CHƯƠNG 7.

KIỂM TRA MỤC TIÊU CHƯƠNG 7

 Hiểu được tầm quan trọng của chức năng kiểm tra
trong quản trị.

 Biết được tiến trình kiểm tra và mô tả các phương

pháp kiểm tra.
Biên soạn:
• TS. Vương T.T.Trì
• ThS. Vũ Lệ Hằng
• ThS. Lê Thị Hạnh
• TS. Lê Huyền Trang
• TS. Nguyễn Duy Thành

Học phần: QUẢN

1 TRỊ HỌC ĐẠI CƯƠNG (BA102) 2

1 2

NỘI DUNG CHƯƠNG 7 7.1. Những yếu tố cơ bản của kiểm tra

7.1.1. Khái niệm

7.1 Những yếu tố cơ bản của kiểm tra  Kiểm tra là một chuỗi các hoạt động có hệ thống nhằm thiết
lập các chuẩn mực để đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả
7.2 Kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra hiệu chỉnh đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà doanh nghiệp đã
đặt ra
7.3 Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh  Là chức năng liên quan đến các công việc:
 Đề ra quy tắc, thủ tục kiểm tra.
7.4 Các phương pháp kiểm tra chính  Đo lường kết quả thực hiện với tiêu chuẩn.
 Phát hiện sai lệch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh.
 Đảm bảo đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

3 4

3 4

1
 7.1.2. Vai trò của kiểm tra 7.1.3. Mối quan hệ giữa Hoạch định và kiểm tra

 Đảm bảo kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
 Nắm bắt tiến độ và chất lượng thực hiện công việc ở các bộ
phận hoặc cá nhân.
 Bảo đảm các nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng Bổ sung
& hỗ
hiệu quả. trợ
nhau
 Phát hiện những sai lệch và đưa ra những biện pháp điều
chỉnh kịp thời.

5 6

5 6

7.1.4. Các nguyên tắc của kiểm tra 7.1.5. Kiểm tra ngăn ngừa & kiểm tra hiệu chỉnh

 Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của Kiểm tra ngăn ngừa Kiểm tra hiệu chỉnh
doanh nghiệp và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra; • Là cơ chế định hướng việc giảm • Là cơ chế định hướng giảm thiểu
thiểu lỗi và tối thiểu hóa nhu cầu hoặc loại bỏ các hành vi hoặc kết
 Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các các hoạt động hiệu chỉnh. quả không mong đợi nhằm tuân
nhà quản trị; thủ các quy định và tiêu chuẩn của
 Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu; tổ chức.
Ví dụ: Tại FedEx, nhân viên tuân thủ quy Ví dụ: Tại FedEx, người gởi sẽ gửi thông
 Kiểm tra phải khách quan; trình bốc dỡ chuyển đi trên 200 quốc gia. điệp đến nhân viên lái xe bày tỏ sự bất
bình về thời gian hoàn thành việc chuyển
 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh bưu kiện.
nghiệp;
 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế;
 Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

7 8

7 8

2
 7.1.6. Nguồn kiểm tra
Loại kiểm tra
Nguồn kiểm tra
Ngăn ngừa
Duy trì định mức tuyển dụng
Giới hữu quan nhân sự trong các nhóm bảo
vệ.
Sử dụng ngân sách để hướng
Tổ chức dẫn việc tiêu dùng.
Thông báo cho nhân viên mới
về các quy tắc của công ty
Nhóm
trong mối quan hệ với kết quả
mong đợi.
Quyết định bỏ qua buổi ăn
Cá nhân trưa để hoàn thành công việc,
dự án đúng hạn.
7.2 Kiểm tra hiệu quả
7.2.1 Mô hình lợi ích – chi phí
Hiệu chỉnh
Thay đổi chính sách chiêu mộ
để thu hút các ứng viên tiềm
năng giỏi.
Phạt nhân viên do không tuân
thủ quy định “cấm hút thuốc”
tại khu vực nguy hiểm.
Cô lập và phản đối nhân viên
không tuân thủ theo các quy
tắc của nhóm.
Hiệu chỉnh các báo cáo đã
viết.
9 10

