Bài 7 : 1 số KN liên quan đến tổ chức

1. Khái niệm về tổ chức, chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức? Tác dụng của việc
thực hiện công tác tổ chức?
a.Khái niệm về tổ chức
 Tổ chức là tập hợp gồm nhiều người một cách có ý thức, cùng phối hợp
hoạt động vì một mục đích, mục tiêu chung nào đó.
 Tổ chức có các đặc điểm chung sau :
 Có nhiều người
 Các thành viên ý thức về vị trí, vai trò, nhiệm vụ, quyền lợi và trách nhiệm
của mình một cách rõ ràng trong hệ thống
 Có sự phân công và hợp tác lao động
 Có mục tiêu (mục đích) chung
 Có sự lãnh đạo thống nhất từ một trung tâm
 Có thứ bậc, trật tự, kỹ cương, kỷ luật v.v...
 Khác với tổ chức, đám đông là tập hợp những cá nhân một cách ngẫu
nhiên, nhất thời.
b. Khái niệm chức năng tổ chức
 Sau khi chiến lược đã được xác lập thì phải tạo được khuôn khổ ổn định về
mặt cơ cấu và nhân sự để thực hiện chiến lược, đó là phần việc của chức
năng tổ chức.
 Chức năng tổ chức là tổng thể các hoạt động của nhà quản trị liên quan
đến việc thành lập các bộ phận để đảm nhiệm những nhiệm vụ cần thiết,
xác định các mối quan hệ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm
giữa các cá nhân, các bộ phận nhằm tạo ra môi trường thuận lợi nhất cho
việc đạt được mục tiêu chung đã định.
 Như vậy, chức năng tổ chức là việc thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi
cá nhân, bộ phận sao cho các cá nhân, các bộ phận đó có thể phối hợp với
 nhau một cách tốt nhất để hoàn thành sứ mệnh, mục tiêu theo con đường
đã được xác định sau chức năng hoạch định.
 Mục đích của chức năng tổ chức là nhằm tạo ra một môi trường nội bộ
thuận lợi nhất để mỗi cá nhân, bộ phận có thể đóng góp tốt nhất cho việc
hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
 Muốn vậy, chức năng này phải thực hiện tốt các nội dung sau:
1) Xác định các công việc cần thực hiện: Từ các mục tiêu, phân loại các hoạt
động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
2) Phân công hợp lý hoá lao động: Phân chia tổ chức thành các bộ phận tương
ứng với các hoạt động để phân công ai làm việc gì.
3) Xác định vị trí của từng cá nhân, bộ phận: về quyền hành, trách nhiệm,
nguyên tắc phối hợp thông qua phân quyền nhằm đảm bảo đạt được mục
tiêu.
 Tác dụng của chức năng tổ chức:
 Lựa chọn và xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý, nhờ đó cơ chế tổ
chức được vận hành thông suốt trong quá trình thực hiện mục tiêu;
 Tạo điều kiện thuận lợi để nhà quản trị tác động có hiệu quả đến các đối
tượng, nhờ đó gia tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức;
 Tạo điều kiện để sử dụng tốt nhất yếu tố con người và thông qua con người
huy động và sử dụng có hiệu quả tất cả các yếu tố khác;
 Đảm bảo điều kiện ứng dụng thành tựu của KHCN, qua đó nâng cao năng
suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động quản trị.
 Tóm lại:
Chức năng tổ chức là tổng thể các hoạt động của nhà quản trị liên quan
đến việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, phân cấp để chỉ rõ
nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận, từng cấp,
qua đó tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nhằm hướng tới việc thực
hiện thành công các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu lực và hiệu quả.
c. . Khái niệm cơ cấu tổ chức
 Thuật ngữ “Cơ cấu” thường được dung để chỉ thành phần cấu tạo và hình
thức sắp xếp bên trong của một chỉnh thể nào đó (cấu tạo, cấu trúc), khác
với “Cơ chế” dùng để chỉ cách thức vận hành của hệ thống đó .
 Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ cấu thành nên tổ
chức đó cùng các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm
giữa các cá nhân, các bộ phận trong quá trình hoạt động.
 Cần phân biệt: cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức.
