SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Hospital Especializado Granja Integral E.S.E.

Lérida - Tolima Código: CAR-AD-001
Nit 800.116.719-8 Versión: 03
Fecha de Aprobación: 20/11/2018
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

MACROPROCESO PROCESO LÍDER DEL PROCESO

MISIONAL ADMISION COORDINADOR DE SERVICIOS AMBULATORIOS

OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE DEL PROCESO

Realizar en el ingreso administrativo y actividades de referencia y contrareferencia de acuerdo al nivel de
Desde la asignación de citas o aceptación de la referencia o crontarefererencia hasta el ingreso al servicio.
complejidad, facilitando el acceso a la institución.

ENTRADAS SALIDAS
PROVEEDOR CICLO PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO CLIENTE
ENTRADA SALIDA
INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO
Direccionamiento
PROYECCIÓN, Identificar las necesidades de Estratégico;
Lineamientos o Directrices
MODIFICACIÓN Y presupuesto del proceso (Recurso Formato Reporte de Gestión Financiera;
Gestión para elaboración del Necesidades
APROBACIÓN DEL humano; capacitaciones; elementos; Coordinadora de Necesidades FOR-GF- Gestión del Talento
Financiera; presupuesto; presupuestales
PRESUPUESTO insumos) para la proyección del servicios ambulatorios 001 diligenciado y Humano;
Gestión de Calidad Formato de Reporte de identificadas
presupuesto y plan anual de firmado Gestión de
Necesidades FOR-GF-001
(Transversal) adquisiciones. Recursos Físicos;
Gestión Contractual

Plataforma Estratégica;
Plan Estratégico HEGI;
Planes Operativos Anuales
Direccionamiento (vigencias anteriores); Direccionamiento
Planes y Programas
Estratégico; Organismos de Evaluaciones cumplimiento PLANEACIÓN Formular el Plan Operativo Anual del Estratégico; Organismos de
institucionales
Gestión de Control; POA (vigencias anteriores); ESTRATÉGICA proceso de Admisión y demás Coordinadora de Actividades y metas Gestión de Calidad; Control;
formulados
Calidad; Entidades Planes de mejoramiento; planes y programas institucionales servicios ambulatorios anuales establecidas Seguimiento y Entidades
(Plan Operativo Anual
Seguimiento y Estatales Informes de Auditorias (Transversal) donde se encuentre involucrado. Control; Estatales
(POA, etc)
Control Internas y Externas; Gestión Financiera
Informes de seguimientos de
demás Planes institucionales;
Informe Anual de Gestión

Manual de Administración de
Direccionamiento Organismos de
Organismos de Riesgos del HEGI; ADMINISTRACIÓN DE Riesgos
Procesos HEGI; Analizar el contexto estratégico e Estratégico; Control;
Control; Mapa de Riesgos; RIESGOS Coordinadora de Identificados,
Equipos de identificar y analizar riesgos del Mapa de Riesgos. Gestión de Calidad; Entidades
Entidades Informes de seguimiento al servicios ambulatorios analizados y
Autoevaluación proceso de Admisión. Seguimiento y Estatales;
Estatales Mapa de Riesgo; (Transversal) evaluados
Control Ente Acreditador
Progrma de Paciente Seguro

Direccionamiento Determinar la disponibilidad de Auxiliar administrativo Direccionamiento

Estratégico; Cuadro de turnos ASIGNACIÓN DE CITAS profesionales para la apertura de la de asignación de Agenda en SIHOS Apertura de Agenda Estratégico;
Ambulatorios agenda citas. Admisión
P
Cita asignada o remisión
programada;
Paciente, Autorizaciones;
Auxiliar administrativo
familiar o Plataformas de Verificar derechos administrativos Soporte físico de Validación de Paciente, familiar
Admisión ADMISIÓN DEL PACIENTE de asignación de Admisión
Acompañante; Aseguradores; para la admisión al servicio de salud validación de derechos derechos Acompañante
citas.
Aseguradores Instructivo verificación de
derechos administrativos INT-
AD-001.

