CÔNG THỨC LẬP KẾ HOẠCH 5W1H2C5M

1. Công thức 5W1H2C5M

i. Why: Mục tiêu và Lý do công việc “nào đó” cần được hoàn tất; đảm bảo Mục tiêu đạt tính
chất “SMART” → Là Kim chỉ nam dẫn đường
✓ Tại sao phải làm công việc này?
✓ Nó có ý nghĩa như thế nào đối với bộ phận, tổ chức?
✓ Nếu không thực hiện, nó có dẫn đến những ảnh hưởng nào hay không?
✓ …
ii. What: Nội dung công việc cụ thể là gì? (Tên bước & Mô tả chi tiết bước, Kết quả cần đạt được)
✓ Có các cách thức/chặng/giai đoạn nào để đạt được Mục tiêu?
✓ Cách đó sẽ bao gồm các hạng mục công việc cụ thể hơn nào?
✓ Các chức năng nào sẽ cần phải hoàn tất để cùng cộng hưởng/đóng góp đồng bộ để đạt được
Mục tiêu?
✓ …
iii. Where, When, Who: Những tiêu chí về Địa điểm, Thời gian, Nguồn lực Nhân sự thực hiện các
công việc đó
✓ Công việc này sẽ được thực hiện ở đâu?
✓ Công việc được thực hiện vào thời điểm nào? Khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc? (Ma
trận công việc ưu tiên Quan trọng – Khẩn cấp)
✓ Ai chịu trách nhiệm xử lý công việc này? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ thực hiện.
✓ ….
iv. How: Phương thức để thực hiện các công việc nêu ở mục 2.
✓ Nguồn tài liệu cần có/được cung cấp/thu thập?
✓ Các máy móc, thiết bị cần có để phục vụ cho quá trình thực hiện mục tiêu
✓ Thiết bị nào cần được trang bị nhằm phục vụ tốt quá trình thực hiện công việc?
✓ Tham chiếu đến Quy trình, Quy định, Hướng dẫn công việc hay Tiêu chuẩn Vận hành, Tiêu
chuẩn Chất lượng dịch vụ, ….. để thực hiện công việc
v. Control: Cách thức kiểm soát và theo dõi kết quả? Định kỳ đánh giá hiệu quả?
✓ Đơn vị đo lường cho công việc này là gì?
✓ Những chỉ số nào nào phản ánh đầy đủ khả năng và phạm vi hoạt động của công việc?
✓ Vấn đề nào/Điều gì cần kiểm soát và theo dõi xuyên suốt?
✓ ….
vi. Check: Kiểm tra/Đánh giá trong quá trình/khi hoàn tất, nghiệm thu kết quả công việc.
✓ Những bước nào cần tiến hành kiểm tra, theo dõi .
✓ Tần suất kiểm tra là bao lâu? (dựa vào tính quan trọng của từng giai đoạn thực hiện).

1
 ✓ Những điểm nào là trọng yếu trong quá trình đánh giá.
✓ …
✓ Đây là bước khá quan trọng và cần được tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: Cơ chế của nguyên
tắc này là chỉ kiểm tra 20% mức độ hiệu quả ban đầu của quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Trong khi đó, 80% sẽ tập trung vào những sai sót phát sinh

2. Nguồn lực thực hiện Mục tiêu – 5M:

Để hoàn thành Mục tiêu cần có các Nguồn lực, Kế hoạch đi cùng với Nguồn lực. Nguồn lực là yếu tố quyết
định việc 1 dự án có thành công hay không, đảm bảo tính khả thi cho toàn bộ Kế hoạch
5M: Xác định các nguồn lực cần có để thực hiện công việc – hoàn thành Mục tiêu. Để hoàn thành Mục tiêu
cần có các Nguồn lực, Kế hoạch đi cùng với Nguồn lực. Nguồn lực là yếu tố quyết định việc 1 dự án có thành
công hay không, đảm bảo tính khả thi cho toàn bộ Kế hoạch

i. Man – Nguồn lực con người

✓ Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính
cách phù hợp?
✓ Ai hỗ trợ?
✓ Ai kiểm tra?
✓ Công thức R.A.S.C.I (Responsibility, Approval, Support, Control, Being Informed)
✓ Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
✓ …
ii. Money - Ngân sách:
✓ Nguồn quỹ thực hiện những công việc này là bao nhiêu?
✓ Và kỳ hạn giải ngân sẽ được tiến hành trong bao lâu?
✓
iii. Material - Hệ thống cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự:
✓ Tiêu chuẩn nhà cung ứng?
✓ Xác định phương pháp giao hàng?
✓ Thời hạn giao hàng?
iv. Machine - Máy móc/công nghệ kỹ thuật: Mức độ tương đồng giữa các thiết bị công nghệ kỹ thuật
có phù hợp với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ không? Những phương pháp về công nghệ nào cần được
áp dụng để thực hiện công việc?
v. Method - Phương pháp làm việc: Cách vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?