9 10

7.2 Kiểm tra hiệu quả 7.2.2 Tiêu chuẩn cho kiểm soát hiệu quả

7.2.1 Mô hình lợi ích – chi phí Thang đánh giá

Một cách để phát triển và đo lường tính hiệu quả của kiểm tra Tiêu chuẩn
Hoàn toàn Không Chưa xác Hoàn toàn
Đồng ý
tổ chức chính thống là so sánh chi phí và lợi ích. ko đồng ý đồng ý định đồng ý
1. Kết nối với
mục tiêu mong 1 2 3 4 5
 Hành vi và kết quả mong đợi nào mà kiểm tra tổ chức nên muốn
hướng đến? 2. Khách quan 1 2 3 4 5
 Những chi phí và lợi ích nào của kiểm tra tổ chức cần thiết để
3. Đầy đủ 1 2 3 4 5
đạt được hành vi và kết quả mong đợi?
 Những chi phí và lợi ích của việc sử dụng kiểm tra tổ chức 4. Đúng lúc 1 2 3 4 5

khác để có được những hành vi và kết quả mong muốn? 5. Được chấp
1 2 3 4 5
nhận
11 12

11 12

3
 7.2.2 Tiêu chuẩn cho kiểm soát hiệu quả 7.2.2 Tiêu chuẩn cho kiểm soát hiệu quả

a. Kết hợp với mục tiêu mong muốn b. Khách quan

 Kiểm tra hoặc hệ thống kiểm tra nên được kết nối với mục tiêu
chiến lược của tổ chức.
 Kiểm tra khách quan hoặc hệ thống kiểm tra khách quan là
 Bao gồm:
công bằng và không bị tác động bởi nhân viên do những yếu
 Cải thiện dịch vụ khách hàng
tố cá nhân.
 Bảo vệ tài sản của tổ chức
 Ủy ban tiêu chuẩn kế toán tài chính (FASB) phát triển và
 Cải tiến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
kiểm tra các nguyên tắc và hoạt động nhằm đảm bảo các báo
 Ví dụ:
cáo tài chính khách quan, chính xác và thực tế.
 FedEx có hệ thống thông tin: mã vạch và các thiết bị kiểm tra
cầm tay, cung cấp dịch vụ nhanh và có lợi cho khách hàng.
 Hệ thống khách sạn Ritz Carlton đối xử với nhân viên như quý
ông, quý bà ngay cả khi kiểm tra chính thức. 13 14

13 14

7.2.2 Tiêu chuẩn cho kiểm soát hiệu quả 7.2.2 Tiêu chuẩn kiểm soát hiệu quả

c. Đầy đủ d. Đúng lúc

Bao gồm tất cả hành vi và mục tiêu ước muốn của tổ chức:
 Nhà quản trị phụ trách thu mua chủ yếu dựa vào chi phí mỗi
đơn hàng có thể cho phép bỏ qua chất lượng.
 Nhân viên bán hàng chỉ chú ý đến doanh số bán hàng mà bỏ
qua dịch vụ sau bán hàng.
 Cung cấp thông tin khi cần thiết nhất.
 Dễ dàng được đo lường.
 Theo từng giây: trong trường hợp đánh giá sự di chuyển an
toàn của tàu hỏa và máy bay.
 Theo từng tháng: đối với việc đánh giá thành tích nhân viên.
 Dựa vào máy tính trong việc gia tăng sự đúng lúc của dòng
thông tin.