FOR-DE-001 Fecha de Aprobación: 25/11/2014 Versión: 02

 Hoja de ruta FOR-AD-
Orientar, recepcionar a las IPS o
002 diligenciada;
REFERENCIA Y instituciones remisoras requisitos
Solicitud de remisión; Auxiliar de referencia y Información enviada Solicitud de remisión Admisión IPS;
Admisión IPS; CONTRAREFERENCIA DE para la aceptación de la remisión y
contrareferencia por correo electrónico; atendida Aseguradores
Aseguradores IPS REMISORAS confirmar derechos de
No. radicado de incio
aseguramiento.
de remisión

Seguimiento de
gestión de remisiones
a IPS referentes FOR-
Gestionar la necesidad de remisión u
IPS AD-003;
orden de servicio de los pacientes de IPS;
Registros Historia Programación de
Orden médica de remisión a hospitalización o rehabilitación que Admisión; Aseguradores;
Hospitalización; EPS REFERENCIA Y clínica SIHOS; remisiones y/o
una especialidad diferente a requieren atención de forma Medico psiquiatra o Hospitalización Secretaria de
Rehabilitación; CONTRAREFERENCIA A IPS Aplicativo de la SST; contraremisiones a
psiquiatría; ambulatorio o de una especialidad Medico General Salud del Tolima;
Gestión Tics Secretaria de REFERENTES Formato de remisión u otras IPS de
Historia clínica SIHOS diferente a psiquiatría, ante la red Paciente, familiar
Salud del orden de servicios pacientes
publica y privada del sistema de y/o acompañante
Tolima impresa con firma y hospitalizados.
referencia y contrareferencia.
sello;
Autorización de
traslado

Direccionamiento
Planes y Programas Ejecutar las acciones del Plan Direccionamiento Organismos de
Estratégico; PLANEACIÓN Avance y
Institucionales; Operativo Anual del proceso de Estratégico; Control;
Gestión de ESTRATÉGICA Coordinadora de Soportes de avance o cumplimiento de
Informes de seguimiento Admisión y demás planes y Gestión de Calidad; Entidades
Calidad; servicios ambulatorios cumplimiento acciones de Planes y
Planes y Programas programas institucionales donde Seguimiento y Estatales;
Seguimiento y (Transversal) Programas
Institucionales figura como responsable Control Ente Acreditador
Control

Manual de Administración de Organismos de

Gestión de ADMINISTRACIÓN DE
Riesgos; Aplicar acciones de control o Soportes de controles Control;
Calidad; RIESGOS Coordinadora de Tratamiento de Procesos HEGI;
Mapas de Riesgos; barreras de seguridad frente a los o barreras de Entidades
Seguimiento y servicios ambulatorios Riesgos identificados Comité de Calidad
Informes de seguimiento a riesgos identificados seguridad Estatales;
Control (Transversal)
mapas de riesgos. Ente Acreditador

Paciente,
Apertura Agenda en SIHOS; Asignar la cita para la consulta, Paciente, familiar
Ambulatorio; familiar o Auxiliar administrativo Cita asignada Admisión;
Información del paciente que ASIGNACIÓN DE CITAS según disponibilidad y preferencia de SIHOS o Acompañante;
Admisión Acompañante; de asignación de citas Ambulatorio
requiere la cita; profesional. Aseguradores
Aseguradores

Validación de Derechos;
Autorización de servicio;
Admisión;
Documentos de
Ambulatorio;
identificación;
Paciente, Gestión Financira
Cuota moderadora o anticipo Auxiliar administrativo Admisión del Paciente, familiar
familiar o Admisionar pacientes que ingresan Regristro en SIHOS (Facturación);
Admisión de COPAGO según nivel o ADMISIÓN DEL PACIENTE de asignación de paciente y activación o Acompañante;
Acompañante; de remisiones y consulta externa. Módulo de Admisión Gestión Tics;
categoría, de acuerdo a lo citas. de historia clínica Aseguradores
Aseguradores Direccionamiento
establecido por la ley;
Estratégico
Compromiso de pago
prestación de servicios de
salud FOR-AD-008

