Activity 

Based Costing

Nature of Overhead Costs
• Direct Materials and Direct Labor
– Easy to trace
• Overhead
– Not easily and conveniently traceable to cost 
objects
– Cost effectiveness
Cost effectiveness
– Must be assigned with estimated

1
 Traditional Allocation Method of 
Overhead Costs
• Allocated to cost object based on the cost 
object’s consumption of some measure of 
bj t’ ti f f
activity, usually labor hours

P 20,000,000 total overhead cost = P 40 per hour rate
500,000 total labor hours
,

A product consuming 8 labor hours would be 
charged P 320 of overhead

Traditional Allocation Method
• Spreads overhead cost over entire customer 
base
• Each order “appears” to cost the same
• Orders with high profit margins subsidize 
orders with low profit margins
• A single or plantwide
g p rate called a 
predetermined overhead rate  is used:
• Job Order = Direct Labor Costs
• Process Cost = Machine Hours

2
 Traditional Allocation Method

• Assumes all overhead is volume‐related
A ll h di l l t d
• Factory‐wide or departmental rates
– All related to single activity measure
• Departmental focus, not process focus
• Focus on costs incurred, not cause of costs
Focus on costs incurred not cause of costs
NEED: Total overhead from depreciation
on equipment, utilities, repairs,
maintenance has increased 5

Activity‐Based Costing System

Fundamental
Cost Objects Assignment to Other
A i Oh
Cost Objects
Activities Cost of:
• Product
• Service
Costs of Activities • Customer

3
 Activity‐Based Costing

An overhead cost allocation system 
that allocates overhead to multiple 
activity cost pools and assigns the 
activity cost pools to products or 
services by means of cost drivers 
y
that represent the activities used.

Activity

Any event, action, transaction, or 
work sequence that causes a cost to 
be incurred in producing a product 
or providing a service.

4
 Activity Cost Pool

The overhead cost allocated to a 
distinct type of activity or related 
activities. 

Cost Driver

Any factor or activity that has a 
direct cause‐effect relationship with 
the resources consumed. 
In ABC cost drivers are used to assign 
activity cost pools to products or
activity cost pools to products or 
services.

5
 Activity‐Based Costing
• Purpose
– Allocation of indirect costs based on causal 
activities
• Attempts to identify “direct” link 
between cost and cost object
– Results in better allocation
Results in better allocation

11

Activity‐Based Costing
• Traditional allocation method

Costs Products

• Activity‐based allocation method

Costs Activities Products

First stage Second stage

12

6
 Overview of ABC
• Identifies activities required to produce the 
product or service
d t i
• Determines the cost of the activities
• Allocates costs to the cost object based on the 
object’s consumption of activities

13

Operation of an ABC System
• Assign costs to activity pools
– First stage allocation
First stage allocation
– Identify the costs incurred to perform 
various activities
• Determine the measure of activity best 
related to each cost pool
– Cost drivers

14

7
 Operation of an ABC System
• Determine rate per unit of activity
• Assign costs to products/services based on 
consumption of activities
– Second stage allocation
• Indirect costs are converted to direct costs

15

Cost Hierarchies
• Not all costs are volume‐related
– Unit level
– Batch level
– Product level
– Facility level

16

8
 Output Unit‐Level Activities

• Activities performed for each unit of 
production.
d i
• These are resources sacrificed on 
activities performed on each 
individual unit of product or service.
• Energy, machine depreciation, 
repairs

Batch‐Level Activities

• Activities performed for each batch 
of products.
f d
• These are resources sacrificed on 
activities that are related to a group 
of units of product(s) or service(s) 
rather than to each individual unit of 
product or service.
• Set‐up hours, procurement cost

9
 Product‐Level Activities

• Activities performed for and identifiable 
with an entire product line.
• These are often called service‐
sustaining costs and are resources 
sacrificed on activities undertaken to 
support individual products or services.
• Design Costs, Engineering Costs

Facility‐Level Activities
• Activities required to support or sustain 
an entire production process and not
an entire production process and not 
dependent on number of products, 
batches, or units produced.
• These are resources sacrificed on 
activities that cannot be traced to 
i di id l
individual products or services but 
d t i b t
support the organization as a whole.
• General administration, rent, building 
security