+ Cơ cấu chính thức: là hình thức tổ chức gắn với vai trò, nhiệm vụ của tổ
chức, được hình thành chính thức theo quy chế, điều lệ, luật pháp, quy định rõ về
tổ chức hành chính, biên chế, các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm của
các cá nhân, các bộ phận, quan hệ theo chiều dọc, chiều ngang trong tổ chức và
giữa tổ chức với các tổ chức khác.
+ Cơ cấu không chính thức: là những liên minh không chính thức, những
mối quan hệ tâm lý riêng tư giữa các thành viên được hình thành một cách tự
nhiên mà không có một văn bản nào quy định.
 Cơ cấu chính thức có các mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang.
+ Theo chiều dọc (quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới), cơ cấu được chia
thành các cấp quản trị. Cấp quản trị là tập hợp các bộ phận ở cùng một trình độ,
cùng một cấp bậc trong một cơ cấu tổ chức.
+ Theo chiều ngang (quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân ngang cấp) cơ cấu
tổ chức được chia thành các khâu quản trị. Khâu quản trị là một bộ phận độc lập
được thành lập để thực hiện một, một số hoặc một phần của một chức năng nào
đó.
Tác dụng thực hiện CT tổ chức: * Tác dụng của công tác tổ chức :
_ Là chức năng quản trị có liên quan đến các hoạt động nhằm cụ thể hóa mục tiêu
nhiệm vụ thành những công việc được chuyên môn hóa, tạo dựng nên các bộ
phận chức năng để thực hiện như?ng công việc này.
_ Xây dựng mối quan hệ, mối liên hệ và quyền hạn, trách nhiệm và quyền lợi giữa
các bộ phận này để tạo nên 1 môi trường nội bộ thuận lợi cho việc thực hiện mục
tiêu chung của tổ chức, nghĩa là mọi cá nhân, mọi bộ phận phát huy được năng
lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung
của tổ chức.
_ Khi công tác tổ chức được thực hiện tốt thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới
thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
2. Khái niệm tầm hạn quản trị? Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản
trị và ý nghĩa thực tiễn của việc nghiên cứu vấn đề này?
a.KN
 Số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể điều
hành trực tiếp có hiệu quả không thể là vô hạn mà hoàn toàn hữu hạn (từ
3-9 hoặc 10 người). Khi số lượng cấp dưới vượt quá một giới hạn nhất định
sẽ vượt quá khả năng điều hành của nhà quản trị.
 Để xây dựng cơ cấu tổ chức cần làm rõ khái niệm “Tầm hạn quản trị”
 Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà
một nhà quản trị cấp trên điều hành trực tiếp và có hiệu quả.
 Cần phân biệt tầm hạn quản trị rộng và tầm hạn quản trị hẹp:
 Tầm hạn quản trị hẹp dùng để chỉ trường hợp khi nhà quản trị cấp trên điều
hành trực tiếp một số ít nhân viên cấp dưới.
 Tầm hạn quản trị rộng là thuật ngữ dùng để chỉ trường hợp nhà quản trị
cấp trên điều hành trực tiếp nhiều nhân viên cấp dưới.
 Tầm hạn quản trị không chỉ ảnh hưởng đến khả năng điều hành của nhà
quản trị (mức độ sâu sát và tính kịp thời) mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến
hình dạng (số lượng cấp bậc) của cơ cấu tổ chức. Cụ thể là:
+ Nếu Tầm quản trị càng rộng thì cơ cấu tổ chức càng thấp (ít cấp bậc)
+ Nếu Tầm quản trị càng hẹp thì cơ cấu tổ chức càng cao (nhiều cấp bậc)
  Nhìn chung, tầm hạn quản trị càng hẹp thì càng cho phép nhà quản trị cấp
trên giám sát chặt chẽ, sâu sát hơn tầm hạn quản trị rộng, tuy nhiên sẽ có
nguy cơ làm cho bộ máy trở nên cồng kềnh, nhiều cấp bậc, tốn kém.
 Tầm hạn quản trị rộng:
 Ưu điểm:
 Giảm bớt số tầng nấc trung gian và số lượng các nhà quản trị, nhờ
vậy tiết kiệm được chi phí vận hành bộ máy
 Phát huy tinh thần làm việc, tính tự giác, tự chủ của cấp dưới.
