‫برنامج‬

Digitalization and Electronic

Archiving

Broaden Your Success

@ivor ytraining
1
 ‫نبذة عن البرنامج‬

‫مع تقدم وتطور طرق العمل اإلدارية ضمن الشركات والمؤسسات والبدء باالستغناء عن‬

‫المعامالت الورقية واألرشيف الورقي أصبح من الضروري إيجاد آلية للحفاظ عل سرية هذه‬

‫البيانات وحمايتها من السرقة وكذلك من الضروري إيجاد طرق للحفظ واألرشفة لتأمين‬

‫سهولة الرجوع إليها عند الحاجة لها‪.‬‬

‫أهداف البرنامج‬

‫سيكون المشارك في نهاية الدورة قادرا عل‪:‬‬

‫❑ تزويد المشاركين بأساليب تأمين وحفظ وأرشفة الملفات والوثائق باستخدام الحاسب‬

‫اآللي‪.‬‬

‫❑ تأمين وحفظ الملفات باستخدام الحاسب اآللي‪.‬‬

‫❑ تصنيف وفهرسة الملفات وأرشفتها إلكترونيا‪.‬‬

‫❑ التعامل مع بيئة المنظمات الال ورقية‬

‫‪2‬‬
 ‫الفئة المستهدفة‬

‫❑ المدراء ورؤساء األقسام‬

‫❑ الموظفين واالداريين‪.‬‬
‫❑ موظفي السكرتارية العامة والخاصة‪.‬‬
‫❑ موظفي األرشيف والحفظ‬
‫❑ الراغبين في االلتحاق في العمل والموظفين الجدد‬

‫تفاصيل اإلنعقاد‬

‫❑ مدة البرنامج‪ 5 :‬أيام بواقع ‪ 25‬ساعة تدريبية‬

‫❑ التطبيق العملي‪ :‬التطبيق العملي وورش العمل بنسبة ‪%70‬‬
‫❑ قاعة تدريبة مناسبة وفق المواصفات المذكورة في الكراسة‪.‬‬

‫الشهادات‬

‫شهادة حضور من‪IVORY For Training & Consulting‬‬

‫شهادة معتمدة من أكاديمية ماستري ‪Mastery Academy – UK.‬‬

‫رسوم إضافية ‪ 250‬ريال سعودي لكل شهادة حسب الطلب‬

‫شهادة معتمدة من الجامعة االمريكية في دبي‬

‫رسوم إضافية ‪ 185‬دوالر لكل شهادة حسب الطلب‬

‫‪3‬‬
 ‫محاور البرنامج‬

‫الوحدة األوىل‪:‬‬
‫❑ القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات‪.‬‬
‫❑ مفهوم وتأمين وحفظ الوثائق‪.‬‬
‫❑ تكنولوجيا الفهرسة واألرشيف‪.‬‬
‫❑ الجوانب التنظيمية في عمليات المحفوظات والفهرسة واألرشيف اإللكتروني‪.‬‬
‫❑ أساليب التصنيف والترقيم وإعداد الفهارس‪.‬‬
‫❑ استخدامات الحاسب اآللي في الفهرسة واألرشيف‪.‬‬
‫❑ أساليب تأمين الملفات إلكترونيا‪.‬‬
‫❑ منظمات األعمال الال ورقية ونظم العمل اإللكترونية‪.‬‬
‫❑ مختبر عمل لعمليات التأمين والفهرسة واألرشفة اإللكترونية‪.‬‬
‫❑ الوحدة الثانية‪:‬‬
‫❑ أهمية االتصاالت المكتبية حفظ الوثائق‪.‬‬
‫❑ خصائص موظفي الحفظ‪.‬‬
‫❑ التعامل مع االتصاالت المكتبية‪.‬‬
‫❑ نشأة ودورة الوثائق‪.‬‬
‫❑ نظم اإلشراف عل المحفوظات‪.‬‬
‫❑ التصنيف والترميز والفهرسة‪.‬‬
‫❑ استخدام الحاسب في األرشفة‪.‬‬
‫❑ حفظ واسترجاع المراسالت والوثائق‪.‬‬
‫❑ فرز وترحيل وإتالف المحفوظات‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫محاور البرنامج‬

