C-Tpat Procedure C-Tpat Prosedur

ORIGINAL
INTEGRATED PROCEDURE
C-TPAT PROCEDURE
C-TPAT PROSEDUR
DOCUMENT NO. : YAI-IP-06-00

DOCUMENT DISTRIBUTION : All personnel working for Operations
DOCUMENT OWNER : Quality Assurance Department
Revision Status Reason for Issue Document Approval
00 01 Sept ‘20 Initial Release
Novita Muji Novita Muji Mr. Zheng Shanen

Rev Date Remarks Prepared Checked Approved
ORIGINAL
Document Changes Revision Review
Document Title : C-TPAT PROCEDURE / C-TPAT PROSEDUR

Document Number : YAI-IP-06-00
Creation Date : 01 Sept 2020
Scope : All Department for Operations.
Revision
Date of Changes Originator Detail of Changes Reason of Changes Approved By
Number
00 01 Sept 2020 Novita Initial Issue - Mr. Zheng Shanen
ORIGINAL
1. PURPOSE : 1. TUJUAN:
Company is committed to ensure the proper implementation of Perusahaan berkomitmen untuk memastikan penerapan yang tepat dari
established security management system is carry out effectively to sistem manajemen keamanan yang telah ditetapkan dilakukan secara
further strengthen cargos shipment to reach customer safety against efektif untuk lebih memperkuat pengiriman kargo untuk mencapai
contaimination by terrorists and drug interdiction and meet CTPAT keselamatan pelanggan dari penularan oleh teroris dan larangan
requirements and customer requirements. narkoba serta memenuhi persyaratan CTPAT.
2. SCOPE : 2. CAKUPAN:
This procedure covers all activities relating to Physical Security, Procedural Prosedur ini mencakup semua aktivitas yang berkaitan dengan
Security, Access Control, Training & Awareness and internal audits Keamanan Fisik, Keamanan Prosedural, Kontrol Akses, Pelatihan &
compliance to applicable C-TPAT requirements Kesadaran, serta kepatuhan audit internal terhadap persyaratan C-
TPAT yang berlaku
3. DEFINITIONS : 3. DEFINISI:
Suspected and suspicious activities as defined by PT. YILIN AGUATECH Aktivitas yang dicurigai dan mencurigakan yang didefinisikan oleh
INDONESIA are include any of the following situations: PT. YILIN AGUATECH INDONESIA mencakup salah satu dari
a. Unidentified person(s) attempting to gain access to property, yang berikut :
equipment, or facilities. a. Orang tak dikenal yang mencoba mendapatkan akses ke
b. Unidentified packages or luggages not situated at normal storage properti, peralatan, atau fasilitas
area where it should be. b. Paket atau bagasi tak dikenal yang tidak terletak di area
c. Any person (employee or otherwise) who appears to be hiding penyimpanan normal di mana seharusnya.
something or is acting nervous, anxious or secretive. c. Seseorang (karyawan atau sebaliknya) yang terlihat
d. Any employee, or contractor or visitor making unusual or repeated menyimpan sesuatu atau bertingkah gugup, gelisah atau suka
requests for sensitive or important company or information berahasia.
e. Any person asking an employee, driver or contractor to make an d. Karyawan, kontraktor, atau tamu membuat permintaan yang
unauthorized movement (pick up or delivery) for cash luar biasa atau berulang untuk informasi perusahaan yang
penting atau sensitif.
f. Any person or group loitering (3 or more) outside/ inside a e. Ada orang bertanya kepada karyawan, supir atau kontraktor
company facility or premises. untuk membuat pergerakan yang tidak baik (pengambilan atau
g. Any person claiming to be a representative of a utility (gas, water, pengiriman) secara kontan/tunai.
electric) but cannot produce valid company identification f. Orang atau grup/ kelompok (3 atau lebih) berkeliaran diluar/
ORIGINAL
didalam lingkungan atau areal perusahaan.

h. Any person carrying a weapon such as gun, knife, any explosive or g. Ada orang mengklaim kegunaan (gas, air, yang berhubungan
flammable liquid. dengan listrik) tapi tidak bisa memperlihatkan kartu pengenal
i. At night, any vehicle driving by a company facility with lights off perusahaan yang syah.
j. Any occupied vehicle parked outside/ inside the company facility h. Ada orang membawa senjata seperti senapan, pisau, bahan
for a long period or after normal working hours peledak atau cairan yang mudah terbakar.
k. An unfamiliar vehicle that appears to be abandoned near a company i. Mengemudikan kendaraan fasilitas perusahaan dimalam hari
building or parking. dengan lampu tidak menyala.
l. Unauthorized persons asking questions regarding product, j. Menempatkan kendaraan diluar/ didalam lingkungan
destination or routing or other trips specifics. perusahaan untuk waktu yang lama atau setelah jam kerja
m. Whenever guard is suspicious in incoming and outgoing materials biasa / normal.
in contrast to P.O / Gate pass, report to Security Manager at EXT k. Kendaraan yang tak dikenal terlihat parkir atau yang
102 for further actions. ditinggalkan dekat bangunan perusahaan.
n. Shortages or Overages in shipments shall be reported to Shipping l. Orang yang tidak berkepentingan bertanya mengenai produk,
Executive or Plant Manager. tujuan atau rute atau perjalanan lain yang lebih spesifik.
m. Sewaktu petugas merasa curiga terhadap perbedaan barang
yang masuk dan keluar dengan P.O / gate pass, lapor ke
The above list is not all-inclusive. It is meant to provide possible examples
Manajer security di EXT 102 untuk tindakan lebih lanjut.
of suspicious activities. Once, and if a suspicious activity is identified, the
n. Kekurangan atau kelebihan pada pengiriman harus dilaporkan
next step is to act.
ke Shipping executive atau Manajer pabrik.
Daftar diatas tidak semua termasuk. Ini berarti contoh aktivitas yang
mencurigakan mungkin tersedia. Sekali dan jika aktivitas
mencurigakan teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengambil
tindakan.
4. PHYSICAL SECURITY 4. KEAMANAN FISIK
4.1 Buildings 4.1 Bangunan

a. The factory buildings are constructed bricks cemented together a. Konstruksi bangunan perusahaan terbuat dari batu bata
to protect against outside intrusion dan semen untuk melindungi dari gangguan luar
b. Factory premises are surrounded by fence b. Areal perusahaan dikelilingi oleh pagar
ORIGINAL
c. All factory gates/ doors have working locks. And keys control c. Semua pintu pagar/ pintu perusahaan mempunyai kunci
is maintained by the security guard supervisor at the guard yang masih aktif, dan pengontrolan kunci dilakukan oleh
house supervisor petugas keamanan di pos jaga
d. The finished goods warehouse shall be restricted to prevent d. Gudang finish goods harus diberi batas untuk mencegah
theft or illegal insertion pencurian atau penyusupan tidak sah
4.2 Parking Area 4.2 Area Parkir

a. Parking areas for private vehicles and transportation vehicles a. Area parkir untuk kendaraan pribadi dan kendaraan
shall be separated from goods loading areas. transportasi/ umum harus dipisah dari area “Goods
b. All employee shall park their cars at designated parking lot loading”
arranged for them. b. Semua karyawan harus memarkirkan mobil/ kendaraan
c. Company vehicles shall be parked at the designated areas. mereka ditempat parkir yang sudah diatur untuk mereka
d. All Visitor vehicles must parking at designated “ VISITOR “ c. Kendaraan perusahaan harus diparkir di area yang
parking area only. ditunjuk/ khusus
d. Semua kendaraan tamu harus diparkir hanya diarea parkir
4.3 Lighting “TAMU” yang ditunjuk
a. Adequate lighting is present all over the factory.
i. At the gate. 4.3 Penerangan
ii. Near loading/ unloading are. a. Untuk saat ini penerangan di perusahaan cukup memadai
iii. Container parking areas. i. Didekat pintu pagar.
iv. CCTV coverage areas. ii. Didekat areal loading / unloading
v. Exterior of buildings. iii. Area parkir container
iv. Area ruang lingkup CCTV
b. Patroli guard shall check and lookout for the light system
v. Bagian luar gedung
outside the buildings.
b. Pada saat petugas patroli melakukan tugasnya, harus
memeriksa dan melihat keluar untuk sistem penerangan
c. Any lighting faults at exterior buildings detected. Security on
diluar gedung/bangunan.
duty shall inform to HR staffs. It’s responsibility of HR staffs
c. Jika ada penemuan kerusakan pada lampu penerangan
shall immediately inform maintenance to repair such faulty
diluar bangunan perusahaan. Security harus melapor ke
lighting done.
staffs HR. tentang kerusakannya, menjadi tanggungjawab
staffs HR harus segera memberitahu maintenance untuk
d. Supervisot or clerk of each department shall be responsible for
perbaikan.
reporting faulty lighting to the facility/maintenance department
ORIGINAL
to repair it. d. Supervisor atau clerk dari masing-masing departemen