Hoja de ruta FOR-AD-002 Hoja de ruta FOR-AD- Admisión;

diligenciada; 002 diligenciada; Aceptación clínica - Ambulatorio IPS;
REFERENCIA Y Revisar solicitudes por medicina Medico General;
IPS; Información enviada por Información enviada administrativa; Gestión Tics; Aseguradores;Pac
Admisión CONTRAREFERENCIA DE general y emitir concepto de Auxiliar de referencia y
Aseguradores correo electrónico; por correo electrónico Programación de Direccionamiento iente, familiar o
IPS REMISORAS aceptación clínica-administrativa. contrareferencia
No. radicado de incio de sobre concepto de remisión Estratégico Acompañante
remisión aceptación.
H

FOR-DE-001 Fecha de Aprobación: 25/11/2014 Versión: 02

 H
Seguimiento de gestión de
remisiones a IPS referentes
FOR-AD-003;
Registros Historia clínica
SIHOS;
Aplicativo de la SST;
Historia clínica SIHOS;
Formato de remisión u orden
Aplicativo de la SST;
de servicios impresa con
Lista chequeo
firma y sello;
vehículos FOR-RF-020
Autorización de traslado;
diligenciada;
IPS; Cuadro de disponibilidad de Atención ambulatorio
Formato listado de
Aseguradores; traslado asistencial FOR-AD- o de una Ambulatorios; IPS;
Realizar traslado asistencial básico Auxiliares de insumos y materiales
Secretaria de 012; especialidad Gestión Financiera Aseguradores;
REFERENCIA Y de pacientes de hospitalización o enfermería de traslado traslado asistencial
Salud del Formato diferente a (facturación); Secretaria de
Admisión CONTRAREFERENCIA A IPS rehabilitación que requieren atención asistencial básico; básico FOR-AD-010
Tolima; de traslado asistencial FOR- psiquiatría, de Gestión Tics; Salud del Tolima;
REFERENTES de forma ambulatorio o de una Medico psiquiatra o diligenciado;
Paciente, AD-006; pacientes de Direccionamiento Paciente, familiar
especialidad diferente a psiquiatría. Medico General Formato FOR-AD-006
familiar y/o Lista chequeo vehículo FOR- hospitalización o Etsratégico o Acompañante
traslado asistencial
acompañante RF-020; rehabilitación.
diligenciado;
Listado de insumos y
Lista de verificación de
materiales traslado
limpieza y desinfección
asistencial básico FOR-AD-
TAB FOR-RF-014
010;
diligenciada
Lista de verificación de
limpieza y desinfección TAB
FOR-RF-014;
Consentimiento transporte
traslado asistencial básico
diligenciado FOR-AD-007

Admisión; Solicitar las autorizaciones para Admisión;

EPS; Necesidad de autorización;
Ambulatorio; ingreso (por primera vez), prorrogas Correos electrónicos; Ambulatorio;
Aseguradores; Verificación de derechos;
Hospitalización; en la hospitalización, egreso, Auxiliar administrativo Pantallazo de portales; Hospitalización;
Secretaria de Orden médica; AUTORIZACIONES Autorización
Rehabilitación; procedimientos y traslados en Autorizaciones Seguimiento de Rehabilitación;
Salud del Bases de datos (FOSYGA,
Apoyo Diagnostico ambulancia; de acuerdo al autorizaciones Apoyo Diagnostico
Tolima DNP, SST, EPS)
y terapéutico procedimiento normativo y terapéutico

Fichas Técnicas de
Verificar la gestión del proceso, a Verificación Organismos de
Gestión de Calidad indicadores MEDICIÓN DE LA GESTIÓN Direccionamiento
través de la medición, seguimiento y Coordinadora de Soporte de medición y cumplimiento de Control;
Estratégico;
análisis de los indicadores adscritos servicios ambulatorios análisis de indicadores metas y análisis de Entidades
Control Interno Datos Variables de los (Transversal) Gestión de Calidad
a Admisiones. resultados Estatales
indicadores
V
Verificar la asistencia de los Registro en formato
Admisión; Programación de citas; Auxiliar de asignación Validación de Admisión;
ASIGNACIÓN DE CITAS pacientes programados para consulta FOR-AD-005 control
Ambulatorio Registros SIHOS de citas asistencia Ambulatorio
externa. de inasistencia

