ORDER

A. Gap-Filling
a. Exercise 1
Dear Sirs
We (1) acknowledge with thanks the (2) receipt of your offer dated … and are pleased to enclose our
order No 3678 (3) for 4 items under your catalogue.
Please note that all these items are (4)urgently/promptly required by our customers. We, therefore,
hope you will (5) arrange to have them (6) delivered as soon as possible.
This is our trial order only, (7) if we find them satisfactory in quality and a (8) ready sale in our market,
we shall be placing further (9) large(r) orders.
In the meantime, we are looking forward to your (10) sale/early confirmation.
Yours faithfully

b. Exercise 2 - Order for crockery

Dear Mr ....
Please find enclosed an order (R1234) from our principals. They have asked us to (1) inform/
instruct/advise you that 60 (2) the set of crockery ordered should be packed in six crates, ten sets per
crate, with each piece individually (3) wrapped, and the crates (4) marked clearly with their name, the
words “fragile”, “crockery”, and (5) numbered 1-6.
They have agreed to pay by L/C, which we (6) discussed on the phone last week, and they would like
delivery before the end of this month, which should be easily (7)carried out/ conducted /effected as
there are regular sailings from Liverpool.
If the colours they have chosen are not in (8) stock, they will accept an (9) alternative provided the
designs are those stipulated on the order.
Please send any further correspondence relating to shipment or payment direct to MacKenzie Bros.
and let us have a copy of the commercial invoice when it is made (10)up.
Yours sincerely

c. Exercise 3 - Advice of despatch

Dear Mr. Delmas
Thank you for your order No. R497 which we are (1) at present making (2) up. The instruments will be
(3) wrapped individually in 8 crates numbered and marked (4) clearly our logo. They will be (5)
delivered by air freight CIF Marseille to (6) reach you not (7) later than 18 May.
Our invoice showing the 12% trade and 3% quantity discount, the insurance (8) certificate and the (9)
airway bill will be sent to the Bank of Marseille as (10) requested.
Yours sincerely

d. Exercise 4
Dear Mr....
Further to our telephone conversation on Friday, I am writing to you (1) about your order No. 123, which
was (2) enclosed with us on 10 January.
Once again, I must (3) apologize for the (4) delays in processing this order. This was due to a staffing
(5) shortage.
However, since I spoke to you, we have taken (6) on 4 new employees at our depot, and I am pleased
to tell you that your order is now (7) ready for dispatch. It will reach you within five working days.
Special (8) care has been taken to ensure that the (9) goods have been packed (10) according to your
requirements.
Each item will be individually wrapped to avoid damage.
Yours sincerely

e. Exercise 5 - A decline to order for the TV

Dear Mr. Chan
We were pleased to acknowledge/receive (1) your order of 2 November for 6 Atlantis TVs. However,
since you state the firm condition of delivery/dispatch (2) before Christmas, we deeply regret (3) that
we cannot supply you on this occasion.
The manufactures of these goods are finding it impossible (4) to meet the current demand for this
popular TV. We placed an order for 24 sets one month ago but were informed that all orders (5) were
being met in strict rotations. Our own order will not be delivered/met (6) before the end of January.
I understand from our telephone conversation (7) this morning that your customers are unwilling to
consider other makes. In the circumstances, I hope you will be able to meet your requirements from
some other suppliers (8). May I suggest/recommend (9) that you try Television Services Ltd of
Leicester? They usually carry large stock/orders (10) and may be able to help you.
Yours sincerely

B. Translation
a. English - Vietnamese
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated ... and are pleased to enclose our order
No. 3678 for 4 items under your catalogue.
=> Chúng tôi xác nhận đã nhận được chào hàng của quý ngài vào ngày… và rất vui lòng đính kèm đơn
hàng số 3678 của chúng tôi cho 4 mặt hàng trong catalo của quý ngài.