harus bertanggungjawab untuk melaporkan kerusakan
penerangan ke Departemen Facility/ Pemelihara untuk
4.4 Enclosure Checklist diperbaiki.
a. On duty security guard required to rotating patrol factory
compound at identified control areas identified by company 4.4 Lampiran Daftar Periksa
every one hour to verify the condition. Patrol findings should a. Security bertugas harus melaksanakan pengawasan
reported and recorded into security control journal book. If any dilingkungan perusahaan di poin yang ditunjuk
discrepancy is observed the relevant security guard shall notice pengidentifikasian oleh perusahaan setiap jam dengan cara
to Security Manager or calling the relevant party to report the bergantian untuk verifikasi kondisinya dengan melaporkan
incident. When security guard sees any broken gate/window, he dan mencatatnya kedalam buku jurnal kontrol. Jika ada
shall verify whether any unidentified person is hiding inside the ketidaksesuaian akan di observasi oleh petugas keamanan
company premises by taking following actions if confirmed yang bersangkutan harus memberitahu ke Manajer security
“Yes”. atau memanggil anggota lain untuk melaporkan kejadian
tersebut. Ketika petugas keamanan melihat ada pintu pagar/
jendela rusak, dia harus memeriksa apakah ada orang yang
i. He will contact Security Manager or other guards to tidak dikenal bersembunyi didalam lingkungan perusahaan
reach at that place dengan mengambil tindakan sebagai berikut jika
ii. Will get peoples evacuate from the nearby places konfirmasinya “Ya”.
i. Dia akan menghubungi Manajer security atau petugas
iii. Will call the police for get assistant lain untuk mendekati tempat itu.
iv. Will surround the area until or unless police arrive and ii. Akan mengevakuasi/ memindahkan karyawan dari
the person would be caught tempat itu
iii. Akan memanggil polisi untuk memperoleh bantuan
v. The incident shall recorded into security patrol control iv. Akan mengepung/ menjaga area tersebut sampai
journal book polisi tiba ditempat dan akan menangkap orang
b. Control journal book shall timely review Security Manager tersebut.
every week. v. Kejadian ini harus dicatat kedalam buku jurnal
kontrol security patroli
4.5 Communication b. Catatan buku jurnal kontrol perlu ditinjau setiap minggu
a. Internally security guards communicate through walkie-talkie oleh Manajer security
or intercom (where applicable).
ORIGINAL
b. For external communication the security guards have their own 4.5 Komunikasi
access to the guards post. a. Komunikasi internal para petugas keamanan dapat dilakukan
dengan cara langsung/berhadapan atau dengan cara intercom
c. Emergency contact number are displayed at guard post for easy (bila diperlukan).
communication. b. Untuk komunikasi eksternal/luar para petugas keamanan
memiliki akses tersendiri di pos jaga
4.6 Security Alarm System c. Emergency contact number” harus dipasang/ ditempel dipos
jaga untuk mempermudah berkomunikasi
a. There are total five security alarm system affixed and located at
following areas. Details of security alarm system please refer to
4.6 Sistem Alarm Keamanan
security alarm system lay-out.
i. Security main post a. Terdapat lima security alarm system dipasangkan ditempat
ii. Sub security post near loading clock seperti berikut dan rujuk ke security alarm system lay-out
iii. Receptionist untuk informasi lokasi yang jelas.
iv. Finished goods store i. Pos keamanan utama
v. Raw material receiving store ii. Cabang pos keamanan dekat lokasi loading
iii. Resepsionis
b. The function of security alarm system is used to trigger security
iv. Store barang jadi(siap kirim)
alert for all PT.Yilin Aguatech Indonesia employee to evacuate
v. Store penerimaan bahan baku/mentah
to safety location in the event of company attack by terrorism
b. Fungsi security alarm system ini adalah mengarahkan
such as boom explosion and outbreak of fires which is out of
tindakan evakuasi semua karyawan PT Yilin Aguatech
control by fire extinguisher or hidrant.
Indonesia ketempat yang aman sekiranya kemungkinan
diserang teroris yang mengakibatkan ledakan bom dan
kobaran api yang tidak dapat dikontrol oleh pemadam
kebakaran
5. RESPONSIBILITIES OF SECURITY POSTS / DUTY 5. TANGGUNG JAWAB POS / TUGAS KEAMANAN
5.1 Security Guards at Gate. 5.1 Penjaga Keamanan di Gerbang.
a. Checking all employees of PT Yilin Aguatech Indonesia and a. Memeriksa seluruh karyawan PT Yilin Aguatech Indonesia
Subcontractor employees who work at PT Yilin Aguatech maupun karyawan Subcontractor yang bekerja di PT Yilin
Indonesia are required to use an identification card to enter and Aguatech Indonesia wajib memakai kartu pengenal keluar
exit the company, otherwise they are not allowed to enter the dan masuk perusahaan jika tidak maka tidak diperbolehkan
company's territory. memasuki wilayah perusahaan.
ORIGINAL
b. To check all employee who enter and exit to the company and b. Memeriksa seluruh karyawan yang masuk dan keluar
have to punch card and finger print at punch card machine. perusahaan harus mencatatkan kartu absensinya dan print
c. To make sure for employee who got outside the company in rest jari pada mesin pencatat.
time and write their punch card in records book. c. Memastikan karyawan yang keluar istirahat pada jam
d. To check the bag of employee who exit the company and to istirahat harus mencatatkan kartu absensinya.
make sure that no other goods in their bags besides their own d. Memeriksa tas karyawan yang masuk dan pulang kerja dan
e. To speak to the guest who come kindly and ask who will meet memastikan tidak ada barang-barang yang mencurigakan.
and what they need e. Sapalah tamu yang datang dengan ramah dan sopan dan
f. Make the guest are very confortable and not to differentiate them tanyakan langsung mau jumpa/bertemu dengan siapa dan
keperluannya apa.
f. Perlakukanlah setiap tamu sama dan jangan membedakan
tamu
5.2 Checking at Production Area 5.2 Pengecekan di Area Produksi
a. The personnel of security have to control to all area a. Anggota security yang bertugas harus kontrol ke seluruh
productions one times in one hour and make sure the area is wilayah produksi sekali dalam satu jam dan memastikan
safety daerah tertentu (daerah rawan) tetap dalam keadaan aman.
b. After the last time of working hours (back home) to make sure b. Setelah jam pulang kerja harus dipastikan tidak ada lagi
that no one employee who stay in area of productions karyawan yang tinggal dalam area produksi.
c. After the last time of working hours all the area productions c. Setelah jam pulang kerja wilayah produksi harus dikunci
had locked and who responsibility to the key is the personnel dan yang bertanggungjawab terhadap kunci adalah anggota
of security guards security yang bertugas
5.3 Security Action if there is a Violation of Regulation 5.3 Tindakan Pengamanan jika ada Pelanggaran Regulasi
a. The Act Towards the Occuring Place a. Tindakan Menuju Tempat yang Terjadi
i. Close and keep the place from unauthorized persons i. Tutup dan jaga TKP dari gangguan orang-orang tidak
ii. Keep the proof, unlost and undamaged berkepentingan
iii. Call the police by phone ii. Simpanlah barang bukti agar jangan hilang dan rusak
iv. Don’t hold the proof with hand in order the fingerprint iii. Hubungi polisi setempat melalui telepon
still exist iv. Jangan memegang barang bukti dengan tangan
telanjang agar sidik jari pelaku tetap asli
b. The Act to the Victim, Check the Victim still alive with :
b. Tindak Korban, Periksa Korban masih hidup dengan:
ORIGINAL
i. To check his body does his body still hot or cold

i. Meraba bagian badan apakah sudah dingin atau masih
panas
ii. To check the arm does his arm still hot or cold
ii. Meraba pergelangan tangan apakah masih panas atau
dingin
iii. If there is still alive, give the aid, if it is impossible take
iii. Bila masih ada tanda-tanda kehidupan, segera beri
some information about who do it
pertolongan pertama, jika memungkinkan minta
keterangan tentang identitas pelaku
iv. Bring the victim to the hospital
iv. Angkut korban segera ke rumah sakit
c. The Act to the Subject c. Tindakan kepada Subyek
i. Keep the subject if there is still in place and check his i. Tangkap pelaku bila masih berada di TKP dan lakukan
body penggeledahan sebagaimana mestinya
ii. Write name, old, address, job, and to whom he have ii. Catat nama, umur, pekerjaan, alamat dan konfrontasi
relation dengan siapa
iii. Not allow the subject to delete the proof iii. Cegah jangan sampai pelaku menghapus
bekas/menghilangkan barang bukti
iv. Call the police iv. Hubungi polisi
d. Tindakan untuk Saksi
d. The Act to the Witness i. Catat keterangan saksi-saksi yang mengetahui dan
i. Write some informations from the witness who knows jaga jangan sampai berhubungan satu sama lainnya
and keep not to make any relationship to others ii. Tahan saksi ditempat kejadian menunggu sampai
ii. Keep the witness on that place wait until the police datangnya petugas kepolisian
come iii. Catat nama dan alamat saksi
iii. Write name, address of the witness
e. Tindakan terhadap api
e. The Act to the fire i. Jika api berkobar, segera untuk memadamkannya
i. If there is the fire, directly to extinguish with use fire dengan mengarahkan pemadam kebakaran atau alat
extinguisher pemadam yang lainnya
ii. If there is a electric current, directly to switch off the ii. Apabila ada aliran listrik, segera putus dari luar dengan
switch memastikan saklar induk dan segera disegel.
iii. Selamatkan korban dan segera memanggil ambulance
iii. Safe the victim and soon call ambulance and the police dan polisi
iv. Safe the goods iv. Selamatkan barang-barang yang tersisa
ORIGINAL
v. Usahakan membatasi daerah kebakaran untuk

v. No to allow the fire become widely, prevent the fire mencegah menjalarnya api lebih luas
vi. Usahakan orang-orang yang tidak berkepentingan agar
vi. Not to allow unauthorized persons enter the fire area tidak memasuki daerah kebakaran
f. Tindakan terorisme, perdagangan manusia &
f. The Act to the terrorism, human trafficking & smuggling penyelundupan
i. Bagian Security bertanggung jawab melapor pada
i. Security shall be responsible to report to Top
Shipping Dept, Polisi, dan Bea Cukai tentang
Management, shipping Dept, Police, and Customs of
pengiriman yang mencurigakan, dicuri, hilang, teroris,
any suspected, stolen, loss, terorism, smuggling or
penyelundupan dan perdagangan manusia atau barang
human trafficking or goods of shipment which are out
yang diluar pengawasan PT YILIN AGUATECH
of PT YILIN AGUATECH INDONESIA custody .
INDONESIA.
ii. Mengamankan orang yang tidak dikenal secara
ii. Prosecute if any unauthorized persons voluntarily
sukarela meminta atau menyewa seorang individu,
request or hire an individual , known as a smuggler, to
yang dikenal sebagai penyelundup, untuk diam-diam
covertly transport them or goods from one location to
mengangkut mereka atau barang dari satu lokasi ke
another.
lokasi lain.
iii. If any terroris attack company, Evacuation employees
iii. Bila teroris menyerang perusahaan, evakuasi pekerja
to secure location & wait until police come.
ke lokasi yang aman dan tunggu smapai polisi datang
ORIGINAL
6. ACCESS CONTROL 6. KONTROL AKSES

