
que serán transformados con al aplicación de mano de obra,
equipo de capital y energía en un producto de mayor valor
como son las flores. Un proceso cuyo resultado es un
servicio se podría encontrar en un hospital. Aquí se aplican
capital, mano de obra y energía a otro insumo, el paciente,
para poder transformar ese paciente en una persona sana.
Un proceso toma insumos y los procesa mediante una
serie de operaciones cuya secuencia y numero se especifican
para cada caso. Las operaciones pueden ser desde una sola
hasta muchas, y pueden asumir cualquier característica que
se desee, ya sea mecánica, química, de ensamblado, de
inspección y control, de recepción, de despacho, etc.
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Dentro de todo proceso se producen almacenamientos que

pueden ocurrir ya sea tras la recepción del insumo o entre
las operaciones del sistema. El tiempo del almacenamiento
dependerá de las demoras que dentro del sistema se sucedan.

Los insumos se transportan entre todas las operaciones

del sistema y a esto se le conoce como flujo de bienes.
Además del flujo de bienes, el sistema operativo tiene un
flujo de información que interconecta todas las actividades
físicas y provee una' base para las decisiones de
administración.
Los elementos de un sistema operativo pueden ser
presentados en un diagrama de flujo; lo cual, en muchos
casos, simplifica su comprensión y análisis. La Figura 1
muestra el diagrama del flujo para un proceso hipotético.
En esta figura se representa un proceso de transformación
simple de insumo-producto que involucra la retroalimentación
de información para el control del proceso. El sistema
operativo está representado por un rectángulo grande. Los
insumos entran a la izquierda y se convierten en bienes o
servicios útiles que .salen del sistema a la derecha. Puede
notarse en este modelo hipotético que cada tarea tiene su
propia línea de flujo de información para el control. Los
elementos de control de la administración se podrían
establecer en términos de la calidad del producto, la
cantidad del mismo, o algún otro factor relevante.

Figura 1

Materiales
Proceso de Productos
Trabajo
Energia
Insumos
) Transformación ,
I
Información I
I
I
I
I
I
I
I
1
I
I
,
I

- - - - _. - - - - - _' - - - - - - _. - - - - - - -1
Retroalimentación
 4

Los procesos s imples pueden combinarse en serie o en

paralelo, tal y como se muestra en la Figura 2 . Puede·
notarse en este proceso hipotético que la materia prima
fluye de un almacenaje llamado inventario de materias
primas a la Tarea A y D . La Tarea B y la Tarea E no pueden
ser iniciadas hasta que no sean completadas las tareas A y D
respectivamente. Dichas tareas se dice que están en una
relación de serie con respecto a A y D. La tarea B y E no
dependen entre sí y por lo tanto se definen como tareas
paralelas. La Tarea G no puede ser iniciada hasta que las
demás hayan sido terminadas y por eso se establece un
almacenaje de producto en proceso antes de la tarea G, ya
que no en todos los casos las tareas paralelas pueden
completarse simultáneamente. Una vez finalizada la Tarea G,
el material fluye hacia un inventario de artículos
terminados y de ahí el resultado fluye fuera del sistema.

Figura 2

V
nsumo ~aarea ~~
t
I
,
,
D :l~
1
I
I
I
1
----#~ a --~~ p[Odr O

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, I I I
: Retroali- I I Retroali- 1
: mentación ~: mentacio'n I Retroali-
"
I
11
L_ ------1- ~=~----~~-1------- _L _
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,
I

I Retroali- I Retroali-
I
,mentaclon
1-. ,_.- -
• , I
I
~
ment aeion
.,
, -1
 5
Elementos de un Sistema Operativo

En las secciones que siguen se analizan cada uno de los

componentes que conforman el diagrama de flujo de un
proceso. Se presentará una breve descripción de éstos
componentes y algunos de los factores que hay que tomar en
cuenta cuando se intenta medirlos y analizarlos.

Insumos
Todo proceso requiere de INSUMOS para poder lograr alcanzar
su objetivo de obtener un bien o servicio. Los insumos
requeridos en un proceso pueden ser de diferentes índoles:
mano de obra, materiales, energía, capital, y en fin un sin-
número de bienes y servicios que le permiten al proceso
llevar a cabo su función. Para poder analizar un sistema
operativo y calcular el costo de proporcionar un resultado
deseado, es necesario medir estos insumas y determinar la
cantidad de cada insumo necesario para hacer alguna cantidad
de resultado. Generalmente el insumo es medido en unidades
monetarias, determinando cuanto costaría comprar estas
unidades a un abastecedor de la empresa. A menudo, el
insumo de capital es el más difícil de asignar a un
resultado específico debido a que es difícil medir cuanto
capital se consume en un punto de tiempo.