2. Your offer dated...encouraged us to place a trial order with you. Please find the terms and conditions
in the enclosed order.
=> Chào hàng của quý ngài vào ngày… đã thôi thúc chúng tôi đặt một đơn hàng đặt thử với quý ngài.
Đề nghị quý ngài cung cấp cho chúng tôi những điều khoản trong đơn hàng đính kèm theo.

3. We are much obliged for your quotation of...and would be glad if you could accept our order for the
following goods.
=> Chúng tôi chân thành cảm ơn bảng báo giá của quý ngài về… và sẽ rất vui nếu quý ngài có thể
chấp nhận đơn đặt hàng của chúng tôi cho các mặt hàng sau.

4. We are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be
supplied from current stock at the price named.
=> Chúng tôi rất vui lòng cung cấp cho quý ngài đơn hàng cho các mặt hàng sau với điều kiện rằng
chúng sẽ được cung cấp từ kho hiện tại với mức giá đã nêu.

5. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us one copy duly signed.
=> Đính kèm là bản xác nhận của chúng tôi về hai bản đơn sao đơn đặt hàng, trong đó vui lòng gửi lại
cho chúng tôi một bản có chữ ký hợp lệ.

6. We shall be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed.
=> Chúng tôi rất biết ơn nếu quý ngài giao hàng sớm vì hàng đang cần rất gấp.

7. Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse the
goods delivered after that date.
=> Giao hàng trước tháng 2 là điều kiện chắc chắn của đơn hàng này, và chúng tôi bảo lưu quyền từ
chối những hàng hóa giao sau ngày này.

8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and hope that you will
continue to do business with us.
=> Chúng tôi tin rằng sự chậm trễ sẽ không gây ra bất kỳ sự bất tiện nghiêm trọng nào cho quý ngài
và mong rằng quý ngài sẽ tiếp tục (hợp tác) kinh doanh với chúng tôi.

9. We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you will be pleased with
them.
=> Chúng tôi hy vọng rằng hàng hóa sẽ sớm tới tay quý ngài một cách an toàn và quý ngài sẽ hài lòng
với số hàng hóa đó.
in good time: with no risk of being late.
synonym: on time, early, ahead of time, ahead of schedule

10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and that they will perfectly suit
your needs.
=> Chúng tôi chắc chắn rằng quý ngài sẽ thấy hài lòng về mọi mặt của những hàng hóa này và chúng
sẽ hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của quý ngài.

11. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive no later than…
=> Vui lòng xác nhận sự chấp thuận của quý ngài với đơn hàng này và sự chấp thuận này sẽ không trễ
hơn...

12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our sales confirmation in two
originals, one of which please sign and return to us for our file.
=> Thông qua văn bản này, chúng tôi xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng của quý ngài và đính
kèm giấy xác nhận bán hàng bằng hai bản chính, vui lòng ký tên một trong hai bản đó và gửi lại cho
chúng tôi để lưu hồ sơ.
hereby (adv): bằng biện pháp này, bằng cách này, do đó, nhờ đó, nhờ thế
synonym: with these means , with this , thus , herewith , by this means , by means of this

13. Warranty is 24 months after dispatch. Should the machine prove to be defective during the
warranty period, the seller undertakes to replace or repair any defective part free of charge. This
warranty does not apply to normal wear and tear or damage caused by improper storage or careless
maintenance.
=> Bảo hành 24 tháng sau khi gửi. Nếu máy móc bị lỗi trong thời gian bảo hành, người bán cam kết
thay thế hoặc sửa chữa miễn phí bất kỳ bộ phận nào bị lỗi. Việc bảo hành này không áp dụng cho các
hao mòn thông thường hoặc hư hỏng do bảo quản không đúng cách hoặc bảo trì bất cẩn.

14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and large orders
with you in the near future.
=> Chúng tôi kỳ vọng sẽ tìm được một thị trường tốt cho những bộ khăn trải bàn này và hy vọng đặt
những đơn hàng lớn tiếp theo với quý công ty trong tương lai không xa.