6.1 Employee 6.1 Karyawan
a. All employee even subcontractor of PT YILIN AGUATECH a. Seluruh karyawan PT YILIN AGUATECH INDONESIA
INDONESIA and subcontractor employee who work at PT YILIN maupun karyawan subcontractor yang bekerja di PT YILIN
AGUATECH INDONESIA must use badge name for enter and exit AGUATECH INDONESIA wajib memakai kartu pengenal
the company. keluar dan masuk perusahaan.
b. All employee whose enter and exit to the company must have to b. Seluruh karyawan yang masuk dan keluar perusahaan harus
punch card and finger print at punch card machine. mencatatkan kartu absensinya dan print jari pada mesin
pencatat.
c. Employees whose wish go outside the company in rest time for c. Karyawan yang ingin keluar perusahan makan siang
lunch or praying on Friday must punch their badge upon exit and ataupun bersolat Jummat pada jam istirahat harus mencatat
reach company within rest time. kartu absensinya sebelum keluar dan sesudah sampai
diperusahaan.
d. Each of employee who has a permit to exit from company approved d. Setiap karyawan yang ijin keluar dari perusahaan dengan
by management must leave one copy of exit permit to security post alasan apapun harus meninggalkan kopian exit permit di
Pos security
6.2 Employee Access to Red Zone Area (Restricted Zones)
6.2 Akses Karyawan ke Area Zona Merah (Zona Terbatas)
a. The security guard have to ensure the employee who work and
a. Security harus memastikan setiap karyawan/ orang yang
enter to the zone area and have a sign with the sticker of Red Zone
akan memasuki area zona merah harus memakai sticker
Pass at the badge name.
yang bertuliskan RED ZONE pass yang ditempel dibagian
badge name untuk karyawan yang bekerja di areal zona
merah.
b. Each of the employee who want to enter to the Red Zone or the
b. Setiap karyawan yang ingin memasuki area zona merah
finishing good area have to report to the security guard and take the
atau wilayah finished good store harus terlebih dahulu
permit and the security guard will give a badge name and have put
mendapat ijin dari security yang bertugas dan setelah itu
the RED ZONE pass sticker and they will write at the journal book
security akan memberikan badge yang bertuliskan RED
of security guard
ZONE PASS dan menulis dibuku jurnal security.
c. Setelah tamu atau orang yang berkepentingan keluar dari
c. After the guests and the authorized person exit from the red zone
wilayah zona merah ataupun wilayah finished goods store
area or the finished goods store so they have to return the RED
maka badge RED ZONE PASS akan diberikan lagi kepada
ZONE pass to the security guard.
security yang bertugas.
ORIGINAL
d. Security harus memastikan bahwa tidak ada orang yang

d. The security have to ensure that nobody who have unauthorized tidak berkepentingan berada diwilayah zona merah maupun
person at the red zone pass area or finished goods store area. diwilayah finished goods store.
6.3 Tamu
6.3 Visitor
a. Tulis nama tamu, asal (perusahaan), apa yang mereka bawa
a. Write the guest name, come from (company), what they bring and
dan apa yang mereka gunakan (transportasi), waktu
what they use (transportation), time arrival and exit time.
kedatangan dan waktu keluar.
b. Jika tamu ingin bertemu dengan karyawan / staf, sebaiknya
b. If the guest would like to meet the employee/staff, its better to ask
tanyakan kepada karyawan apakah mereka ingin tamunya
to the employee if they want their guest meet with the staff
bertemu dengan staf.
c. Satpam memberikan pass pengunjung kepada tamu dan
c. After that, security guards give the visitor pass for the guest and langsung mengantar tamu ke ruang resepsionis
directly take the guest to receptionist room d. Setelah tamu bertemu dengan karyawan / staff maka pass
d. After the guest meet to the employee / staff so the visitor pass give pengunjung diberikan kepada satpam dan satpam harus
to the security guard and security guards must check the melakukan pengecekan kendaraan / mobil (transportasi)
vehicles/car (by transportation) before leave the company. sebelum meninggalkan perusahaan.
6.4 Kendaraan
6.4 Vehicle
a. To write at the list of enter and exit vehicle’s book such as the name a. Mencatat di buku jurnal keluar masuk kendaraan, nama
of driver, vehicle register number, type of vehicle, time arrival and pengemudi, nomor polisi kendaraan, jenis kendaraan, jam
exit time vehicle kedatangan dan jam keluar kendaraan.
b. All the guest’s vehicle who enter and exit must be checked and b. Semua kendaraan tamu yang masuk dan keluar harus
without exception with company vehicle and staff vehicle and to diperiksa tidak terkecuali kendaraan perusahaan ataupun
make sure with no goods or materials bring to outside company kendaraan staff karyawan dan memastikan tidak ada barang-
without exit permit. barang atau material yang keluar perusahaan tanpa ada surat
ijin atau surat pengantar.
c. Especially for employee’s vehicle is not write on the list of enter c. Khusus untuk kendaraan karyawan tidak perlu untuk diisi di
and exit vehicle, and for employee who use the motorbike, they will buku jurnal, dan kendaraan karyawan jenis sepeda motor
give a motorbike identity card for enter and exist of company. akan diberikan kartu tanda pengenal masuk dan keluar
perusahaan.
ORIGINAL
6.5 Kontainer
6.5 Container
a. Setiap kontainer yang masuk harus diletakkan di zona
a. Each of container which entering to the company must be parked at
merah dibagian belakang gedung perusahaan
the back of building at restricted “ RED ZONE”area.
b. Daerah bongkar muat pabrik ditandai sebagai “zona
b. The factory loading and unloading areas are marked as “red zones”.
merah”. Orang yang tidak berkepentingan tidak
Unauthorized persons are not allowed to enter this area. In addition,
diperkenankan masuk di area ini. Selain itu jika diperlukan
if it is necessary to enter this area, you must obtain permission from
masuk ke daerah ini, harus dapat izin dari security. Jika
security. If the security finds unauthorized people entering this area,
security menemukan orang yang tidak berkepentingan
they must immediately act to stop the person by ordering them to
masuk ke daerah ini, mereka harus segera bertindak
leave the area. For further investigation, if people enter the area
memberhentikan orang tersebut dengan menyuruh mereka
trying to commit dangerous acts against the company, they must
keluar dari daerah tersebut. Untuk investigasi lebih lanjut,
arrest the person and turn it over to the police for further
jika orang masuk kedalam area tersebut mencoba
investigation. to police for further investigation.
melakukan tindakan berbahaya terhadap perusahaan,
mereka harus menangkap orang tersebut dan menyerahkan
ke polisi untuk penyelidikan selanjutnya.
RED ZONE AREA

RED ZONE AREA
c. Each of Container while entering and exiting from company have to c. Setiap kontainer yang masuk dan keluar dari perusahaan
get informations from shipping dept. harus terlebih dahulu mendapat informasi yang jelas dari
bagian shipping.
ORIGINAL
d. The Container which enter and exit from company must be written d. Kontainer yang masuk dan keluar harus dicatat yaitu :
in list of exit and enter container as : container number, size nomor kontainer, besar kontainer, dari perusahaan mana,
container, come from of company, time arrival, time exit, and the jam datang/masuk, jam keluar, tanda tangan security yang
sign by security guards and give to the driver of container. bertugas dan diberikan kepengemudi kontainer.
e. Setiap kontainer yang masuk ke perusahaan. Security
e. Each of the containers which enter into the company. Security ataupun loading staff harus melakukan tujuh titik proses
guard or Loading staff shall conduct a seven point inspection inspeksi : dinding depan, samping kiri, samping kanan,
process : front wall, left side, right side, floor, ceiling/ roof, lantai (dalam), plafon/ atap, pintu bagian dalam/ luar,
inside/outside door, outside/ undercarriage and light test to verify bagian luar/ bagian bawah dan tes cahaya untuk
physical integrity prior to stuffing, to include the reliability of the memastikan fungsi secara fisik dalam keadaan baik
locking mechanisme. sebelum proses pengisian, termasuk jaminan terhadap
mekanisme penguncian
f. Kontainer yang kosong harus tetap dikunci walaupun tidak
f. Empty container must be kept locked when not in use. sedang dipakai
6.6 . Prosedur Pengontrolan Kunci.

6.6 Key Control Procedure
a. Formulir Pengontrolan Kunci
a. Key Control Form b. Karyawan yang mempunyai kunci harus mengisi formulir
b. Employees have the key access shall to register in the form key pengontrolan kunci di HR sebelum karyawan mendapatkan
control to HR before employee get the key from HOD kunci dari HOD
c. Key Control Procedure. c. Semua pintu pagar/ pintu utama memiliki kunci dan control
d. All factory gate/ main doors have locks key control is maintained kunci disimpan oleh security ditempat kerja security.
by security at the security office d. Setiap manajer departemen harus bertanggung jawab untuk
e. Each Department Manager shall be responsible for key control of mengontrol kunci diarea produksi termasuk kunci
the production sections including keys of alternative and emergency cadangan/ alternative dan pintu darurat dan kunci disimpan
doors and the keys are kept in place disuatu tempat
f. Each Department HOD / section listed below shall check and e. Setiap kepala departemen harus memeriksa daftar dibawah
ensure that all doors and windows are properly locked at the end of dan memastikan semua pintu dan jendela sudah terkunci
each working day dengan benar pada akhir jam kerja/ waktu pulang kerja
g. Each Department HOD / section shall also check that machinery/ f. Setiap kepala departemen harus mengecek keadaan mesin/
office equipment, lights and air conditioners, etc. are turned off peralatan kantor, lampu dan AC dan lain sebagainya
before locking up dimatikan sebelum pintu dikunci.
ORIGINAL
Department : Department :
i. Area produksi
i. Production area
ii. Area store
ii. Store area
iii. Kantor Admin
iii. Admin Office
iv. Kantor Produksi, Store dan Purchasing
iv. Production, Store and Purchasing Office
(Pembelian)
v. Others areas such Workshop and Maintenance
v. Area lain seperti Workshop dan Maintenace
6.7 Prosedur Kunci Hilang.