Producto
El producto o resultado de un proceso es un bien o
servicio. A veces es muy difícil obtener una medición
significativa de los resultados en cuanto a la asignación de
un valor a éstos. Valorar los resultados puede enfocarse
desde un punto de vista económico si un mercado le da un
valor económico al resultado a través de un mecanismo de
precio. El precio que se paga por un determinado bien o
servicio depende de las condiciones del mercado en que
existe el proceso, la competencia, el costo de proporcionar
el resultado, la calidad obtenida y las oportunidades que se
presenten.

Hasta ahora se ha definido que entra y que sale de un

proceso. A continuación se presenta una descripci6n de lo
que pasa dentro de un proceso. El diagrama de flujo del
proceso brinda una representación de todas las actividades
que se suceden a lo largo de un proceso de producción. Cada
movimiento del producto a lo largo del proceso de conversión
se puede clasificar en una de las cinco categorías estándar
sigu~entes: operación, flujo, almacenamiento, inspección o
espera.
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Operación:

Una operación o tarea resulta cuando se hace una adición de

algún insumo que causa que el producto o servicio se parezca
más al resultado deseado. A menudo, una tarea toma la forma
de mano de obra agregada al producto con o sin el uso de
capital. Generalmente, una operación está asignada a una
estación de trabajo y se representa como un círculo dentro
del flujo de proceso.

Flujos:

En todo proceso exiten dos tipos de flujos que deben

considerarse: el flujo de bienes y el flujo de información.
El flujo de bienes ocurre cuando se mueven el producto, o
una de sus partes, entre las diferentes etapas del proceso
de producción. La diferencia entre flujos y tareas es que
los flujos meramente cambian la posición de un bien o
servicio en un proceso, mientras que una tarea cambia sus
características.

Los flujos de información son necesarios para la producción

de cualquier producto o servicio. Consiste en todos aquellos
registros o indicaciones de control que se necesitan para
realizar correctamente las tareas. Los registros serán
usados para referirse a las instrucciones generales tales
como planos y documentos de mantenimiento. El control será
usado para indicar la información específica para un pedido
dado, tales como fechas de entrega, cantidad a producir, o
cualquier instrucción especial que hace que este pedido sea
distinto a los procedimientos generalmente aceptados y que
se explican en los registros. Los flujos de información
pueden darse de diferentes formas. Muy a menudo la
información se moverá a través del proceso con el bien o
servicio haciendo uso de una hoja de circulación adherida al
bien físico. Otras veces, la información es solicitada por
los obreros, antes de llevar a cabo la tarea, 'a una unidad
central de control.

Almacenamiento

Un almacenaje resulta cuando no se está llevando a cabo

ninguna tarea y el bien o servicio no está siendo
transportado. Técnicamente deberá haber un almacenaje al
lado de cada tarea a' menos que no ocurran demoras en
comenzar las tareas después que el flujo ha sido terminado,
en cuyo caso el almacenaje tendría cero unidades. Se .utiliza
un triángulo como símbolo para designar un almacenamiento.
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Inspección
Durante el proceso de conversión es necesario revisar el
producto en proceso para verificar si se está cumpliendo con
las especificaciones necesarias para lograr obtener un
producto de calidad. En algunos casos el flujo de bienes
fluye de un puesto de inspección a una tarea anterior para
corregir defectos que se observan. Un cuadrado es el símbolo
que se utiliza para representar un puesto de inspección.
Espera
Por espera o demora se define todo almacenamiento de
carácter temporal que ocurre antes o después de una
operación de producción. El símbolo que se utiliza para
representarlo es una D.

Características de un Proceso

Teniendo como base la definición de lo que es un proceso o

sistema operativo y sus componentes, se tratan a
continuación las características más importantes del proceso
como son capacidad, eficiencia, eficacia, calidad y
flexibilidad.

Capacidad
El término Capacidad se define generalmente como la tasa
máxima disponible de producción o de conversión por unidad
de tiempo. Un error común al definir la capacidad, consiste
en ignorar la dimensión del tiempo. Por ejemplo, algunas
medidas erróneas de la capacidad son el número de camas en
un hospital o los asientos en un restaurante. El número de
camas en un hospital representa el tamaño de las
instalaciones, pero no es una medida de producción. El
número de camas debe combinarse con una estimación del
tiempo que se permanece en el hospital para llegar a una
medidas de capacidad, tal como el número de pacientes
tratados en un mes. Otro error común que se comete al
definir la capacidad consiste en confundir los conceptos de
capacidad y volumen. El volumen es la tasa real de
producción durante una unidad de tiempo, mientras que la
capacidad es la tasa máxima de producción. Una vez que la
capacidad se ha definido correctamente, quedan aún dos
problemas importantes de medición:
Primero, debe especificarse una unidad agregada de
capacidad. En aquellos casos en los que existe un solo
producto o existen unos cuantos productos homogéneos, la
medida agregada se define fácilmente como una cantidad de
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productos generados por unidad de tiempo. Sin embargo cuando
se produce una combinación compleja de productos en la misma
instalación, como por ejemplo lo que se produce en un
restaurante, es mucho más difícil medir la capacidad y
generalmente los resultados se expresan en términos de
dólares de ventas por día. Una segunda consideración que se
debe tomar en cuenta es saber distinguir entre lo que es
capacidad máxima teórica de un proceso y lo que es capacidad
efectiva. La primera se refiere al mayor resultado que puede
generar un proceso bajo condiciones ideales y se dá
solamente por un período corto de tiempo. La capacidad
efectiva se refiere a la tasa máxima de producción posible
bajo políticas de operaciones normales. La capacidad
efectiva considera una jornada normal de trabajo sin incluir
tiempo extra, eficiencia normal del personal y equipo, y
tiempos muertos por razones de mantenimiento.