15 16

15 16

4
 7.2.2 Tiêu chuẩn cho kiểm soát hiệu quả 7.3 Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh

e. Chấp nhận được:  Là tiến trình phát hiện và loại bỏ hoặc giảm thiểu những sai
 Hệ thống phải được công nhận là cần thiết và thích hợp. lệch so với tiệu chuẩn đã được thiết lập của tổ chức.
 Hệ thống kiểm tra nên bỏ qua hoặc hiệu chỉnh, gắn liền với cơ  Chủ yếu vào phản hồi thông tin và sự đáp lại phản hồi đó
chế thưởng phạt, hoặc kết nối chặt chẽ với kết quả mong đợi.  Gồm 6 giai đoạn:
1. Xác định tiểu hệ thống (cá nhân,bộ phận, hoặc một tiến trình)
 Ví dụ: 2. Nhận dạng các đặc điểm chính để đo lường
 Ebay, Princeline.com, Netscape, cty phần mềm Dotcom, xây 3. Thiết lập tiêu chuẩn
dựng 1 hệ thống kiểm tra nhằm đối diện với vấn đề trong môi
4. Thu thập thông tin
trường cạnh tranh.
 Webvan và HomeGrocer, từ bỏ khái niệm về mệnh lệnh và 5. Tiến hành so sánh
kiểm tra, dẫn đến kiềm chế sự phát triển và bỏ lỡ những cơ 6. Chẩn đoán vấn đề và thực hiện hiệu chỉnh
hội trong thị trường thay đổi nhanh chóng.
17 18

17 18

7.3 Mô hình kiểm tra 7.3 Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh

 Bước 1: Xác định các hệ thống kiểm tra

 Tiểu hệ thống được tạo ra và duy trì cho một nhân viên, một
nhóm làm việc, một bộ phận, hoặc toàn bộ tổ chức.
 Cơ chế kiểm tra có thể tập trung vào:
 Đầu vào: nguồn nguyên vật liệu.
 Tiến trình chuyển đổi.
 Kết quả: số lượng và chất lượng sản phẩm, hàng tồn kho,
phản ứng của khách hàng, công tác Marketing,…
 Kiểm tra nhằm đảm bảo sử dụng đầu vào phù hợp với yêu cầu
về số lượng và chất lượng đầu ra cho một quy trình sản xuất.
19 20

19 20

5
 7.3 Mô hình kiểm tra 7.3 Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh

 Bước 2: Nhận dạng các đặc điểm chính
 Thu thập thông tin về con người, nhóm, bộ phận hoặc tổ chức.
 Thiết lập hệ thống kiểm tra hiệu chỉnh: xác định các đặc điểm
có thể đo lường, chi phí và lợi ích có được thông tin về mỗi
đặc điểm và có sự lựa chọn phù hợp.
 Nguyên tắc lựa chọn (luật Pareto) một số lượng nhỏ các đặc
điểm thường có tác động rất lớn.
 Bước 3: Thiết lập các tiêu chuẩn
 Là những tiêu chí để đánh giá các đặc điểm định tính và định
lượng và được thiết lập cho mỗi đặc điểm cần đo lường.
 Sự khác biệt về thị trường và văn hóa  chiến lược suy nghĩ
một cách toàn cầu, nhưng thực hiện ở góc độ địa phương.

21 22

21 22

Hệ thống tiêu chuẩn dựa trên thành tích 7.3 Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh

Hệ thống tiêu chuẩn dựa trên thành tích ngày càng nhiều, có nhiều loại
tiêu chuẩn thành tích được thể hiện ở lĩnh vực chức năng khác nhau như:
 Hàng tồn kho: tồn kho thành phẩm hàng bán phải được duy trì ở mức
dự báo sản lượng bán cho giai đoạn 2 tháng.
 Khoản phải thu: các khoản phải thu hàng tháng không nên nhiều hơn
giá trị bằng tiền của doanh số tháng trước.
 Hiệu suất bán hàng: doanh số bán của mỗi NV bán hàng nên lớn hơn
15 triệu đồng so với cùng tháng năm trước và 150 triệu đồng hàng năm.
 Tỷ lệ thay thế nhân viên: không quá 2 NV /100 NV bán hàng 1 tháng
và không quá 20NV/ 100 NV bán hàng mỗi năm.
 Lãng phí sản xuất: Mức lãng phí không quá 200 nghìn đồng / 1 tháng
đối với công nhân thường xuyên, hoặc không quá 2,4 triệu/ 1 năm.
23
 Bước 4: Thu thập thông tin
 Thông tin được thu thập bằng tay hoặc tự động hóa và được
thẩm định tính hữu hiệu.
 Các báo cáo thường bị bóp méo, che đậy  làm mờ đi trách
nhiệm khi không đáp ứng được các tiêu chuẩn và không đạt
được mục tiêu.
 Nhà quản trị cấp cao có thể tạo ra các bộ phận đặc biệt hoặc
bộ phận chức năng để thu thập, xử lý thông tin và kiểm tra các
hoạt động chính.
24