6.7 Missing Procedure.
a. Khusus diarea gudang bahan baku, apabila kunci hilang maka
a. The certain area store raw material, if the employee missing the kepala departemen harus segera melapor ke HR untuk
key HOD shall immediately inform to HR to take action ditindak lanjuti
b. HR to verify and change the main key of the certain area b. HR akan klarifikasi dan menggantikan kunci utama diarea
tertentu
ORIGINAL
7. PROCEDURAL SECURITY
7. KEAMANAN PROCEDUR
7.1 Receiving Material and Storage Procedure 7.1 Penerimaan Bahan dan Prosedur Penyimpanan
a. Penerimaan Barang
a. Receiving Material
i. Memeriksa material yang diterima yang terlampir pada
i. Check the materials received are attached with either
order pengiriman, faktur daftar pengepakan. Jika
vendor’s delivery order, invoice or packing list if any
ditemukan adanya material yang tidak sesuai atau tidak
illegal/unautorized material found during incoming
sah selama pengecekan oleh incoming, IQC store harus
inspection, IQC store shall feedback to vendor through
memberitahukan kepada vendor melalui departemen
purchasing department
Purchasing.
ii. Check quantities carton received for the materials received
ii. Memeriksa kualitas dan jumlah karton yang diterima
against the delivery order, invoice or packing list.
untuk bahan-bahan yang diterima melalui order
pengiriman, faktur atau daftar pengepakan.
iii. Check on the external packing Quality
iii. Memeriksa kwalitas pengepakan pada bagian luar
iv. Raise Non-matching information in regards to short
iv. Mengeluarkan informasi ketidaksamaan dalam jumlah
quantity against delivery order, invoice or packing list
sebenarnya dan yang tertera pada order pengiriman,
faktur atau daftar pengepakan.
v. Take photograph for the damages carton received
v. Mengambil photo/ gambar untuk karton rusak pada saat
vi. Notify superior, shipping personnel and purchasing
menerima
personnel about the discrepancies.
vi. Memberitahu atasan, anggota shipping dan anggota
purchasing tentang keadaan tersebut.
vii. Acknowledge and stamping on the delivery order, invoice
vii. Mengetahui dan membubuhkan stamp pada order
or packing list
pengiriman, faktur atau daftar pengepakan.
viii. Kirim pesanan pengiriman, faktur atau daftar
viii. Send delivery order, invoice or packing list for store clerk
pengepakan untuk petugas toko untuk diperbarui ke
to update into system.
dalam sistem.
b. Storage Material
b. Penyimpanan Barang
i. Different materials are to be kept in different
i. Material yang berbeda disimpan dalam rak/lokasi yang
shelves/locations according to the materials specifications
berbeda mengacu pada spesifikasi material atau
or item code.
kodenya.
ii. Materials storage must separate from production area to
ii. Penyimpanan material harus terpisah dari area produksi
prevent production personnel’s wrongly taking the
untuk menghindari orang produksi salah ambil material
ORIGINAL
materials by mistake. karena kekeliruan.

iii. All materials must arrange on pallet and shall never arrange iii. Semua material harus ditata pada pallet dan seharusnya
on floor. tidak ditata diatas lantai
iv. All materials must keep in original packaging and to be iv. Semua material harus dijaga dalam kondisi kemasan
neat and tidy arrangement. aslinya ditata dengan rapi dan teratur.
v. One pallet of materials must not arrange more than 8 feet v. Satu pallet material tingginya tidak boleh melebihi 8
high from floor level. kaki dari lantai.
vi. Double stacking of materials is not allow except bottom vi. Penumpukan material tidak diijinkan kecuali tumpukan
layer can stand for double stacking or an approval from tersebut dapat berdiri tegak saat ditumpuk atau atas
Dept head. persetujuan kepala bagian.
vii. Raw materials in storage after being inspected are fit for vii. Bahan baku dalam penyimpanan setelah diinspeksi
manufacturing use to be packed and labelled before to be adalah sesuai untuk penggunaan pabrikasi, dikemas dan
kept in storage. diberi label sebelum disimpan dalam penyimpanan.
viii. Raw materials packages are mention quantities, part names viii. Kemasan bahan baku menyebutkan jumlah, nama dan
and specifications. spesifikasinya.
ix. Bahan baku dikeluarkan sesuai dengan “Pertama
ix. Raw materials to be issued according “First In First Out” Masuk pertama Keluar” , mengacu pada label inspeksi
referring to QC inspection label or color sticker that stick QC atau sticker berwarna yang menempel pada
on packages. kemasan.
x. Store personnel have to update the transaction into system. x. Orang store harus mengisikan transaksinya kedalam
sistem
7.2 Outgoing Materials / Cargo Delivery Procedure
7.2 Bahan Keluar / Prosedur Pengiriman Kargoe
i. Loading devision to get shipping notice/order from shipping
department to packed FG from FG warehouse. They have to i. Divisi loading membungkus FG dari gudang FG waktu
ensure FG in the FG warehouse is accepted by FQC terima shipping order dari Departmen Shipping.
Mereka harus memastikan FG tersebut sudah di pass
ii. Loading supervisor need to confirm item by item which will be oleh FQC.
loaded into container based on shipping order and loading plan ii. Supervisor loading perlu memastikan item-item yang
to be witness by security. akan dinaikkan ke kontainer berdasarkan shipping
order dan loading plan dan disaksikan oleh security.
iii. Security should ensure the finish goods will load should be pass iii. Security yang bertugas harus memastikan bahwa
ORIGINAL
by FQC. barang-barang yang akan dinaikkan ke kontainer harus

sudah pass oleh FQC.
iv. Loading staff need to check and compare items and document iv. Staff loading perlu mengecek dan membandingkan
together before close container. Each container will be barang dengan dokumen terkait sebelum ditutup.
scrutinize by security before closed, lock used seal no. based on Masing-masing kontainer akan dicek oleh security
Shipping order refer to container no. sebelum ditutup, dikunci menggunakan nomor seal
sesuai dengan shipping order dan berdasarkan nomor
kontainer.
v. DO document and gate pass will be submit loading department v. Dokumen DO dan gate pass diberikan oleh Dept.
or shipping Dept to security at factory gatet for show container Loading ataupun Dept Shipping kepada security dipintu
status ready for shipment. pagar keluar, bukti bahwa kontainer siap
diberangkatkan.
7.3 Overage and Shortages Procedures 7.7 Kelebihandan kekurangan Procedures

i. Mengeluarkan informasi ketidaksamaan dalam jumlah
i. Raise Non-matching information in regards to short quantity
sebenarnya dan yang tertera pada order pengiriman,
against delivery order, invoice or packing list.
faktur atau daftar pengepakan.
ii. Ensure all goods intended to unload are comply to the
ii. Memastikan semua barang yang akan diturunkan sesuai
description of packing list or Delivery order.
dengan yang ada pada daftar kemasan atau order
iii. All unloaded goods shall be counted and quantity must tally
pengiriman
with packing list or delivery order.
iii. Semua barang yang diturunkan harus dihitung dan
iv. If found any discrepancy (shortage or overage) of goods when
jumlahnya harus sama dengan daftar kemasan atau
stuffing the goods into container, loading staff need report
order pengiriman
immediately to loading supervisor further notice to Shipping
iv. Jika menemukan ketidaksesuaian (kekurangan atau
Dept/ Production/ Packing for necessary action.
kelebihan) pada barang yang akan dikirim, staff loading
v. Overages or shortages of cargo should be documented and
dengan segera melapor ke supervisor loading dan
recorded. These records may be needed to conduct future
selanjutnya lapor ke Dept Shipping/ Produksi/ Packing
investigations
untuk ambil tindakan lanjut.
v. Kekurangan atau kelebihan pada cargo harus
didokumentasikan dan dicatatat. Catatan ini mungkin
dibutuhkan untuk melakukan investigasi dimasa depan.
ORIGINAL
7.4 Conveyance and Container / Trailer Security 7.4 Keamanan Kendaraan dan Kontainer / Trailer
a. Prosedur Pemuatan dan Pengiriman
a. Loading and Shipping Procedure
i. Staff loading bertanggung jawab selama proses
i. Loading staff is responsible for verification of FG pengisian FG yang dimasukkan kedalam cargo sesuai
loading must suit with shipping order during loading dengan shipping order. Mereka harus melakukan “8
process. Thet should conduct “8 points container titik inspeksi kontainer” sebelum pengisian dan
inspection” prior to stuffing and V.V.T.T inspection lakukan V.V.T.T inspeksi sesudah pengisian untuk
when completed stuffing to ensure cargo shipment memastikan keamanan kargo yang dikirim dan
security to meet C-TPAT requirement. Seven points memenuhi syarat C-TPAT. 7 titik dan VVTT inspeksi
container and VVTT inspection recorded should be catatan harus didoumentasi dan dicatat. Catatan ini
documented and recorded. These records may be mungkin dibutukan untuk melakukan investigasi
needed to conduct for future investigations. untuk masa depan
7 Point Container Inspection
4.Left 6.Ceiling / roof 7 Point Container Inspection
4.Left 6.Ceiling / roof
3.Right
3.Right
7.Floor (inside)
1.Outside /
8. Light test
7.Floor (inside)
1.Outside /
8. Light test
ORIGINAL
ii. Shipping notice and loading plan must be issued by