15. There is a steady demand for this item in this market. We hope you will be able to supply more next
time.
=> Có một nhu cầu ổn định cho mặt hàng này trong thị trường này. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ
có thể cung cấp thêm trong lần sau.
=> Có một nhu cầu ổn định cho mặt hàng này trên thị trường này. Chúng tôi hy vọng quý ngài sẽ có
thể cung cấp nhiều mặt hàng hơn trong thời gian tới.

16. We enclose a trial order. If the quality is up to our expectations, we shall send further orders in the
near future.
=> Chúng tôi gửi kèm một đơn hàng dùng thử. Nếu chất lượng đạt được như kỳ vọng của quý công
ty, chúng tôi sẽ gửi các đơn hàng tiếp theo trong tương lai không xa.

17. Owing to heavy commitments, we are not in a position to accept new orders.
=> Do có nhiều cam kết, chúng tôi không có khả năng chấp nhận những đơn hàng mới.

18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders.
=> Do thiếu nguyên liệu, nhà máy phải ngừng tiếp nhận những đơn hàng mới.
19. We thank you for your order of... but regret very much that we are unable to execute your order
immediately owing to heavy demand.
=> Chúng tôi cảm ơn quý công ty đã đặt hàng cho… nhưng rất tiếc là chúng tôi không thể thực hiện
đơn hàng của quý công ty ngay lập tức do nhu cầu quá lớn.

20. We hope that our handling of your first order will lead to further business between us and mark
the beginning of a happy working relationship.
=> Chúng tôi mong rằng việc xử lý đơn hàng đầu tiên của quý công ty sẽ đưa tới nhiều mối kinh
doanh xa hơn giữa chúng ta và đánh dấu sự khởi đầu của một mối quan hệ làm ăn tốt đẹp.

b. Vietnamese - English
1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng việc thực hiện
đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng ta.
=> We hope to receive your advice of despatch soon and hope that the execution of this order will
lead to further business between our companies.

2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạn là cực kỳ quan trọng vì đơn hàng này
chiếm một phần lớn trong công trình xây dựng của chúng tôi.
=> We would like to emphasize/stress that due delivery is essential/crucial/imperative as this order
accounts for a considerable part of our construction.

3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất vọng nhưng chúng tôi sẽ
đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét lại vào một thời điểm nào đấy trong
tương lai không xa.
=> Although the rather low trade discount of 15% disappoints us, we will place an order and hope that
this allowance will be reconsidered/reviewed at some time in the near future.

4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở cho người bán hưởng
trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giao hàng và thông báo về
việc đã lấy được giấy phép xuất khẩu.
=> Payment is to be made by irrevocable L/C opened by the buyer in favour of the seller within 15
days after the buyer receives notice that the goods are ready to be delivered/shipped and the advice
of export license obtained.

5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất kỳ khuyết
tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian bảo hành, người bán
phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó miễn phí cho người mua.
=> Warranty is 12 months after despatch/delivery. The seller shall be liable for any defect in the
goods delivered. If any defect comes to light within the warranty period, the seller shall replace,
repair, modify or remedy such defects free of charge to the buyer.

6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi đến chỗ
chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
=> All the necessary documents associated with this machine must be signed by you and sent to us
immediately upon your acceptance of this order.

7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và bảo hiểm
phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
=> The goods are required to be insured under terms and conditions of marine insurance of all risks
and the insurance must be bought from a first-class insurance company.

8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một công ty bảo hiểm có uy tín do người mua chỉ
định.
=> The seller must obtain the insurance for the goods at a first-class insurance company nominated
by the buyer.

9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị bể khi tới nơi dẫn đến
chất lượng kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý ngài gia cố bằng đai sắt.
=> We regret that most of the containers/cases in the previous shipment were broken on arrival,
which leads to inferior quality. Therefore, for this shipment, we suggest/recommend you strengthen
it with steel straps/stirrup.