Informes de Auditorias;
Informe Resultados
Indicadores;
Organismos de
Informes de seguimiento y Establecer e implementar acciones
Control; Gestión Calidad;
evaluación; MEJORAMIENTO de mejoramiento frente a Organismos de
Procesos HEGI; Entidades Acciones de Seguimiento y
Autoevaluación de CONTINUO desviaciones identificadas en la Coordinadora de Control;
Equipos de Estatales; Plan de mejoramiento mejoramiento Control;
Estándares y de requisitos de operación del proceso o servicios ambulatorios Entidades
Autoevaluación Ente implementadas Direccionamiento
calidad; (Transversal) incumplimiento de estándares o Estatales
Acreditador; Estratégico
Necesidades y Expectativa de requisitos normativos y de calidad.
Comunidad
las partes de interés;
Informes Revisión por la alta
A
dirección HEGI

Mapas de Riesgos;
Direccionamiento
Organismos de Informe de seguimiento o ADMINISTRACIÓN DE Establecer e implementar nuevos Organismos de
Gestión Calidad; Controles o barreras Estratégico;
Control; monitoreo de los Mapas de RIESGOS controles o barreras de seguridad Coordinadora de Control;
Seguimiento y Mapa de Riesgos de seguridad Gestión de Calidad;
Entidades Riesgos; para dar tratamiento efectivo a los servicios ambulatorios Entidades
Control ajustadas Seguimiento y
Estatales Informes de Auditorías (Transversal) riesgos del proceso Estatales
Control
Internas y Externas

FOR-DE-001 Fecha de Aprobación: 25/11/2014 Versión: 02

 POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS
Normativos:
Legales: SOGC
Ley 100 de 1993 Asistenciales
Ley 1122 de 2007 Mejoramiento Continuo de la Calidad

Decreto 1011 de 2006 (Sistema Obligatorio de Garantía SCI

de Calidad -SOGC) Ambiente de Control
Decreto 4747 del 2007 Evaluación del Riesgo
Decreto 0903 de 2014; Resolución 2082 de 2014 Actividades de Control
(Sistema Único de Acreditación en Salud) Información y Comunicación
Ver Manual de Operación
Actividades de Monitoreo
​Resolucion 1995 de 1999
Resolución 1441 de 2013; Resolución 2003 de 2014 MIPG
(Auditoría para el mejoramiento de la calidad; Sistema 2ª Dimensión: Direccionamiento Estratégico y
Único de Habilitación) Planeación
Resolución 1552 de 2013 3ª. Dimensión: Gestión con Valores para Resultados
4ª. Dimensión: Evaluación de Resultados
5ª Dimensión: Información y Comunicación
6ª Dimensión: Gestión del Conocimiento y la Innovación
7ª. Dimensión: Control Interno

INDICADORES RECURSOS
Ver Fichas de Indicadores Ver Plan Anual de Adquisición

DOCUMENTOS RIESGOS / CONTROLES

Ver Listado Maestro de Documentos Ver Mapa de Riesgos

APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA

ELABORO Jefe Angélica Moreno Coordinadora Servicio Ambulatorio 20/11/2018
REVISÓ Y VALIDÓ Jefe Angélica Moreno Coordinadora Servicio Ambulatorio 20/11/2018
APROBÓ Alexandra Bello Bandera Jefe Oficina de Planeación y Calidad 20/11/2018

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSION
31/12/2007 Se crea documento en el SGC del HEGI 01
22/07/2015 Se ajusta documento de acuerdo a nuevo formato y dinámica del proceso 02
20/11/2018 Se ajusta caracterización 03

FOR-DE-001 Fecha de Aprobación: 25/11/2014 Versión: 02