CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT XÂY DỰNG HOÀNG NGÂN

Ngày thiết lập/ chỉnh sửa Tên văn bản Mã văn bản Phiên bản Số trang
Quy trình quản lý khách hàng tham quan thực tế
30/10/2019 HNKD015 A-1 1
dự án

Tên văn bản: Quy trình quản lý khách hàng tham quan thực tế dự án

Mã văn bản: HNKD015 (A-1) Văn bản bao gồm: 06 trang Đơn vị biên soạn: Phòng Kinh Doanh

Người phê duyệt: Người kiểm soát: Người thiết lập/ Chỉnh sửa:

Nguyễn Thiên Vũ Lê Bá Minh

Đồng hành ký kiểm
soát:

Trích lục nội dung

chỉnh sửa:
 CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT XÂY DỰNG HOÀNG NGÂN

Ngày thiết lập/ chỉnh sửa Tên văn bản Mã văn bản Phiên bản Số trang
Quy trình quản lý khách hàng tham quan thực tế
30/10/2019 HNKD015 A-1 2
dự án

1. Mục đích:
Nhằm giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan và hiểu về dự án.
2. Phạm vi:
Quy trình này áp dụng cho quá trình tư vấn và phân phối các sản phẩm do Công Ty Cổ Phần
Sản Xuất Xây Dựng Hoàng Ngân làm chủ đầu tư.
3. Trách nhiệm và quyền hạn:
3.1. Quy trình này do Phòng kinh doanh biên soạn.
3.2. Nhân viên kinh doanh của Đại lý phân phối và khách hàng tuân thủ theo các quy định
trong quy trình này
3.3. Nhân viên Phòng Kinh Doanh chịu trách nhiệm hướng dẫn và giám sát.
3.4. Phòng bảo vệ: Chịu trách nhiệm giám sát quá trình ra vào của khách hàng và nhân viên
của Đại lý phân phối nhằm đảm bảo khách không đi vào khu vực đang thi công.
4. Định nghĩa:
4.1. Tham quan: Khách hàng tham khảo dự án và nhận thông tin tư vấn.
4.2. Sản phẩm: Đất nền/ Căn hộ/ Nhà liền kế/ Shophouse….
4.3. Đại lý phân phối phân phối: Công ty môi giới, sàn giao dịch được phép phân phối các sản
phẩm của Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Xây Dựng Hoàng Ngân.
4.4. Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Xây Dựng Hoàng
Ngân.
5. Nội dung công việc.
5.1. Sơ đồ lưu trình tham quan thực tế dự án:
 CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT XÂY DỰNG HOÀNG NGÂN

Ngày thiết lập/ chỉnh sửa Tên văn bản Mã văn bản Phiên bản Số trang
Quy trình quản lý khách hàng tham quan thực tế
30/10/2019 HNKD015 A-1 3
dự án

Sơ đồ lưu trình Đơn vị phụ trách Biểu mẫu liên quan

Đại lý phân phối

Đăng ký khách tham quan Phòng kinh doanh

Đại lý phân phối

Khách hàng đến tham quan Phòng bảo vệ
Phòng kinh doanh

Đại lý phân phối Sổ đăng ký thông tin khách hàng

Hướng dẫn khách hàng đăng ký thông tin
Phòng kinh doanh

Đại lý phân phối

Tư vấn, giới thiệu dự án tại sa bàn
Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh

Tham quan dự án thực tế Đại lý phân phối

Phòng kinh doanh

Hoàn tất quá trình tham quan Đại lý phân phối

Phòng kinh doanh

Tổng hợp báo cáo

5.2. Đăng ký khách tham quan

5.2.1. Thời gian nhận đăng ký khách tham quan
5.2.1.1. Thứ 2 - thứ 6 thông báo trước cho Phòng kinh doanh tối thiểu trước khi
khách đến 30 phút, thời gian nhận đăng ký từ 09:00 – 16:00.
5.2.1.2. Thứ 7 Đại lý phân phối phải thông báo cho Phòng kinh doanh trước 17:00
ngày thứ 6.
5.2.2. Nội dung đăng ký khách. Đại lý phân phối gửi tin nhắn Viber cho nhân viên
Phòng kinh doanh để đăng ký các thông tin sau:
5.2.2.1. Số lượng khách tham quan
 CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT XÂY DỰNG HOÀNG NGÂN

Ngày thiết lập/ chỉnh sửa Tên văn bản Mã văn bản Phiên bản Số trang
Quy trình quản lý khách hàng tham quan thực tế
30/10/2019 HNKD015 A-1 4
dự án