10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài vẫn cảm
thấy không thể chấp nhận chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó cũng sẽ không ngăn cản quý
ngài đến mua hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét kỹ lưỡng bất kỳ đề nghị nào có thể
dẫn đến việc làm ăn giữa chúng ta.
=> We hope that you will give further thought/consideration to this matter. However, if you still feel
that you cannot accept our offer, we hope that it will not prevent you from buying from/ ordering
from/ approaching us. We are grateful to carefully consider any proposals that can lead to business
between us.

11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được đóng trong thùng thưa có gia cố. Toàn bộ số
hàng được bọc trong giấy không thấm nước. Một thùng kín bằng kim loại như quý ngài đề nghị sẽ
không tiết kiệm.
=> To save freight, we request/require the goods to be packed in strengthened crates. All the goods
are to be wrapped in waterproof paper. A closed metal container as you suggest will not be
economical.

12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách hướng dẫn sử
dụng, catalo... để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt.
=> Please send us the technical documents such as drawing, manual, catalogue, etc in advance/
ahead of time for our examination and translation into Vietnamese.

13. Để hạn chế tổn thất trong quá trình vận chuyển đến mức thấp nhất, chúng tôi yêu cầu hàng hóa
phải được đóng trong các hòm gỗ có nẹp sắt cẩn thận.
=> To minimize possible loss or damage in transit, we require/request the goods to be packed in
wooden cases carefully braced with iron.

14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên vật liệu
được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài trước ngày…
=> Your order has received our immediate attention. However, due to the late delivery of material, we
are afraid that we are unable to execute/fulfil your order before...

15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ để đảm bảo
giao hàng đúng hạn.
=> As we are in urgent need of these goods, we request that you arrange everything in order to ensure
timely delivery/punctual delivery/delivery on time.

16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời gian đã nêu và bảo lưu quyền từ chối nhận
hàng nếu chúng được giao chậm.
=> We must insist on delivery within the specified period and reserve the right to reject the goods
should they be delivered late.

17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài, song rất tiếc là do nhu cầu trong nước cao đối với
những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng rồi.
=> We thank you for your order but very much regret that because of high/heavy/huge/ enormous
local/domestic demand for the items you order, we are now running out of stock of the goods you
required/ordered.

18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý ngài thỏa mãn về mọi
mặt vì chúng tôi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc giao hàng nói riêng.
=> We believe that our new items will give you satisfaction in all aspects as we have paid our best
attention to your order in general and to its delivery in particular.

19. Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập khẩu đã gây khó khăn cho
chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng và do vậy không thể tránh được tình trạng chậm giao hàng.
=> Fairy speaking, the recent changes in import quotas has caused us a lot of difficulties in
executing/carrying out the contract; hence, the delay in delivery is unavoidable.
=> Fairly speaking, we have had a lot of difficulties in the execution of the contract due to recent
changes in import quotas; therefore, the delay in delivery is unavoidable.

20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì chúng tôi không thể cho quý
ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.
=> We regret that we have to reject/ decline/ turn down your order as we cannot give you the
allowance we have asked for.