10
 Implementing ABC
• Step 1 – Plan the system
– What are the goals?
• Inventory valuation
• Process improvement
– Foster active involvement
– Assemble cross‐functional team
• Functional specialists

21

Implementing ABC
• Step 2 – Define, analyze activities and 
resources
– Decompose organization into elemental activities
• Who does what, and why?
– Interview employees
– Determine resources
– Determine inputs and outputs

22

11
 Implementing ABC
– Gather statistics on activities
• Inputs and outputs
I t d t t
• Transaction, duration, intensity
• For possible use as second‐stage cost drivers

23

Implementing ABC
• Step 3 – Establish activity cost pools and 
determine first stage allocation
– First stage allocations assign costs to cost 
pools
• Requires costs to be re‐categorized according 
to why they are incurred, not by type
• Drivers may be employee time, square 
footage, etc.

24

12
 Implementing ABC
• Step 4 – Determine second stage drivers and 
assign costs to cost objects
i t t t bj t
– Outputs of activity analysis may be second stage 
drivers
• Distance moved, times handled, machine hours, units, 
etc.
– Amount assigned to the cost object is the amount 
A i d h bj i h
of activity consumed times the rate per unit of the 
activity

25

Implementing
Activity‐Based Costing

Step 1
Step 1 Step 2
Step 2
Identify cost objects. Identify the direct costs
of the products.

Product X
Product X Direct material
Product Y Direct labor
Mold cleaning and
maintenance

13
 Implementing
Activity‐Based Costing

Cleaning and maintenance costs of
P 360,000 are direct batch‐level costs.
Why?
Because these costs consist of workers’
wages for cleaning molds after each
batch of lenses is run.

Implementing
Activity‐Based Costing

Product X
Cost Hierarchy
Description Category
Direct materials Unit‐level P1,520,000
g
Direct mfg. labor Unit‐level 800,000
Cleaning and maint. Batch‐level 160,000
Total direct costs P2,480,000

14
 Implementing
Activity‐Based Costing

Product Y
Cost Hierarchy
Description Category
Direct materials Unit‐level P   920,000
g
Direct mfg. labor Unit‐level 260,000
Cleaning and maint. Batch‐level 200,000
Total direct costs P1,380,000

Implementing
Activity‐Based Costing
Step 3
p
Select the cost‐allocation bases to use for
allocating indirect costs to the products.
(1) (2) (3)
Activity Cost Hierarchy Total Costs
Design Product‐sustaining P450,000
Setups             Batch‐level P409,200
Operations Unit‐level P637,500

15
 Implementing
Activity‐Based Costing
Step 4
p
Identify the indirect costs associated
with each cost‐allocation base.
Overhead costs incurred are assigned
to activities, to the extent possible, on
the basis of a cause‐and‐effect relationship.

Implementing
Activity‐Based Costing
Step 5
p
Compute the rate per unit.
(1) (5)
X Y Total
Setup‐hours:
p 640 2,000 2,640
P409,200 ÷ 2,640 = P155

16
 Implementing
Activity‐Based Costing
Step 6
p
Compute the indirect costs allocated
to the products.
X: P155 × 640 = P        99,200
Y: P155 × 2,000 = 310,000
Total P409,200

Implementing
Activity‐Based Costing
Step 7
p
Compute the costs of the products.
X and Y would show three
direct cost categories.
1
1. Direct materials
Direct materials
2. Direct manufacturing labor
3. Cleaning and maintenance

17
 Implementing
Activity‐Based Costing

X and Y
and Y would show six indirect cost pools.
would show six indirect cost pools
1. Design
2. Molding machine setups
3. Manufacturing operations
4. Shipment setup
5. Distribution
6. Administration

Activity‐Based Management

ABM describes management decisions that use
activity‐based costing information to satisfy
customers and improve profits.
Product pricing and mix decisions
Cost reduction and process improvement decisions
Design decisions

18
 Product Pricing and
Mix Decisions

ABC gives management insight into the cost
structures for making and selling diverse products.
It provides more accurate product cost
information and more detailed information
on costs of activities and the drivers of those costs.