ii. Shipping notice dan loading plan harus dikeluarkan
Shipping Dept prior to loading.
oleh Dept Shipping sebelum kerja loading.
iii. Loading man need to stuff the cargo based on loading
iii. Orang loading akan melakukan loading cargo ke dalam
plan given by Shipping Dept.
kontainer berdasarkan loading plan yang diberikan oleh
iv. Upon completion, loading staff shall compare the
Dept Shipping.
goods details in accodance to loading plan and shipping
iv. Jika sudah komplit, staff loading harus membandingkan
notice as well as security before seal the container.
rincian barang sesuai dengan loading plan dan shipping
Evidence of photo shall taken by loading supervisor
notice dengan memperhatikan keamanan container
prior to seal the container. Sealing of container shall be
sebelum seal kontainer. Bukti berupa foto harus
witnessed and presented by security.
diambil oleh Supervisor loading sebelum kontainer
v. Shipping Dept need to indicate container and seal no at
diseal dan harus dihadiri dan disaksikan oleh security.
loading plan before pass the loading plan to Loading
v. Shipping Dept akan mencantumkan nomor kontainer
Dept, seal kept by Shipping Dept.
dan seal di loading plan sebelum diserahkan ke Dept
vi. Shipping Dept will pass the seal to loading on shipment
loading, seal ini disimpan oleh Shipping Dept.
date, and loading dept need to make sure the container
vi. Dept Shipping wajib menyerahkan seal ke Dept loading
& seal no is tall with container & seal no that state at
pada hari/tgl shipment, dan Dept loading harus
manifest and delivery order before seal the container.
memastikan nomor kontainer dan seal sesuai dengan
apa yang dicantumkan di manifest dan delivery order
vii. The container will be closed and locked with the
sebelum kontainer diseal.
number seal based on the Shipping notice concerning
vii. Kontainer akan ditutup dan dikunci dengan nomor seal
with container number.
berdasarkan shipping notice juga acuan ke nomor
kontainer.
viii. Security shall be responsible to report to Top
viii. Bagian security bertanggungjawab melapor pada Dept
Management, Shipping Dept, Police, and Customs of
Shipping, Top Manajemen, Polisi, dan Bea Cukai
any suspected, stolen, loss or terrorism of shipment
tentang shipment yang mencurigakan, dicuri, hilang,
outside of PT YILIN AGUATECH INDONESIA
atau terorisme yang diluar pengawasan PT YILIN
custody
AGUATECH INDONESIA.
b. Container Seal Verification
b. Verifikasi Segel Kontainer
i. If the seal is broken, loading staff need to report to i. Jika seal rusak, staff loading akan melapor ke Dept
Shipping Dept. Shipping.
ii. Shipping Dept will return back the broken seal to ii. Dept Shipping akan mengembalikan seal yang rusak ke
ORIGINAL
Carrier and get a new seal to replace it perusahaan pengangkutan dan mengambil seal yang
baru untuk menggantikannya.
7.5 Cargo Tracking 7.5 Pelacakan Kargo
a. Security will check and verify the container & seal no. with DO
before truck out by Haulier and security also will record the truck a. Security akan mengecek dan verifikasi nomor kontainer
out time by haulier, and will track and check the cargo status by dan seal. Sesuai dengan DO sebelum truck ditarik keluar
calling the haulier after 1 ½ hours if cargo already arrive port and oleh Haulier dan security juga akan mencatat waktu/jam
arrival time at port will record by security at DO penarikan truck oleh Haulier, dan akan melakukan
b. In case if the cargo still haven’t arrive port within 2 ½ hours, pelacakan status cargo dengan menelepon haulier setelah 1
security will report to Shipping head, then Shipping head will ½ jam jika cargo sudah tiba/sampai dipelabuhan dan waktu
take action, check with haulier the status of cargo, if the cargo sampai di pelabuhan akan dicatat didalam DO oleh
still cannot be tracked or the seal was broke by unauthorise security.
people, Shipping head will pass it to police to make further b. Jika cargo belum sampai di pelabuhan dalam waktu 2.5
investigation the content of container. jam, security akan melapor ke Kepala shipping, kemudian
c. Forwarder should provide the driver list of person in charge, it kepala shipping akan mengambil tindakan, cek dengan
will be kept by security guard. If driver desired I not cover in list, haulier status cargo, jika cargo masih tidak ada status atau
an authorization of entry shall be given by Top Management only. sealnya dirusak oleh orang yang tidak bertanggungjawab,
kepala shipping akan melapor ke polisi untuk melakukan
investigasi lebih lanjut terhadap isi dalam kontainer.
c. Forwarder harus memberikan daftar nama supir yang
bertugas dan akan disimpan oleh petugas keamanan. Jika
supir yang bertugas tidak ada dalam daftar nama, ijin
masuk hanya boleh diberikan oleh Top Manajemen.
7.6 Cargo Document Control Procedure 7.6 Prosedur Pengendalian Dokumen Kargo
a. Incoming Documentation Process a. Proses Dokumentasi Masuk
i. Request Packing list or Delivery Order from Shipping or
Purchasing Dept i. Meminta daftar kemasan atau order pengiriman dari bagian
ii. Ensure all goods are comply to the description of Packing list or pengiriman atau pembelian.
Delivery order ii. Memastikan semua barang sesuai dengan yang ada pada
iii. All incoming material/goods shall be counted and quantity must
daftar kemasan atau order pengiriman
tally with Packing list or Delivery order. iii. Semua material/barang yang datang harus dihitung dan
ORIGINAL
iv. If goods do not comply with DO/ Packing list, store staff will jumlahnya harus sama dengan daftar kemasan atau order
issue non matching information report or inform QA issue CAR pengiriman.
to Purchasing to inform Vendor. iv. Jika barang tidak sesuai dengan DO/ Packing list, staff store
harus mengeluarkan formulir Non Matching Information atau
melapor ke QA untuk mengeluarkan CAR ke Purchasing dan
diteruskan ke Vendor
b. Outgoing Documentation Process b. Outgoing Documentation Process

i. CS Dept will issue Shipping order to Shipping Dept, Outgoing i. CS Dept akan mengeluarkan Shipping order pada Shipping
QC, and Loading & Unloading Dept Dept, OQC dan Loading & Unloading Dept
ii. Shipping Dept will prepare shipping documents which include ii. Shipping Dept akan mempersiapkan shipping dokumen,
shipping notice, invoice, packing list and draft B/L based on PO antara lain shipping notice, invoice, packing list dan draft
& MO B/L berdasarkan PO & MO.
iii. Shipping Dept will need to prepare and collect all necessary iii. Shipping Dept perlu menyiapkan dan mengumpulkan
shipping documents. After completed, shipping documents semua dokumen penting shipping. Setelah lengkap,
shall be sent out according to document sending instructions. dokumen shipping harus dikirim sesuai dengan instruksi
Finally, shipping Dept will need to file all shipping documents. pengiriman dokumen. Akhirnya, Shipping Dept harus
menyimpan semua dokumen tersebut.
ORIGINAL
c. Outgoing Documentation Process

7.8 Manifesting Procedure
d. Shipping officer shall ensure that all documents used in customs
clearing of shipment are legible and complete, accurate and
submitted in a timely manner. Such information shall also be
protected against the exchange, loss or introduction of errorneous
information through the safeguarding of computer access and
information.
Shipping Officer harus memastikan semua dokumen
yang digunakan dalam perizinan pabean/ bea cukai
untuk kepentingan shipment (pengiriman) harus jelas
dan lengkap, akurat dan diserahkan tepat waktu.
Informasi seperti itu juga harus dijaga terhadap
penukaran, hilang atau pada kesalahan penulisan
informasi melalui usaha penjagaan akses computer
dan informasi.
 Description such as style, qty, no of
cartons and carton weight shall be
ORIGINAL
included in the shipping documents.

Deskripsi seperti model, jumlah
barang, jumlah karton dan berat karton
harus masuk didalam dokumen
shipping
7.9 Employee Recruitment

Head of department/ department Manager from various department will fill
up the manpower requisition form with the required of department
Kepala departemen atau manejer departemen dari
berbagai departemen akan mengisi formulir
permintaan tenaga kerja
e. The manpower requisition form will be given to he management/
director for approval.
Formulir permintaan tenaga kerja akan diberikan
kepada Top manajemen atau direktur untuk disetujui
f. After approved, the form will be given to HR to arrange the
schedule of advertisement on newspaper or direct information on
notice board.
Setelah ditandatangani, formulir akan diberikan ke HR
untuk mengatur jadwal pengiklanan ke media massa
atau melalui informasi langsung atau ditempel dipapan
pengumuman
g. It’s not needed to publish at newspaper for the operator level but it
can notice at the board. For example, we need 10 persons so we
collect 50 applicants, but if not enough so we could publish at
newspaper.
Untuk tingkat operator pengiklanan tidak perlu untuk
dimedia massa cukup untuk ditempelkan dipapan
pengumuman, misalnya kita membutuhkan 10 orang
maka kita akan mengumpulkan 50 pelamar, jika tidak
ORIGINAL
terpenuhi maka diiklankan kembali di surat kabar

h. For the leader level above or for the staff level be publish at
newspaper.
Untuk tingkat leader keatas atau tingkat staff perlu
diiklankan di media massa seperti surat kabar
i. All the applicantions will be sorted and if suitable for the criteria will
be processed for interview calling by personnel & GA department.
Semua lamaran akan disortir dan yang sesuai dengan
kriteria akan diproses untuk pemanggilan interview
oleh departemen personalia dan bagian umum.
j. The employee who work at PT YILIN AGUATECH INDONESIA or
at Subcontractor of PT YILIN AGUATECH INDONESIA and have
got the termination by means of sack/dismiss could not be received
to work at PT YILIN AGUATECH INDONESIA even at the
Subcontractor of PT YILIN AGUATECH INDONESIA again.
Karyawan yang sudah pernah bekerja di PT YILIN
AGUATECH INDONESIA maupun di subkontraktor
yang pernah di PHK secara tidak hormat atau
melakukan kesalahan berat tidak dapat diterima lagi
bekerja di PT YILIN AGUATECH INDONESIA maupun
di subcontractor yang ada di perusahaan PT YILIN
AGUATECH INDONESIA
k. After passed at the first interview from P & GA department and the
applicant will be given to head of department for the second
interview, and for the high level is interviewed by Top management.
Setelah melewati interview pertama dari bagian
departemen HR maka calon karyawan tersebut akan
diserahkan kepada kepala departemen yang
membutuhkan untuk diinterview kedua, untuk level
yang lebih tinggi akan diinterview oleh Top
manajemen.
ORIGINAL
l. Before conduct the interview test, the applicant have to fill up the
attendance list, application form, and follow written test. But for the
supervisor level will be given to the Top management after
interviewed by HR department.
Sebelum tes tertulis diadakan maka pelamar harus mengisi daftar
hadir, formulir aplikasi dan mengikuti tes tertulis, tetapi untuk level
supervisor tes akan diberikan kepada pihak Top manajemen setelah di
interview terlebih dahulu oleh bagian HR
m. After selection confirmation head of department or department
manager will send the information to HR to negotiate the salary
based on UMK standard and for certaing level will be under the
direction of the management.
Setelah diseleksi oleh HOD atau manajer departemen
maka akan diberikan ke HR untuk negosiasi gaji
berdasarkan standard UMK dan untuk level lainnya
akan diurus oleh Top Manajemen.
n. HR department will announce the selected applicants name on the
notice board or inform by telephone.
Departemen HR akan mengumumkan nama-nama
pelamar yang lulus melalui papan pengumuman atau
melalui telepon
o. Management will sign the working agreement letter with salary and
terms stated on the agreement.
Manajemen akan menandatangani surat persetujuan
dan dengan slip gaji yang terdapat di peraturan.
p. New employee will sign the agreement or appointment with salary
and terms stated on for certain period .
Karyawan baru akan menandatangani persetujuan gaji
dan lainnya yang terdapat di surat perjanjian.
q. HR department will key in the data of employee and file in the
document to employee personal file.
ORIGINAL
Departemen HR akan memasukkan data karyawan dan