C. Letter-Writing
a. Letter 1 (Cover Letter)
Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam machino import-export Corporation) nhận
được thư chào hàng số CM1246 đề ngày cùng với catalogue số CD014 của công ty Dawson
Manufacturing Ltd chào bán các loại máy khoan bê tông (Concrete Driller) và máy cắt sắt (steel cutter)
dùng cho công nghiệp xây dựng.
Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD23 và loại SC 21 theo catalog trên.
Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:
1. Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả ngay, cho 30% trị giá đơn hàng,
phần còn lại thanh toán bằng T/T trong vòng 1 tháng sau khi nhận được hàng, thay vì 100%
bằng L/C như trong chào hàng của Dawson.
2. Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao. Nhấn
mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian bảo hành, người bán sẽ phải chịu trách nhiệm sửa
chữa hay thay thế bất cứ bộ phận nào bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng.
3. Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật hướng dẫn lắp ráp vận hành và bảo dưỡng. Nếu
trong trường hợp cần thiết, Machino yêu cầu Dawson cử người đến hướng dẫn chạy thử máy.
4. Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạn vì hiện nay các khách hàng của
Machino là các công ty xây dựng đang yêu cầu giao gấp vào cuối tháng tới. Machino e rằng
nếu hàng giao trễ sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công của các khách hàng.
5. Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra, hãy gửi xác nhận bán
hàng sớm. Nếu Dawson có thể chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng sau này, thì Machino sẽ
đặt hàng thường xuyên.
Lưu ý: Bắt đầu thư bằng Dear Sirs và người ký thư: Trương Bảo Hòa tổng giám đốc.
_________________________________________________________________________________________________
Dear Sirs,

We are pleased to acknowledge the receipt of your offer No. CM1246 dated 3 December 2021 together
with catalogue No. CD014 for concrete drillers and steel cutters used in the construction industry.
Enclosed you will find our order No. VM01 for Concrete Drill model CD23 and Steel Cutter model SC21
under your catalogue. However, we would like to stress these terms and conditions.
Payment is to be made by irrevocable L/C at sight for 30% of the total value of the invoice, the
remaining 70% is to be made by T/T within one month on receipt of the delivery, instead of payment
by L/C for the total value as offered.

Guarantee is 12 months from operation instead of despatch. Please note that if the machine is
defective during the guarantee period, you shall be liable to repair or replace any defective parts
quickly and free of charge.

Please send us 4 sets of technical documents instructing assembly, operation, and maintenance of
the ordered items. If possible, we would like to have a representative instructor from your company to
guide the technical trial.

We would like to emphasize that due delivery is essential as our current customers are construction
companies who require urgent delivery at the end of next month. We are afraid that late deliveries will
have a negative impact on their construction progress.

If you accept the above terms and conditions, please send us your sale confirmation no later than 10 December
2021. If you can offer us a discount of 5% on our further orders, we would like to be your regular customer.

We look forward to your early sale confirmation.

Yours faithfully,
(signed)
Hoa Truong (Mr.)
Director
Vietnam Machino Import-Export Corp.

Enc. 01 order No. VM01.

b. Letter 2 (Order)
Anh/ Chị đang làm việc cho công ty TNHH Thành Công, 110 Hai Bà Trưng, Quận 3, Tp.HCM nhận được
chào hàng bán một số mặt hàng điện gia dụng của công ty Household Electronics, Malaysia.
Hãy viết thư đặt hàng mua mặt hàng máy hút ẩm (Dehumidifier) theo các điều kiện thông thường
(tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giao hàng, thanh toán, bảo hành, bảo hiểm...) và chú ý các
điểm chính như sau: Số lượng 150 chiếc kèm theo các phụ tùng được ghi trong phụ lục số 1, giá CIF
Sài Gòn 40 USD/chiếc không tính chi phí đóng gói bao bì, theo Incoterms 2000, theo catalogue mới
nhất TL/2010 và bản vẽ kỹ thuật của người bán, bao bì theo tập quán xuất khẩu của nước người bán,
giao hàng làm 2 chuyến vào cuối tháng 2 và đầu tháng 3 năm 2011, bảo hành 18 tháng kể từ ngày sử
dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao như đã ghi trong chào hàng, thanh toán bằng tín
dụng thư không hủy ngang trả ngay…
Đề nghị bên Bán cho hưởng mức chiết khấu 5% đối với đơn hàng này. Đây là đơn đặt hàng thử, nếu
hàng được giao đúng hạn, dịch vụ hậu mãi tốt thì ta sẽ đặt mua những đơn hàng tiếp theo với số
lượng lớn hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để hoàn chỉnh lá thư. Bắt đầu thư bằng
Dear Sirs.
_________________________________________________________________________________________________

Thanh Cong Ltd.