5.2.2.2. Thời gian khách đến tham quan

5.2.3. Thời gian tham quan thực tế dự án
5.2.3.1. Thứ 2- 6 khách hàng có thể tham quan dự án từ 9:00 - 17:00
5.2.3.2. Thứ 7 09:00 – 12:00
5.3. Khách hàng đến dự án.
5.3.1. Nhân viên kinh doanh của Đại lý phân phối liên hệ Phòng bảo vệ để xuất trình thẻ
tham quan dự án cho Phòng bảo vệ. Trường hợp không có thẻ cần được xử lý linh
hoạt, phải có chỉ đạo từ ban lãnh đạo.
5.3.2. Dẫn khách hàng đi vào khu vực nhà điều hành.
5.3.3. Liên hệ nhân viên Phòng kinh doanh chủ đầu tư để đăng ký thông tin khách.
5.4. Hướng dẫn khách hàng đăng ký thông tin.
5.4.1. Nhân viên Phòng kinh doanh chủ đầu tư tiếp đón khách hàng đến, hướng dẫn
khách hàng và nhân viên kinh doanh của Đại lý phân phối đăng ký thông tin vào
sổ đăng ký. Các thông tin cần đăng ký bao gồm:
5.4.1. Họ và tên khách hàng
5.4.2. 04 số cuối số điện thoại
5.4.3. Họ và tên của nhân viên tư kinh doanh của Đại lý phân phối.
5.4.4. Số điện thoại nhân viên tư kinh doanh của Đại lý phân phối
5.4.5. Đại lý phân phối phân phối.
5.4.2. Sau khi đăng ký thông tin nhân viên Phòng kinh doanh chủ đầu tư và nhân viên
kinh doanh của Đại lý phân phối cùng phối hợp thực hiện việc phục vụ và tư vấn
khách hàng.
5.5. Tư vấn giới thiệu sản phẩm.
5.5.1. Nhân viên kinh doanh của Đại lý phân phối chỉ được tư vấn những thông tin đã
được công bố.
5.5.2. Nội quy trong quá trình tư vấn
5.5.2.1. Nhân viên kinh doanh của Đại lý phân phối không được lớn tiếng trong
quá trình tư vấn.
 CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT XÂY DỰNG HOÀNG NGÂN

Ngày thiết lập/ chỉnh sửa Tên văn bản Mã văn bản Phiên bản Số trang
Quy trình quản lý khách hàng tham quan thực tế
30/10/2019 HNKD015 A-1 5
dự án

5.5.2.2. Nhân viên kinh doanh của Đại lý phân phối sử dụng các vật dụng trong
nhà điều hành một cách cẩn thận để tránh trường hợp hư hại tài sản.
5.5.3. Nhân viên Phòng kinh doanh chủ đầu tư hỗ trợ quá trình tư vấn, đồng thời giám
sát nội dung tư vấn của nhân viên Đại lý phân phối, những trường hợp tư vấn sai
sẽ được nhân viên Phòng kinh doanh chủ đầu tư thống kê và xin hướng xử lý từ
cấp trên.
5.6. Tham quan thực tế dự án.
5.6.1. Số lượng khách hàng và nhân viên Đại lý phân phối dưới 05 người.
Nhân viên kinh doanh của Đại lý phân phối tự dẫn khách đi tham quan hiện
trường. (Liên hệ Phòng kinh doanh chủ đầu tư để biết tuyến đường nào được phép
dắt khách đi tham quan).
5.6.2. Số lượng khách hàng và nhân viên Đại lý phân phối trên 05 người.
Nhân viên Phòng kinh doanh chủ đầu tư sử dụng xe điện để chở khách hàng đi
tham quan thực tế dự án.
5.6.3. Quá trình đi tham quan cần lưu ý đến sự an toàn của nhân viên và khách hàng
tránh đi vào khu vực đang thi công.
5.7. Hoàn tất quá trình tham quan
5.7.1. Nhân viên kinh doanh chở khách hàng quay trở lại nhà điều hành.
5.7.2. Nhắc nhở khách hàng kiểm tra lại tư trang, hành lý.
5.7.3. Hướng dẫn khách hàng di chuyển ra ngoài dự án (di chuyển bằng những tuyến
đường được quy định).
5.7.4. Nhân viên kinh doanh của Đại lý phân phối thu dọn khu vực tiếp khách, dọn dẹp
rác và chai nhựa, ly đựng nước… Lau bàn khô ráo, sắp xếp bàn ghế ngay ngắn
trước khi rời khỏi nhà điều hành.
5.8. Tổng hợp báo cáo
Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên Phòng kinh doanh tổng hợp báo cáo khách hàng gồm
những thông tin số lượng khách hàng tham quan trong tuần để gửi cho trưởng Phòng
kinh doanh kiểm soát.
 CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT XÂY DỰNG HOÀNG NGÂN

Ngày thiết lập/ chỉnh sửa Tên văn bản Mã văn bản Phiên bản Số trang
Quy trình quản lý khách hàng tham quan thực tế
30/10/2019 HNKD015 A-1 6
dự án

6. Văn bản liên quan.

Không
7. Biểu mẫu sử dụng.
7.1. Sổ đăng ký thông tin khách hàng