mengarsipkannya ke dokumen pribadi karyawan.
7.10 Parcel and Packaging Pre-screen Procedure

r. All parcel and packaging receiving by company requiring to be pre-
screen by security upon receipt at main security post prior to enter
into factory.
Semua parcel dan paket yang diterima harus
disaring/diperiksa terlebih dahulu oleh security ketika
menerima barang tersebut di pos utama sebelum
masuk kedalam perusahaan.
s. Security officer required to cut one corner of parcel or packaging to
check the contain inside parcel to ensure don’t have hazardous
substance and free of terrorism action.
Security officer/ anggota security yang bertugas
diminta untuk menggunting salah satu pojok parcel
atau paket untuk memeriksa isi didalamnya dan
memastikan tidak ada kandungan/ isi yang berbahaya
dan bebas dari ancaman/tindakan teroris
t. Pre-screen parcel and packaging confirm secure must record into “
parcel and packaging pre-screen records”. Then can submit to
receptionist for further distribute to relevant department.
Konfirmasi keamanan penyaringan parcel dan paket
harus dicatat kedalam “parcel and packaging pre-
screen records” kemudian diserahkan ke resepsionis,
untuk selanjutnya didistribusikan ke departemen yang
bersangkutan.
u. It’s the responsible of receptionist to open up the parcel and
packaging to thoroughly check to ensure free of hazardous /
terrorism action before distribute to relevant department incharge
personnel.
ORIGINAL
Ini menjadi tanggungjawab resepsionis untuk

membuka parcel dan paket diperiksa secara
menyeluruh untuk memastikan bebas dari bahaya/
tindakan teroris sebelum didistribusikan ke orang
yang bertanggungjawab pada departemen tersebut
The procedure of CCTV Controlling

v. 32 CCTV camera placed in the company area.
Kamera CCTV yang berjumlah 32 kamera ditempatkan
di sejumlah titik pemantauan di area perusahaan.
w. Security shall to watch the CCTV monitor which placed in POST 1

during their work time.
Anggota security yang bertugas akan mengawasi layar
CCTV setiap jam kerja mereka yang ditempatkan di
Pos 1.
x. Except security, receptionist has responsible to watch and control
CCTV monitor in the morning time
Selain daripada security, layar kamera CCTV juga
dikontrol oleh pegawai resepsionis pada jam kerja
pagi
CCTV Monitoring
with recording
ORIGINAL
y. If any suspicious action which appear in camera CCTV,

whether cause of human, example : looting, fire, fighting
etc. security team or receptionist who has responsible to
take action for first secure then report to HR for further
action
Apabila terjadi gerak-gerik yang mencurigakan yang
disorot oleh kamera CCTV baik yang disebabkan oleh
manusia, misalnya : pencurian, kebakaran,
perkelahian dan lain sebagainya maka anggota
security atau resepsionis yang bertugas segera
langsung bertindak kelokasi untuk pengamanan
pertama setelah itu dilaporkan ke HR untuk tindakan
selanjutnya.
z. If there is a suspect person or unauthorized person entering loading
& unloading area that appear in CCTV camera, security guard must
be ask and interview what kind of purpose from that suspect people
after that security guard have to report to management
Apabila terlihat orang yang tidak berkepentingan
memasuki wilayah loading dan unloading oleh kamera
CCTV maka security yang bertugas langsung segera
menanyakan maksud keberadaannya ditempat itu jika
mencurigakan maka segera lapor ke Manajemen.
aa. If any looting case which can’t detect who is the stolen, security will
report to HR and MIS will check at system CCTV
Apabila terjadi kasus pencurian yang tidak diketahui dengan jelas
siapa pencurinya maka security yang bertugas akan segera
melaporkan ke HR dan HR akan memeriksa pada sistem CCTV
bersama-sama dengan bagian MIS
bb. CCTV camera system can save for 2 months data and specially for
loading, unloading and store area, the data can back up maximal
for 1 year
ORIGINAL
Sistem kamera CCTV dapat menyimpan data selama 2 bulan dan

khusus untuk diarea loading, unloading dan area store maka datanya
dapat di back up sebagai data tersimpan maximal 1 tahun
8 INTERNAL SECURITY AUDIT

8.1 Unannounced Internal Security System Audit
 Established security procedure required to conduct by
unannounced internal security audit minimum one ear by
internal auditors to ensure established security system is
effectively implemented and maintained
Harus dilakukan audit didalam perusahaan yang tidak
diumumkan dengan minimum sekali setahun untuk
memastikan security system yang terbentuk
dilaksanakan dan dipelihara dengan baik
 The audit focus and targeted areas should cover as below
:
Titik dan sasaran audit harus meliputi seperti dibawah
berikut :
 Security Management / Keamanan
Manajemen
 Facility Security / Keamanan Fasilitas
 Access Control / Akses Kontrol
 Procedural Security / Pelaksanaan
Keamanan
 Education & Training Awareness /
Kesadaran Pendidkan & Keamanan
 Personnel Security / Keamanan Personil
 Shipment Information Controls &
Container Security / Pengawalan
keterangan pengiriman hasil dan
petikemas
 Information Access Controls / Informasi
akses control
ORIGINAL
 Storage & Distribution Security /

Keamanan penyimpanan & penyaluran
 Detail of audit focus areas refer to unannounced internal
security system audit checklist. The contains of audit
checklist may change from time to time upon any C-TPAT
requirements change.
Perincian titik dan sasaran audit merujuk ke checklist sistem
keamanan audit didalam perusahaan yang tidak diumumkan
jadwalnya. Titik dan sasaran audit dapat diganti dari masa ke masa
sesuai dengan peraturan C-TPAT yang berlaku.
9 PERSONNEL SECURITY
9.1 Worker Resigned / Termination Procedure
cc. The worker before resignation shall write or fill up the resignation
form
Pekerja yang akan mengundurkan diri harus menulis
atau mengisi formulir pengunduran diri
dd. The worker need to fill up reason of resignation and date end of
work
Pekerja mengisi alasan pengunduran diri dan tanggal
terakhir kerja
ee. After the worker submit the form resignation, HR will be recorded
and information to security
Setelah pekerja menyerahkan formulir pengunduran
diri, HR akan mencatat dan memginformasikan ke
security
The worker shall be return all properly include badge, uniform,
safety shoes, key, medical card, etc
Pekerja harus mengembalikan semua peralatan
perusahaan meliputi tanda pengenal, baju seragam,
ORIGINAL
sepatu, kunci, kartu berobat dll.

ff. HR Dept to record of the worker returning all the property in the list
HR dept akan mencatat pekerja yang mengembalikan
semua peralatan perusahaan didalam daftar
pengontrolan.
gg. List of resignation / termination need to keep six month from start
the worker resignation / termination
Daftar pengunduran diri/ termination harus disimpan enam
bulan terhitung sejak karyawan mengundurkan diri.
10 INFORMATION TECHNOLOGY SYSTEM
hh. Bussiness Services Definition
Penjelasan Servis Bisnis
 This document functions as the constitution of the
MIS department
Dokumen ini berfungsi sebagai peraturan
dasar dari departemen MIS
 Is defines the prposes of the department along
with what services it currently provides and what it
should provide. These services would most likely
include corporate email service, accounting
packages, internet connectivity, database
applications, phones systems, proprietary
software, transactional systems, among any
number of the services.
Adalah penjelasan tentang maksud dari
departemen dengan seluruh servis yang saat
ini mereka punyai dan servis yang seharusnya
mereka miliki. Servis ini dapat meliputi surat
elektronik perusahaan, paket akunting, koneksi
internet, aplikasi database, sistem telepon,
ORIGINAL
perangkat lunak yang sesuai sistem interaksi

 All documentation following the business services
definition will refer to it and use it as a base for
determining what needs it is serving
Seluruh dokumentasi yang meliputi penjelasan
bisnis servis akan berlandaskan dengannya
dan menggunakannya sebagai acuan untuk
mengkaji kebutuhan untuk servis
 To generate necessary reports relating to program
operations through the automated data processing
services at the higher and lower level
Untuk acuan pembuatan laporan yang
diperlukan pada level tinggi atau level rendah
ii. Hardware and Software Inventory

Pencatatan Perangkat Keras dan Lunak
 This documentation will include the list of all the
hardware and software the company already has
Dokumentasi disini termasuk didalamnya
adalah daftar dari perangkat keras dan lunak
yang dimiliki perusahaan
 Each piece of the inventoried equipment should
include what services it is applied to and why it is a
requirement.
Pada tiap-tiap daftar inventaris perangkat
harus menyertakan servis apa saja yang
tercakup didalamnya dan mengapa servis
tersebut diperlukan
11 In this process the company can also determine what elements of
their inventory they may no longer needs for upgrade
ORIGINAL
Dalam proses ini, perusahaan dapat

menentukan elemen-elemen manakah yang
tidak lagi dibutuhkan atau perlu ditingkatkan
kemampuannya berdasarkan daftar inventaris
mereka.
 It also can keep the maintenance costs at the
minimal level
Proses ini dapat pula berfungsi untuk menekan
biaya perawatan atau perbaikan sampai pada
batas minimum
jj. Security and Network Administration

Keamanan dan Administrsi Jaringan
 There are three main parts to the security and
network administration :
Keamanan dan administrasi jaringan terbagi
dalam tiga bagian :
 Details how business services will be
protected from unauthorized access
Detail bagaimana servis bisnis akan
terlindungi dari akses pihak yang tidak
berhak
Network security aspects such as firewall
rules, traffic monitoring, and hacker
monitoring. Any changes to administration
details will be logged in this document
Dokumen keamanan jaringan akan
menjelaskan aspek-aspek seperti
peraturan dari ‘firewall’, monitor
lalulintas dan monitor pembajak data,
setiap perubahan detailnya akan
ORIGINAL
dicatat lengkap pada dokumen ini.