110 Hai Ba Trung
Ho Chi Minh City
Vietnam
15 December 2010
Household Electronics Co.
Malaysia
Dear Sirs,

We are pleased to acknowledge the receipt of your offer for Household Electronics appliances and we
would like to place an offer for dehumidifiers with the following terms and conditions:
1. Commodity: Malaysia Dehumidifier.
2. Quantity: 150 units with the accessaries listed in Appendix 1.
3. Quality: As per the latest catalogue No. TL/2010 and Household Electronics’ technical drawing.
4. Price: 40 USD per unit, excluding packing, CIF Sai Gon Port, Incoterms 2000.
5. Packing: In Malaysian export customary packing.
6. Delivery: In 02 shipments:
+ The first shipment is to be made in late February 2011;
+ The second shipment is to be made in early March 2011.
7. Payment: By irrevocable L/C at sight.
8. Guarantee: 18 months from the operation instead of despatch as stated in the offer.
9. Insurance: Household Electronics must obtain the cargo insurance complying with the cover
provided by Clauses (C) of the Institute Cargo Clauses (LMA/IUA) and the insurance must be
provided from a first-class insurance company.

We would be grateful if you could offer us a 15% discount on this order. Please note that this is a trial
order, and if the commodity is delivered on time and the after-sales service is good, we will place
further orders with larger quantities.

We look forward to receiving your early response.

Yours faithfully,
(signed)
Nhi Nghiem (Ms.)
Procurement Manager
Thanh Cong Ltd.

c. Letter 3 (Reply to Order - Decline)

Anh/ Chị nhận được đơn hàng của ông John Samuel, tổng giám đốc công ty John Samuel Brothers
Pte Ltd. vào ngày 2/11/20-- đặt mua 6 chiếc tivi hiệu Atlantis and 20 chiếc radio hiệu Attas. Tuy nhiên,
công ty anh/ chị không thể tiếp nhận đơn hàng này vì một số lý do. Hãy viết thư trả lời ông John
Samuel theo những gợi ý sau:
Đối với mặt hàng tivi, công ty không cung cấp được vì đối tác yêu cầu giao hàng trước dịp Giáng sinh,
và xem đây là điều kiện tiên quyết của đơn hàng.
Công ty cũng đã đặt hàng 24 chiếc từ nhà sản xuất tivi hiệu này cách đây 1 tháng nhưng sẽ không có
hàng trước cuối tháng 1.
Biết rằng đối tác không cần hàng thay thế nên công ty giới thiệu khách hàng đến công ty Television
Services Ltd để hỏi mua vì họ thường có lượng lớn hàng hóa.
Đối với mặt hàng radio, công ty cũng không cung cấp được vì đối tác yêu cầu bán chịu. Đối tác vẫn
còn nợ công ty $8,000. Nếu có thể thanh toán một nửa số nợ, chúng ta sẽ sắp xếp để giao hàng.
Anh/ Chị có thể thêm/bớt bất kỳ thông tin gì để hoàn thiện lá thư. Bắt đầu thư bằng Dear…
_________________________________________________________________________________________________

John Samuel
General Manager
John Samuel Brothers Pte Ltd.

Dear Mr. Samuel,

We thank you for your order of 2 December 2021 for 6 Atlantis televisions and 20 Attas radios.
However, we regret to inform you that we are unable to supply these commodities because you have
stated that despatch before Christmas is the prerequisite of the order.

We placed 24 televisions from Atlantis manufacturer a month ago but was notified that our orders will
not be executed by the end of January 2022. We understand that you do not accept alternatives, so
we would like to suggest that you contact Television Services Ltd. as they usually have large
inventories in stock.

We also regret that we are unable to supply Attas radios to you as we cannot provide you with the
credit you requested. If you can settle half of your debt of 8,000USD with us, we will arrange for
despatch.

We look forward to receiving your response.