‫الوحدة الثالثة ‪:‬‬

‫❑ التقنيات واألجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ واالسترجاع‪.‬‬
‫❑ خصائص وعناصر وتوجهات اإلدارة اإللكترونية‪.‬‬
‫❑ األنظمة اإللكترونية الالزمة لإلدارة اإللكترونية‪.‬‬
‫❑ سمات اإلدارة اإللكترونية وعناصرها وتوجهاتها‪.‬‬
‫❑ خصائص اإلدارة اإللكترونية وإمكانية تنفيذ المعامالت إلكترونيا‪.‬‬
‫❑ عناصر اإلدارة اإللكترونية‪(:‬دارة بدون ورق ‪ -‬إدارة بال تنظيمات جامدة ‪ -‬إدارة بال مكان ‪-‬‬
‫إدارة بال زمان)‬
‫❑ ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير اإلليكتروني‪.‬‬
‫❑ وضع وتطوير إستراتيجية أمن المعلومات في مواجهة األخطار المحتملة‪.‬‬
‫❑ سياسات أمن المعلومات‪.‬‬
‫❑ الوحدة الرابعة‪:‬‬
‫❑ المفاهيم األساسية في إدارة أمن المعلومات‪.‬‬
‫❑ بعض أساليب حماية البيانات‪.‬‬
‫❑ األرشفة اإللكترونية‪.‬‬
‫❑ مفهوم نظام معالجة الوثائق اآللية‪.‬‬
‫❑ طرق حفظ الملفات و تصنيف وفهرسة الملفات‪.‬‬
‫❑ األهداف اإلستراتيجية لألرشفة اإللكترونية‪.‬‬
‫❑ أهداف األرشفة اإللكترونية داخل المنظمة‪.‬‬
‫❑ كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفا‬

‫‪5‬‬
 ‫محاور البرنامج‬

‫الوحدة الخامسة ‪:‬‬

‫❑ مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات اآللي‪.‬‬

‫❑ المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إىل أرشيف الكتروني‪.‬‬

‫❑ حالة عملية في مجال التوثيق واألرشفة اإللكترونية‪.‬‬

‫❑ تطبيقات الحاسب اآللي وسرية المعلومات‪.‬‬

‫❑ حماية البيانات من خالل مجموعة البرامج المكتبية‪.‬‬

‫❑ أساليب الحفظ االحتياطي ‪Backup .‬‬

‫❑ تشفير البيانات ‪Pretty Good Privacy - PGP - PGP.‬‬

‫❑ حماية البريد اإللكتروني ‪e-mail.‬‬

‫❑ الحماية من الفيروسات ‪Antivirus.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫منهجية التدريب‬

‫تحديد االحتياجات التدريبية بشكل دقيق باالعتماد على‪:‬‬ ‫إعداد البرنامج‬

‫‪ .1‬الهدف العام للبرنامج التدريبي وفق رؤية املؤسسة‪.‬‬
‫‪ .2‬اختبارات واستبيانات قبل التنفيذ ‪.‬‬

‫االستعداد لتنفيذ البرنامج من خالل‪:‬‬ ‫قبل البرنامج‬

‫موائمة املحتوى التدريبي للبرنامج مع االحتياجات املحددة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تحديد ‪ % 70‬من وقت التنفيذ للجانب التطبيقي العملي و ‪ % 30‬للجانب النظري‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تخطيط استخدام تقنيات التدريب الحديثة حسب املتطلب التدريبي‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫تحديد الجدول الزمني للبرنامج التدريبي‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫التعرف على البرنامج التدريبي من خالل إرسال مقال تخصص ي مختصر يسلط الضوء على البرنامج التدريبي‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫استعراض التوقعات قبل بداية البرنامج من قبل املدرب‪.‬‬ ‫‪.6‬‬

‫تنفيذ البرنامج التدريبي‬ ‫أثناء البرنامج‬

‫املتابعة خطوة بخطوة مع مراحل التنفيذ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫التأكد من حسن سير عملية التنفيذ واستخدام األساليب التدريبية املالئمة للمشاركين‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫متابعة مدى رضا املشاركين‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫قياس الفجوة بين ما قبل وما بعد التدريب من خالل االستبيانات واالختبارات املعرفية و املهارية‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تقييم أثرالتدريب‬ ‫بعد البرنامج‬
‫تمرين تفاعلي يسلم للمشاركين للتطبيق العملي‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫عمل لقاء أون الين من خالل قاعة آيفوري االلكترونية ملدة ساعتين الستعراض التطبيقات بشكل مباشر من قبل‬ ‫‪.2‬‬
‫املشاركين وتبادل الخبرات والتوصيات من قبل املدرب‪.‬‬
‫تمرين دراسة حالة عملية في نفس محتوى البرنامج‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫عمل لقاء أون الين من خالل قاعة آيفوري االلكترونية ملدة ساعتين الستعراض الحالة والحلول التي تمت بشكل مباشر‬ ‫‪.4‬‬
‫من قبل املشاركين وتبادل الخبرات والتوصيات من قبل املدرب‪.‬‬
‫تزويد املشاركين بقائمة املراجع املعرفية املتخصصة والفيديوهات املتخصصة في نفس مجال البرامج‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تجهيز منتدى متخصص لتبادل الخبرات واملعارف واآلراء واالستشارات واالستفسارات خالل فترة البرنامج‪.‬‬ ‫‪.6‬‬