 This document explains fundamental
security rules and security groups. It will
define different levels of permission based
on security level, user group and specific
need.
Pada dokumen ini akan dijelaskan
peraturan dasar dari keamanan
individu dan keamanan grup. Dokumen
ini akan menjabarkan perbedaan level
hak berdasarkan tingkat keamanan,
grup pengguna dan kriteria yang
diperlukan.
 The security and network administration
procedures will also define how user
groups and permission levels will be
granted in future enabling network
administer to follow a clearly defined asset
of rules which helps cut support time
Prosedur keamanan dan administrasi
jaringan juga akan menjabarkan
dengan jelas bagaimana seorang
administrasi jaringan memberikan hak
pengguna pada masa mendatang
sehingga panduan ini akan membantu
menghemat waktu
 The antivirus program used on every server or
personal computer shall be listed in the computer
system specification list and filing properly.
Daftar data-data pemakaian program antivirus
baik pada computer perorangan maupun
komputer induk (server) akan dijabarkan dan
ORIGINAL
disimpan secara baik pada dokumen

spefisifikasi sistem komputer.
kk. Network Architecture

Pemetaan Jaringan
 This document will be a map describing the shape
and architecture of all that the company has
running or has access to.
Dokumen ini akan bertindak sebagai peta
untuk memberikan bentuk dan gambaran dari
keseluruhan akses komputer di perusahaan
It is also a detailed map, which includes descriptions of the MIS
system
Dokumen ini juga bertindak sebagai peta yang
terperinci, termasuk didalamnya adalah
penjelasan dari sistem MIS.
 Mapped items would include routing, switching,
logical architecture, physical connection blue print,
routers configuration, switches configuration,
location of network hardware cabling map
Barang-barang yang terpetakan termasuk
routing, switching, bentuk gambaran logical,
gambaran hubungan perangkat keras,
konfigurasi rute, konfigurasi switch, lokasi
jaringan perangkat keras dan pemetaan dari
jaringan kabel data
ll. Risk Assessment, Backup and Recovery, Data Archive

Penaksiran Resiko, Pencadangan dan Perbaikan,
Penyimpanan Data
 Before creating a system of backup and recovery
procedures, a list of risk assessment must be
ORIGINAL
made. All risk would be realistically defined

according to what hardware, software and data
could or would be lost.
Rincian data dari taksiran resiko harus terlebih
dulu dibuat sebelum melakukan prosedur
pencadangan atau perbaikan. Semua resiko
harus dijabarkan secara jelas berdasarkan
pemakaian perangkat keras, perangkat lunak
dan data yang bisa atau akan hilang
 The priority of risks would then be assessed by
how long servicing would take and how serious the
fiscal impact would be on business.
Resiko terutama akan dinilai dari berapa lama
waktu servis yang dibutuhkan dan seberapa
seriusnya dampak fisik yang terjadi pada
bisnis
 More efficient procedures equal shorter
maintenance time, which means that if these
problems have been properly prioritized the
administrators can determine ow much time that
are willing to spend on fixing problem
Prosedur yang efisien akan sama dengan
peningkatan waktu perbaikan, ini berarti
seorang administer akan dapat memperkirakan
berapa lama waktu yang diperlukan dalam
menyelesaikan masalah pada suatu masalah
yang telah diprioritaskan dengan sebenarnya.
 Once risks have been defined, MIS can then
create procedures which will fix potential problems
with the most efficiency. All problems and risks are
accompanied by detailed test and repair check list
so that no aspects are missed
ORIGINAL
MIS akan dapat membuat suatu prosedur kerja

yang akan menyebutkan cara penyelesaian
masalah secara efisien pada saat suatu resiko
telah terpetakan. Seluruh masalah akan
disertakan dengan penjajalan terperinci dan
pengecekan perbaikan, sehingga tidak ada
suatu apapun yang tertinggal
 Systemization of repair will mean that each
problem is thoroughly inspected while minimizing
the time it takes to get it done
Perbaikan sistematis adalah berarti bahwa
setiap masalah akan diteilti secara
keseluruhan dengan meminimalisasi waktu
pengerjaannya.
 If an unforeseen problem were to arise, a reliable
system of crating future procedures for that
problem will already be in place, essentially cutting
down time and costs of all problems both seen and
unforeseen
Sebuah prosedur perbaikan akan tersedia bilamana telah
terjadi suatu masalah yang tidak diperkirakan sebelumnya. Ini
diperlukan untuk mempersingkat waktu dan biaya perbaikan
dari setiap masalah baik yang telah diperkirakan sebelumnya
maupun yang belum terkira sebelumnya.
 MIS department will archive important data from
server or personal computer to CD medium if there
is a needs and keep in a safe place
MIS departemen akan menyimpan data-data
penting dari server atau komputer perorangan
kedalam bentuk CD bila dirasa perlu. Dan CD
ini akan disimpan ditempat yang aman.
ORIGINAL
mm. Maintenance and Schedules

Perbaikan atau perawatan dan Jadwal
 This documentation defines the frequency of
checkups and updates on the system to ensure
that the systems are running problem free.
Dalam dokumen ini akan diperincikan waktu
selang dari pemeriksaan dan peningkatan
sistem untuk memastikan bahwa sistem
bekerja dengan baik
 All maintenance procedures are to be related to
particular business services, and not specific
hardware and software. This way administrators
can ensure that not only are the programs working
correctly, but their application to business are also
working optimally.
Seluruh prosedur perawatan atau perbaikan
akan berhubungan dengan sebagian dari
servis bisnis tanpa memperuntukkan
kekhususan atas perangkat keras dan lunak.
Dengan demikian, sistem administer dapat
memastikan bahwa program dan aplikasi yang
dimiliki semuanya berjalan dengan baik dan
optimal
 Using a detailed maintenance procedure and
schedule document helps MIS department control
the amount of the time spent number of people
needed in the MIS department
Dengan menggunakan prosedur perbaikan dan
perawatan yang terperinci serta penjadwalan
dokumen akan membantu departemen MIS
ORIGINAL
dalam pengontrolan pemakaian waktu dan

nomor yang dibutuhkan di departemen MIS.
 With periodic maintenance, MIS can determine
which system needs for upgrade or illegally used
by user
Dengan melakukan perawatan bersekala
waktu, maka MIS akan dapat menentukan
apakah sistem perlu ditingkatkan atau telah
terjadi kesalahan pemakaian dari seorang yang
tidak berhak memakai
nn. Monitoring / Pemantauan
 It is an extension of the maintenance procedure
and schedules, and it defines how business
activities, hardware and software will be
monitored.
Ini adalah suatu penambahan yang
berhubungan dengan perbaikan atau
perawatan dan ini memetakan bagaimana
aktivitas bisnis, perangkat keras dan lunak
akan dipantau
 By using combination of automatic system
monitoring and administrator checks, the
procedure standardizes the way that the on going
performance of transactions, hardware and
softwarw is monitored.
Standarisasi pemantauan kinerja dari perangkat keras dan
lunak serta seluruh transaksi dapat dilakukan dengan
kombinasi antara prosedur pemantauan sistem secara
otomatis dan pengecekan administrasi
 Monitoring information provides administrators
with the knowledge needed to predict system
failures. In addition, the monitoring procedure
ORIGINAL
defines the way that errors are reported and who

they are reported to.
Seorang sistem administer yang mempunyai
pengetahuan luas akan dibutuhkan guna
melakukan pemantauan informasi. Sebagai
tambahan bahwa, prosedur pemantauan akan
menerangkan laporan kesalahan yang terjadi
dan menjelaskan kepada siapa laporan ini
ditujukan.
oo. Information Sharing and Documentation

Penggunaan Informasi Bersama dan Dokumentasi
 The information on server shall always be
available to authorised user who need to view the
information based on their user name and
password, all information are controlled based on
user rights granted to each user.
Informasi dari komputer pusat akan selalu
tersedia untuk pengguna yang berhak
membutuhkan suatu informasi berdasarkan
pada nama pengguna dan kata kunci. Semua
informasi ini dikontrol berdasarkan pada
pemberian hak pengguna untuk setiap
pengguna Komputer.
 The user rights and level will be monitored from
time to time to ensure the security of information
and prevent unauthorised access.
Hak pakai seorang user akan terus dipantau
dari waktu ke waktu untuk memastikan
kebenaran informasi keamanan dan serta
untuk menghindari terjadinya pemakaian
sistem dari orang-orang yang sebenarnya tidak
ORIGINAL
berhak.
pp. Information Storage and Retrieval

Informasi tempat Penyimpanan dan Pengambilan
 Specification of all servers and personal computer
will listed and filling properly and always keep up-
to-date.
Spesifikasi dari seluruh komputer pusat dan
komputer perorangan akan terpetakan dengan
jelas dan tersimpan dengan baik juga akan
selalu diperbaharui dari waktu ke waktu.
 It will help MIS department to have close
monitoring of the capacity and processing speed
to ensure they are able to meet the future
expension
Informasi ini juga akan membantu departemen
MIS guna melakukan pemantauan kapasitas
dan kecepatan pengerjaan juga berguna untuk
memastikan bahwa mereka dapat melakukan
peningkatan dimasa mendatang
qq. User Training / Pelatihan untuk Pengguna

 When there is a need for knowledge enrichment or
new system imprementation, training shall be
carried out.
Pelatihan akan dilaksanakan bila dibutuhkan
adanya peningkatan pengetahuan atau
pemberlakuan suatu sistem yang baru.
Training manuals should be prepared for all

training conducted and filling properly
Buku panduan tentang pelatihan harus dipersiapkan untuk
ORIGINAL
seluruh pelaksanaan pelatihan dan buku ini harus disimpan

dengan baik
12 IT POLICY
Organization accepts that computer, e-mail and Internet are
valuable business tools. Thus, use of computers, internet, e-mail
and network facilities is permitted and
rr. encouraged where such use supports the goals and objectives of
the business.
However, misuse of this facility can have a negative

impact upon employee productivity and the reputation of
the business. All users, not limited to employees that
have access to the organization computers, e-mail and
internet, are subjected to these policies.
Organisasi menerima bahwa computer-komputer,

emai dan internet merupakan unit bisnis yang
berharga. Oleh karena itu, penggunaan computer,
internet, dan email yang dapat membantu perusahaan
mencapai tujuan sangat dianjurkan tetapi, kesalahan
penggunaan dari fasilitas ini dapat mengakibatkan
dampak yang negative terhadap produktivitas dan
reputasi dari perusahaan serta bisnis perusahaan.
Semua user tidak terkecuali yang mempunyai akses
terhadap computer, email dan internet di perusahaan
harus mematuhi peraturan-peraturan berikut
11.1 COMPUTER USAGE POLICY