 Nhược điểm:
 Dễ quá tải cho cấp trên, thiếu tính kịp thời trong các quyết định
 Dễ mất khả năng hoặc buông lỏng kiểm soát đối với cấp dưới
 Nhà quản trị phải có năng lực, trình độ, kinh nghiệm tốt.
 Tầm hạn quản trị hẹp:
 Ưu điểm:
 Cho phép cấp trên giám sát cấp dưới sát sao, chặt chẽ;
 Thông tin nhanh chóng giữa cấp trên và cấp dưới;
 Cấp trên sâu sát công việc và nhân viên, quyết định kịp thời.
 Nhược điểm:
 Nhiều cấp trung gian, số lượng nhà quản trị nhiều làm tăng chi phí.
 Tạo khoảng cách khá xa giữa nhà quản trị cấp cao và người thừa hành, dễ
quan liêu, xa rời thực tiễn trong chỉ đạo, điều hành.
 Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị
 Chất lượng (năng lực, trình độ, kinh nghiệm, tay nghề) của cấp dưới.
+ Năng lực, trình độ, kinh nghiệm, tay nghề và phẩm chất của cấp dưới.Thuộc cấp
càng được đào tạo tốt, có ý thức kỷ luật, trách nhiệm, kinh nghiệmnghề nghiệp
chuyên môn càng cao v.v... thì tầm hạn quản trị càng rộng
+ Những nhân viên cấp dưới có trình độ nghiệp vụ chuyên môn caohoặc có ý
thức đối với công việc thì sẽ có khả năng thực hiện các nhiệm vụ củatổ chức có
hiệu quả hơn, cũng giúp nhà quản trị quản lý được dễ dàng hơn.Thời gian mà các
nhà quản trị dành để giám sát hoặc kiểm tra đối với nhữngnhân viên dưới quyền
sẽ giảm đi, do vậy các nhà quản trị có khả năng để nângcao tầm quản trị của
mình.
 Năng lực, trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất v.v... của cấp trên.
+ Năng lực, trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất v.v... của nhà quản trị cấptrên
càng tốt thì càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị và ngược lại+ Khi một
nhà quản trị có kỹ năng và trình độ chuyên môn cao, có nănglực và có kỹ năng
tốt sẽ giúp họ quản lý nhiều nhân viên, cấp dưới mà không lolắng phải gặp trở
ngại. Ngược lại đối với nhà quản trị kỹ năng đang còn kém,chưa được tốt, trình
độ chuyên môn chưa cao nếu quản lý số đông nhân viên,cấp dưới có thể sẽ
khiến cho người quản trị bị áp lực và thậm chí còn gây rahậu quả nghiêm trọng
cho nhân viên cho công ty, cho doanh nghiệp
 Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới.
+ Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới càng lớn thì càng chophép mở
rộng tầm hạn quản trị một cách có hiệu quả và ngược lại+ Mức độ ủy quyền
của cấp trên cho cấp dưới càng lớn thì thời gian mànhà quản trị dành cho các
chức năng quản trị quan trọng khác là tăng lên. Vìvậy nó làm tăng hiệu quả
quản trị của các nhà lãnh đạo.
 Tính kế hoạch, mức độ chuẩn hóa trong công việc.
+ Nếu công việc ổn định, có tính kế hoạch cao, được tiêu chuẩn hoá tốt,quy
trình khoa học v.v... thì tầm hạn quản trị càng rộng+ Có một kế hoạch rõ ràng,
một kế hoạch thực hiện các mục tiêu của tổchức được thông qua ở các cấp sẽ
giúp cho tiến trình thực hiện công việc vàmục tiêu ở tổ chức đó sẽ dễ dàng
hơn, hiệu quả hơn. Qua đó nhà quản trị cũngcó khả năng kiểm soát mục tiêu
tốt hơn, nâng cao được tầm quản trị của mình
 Kỹ thuật và phương tiện, thiết bị phục vụ quản trị.
 Tính đồng nhất, mức độ phức tạp của nhiệm vụ cấp dưới thực hiện.
 Cấp bậc của nhà quản trị v.v...