Yours sincerely,
Nhi Nghiem (Ms.)
_________________________________________________________________________________________________

Sample Letter (Gap-Filling - Exercise 5 - A decline to order)

Dear Mr. Chan

We were pleased to acknowledge the receipt of your order of 2 November for 6 Atlantis TVs. However,
since you state the firm condition of despatch before Christmas, we deeply apologize that we cannot
supply you on this occasion.

The manufactures of these goods are finding it difficult to meet the current demand for this popular
TV. We placed an order for 24 sets one month ago but were informed that all consignments were
being met in strict rotations. Our own order will not be delivered before the end of January.

I understand from our telephone call this morning that your customers are unwilling to consider
other makes. In the circumstances, I hope you will be able to meet your requirements from some
other suppliers. May I suggest that you try Television Services Ltd of Leicester? They usually carry large
orders and may be able to help you.

Yours sincerely

d. Letter 4 (Order)
Viết thư đặt hàng với nội dung sau:
Tên hàng: bột mỳ
Xuất xứ: Pháp, vụ mùa 20....
Qui cách: theo mẫu đã gửi cho khách hàng
Số lượng: 200 tấn
Giá: 300 USD/MT, CIF cảng SG, bao gồm chi phí đóng gói
Bao bì: ngoài là bao PP, trong là bao PE, trọng lượng tịnh là 50kg mỗi bao.
Giao hàng: đầu tháng 9-20... để giao cho khách hàng kịp làm bánh phục vụ tết nguyên đán.
Cty Anh/ chị là công ty có uy tín nên nhất thiết hàng phải giao đúng chất lượng quy định để duy trì
mqh làm ăn lâu dài vớí các đối tác.
TT: bằng L/c không hủy ngang, trả ngay mở qua ngân hàng ngoại thương TP HCM, trả vào TK NH
thương mại Paris, 15 ngày trước khi giao hàng cho người bán hưởng tòan bộ giá trị số hàng sẽ
được giao.
Giám định chất lựong do SGS đảm nhận và cấp giấy chứng nhận chất lượng.
Anh/ chị yêu cầu người bán gửi gấp giấy xác nhận bằng văn bản trước ngày....
_________________________________________________________________________________________________
Dear Sir or Madam,

We thank you for your offer of 20 July 2021 for wheat flour and are pleased to make an order of this
commodity on the following terms and conditions:
1. Commodity: French wheat flour, 2020 crop.
2. Specifications: As per samples sent to us.
3. Quantity: 200MT.
4. Price: 300USD/MT, CIF Saigon Port, Incoterms 2020, including packing.
5. Packing: The outer bag is PP bag and the inner bag is PE bag, net quantity: 50kg each bag.
6. Delivery: To be made at the beginning of September 2021 for us to make delivery to our
customers to make cakes for Lunar New Year. As you may know, we are a reputable company,
so it is essential that the commodity must be delivered in accordance with the specified
quality to maintain a long-lasting business relationship with our clients.
7. Payment: To be made by irrevocable L/C at sight, to be opened through Joint Stock
Commercial Bank for Foreign Trade of Vietnam (Vietcombank), HCMC branch 15 days prior to
the shipment to the A/C of Paris Commercial Bank in favour of the seller for the total value of
the commodity to be shipped.
8. Quality Inspection: To be carried out by SGS and the quality certificate is to be issued by SGS.

We look forward to your sale confirmation (in written form) no later than 27 July 2021