‫‪7‬‬

‫لقاء أون الين الستعراض‬
‫التطبيقات بين املشاركين واملدرب‬
‫‪14‬‬
‫ّأيام بعد انتهاء البرنامج‬
‫تمرين دراسة حالة عملية‬
‫أسابيع بعد انتهاء البرنامج‬
‫لقاء أون الين الستعراض الحالة‬
‫والحلول وتبادل الخبرات بين‬
‫املشاركين واملدرب‬
‫أسابيع بعد انتهاء البرنامج‬
‫تزويد املشاركين بقائمة املراجع‬
‫‪17‬‬
‫أسابيع بعد انتهاء البرنامج‬
‫تجهيز منتدى متخصص لتبادل الخبرات‬
‫واملعارف واآلراء واالستشارات‬
‫واالستفسارات‬ ‫‪18‬‬
‫أسابيع بعد انتهاء البرنامج‬
‫منهجية التدريب‬
‫تمرين تفاعلي يسلم للمشاركين‬
‫للتطبيق العملي‬
‫ّأيام بعد انتهاء البرنامج‬
‫‪13‬‬
‫بعد انتهاء البرنامج‬
‫متابعة مدى رضا‬
‫املشاركين‬
‫‪15‬‬
‫التأكد من حسن سير عملية التنفيذ‬
‫واستخدام األساليب التدريبية املالئمة‬
‫للمشاركين‬
‫‪16‬‬
‫املتابعة خطوة بخطوة مع مراحل التنفيذ‬
‫استعراض التوقعات قبل بداية‬
‫البرنامج من قبل املدرب‬
‫أسبوع قبل بداية البرنامج‬
‫التعرف على البرنامج التدريبي من‬
‫خالل ارسال مقال تخصص ي‬
‫أسبوع قبل بداية البرنامج‬
‫قياس الفجوة بين ما قبل وما بعد التدريب من‬
‫خالل االستبيانات واالختبارات املعرفية واملهارية‬
‫الهدف العام للبرنامج التدريبي‬
‫‪12‬‬ ‫وفق رؤية املؤسسة‬
‫‪1‬‬
‫أسبوع قبل بداية البرنامج‬
‫اعداد البرنامج‬
‫‪11‬‬
‫اختبارات واستبيانات قبل‬
‫‪2‬‬ ‫التنفيذ‬
‫أسبوع قبل بداية البرنامج‬
‫‪10‬‬
‫أثناء البرنامج‬
‫موائمة املحتوى التدريبي للبرنامج مع‬
‫‪3‬‬ ‫االحتياجات املحددة‬
‫أسبوع قبل بداية البرنامج‬
‫‪9‬‬
‫قبل بداية البرنامج‬
‫تحديد ‪ % 70‬من وقت التنفيذ للجانب‬
‫التطبيقي العملي و ‪ %30‬للجانب النظري‬
‫‪4‬‬ ‫أسبوع قبل بداية البرنامج‬
‫‪8‬‬
‫تخطيط استخدام تقنيات التدريب‬
‫الحديثة حسب املتطلب التدريبي‬
‫‪7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫أسبوع قبل بداية البرنامج‬
‫تحديد الجدول الزمني للبرنامج‬
‫التدريبي‬
‫أسبوع قبل بداية البرنامج‬
‫‪8‬‬
 ‫اساليب التدريب‬

‫التمارين التدريبية‬ ‫املناقشة والحوار‬ ‫املحاضرات النظرية‬

‫األلعاب التدريبية‬ ‫لعب األدوار‬ ‫الحاالت العلمية‬

‫عروض الفيديو‬ ‫بطاقة أهم ما تعلمت‬ ‫العروض التقديمية‬

‫‪ +‬اللوح الورقي‬

‫اختبارالقدرات الشخصية‬ ‫الزيارات امليدانية‬ ‫التطبيق العملي‬

‫للمجموعات واألفراد‬

‫‪9‬‬
+966 11 44 55 118
ivorytraining.com
Ivorytraining 10