1. Kaj je arhivsko gradivo?

Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za

zgodovino, druge znanosti in kulturo, ali trajen pomen za pravni
interes pravnih in fizičnih oseb. Arhivsko gradivo je kulturni spomenik.
2. Čigava last je arhivsko gradivo?

Javno arhivsko gradivo je last Republike Slovenije, gradivo v

pristojnosti samoupravnih lokalnih skupnosti pripada njim.

3. Kaj je dokumentarno gradivo?

Dokumentarno gradivo so vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali
bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb.
To je celota vseh zapisov ne glede na datum zapisa, obliko ali nosilec
zapisa.
4. Kakšne vrste dokumentarnega gradiva poznamo?
Izvirno (primarni oz. izvirni zapis) in reproducirano (kopija) - pisano,
risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, magnetno,
optično ali kako drugače zapisano gradivo.
Deli se še na analogno obliko, digitalno obliko, digitalna oblika za
dolgoročno hrambo, fizično obliko, elektronsko obliko
5. Na katerih nosilcih nastaja dokumentarno gradivo?

Na papirju, filmu, strojno berljivi zapisi (diskete, USB ključi,…)

6. Razlika v primerjavi z arhivskim gradivom?

Arhivsko gradivo ima trajen pomen.

7. Navedite arhivsko in ostalo zakonodajo?

1. ZVDAGA – zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega

gradiva ter arhivih
2. UVDAG – uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega
gradiva
3. ZAKON O ARHIVSKEM GRADIVU, KI VSEBUJE OSEBNE
PODATKE O ZDRAVLJENJU PACIENTA
 4. PETZ – pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in
hrambo gradiva v digitalni obliki
5. Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z
dokumentarnim gradivom
6. Pravilnik za valorizacijo oseb zasebnega prava, ki so na
podlagi zakona pridobile status delovanja v javnem interesu
7. Seznam dokumentarnega gradiva, ki je lahko ovrednoteno kot
arhivsko gradivo
8. Uredba o upravnem poslovanju
9. Uredba o informacijski varnosti v državni upravi
10. Pravilnik o določanju rokov hrambe
11. Sodni red
12. Državnotožilski red

8. Kakšen je pomen 65. člena ZVDAGA?

Govori o rokih nedostopnosti arhivskega gradiva

 Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje tajne podatke ali davčne
skrivnosti, ki bi lahko povzročile škodljive posledice za varnost
države ali drugih oseb postane dostopno praviloma 40 let po
nastanku, če je s strani izročitelja označeno kot nedostopno
 Nekatera arhivska gradiva, ki vsebujejo osebne podatke o
zdravstvenem stanju, spolnem življenju, žrtvah kaznivih dejanj
zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke,
storilci kaznivih dejanj, verska in etnična pripadnost postanejo
javno dostopna 75 let po nastanku oz. 10 let po smrti
posameznika, na katerega se primer nanaša

9. Kakšen je pomen rokov dostopnosti arhivskega gradiva?

Do arhiva lahko dostopa vsak, ki je stranka v postopku ali vsak, ki

izkažejo svoj pravni interes.

10. Katere vrste rokov hrambe poznamo?

11. Na osnovi česa se določijo?

12. Kolikšen je rok za oddajo arhivskega gradiva pristojnemu
arhivu?

30 let od zaključene zadeve v spisu (pravnomočnost)

13. Opišite materialno varstvo gradiva (oprema arhivskih

depojev, klima, tehnična oprema)?

Arhivski depoji morajo imeti funkcionalno opremo, gasilne aparate,

higrometer, termometer, alarm za požar, vlom, izliv vode, zaščito
pred sevanji, ustrezne police oz. omare, naprave za neprekinjeno
električno napajanje za hrambo gradiva v digitalni obliki.

14. Navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz

dokumentarnega gradiva (kdo jih pripravi, kaj vsebujejo, čemu
so namenjena)

 Najprej obvestimo pristojni arhiv o nameri odbiranja

 V sodelovanju z arhivom določimo zaokrožene in kompletne
(časovni obseg) celote gradiva, ki se bo odbiralo
 Sodelujemo pri delu komisije za izdelavo pisnega
strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva

15. Opišite postopek odbiranja arhivskega gradiva

Arhivsko gradivo, ki je določeno v navodilu za odbiranje arhivskega

gradiva:
 pripravimo za trajno hrambo (poravnamo, ne obrezujemo,
zložimo v ovoje primerne za skladiščenje, odstranimo
sponke, plastične mape, umetne snovi, ki nimajo
dokumentarne vrednosti, vendar tako, da ostanejo vidne
prvotne celote spisov)
 tehnično opremimo (gradivo zlagamo v arhivske škatle ter jih
polagamo na police)
 popišemo arhivsko gradivo
 hramba gradiva do izročitve arhivu

16. Opišite postopek izločanja dokumentarnega gradiva

 Naredimo zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva

  Dostava arhivskega gradiva v arhiv

17. Komu pripada arhivsko gradivo?

Pripada Zgodovinskemu arhivu Ljubljana, oziroma njegovi

podružnici. (pri nas Idrija)

18. Kaj je enotni klasifikacijski načrt?

To je načrt pisarniškega poslovanja, ki je sestavni del pravilnika o

ravnanju z dokumentarnim in arhivskim gradivom.
Za javno upravo (notarji tudi) je klasifikacijski načrt predpisan.

19. Čemu je namenjen?

Namenjen je urejenosti dokumentarnega in arhivskega gradiva (da

se ga pri poslovanju čim prej najde)

20. Vsebina klasifikacijskih načrtov

21. Kaj so notranja pravila?

NP so interni pravni akt, s katerim organizacija ureja postopke pri

zajemu in hrambi e-gradiva ter tudi morebitne spremljevalne
storitve.
22. Čemu so namenjena notranja pravila?

Namenjena so za učinkovit in dokumentiran nadzor nad pravilnim

izvajanjem postopkov v celotnem življenjskem ciklu dokumentov in
s tem postavljajo varnost in vsebino zapisov v prvi plan.

23. Kaj so tipski seznami arhivskega gradiva?

24. Katere kategorije arhivskega gradiva so vedno arhivske?

25. Katere zbirke dokumentarnega gradiva poznamo?

26. Prenos dokumentarnega gradiva iz ene zbirke v drugo?

27. Katere pogoje mora zagotoviti javnopravna oseba?

Materialne, kadrovske in finančni

28. Kateri predpisi urejajo upravljanje z dokumentarnim

gradivom notarjev?

Pravilnik o poslovanju notarja, ki v 4. poglavju določa:

- Način hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva
- Roke hrambe (trajno ali 10 let)
- Postopek uničevanja dokumentarnega gradiva
- Izročanje arhivskega gradiva