Yours faithfully,
Nhi Nghiem (Ms.)
.
e. Letter 5 (Order)
Viết thư đặt hàng theo nội dung sau:
Chúng tôi xin cám ơn quí ngài về thư chào hàng số 303 đề ngày--- và xin đặt hàng với những điều
kiện và điều khỏan sau:
Tên hàng: chiếu cói
Chất lượng: theo như mẫu và qui cách phẩm chất đính kèm.
Số lượng: 5000 chiếc.
Giá: 0,45USD/ chiếc CIF Harmburg Port bao gồm cả bao bì.
Đóng gói: buộc bằng dây cói chắc chắn, có đai nẹp bằng sắt, mỗi bó 20 chiếc và có kẻ kí mã hiệu -----
Giao hàng: 3000 chiếc, giao tháng----- và tháng----
Thanh tóan: bằng L/C không hủy ngang trả vào TK NH Ngoại thương VN, do NH Thương Mại Luân
Đôn xác nhận, mở 15 ngày trước khi giao lô hàng đầu tiên.
Hàng phải được bảo hiểm theo điều khỏan mọi rủi ro từ kho ở VN đến kho ở Harmburg.
Xin vui lòng xác nhận việc quí ngài có chấp nhận đơn hàng này không và chấp nhận như vậy đến chỗ
chúng tôi trong vòng 14 ngày tính từ ngày ghi trên đơn đặt hàng này.
_________________________________________________________________________________________________

Dear Sir or Madam,

We thank you for your offer No. 303 dated 3 December 2021 and are pleased to place an order with the
following terms and conditions:
1. Commodity: Rush matting.
2. Quality: As per the enclosed samples and specifications.
3. Quantity: 5000 units.
4. Price: 0.45USD per unit, CIF Harmburg Port, Incoterms 2020, including packing.
5. Packing: Tied with strong wire sedge and braced with iron, 20 pieces per bundle marked with
the code RM03.
6. Shipment: To be made in 02 shipments:
+ The first shipment of 3000 pieces is to be made in February 2022;
 + The second shipment of 2000 pieces is to be made in March 2020.
7. Payment: To be made by irrevocable L/C, to the account of Vietcombank, confirmed by London
Commercial Bank, to be opened 15 days before the first shipment.
8. Insurance: You must obtain the cargo insurance complying with the cover provided by Clauses
(A) of the Institute Cargo Clauses (LMA/IUA) and the insurance must cover from our warehouse
in Vietnam to your warehouse in Harmburg. (*)

Please confirm your acceptance of this order and send such acceptance to us within 14 days from the
date of this order.

Yours faithfully,
Nhi Nghiem (Ms.)

Another way:
(*) 8. Insurance: Goods are required to be insured according to terms and conditions for all risks from
Vietnam’s warehouse to Harmburg’s warehouse.
_________________________________________________________________________________________________

Sample Letter - Placing an order for fancy rush mats

Dear Sirs
Order No 1001/RM

We thank you for your offer No. 303/RM dated 10th July and have pleasure in placing our order on the
following terms and conditions:
1. Commodity: fancy rush mats
2. Quality and specifications: as per attached specifications and designs.
3. Quantity: 5,000 (five thousand) pieces
4. Price: Unit price: USD 0.45/piece ...
- Total value: USD 1,250.00. (In words: one thousand two hundred and fifty US dollars only)
- The price is C.I.F. Hamburg including packing, subject to Incoterms 2010.
5. Payment: By an irrevocable letter of credit to be opened in favour of the seller to the account at
Vietcombank, Hochiminh city and confirmed by London Commercial Bank, 15 days prior to the
first shipment, which mentions: Partial shipment is allowed
6. Delivery: 3,000 Ps on September, 20 –
2,000 Ps on October, 20—
7. Packing and marking: to be wrapped in strong rush matting, steel hooped, 20 pieces in one
bag, and marked 1001/2/19 INTERIM
8. Insurance: The goods are required to be insured under Marine All Risks terms from warehouse
Vietnam to warehouse Hamburg. The insurance is to be effected with a first-class Vietnamese
or foreign insurance company.

Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive no later than 14
days after the date of this order.

Yours faithfully
For International Import CO.
(Signed)
M. Belter
Purchasing Manager
_________________________________________________________________________________________________

TERMS AND CONDITIONS OF AN ORDER

1. Commodity
2. Quality and Specifications
3. Quantity
4. Price
5. Marking and Packing
6. Delivery
7. Payment
8. Technical Document
9. Guarantee
10. Others