Eficiencia y Eficacia
La eficiencia se refiere a la relación entre la producción y
los insumas. La eficiencia de un proceso es, de manera
típica, una relación entre la generación total de productos
a servicios y los insumas en materiales, capital o mano de
obra.
Eficiencia = Producción x 100%
( %) Insumas

Una utilización eficiente de los recursos (insumas)

permitiría lograr una mayor producción con la misma cantidad
de insumos. Esta mayor eficiencia se lograría a través de un
uso más racional de la materia prima, eliminando
desperdicios; una mejor utilización de la mano de obra,
estableciendo métodos de trabajo y estándares de tiempo
adecuados; el diseño del proceso, la distribución de planta,
y otros factores relacionados.
La eficacia es una medida que compara el resultado real
contra el resultado planeado. El determinar la eficacia
requiere que se establezca un plan estándar antes que el
proceso comience a producir un resultado. A menudo los
conceptos de eficiencia y eficacia se confunden. Según
nuestras definiciones, para determinar la eficiencia es
necesario medir exactamente los insumas utilizados y los
resultados obtenidos para ver el grado de eficiencia
logrado. La eficacia es un concepto. más gerencial ya que
implica la fijación de metas y la medición de ejecutoria
relativa a estas metas.
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Calidad
El proceso de conversión se opera para tener como resultado
un producto que cumpla con ciertas características
específicas. Las características importantes del producto
quedan establecidas en el momento en el cual se diseña y se
conocen como especificaciones de diseño. Estas
características pueden ser mezcla de materiales a utilizar y
sus especificaciones, dimensiones, tolerancias, dureza,
fuerza, tamaño, peso, etc., que deberá tener el producto y
que se determinan por los objetivos específicos del mercado
en que sirve la organización. Después de que un producto ha
sido fabricado puede observarse en qué medida se amolda o se
desvía de las especificaciones de diseño. La calidad del
producto (resultado) es el grado en el cual el producto
cumple con las especificaciones de diseño dadas por el
mercado.

Las políticas básicas relativas a la calidad son fijadas

por los niveles superiores de la empresa porque están
íntimamente relacionadas con las decisiones más importantes
relativa·s al objetivo, la dirección y el enfoque de la
empresa. Las políticas sobre calidad se basan necesariamente
en una evaluación de mercados. Tales políticas involucran
interrogantes acerca de la forma en que los consumidores
miden realmente la calidad del producto, si es por
apariencia, diseño, aspereza, confiabilidad, larga duración
o algún otro criterio. Existe una influencia recíproca entre
lo que se puede especificar, lo que se puede producir y el
costo de producc ión. Los niveles de calidad afectarán el
costo de producción y la inversión necesaria en la planta
para cumplir con los requerimientos. De los objetivos de la
empresa dependerá los niveles de calidad que se fijen al
producto y estas consideraciones pueden determinar el sector
de un mercado al que se dirija una empresa.

Flexibilidad

La flexibilidad se refiere a la capacidad que existe en las

operaciones para adaptarse a un cambio en el diseño del
producto o del volumen de producción. La flexibilidad puede
medirse por la cantidad de tiempo que requiere un proceso
para hacer frente a cambios en el volumen de producción y a
la introducción de nuevos productos. La flexibilidad puede
asegurarse utilizano equipo y personal que puedan adaptarse
rápidamente a los nuevos requerimientos. Una operación
flexible probablemente operará a una tasa menor a la de la
capacidad total, de modo que los incrementos en la demanda
puedan satisfacerse rápidamente. También se debe tener
equipo y fuerza de trabajo que puedan cambiarse fácilmente
para introducir nuevos productos.

A menudo se supone que la administración de operaciones

tiene como objetivo principal minimizar costos. Sin embargo,
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el grado de flexibilidad que tenga un proceso afectará

directamente el costo del mismo. Debido a ésto, será
decisión de la gerencia el determinar la prioridad relativa
entre ambos objetivos.

La administración efectiva del proceso de producción,

en conjunto con las políticas y objetivos de una empresa,
determinará en gran medida la habilidad de esta empresa para
competir en el mercado al cual se orienta. Esta nota
técnica presenta los principales elementos y factores que
deben ser tomados en cuenta para lograr la productividad
administrativa deseada. Una mayor comprensión de los
procesos productivos y sus características ayudarán al
gerente centroamericano a diseñar procesos y productos que
le garanticen un nivel de competitividad en todos los
mercados a los que se dirija.