Cost Reduction and Process
Improvement Decisions

Manufacturing and distribution personnel use
ABC systems to focus on cost‐reduction efforts.
Managers set cost‐reduction targets in terms of
reducing the cost per unit of the cost‐allocation base.

19
 Design Decisions

Management can identify and evaluate new designs
to improve performance by evaluating how product
and process designs affect activities and costs.
Companies can work with their customers to
evaluate the costs and prices of alternative designs.
l h d f l d

ABC and Department
Indirect‐Cost Rates

Many companies have evolved their
costing system from using a single
cost pool to using separate indirect‐cost
rates for each department:
Design
Manufacturing
Distribution

20
 ABC and Department
Indirect‐Cost Rates

Why?
Because the cost drivers of resources in each
department or subdepartment differ from the
single, company‐wide, cost‐allocation base.
ABC systems are a further refinement of
department costing systems.

When is ABC Most Useful?
• High amounts of overhead cost
• M lti l
Multiple products
d t
• Complex products
• Complex production system
• Significant variation in volume between high 
p
and low volume products

42

21
 When is ABC Most Useful?
• Different products place different demands on 
resources
• Problems with current cost allocations due to 
changes in products or processes
• Better cost information is needed

43

Switch to ABC when...
• Products differ greatly in volume and manufacturing 
complexity
• Products lines are
P d li
– numerous
– diverse
– require differing degrees of support services
• Overhead costs constitute a significant portion of 
total costs
• The manufacturing process or number of products 
The manufacturing process or number of products
has changed significantly
• Production or marketing managers are ignoring data 
provided existing system

22
 Implications of ABC/ABM
• Shifts focus from managing costs to 
managing activities
managing activities
• Aids in recognizing, measuring and 
controlling complexity
• Promotes understanding of why costs 
are incurred
• Provides better cost allocation 
information

45

Implications of ABC/ABM
• Useful for planning future operations
• Fosters continuous improvement
• Likely to meet with substantial 
resistance
– Analysis of why and how activities are 
performed

46

23
 Benefits of ABC Systems

Significant amounts of indirect costs are
Significant amounts of indirect costs are
allocated using only one or two cost pools.
All or most costs are identified
as output unit‐level costs.
Products make diverse demands on
Products make diverse demands on
resources because of differences in
volume, process steps, batch size,
or complexity.

Benefits of ABC Systems

Products that a company is well‐suited to
make and sell show small profits while
products for which a company is less
suited show large profits.
Complex products appear to be very
profitable and simple products
appear to be losing money.

24
 Benefits of ABC Systems

Operations staff have significant
disagreements with the accounting
staff about the costs of manufacturing
and marketing products and services.

Limitations of ABC Systems

The main limitations of ABC are the
measurements necessary to
implement the system.
ABC systems require management
to estimate costs of activity pools
f l
and to identify and measure cost
drivers for these pools.

25
 Limitations of ABC Systems

Activity‐cost rates also need to be
updated regularly.
Very detailed ABC systems are costly
to operate and difficult to understand.

ABC In Service and
Merchandising Companies

The general approach to ABC in the
service and merchandising areas is very
similar to the approach in manufacturing.
Costs are divided into homogeneous cost
pools and classified as output unit‐level,
l d l f d l l
batch‐level, product‐ or service‐sustaining,
and facility‐sustaining costs.

26
 ABC In Service and
Merchandising Companies

The cost pools correspond to key activities.
Costs are allocated to products or customers
using activity drivers or cost‐allocation
bases that have a cause‐and‐effect
relationship with the cost in the cost pool.

References:
• Horngren, Foster and Datar, Cost Accounting: 
AM
A Managerial Emphasis, 11th Edition 
i l E h i 11th Editi
(Prentice‐Hall)
• Louderback,et al. Managerial Accounting , 
(South‐Western College Publishing.)
• Weygandt, et al. Managerial Accounting , 2nd 
Weygandt et al Managerial Accounting 2nd
edition (Wiley)

27