23 24

6
 7.3 Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh 7.3 Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh

 Bước 5: Tiến trình so sánh
 Xác định điều đó có nên xảy ra hay không.
 So sánh thông tin về kết quả thực tế với tiêu chuẩn thành tích.
 Cho phép nhà quản trị tập trung vào các sai biệt và những
ngoại lệ.
 Nếu không có sự khác biệt rõ ràng, các hoạt động vẫn tiếp tục
xảy ra.
 Bước 6: Chuẩn đoán và hiệu chỉnh vấn đề
 Đánh giá loại, mức độ và nguyên nhân sai biệt so với tiêu
chuẩn.
 Hành động nhằm loại bỏ những sai biệt này và hiệu chỉnh vấn
đề.
 Hệ thống thông tin quản trị dựa trên máy tính thường hỗ trợ
cho kiểm tra hiệu chỉnh.

25 26

25 26

7.4 Các phương pháp kiểm tra chính 7.4.1 Kiểm tra cơ giới & kiểm tra hữu cơ

Phương pháp kiểm tra cơ giới
• Sử dụng các quy tắc và thủ tục chi tiết
bất cứ khi nào có thể.
• Quyền hành từ trên xuống, nhấn mạnh
vào quyền lực vị trí.
• Bản mô tả công việc dựa trên hoạt động
mô tả hành vi thường nhật.
• Nhấn mạnh vào các phần thưởng bên
ngoài (lương, tiền trợ cấp và các biểu
tượng địa vị).
• Không tin cậy nhóm, dựa trên giả định
rằng mục tiêu của nhóm xung đột với
mục tiêu của tổ chức.
Phương pháp kiểm tra hữu cơ
• Sử dụng các quy tắc và thủ tục chi tiết
khi cần thiết.
• Quyền hành linh hoạt, nhấn mạnh vào
quyền lực chuyên gia và tầm ảnh hưởng.
• Bản mô tả công việc dựa trên kết quả
nhấn mạnh vào mục tiêu cần đạt được.
• Chú trọng vào cả phần thưởng bên trong
và bên ngoài (công việc có ý nghĩa).
• Sử dụng nhóm, dựa trên giả định rằng
mục tiêu của nhóm và các quy tắc hỗ trợ
trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức.

27 28

27 28

7
 7.4.2 Kiểm tra thị trường 7.4.2 Kiểm tra thị trường

 Bao gồm việc thu thập và đánh giá dữ liệu liên quan đến  Kế hoạch phân chia lợi nhuận
doanh số, giá, chi phí, và lợi nhuận để hướng dẫn cho việc ra Mang lại cho nhân viên thu nhập bổ sung dựa trên lợi nhuận của toàn tổ
chức hoặc của đơn vị nhỏ (đơn vị kinh doanh chiến lược, hoặc bộ phận,
quyết định và đánh giá kết quả.
hoặc một cửa hiệu trong chuỗi dây chuyền, hoặc các thực thể khác của tổ
 Yêu cầu: chức).
 Chi phí các nguồn lực sử dụng.  Gia tăng nhận thức của nhân viên về mục tiêu lợi nhuận, tín nhiệm cá
 Xác định và định giá của hàng hóa và dịch vụ sản xuất. nhân và kiểm tra nhóm.
 Thiết lập có tính cạnh tranh giá trị hàng hóa và dịch vụ sản
 Đạt được cấu trúc lương linh hoạt hơn, phản ánh tình trạng kinh tế và
xuất.
kiểm soát chi phí lao động.
 Hai cơ chế đáp ứng yêu cầu:
 Thu hút và duy trì nhân viên, kiểm tra việc lựa chọn nhằm giảm chi
• Kế hoạch phân chia lợi nhuận
phí và tốc thay thế nhân viên.
• Quản lý khách hàng
 Thiết lập hệ thống thưởng phạt công bằng, xây dựng văn hóa riêng
29 của tổ chức có công nhận thành tựu. 30