ORIGINAL
ss. User is provided with a unique user ID to access to the

organization computers.
User akan diberikan sebuah user ID dan password
yang unik untuk mengakses computer didalam
perusahaan.
tt. User is prohibited from sharing the user ID with any other person.
User dilarang memberi user ID kepada orang lain
uu. Examination, modification, copying or deletion of files belonging to
other users without their prior consent is prohibited.
User dilarang untuk membaca, merubah, menduplikat
atau menghapus files yang menjadi milik user lain
tanpa persetujuan dari user tersebut.
vv. Use of computer for other commercial purposes is prohibited.
Dilarang menggunakan computer untuk tujuan
komersial lain.
ww. Use of computer for gaming and entertainment purposes is
prohibited.
Dilarang menggunakan computer untuk bermain game
dan hiburan lainnya.
xx. Use of computer for immoral, illegal or unethical purposes is
prohibited.
Dilarang menggunakan computer untuk tujuan yang
melanggar moral, hokum, agama dan etika.
yy. Any unauthorized or deliberate action, which damages or disrupts
the computing system, alters its normal performance or causes it
to malfunction is prohibited.
Dilarang melakukan tindakan secara sengaja yang
merusak system komputerisasi, mengganggu
ORIGINAL
performa computer yang normal atau menyebabkan

computer gagal berfungsi sebagaimana mestinya.
zz. Removal of any company property is prohibited with the exception
of mobile devices such as laptops and projectors.
Dilarang melepaskan semua barang-barang computer
terkecuali laptops atau proyektor.
aaa. Copying, installing or storing copyrighted materials, such

as software, music, video clips, without the express written
permission of the owner or the proper license, is prohibited.
Dilarang menduplikat, menginstal atau menyimpan material
yang mempunyai hak cipta seperti software, musik, klip video
tanpa persetujuan tertulis dari pemilik maupun tanpa lisensi
yang jelas
bbb. User is not allowed to make unauthorized copies of any
material such as electronic files, e-mails and softwares. All such
material remains the property of the organization.
User tidak diijinkan untuk membuat sebuah duplikasi
untuk semua material seperti file, email dan software
tanpa persetujuan dari pihak manajemen. Material
tersebut tetap menjadi milik perusahaan dan akan
tetap disimpan dalam perusahaan.
ccc. Willful introduction of computer “viruses" or other
disruptive / destruction programs into the organization’s network is
prohibited.
Dilarang untuk menyebarkan virus atau program
illegal lainnya yang dapat merusak jaringan dan
ORIGINAL
system komputerisasi didalam perusahaan.

ddd. Users must not attempt to access data contained on
server or other computer for which they do not have authorization
or explicit consent.
User dilarang untuk mencoba mengakses data-data
yang tersimpan didalam server atau computer
lainnya, dimana user tersebut tidak memiliki akses ke
data tersebut.
eee. User is not allowed to plug in any removable media such as
thumb drive, camera into the computer without any consent from
management of MIS Department.
User dilarang untuk mencolok media yang dapat
dilepas, seperti thumb drive, kamera ke computer
tanpa sepengetahuan manajemen atau Dept MIS.
fff. The organization reserves the right to monitor, access, and
recover any data from computer when there is a suspicion of
improper use.
Perusahaan memiliki hak untuk memonitor,
mengakses, dan mengembalikan data dari computer
ketika ada kecurigaan penggunaan computer secara
tidak lazim.
ggg. Users are recommended to change the password every
42 days.
User direkomendasikan untuk mengubah
password secara periodic setiap 42 hari sekali.
ORIGINAL
12.3.1.1.1 EDUCATION & TRAINING

AWARENESS
hhh. Security Training & Awareness
 Training and threat awareness required to be
conducted for all HWG employees by HR by refer
to C-TPAT training materials and training records
should documented.
Pelatihan ancaman teroris dan tindakannya
harus dilakukan untuk semua karyawan HWG
oleh HR dengan mengacu pada materi
pelatihan C-TPAT dan catatan pelatihan harus
didokumentasikan.
 Training and threat awareness will be conducted
at a minimum of once a year for refreshment of all
member of security.
Pelatihan dan kesadaran terhadap ancaman akan
dilaksanakan minimal sekali dalam setahun untuk semua
anggota keamanan/security perusahaan
12.3.1.1.2 REWARDING 12.3.1.1.3 REWARDING
EMPLOYEES REPORTING SUSPICIOUS ACTIVITIES, EMPLOYEES REPORTING SUSPICIOUS ACTIVITIES,
MATERIAL and PERSON MATERIAL and PERSON
iii. The Management has formulated a policy to reward those who Manajemen memiliki formulasi kebijakan untuk
share information about any of the following issues. The below memberikan hadiah kepada siapa saja yang bisa
sequence of arrangement of issues is related to amount of reward menginformasikan tentang kejadian yang berlaku.
attached i.e if someone reports-1 of following issues than he will get Dibawah adalah rangkaian atau urutan pengaturan
appropriate reward awarded by management in recognised their pemberian harga/ jumlah hadiah yang terkait.
contribution to company.
Contoh jika seorang melapor diantara satu
 Reporting if found Terrorist or criminal, smuggling
kejadian dibawah ini, kemudian dia akan
and human trafficking / Laporkan bila deketahui
mendapat hadiah ataupun ganjaran yang wajar
Tindakan teroris atau criminal, penyelundupan
dari pihak manajemen untuk menghargai
atau perdagangan manusia
sumbangan mereka kepada perusahaan.
ORIGINAL
 Serious threat to factory employees / Ancaman  Reporting if found Terrorist or criminal,

serius terhadap karyawan perusahaan smuggling and human trafficking / Laporkan
bila deketahui Tindakan teroris atau
 Reporting theft / Melaporkan pencurian
criminal, penyelundupan atau
 Reporting person carrying ammunition to Security perdagangan manusia
ot management / Melaporkan orang yang
 Serious threat to factory employees /
membawa amunisi
Ancaman serius terhadap karyawan
 Serious threat to factory buildings / Ancaman perusahaan
serius terhadap gedung perusahaan
 Reporting theft / Melaporkan pencurian
 Reporting conspiracy / Melaporkan
 Reporting person carrying ammunition to
persekongkolan (persekutuan)
Security ot management / Melaporkan
orang yang membawa amunisi
 Serious threat to factory buildings /
Ancaman serius terhadap gedung
perusahaan
Reporting conspiracy / Melaporkan persekongkolan (persekutuan)
14. VENDOR SECURITY ASSESTMENT AUDIT 14. VENDOR SECURITY ASSESTMENT AUDIT
Sending vendor security assestment to feeder forwarder in order to comply Mengirimkan vendor security assestment ke
with C-TPAT requirement prior to doing business. This form shall be feeder forwarder untuk menjawab semua
renewed on yearly basis. pertanyaan untuk memenuhi permintaan C-TPAT
Checking and auditing on the security assestment shall be done sebelum melakukan kerja sama. Format ini harus
randomly and the least once a year. diperbaharui setiap tahun.
Continuous follow up on update of new security requirement and
Pengecekan dan pemeriksaan terhadap security
shall update on the vendor security assestment form, as well as
assestment harus dilakukan dengan sering /
follow up with vendors for meeting the requirement.
secara acak sedikitnya sekali dalam setahun.
Follow up secara terus-menerus terhadap permintaan sekuritas
baru dan harus update pada form security assestment, dan juga
follow up dengan vendor untuk keperluan rapat.

C-Tpat Procedure C-Tpat Prosedur

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

C-Tpat Procedure C-Tpat Prosedur

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ORIGINAL

DOCUMENT NO. : YAI-IP-06-00

Revision Status Reason for Issue Document Approval

00 01 Sept ‘20 Initial Release

Novita Muji Novita Muji Mr. Zheng Shanen

Document Changes Revision Review

Document Title : C-TPAT PROCEDURE / C-TPAT PROSEDUR

didalam lingkungan atau areal perusahaan.

4. PHYSICAL SECURITY 4. KEAMANAN FISIK

4.1 Buildings 4.1 Bangunan

4.2 Parking Area 4.2 Area Parkir

to repair it. d. Supervisor atau clerk dari masing-masing departemen

i. To check his body does his body still hot or cold

v. Usahakan membatasi daerah kebakaran untuk

6. ACCESS CONTROL 6. KONTROL AKSES

d. Security harus memastikan bahwa tidak ada orang yang

RED ZONE AREA

6.6 . Prosedur Pengontrolan Kunci.

6.7 Prosedur Kunci Hilang.

materials by mistake. karena kekeliruan.

by FQC. barang-barang yang akan dinaikkan ke kontainer harus

7.3 Overage and Shortages Procedures 7.7 Kelebihandan kekurangan Procedures

7 Point Container Inspection

4.Left 6.Ceiling / roof 7 Point Container Inspection

4.Left 6.Ceiling / roof

ii. Shipping notice and loading plan must be issued by

b. Outgoing Documentation Process b. Outgoing Documentation Process

c. Outgoing Documentation Process

included in the shipping documents.

7.9 Employee Recruitment

terpenuhi maka diiklankan kembali di surat kabar

Departemen HR akan memasukkan data karyawan dan

7.10 Parcel and Packaging Pre-screen Procedure

Ini menjadi tanggungjawab resepsionis untuk

The procedure of CCTV Controlling

w. Security shall to watch the CCTV monitor which placed in POST 1

y. If any suspicious action which appear in camera CCTV,

Sistem kamera CCTV dapat menyimpan data selama 2 bulan dan

8 INTERNAL SECURITY AUDIT

 Storage & Distribution Security /

sepatu, kunci, kartu berobat dll.

perangkat lunak yang sesuai sistem interaksi

ii. Hardware and Software Inventory

Dalam proses ini, perusahaan dapat

jj. Security and Network Administration

dicatat lengkap pada dokumen ini.

disimpan secara baik pada dokumen

kk. Network Architecture

ll. Risk Assessment, Backup and Recovery, Data Archive

made. All risk would be realistically defined

MIS akan dapat membuat suatu prosedur kerja

mm. Maintenance and Schedules

dalam pengontrolan pemakaian waktu dan

defines the way that errors are reported and who

oo. Information Sharing and Documentation

pp. Information Storage and Retrieval

qq. User Training / Pelatihan untuk Pengguna

Training manuals should be prepared for all

seluruh pelaksanaan pelatihan dan buku ini harus disimpan

However, misuse of this facility can have a negative

Organisasi menerima bahwa computer-komputer,

11.1 COMPUTER USAGE POLICY

ss. User is provided with a unique user ID to access to the