29 30

7.4.2 Kiểm tra thị trường 7.4.3 Kiểm tra tài chính

 Quản lý khách hàng  Bao gồm cơ chế ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự phân bổ nguồn
lực như kế toán, kiểm toán, thủ quỹ,…
 Là những nỗ lực liên tục nhằm thu thập các thông tin phản hồi  03 cơ chế kiểm tra tài chính cơ bản:
từ khách hàng liên quan đến chất lượng của sản phẩm và dịch
vụ.  Phân tích tài chính so sánh
 Nhận thức ngăn chặn và giải quyết những vấn đề có thể nảy  Ngân sách
sinh (sụt giảm kinh doanh, khách hàng không thỏa mãn,..).  Kiểm soát chi phí hoạt động
 Các nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên sử dụng quản lý
khách hàng.

31 32

31 32

8
 7.4.3 Kiểm tra tài chính 7.4.3 Kiểm tra tài chính

a. Phân tích tài chính b. Ngân sách

 Là tiến trình phân loại các khoản chi đề nghị và kết nối chúng
Loại Ví dụ Tính toán Diễn giải với mục tiêu.
Tính toán sinh Lợi nhuận trên đầu Thu nhập ròng / Lợi nhuận của  Ngân sách thường biểu diễn chi phí bằng tiền của các công
lợi tư (ROI) tổng đầu tư khoản đầu tư việc hoặc nguồn lực khác nhau.
 Các loại ngân sách chính: lao động, nguyên vật liệu, cơ sở vật
Khả năng Khả năng thanh Tài sản hiện có / nợ Khả năng thanh chất (đất đai, nhà xưởng và thiết bị).
thanh toán toán hiện thời phải trả toán ngắn hạn
 Mục đích chính:
Tính hiệu quả của  Hoạch định công việc một cách hiệu quả
Hoạt động Vòng quay tồn kho Doanh thu / tồn kho
quản trị tồn kho  Phân bổ nguồn lực
Tổng nợ / tổng tài Cách thức công ty  Kiểm soát và quản lý nguồn lực sử dụng
Đòn bẩy Tỷ lệ nợ
sản trả nợ  Kiểm tra ngân sách có thể là hiệu chỉnh hoặc ngăn ngừa
 Nhà quản trị và nhân viên thường nhìn nhận ngân sách với sự
33
lo sợ hoặc thái độ chống đối. 34

33 34

Những loại ngân sách thường được sử dụng 7.4.3 Kiểm tra tài chính

c. Kiểm tra chi phí hoạt động

 Ngân sách bán hàng: dự báo doanh thu kỳ vọng, phát biểu
theo sản phẩm trên cơ sở hàng tháng và sau đó điều chỉnh
hàng năm.
 Ngân sách nguyên vật liệu: lượng nguyên vật liệu kỳ vọng
mua, theo từng loại, có tính thời vụ và mức tồn kho.
 Ngân sách lao động: nhân sự kỳ vọng và mức lợi nhuận.
 Ngân sách vốn: khoản đầu tư cho tài sản hữu hình.
 Ngân sách nghiên cứu và phát triển: các khoản chi cho phát
triển hoặc cải tiến sản phẩm, nguyên vật liệu và tiến trình.
 Ngân sách tiền mặt: dòng tiền nhận và chi tiêu.
35
Tập trung vào các hoạt động như là trung tâm chi phí - chi phí
năng lượng, chi phí đi lại, chi phí sử dụng máy tính, chi phí
kiểm tra chất lượng, chi phí vận chuyển và chi phí đặt hàng.
 Nhìn nhận chi phí:
 Phản ánh luồng chi phí SP và DV thông qua các hoạt động
hình thành SP và DV đó.
 Nguồn lực được dùng cho các hoạt động và hoạt động để tạo
ra SP và DV.
 Nhìn nhận tiến trình: phản ánh từ chi phí đầu vào đến hoạt
động và từ các hoạt động đến đánh giá mức độ thực hiện,
hoặc giao dịch quan sát được liên quan đến hoạt động.
36

35 36

9
  Mô hình kiểm soát chi phí theo hoạt động  Lợi ích của kiểm tra chi phí hoạt động

 Chi phí được xác định bởi hoạt động thay vì nhiều hoạt động
được tính cho chi phí cố định.
 Phân bổ chi phí dựa trên tỷ lệ các hoạt động hướng trực tiếp
đến sản phẩm hoàn thành, tương phản với sản lượng sản xuất.
 Chi phí tương ứng với một họat động cho một sản phẩm cụ thể
có thể theo dõi, kiểm tra.
 Dịch chuyển suy nghĩ của nhà quản trị từ phân tích chi phí
truyền thống sang ra quyết định quản trị.
 Nhà quản trị cần nhận thức nhiều hơn về kiểm soát chi phí
theo hoạt động và các thông tin liên quan.

37 38

37 38

 Hạn chế của kiểm tra chi phí hoạt động 7.4.4 Kiểm tra trên cơ sở tự động hóa

 Nhà quản trị vẫn còn phân bổ chi phí một cách tùy nghi theo
sản lượng, khó khăn trong việc tính toán chính xác (nhà
xưởng, thiết bị và đất đai).
 Chi phí chính liên quan đến nhiều trung tâm hoạt động và yếu
tố chi phí.
 Sự tự động hóa liên quan đến việc sử dụng các công cụ và quy
trình tự điều chỉnh vận hành độc lập theo người sử dụng
 Bao gồm:
 Liên kết các máy móc để thực hiện công việc.
 Ngăn ngừa và hiệu chỉnh những sai lệch so với tiêu chuẩn
được thiết lập.
 Tương tác giữa nhân viên và máy móc tạo ra hệ thống kiểm
tra lẫn nhau.

39 40

39 40

10
 TÓM TẮT CHƯƠNG 7
 Công tác kiểm tra là một việc làm cần thiết đối với mỗi tổ chức, doanh
nghiệp. Thông qua hoạt động kiểm tra, nhà quản trị sẽ nắm bắt được những
sai lệch trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời có những
hiệu chỉnh kịp thời để có thể hoàn thành được mục tiêu của doanh nghiệp
theo như kế hoạch đã đặt ra. Đây là một trong bốn chức năng căn bản của
quản trị.
 Bất kỳ một hình thức kiểm tra nào đều có thể gây ra sự phản ứng từ phía
người lao động hoặc một vài bên liên quan. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần
phải thuyết phục người lao động cho họ hiểu được tầm quan trọng của công
tác kiểm tra cũng như định hướng được một chương trình kiểm tra hợp lý,
khách quan và chính xác.
41
41
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7
1. Kiểm tra là gì? Trình bày đặc điểm, vai trò của công tác kiểm
tra trong doanh nghiệp? Hãy đưa ra ví dụ trong đó một doanh
nghiệp không sử dụng hệ thống kiểm tra. Khi đó, điều gì sẽ
xảy ra?
2. Sự khác nhau giữa lãnh đạo và kiểm tra, giữa lập kế hoạch và
kiểm tra, giữa xây dựng cơ cấu tổ chức và kiểm soát?
3. Trình bày mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm tra? Vì sao có
thể nói, hoạch định sẽ giúp công tác kiểm tra hiệu quả hơn?
Các tiêu chuẩn cho kiểm soát hiệu quả? Vì sao phải đặt ra các
tiêu chuẩn cho kiểm soát?
4. Vẽ và nêu các bước trong mô hình kiểm tra hiệu chỉnh?
5. Vẽ và nêu các phương pháp kiểm tra chính?
42
42
11